1.PENGERTIAN DOKUMEN

Dokumen menurut bahasa inggris berasal dari kata document yang memiliki arti suatu yang tertulis atau tercetak dan segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilih untuk di kumpulkan,disusun,di sediakan atau untuk disebarkan.dokumen menurut Louis Gottschalk (1986;38)Dokumen merupakan sumber tertulis bagi informasi sejarah sebagai kebalikan daripada kesaksian lisan,artefak,peninggalan-peninggalan terlukis dan petilasan0petilasan arkeologis.Dokumen diperuntukan untuk surat-surat resmi dan surat-surat Negara seperti surat perjanjian,undang-undang,hibah dan konsesi.Dokumen Dibawah ini ada pendapat dari beberapa ahli mengenai pengertian dokumen,diantaranya :1.Pengertian dalam ari luas merupakan proses pembuktian yang didasarkan atas sumber jenis apapun,baik yang bersifat tulisan,lisan,gambaran atau arkeologis.2.Pengertian dokumen menurut G.J Renier (University Collage London 1997;104)Dokumen dalam arti luas yaitu meliputi semua sumber tertulis saja,baik tertulis maupun lisan.Dokumen dalam arti sempit yaitu yang meliputi semua suber tertulis saja.Dokumen dalam arti spesifik yaitu hanya meliputi surat-surat resmi dan surat-surat Negara,seperti surat perjanjian,undang-undang,konsesi,hibah dan sebagainyaJenis jenis Dokumen :1. Menurut Jenisnya :1. Dokumen Fisik adalah dokumen menyangkyt materi ukuran, berat, tata letak, sarana, prasarana, dan sebaginya.2. Dokumen Intelektual adalah dokumen yang mengacu tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen, dan sebagainya2. Menurut Sifatnya :1. Dokumen Tekstual adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk tertulis. Misal: majalah, buku, katalog, dll2. Dokumen Nontekstual : adalah dokumen yang berisi beberapa teks. Misal : peta, grafik, gambar, rekaman, dll.3. Menurut Literatur :1. Dokumen Korporil adalah dokumen mencakup materi cetak, tidak tercetak, prasasti, dan benda seni yang disimpan di museum dan perpustakaan.2. Dokumen Literer adalah bahan cetak dan non cetak yang mengandung informasi atau keterangan tertentu yang berguna.3. Dokumen privat dokumen yang bersifat surat menyurat 4. Menurut Kepentingan dan khususnya :1. Dokumen Pribadi adalah dokumen yang dikumpulkan oleh perorangan dan merupakan koleksi dokumen pribadi. Misal : barang antik2. Dokumen Ekonomi adalah dokumen berisi informasi tentang perkembangan perekonomian sutau bangsa dan negara. Misal : produk baru3. Dokumen Sejarah adalah dokumen berisi informasi sejarah peradaban dan kebudayaan suatu bangsa. Misal : Piagam Proklamasi4. Dokumen Kedokteran adalah dokumen berisi informasi tentang perkembangan ilmu kedokteran. Misal : dokumen obat-obatan5. Dokumen Pemerintahan adalah dokumen berisi informasi tentang ketatanegaraan suatu pemerintahan. Misal : Peraturan-peraturan, Perundang-undangan6. Segi Fungsi :Dinamis adalah dokumen yang dapat ipergunakan secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor.1. Dinamis aktif2. Dinamis semi aktif3. Dinamis in aktifSetatis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor.1. Dokumen koprol2. Dokumen Literal3. Dokumen Privatkesimpulannya,dokumen adalah segala benda,seperti surat-surat atau benda-benda berharga termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan.2. PENGERTIAN DOKUMENTASIDokumentasi adalah Kumpulan dari dokumen-dokumen dapat memberikan keterangan atau bukti yang berkaitan dengan proses pengumpulan dan pengelolaan dokumen secara sistematis serta menyebar luaskan kepada pemakai informasi tersebut.Dokumentasi menurut beberapa ahli :1.Pengertian dokumentasi menurut Paul Otlet (International Economic Conference 1905)Dokumentasi adalah kegiatan khusus berupa pengumpulan,pengolahan, penyimpanan,penemuan kembali dan penyebaran dokumen.2.Pengertian Dokumentasi menurut EncyclopediaBritanicaDokumentasi adalah semacam pengawasan dan penyusunana bibiliografi, yang mengunakan alat-alat seperti seperti indeks, sari karnagn dan isei bibiliografi disamping memakai cara tradisional (klasikal dan katalogisasi), untuk membuat informasi itu dapat dicapai.3.Pengertian dokumentasi Federataion Internationale de Decomentation (FID)Dokumentasi adalah mengumpulkan menyebarkan dokumen-dokumen dari semua jenis-jenis mengenai semua lapangan pekerjaan manusia (documentation C est reunir, classer et distribuer des document de tout genre dans tours les domaines de Lativite humaine).

