pemeliharaan arsip / arsip ... pemeliharaan arsip aktif menggunakan sapra kearsipan sesuai standar;

Download PEMELIHARAAN ARSIP / ARSIP ... Pemeliharaan arsip aktif menggunakan sapra kearsipan sesuai standar;

Post on 28-Dec-2019

1 views

Category:

Documents

0 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

  • PEMELIHARAAN ARSIP /

    ARSIP AKTIF

    DISAMPAIKAN PADA

    BIMBINGAN TEKNIS TATA ARSIP PERGURUAN TINGGI

    DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

    OLEH ; DRA. SULISTYOWATI,MM

    SURABAYA, 13 SEPTEMBER 2019

  • Biodata Nama : Dra.Sulistyowati, MM

    TTL : Boyolali, 15 Februari 1965

    Status : Menikah

    Telp/ Email : 081311041043 atau

    sulistyowaty.hariang@gmail.com

    Riwayat Pekerjaan

    1993 : CPNS ANRI (III/a)

    1994 : PNS ANRI(III/a)

    1995 : Ajun Arsiparis Madya (III/a)

    1997 : Ajun Arsiparis ( III/b)

    1999 : Arsiparis Pratama (III/c)( AK = 260,500)

  • Riwayat Pekerjaan

    2000-2001 : Kasubbag Administrasi Pegawai (III/c)

    2001- 2003 : Kasubbag Perenc &Pengad Peg (III/d)

    2003-2007 : Kasubbag Peren & Mut Peg (III/d)

    2007- 2011 : Kabag Kepegawaian (IV/a)

    2001- 2014 : Kabid Penyelenggaraan Diklat (IV/b)

    2014-20`6 : Kabid. Pelaksanaan dan Kerjasama Diklat(IV/b)

    2016 - skrg : Kasubdit. Pusat III

    Pengalaman Pekerjaan

    – Pembenahan Arsip di intansi negeri dan swasta

    – Mengajar kearsipan di instansi negeri dan swasta

    – Menjadi Tim Penilai Arsiparis, Auditor, Perencana, Analis Kepegawaian, Pranata Humas, Perancang Peraturan Perundangan,

  • PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

    TERTIB ARSIP

    1 PENCIPTAAN

    ARSIP

    2

    PENGGUNAAN ARSIP

    3

    PEMELIHARAAN ARSIP

    4

    PENYUSUTAN ARSIP

    PP 28/2012 Ps. 30

  • DASAR HUKUM

    • Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang

    Kearsipan;

    • Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang

    Pelaksanaan UU Nomor 43 Tahun 2012;

    • Peraturan Kepala ANRI Nomor 19 Tahun 2011 tentang

    Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip;

    • Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang

    Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis.

  • PEMELIHARAAN ARSIP

    1. UU 43/2009 Ps. 45 :

    Dilaksanakan oleh pencipta arsip (dalam hal ini UNAIR) untuk menjamin keamanan informasi & fisik arsip

    2. PP 28/2012 Ps. 40 :

    Dilakukan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip

  • KONDISI KEARSIPAN

  • TERIMA KASIH

  • PEMELIHARAAN ARSIP (PP 28/2012 Ps. 40)

    dilakukan melalui kegiatan:

    1. Pemberkasan arsip aktif; 2. Penataan arsip inaktif;

    3.Penyimpanan arsip; 4.Alih Media

  • Tujuan Pemeliharaan Arsip Dinamis:

    1. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yg dilakukan pencipta arsip;

    2. Menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip;

    3. Menjamin ketersediaan informasi arsip

  • Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yg dilakukan pencipta arsip :

    1. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yg dilakukan pencipta arsip;

    2. Menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip;

    3. Menjamin ketersediaan informasi arsip

  • Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yg dilakukan pencipta arsip dilakukan dengan cara :

    menentukan arsip yang harus diciptakan dan

    disimpan sebagai pelaksanaan fungsi dan

    kegiatan pencipta arsip pada tahap perencanaan

    pemberkasan ARSIP

  • Menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip dilakukan dengan cara :

    - memastikan arsip yang tercipta atau yg akan tercipta dapat

    diberkaskan sesuai dengan klasifikasi arsip;

    - memastikan arsip yg diberkaskan lengkap sebagai suatu keutuhan kegiatan

    dan tidak mengalami perubahan secara fisik dan informasinya sampai dengan

    tahap penyusutan;

    - memastikan arsip yg diberkaskan memiliki kode klasifikasi yang tepat

    dan disimpan sesuai dengan klasifikasi arsip;

    - memastikan penggunaan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip

    secara konsisten; dan

    - memastikan arsip ditata dan disimpan dengan menggunakan sapra

    kearsipan sesuai standar

  • Menjamin ketersediaan informasi arsip dilakukan dengan cara :

    memastikan ketersediaan daftar arsip aktif yang

    disusun oleh unit pengolah dan disampaikan

    kepada unit kearsipan sesuai ketentuan

    perundanng undangan.

  • PEMBERKASAN & PENYIMPANAN

    ARSIP AKTIF

  • PENGERTIAN PEMBERKASAN

    Pasal 1 (7) PP 28/2012

    Pemberkasan adalah penempatan naskah (item)

    ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara

    sistematis dan logis sesuai dengan konteks

    kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena

    memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau

    kesamaan masalah dari suatu unit kerja.

