manajemen kearsipan sekretariat daerah kabupaten klaten

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

i

MANAJEMEN KEARSIPAN SEKRETARIAT DAERAH

KABUPATEN KLATEN

( MANAJEMEN ARSIP DINAMIS AKTIF DI BAGIAN UMUM )

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan

Vokasi Ahli Madya ( A. Md.) Dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh :

SITI MUTIAH

D1508120

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2011


commit to user

ii


commit to user

iii


commit to user

iv


commit to user

v

MOTTO

Man Jadda Wajada, Man Shabara Zafira

Siapa yang bersungguh-sungguh akan berhasil, siapa yang bersabar akan

beruntung.

(Anonim)

Where there is a Will There is a Way

Dimana ada tekad disitu ada jalan

(Penulis)


commit to user

vi

PERSEMBAHAN

Karya ini kupersembahkan kepada :

Ayah, Ibu tercinta yang selalu mendo’akanku dan mendukung untuk

segera menyelesaikan tugas akhir ini, semoga ananda dapat

membanggakanmu.

Kakak dan Adik yang selama ini memberiku semangat untuk menyelesaikan

tugas akhir ini.

Seluruh teman-teman Manajemen Administrasi 2008 terutama kelas B

yang telah menghiasi hidupku selama kuliah .

Dan tidak lupa teman-teman ku tersayang Yana, Pika, Hanik, Arin dan Ricky

terimakasih atas perhatian, kebersamaan dan dukungannya.


commit to user

vii

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah

melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan

pengamatan dan penyusunan tugas akhir dengan judul “ Manajemen Kearsipan

Sekretariat Daerah Kabupaten Klaten ( Manajemen Arsip Dinamis Aktif Di Bagian

Umum )” sebagai salah satu syarat untuk memperoleh sebutan vokasi Ahli Madya (

A.Md. ) jurusan Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik.

Penyusunan tugas akhir ini, dapat terselesaikan dengan adanya bantuan dan

dorongan dari semua pihak. Pada kesempatan ini pula penulis menyampaikan ucapan

terima kasih kepada :

1. Ibu Dra. Retno Suryawati, M.Si. selaku pembimbing Tugas Akhir yang telah

meluangkan waktunya dan selalu sabar memberikan bimbingan, arahan dan

petunjuk sehingga penyusunan tugas akhir ini dapat terselesaikan.

2. Bapak Drs. S Samodra, K.MM. selaku Kepala Bagian Umum yang telah

menerima penulis serta memberikan penulis izin dan arahan sehingga dapat

magang di Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten.

3. Bapak Drs. Muchtarhadi, M.Si. selaku penguji tugas akhir yang telah membantu

dalam kelancaran dalam penyusunan tugas akhir ini dan selaku pembimbing

akademik yang telah membantu dan memberikan dorongan dalam kegiatan

perkuliahan serta yang telah mendukung penulis untuk bisa menyelesaikan tugas

akhir ini.

4. Bapak Drs. Amin Mustofa, M.Si. selaku Kasubag TU yang telah memberikan izin

dan bimbingannya selama penulis melakukan magang dan pengamatan di Bagian

Umum Setda Kabupaten Klaten.

5. Bapak Sumanto selaku Staff TU Bagian Kepegawaian yang telah memberikan

bimbingan dan arahan selama penulis melakukan magang dan pengamatan di

Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten.

6. Bapak Agus dan Bapak Guritno selaku pengurus arsip baik surat masuk dan surat

keluar di Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten yang selama ini telah


commit to user

viii

meluangkan waktunya untuk memberikan pengarahan dan pembelajaran

mengenai arsip sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini.

7. Segenap Staff dan Karyawan Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten yang selalu

memberikan petunjuk dan keramahtamahannya selama penulis melakukan

magang dan pengamatan di Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten.

8. Dan segenap pihak yang telah membantu penulis, yang tidak dapat penulis

sebutkan satu persatu yang telah membantu dalam penyelesaian tugas akhir ini.

Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih jauh dari sempurna untuk itu

kritik, saran dan pemikiran dari berbagai pihak sangat penulis harapkan demi

sempurnanya tugas akhir ini.

Surakarta, Juni 2011

Penulis


commit to user

ix

DAFTAR ISI

HALAMAN

HALAMAN JUDUL ..................................................................................... i

HALAMAN PERSETUJUAN....................................................................... ii

HALAMAN PENGESAHAN ....................................................................... iii

HALAMAN PERNYATAAN ...................................................................... iv

MOTTO ......................................................................................................... v

PERSEMBAHAN ......................................................................................... vi

KATA PENGANTAR .................................................................................. vii

DAFTAR ISI ................................................................................................. ix

DAFTAR BAGAN ....................................................................................... xii

DAFTAR GAMBAR ..................................................................................... xiii

DAFTAR TABEL .......................................................................................... xiv

ABSTRAK ..................................................................................................... xv

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah ............................................................... 1

B. Perumusan Masalah....................................................................... 3

C. Tujuan Pengamatan ....................................................................... 4

D. Manfaat Pengamatan ..................................................................... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN

A. Tinjauan Pustaka ........................................................................... 5

1. Pengertian Arsip....................................................................... 5

a. Jenis-Jenis Arsip ................................................................. 7

b. Pengorganisasian Arsip ...................................................... 13

2. Pengertian Kearsipan ............................................................... 16

a. Peranan Kearsipan ............................................................... 16


commit to user

x

b. Manajemen Kearsipan ......................................................... 17

3. Pengertian Manajemen Arsip Dinamis Aktif ........................... 17

a. Lingkup Manajemen arsip Dinamis Aktif ........................... 18

a.1. Pencatatan dan Pendistribusian Surat........................... 18

a.2. Penyimpanan ................................................................ 22

a.3. Pemeliharaan Arsip ...................................................... 26

a.4. Pengawasan Pemakaian Arsip ...................................... 28

b. Faktor Penunjang Manajemen Arsip Dinamis Aktiif .......... 29

1. Sistem Penyimpanan ....................................................... 29

2. Fasilitas Kearsipan .......................................................... 29

3. Petugas Kearsipan ........................................................... 29

B. Metode Pengamatan ...................................................................... 31

1. Lokasi Pengamatan .................................................................. 31

2. Jenis Pengamatan ..................................................................... 31

3. Sumber Data............................................................................. 32

4. Teknik Pengumpulan Data ....................................................... 33

5. Teknik Analisis Data................................................................ 34

BAB III DESKRIPSI LEMBAGA

A. Sejarah ........................................................................................... 36

1. Penelusuran Hari Jadi Kabupaten Klaten .................................. 36

2. Awal Berdirinya Pemerintahan Kabupaten Klaten ................... 38

B. Visi Misi ........................................................................................ 38

C. Pengertian Sekretaris Daerah ........................................................ 39

D. Susunan Organisasi Sekretariat Daerah ........................................ 41

E. Bagian Umum ................................................................................ 44

1. Sub Bagian Tata Usaha Dan Keuangan .................................... 45

2. Sub Bagian Rumah Tangga ....................................................... 46

3. Sub Bagian Perlengkapan .......................................................... 47


commit to user

xi

BAB IV PEMBAHASAN

A. Pelaksanaan Manajemen Arsip Dinamis Aktif Di Bagian

Umum Setda Kabupaten Klaten...................................................... 49

1. Pencatatan ................................................................................... 49

a. Pengurusan Surat Masuk ........................................................ 50

b. Pengurusan Surat Keluar ........................................................ 57

2. Pengendalian dan Pendistribusian............................................... 59

1. Penyimpanan .............................................................................. 62

a. Azas Penyimpanan ................................................................. 62

b. Sistem Penyimpanan .............................................................. 62

c. Prosedur Penyimpanan ........................................................... 63

2. Pemeliharaan Arsip .................................................................... 64

3. Pengawasan ................................................................................ 65

B. Pegawai Kearsipan ........................................................................... 65

C. Fasilitas Kearsipan ........................................................................... 66

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan ...................................................................................... 69

B. Saran ................................................................................................. 71

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN


commit to user

xii

DAFTAR BAGAN

HALAMAN

BAGAN 2.1 Aliran Surat Masuk Penting.................................................... 20