Dokumen Primer adalah dokumen berisi informasi tentang hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya. Misal : laporan Dokumen Sekunder adalah dokumen berisi informasi tentang literatur primer. Dokumen Tersier adalah dokumen berisi informasi tentang literatur sekunder. Misal : bukuKEGIATAN ATAU TUGAS DOKUMENTASIa.Mencari dan mengumpulkan bahan-bahanb.Mencatat dokumenc.Mengolah dokumend.Memproduksi dokumene.Menyajikan dan menyebarluaskan dokumenf.Menyimpan dan memelihara dokumen

1. Dokumentasi ditinjau dari segi nilai kegunaannya:Dari segi kegunaannya, dokumentasi dibedakan atas 4 macam :

a) Nilai penerangan, adalah surat yang digunakan sebagai pembuktian dalam memberikan informasi pada masyarakatb) Nilai perdagangan, adalah surat yang digunakan sebagai alat bukti dalam transaksi jual beli dalam dunia perdaganganc) Nilai yuridis, adalah surat yang dapat digunakan sebagai alat bukti secara hokum dimuka pengadiland) Nilai historis, adalah surat-surat yang dapat digunakan sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi pada masa lalu.

2. Dilihat dari segi sumbernya dokumentasi dapat dibedakan atas:a) Dokumen yang bersumber dari pemerintah, seperti: UU pemerintah, keputusan presiden, UU perpajakan, peraturan pemerintah, dll.b) Dokumen yang bersumber dari swasta tetapi mempunyai kekuatan hukum. Seperti : Akte notaris, visum dokter, dll.c) Dokumen yang bersumber dari kontrak-kontrak dagang, seperti surat perjanjian, surat kontrak, dll.d) Aktifitas lembaga persurat kabaran dan penerbitan, seperti : Kliping, kaledeoskop, dll.e) Perseorangan, seperti koleksi keramik Adam Malik, koleksi lukisan Afandi, dll.

3. Dokumentasi ditinjau dari fungsinyaDokumen yang ditinjau dari fungsinya dibagi menjadi 2, yaitu:

1) Dokumen dinamis adalah dokumentasi yang masih dapat dipakai secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Dokumen dinamis dapat pula dibedakan atas :a) Dokumen aktif adalah dokumen yang masih dipakai secara terus menerus dalam proses penyelesaian pekerjaan.b) Dokumen semi aktif adalah dokumen yang frekuensi penggunaannya sudah menurunc) Dokumen in aktif adalah dokumen yang sudah sangat jarang digunakan

2) Dokumentasi statis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor.

4. Dokumentasi ditinjau dari segi penelitianDokumen ditinjau dari segi penelitian dibedakan atas 3 jenis :a) Dokumen primer adalah dokumen yang berisi informasi penelitian langsung dari sumbernya. Contoh: paten penelitian, laporan, disertasi, dll.b) Dokumen sekunder adalah dokumen yang berisikan informasi mengenai literatur primer. Contoh : bibliografi, dll. c) Dokumen tertieradalah dokumen yang berisikan informasi mengenai literatur sekunder. Contoh: buku teks, buku panduan literatur dan bibliografi dari bibliografi.

