makalah kearsipan

34
makalah kearsipan BAB I PENDAHULUAN 1. Latar Belakang Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional. Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu: 1) Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar. 2) Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah. 3) Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis 4) Dapat dijadikan bahan dokumentasi 5) Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya 6) Sebagai alat pengingat

Upload: herisistam

Post on 27-Dec-2015

1.624 views

Category:

Documents


13 download

DESCRIPTION

arsip

TRANSCRIPT

Page 1: Makalah Kearsipan

makalah kearsipan

BAB I

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang

Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan,

pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut

sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip

tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai

sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya

pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti

dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan

Nasional. Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan

kearsipan setiap organisasi, yaitu:

1)     Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.

2)     Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.

3)     Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis

4)     Dapat dijadikan bahan dokumentasi

5)     Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya

6)     Sebagai alat pengingat

7)     Sebagai alat penyimpanan warkat

8) Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan

9)     Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan

organisasi

10)  Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai

kemajuan organisasi.

Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir

dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia

Page 2: Makalah Kearsipan

perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses

kegiatan organisasi. Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:

Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam

satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.

Sistemj desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak

dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.

Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap

organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan.

Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat

penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.

Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan

suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan

penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat

dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan. Sistem penyimpanan

yang sesuai diantaranya:

1. Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan

abjad

2. Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi

pokok atau perihal surat.

3. Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder

4. Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun

tanggal dijadikan kode surat.

5. Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang

diterima.

Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan

arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang

digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen

kearsipan, record manajemen dan lain lain.

Page 3: Makalah Kearsipan

Menurut asrip nasional, filling / memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam

susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi; Filling adalah suatu bentuk

pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana

diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.

2. Kajian Teori

a.      Pengertian Arsip

Suatu kantor ataupun instansi baik pemerintah maupun juga swasta yang mempunyai

serangkaian atau aktivitas.Yang meliputi segala macam pekerjaan yang menyangkut

penyampaian keterangan baik lisan maupun tertulis, serta pembuatan warkat-warkat, pengunaan

dan warkat merupakan segala sesuatu macam bentuk catatan tertulis, gambaran, rekaman yang

memuat tentang suatu hal atau kegiatan yang telah di selengarakan yang berfungsi sebagai bahan

pengingat atas kegiatan tersebut.

Warkat merupakan segala macam kegiatan yang berbentuk corak atau catatan baik yang

tertulis maupun yang dapat di lihat dan di dengar seperti hasil-hasil rekaman film dan lain

sebegainya. Selain itu warkat juga berfungsi sebagai bukti pertangungjawaban atas segala

macam bentuk pekerjaan administrasi dalam suatu kantor tersebut. Kegiatan dari warkat-warkat

tersebut sering terkenal dengan istilah arsip.

Istilah arsip sangat beraneka ragam. Kata arsip itu merupakan istilah dalam bahasa

indonesia. Sedangkan dalam bahasa Inggris, arsip di kenal dengan istilah”FILE”yang berasal

dari bahsa latin “FILLUM”yang berarti tali atau benangfile adalah sekumpulan bahan-bahan

keterangan dalam wujud dan bentuk apapun yang dapat di gunakan sebagai bukti terselengaranya

suatu kegiatan. Istilah arsip yang lain adalah archives yang berarti tempat atau dokumen(record).

Record adalah setiap lembaran yang berbentuk dan wujud apapun yang memuat informasi atau

keterangan yang di simpan sebagai bukti atau pertangungjawaban atas segala transaksi.

Sedangkan menurut sutarto (1992:168), arsip adalah suatu kumpulan warkat yang di simpan

secara teratur,sistematis karena menpunyai suatu kegunaan agar setiap kali di perlukan dapat

secara cepat dapat di temukan kembali. Sedangkan menurut UU No.7 tahun tentang ketentuaan

pokok kearsipan, pengertian arsip:

a)      Naskah-naskah yang di buat atau di terima oleh lembaga negara dan badan-badan pemerintah

dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka

pelaksanaan kegiataan pemerintah.

Page 4: Makalah Kearsipan

b)      Naskah-naskah yang di buat dan di terima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan, dalam

bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berklompok, dalam pelaksanaan

kehidupan kebangasaan.

Dalam pengertian tersebut terkandung beberapa pokok pengertian sebagai berikut:

a)      Pengertian tentang naskah-naskah dalam bentuk corak bagaimanapun yang di maksud naskah-

naskah dalam bentuk corak bagimanapun dari sesuatu arsip meliputi baik yang tertulis, maupun

yang dapat di lihat dan di dengar seperti hasil-hasil rekaman, film, dan lain sebagainya.

b)      Pokok pengertian tentang arsip dalam keadaan berkelompok. Yang di maksud dengan

berkelompok ialah naskah- naskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu dengan yang

lain, di himpun dalam berkas tersendiri mengenai masalah yang sama.

Sedangkan menurut lembaga administrasi Negara (LAN) dalam bukunya A.W. Widjaja

(1990 : 100) mengemukakan bahwa :

“ Arsip adalah segala kertas, naskah, foto, film, microfilm, rekaman, suara, gambar peta,

gambar bagan dan dokumen-dokumen lain dalm segala macam bentuk dan sifatnya, asli ataupum

salinan serta dengan segala macam penciptaanya dan menghasilkan atau di terima oleh sesuatu

organisasi atau badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi prosedur pekerjaan atau

kegiatan pemerintah lainya atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya” .