BAGAN 2.2 Aliran Surat Masuk Biasa ...................................................... 21

BAGAN 2.3 AliranSurat Masuk Rahasia .................................................... 22

BAGAN 2.4 Model Analisis Interaktif ........................................................ 34

BAGAN 3.1 Susunan Organisasi Setda Kabupaten Klaten ......................... 43

BAGAN 3.2 Sub Bagian Pada Bagian Umum............................................. 45

BAGAN 4.1 Proses Pengurusan Surat Keluar ............................................. 59

BAGAN 4.2 Alur Pendistribusian Surat ...................................................... 61


commit to user

xiii

DAFTAR GAMBAR

HALAMAN

GAMBAR 4.1 Kartu Kendali Surat Masuk ................................................. 53

GAMBAR 4.2 Lembar Disposisi .................................................................. 54

GAMBAR 4.3 Kartu Kendali Surat Keluar .................................................. 57


commit to user

xiv

DAFTAR TABEL

HALAMAN

TABEL 3.1 Jumlah Pegawai Bagian Umum Berdasarkan Jenis Kelamin 48

TABEL 4.1 Buku Agenda Ekspedisi ......................................................... 51

TABEL 4.2 Agenda Surat Rahasia ............................................................ 52

TABEL 4.3 Agenda Surat Masuk Bagian Umum ..................................... 55

TABEL 4.4 Jumlah Surat Masuk Bulan Februari 2011............................. 56

TABEL 4.5 Daftar Inventaris Kearsipan Sub Bagian Tata Usaha............. 68


commit to user

xv

ABSTRAK

SITI MUTIAH, D1508120, MANAJEMEN KEARSIPAN SEKRETARIAT

DAERAH KABUPATEN KLATEN ( MANAJEMEN ARSIP DINAMIS AKTIF

DI BAGIAN UMUM ), Tugas Akhir, Program Studi Manajemen Administrasi,

Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas

Maret Surakarta, 2011, 71 halaman.

Arsip dinamis aktif merupakan arsip yang masih sering digunakan pada unit

kerja. Arsip ini mengambil peranan penting sebagai sumber informasi. Akan tetapi

manajemen kearsipan sering kali diabaikan. Hal ini akan menimbulkan berbagai

masalah. Tujuan dari pengamatan ini adalah untuk mengetahui manajemen kearsipan

terutama arsip dinamis aktif pada Bagian Umum Setda Klaten.

Pelaksanaan pengamatan ini menggunakan jenis pengamatan observasi

berperan aktif yaitu penulis dalam melakukan pengamatannya langsung berperan aktif

atau ikut berpatisipasi dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan kearsipan yang ada di

Setda Kabupaten Klaten. Dilihat dari sifatnya penelitian ini bersifat deskriptif yaitu

penulis memberikan gambaran tentang manajemen arsip dinamis aktif yang dilakukan

oleh Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten. Sumber data yang diperoleh

berdasarkan narasumber, dokumen dan arsip. Teknik pengumpulan data yang

digunakan adalah wawancara, observasi, mengkaji dokumen dan study pustaka.

Teknik analisis data yang digunakan adalah model analisis interaktif yang terdiri dari

reduksi data, sajian data dan penarikan simpulan.

Berdasarkan pengamatan yang dilakukan penulis dapat diketahui bahwa

manajemen kearsipan (arsip dinamis aktif) pada Bagian Umum Setda Kabupaten

Klaten meliputi pencatatan surat masuk dan surat keluar, pendistribusian,

penyimpanan, pemeliharaan dan pengawasan. Penerimaan dan pencatatan surat masuk

dan surat keluar dilakukan dengan sistem pelayanan satu pintu, sedangkan

penyimpanan arsip di lakukan di unit masing-masing dan dikendalikan oleh bagian

umum dengan menggunakan kartu kendali sistem ini disebut sistem campuran.

Adapun kesimpulan yang dapat diambil dari pengamatan ini yaitu pencatatan surat

masuk dan surat keluar pada Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten sudah baik,

tetapi pada penyimpanan dan pemeliharaan arsip kurang diperhatikan karena

sempitnya ruangan arsip dan terbatasnya alat penyimpanan yang menyebabkan arsip

tidak disimpan pada tempatnya. Selain itu pegawai yang mengurusi arsip dan

mengetahui tentang manajemen kearsipan masih kurang.

Untuk mengatasi masalah tersebut penulis menyarankan penambahan ruangan

dan alat kearsipan. Perlu penambahan pegawai kearsipan dan juga seharusnya setiap

pegawai yang menangani arsip mengikuti diklat tentang kearsipan sehingga lebih

memahami manajemen kearsipan yang baik.


commit to user

xvi

ABSTRACT

Siti Mutiah, D1508120, Manajemen Kearsipan Sekretariat Daerah Kabupaten Klaten

(Manajemen Arsip Dinamis Aktif Di Bagian Umum), End Task, Diploma III

Management Administration, Faculty of Social and Political Sciences, Sebelas Maret

University, Surakarta, 2011, 71 pages.

Active dynamic archive is the archive which is still often used in the work

unit. This archive takes an important role as a source of information. However,

archival management is often overlooked. This will cause many problems.

The purpose of these observations was to determine the dynamic management

of archival records primarily active in the Section of General Secretariat of Klaten.

Implementation of these observations using this type of observation is the author of

observation play an active role in conducting direct observations or participate

actively participate in carrying out the activities of archives in Klaten District

Secretariat. Judging from the nature of this research is descriptive of the author

provides a description of archives and records management actively conducted by the

General Secretariat Section Klaten Regency. Source data are obtained based on

sources, documents and archives. Data collection techniques used were interviews,

observation, document review and study the literature. Data analysis technique used is

an interactive analytical model which consists of data reduction, data presentation and

drawing conclutions.

Based on observations made authors can be seen that the management of

archives (archives dynamically active) in the Klaten district of General Secretariat

include the recording of incoming and outgoing mail, distribution, storage,

maintenance and supervision. Reception and recording of incoming and outgoing mail

is done by the system of one-door, while the archival storage is done in each unit and

is controlled by the public by using the control card system is called mixed system.

The conclusions can be drawn from this observation that records incoming and

outgoing mail in Klaten District Division of General Secretariat has been good, but

the storage and maintenance of archival less attention because of the limited space

and limited archival storage device that causes the archive is not stored in place. In

addition employees who care to know about the archives and archival management

arelacking.

To overcome these problems the authors suggest the addition of the room and

archival tool. Need an additional employee and also archives every employee who

handles should follow the training of archival records so that a better understanding of

good archival management.


commit to user

1

BAB 1

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Dalam suatu kegiatan perkantoran pasti memerlukan adanya arsip. Kebutuhan

terhadap arsip akan selalu ada seiring dengan perkembangan kegiatan perkantoran karena

pada dasarnya arsip muncul dari kegiatan-kegiatan perkantoran yaitu menyimpan

dokumen-dokumen penting dalam bentuk kertas, rekaman maupun media elektronik.

Setiap instansi baik pemerintah maupun swasta mempunyai suatu dokumen penting yang

harus disimpan dan dipelihara guna mengantisipasi kebutuhan akan dokumen tersebut

pada masa yang akan datang. Dokumen yang diarsipkan ini suatu saat dapat dipelajari

dan digunakan sebagai dasar dari pengambilan keputusan. Berkaitan dengan pengambilan

keputusan suatu arsip mempunyai peranan yang vital bagi organisasi.

Arsip merupakan komponen yang vital bagi suatu organisasi karena arsip

mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi dan sebagai alat

pengawasan yang sangat diperlukan bagi setiap organisasi dalam rangka kegiatan

perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan

keputusan, pembuatan laporan, pertanggung jawaban, penilaian dan pengendalian

setepat-tepatnya (Basir Barthos, 1990:2).