Segi Fungsi :

Dinamis adalah dokumen yang dapat ipergunakan secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Dinamis aktif Dinamis semi aktif Dinamis in aktif Setatis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor. Dinamis aktif Dinamis semi aktif Dinamis in aktif Setatis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor. Dokumen koprol Dokumen Literal Dokumen Privat

Pengertian Arsip Menurut Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 Sebagai bentuk penyesuaian terhadap perkembangan kebutuhan administrasi yang semakin maju maka Undang-undang Nomor Prp. 19 Tahun 1961 dicabut dan diganti dengan Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 mengenai Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan.UU No. 7 Tahun 1971 ini memberikan rumusan arsip sebagai berikut:1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah;2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.Yang dimaksud dengan naskah-naskah dalam bentuk corak apa pun dari arsip, adalah meliputi baik yang tertulis maupun yang dapat dilihat dan didengar seperti hasil-hasil rekaman, film dan lain sebagainya. Sedangkan yang dimaksud berkelompok ialah bahwa naskah-naskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu dengan yang lain yang dihimpun dalam satu berkas tersendiri mengenai masalah yang sama.

Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN)Arsip diartikan Segala kertas naskah, bukum foto, fim, microfilm, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan, serta drngan segala penciptaannya, yang dihasilkan atau diterima oleh sesuatu badan, sebagai bukti daripada tujuan organisasi. Fungsi-fungsi, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan-kegiatan lainnya daripada Pemerintahan atau karena pentingnya informasi yang terkandung didalamnya

3. Menurut Para Ahlia. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, file dapat diartikan sebagai:> semacam lemari berlaci yang dipakai untuk menyimpan berkas-berkas> sekelompok warkat sama jenisnya yang disimpan terpisah dari kelompok-kelompok lainnya dalam lemari arsip. Misalnya foreign file, untuk menyimpan/mengelompokkan jenis warkat surat menyurat dengan perseorangan/organisasi di luar negeri> arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan. Misalnya central file (arsip pusat)b. The Liang Gie (1979, 17)warkat adalah setiap catatan tertulis atau bergambar mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk keperluan perekam ingatan. Dalam bahasa Inggris warkat dikenal dengan istilah record.c. (doserno dan kynaston (2005))Yaitu dokumen dalam media yang mempunyai nilai historis atau hokum sehingga disimpan secara permanen.d. Internasional standars organization (ISO)Arsip yaitu informasi yang disimpan dalam berbagai bentuk, termasuk data dalam computer, dibuat atau diterima serta dikelola oleh organisasi maupun orang dalam transaksi bisnis dan menyimpannya sebagai bukti aktivitas. (iso/dis 15489)A. Pengertian ArsipSecara etimologi kata arsip berasal dari bahasa yunani (Greek), yaitu archium yang artinya peti untukmenyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri.Berikut ini dapat kita pelajari pengertian arsip dari beberapa sumber.1.Pengertian dokumen menurut Louis Gottschalk (1986;38)Dokumen merupakan sumber tertulis bagi informasi sejarah sebagai kebalikan daripada kesaksian lisan,artefak,peninggalan-peninggalan terlukis dan petilasan0petilasan arkeologis.Dokumen diperuntukan untuk surat-surat resmi dan surat-surat Negara seperti surat perjanjian,undang-undang,hibah dan konsesi.Dokumen dalam ari luas merupakan proses pembuktian yang didasarkan atas sumber jenis apapun,baik yang bersifat tulisan,lisan,gambaran atau arkeologis.2.Pengertian dokumen menurut G.J Renier (University Collage London 1997;104)Dokumen dalam arti luas yaitu meliputi semua sumber tertulis saja,baik tertulis maupun lisan.Dokumen dalam arti sempit yaitu yang meliputi semua suber tertulis saja.Dokumen dalam arti spesifik yaitu hanya meliputi surat-surat resmi dan surat-surat Negara,seperti surat perjanjian,undang-undang,konsesi,hibah dan sebagainya

1. Prof. Dr. Mr. Prajudi AtmosoedirdjoMengatakan arsip adalaha. Tempat menyimpan secara teratur dari pada bahan-bahan tertulis (geschreven strukken).piagam-piagam, surat-surat, akte-ekte, kepustakaan-kepustakaan, daftar-daftar, dokumen-dokumen,peta-peta.b. Kumpulan teratur dari bahan-bahan kearsipan.c. Bahan-bahan yang harus diarsipkan itu sendiri.2. Peraturan Pemerintah RI No. 34 tahun 1979Menurut peraturan pemerintah di atas arsip adalah:a. Kumpulan naskah atau dokumen yang disiapkanb. Gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumenc. Organisasi atau lembaga yang mengolah dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen.3. Ensiklopedi Administrasia. Arsip adalah segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan-kegiatan organisasi tersebut dan dipandang berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluanb. Sesuatu instansi atau tempat dimana warkat-warkat dari suatu organisasi disimpan secara tertib. Untuk pengertian yang kedua ini lebih tepat dinyatakan dengan istilah archives institutionn (kantor arsip).Setelah mempelajari pengertian arsip secara etimologi dan dari beberapa sumber diatas terdapat dua pengertian arsip, yaitu:

a. Arsip adalah kumpulan warkat,naskah-naskah,dokumen, dan surat-suratb. Arsip adalah gedung atau organisasi tempat pengumpulan, penyimpanan dan pengolah naskah

B. SYARAT-SYARAT ARSIPDari pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa tidak semua surat atau warkat dapat disebut arsip. Surat atau warkat baru dapat disebut sebagai arsip apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:1. Merupakan kumpulan warkat2. Disimpan menurut sistem tertentu3. Mempunyai nilai kegunaan4. Saat diperlukan cepat dan tepat ditemukan

C. ISTILAH SURAT,RECORD, FILE, DAN DISAINSurat adalah suatu alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan/informasi dari satu pihak kepada pihak lain.Record adalah warkat/record adalah semua catatan tertulis atau bergambar tentang sesuatu hal atau peristiwa yang terekam yang dapat digunakan untuk alat pengingat.Istilah file dapat diartikan sebagai suatu lipatan karton dengan kawat penjepit ataupun tidak memakai kawat penjepit yang dipergunakan untuk menyimpan warkat. Dengan istilah lain adalah folder.Istilah file dalam bahasa latin disebut felun yang artinya tali atau benang.memang pada jaman dahulu tali atau benang inilah yang digunakan mengikat kumpulan warkat/record sehingga mudah dugunakan. Dengan demikian file merupakan wadah/tempat/alat menyimpan arsip. Seperti map, folder, bundel, dan lain-lain.

D. JENIS-JENIS ARSIPArsip meliputi warkat, surat, akte notaris, rekaman, dan lain-lain. dengan banyaknya jenis arsip, maka arsip dapat dilihat dari berbagaisegi, yaitu:1. Dar isegi bentuk fisiknyaBila dilihat dari segi fisiknya maka arsip dibedakan atas:a. Arsip yang fisiknya berbentuk lembaranMisalnya: surat-surat, warkat, akte notaris, surat kontrak dan lain-lainb. Arsip yang fisik nya tidak berbentuk lembaranMisalnya: Disket komputer, Hard Disk, rekaman pada pita kaset, vidio kaset, micro film, dan lain-lain.2. Dari segi masalahnyaDilihat dari segi masalah yang dikandung oleh arsip itu sendiri, maka arsip dibedakan atas:a. Financial record, adalah arsip-arsip yang berisi catatan-catatan mengenai masalah keuangan. Misalnya bukti-bukti pembayaran dan penerimaan uang, arsip utang dan piutang, kuintansi, cek dan lain-lainb. Inventory record, adalah catatan yang berhubungan dengan masalah barang inventasi (barang milik kantor)c. Personal record, adalah catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah kepegawaian. Misalnya arsip-arsip mengenai daftar riwayat hidup, riwayat pekerjaan, daftar jumlah pegawai dan lain-laind. Production record, adalah catatan-catatan yang berhubungan mengenai masalah produksi. Misalnya arsip-arsip mengenai jenis bahan baku produksi, alat produksi, proses pengolahan, jumlah, jenis, dan kualitas barang yang diperkenalkan searta laporan produksi3. Dari segi pemiliknyaa. Lembaga pemerintahan1) Arsip Nasional di Republik Indonesia sebagai inti organisasi dari Lembaga Kearsipan Nasional yang selanjutnya disebut arsip nasional pusat2) Arsip Nasional di tiap-tiap ibu kota daerah tingkat I, termasuk daerah-daerah yang setingkat, yang selanjutnya disebut arsip arsip nasional daerah.b. Instansi Pemerintah/Swasta1) Arsip Primer dan SecunderArsip primer adalah arsip aslinya. Jadi, bukan tindasan, bukan kopiannya, atau bukan salinannya. Arsip secunder adalah arsip yang berupa tindasan, kopian aslinya, dan salinannya.