Menurut Prajudi Admosudirja seperti yang di kutip Hery Sawiji (2002 : 129) menberikan

pengertian warkat sebagai berikut:

1.      Setiap catatan, setiap apa saja yang di catat untuk di simpan (to preserve)

2.      Setiap bahan yang di tulis dan di pergunakan sebagai bukti (alat pembuktian):

pertangungjawaban dari pada suatu perestiwa kejadian.

3.      Register, daftar, dokumen, dan sebagainya di mana suatu bukti tertulis itu di taruh, di catat, di

rekam.

4.      Suatu berita acara atau laporan resmi yang di buatoleh seorang pejabat resmi.

5.      fakta atau data yang di catat secara tertentu mengenai suatu misalnya: jasa-jasa, kelakuan,

prestasi kerja, karier, dan sebagainya.

6.      plat atau pringan hitam, pita rekaman.

b. Fungsi Arsip

Page 5: Makalah Kearsipan

Menurut UU No 7 1971 dalam AW Widjaja (1993:211) fungsi arsip dapat di bedakan

menjadi:

1)      Arsip dinamis adalah arsip yang di pergunakan secara langsung dalam perencanaan,

peleksanaan, penyelengaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau di pergunakan secara

langsung dalam penyelengaraan administrasi negara.

2)      Arsip statis adalah arsip yang tidak di pergunakan secara langsung untuk perencanaan,

penyelengaraan kehidupan pada umumnya maupun penyelengaraan sehari-hari administrasi

negara.

Arsip merupakan sesuatu yang hidup, tumbuh, dan berkembang seiring dengan

perkembangan organisasi di mana suatu organisasi yang telah umbuh dan berkembang menjadi

organisasi yang besar di mana volume pekerjaan yang di laksanakan dalam organisasi trsebut

juga besar sehinggaini juga berdampak pada pertambahnya jumlah arsip yang dihsilkan dalam

organissi tersebut. Menurut Sutarto (1992 : 213) menegaskan adanya 2 jenis sifat dan arti secara

fungsional,yaitu sebagai berikut:

1)      Arsip dinamis sebagai arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut

fungsinya.

2)      Arsip statis sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai yang abadi, khusus sebagai bahan

pertangungjawaban Nasional atau pemerintah.

Dari beberapa pendapat tersebut di atas mengenai fungsi arsip dapat peneliti simpulkan

bahwa pada dasarnya fungsi arsip dapat di golongkan menjadi 2 (dua) yaitu sebagai berikut:

a.       Arsip dinamis adalah arsip yang masih di pergunakan secara langsung dalam penyusunan

perencanaan, pelaksanaan pada umumnya yang senantiasa berubah nilai dan fungsinya.

b.      Arsip statis adalah arsip yang tidak di pergunakan secara langsung dalam perencanaan,

penyelengaraan kegiatan maupun untuk penyelenggaran ketatausahaan.

c. Nilai Guna Arsip

Seperti telah di kemukakan di atas mengenai arsip di mana arsip menpunyai peranan

yang penting bagi suatu kantor, yaitu sebagai sumber informasi dan pusat ingatan maka arsip

perlu dan penting untuk di kelola dengan baik dan terancana.

Menurut pendapat Vernon B. Sranten seperti yang di kutip oleh sutarto (1993 : 163)

menyatakan bahwa nilai guna arsip dapat di bedakan menjadi:

1.      Nilai guna daministrasi (administrasi value)

Page 6: Makalah Kearsipan

2.      Nilai guna hokum (legal value)

3.      Nilai guna penelitian (research value)

4.      Nilai guna pendidikan (education value)

5.      Nilai guna dokumentasi (documentary value)

Menurut pendapat Gusti Endeng yang di kutip oleh Hery Sawiji (2002:130), 4 (empat )

macam kegunaan warkat yaitu sebagai berikut :

1.      Guna penerangan

2.      Guna yuridis

3.      Guna sejarah

4.      Guna ilmiah

Sedangkan menurut Milton Reitzfeld mengemukakan bahwa nilai guna yang ada pada

warkat adalah sebagai berikut:

1.      Nilai untuk kegunaan administrasi (value for administrasi use)

2.      Nilai untuk kegunaan hokum (value for legal use)

3.      Nilai untuk kegunaan keuangan (value for fiscal use)

4.      Nilai untuk kegunaan kebijaksanaan (value for policy use)

5.      Nilai untuk kegunaan pelaksanaan kegiataan organisasi (value for operating use)

6.      Nilai untuk kegunaan sejarah (value for historical use)

7.      Nilai untuk kegunaan penelitiaan(value for research use)

Dari beberapa pendapat para ahli di atas, dapat peneliti simpulkan bahwa nilai guna

kegunaan dari arsip adalah sebagai berikut:

a.       Nilai kegunaan administrasi adalah arsip yang di gunakan untuk proses penyelengaraan atau

penyelesaian suatu pekerjaan dalam kantor guna mencapai tujuan yang sudah di tentukan oleh

organisasi atau kantor.

b.      Nilai kegunaan keuangan adalah arsip yang di gunakan untuk menangani permasalahan dalam

bidang keuangan.

c.       Nilai kegunaan hokum adalah arsip yang di gunakan untuk bahan-bahan pembuktian atas suatu

perestiwa ataupun juga kejadian yang telah berlangsung sehingga menpunyai kekuatan hukum.

d.      Nilai kegunaan pendidikan adalah arsip yang di gunakan untuk kepentingan pelaksanaan dan

pengembangan dalam dunia pendidikan sehingga membantu kelancaran KBM.