Disamping peranan tersebut, menurut fungsi dan jenisnya arsip dapat dibedakan

menjadi arsip dinamis dan arsip statis. Arsip statis adalah arsip yang sudah tidak

dipergunakan secara langsung untuk kegiatan perkantoran sehari-hari. Sedangkan arsip

dinamis merupakan arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,

pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan

secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip dinamis terbagi

menjadi tiga yaitu arsip aktif,arsip semi aktif dan arsip inaktif. Arsip aktif adalah arsip-

arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan unit kerja. Jadi arsip aktif masih

ada di tempat-tempat/unit pengolah dalam suatu kantor/organisasi.(Ig. Wursanto,


commit to user

2

1990:18). Arsip dinamis aktif setiap saat masih dibutuhkan bagi kelangsungan unit

kerja,maka dari itu memerlukan penanganan yang tepat agar setiap saat dibutuhkan

tersedia dengan baik.

Penanganan arsip dinamis aktif memerlukan manajemen/pengaturan yang baik

sesuai kaidah yang berlaku, karena apabila tidak dimanajemen dengan baik akan

menimbulkan arsip kacau. Arsip kacau akan menghambat jalanya aktivitas organisasi.

Oleh karena itu penataan arsip dinamis aktif harus diperhatikan dan diatur sesuai kaidah

yang berlaku agar dalam pencarian informasi pada suatu arsip dapat secara mudah dan

cepat ditemukan, sehingga tidak membuang waktu dan tenaga. Selain mudah ditemukan

arsip hendaknya masih dalam keadaan yang baik. Untuk itu dari bentuk arsip harus

diperhatikan apakah berupa kertas, rekaman audio/video maupun media elektronik

sehingga dapat diketahui bagaimana cara penyimpanan yang baik agar saat digunakan

masih dalam keadaan baik/tidak rusak. Arsip yang sekiranya sudah tidak di pakai

hendaknya dimusnahkan agar tidak menumpuk di tempat penyimpanan arsip dan

mempersulit upaya penemuan kembali.

Saat ini sering kali arsip dinamis aktif diabaikan. Arsip yang masih sering

digunakan ini hanya dibiarkan tergeletak di meja ataupun ditumpuk saja tanpa ada

pengaturan yang baik. Pentingnya arsip ini baru dirasakan apabila suatu saat memerlukan

dokumen lama dan menemukan kesulitan dalam pencarian, arsip rusak maupun hilang.

Hal ini disebabkan karena tidak ada manajemen yang baik dan arsip di anggap tidak

penting. Anggapan ini muncul karena kurangnya pemahaman dan kesadaran bahwa suatu

saat arsip dinamis aktif yang disimpan dapat dipelajari dan dipergunakan sebagai dasar

pengambilan keputusan guna menjaga kelancaran aktivitas organisasi.

Kegiatan kearsipan dilakukan baik organisasi pemerintah maupun swasta untuk

menunjang kelancaran aktivitas organisasi begitu pula pada kantor Pemerintah Daerah.

Dalam menyelenggarakan pemerintahan daerah, Bupati dibantu oleh Perangkat Daerah.

Secara umum Perangkat Daerah terdiri dari unsur staff yang membantu penyusunan

kebijaksanaan dan koordinasi diwadahi dalam lembaga sekretariat. Lembaga sekretariat

ini merupakan unsur staff yang menyelenggarakan fungsi seperti bidang hukum,


commit to user

3

organisasi, hubungan masyarakat, protokol dan pelayanan administratif, serta fungsi

pemerintahan umum lainya antara lain bidang penanganan perbatasan dan kerjasama

yang termasuk sebagai bagian dari urusan pemerintahan dan tidak termasuk fungsi daerah

maupun lembaga teknis daerah diwadahi dalam Sekretariat Daerah (Peraturan Daerah

Kabupaten Klaten no. 8 tahun 2008).

Dalam melaksanakan tugasnya Sekretaris Daerah dibantu oleh beberapa Asisten

dan bagian termasuk Bagian Umum. Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten merupakan

tempat pelayanan satu pintu terhadap surat-surat masuk maupun penomoran surat keluar.

Surat-surat tersebut harus dikelola dan diarsipkan. Bagi lingkungan Setda arsip ini masih

sering digunakan untuk dipelajari dan ditindak lanjuti sebagai dasar dari upaya

pengambilan keputusan ataupun perumusan kebijakan yang akan dilakukan pada suatu

permasalahan. Arsip-arsip tersebut merupakan arsip dinamis aktif karena pada dasarnya

masih sering digunakan. Keberadaan arsip dinamis aktif di setiap unit kerja Setda

Kabupaten Klaten sangat penting sehingga harus dimanajemen dengan baik. Oleh karena

itu penulis ingin mengamati :

“MANAJEMEN KEARSIPAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KLATEN (

MANAJEMEN ARSIP DINAMIS AKTIF DI BAGIAN UMUM )”.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan Permasalahan yang telah penulis kemukakan diatas rumusan masalah

yang dikembangkan sebagai berikut :

1. Bagaimana pelaksanaan manajemen kearsipan terutama pada arsip dinamis aktif

yang dilakukan oleh Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten?

2. Bagaimana faktor pendukung kearsipan yang ada pada Bagian Umum Setda

Kabupaten Klaten?


commit to user

4

C. Tujuan Pengamatan

Tujuan pengamatan yang telah dilakukan antara lain :

1. Untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan manajemen kearsipan terutama pada

arsip dinamis aktif yang dilakukan oleh Bagian Umum dan bagaimana faktor

pendukung kearsipan yang ada di Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten.

2. Dari pengamatan yang telah dilakukan oleh penulis diharapkan laporan ini

bermanfaat bagi pembaca.

3. Untuk memenuhi syarat dalam memperoleh sebutan Ahli Madya Pada Program

Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta.

D. Manfaat Pengamatan

Manfaat yang dapat diperoleh dari pengamatan yang dilakukan antara lain :

1. Bagi instansi

Dapat digunakan sebagai bahan masukan dan evaluasi tentang manajemen

kearsipan.

2. Bagi penulis

Dapat memberikan pengetahuan tentang kegiatan administrasi perkantoran dalam

pelaksanaanya dilapangan, khususnya tentang manajemen kearsipan.


commit to user

5

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN

A. Tinjauan Pustaka

1. Pengertian Arsip

Jika kita membicarakan arsip kita harus tahu arti dari kata itu sendiri, kata

arsip berasal dari bahasa belanda (archief), file (inggris) dan record. Kata kata

tersebut dalam bahasa Indonesia memiliki arti:

- File merupakan jenis arsip aktif, yaitu jenis arsip yang masih digunakan langsung

dalam proses administrasi, sehingga arsip ini masih di unit kerja.

- Record merupakan jenis arsip inaktif yang sudah menurun nilai kegunaanya

dalam proses administrasi sehari-hari. Arsip ini tidak terdapat di unit kerja, akan

tetapi sudah berada di unit kearsipan organisasi yang bersangkutan.

- Archive merupakan arsip statis yaitu arsip yang tidak secara langsung digunakan

dalam proses penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip ini berada di Arsip

Nasional RI pusat atau Arsip Nasional RI daerah. Arsip nasional merupakan

bahan pertanggungjawaban nasional bagi kegiatan pemerintah untuk generasi

yang akan datang. (Ig Wursanto, 1995:11)

Didalam penjelasan umum Undang-Undang no.7 tahun 1971 arsip adalah :

- Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan

badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apa pun baik dalam keadaan

tunggal maupun berkelompok. Dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

- Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau

perorangan dalam bentuk corak apa pun baik dalam keadaan tunggal maupun

berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Yang dimaksud dengan naskah-naskah dalam bentuk corak bagaimanapun juga

adalah arsip baik yang tertulis maupun dalam bentuk rekaman, film dan lain


commit to user

6

sebagainya. Sedangkan yang dimaksud dengan berkelompok ialah naskah-naskah

yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu dengan yang lain yang dihimpun

dalam satu berkas tersendiri mengenai masalah yang sama.

Arsip mempunyai beberapa pengertian tergantung pada segi peninjauanya.

Berikut merupakan beberapa pengertian arsip dari para ahli :

- Menurut Basir Bartos (1990:1) Arsip merupakan setiap catatan tertulis baik

dalam bentuk gambar maupun bagan yang memuat keterangan-keterangan

mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat untuk

membantu daya ingatan orang “itu” pula.

- Menurut Ig Wursanto (1998:19) Arsip adalah kumpulan surat/kumpulan warkat

yang mengandung arti dan mempunyai kegunaan baik bagi kepentingan

organisasi maupun bagi kepentingan pribadi/perorangan/individu yang disimpan

sedemikian rupa sehingga dengan mudah dan cepat ditemukan kembali apabila

sewaktu-waktu dipergunakan.