E. PENGELOLAAN ARSIP Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip, arsip statis instansi / lembaga di tingkat pusat diserahkan ke ANRI Pusat, sedangkan arsip instansi tingkat daerah diserahkan ke Arsip Nasional Wilayah. Bagi daerah yang belum terdapat Arsip Nasional Wilayah, ditempuh dua cara sebagai berikut :a. Arsip-arsip Pemerintah Daerah, termasuk BUMD, untuk sementara disimpan di Kantor Arsip Daerah (KAD) Daerah Tingkat I yang bersangkutan. b. Arsip-arsip instansi vertikal, termasuk BUMN yang ada di daerah, untuk sementara disimpan di masing-masing instansi penciptanya.F. Penyerahan Arsip ke ANRI dari Arsip daerahProses akhir dari kegiatan Akuisisi Nasional Arsip Orde Baru adalah penyerahan arsip dari masing-masing instansi ke ANRI. Hal lni dimaksudkan agar setiap instansi dapat melestarikan dan menyampaikan informasi keberadaan dan peran yang bermakna bagi negara dan bangsa selama masa Orde Baru, kepada generasi yang akan datang. ANRI berkewajiban mengelola, merawat, dan menyampaikan secara obyektif kepada generasi mendatang informasi tentang instansi-instansi bersangkutan sebagai cermin dan jati diri bangsa.Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam proses penyerahan tersebut adalah :a. Penyerahan dilaksanakan dengan membuat Berita Acara Serah Terima Arsip yang disertai Daftar pertelaan Arsip (DPA).b. Materi Berita Acara dikoordinasikan dengan Arsip Nasional Republik Indonesia.c Berita Acara ditandatangani oleh pimpinan instansi masing-masing, dibuat di atas kertas bermaterai cukup.

d. Berita Acara dibuat rangkap dua, satu lembar untuk instansi yang menyerahkan dan satu lembar yang fain untuk ANRI.Arsip-arsip bernilaiguna pertanggungjawaban nasional yang diserahkan selanjutnya dilestarikan di ANRI dan dimanfaatkan seluas-luasnya untuk kepentingan pemerintahan, pembangunan, penelitian, ilmu pengetahuan dan kemasyarakatan sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan kaidah-kaidah kearsipan yang berlaku. Dengan demikian keberadaan dan peran serta instansi pencipta arsip dalam pembangunan bangsa, dapat disampaikan dan dikenali oleh generasi bangsa Indonesia di masa mendatang

G. Koordinasi Pelaksanaan Akuisisi ArsipUntuk menjamin keterpaduan teknis dan efisiensi, pelaksanaan kegiatan Diklat dan akuisisi, agar dikoordinasikan dengan ANRI, dengan pembagian wilayah kerja sebagai berikut :a. Tingkat PusatSemua instansi / lembaga tingkat pusat dan Daerah Khusus lbukota Jakarta berkoordinasi dengan ANRI Pusat.b. Tingkat DaerahUntuk Pemerintah Daerah dan instansi vertikal yang ada di daerah dapat dilakukan koord'tnasi dengan Arsip Nasioni Wilayah sesuai dengan wilayah kerja Arsip Nasional Wilayah sebagaimana tercantum dalam daftar berikut :

No Arsip Propinsi Wilayah Kedudukan Wilayah Kerja (Propinsi)1 Propinsi DI Aceh Banda Aceh DI Aceh dan Sumatera Utara2 Propinsi Sumatera Barat Padang Sumatera Barat, Riau, Bengkulu, Jambi dan Sumatera Selatan3 Propinsi Jawa Barat Bandung Jawa Barat dan Lampung4 Propinsi Jawa Tengah Semarang Jawa Tengah dan DI Yogyakarta5 Propinsi Jawa Timur Surabaya Jawa Timur dan Bali6 Propinsi Nusa Tenggara Timur Kupang Nusa Tenggara Timur, Nusa Tenggara Barat dan Timor-Timur7 Propinsi Kalimantan Barat Pontianak Kalimantan Barat , Kalimantan Tengah, Kalimantan Timur dan Kalimantan Selatan8 Propinsi Sulawesi Selatan Ujung Pandang Sulawesi Selatan, Sulawesi Tenggara, Sulawesi Utara dan Sulawesi tengah9 Propinsi Irian Jaya Jayapura Irian Jaya dan Maluku