Page 7: Makalah Kearsipan

e.       Nilai kegunaan sejarah adalah arsip yang dapat mengambarkan suatu kejadian atau perestiwa

dari masa lampau, atau bisa di katakan bahwa arsip sebagai bahan pengingat atas kajadian yang

lalu.

f.       Nilai kegunaan ilmiah adalah arsip yang di gunakan untuk kebutuhan perkembangan dan

kemajuan ilmu pengetahuan dan kepentingan ilmiah bagi manusia saat ini dan yang akan datang.

Nilai guna suatu warkat tersebut tidak selamanya di perlukan namun ada batas pemakaian

tertentu. Meskipun demikian keberadaanya tetap di butuhkan. Untuk itulah, warkat perlu untuk

di kelola dengan baik dan terancana.

d. Kearsipan

Dalam penyimpanan warkat harus di lakukan secara sistematis, ini di lakukan kembali

dengan cepat dan mudah. Semua aktivitas yang berhubungan dengan penyimpanan warkat

ataupun juga dokumen ini yang di sebut dengan istilah kearsipan atau secara singkatnya di sebut

dengan kearsipan(filing).

Berikut ini peneliti berikan batasan-batasan mengenai kearsipan yaitu sebagai berikut:

a.    Menurut Ig Wursanto (1995:19)

Kearsipan atau filing adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan

mempergunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip-arsip dapat di temukan kembali dengan

cepat apabila sewaktu-waktu di perlukan.

b.    Dalam kamus administrasi perkantoran (Ig Wursanto,1995:15-16)

Yang di maksud filling atau penyimpanan warkat adalah kegiatan menaruh warkat dalam

suatu penyimpanan secara tertib menurut sistem ,susunan, dan tata cara yang telah di tentukan,

sehingga pertumbuhan-pertumbuhan warkat itu dapat di kendalikan dan setiap kali di perlukan

dapat secara cepat di temukan kembali.

c.    Menurut Basir Barthos (1997:43)

Filling adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis,

sehingga bahan-bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat di temukan kembali setiap kali di

perlukan

Page 8: Makalah Kearsipan

Dari 3(tiga) pendapat tersebut di atas, dapat di ambil suatu kesimpulan bahwa kearsipan

pada intinya adalah semua kegiatan atau aktivitas yang berhubungan dengan pengurusan atau

pengaturan arsip.

e. Tujuan Kearsipan

Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan partangungjawaban nasional

tentang perencanaan, pelaksanaan, penyelengaran kehidupan kebangsaan serta untuk

menyediakan bahan pertangungjawaban tersebut bagi kegiataan pemerintah pemerintah :

1)      Menyampaikan surat dengan aman dan mudah selama di perlukan.

2)      Menyiapkan surat setiap saat di perlukan.

3)      Pengumpullan bahan-bahan yang menpunyai sangkut paut dengan suatu masalah yang di

perlukan sebagai pelengkap. (A.W.Widjaja, 1993 : 103).

Dari pendapat tersebut di atas tentang tujuan kearsipan maka dapat peneliti simpulkan

bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan-bahan, bukti yang nyata,

benar mengenai kehidupan kebangsaan di masa yang lampau, sekarang, dan masa yang akan

dating di mana keberadaanya sangat dibutuhkan bagi kelancaran suatu kegiataan tersebut.

Kearsipan tidak hanya sebetas menyimpan warkat saja. Kearsipan merupakan suatu

rangkian kegiatan yang di lakukuan secara sistematis, berurutan. Dimana di antara kegiataan

yang satu dengan kegiataan yang lain saling berhubungan atau berkelanjutan. Adapun kegiatan

yang termasuk dalam administrasi kearsipan adalah kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan:

1.      Penerimaan warkat

2.      Penguiriman warkat

3.      Pencatatan warkat

4.      Penyimpanan warkat

5.      Pewnyingkiran atau penyusutan warkat

6.      Pemusnahan warkat yang sudah tidak menpunyai nilai guna.( Ig. Wursanto,1995 : 15).

Penyimpanan yang aman terhadap arsip sangat penting untuk di lakukan, mengingat kegunaan

arsip yang penting bagi suatu organisasi yang akan menbantu kelancaran pekerjaan suatu

organisasi. Aman yang di maksud adalah bebas dari berbagai macam bentuk bahaya. Seperti

misalnya kebakaran, pencurian, kebanjiran dan kerusakan yang di sebabkan oleh berbagai

macam hal seperti serangga, kutu buku, udara, dan sebagainya.

f. Macam –macam sistem kearsipan.

Page 9: Makalah Kearsipan

Menurut Atmosudirjo dalam Ig.Wursanto (1991 : 22) Mengatakan bahwa pada pokoknya

sistem kearsipan terdiri dari 2 (dua) bagian yaitu sebagai berikut:

1      Sistem pengatur tertiban atau arangement system

a. Sistem klasifikasi numerial (menurut angka)

b. Sistem klifikasi alfabetis (menurut abjad)

2      Sistem perawat simpanan atau safe keeping system

Pendapat G.R.Terry mengenai macam-macam sistem penyimpanan arsip seperti yang di

kutip oleh Sutarto(1992:173)adalah sebagai berikut:

1)      Alphabetical arrangement (susunan abjad)

-          Subjet (pokok soal)

-          Phonetic (suara)

2)      Numerical arrangement (susunan nomor)

-          Serial (seri)

-          Coded (kode)

3)      Geographical arrangement (susunan wilayah)

4)      Choronlogical arrangement (susunan tangal)

Menurut zulkifli amsyah (1992 : 71) menyatakan bahwa:

Pada dasarnya sistem penyimpanan arsip atau sistem kearsipan ada dua(2) jenis urutan

abdjad dan angka. Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abdjad adalah sistem nama

(seing di sebut sistem abdjad), sistem gaografis, dan sistem subjek. Sedangkan nama yang

berdasrkan urutan angka adalah sistem numeric (sistem subjek dengan kode no.).