- Menurut The Liang Gie (2007:118) Arsip adalah sekumpulan warkat yang

memiliki guna tertentu dan disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu

kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

- Menurut AW Wijaya (1993:8) Arsip diartikan sebagai proses pengaturan dan

penyimpanan surat secara teratur sehingga setiap saat diperlukan dengan mudah

dan cepat diketahui.

Dari berbagai pendapat tersebut arsip merupakan sekumpulan warkat atau

dokumen penting yang disimpan dengan sistematika tertentu sehingga saat

dibutuhkan dapat ditemukan secara cepat dan tepat.


commit to user

7

a. Jenis-Jenis Arsip

Menurut jenisnya arsip dapat digolongkan menjadi beberapa macam (Ig

Wursanto, 1998:21) yaitu :

a.1. Jenis-jenis arsip ditinjau dari bentuknya:

1. Surat

Dalam hal ini yang dimaksud surat adalah setiap lembaran kertas yang

berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan

kehidupan organisasi, antara lain :

- Naskah perjanjian/kontrak

- Akte pendirian perusahaan/organnisasi

- Notulen rapat

- Laporan-laporan

- Kuitansi

- Naskah berita acara

- Bon penjualan

- Kartu pegawai

- Tabel-tabel, gambar atau bagan;

- Grafik

2. Mikrofilm

3. Pita rekaman

4. Piringan hitam

Berbagai bentuk arsip tersebut membutuhkan penanganan tersendiri agar saat

disimpan tidak rusak dan tidak bisa digunakan lagi.

a.2. Jenis arsip menurut subyek atau isinya

Jenis arsip menurut subyek/isinya dapat dibedakan menjadi :

1. Arsip keuangan

Yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah keuangan,seperti :


commit to user

8

- Laporan keuangan

- Surat perintah membayar

- Surat permintaan pembayaran

- Surat penagihan

- Daftar gaji, dsb.

2. Arsip kepegawaian

Adalah arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian

Misalnya:

- Daftar riwayat hidup

- Surat lamaran

- Surat pengangkatan pegawai

- Absensi pegawai, dsb.

3. Arsip pemasaran

Merupakan arsip yang berhubungan dengan masalah pemasaran, misalnya:

- Surat permintaan

- Surat penawaran

- Surat perjanjian/kontrak dagang

- Daftar nasabah,relasi, dsb.

4. Arsip pendidikan

Arsip yang berhubungan dengan masalah pendidikan,misalnya:

- Daftar absensi siswa dan guru

- Rekapitulasi proses belajar mengajar

- Program pengajaran, dll.

a.3. Arsip menurut Nilai/kegunaanya dibedakan menjadi

1. Arsip yang mempunyai nilai informasi

Yaitu arsip yang dapat menjadi bahan informasi atau pemberitahuan

tentang suatu hal.


commit to user

9

2. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan administrasi

Yaitu arsip yang dapat dipergunakan dalam proses penyelenggaraan kerja

dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

3. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan hukum

Yaitu arsip yang mengandung peraturan-peraturan dan ketentuan-

ketentuan yang berlaku dan dapat dipergunakan sebagai bahan atau alat

pembuktian dalam suatu peristiwa/kejadian hukum.

4. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan sejarah

Adalah Arsip yang dapat menggambarkan suatu kejadian atau peristiwa

pada masa lampau.

5. Arsip yang mempunyai nilai atau kegunaan ilmiah

Adalah arsip yang dapat dipergunakan untuk pengembangan ilmu

pengetahuan dan penelitian.

6. Arsip yang mempunyai nilai keuangan

Yaitu arsip yang berhubungan atau berisi tentang masalah keuangan.

7. Arsip yang mempunyai nilai pendidikan

Yaitu arsip yang berisi tentang pendidikan dan berguna untuk

pengembangan dalam dunia pendidikan.

8. Arsip yang mempunyai nilai dokumentasi

Yaitu arsip vital yang mempunyai kegunaan sebagai alat pengingat untuk

selama-lamanya, arsip yang disimpan pada Arsip Nasional biasanya

mempunyai guna dokumentasi.

a.4. Penggolongan arsip menurut sifat kepentinganya

1. Arsip non essensial

Yaitu arsip yang tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal penting

sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang lama. Arsip ini disimpan

tidak lebih dari 1 tahun.


commit to user

10

2. Arsip yang diperlukan

Yaitu arsip yang masih mempunyai nilai kegunaan tetapi sifatnya

sementara dan kadang-kadang masih dibutuhkan.Arsip ini bisa disimpan

2-3 tahun.

3. Arsip penting

Yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum , pendidikan, keuangan,

dokumentasi, sejarah dan sebagainya. Arsip yang demikian masih

diperlukan dalam membantu kelancaaran pekerjaan . Apabila arsip ini

hilang sulit diganti dan sulit mencari penggantinya.

4. Arsip vital

Yaitu arsip yang bersifat permanen, langgeng, disimpan untuk selamanya .

Arsip ini misalnya: Dokumen kepemilikan tanah,akte pendirian

perusahaan, daftar hasil ujian pegawai dan sebagainya.

a.5. Berdasarkan keseringan penggunaanya

Menurut keseringan penggunaanya arsip dapat dibedakan menjadi 3

macam:

1. Arsip yang aktif

Yaitu arsip yang masih diperlukan dalam proses penyelenggaraan kerja.

2. Arsip pasif

Yaitu arsip yang jarang dipergunakan dalam proses penyelenggaraan kerja

tetapi kadang-kadang masih diperlukan juga dalam proses

penyelenggaraan kerja.

3. Arsip abadi

Yaitu arsip yang perlu disimpan untuk selama-lamanya.


commit to user

11

a.6. Penggolongan arsip menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaan

1. Arsip sentral

Yaitu arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang disentralkan

penyimpananya. Arsip sentral disebut juga arsip makro atau arsip umum

karena merupakan gabungan atau kumpulan berbagai arsip unit.

2. Arsip unit

Yaitu arsip yang disimpan disetiap bagian atau setiap unit dalam suatu

organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus,karena

hanya khusus menyimpan arsip yang ada di unit bersangkutan.

a.7. Penggolongan arsip menurut keaslianya

1. Arsip asli

Warkat asli adalah warkat bukan berupa tembusan atau tindasan, bukan

berupa fotokopi, bukan berupa rekaman atau bukan berupa microfilm.

2. Arsip tembusan atau tindasan

Warkat tembusan atau warkat tindasan atau carbon copy (cc) adalah

lembaran kedua, ketiga dan sebagainya tergantung berapa lembar atau

berapa rangkap warkat itu ditulis atau diketik sekalian bersama-sama

dengan warkat aslinya (lembar pertama).

3. Arsip salinan

Warkat salinan merupakan hasil salinan dari warkat asli yang isinya sama

dengan warkat aslinya.

4. Arsip berupa petikan

Petikan merupakan kutipan dari surat keputusan yang memuat atau berisi

diktum surat keputusan. Diktum surat keputusan diawali dengan kata

“memutuskan” kemudian disusul sebelah kirinya dengan kata

“menetapkan” dan kemudian diuraikan dictum tersebut.


commit to user

12

a.8. Jenis arsip menurut fungsi dan kegunaanya dibedakan menjadi arsip

dinamis dan arsip statis.

1. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam

perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan, kebangsaan pada

umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan

administrasi Negara.

Arsip dinamis dibedakan menjadi tiga macam :

- Arsip aktif : arsip-arsip yang masih sering dipergunakan bahi

kelangsungan kerja. Jadi arsip aktif masih berada di tempat/unit

pengolah dalam suatu kantor/organisasi.

- Arsip semi aktif : arsip-arsip yang frekuensi penggunaanya sudah

mulai menurun. Arsip semi aktif adalah arsip-arsip dalam masa transisi

dari arsip aktif ke arsip inaktif.

- Arsip inaktif atau arsip semi statis : arsip-arsip yang jarang sekali

dipergunakan dalam proses sehari-hari.