c. Tahapan SosialisasiUntuk meningkatkan kualitas pemahaman terhadap Pedoman Akuisisi ini, dilakukan sosialisasi melalui apresiasi dan rapat koordinasi antar instansi.a. ApresiasiApresiasi ditujukan kepada pejabat pengambil keputusan di bidang kearsipan dan para penanggungjawab unit kearsipan masing-masing instansi, baik di tingkat pusat maupun daerah. Tujuan apresiasi terhadap pejabat-pejabat tersebut adalah untuk memberikan gambaran dan pemahaman terhadap program Akuisisi Nasional Arsip Orde Baru. Dengan apresiasi ini diharapkan masing-masing pejabat dapat melakukan persiapan yang diperlukan untuk mendukung semua kegiatan yang berkaitan dengan persiapan pelaksanaan Akuisisi Nasional Arsip Orde Baru, di lingkungan Departemen, Badan, atau Lembaga masing-masing sampai satuan kerja terendah di lingkungannya.b. Rapat KoordinasiRapat koordinasi antar instansi dilakukan sesuai dengan kebutuhan obyektif setiap tahapan akuisisi, untuk memecahkan masalah-masalah yarg dihadapi di lapangan. Diharapkan juga dapat dilakukan koordinasi reguler setiap semester antara instansi dengan ANRI dalam rangka evaluasi pelaksanaan teknis secara nasional.

KESIMPULANMitra kerja Arsip dengan lembaga pemerintahan sangatlah erat kaitannya, terutama pada bidang akuisisi. Dan peyebaran Arsip pada beberpa daerah. Hai ltu menunjukkan bahwa setiap gedung Arsip tidak dapat erdiri sendiri tanpa ada hubungan atau kerja sama dengan lembaga pemerintahan lain, cenderung akan dinilai kurang membangun mitra kerja Arsip.Didalam Arsip, ada terdapat Tahapan Sosialisasi yaitu:a. Apresiasi b. Rapat koordinasiKoordinasi Pelaksanaan Akuisisi Arsip terbagi menjadi dua bagian:a. Tingkat pusatb. Tingkat daerahJenis - Jenis Arsip