Sedangkan menurut Geoffery Mills dan Oliver Standingford, dalam sutarto (1992: 171)

mengemukakan sistem penyimpanan warkat di golongkan menjadi enam (6) macam sistem

utama,yaitu:

1.      alphabetical – sistem abjad

2.      geographical- sistem wilayah

3.      subject – sistem pokok soal

4.      numerical- sistem no

5.      choronological of them- sistem tanggal

6.      some combination of them- sistem gabungan

Page 10: Makalah Kearsipan

Dari beberapa pendapat para ahli tersebut di atas mengenai macam-macam kearsipan

dapat peneliti simpulkan, pada dasarnya sistem kearsipan ada 5 (lima) macam yaitu sebagai

berikut:

1.    Sistem abjad

Sistem penyimpanan arsip menurut abjad berarti warkat yang di buat atau yang di

terima oleh lembaga atau instansi tertentu yang di dalamnya memuat nama orang,nama

organisasi, nama wilayah, ataupun juga nama pokok soal di simpan menurut taat urutan abjad

mulai dari huruf A sampai dengan Z. Abjad yang di pergunakan adalah abjad huruf pertama dari

suatu nama setelah nama-nama itu di indeks menurut aturan atau ketentuan yang berlaku untuk

masing-masing nama. Setelah nama-nama tersebut di indeks barulah di susun menurut susunan

abjad. Peraturan atau filling tersebut merupakan standart peraturan-peraturan yang di tentukan

oleh organisasi, sehingga semua anggota organisasi harus mengikuti prosedur yang telah di

tentukan.

Sistem penyimpanan arsip menurut abjad dapat dilakukan dengan 2 ( dua ) cara:

a)        Menurut susunan abjad huruf demi huruf istilah–istilah atau nama–nama yang terdiri dari 2

( dua ) kata atau lebih dianggap satu kata. Misal :

  Gunung Merapi menjadi Gunungmerapi

  Sinar harapan menjadi Sinarharapan.

b)        Menurut susunan abjad kata demi kata. Dalam susunan abjad kata demi kata, nama- nama

yang terdiri dari 2 ( dua ) kata atau lebih, ditulis menjadi satu. Masing – masing kata berdiri

sendiri. Misal :

         Jakarta Utara

         Banjar Negara

2.    Sistem subjek

Yang dimaksud dengan subjek ialah judul pokok masalah yang berhubungan dengan

instansi atau organisasi yang bersangkutan. Dalam pelaksanaan penyimpanan arsip ini, seorang

arsiparis harus dapat menentukan lebih dahulu masalah – masalah apa yang menjadi fokus atau

yang dipermasalahkan dalam surat setiap harinya. Masalah – masalah tersebut dikelompokkan

menjadi satu subjek. Misal: masalah – masalah yang berkenaan dengan keuangan

dikelompokkan menjadi satu masalah pokok ( subjek ) dibawah keuangan, dan seterusnya.

Page 11: Makalah Kearsipan

Selanjutnya masalah –masalah itu dijadikan sub subjek dari pokok masalah ( subjek ) misalnya

Keuangan :Bonus, Gaji, Hadiah tahun baru, Lembur, dan seterusnya

3.    Sistem geografis

Adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah

tertentu. Dalam hal ini pengelompokkannya didasarkan atas satuan daerah tertentu, seperti pulau,

kepulauan, propinsi, kabupaten, dan sebagainya.

Dalam pelaksanaannya, yang harus dilakukan adalah menentukan satuan daerah

kemudian disusun menurut abjad agar mempercepat penemuannya kembali.

Contoh: berdasarkan Ibukota propinsi: Ambon, Banda Aceh, Bandung, Banjarmasin, Bengkulu,

Denpasar, Dili, dan seterusnya

Sehingga pada tiap – tiap satuan tersebut diatas akan tersusun warkat - warkat yang

bersangkutan dengan nama orang, nama poikosoal yang telah di urutkan menurut urutan abjad

pula agar penemuannya kembali dapat dengan mudah dan cepat.

4.    Sistem nomor

Dalam sistem penyimpana menurut nomor yang dipergunakan sebagai pedoman

mengatur arsip –arsip adalah urutan angka. Sistem nomor merupakan sistem penyimpanan dan

penyusunan arsip dengan mengunakan urutan angka sebagai pedoman dalam mengaturnya.

Seorang arsiparis harus lebih dahulu menbuat daftar kelompok masalah-masalah seperti sistem

subjek, baru kemudian di berikan nomor di belakangnya.misalnya:

Kepegawaian 14

Cuti 14,1

Kenaikan pangkat 14,2

Lamaran 14,3

Seorang arsiparis dapat mengembangkan nomor-nomor ini menjadi pembagian yang lebih

ke dalam desimal, seperti 14.1,14.2,14.3, dan seterusnya.dan menunjukkan nomor dari masing-

masing masalah, daftar ini di sebut dengan kartu indeks, selanjutnya juru arsip memproses

menurut nomor-nomor yang telah di tentukan dalam kartu indeks ini.

5.    Sistem tanggal

Sistem ini di gunakan untuk filing bahan-bahan yang di susun menurut urutan tanggal

dari datangnya surat atau bahan-bahan. Surat-surat atau bahan yang datangnya lebih akhir akan

di tempatkan pada tempat yang paling depan, tanpa melihat masalah atau perihal surat.