Dari penjelasan tersebut dapat disimpulkan bahwa arsip dinamis aktif

adalah arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan unit kerja

dan dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi

Negara, sehingga masih berada pada unit kerja instansi/organisasi.

2. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk

perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya

maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.

Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip statis adalah arsip- arsip yang

sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran

sehari-hari.


commit to user

13

b. Pengorganisasian arsip

Hasil pekerjaan administrasi adalah arsip. Karena pekerjaaan administrasi

ada pada setiap unit kerja perkantoran, maka pekerjaan kearsipan akan ada pada

setiap unit kerja. Disamping sebagai hasil kerja administrasi arsip juga merupakan

alat bantu untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan administrasi.

Menurut Ig Wursanto (1998:21) pengorganisasian arsip terdapat beberapa

pola yang diterapkan pada suatu organisasi yaitu :

b.1. Sentralisasi

Di kantor pemerintah, swasta, atau lain-lain jenis kantor niscaya

mempunyai satu unit kerja yang khusus menangani penerimaan surat masuk

dan pengiriman surat keluar. Bermacam-macam nama yang diberikan kepada

unit kerja tersebut tetapi biasanya disebut Tata Usaha. Tata usaha disini

merupakan sentral penerimaan surat masuk dan pengiriman surat keluar. Hal

ini disebut sentralisasi surat masuk dan surat keluar.

Sehubungan dengan masalah kearsipan, maka sentralisasi berarti

penyimpanan arsip yang dipusatkan di suatu unit kerja khusus yang lazim

disebut sentral arsip.

Arsip tersebut sebetulnya adalah surat yang sudah disimpan karena

sudah selesai diproses/diolah. Dengan sentralisasi arsip maka semua surat-

surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan di sentral arsip.

1. Keuntungan dari sentralisasi arsip

- Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat

- Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada penanganan arsip

- Kantor hanya menyimpan satu arsip, duplikasinya dapat dimusnahkan

- Sistem penyimpanan dari beberapa arsip dapat diseragamkan.


commit to user

14

2. Kerugian dari sentralisasi arsip

- Sentralisasi arsip hanya efektif dan efisien untuk organsasi kecil

- Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu system

penyimpanan yang seragam

- Unit kerja yang memerlukan arsip memerlukan waktu yang lebih lama

untuk memproleh arsip yang diperlukan.

b.2. Desentralisasi

Suatu kantor dikatakan menganut sistem kearsipan secara desentralisasi

apabila semua unit kerja menelola arsipnya masing-masing. Sistem

penyimpanan (filling system) yang dipergunakan masing-masing unit kerja

tergantung kepada ketentuan kantor bersangkutan. Untuk organisasi yang

besar dengan ruang kantor yang terpisah pisah letaknya system

penyelengaraan arsip secara desentralisasi sangat sesuai dipergunakan. Disini

semua kegiatan kearsipan baik pencatatan, penyimpanan, peminjaman,

pengawasan, pemindahan dan pemusnahan dilaksanakan oleh unit kerja

masing-masing dan ditempat unit kerja masing-masing.

1. Keuntungan desentralisasi

- Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan unit kerja

masing-masing

- Keperluan akan arsip mudah terpenuhi karena berada pada unit kerja

sendiri

- Penanganan arsip akan lebih mudah dilakuan karena arsipnya sudah

dikenal baik.

2. Kerugian desentralisasi arsip

- Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi dan dapat menimbulkan

duplikasi arsip yang disimpan


commit to user

15

- Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di setiap

unit kerja sehingga penghematan pemakaian peralatan dan

perlengkapan sukar dilakukan

- Penataran dan pelatihan kearsipan perlu diadakan karena petugas-

petugas umumnya bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar

belakang kearsipan

- Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan di setiap unit kerja dan ini

merupakan pemborosan.

b.3. Kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi

Untuk mengatasi kelemahan dari dua cara pengelolaan secara

sentralisasi maupun desentralisasi sering ditemukan di perkantoran

kombinasi antara dua cara tersebut. Cara ini sering disebut dengan kombinasi

sentralisasi dan desentralisasi arsip. Dengan cara ini kelemahan keduanya

memang dapat diatasi.

Didalam penanganan arsip secara kombinasi, arsip yang masih aktif

dipergunakan atau arsip aktif dikelola di unit kerja masing-masing pengolah

dan arsip yang sudah kurang dipergunakan atau disebut arsip inaktif dikelola

di sentral arsip. Dengan demikian pengelolaan arsip aktif dilakukan secara

desentralisasi dan arsip inaktif dilakukan dengan cara sentralisasi. Disini

pemindahan arsip dan prosedurnya harus diperhatikan dengan sebaik-baiknya

sesuai dengan jadwal pemindahan(retensi arsip) yang perlu disusun.

Disamping itu sentral arsip perlu memusnahkan arsip-arsip yang sudah tidak

diperlukan lagi sesuai dengan jadwal retensi. Sebelum dimusnahkan arsip-

arsip tersebut perlu diteliti apakah arsip-arsip tersebut perlu dipilih dan

dimusnahkan atau masih mempunyai nilai-nilai tertentu bagi kepentingan

nasional untuk dikirim ke arsip nasional sebagai arsip statis.


commit to user

16

2. Pengertian Kearsipan

Ig Wursanto dalam bukunya “Kearsipan” (1998:12) mengatakan bahwa

Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha

yang banyak dilakukan oleh setiap badan usaha pemerintah maupun badan usaha

swasta. Kearsipan merupakan pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan

warkat, surat-surat dan dokumen kantor lainya. Pekerjaan kantor yang berhubungan

dengan penyimpanan warkat, surat-surat dan dokumen-dokumen inilah yang disebut

kearsipan.

Dengan demikian kearsipan merupakan suatu pekerjaan kantor yang berkaitan

dengan proses pengelolaan arsip, sedangkan arsip sendiri adalah dokumen penting

yang harus disimpan untuk keperluan mendatang.

a. Peranan kearsipan

Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan dan sumber

informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap

organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan,

perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggung

jawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. (Basir Barthos , 1990:2)

Pada pasal 3 Undang-undang no.7 tahun 1971 antara lain dirumuskan

bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan

pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan

pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan.

Dari pengertian tersebut tampak bahwa arti pentingnya kearsipan ternyata

mempunyai jangkauan yang amat luas yaitu sebagai alat untuk membantu daya

ingat manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan

pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Selain itu kearsipan juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian

ilmiah. Usaha-usaha penelitian untuk mempelajari persoalan-persoalan tertentu


commit to user

17

akan lebih mudah bilamana bahan-bahan kearsipan terkumpul, tersimpan baik dan

teratur.

Mengingat pengertian dan peranan kearsipan seperti dikemukakan diatas

maka untuk melaksanakan tugas-tugas pemerintahan dan tugas pembangunan

dengan baik perlu diusahakan peningkatan dan penyempurnaan kearsipan secara

optimal agar dapat berfungsi dengan baik, berdaya guna dan bertepat guna.

b. Manajemen Kearsipan

Manajemen berasal dari kata management (Bahasa Inggris) yang berarti

pengelolaan. Fungsi dasar dari manajemen adalah planning, organizing, actuating

dan controlling. Untuk melaksanakan fungsi tersebut memerlukan data dan

informasi. Arsip menyediakan data dan informasi yang dibutuhkan untuk

operasional organisasi..

Zulkifli Amsyah (1998:4) mengatakan bahwa manajemen kearsipan

adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan

pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan, dan

pemusnahan.

3. Pengertian Manajemen Arsip Dinamis Aktif

Dari pengertian yang dikemukakan oleh Zulkifli Amsyah seperti diatas dapat

diketahui bahwa hakikat dari manajemen arsip dinamis aktif adalah pengurusan arsip

dari pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan,

sampai dengan pengawasan arsip itu sendiri dikarenakan pemindahan dan penyusutan

arsip dilakukan saat arsip sudah dinyatakan tidak aktif lagi.


commit to user

18

a. Lingkup manajemen arsip dinamis aktif

Manajemen arsip dinamis aktif meliputi :

a.1. Pencatatan dan Pendistribusian Surat

Ada tiga prosedur yang umum dipergunakan dalam pencatatan dan

pendistribusian surat (Zulkifli Amsyah, 1998:53) yaitu dengan menggunakan

buku agenda, kartu kendali dan tata naskah.