Jenis jenis arsipPengelolaan arsip memegag peranan yang sangat penting bagi jalanya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan organisasi , yang dapat bermanfaat untuk bahan penelitian, pengambilan keputusan, atau penyusunan untuk pengembngan organisasi yag bersngkutan. Bentuk arsip bisa bermacam macam , tidak berupa kertas ataupun lembaran lembaran seperti yang sering dianggap kebanyakan orang. Namun didalam suatu kantor arsip memang terutama berupa surat atau dokumen yang berbentuk lembaran. Maka dapat dibedakan dalam bebrapa jenis arsip, yaitu :~ Arsip menurut subyek atau isinya yaitu :~ Arsip kepegawaianContohnya : data riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan, rekaman presensi, dll.~ Arsip keuanganContohnya : laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, dll.~ Arsip pemasaranContohnya : surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjulan, daftar pelanggan, daftar harga, dll.~ Arsip pendidikanContohnya : kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, daftar nilai, rapor, dll.~ Arsip menurut bentuk dan wujud fisikPenggolongan ini lebih pada tampilan fiik media apa yang digunakan dalam merekam informasi. Wujudnya berupa :~ SuratContohnya : naskah perjanjian/ kontrak, akte pendirian, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan, tabel, dll.~ Pita rekaman~ Mikrofilm~ Disket~ Compact disk ( CD )~ Arsip menurut nilai kegunaanyaYaitu lebih didasarkan pada nilai dan kegunaanya arsip, ialah :~ Arsip bernilai informasiContohnya : pengmuman, pemberitahuan, undangan, dll.~ Arsip bernilai administrasiContohnya : ketentuan ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, uraian tugas pegawai, dll.~ Arsip bernilai hukumContonya : akte kelahiran, akte perkawinan, surat kuasa, keputusan peradilan, dll.~ Arsip bernilai sejarahContohnya : laporan tahunan, gambar/ foto peristiwa, dll.~ Arsip bernilai ilmiahContohnya : hasil penelitian.~ Arsip bernilai keuanganContohnya : kwitansi, laporan keuangan, dll.~ Arsip bernilai pendidikanContohnya : karya ilmiah para ahli, satuan pelajaran, progam pengajaran, dll.~ Arsip menurut sifat kepentinganyaPenggolongan ini lebih didasarkan penggolonganya, atau urgensinya.~ Arsip tidak berdaya gunaContohnya : memo, undangan, dll.~ Arsip bergunaContohnya : pesensi pegawai, surat permohonan cuti, dll.~ Arsip pentingContohnya : surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai, buku kas, dll.~ Arsip vital Contohnya : buku induk pegawai, sertifikat tanah, ijzah, dll.~ Arsip menurut fungsinyaPenggolongan ini pada fungsi arsip dalam kegiatan pendukung organisasi.~ Arsip dinamisIalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi yang bersangkutan.~ Arsip statisIalah arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan.6. Arsip menurut tempat atau pengelolaanyaPenggolongan ini didasarkan pada tempat atau tingkat, serta siapa yang bertanggung jawab.~ Arsip pusatArsip yang disimpn secara sentralisasi atau berada dipusat organisasi, serta yang berkaitan dengan lembaga pemerintahan. Contohnya : ANRI di Jakarta~ Arsip unitArsip yang berada di unit unit pada setiap organisaasi yang berkaitan dengan lembaga pemerintahan. Contohnya : arsip daerah7. Arsip menurut keaslianya~ Arsip asliYaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin ketik, cetakan printer, serta tanda tangan dan legalisasi yang asli, yang merupakan dokumen utama.~ Arsip tembusanYaiu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dalam proses pembuatanya bersamaan dengan dokumen asli, tetapi ditujukan pihak lain selain penerima dokumen asli.~ Arsip salinanYaitu dokumen yang proses pembuatanya tidak bersama dengan okumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen dokumen asli.~ Arsip petikanYaitu dokumen yang berisi dari bagian dokumen asli.8. Arsip menurut kekuatan hukumDidasarkan legalitas yang dilihat dari sisi hukum~ Arsip otentikArsip yang di atsnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta ( bukan foto copy atau film ) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip yang bersangkutan sehingga arsip otentik dapat digunakan sebagai bukt hukum yang sah.~ Arsip tidak otentikArsip yang diatasnya tiak terdapat tanda tangan asli dengan tinta, arsip ini berupa foto copy film, mikrofilm.Pengertian Kearsipan dan beberapa peranan penting dari kearsipan) Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu: Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar. Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah. Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis Dapat dijadikan bahan dokumentasi Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya Sebagai alat pengingat Sebagai alat penyimpanan warkat Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.

Tujuan Kearsipan1. Supaya arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.2. Jika diperlukan dapat ditemukan dengan cepa dan tepat.3. Menghilangkan pemborosan waktu dan tenaga.4. Penghematan tempat penyimpanan.5. Menjaga rahasia arsip.6. Menjaga kelestarian arsip.7. Menyelamatkan pertanggung jawaban perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.Asas KearsipanAsas kearsipan ada 3 macam, yaitu:1. 1. Asas SentralisasiAsas Sentralisasi adalah penyelenggaraan/penanganan arsip dilakukan dengan cara di pusatkan ke satu unit yang khusus menangani tentang arsip.Keuntungan asas Sentralisasi:1. Pengawasan akan lebih efektif dan efisien.2. Penghematan dalam biaya, alat maupun sarana lainnya.Kelemahan asas Sentralisasi:1. Jika dalam waktu bersamaan tiap unit membutuhkan arsip akan kesulitan terpenuhi dalam waktu cepat.2. Prosedur di pusat belum tentu sama dengan yang ada di masing-masing unit.1. 2. Asas DesentralisasiAsas Desentralisasi adalah cara penanganan arsip dengan disebarkan/dideledasikan/ditimpahkan ke masing-masing unit yang ada dalam organisasi.Keuntungan asas Desentralisasi:1. Tiap unit yang ada dalam organisasi bebas menerapkan sistem kearsipan yang diinginkan.2. Pengawasan arsip tiap-tiap unit lebih mudah.Kelamahan asas Desentralisasi:1. Pimpinan unit sedikit kehilangan waktu karena untuk menangani arsip.2. Tidak dapat menghemat tenaga, alat maupun sarana lain untuk menyimpan arsip.1. 3. Asan GabunganAsas Gabungan adalah penyelenggaraan kearsipan dengan memadukan kebaikan asas sentralisasi dengan kebaikan asas desentralisasi.Fungsi ArsipMenurut Drs. Anhar, fungsi arsip dari segi kegiatan yang dilakukan adalah:1. Sebagai alat penyimpanan warkat.2. Sebagai alat bantuan perpustakaan.3. Penyimpanan warkat-warkat keputusan yang telah diambil, kadang-kadang merupakan bantuan yang berguna bagi pejabat dalam menentukan kebijaksanaan perusahaan.4. Kearsipan berarti menhimpan secara teratur tetap warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaa.Menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Pasal 2, fungsi arsip dibedakan menjadi:1. Fungsi dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara langsng dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelanggaraan keidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam penyelanggaraan administrasi negara.2. Fungsi statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, majpun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