Page 12: Makalah Kearsipan

Selanjutnay arsiparis akan mengelompokan surat-surat atau bahan-bahan yang di file dalam

bulan-bulan setiap tahunya. Dalam penyimpanan sistem tersebut menpunyai kegunaan tersendiri

dan tidak dapat di katakan bahwa sistem yang satu lebih baik dari sistem yang lain.

g. Asas penyimpanan arsip

Menurut Hery Sawiji (2002:145) mengemukakan bahwa asas penyimpanan arsip ada

2(dua) macam yaitu sebagai berikut:

1)      Sentralisasi; dan

2)      Desentralisasi

BAB II

PEMBAHASAN

Menurut hasil observasi yang saya laksanakan pada Hari Sabtu, 4 Juni 2011 tentang

pengelolaan kearsipan di SD Muhammadiyah Kebumen meliputi :

Profil Sekolah SD Muhammadiyah Kebumen

a)      Identitas Sekolah

Page 13: Makalah Kearsipan

1.      Nama Sekolah : SD Muhammadiyah Kebumen

2.      Alamat Sekolah : Jl.Ahmad Yani No.83 Kebumen

3.      Tahun Pendirian : 1967

4.      SK Pendirian : No. 3259/1-23/Jtg1979

5.      Status Terakredasi : Terakredasi A per 22 Desember 2006

6.      Nama Yayasan : PCM Majelis Dikdasmen Kebumen

7.      Status Tanah : Milik Sendiri

b)      Visi dan Misi

Visi :

Menjadikan SD Muhammadiyah Kebumen sebagai pendidika yang berorientasi pada output

yang beriman dan berakhlak mulia.

Misi :

1)      Menanamkan sikap dan perilaku yang berakhlakul karimah.

2)      Melaksanakan kegiatan Belajar yang inovatif, kreatif dan menyenagkan

3)      Membina bakat dan mengembangkang kreatifitas peserta didik.

4)      Mencetak peserta didik yang berkepribadian utuh, mandiri dan bertanggung jawab.

5)      Menciptakan peserta didik yang unggul dalam IPTEK Dan IMTAQ.

6)      Meningkatkan kualitas seluruh Sumber Daya Sekolah.

A.    Konsep Dasar anajemen Kearsipan

Menurut UU No.7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, arsip

adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga pemerintah, swasta maupun

perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok,

dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Sedangkan di SD Muhammadiyah Kebumen

Arsip adalah Kumpulan Surat yang di tata rapi dan teratur agar file yang nantinya diperlukan

dapat dengan mudah dicari lagi. Sedang manajemen kearsipan sendiri yaitu prosedur – prosedur

untuk menyususn arsip. Di SD Muhammadiyah Kebumen ada dua macam jenis kearsipan yaitu ;

surat massuk dan surat keluar, dari macam – macam tersebut terdapat perihal yang berbeda

diantaranya pemberitahuan kepada wali murid maupun pemberitahuan dari Dinas Kebumen.

Setelah Arsip tersebut baik masuk maupun keluar diadakan penyusunan sesuai jenis suratnya,

agar rapid an teratur.

B.     Pengorganisasian Arsip

Page 14: Makalah Kearsipan

Konsep organisasi kearsipan diketahui sebagai berikut :

1)      Sentralisasi

Artinya dalam 1(satu) kantor hanya terdapa satu tempat pengelolaan arsip sehingga semua alat

perlengkapan arsip di letakkan dan dapat di pergunakan oleh semua bagian yang menbutuhkan

pengunaan arsip tersebut.

  Keuntungan dari sistem ini adalah:

a         Tidak terjadi duplikasi perlengkapan arsip

b        Pelayanan lebih cepat dalam memunuhi permintaan arsip

c         Biaya lebih murah atau rendah dalan hal pengadaan peralatan arsip

d        Pembuatan salinan-salinan warkat yang tidak perlu dapat di cegah

  Kelemahan

a         Ruangan menjadi semrawut sebab masing-masing bagian menpunyai kepentingan berbeda-beda

seputar arsip tersebut.

b        Keamanan terhadap arsip tersebut kurang terjamin

c         Kerahasian arsip kurang terjamin

d        Tidak semua jenis arsip dapat di simpan dengan mengunakan satu sistem satu.

2)      Desentralisasi

Artinya pengelolaan arsip di lakukan oleh tiap-tiap bagian sehingga menpunyai perlengkapan

dan sistem penyimpanan arsip sendiri.

  Keuntungan

a         Kerahasian lebih terjamin

b        Tidak terjadi pemborosan waktu dalam mencari arsip

c         Pengelolaan arsip dapat di lakukan sesuai dengan kebutuhan unit kerja maqsing-masing.

  Kelemahan

a         Pelayanann kurang efesien

b        Adanya duplikasi alat/perlengkapan

-          Campuran antara sentralisasi dan desentralisasi

Asas campuran merupakan sebagai kombonasi atau gabungan dari asas sentralisasi dan

asas desentralisasi. Dalam asa campuran ini, tiap-tiap asas unit satuan kerja dimungkinkan

menyelengarakan sendiri-sendiri penyelengaraan penyimpanan arsipnya karena menpunyai

spesifikasi tersendiri penyimpananya di desentralisasi. Tujuan dari asas ini adalah untuk

Page 15: Makalah Kearsipan

mengatasi segala kekurangan-kekurangan yang terdapat dalam asas sentralisasi dan asas

desentralisasi.