1. Prosedur buku agenda

- Buku agenda

Halaman-halaman buku uni berisi kolom-kolom keterangan (data) dari

surat yang dicatat. Buku agenda juga dipakai sebagai alat bantu untuk

mencari surat yang ada di file. Buku ini memang sering digunakan

untuk referensi pertama mencari surat, terutama petunjuk tanggal surat

diterima ataupun nomor surat, dll.

- Buku ekspedisi

Buku ekspedisi dipergunakan sebagai tanda bukti penerimaan,

pengiriman atau pendistribusian surat atau barang. Data yang dicatat

disini lebih sedikit dari buku agenda yaitu nomor urut, tujuan surat, isi

surat dan paraf penerima.

2. Prosedur kartu kendali

Pada prosedur pencatatan dan pendistribusian surat dengan

mempergunakan kartu kendali , surat masuk digolongkan kepada surat

penting, surat biasa dan surat rahasia. Surat penting dicatat dan

dikendalikan dengan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengantar

dan surat rahasia dengan lembar pengantar surat rahasia.

Penggunaan kartu kendali pada pencatatan dan pengendalian surat

sesungguhnya adalah sebagai pengganti dari buku agenda dan Buku

ekspedisi.


commit to user

19

Pengarahan/pendistribusian surat masuk dengan menggunakan

kartu kendali dibedakan menjadi tiga macam (Ig Wursanto, 1998:120)

yaitu:

2.1 Pengarahan/ pendistribusian surat masuk penting

Pengarahan surat masuk penting melalui proses sebagai

berikut:

- Surat-surat yang telah digolongkan dalam surat penting oleh

pencatat dicatat dalam kartu kendali rangkap tiga, tetapi kolom

kepada tidak diisi karena belum tahu kepada siapa akan diteruskan.

- Surat-surat beserta kartu kendali diberikan kepada pengarah.

- Pengarah mengadakan pemeriksaan apakah pengisian kolom kartu

kendali sudah benar.

- Setelah dianggap benar pengarah mengisi kolom kepada dengan

menuliskan nama pejabat atau unit kerja yang akan menerima surat

tersebut.

- Surat,beserta dua kartu kendali disampaikan kepada pejabat

pengolah surat. Kartu kendali I tetap berada di tangan pengarah

surat untuk diarsip sebagai alat kontrol.

Kartu kendali I dikumpulkan, dan setelah satu tahun dijilid dan

berfungsi sebagai buku agenda.

- Kartu kendali II dan III oleh pengolah diparaf sebagai bukti bahwa

surat-surat sudah diterima. Kartu kendali dua dikembalikan kepada

pengarah untuk disimpan,sehingga kartu kendali ini dapat

berfungsi sebagai ekspedisi. Selanjutnya Kartu kendali II

diserahkan kepada penata arsip untuk disimpan dan sebagai

pengganti arsip yang masih dalam proses (Unit pengolah).


commit to user

20

Bagan 2.1 Aliran Surat Masuk Penting

Unit kearsipan Unit Pengolah

Penerima

Surat Pencatat

Surat Pengarah

Surat Penata Surat

Sumber : Ig Wursanto, 1998:121

2.2 Pengarahan/pendistribusian surat masuk biasa

Pengarahan surat masuk biasa/rutin melalui proses sebagai berikut :

- Setelah surat dicatat di lembar pengantar rangkap dua surat

tersebut disampaikan ke unit pengolah

- Unit pengolah mengisi lembar pengantar, tanggal dan jam terima

surat, nama, jabatan,serta tanda tangan pada kolom yang telah

disediakan.

- Lembar pengantar I dikembalikan kepada pengarah untuk

kemudian diteruskan kepada penata arsip , sedangkan lembar

pengantar II disimpan oleh unit pengolah.

III

II

III

II I

III

II

I

SP

SP

I

II

II

SP


commit to user

21

Bagan 2.2 Aliran Surat Masuk Biasa

Unit Kearsipan Unit

Pengolah Penerima surat Pencatat surat Pengarah surat Penata surat

Sumber : Ig Wursanto, 1998: 122

2.3 Pengarahan/pendistribusian surat masuk rahasia

Proses pengarahan surat masuk rahasia adalah sebagai berikut:

- Setelah surat dicatat dalam 2 lembar pengantar surat rahasia ,surat

berikut 2 lembar surat pengantar disampaikan kepada unit

pengolah.

- Unit pengolah mengisi tanggal dan jam penerimaan surat,tanda

tangan dan nama terang.

- Lembar pengantar I oleh unit pengolah dikembalikan kepada

pengarah untuk kemudian diteruskan kepada penata arsip untuk di-

file secara kronologis.

- Lembar pengantar II disimpan oleh unit pengolah.

II I

II

I

SB

II

II

II

I

SB SB


commit to user

22

Bagan 2.3 Aliran Surat Masuk Rahasia

Unit kearsipan

Pengolah Penerima

surat

Pencatat

surat

Pengarah

surat

Penata

arsip

Sumber : Ig Wursanto, 1998:123

3. Prosedur tata naskah

Tata naskah adalah suatu kegiatan administrasi didalam memelihara dan

menyusun data-data dari semua tulisan mengenai segi-segi tertentu dari

suatu persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah berkas.

a.2. Penyimpanan

Prosedur penyimpanan adalah langkah-langkah pekerjaan

sehubungan dengan akan disimpanya suatu warkat.

1. Macam penyimpanan

Ada dua macam penyimpanan, yaitu penyimpanan warkat yang belum

selesai diproses(file pending) dan penyimpanan warkat yang sudah dip

roses (file tetap)

II

II

II

I

II

I

II

I


commit to user

23

a. Penyimpanan sementara

File pending atau file tindak lanjut (follow up file) adalah file yang

digunakan untuk penyimpanan sementara sebelum suatu warkat selesai

diproses. File ini terdiri dari map-map yang diberi table tanggal yang

berlaku untu tiga bulan. Setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal.

Pergantian bulan ditunjukan dengan adanya pergantian penunjuk

(guide) bulan yang jumlahnya 12. Warkat yang dipending dalam

waktu tertentu misalnya dapat dimasukan didalam map dibawah bulan

dan tanggal yang dikehendaki. Sesudah selesai diproses barulah

warkat yang dipending itu disimpan pada file penyimpanan. File

pending biasanya ditempatkan pada salah satu laci dari almari arsip

(filling cabinet) yang dipergunakan.

b. Penyimpanan tetap/ permanent file

Dalam penyimpanan secara tetap ini ada beberapa langkah yang harus

ditempuh yaitu:

- Langkah pemeriksaan

Yaitu memeriksa setiap lembar warkat untuk memperoleh

kepastian bahwa warkat-warkat yang bersangkutan memang sudah

siap untuk disimpan. Bilamana terdapat warkat yang belum

ditandai “siap untuk disimpan” sebagaimana tanda yang uum

digunakan oleh kantor atau unit kerja bersangkutan, maka surat

tersebut harus dimintakan dahulu kejelasanya kepada yang berhak.

Kalau terjadi bahwa surat yang harus diteruskan kepada pengolah

ternyata tidak diteruskan tetapi disimpan maka kasus ini dapat

disimpulkan bahwa surat tersebut hilang.

- Mengindeks

Mengindeks adalah pekerjaan menentukan pada nama apa atau

subjek apa, atau kata tangkap lainya surat akan disimpan.


commit to user

24

Penentuan kata tangkap tergantung kepada system penyimpanan

yang dipergunakan.

2. Sistem Penyimpanan

Menurut A.W Wijaya (1993:105) Sistem penyimpanan dapat dibedakan

menjadi 5 macam yaitu:

a. Penyimpanan menurut abjad

Penyimpanan sesuai abjad adalah suatu sistem penyimpanan dan

penemuan kembali arsip berdasarkan abjad. Umumnya dipakai untuk

arsip yang dasar penyusunanya dilakukan terhadap nama orang, nama

perusahaan/organisasi, nama tempat, nama benda, dan

subyek/masalah.

b. Sistem pokok soal (Subject Filling System)

Dalam sistem ini semua naskah/dokumen disusun dan dikelompokan

berdasarkan pokok soal/masalah.