TUJUAN PENYELENGGARA KEARSIPAN menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional.

menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah; menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah adalah bahwa penyelenggaraan kearsipan harus dapat menjamin arsip sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa yang dapat disediakan atau disajikan dalam kondisi autentik dan terpercaya, sehingga dapat berfungsi sebagai alat bukti yang sah maupun dapat menjadi sumber informasi dalam pelaksanaan kegiatan pada masa yang akan datang.arsip yang autentik adalah arsip yang memiliki struktur, isi, dan konteks, yang sesuai dengan kondisi pada saat pertama kali arsip tersebut diciptakan dan diciptakan oleh orang atau lembaga yang memiliki otoritas atau kewenangan sesuai dengan isi informasi arsip.arsip terpercaya adalah arsip yang isinya dapat dipercaya penuh dan akurat karena merepresentasikan secara lengkap dari suatu tindakan, kegiatan atau fakta, sehingga dapat diandalkan untuk kegiatan selanjutnya.

menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;pengelolaan arsip yang andal adalah pengelolaan arsip yang dilaksanakan berdasarkan sistem yang mampu menampung dan merespons kebutuhan perkembangan zaman. Sistem pengelolaan arsip yang andal memiliki kemampuan: menjaring atau menangkap (capture) semua arsip dari seluruh kegiatan yang dihasilkan organisasi; menata arsip dengan cara yang mencerminkan proses kegiatan organisasi; melindungi arsip dari pengubahan, pengurangan, penambahan, atau penyusutan oleh pihak yang tidak berwenang; menjadi sumber utama informasi secara rutin mengenai kegiatan yang terekam dalam arsip; dan menyediakan akses terhadap semua arsip berikut beserta metadatanya.

menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;hak-hak keperdataan rakyat meliputi: hak sosial, hak ekonomi, dan hak politik dan lainlain yang dibuktikan dalam arsip misalnya sertifikat tanah, ijazah, surat nikah, akte kelahiran, kartu penduduk, data kependudukan, surat wasiat, dan surat izin usaha.

mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu;mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional adalah bahwa dengan adanya system yang komprehensif dan terpadu penyelenggaraan kearsipan menjadi lebih dinamis dan terarah.

menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;menjamin keselamatan dan keamanan arsip adalah bahwa arsip baik secara fisik maupun informasinya harus dijaga keselamatan dan keamanannya, sehingga tidak mengalami kerusakan atau hilang. Arsip perlu dijaga kerahasiaanya dari pengaksesan oleh pihak yang tidak berhak, karena arsip merupakan bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; aset nasional adalah kekayaan negara dan masyarakat baik secara ekonomi, sosial, politik, budaya, maupun aspek kehidupan lain yang terekam dalam arsip seperti daftar kekayaan negara maupun bukti-bukti kepemilikan yang harus dilindungi dan dijaga keselamatannya.

meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.meningkatkan kualitas pelayanan publik adalah penyelenggaraan kearsipan yang komprehensif dan terpadu dengan dukungan sumber daya manusia yang profesional serta prasarana dan sarana yang memadai akan meningkatkan kualitas pelayanan public dalam memanfaatkan arsip yang dibutuhkan melalui ketersediaan arsip yang faktual, utuh, sistematis, autentik, terpercaya, dan dapat digunakan.

Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuaiDalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya: Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah. Sistemj desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.