C.    Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan

Peralatan yang digunakan bagi penyimpanan arsip yang berjumlah banyak, dapat

dikelompokkan dalam 3 (tiga) jenis alat penyimpanan, yaitu:

1. Alat penyimpanan tegak (vertical file)

2. Alat penyimpanan menyamping (lateral file)

3. Alat penyimpanan berat (power file)

Setiap jenis alat penyimpanan tersebut mempunyai bermacam-macam bentuk yang

bervariasi satu sama lainnya. Meskipun ukurannya sudah standar, tetapi masih ada ciri khas

yang membedakan tergantung dari pabrik pembuat alat tersebut. Alat penyimpanan tegak

(vertical file)

Di SD Muhammadiyah Kebumen memilih menggunakan tipe perlatan penyimpanan arsip

dengan alat penyimpanan tegak mengingat arsip yang disimpan sudah banyak. Alat penyimpanan

tegak adalah jenis yang umum dipergunakan dalam kegiatan pengurusan arsip. Jenis ini yang

kita kenal dengan almari arsip (filing cabinet). Almari arsip yang standar dapat terdiri dari 2, 4, 5

atau 6 laci. Dalam membeli peralatan ini harus diperhatikan benar mutunya, karena dunia bisnis

sudah membuktikan bahwa peralatan dengan mutu yang bagus, lebih tahan lama, ini berarti lebih

efisien dan ekonomis. Lemari arsip yang bagus dan kuat biasanya mampu menampung arsip

dengan berat 30 – 35 kg. Laci-laci hendaknya mempunyai penahan yang dapat membantu

menahan laci jika ditarik penuh ke luar. Kerangka dari almari arsip seharusnya terbuat dari

rangka yang kuat untuk menahan tarikan dan dorongan. Kini, banyak perusahaan menggunakan

almari arsip yang khusus tahan api untuk melindungi dokumen-dokumen yang penting. Ada dua

macam almari arsip: 1. Almari arsip untuk diisi dengan folder biasa; dan 2. Almari arsip untuk

folder gantung yang mempunyai tempat untuk menggantung folder.

D.    Prosedur Pencatatan dan pendistribusian Kearsipan

Prosedur kearsipan terdiri dari prosedur permulaan dan prosedur penyimpanan. Prosedur

permulaan untuk surat-masuk meliputi kegiatan-kegiatan administrasi pencatatan,

pendistribusian dan pengolahan. Sedangkan untuk surat-keluar meliputi administrasi pembuatan

surat, pencatatan dan pengirim. Prosedur penyimpanan untuk surat-masuk dan surat –keluar

Page 16: Makalah Kearsipan

(arsip atau surat pertinggal) adalah sama, yaitu meliputi kegiatan pemeriksaan, mengindeks,

mengkode, menyortir, dan meletakkan.

a.      Buku Agenda

Agenda juga dipakai sebagai alat bantu untuk membantu mencari surat yang disimpan di

dalam file. Walaupun di dalam Buku Agenda tidak tercantum nomor file, buku ini memang

sering dipakai untuk refrensi pertama mencari surat, terutama petunjuk tanggal surat di terima

ataupun nomer surat, dan lain-lain. Hubungan erat antara penyimpanan surat adalah karena file

penyimpanan masih sering mempergunakan system filing kronologis, yang juga merupakan

susunan dari catatan surat masuk pada Buku Agenda atau surat-surat keluar pada Buku Verbal.

b.      Buku Ekspedisi

Buku Ekspedisi dipergunakan sebagai tanda bukti penerimaan, pengiriman, atau

pendistribusian surat atau barang. Data yang dicatat disini lebih sedikit dari Buku Agenda, yaitu

nomor urut, tujuan surat, isi surat, dan paraf penerima.Setiap unit kerja biasanya mempunyai

buku ekspedisi. Didalam prosedur Kartu-Kendali yang diterima oleh unit pengolahan, dan

setelah diparaf dikembalikan pada unit usaha.

c.       Tata Nakah

Disamping pencatatan dan pengendalian surat, surat dengan prosedur buku agenda dan

prosedur kartu-kendali, masih ada lagi cara ketiga yaitu prosedur tata-naskah yang lazim

disingkat takkah. Sama seperti dua prosedur sebelumnya, prosedur tata naskah bertujuan untuk

memudahkan penyajian, pengolahan, pengawasan, dan pencarian kembali segi-segi tertentu dari

sesuatu persoalan yang dihimpun didalam takkah.Takkah adalah suatu kegiatan administrasi

didalam memelihara dan menyusun data-data dari semua tulisan mengenai segi-segi tertentu dari

suatu persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah berkas.

E. Prosedur Menyimpan Arsip

Sistem pengarsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan

sistematis dengan memakai abjad, numerik/ nomor, huruf ataupun kombinasi huruf dan nomor

sebagai identitas arsip yang terkait. (http://widyatriutami.blogdetik.com/2010/07/12/5-macam-

sistem-kearsipan diakses tanggal 4 Juni 2011 pukul 19.30WIB)

Pada umumnya sistem penyimpanan yang dapat dipakai sebagai sistem penyimpanan

yang standar adalah sistem abjad (sistem nama), sistem numerik, sistem geografis dan sistem

subjek, serta sistem warna.

Page 17: Makalah Kearsipan

Dilihat dari pengertian system tersebut adalah :

-          Sistem Abjad: Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode

penyusunan menurut abjad.

-          Sistem Geografis: Sistem Geografis adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan

kepada pengelompokan menurut nama tempat.

-          Sistem subjek : sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada isi dari dokumen

bersangkutan

SD Muhammadiyah Kebumen memilih menggunakan system subjek karena agar mencari

dokumen yang disimpan mudah dengan melihat perihal atau isi yang mau dicari.

F. Sistem Penyimpanan Arsip

Sistem penyimpanan arsip adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan dokumen

agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan dokumen yang sudah

disimpan dapat dilakukan dengan cepat bila mana dokumen tersebut sewaktu-waktu

dibutuhkan.adpun sistemnya sebagai berikut :

1. Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan

menurut abjad.

