maps pengelolaan arsip aktif

8/18/2019 Maps Pengelolaan Arsip Aktif

1/14

Pengelolaan Arsip Aktif Sub Bagian Tata Persuratan dan Sistem Elektronik Kantor,

Kementerian Pariwisata


2/14

ARSIP

• Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam

berbagai bentuk dan media yang dibuat dan diterima

oleh lembaga negara dalam pelaksanaan kehidupan

bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. (Undang-undangomor !" #ahun $%%&, #erdiri dari '' ab dan &$ Pasal)

• #ekstual (*ertas)

• Peta

• +oto

• //


3/14

+U0SI ARSIP

• Sumber in1ormasi

• 2emori organisasi

• ukti se3arah

• Identitas organisasi

• Aset organisasi

MAKA PERLU

!KEL"LA


4/14

45IS ARSIP

ARSIP IA2ISadalah arsip yang dipergunakan

se6ara langsung dalam kegiatan

pen6ipta arsip dan disimpan

selama 3angka waktu tertentu

ARSIP S#A#ISarsip yang memiliki nilaiguna

kese3arahan, telah habis

retensinya, dan berketerangan

dipermanenkan, yang telah

di7eri1ikasi se6ara langsung

maupun tidak langsung oleh ARI danatau lembaga

kearsipan

ARS!P AKT!# Arsip yang 1rekuensi

penggunaannya tinggi

ARS!P $!TALarsip yang keberadaannya

merupakan persyaratan dasar

bagi kelangsungan operasional

pen6ipta arsip, tidak dapat

diperbaharui dan tidak

tergantikan apabila rusak atau

hilang

ARS!P !%AKT!# Arsip yang 1rekuensi

penggunaannya telah

menurun


5/14

A8UR 9IUP ARSIP

Pengelolaan

dan

penyimpanan

ada pada unit

pen6ipta arsip

unit ker3a

masing-masing

Pengelolaan

dan

penyimpanan

ada pada unit

kearsipan

Pengelolaan

dan

penyimpanan

ada pada pusat

arsip ARI

2usnah

atau

2usnah

atau


6/14

#U4UA P5058:8AA ARSIP

EFISIEN

•;aktu Pengelolaan•;aktu temu kembali

•;aktu Pemusnahan•#empat penyimpanan

EFEKTIF

•#emu kembali se6araakurat

•#emu kembali dengan

lengkap


7/14

Pengelolaan Arsip Akti1

'. Pemberkasan $. Penyimpanan

A. 2enentukan

2asalah

*lasi1ikasi Arsip. a1tar Arsip

2enurut 9istori

. a1tar Arsip

berdasarkan

3enis klasi1ikasi

. Penataanerkas

A. Sarana

Penyimpanan

Arsip

. 8abeling

. Penataan

Arsip 2asuk

". Penyusutan

A. Pemusnahan

. Penyerahan


8/14

'. PemberkasanPemberkasan merupakan proses pengelompokan arsip yang memiliki

kesamaan 3enis dan sub3ek klasi1ikasi masalah.

A.2enentukan *lasi1ikasi 2asalah Arsip

•igunakan sebagai dasar pengelolaan arsip

•2empermudah pengelolaan arsip

otes< Arsip yang akan dikelola berkasnya harus ditentukan kesamaan

berdasarkan<

'.#ahun

$.4enis arsip (Apakah bagian dari surat 7ital atau surat biasa)

".Sub3ek klasi1ikasi

. a1tar Arsip 2enurut 9istori a1tar Agenda

•S2 dan S* digabung dalam satu media pen6atatan yang sama

•alam pen6atatan agenda harus disertai dengan pola klasi1ikasi arsip

yang menyertai nomor agenda

•apat digunakan sebagai laporan penerimaan dan pengiriman arsip


9/14

. a1tar Arsip erdasarkan *lasi1ikasi

• igunakan sebagai media yang menerangkan penyimpanan arsip• apat digunakan sebaga sarana temu kembali arsip

• a1tar yang diserahkan pada unit pengelola arsip inakti1

. Penataan erkas

2erupakan proses penataan yang dilakukan pada tempat penyimpanan arsipakti1 (baik odner maupun 1older) setelah mengetahui dimana suatu arsip

dapat dikelompokan.

otes< Arsip yang ditata berkasnya harus memiliki kesamaan pada<

'. #ahun

$. 4enis arsip (Apakah bagian dari surat 7ital atau surat biasa)". Sub3ek klasi1ikasi

Notes: ketika terdapat surat masuk yang akan dibalas, maka surat balasan

harus disatukan dengan surat masuk tersebut, sehingga menjadi 1 berkas.


10/14

$. Penyimpanan Arsip Akti1 A. Sarana penyimpanan arsip, diantaranya<

• :dener1older • 8emarirak penyimpanan

. 8abeling

• 2empermudah temu kembali arsip• Pemberian indeks pada body tempat penyimpanan arsip

• +ormat labeling harus konsisten di semua tempat

penyimpanan

. Penataan Penyimpanan Arsip

• Arsip yang sudah dimasukkan ke odner atau 1older perlu disusun

di lemari penyimpanan arsip se6ara sistematis

• Untuk mempermudah temu kembali arsip


11/14

". Penyusutan• Proses yang dilakukan untuk mengakhiri

pengelolaan arsip yang sudah berkurangintensitas pemakaiannya, perlu dinilai kembali,

dan sudah habis masa hidupnya.

• Pada Umumnya dapat dilakukan dengan "6ara<

A.Pemusnahan

.Pemindahan ke Unit *earsipan Pusat*earsipan

.Penyerahan ke ARI


12/14

Penyusutan Arsip Akti1 A. Pemusnahan

• igunakan untuk arsip yang sudah sudah habis masaretensinya dan tidak memiliki kelan3utan hidup

• Pemusnahan dapat dilakukan dengan pen6a6ahan,

pembakaran, dll

• Pemusnahan dengan menggunakan berita a6arapemusnahan arsip dan pelaporan ke Unit *earsipan

. Pemindahan ke Unit *earsipan

• igunakan untuk arsip yang memiliki masa hidup lan3utan

• Pengelolaan selan3utnya akan men3adi tanggung 3awab Unit

*earsipan

• Penyerahan dilakukan dengan berita a6ara penyerahan

arsip dan da1tar entri arsip sesuai 1isik arsip


13/14

Alur Proses Pengelolaan Arsip

/.'

iagendakan

ientry

erdasarkan

9istori

inikmati oleh

pegawai sesuai

tu3uan surat

Penyusunan entri

erdasarkan

*lasi1ikasi

Proses

penyimpanan dan

8abeling

2enentukan

penataan pada

sarana

penyimpanan

Penyesuaian dengan

da1tar entri

berdasarkan

klasi1ikasi

PenyusutanPenataan pada

lokasi penyimpanan

2enentukan

2asalah *lasi1ikasi

Arsip 2asuk


14/14

Alur Proses Pengelolaan Arsip

/.$

iagendakan

ientry

erdasarkan

9istori

inikmati oleh

pegawai sesuai

tu3uan surat

ientri erdasarkan

*lasi1ikasi

Proses

penyimpanan dan

8abeling

2enentukan

penataan pada

sarana

penyimpanan

Penyesuaian

dengan da1tar entri

berdasarkan

klasi1ikasi

Penyusutan

Penataan pada

lokasi

penyimpanan

2enentukan

2asalah *lasi1ikasi

Arsip 2asuk

maps pengelolaan arsip aktif

Documents