Agar penyelenggaraan penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan

lancar , beberapa langkah dibawah ini perlu diikuti:

- Pengkajian surat/berkas, yaitu untuk mengetahui persoalan yang

terkandung didalamnya.

- Memberikan kode surat

- Mencatat surat kedalam kartu indeks

- Menyimpan surat berdasarkan kode yang tertera.

c. Sistem nomor/angka

Sistem nomor/angka sering juga disebut kode klasifikasi persepuluhan.

Pada sistem ini yang dijadikan kode surat adalah nomor yang

ditetapkan sendiri oleh unit organisasi yang bersagkutan.

d. Sistem wilayah/daerah (Geographical Filling System)

Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan judul nama wilayah

daerah. cara ini menghendaki surat yang berasal dari daerah yang sama


commit to user

25

disimpan pada tempat yang sama pula. Sedangkan dalam tempat

penyimpananya itu sendiri system wilayah ini harus dibantu dengan

sistem lain seperti sistem abjad/sistem tanggal.

e. Sistem tanggal (chronological Filling System)

Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan waktu seperti tahun,

bulan dan tanggal. Cara kronologis dipakai jika arsip merupakan

rangkaian yang menyangkut suatu masalah yang sama dan berasal dari

instansi yang sama pula.

3. Alat-alat penyimpanan (Basir Barthos, 1990:198)

a. Folder/map

Adalah semacam map tetapi tidak menggunakan daun penutup. Pada

folder terdapat tab yaitu bagian yang menonjol pada sisi atas untuk

menempatkan title file yang bersangkutan.

b. Guide/penunjuk dan pemisah

Guide merupakan penunjuk tempat berkas berkas itu disimpan

sekaligus berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut.

Bentuknya hampir sama dengan folder tetapi hanya merupakan

lembaran yang berbentuk segi empat dan mempunyai tab untuk

mencantumkan title/kode klasifikasi

c. Ticker file

Alat ini untuk menyimpan kartu kendali dan kartu pinjam arsip.

d. Filling cabinet (lemari arsip)

Filling cabinet ini dipergunakan untuk menyimpan folder yang telah

berisi lembaran-lembaran arsip bersama guide-guidenya. Filling

cabinet yang terbaik biasanya terbuat dari logam karena lebih kuat,

tahan air dan panas serta praktis.


commit to user

26

e. Rak arsip

Rak untuk penyimpanan berkas/arsip tidak berbeda dengan rak untuk

menyimpan buku-buku di perpustakaan.Cara penataan berkas sama

dengan cara pada filling cabinet hanya pada rak susunanya vertikal ke

samping kiri ke kanan. Petunjuk dan folder yang akan ditempatkan di

rak, petunjuknya dipasang disisi samping.

Rak dan kotak digunakan untuk menyimpan arsip inaktif sedangkan

filling cabinet dan folder serta petunjuk dipergunakan untuk

menyimpan arsip.

a.3. Pemeliharaan Arsip

Menyimpan arsip hendaknya ditempat yang memenuhi syarat. (Basir

Barthos, 1990:51) Tempat penyimpanan arsip harus kering, kuat, terang dan

berventilasi baik untuk menghindari kerusakan-kerusakan arsip yang

disebabkan:

1. Kerusakan oleh penyebab dari dalam

a. Kertas

Kertas bermacam-macam jenisnya dan bahan pembuatanya, harus

dipilih bahan kertas yang kuat sehingga tidak cepat rusak. Akan tetapi

betapapun baiknya kertas jika perawatan penyimpananya tidak baik,

daya tahan kertaspun tidak akan lama. Oleh karena itu disamping

pemilihan jenis kertas yang baik juga harus diperhatikan perawatan

penyimpananya.

b. Tinta

Tinta yang mutunya kurang baik akan mudah luntur jika terkena air.

Perlu adanya pemilihan tinta yang berkualitas mengingat arsip sangat

diperlukan untuk kelangsungan organisasi.


commit to user

27

c. Pasta/lem

Pasta/lem yang dipergunakan sebagai perekat juga dapat memicu

kerusakan. Dengan mengetahui sifat-sifat organik dari material

tersebut kita dengan segera melakukan usaha-usaha pencegahan

terhadap musuh-musuh kertas yang mungkin menyerangnya.

2. Kerusakan akibat serangan dari luar

a. Kelembaban

Akibat kelembaban udara yang tidak terkontrol akan memungkinkan

akibat-akibat seperti timbulnya jamur, lem/pasta hilang, kertas menjadi

lemah dan merusakkan kulit. Pertolongan pertama ialah dengan

menormalisasi kelembaban yaitu dengan menambah edaran udara

panas (kering) dengan menggunakan panasnya listrik.

b. Udara yang terlalu kering

Udara yang terlalu kering juga menyebabkan kertas menjadi kering,

keras dan mudah patas. Untuk mengatur kelembaban udara perlu

dipasang hygrometer didalam ruangan, sedangkan temperature udara

antara 650 sampai 85

0 F.

c. Sinar matahari

Sinar matahari terutama sinar ultra violet juga dapat merusak kertas

sehingga menjadi buruk, berwarna coklat dan tintanyapun luntur.

Untuk mengatur sinar matahari yang masuk hendaknya pintu atau

jendela dihadapkan kearah utara/selatan untuk menghindari sinar

matahari langsung.

d. Debu

Bagaimanapun kecilnya debu merupakan musuh kertas yang ganas.

Untuk menghadapi debu-debu ini dapat dilakukan cara memasang

jaring kawat yang halus pada pintu/jendela atau dengan memasang

filter electrostatic.


commit to user

28

e. Kekotoran udara

Kekotoran udara yang disebabkan oleh sulphur dioxide sangat

membahayakan kertas. Karena gas dapat menimbulkan reaksi kimia

yang dapat merusak kertas. Oleh karena itu yang paling penting

dilakukan adalah dengan membersihkan udara.

f. Jamur dan sejenisnya

Jamur timbul karena kelembaban udara yang tidak baik . Obat-obat

adalah upaya pencegahan akan tetapi untuk menghilangkan jamur

tersebut bisa menggunakan alkohol.

g. Rayap

Usaha pencegahan yang paling tepat adalah dengan peniadaan

penggunaan kayu pada tempat penyimpanan arsip.

a.4. Pengawasan Pemakaian Arsip

Arsip-arsip sering dikeluarkan dari tempat penyimpananya (file)

apabila arsip tersebut diperlukan untuk suatu pemakaian. Surat-surat sering

dikeluarkan dari tempat penyimpanannya( filling cabinet) baik untuk

kebutuhan petugas, atasan maupun unit kerja lain.

Terlepas dari apapun alasan arsip dikeluarkan dari tempat

penyimpananya, untuk kepentingan tertibnya pengawasan terhadap keluar

masuknya arsip, diperlukan adanya suatu tata cara tertentu dalam bentuk

prosedur pengeluaran arsip dari file dan pengembalianya ke dalam file.

Peminjaman arsip harus dicatat dengan formulir ataupun daftar pinjaman

agar dapat diketahui dimana arsip berada sehingga diketahui pula siapa yang

bertanggung jawab terhadap arsip sehingga meminimalisir kemungkinan

arsip hilang.

Upaya pemindahan dan pemusnahan dilakukan apabila suatu surat

sudah tidak dinyatakan aktif lagi sehingga manajemen arsip dinamis aktif


commit to user

29

hanya sampai pengawasan terutama peminjaman arsip aktif agar tetap

tersedia dengan baik.

b. Faktor Penunjang Manajemen Arsip Dinamis Aktif

Menurut Ig Wursanto (1995:30) ada beberapa faktor yang dapat

mengidentifikasikan apakah manajemen kearsipan (arsip dinamis aktif) pada

suatu organisasi/instansi dapat dikatakan baik yaitu :

1. Penggunaan sistem penyimpanan secara tepat

Sistem penyimpanan arsip/filling system adalah suatu rangkaian tata cara

yang teratur menurut pedoman tertentu untuk menyusun/menyimpan warkat-

warkat sehingga jika diperlukan dapat ditemukan secara cepat dan tepat.