2. Sistem Geografis adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada

pengelompokan menurut nama tempat.

3. Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada isi dari

dokumen bersangkutan.

SD Muhammadiyah menggunakan penyimpanan system subjek untuk memudahkan kerja

petugas arsip ketika mencari dokumen (surat) yang dibutuhkan

G. Penilaian Arsip

Berdasarkan Nilai Guna

Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas:

(a) Nilai guna primer, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk

kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna primer

meliputi:

• Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk

pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.

Page 18: Makalah Kearsipan

• Nilai guna hukum yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum

atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.

• Nilai guna keuangan yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan

pertanggungjawaban keuangan.

• Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi

sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan.

(b) Nilai guna sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai

kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip,

serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada

masyarakat/pertanggungjawaban nasional. Nilai guna sekunder, juga meliputi:

• Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat

digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/isntansi tersebut diciptakan,

dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa

hasil/akibat dari kegiatan itu.

• Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai

kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan lembaga/instansi penciptanya.

(c ) Berdasarkan sifat

Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas : © 2003 Digitized by USU digital

library 3

• Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku ketentuan

tentang kerahasian surat-surat.

• Arsip terbuka yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum

(d) Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya

Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas :

• Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip), atau arsip yang

dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu.

• Arsip pemerintah yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara nasional di Jakarta

yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut dengan nama ANRI (Arsip Nasional

Republik Indonesia). Sedangkan lembaga pemerintah yang menyimpan dan memelihara arsip

pemerintah di daerah yaitu Perpustakaan dan Arsip Daerah. Arsip sentral disebut juga Arsip

makro atau arsip umum, karena merupakan gabungan ataupun kumpulan dari berbagai arsip unit.

Page 19: Makalah Kearsipan

• Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam suatu organisasi.

Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus, karena khusus hanya menyimpan arsip

yang ada di unit yang bersangkutan.

(e) Berdasarkan subyeknya

Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai macam, misalnya:

Arsip keuangan, Arsip Kepegawaian, Arsip Pendidikan, Arsip Pemasaran, Arsip Penjualan, dan

sebagainya.

(f) Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya.

Menurut bentuk atau wujudnya, arsip terdiri dari berbagai macam, misalnya surat (arsip

korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi

atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi, seperti: naskah

perjanjian/kontrak, akte, notulen rapat, laporan, kuitansi, naskah berita acara, bon penjualan,

kartu pegawai, tabel, gambar, grafik atau bagan. Selain surat, bentuk atau wujud arsip dapat juga

berupa pita rekam, piringan hitam, mikrofilm, CD, dsb.

(g) Berdasarkan Sifat Kepentingannya.

Menurut sifat kepentingannya, arsip dapat dibedakan atas, arsip non-esensial, yaitu arsip

yang tidak memerlukan pengolahan, dan tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal yang

penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama. Arsip penting yaitu arsip

yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah, dan sebagainya.

Arsip yang demikian masih dipergunakan atau masih diperlukan dalam membantu kelancaran

pekerjaan. Arsip ini masih perlu disimpan untuk waktu yang lama, akan tetapi tidak mutlak

permanen. Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanen, disimpan untuk selama-lamanya,

misalnya akte, ijazah, buku induk mahasiswa, dsb.

H. Pemeliharaan dan Penyusutan Arsip

a. Pemeliharaan

Pemeliharaan arsip ini di maksudkan untuk menjaga rasip-arsip tersebut dari segala

kerusakan dan kemusnahan. Kemusnahan dan kerusakan arsip dapat di sebabkan oleh factor

sebagai berikut:

1)   Factor dari dalam

Page 20: Makalah Kearsipan

seperti kartas yang akan kita pakai sangat berpengaruh pada awet atau tidaknya tulisan dan

dalam pengunaan kertas hendaknya di pilih yang baik dan kuat, tinta pengunaan tinta yang akan

di gunakan hendaknya di sesuaikan dengan kebutuhan dan sebaiknya yang berkualitas, pasta/lem

pengunaan perekat harus di carikan yang baik jangan mengunakan perekat yang di buat dari

getah arab ataupun selulosa tape dan sejenisnya.

2)   Factor dari luar

Seperti kelembapan udara yang tidak terkontrol akan menimbulkan jamur sehingga kertas

menjadi lembab dan rusak, udara yang terlampau kering yang akan merusak kertas, sinar

matahari sangat menbahayakan kertas-kertas arsip untuk itu tidak boleh ada sinar matahari yang

jatuh langsung pada karats, debu, jamur dan sejenisnya, rayap dan gegat yang biasanya terdapat

pada dinding-dinding yang basah. Bukan hanya kertas tersebut yang menjadi lembab, tetapi juga

di rusak oleh gegat dan juga serangga lain.

b. Penyusutan

Untuk meningkatkan effisiensi dan effektifnya pengelolaan kearsipan setiap Satuan kerja

wajib melakukan upaya penyusutan arsip sebagai berikut :

1.      Penyusutan arsip dilaksanakan oleh pencipta arsip.

2.      Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan

tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan berdasarkan JRA dengan

memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara.

3.      Ketentuan lebih lanjut mengenai penyusutan arsip diatur dengan peraturan pemerintah.

Menurut Basir Barthos (1997 : 101) manyatakan bahwasanya penyusutan adalah kegiatan

pengurangan arsip dengan cara sebagai berikut:

1.      Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-

lembaga nagara atau badan-badan pemerintah masing-masing.

2.     Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.

3.      Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip nasional.