  • KETENTUAN TERHADAP PEMBERKASAN

    Pasal 41 & 42 PP 28/2012

    1. Pemberkasan arsip aktif dilakukan terhadap arsip yang dibuat dan diterima

    2. Pemberkasan arsip aktif dilaksanakan berdasarkan klasifikasi arsip

    3. Pemberkasan arsip aktif menghasilkan:

    a. Tertatanya fisik arsip

    b. Tertatanya informasi arsip

    c. Tersusunnya daftar arsip aktif

  • Daftar arsip aktif terdiri atas daftar berkas dan daftar isi berkas

    4. Pemberkasan menjadi tanggung jawab unit pengolah

    5. Daftar arsip aktif disampaikan kepada unit kearsipan paling lambat 6 (enam) bulan setelah pelaksanaan kegiatan

    Daftar berkas

    sekurang-kurangnya memuat:

    Daftar isi berkas

    sekurang-kurangnya memuat:

    Unit Pengolah

    Nomor Berkas

    Kode Klasifikasi

    Uraian Informasi Berkas

    Kurun Waktu

    Jumlah

    Keterangan

    Nomor Berkas

    Nomor Item Arsip

    Kode Klasifikasi

    Uraian Informasi Arsip

    Tanggal

    Jumlah

    Keterangan

  • NO.

    BERKAS

    KODE

    KLASIFIKASI

    URAIAN INFORMASI BERKAS KURUN

    WAKTU

    JUMLAH KETERANGAN

    DAFTAR BERKAS

    Pencipta arsip :…………….

    Unit Pengolah :…………….

  • NO.

    BERKAS

    NO.

    ITEM

    ARSIP

    KODE

    KLASIFIKASI

    URAIAN INFORMASI

    ARSIP

    TANGGAL JML KET.

    DAFTAR ISI BERKAS

    Pencipta arsip :…………….

    Unit Pengolah :…………….

  • NO.

    BERKAS

    KODE

    KLASIFIKASI

    URAIAN INFORMASI BERKAS KURUN

    WAKTU

    JUMLAH KETERANGAN

    1. KP.05.02 Bimtek Tata Kelola Arsip Unair 9 juli sd 25

    sept 2019

    2 folder -

    DAFTAR BERKAS

    Pencipta arsip :…………….

    Unit Pengolah :…………….

  • DAFTAR ISI BERKAS • Pencipta arsip : Arsip Nasional RI

    • Unit Pengolah : Direktorat Kearsipan Pusat

    NOMOR

    BERKAS

    NOMOR ITEM

    ARSIP

    KODE

    KLASIFIKA

    SI

    URAIAN INFORMASI

    BERKAS

    TANGGAL JUMLAH KETERANGAN

    1. 1.1

    1.2

    1.3

    1.4

    1.5

    1.6

    1.7

    1.8.dst

    1.17

    PK.05.02

    PK.05.02

    PK.05.02

    PK.05.02

    PK.05.02

    PK.05.02

    Surat permohonan

    narasumber dari Unair

    ke ANRI

    Disposisi Ka. ANRI ke

    Debin

    Disposisi Ka. Debin ke

    Dir. KP

    Disposisi Ka. Dir.KP ke

    Kasubdit Pusat III

    Balasan surat dari

    ANRI ke Unair

    Surat Perintah untuk

    menjadi narasumber di

    Unair

    Laporan kegiatan

    Bimtek Tata Kelola

    Arsip Unair

    9 Jul 2019

    3 Agsts 2019

    3 Agsts 2019

    20 Agsts

    2019

    20 Agsts

    2019

    25 sept 2019

    1 lembar

    1 berkas

    1 berkas

    1 berkas

    1 berkas

    1 berkas

  • Pencipta arsip dihimbau untuk :

    1. Masing masing unit pengolah untuk membentuk Sentral arsip aktif ( central file)

    2. Sentral arsip aktif ( central file) dapat dibentuk pada unit pengolah

    setingkat eselon II, III atau satuan kerja mandiri sesuai dengan

    beban volume arsip yang dikelola.

  • Pemeliharaan arsip aktif

    1. Pemeliharaan arsip aktif menjadi tanggung jawab pimpinan unit pengolah pencipta arsip;

    2. Pemeliharaan arsip aktif dilakukan melalui kegiatan pemberkasan dan

    penyimpanan arsip aktif ;

    3. Pemeliharaan arsip aktif menggunakan sapra kearsipan sesuai standar;

    4.Prasarana dan sarana kearsipan : Folder, Guide/ Sekat, Label, out

    indikator, indeks, tumjuk silang, boks, filing kabinet/ rak arsip.

  • • PERANGKAT KERAS:

    - FILING CABINET - SEKAT/GUIDE

    - FOLDER

    • PERANGKAT LUNAK:

    - KLASIFIKASI

    - INDEKS

    - TUNJUK SILANG

    SARANA PEMBERKASAN

  • A.A

    DIKLAT

    B

    KEUANGAN

    A

    KEPEGAWAIAN

    A.A.A

    DIKLAT

    FUNGSIONAL

    A.A.A

    Diklat Fungsional

    2017

    GUIDE 1 GUIDE 2

    GUIDE 3

    FOLDER

  • 850

    DIKLAT

    900

    KEUANGAN

    800

    KEPEGAWAIAN

    855

    DIKLAT

    FUNGSIONAL

    855

    Diklat Fungsional

    2017

    GUIDE 1 GUIDE 2

    GUIDE 3

    FOLDER

  • KP.05

    DIKLA

Recommended

View more >