I. Pengawasan dan dan Pemakaian Arsip

1.      Efektifitas pengawasan arsip

Yang dimaksud dengan pengertian mengefektifkan pengawasan adalah membatasi

jumlah arsip yang ada pada setiap karyawan. Jumlah yang dikehendaki akan tergantung kepada

Page 21: Makalah Kearsipan

jenis masing – masing kegiatan, pada kegiatan pelayanan umum, misalnya : jumlah 0,2 meter

kubik per karyawan masih merupakan kewajaran. Karyawan lain pada umumnya dapat memiliki

kira – kira seperlimanya.

2.      Pemakaian arsip untuk memeperlihatkan penggunaan arisp yang disimpan.

  Ratio pemakaian arsip (dalam persen) = pemakaian x 100 : jumlah arsip

Sebagai contoh, untuk bulan terakhir terdapat penggunaan 200 arsip dari 20.00 yang

tersimpan. Ratio pemakaian arsip akan menjadi 200 x 100 : 20.000 = 1%. Rasio ini pada arsip

inaktif jarang mencapai 5%. Untuk arsip aktif, ratio sekitar 15 – 20%.

Analisis ratio pemakaian arsip dapat dibuat dengan pergitungan rata – rata jumlah arsip dari tiap

jenis dengan umur dari masing – masing arsip. Analisis tersebut dapat membantu pengawasan

penyimpanan dan pemindahan arsip.

  Ratio kecermatan (dalam persen) = jumlah arsip yang tidak ditemukan x 100 : jumlah arsip

yang ditemukan

Misal untuk 10 arsip yang tidak ditemukan dan 10.000 arsip dapat ditemukan, ratio

kecermatannya adalah 0,1%. Untuk system penyimpanan yang sempurna ratio kecermatannya

tidak akan mencapai 0,5%.

J. Komputerisasi Arsip

Dalam pengelolaan instalasi komputer banyak hal yang perlu diperhatikan oleh seorang

perancang, salah satu diantaranya adalah merancang ruang lingkup kerja atau ruang lingkup

dimana komputer tersebut dioperasikan. Untuk melakukan perancangan ruang komputer, seorang

perancang harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

1.      Persyaratan Teknis Ruang Komputer

2.      Teknis Pelayanan Ruang Komputer

3.      Tata Ruang Komputer

4.      Perlengkapan Ruang Komputer

1. Persyaratan Teknis Ruang Komputer

Persyaratan teknis ruang komputer meliputi :

1.      Perencanaan Ruang Komputer

2.      Arus Kerja Ruang Komputer

2. Perencanaan Ruang Komputer

Page 22: Makalah Kearsipan

a. Syarat Pencahayaan Ruang Komputer

Pencahayaan ruang komputer harus memungkinkan orang dapat bekerja dengan nyaman dan

mata tidak mudah lelah. Pekerjaan dengan tingkat ketelitian dan kecermatan yang tinggi

membutuhkan intensitas pencahayaan 40 sampai dengan 80 foot candles, pada bidang 30 inci

dari permukaan tanah/lantai. Untuk penempatan Visual Display unit (monitor), intensitas nilai

pencahayaan sebaiknya tidak lebih dari 50 foot candles, dan penempatan konsole dan panel

kontrol harus dihindarkan dari sinar matahari langsung, karena hal itu akan mengakibatkan

berkurangnya ketahanan dari perangkat itu sendiri sebelum waktunya.

Beberapa hal yang juga perlu untuk diperhatikan agar terciptanya kenyamanan dalam

penggunaan perangkat komputer selain yang telah disebutkan di atas adalah :

1.      Usahakan monitor tidak berhadapan langsung dengan cahaya (sinar matahari/lampu).

2.      Menggunakan bahan untuk menutup jendela ruangan dari sinar matahari yang masuk.

3.      Melapisi jendela dengan kaca yang diberi lapisan warna yang dapat mengurangi intensitas sinar

matahari yang masuk.

b. Akustik Ruang Komputer

Mengingat tentang akustik ruang komputer, maka yang perlu diperhatikan adalah

penggunaan material untuk lantai, dinding, dan plafon serta desain dari jendela yang terdapat

dalam ruangan tersebut.

1.      Untuk dinding dan plafon dapat digunakan material yang mempunyai daya serap yang tinggi

terhadapat tingkat kebisingan.

2.      Untuk ruangan yang ber-AC, dapat dipilih penggunaan material lantai yang tidak menimbulkan

kondisi dingin, seperti marmer atau keramik.

3.      Untuk ruangan yang menggunakan karpet dapat menggunakan AC dengan temperatur sama

dengan suhu ruangan + 250C.

4.      Untuk disain jendela, diusahakan menggunakan jendela yang dapat memperkecil jumlah debu

yang masuk.

c.Tata Letak Ruang Komputer

Hal lain yang perlu diperhatikan dalam perencanaan ruang komputer adalah tata letak

ruang komputer yang harus dibuat sedemikian rupa sehingga orang-orang yang berkepentingan

dan erat kaitannya dengan pemrosesan data dapat dengan mudah mencapai ruang komputer.

d. Tata Ruang Komputer

Page 23: Makalah Kearsipan

Penataan ruang komputer harus memungkinkan petugas/personil/pegawai dapat bekerja

dengan nyaman, dimana tersedianya tempat untuk penyimpanan media rekam, media masukan,

media keluaran (cetak) dan sebagainya. Misalkan penempatan printer yang digunakan bersama

oleh banyak komputer haruslah memiliki tempat yang mudah dijangkau dan letaknya memiliki

jarak setidaknya sama dari tempat dimana komputer-komputer tersebut digunakan.