Cepat atau tidaknya dalam upaya penemuan kembali tergantung kepada

sistem kearsipan yang dipakai apakah sudah dimanajemen dengan baik.

2. Fasilitas kearsipan yang memenuhi syarat

Dalam kamus administrasi, fasilitas dapat diartikan sebagai kebutuhan yang

diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan dalam suatu usaha kerja

sama manusia. Fasilitas kearsipan dapat dikelompokan menjadi 4 yaitu:

- Alat-alat korespondensi, seperti kertas, mesin tik, stempel, karbon, dan

sebagainya.

- Alat-alat penerimaan surat seperti bak/kotak surat, meja tulis, rak, dan

sebagainya.

- Alat penyimpanan surat (setelah diarsipkan) seperti map ordner, folder,

lemari, filling cabinet, dan seterusnya.

- Alat-alat lainya seperti ruangan yang cukup, cahaya, kode pokok soal dan

sebagainya.

3. Petugas kearsipan yang memenuhi syarat

Seorang petugas untuk dapat melaksanakan tugasnya dengan baik harus

memenuhi syarat-syarat tertentu yaitu:


commit to user

30

- Memiliki pengetahuan di bidang pengetahuan umum terutama yang

menyangkut masalah surat menyurat dan arsip,

- Mengetahui seluk beluk instansinya yakni tugas-tugas dan pejabat-

pejabatnya,

- Pengetahuan khusus tentang tata kearsipan,

- Memiliki keterampilan untuk melaksanakan teknik tata kearsipan yang

sedang dijalankan.

- Berkepribadian yakni memiliki ketekunan, kesabaran, ketelitian, kerapian,

kecekatan, kecerdasan, kejujuran serta loyal dapat menyimpan rahasia

organisasi.


commit to user

31

B. Metode Pengamatan

1. Lokasi pengamatan

Pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten Klaten. Kantor

Pemerintah Daerah merupakan pusat kegiatan administrasi pemerintahan di

Kabupaten Klaten. Kantor Pemerintah Daerah Kabupaten Klaten berlokasi di jalan

Pemuda no.249 Klaten. Penulis memfokuskan penelitian di Bagian Umum Setda

Kabupaten Klaten yang berada di kompleks Pemda Klaten. Bagian umum

mempunyai wewenang untuk mengurusi surat masuk dan surat keluar. Kegiatan

pengurusan surat masuk dan surat keluar ini dilakukan dengan asas satu pintu. Penulis

memilih lokasi pengamatan di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Klaten

karena sebagai instansi pemerintah yang melayani kegiatan administrasi

pemerintahan tentunya dituntut untuk melayani masyarakat. Pelayanan yang

dilakukan harus cepat, tepat dan akurat sehingga memerlukan suatu manajemen

kearsipan yang baik.

2. Jenis pengamatan

Jenis pengamatan yang dilakukan oleh penulis yaitu observasi berperan aktif.

Observasi berperan aktif merupakan pengamatan yang dilakukan secara langsung di

lapangan dengan bertanya dan mengamati kegiatan yang ada. Menurut H.B Sutopo

(2002:67) observasi berperan aktif ini merupakan cara khusus dan peneliti tidak

bersikap pasif sebagai pengamat, tetapi memainkan berbagai peranan yang

dimungkinkan dalam suatu situasi yang berkaitan dengan penelitianya, dengan

mempertimbangkan akses yang diperolehnya yang bermanfaat bagi pengumpulan

data.

Dilihat dari sifatnya penelitian ini bersifat deskriptif, yaitu pengamatan yang

dilakukan untuk memberikan informasi dan gambaran tentang manajemen arsip

terutama arsip dinamis aktif yang ada di Setda Kabupaten Klaten. Menurut H.B

Sutopo (2002:35) Peneliti menekankan catatan yang menggambarkan situasi


commit to user

32

sebenarnya guna mendukung penyajian data, jadi dalam mencari pemahaman penulis

tidak memotong halaman cerita dan data-data lainnya dengan simbol-simbol angka.

Penulis berusaha menganalisis data dengan semua kekayaan wataknya yang penuh

nuansa, sedekat mungkin dengan bentuk aslinya seperti waktu dicatat.

3. Sumber Data

Data merupakan sumber fakta/keterangan yang diperoleh dari penelitian.

Sumber data yang diperoleh dari penelitian ini melalui:

a. Nara sumber/Informan

Dalam penelitian kualitatif posisi sumber data manusia sangat penting

perananya sebagai individu yang memiliki informasinya. Peneliti dan narasumber

di sini memiliki posisi yang sama dan narasumber bukan hanya sekedar

memberikan tanggapan pada yang diminta peneliti tetapi lebih memilih arah dan

selera dalam menyajikan informasi yang dia miliki.

Untuk memilih siapa yang menjadi informan , peneliti wajib memahami

posisi dan informasi yang dimilikinya sesuai dengan kebutuhan penelitianya. Hal

ini disebut dengan istilah purposive sampling yaitu peneliti cenderung memilih

informan yang dianggap mengetahui informasi dan masalahnya secara mendalam

dan dapat dipercaya untuk menjadi sumber data yang mantap. Informan yang

dipilih dalam penelitian ini adalah:

- Kepala Sub Bagian Tata Usaha Bapak Amin Mustofa

- Petugas unit penyimpanan arsip Bapak Agus

- Staff kepegawaian Bapak Sumanto

b. Dokumen dan arsip

Dokumen dan arsip merupakan bahan tertulis yang bergayutan dengan

suatu peristiwa atau aktivitas tertentu. Banyak perisyiwa yang telah lama terjadi

bisa diteliti dan dipahami atas dasar kajian dari dokumen atau arsip-arsip baik

yang secara langsung maupun tidak, sangat berkaitan dengan permasalahan yang

diteliti. Dalam mengkaji dokumen peneliti tidak hanya mencatat apa yang tertulis


commit to user

33

tetapi juga berusaha menggali dan menangkap maknanya yang tersirat dari

dokumen itu.

Adapun dokumen dan arsip yang digunakan untuk menunjang penelitian

ini yaitu berkas-berkas/arsip yang berada pada tempat penyimpanan arsip yang

berada pada Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten dan pedoman kearsipan yang

berlaku serta Tata Naskah atau Peraturan Daerah Kabupaten Klaten Tahun 2008.

4. Teknik Pengumpulan Data

a. Wawancara

Wawancara adalah teknik pengamatan dengan melaksanakan tanya jawab

langsung dengan informan yang dipilih untuk melengkapi data yang diperlukan.

Menurut H.B Sutopo (2002:59) wawancara dibedakan menjadi wawancara

secara terstruktur dan tidak terstruktur. Dalam wawancara terstruktur masalah

ditentukaan peneliti sebelum wawancara dilakukan, sedangkan dalam wawancara

tidak terstruktur wawancara dilakukan dengan pertanyaan yang bersifat open

ended dan mengarah pada kedalaman informasi serta dilakukan dengan cara yang

tidak secara formal terstruktur.

Dalam wawancara ini penulis memilih wawancara tidak terstruktur karena

lebih tidak formal dan bisa lebih mengeksplor jawaban-jawaban yang diberikan.

b. Observasi

Menurut H.B Sutopo (2002:64) Teknik observasi digunakan untuk

menggali data dari sumber data yang berupa peristiwa , tempat/lokasi, dan benda

serta rekaman gambar. Observasi dapat dilakukan secara langsung maupun tidak

langsung. Dalam observasi langsung dapat dilkukan secara berperan maupun

tidak berperan.

Pada penelitian ini observasi yang dilakukan oleh penulis dilakukan secara

langsung dan ikut berperan aktif dengan melakukan Kuliah Kerja Magang selama

satu setengah bulan di Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten dan terlibat

langsung dengan kegiatan kearsipan.


commit to user

34

c. Mengkaji Dokumen dan arsip

Sebagai catatan formal arsip sering memiliki peran sebagai sumber

informasi yang sangat berharga bagi pemahaman suatu peristiwa. Sumber data

berupa arsip dan dokumen biasanya merupakan sumber data pokok dalam

penelitian kesejarahan, terutama untuk mendukung proses interpretasi dari setiap

peristiwa yang diteliti. (H.B Sutopo, 2002:69)

d. Study Pustaka

Dalam penulisan laporan Tugas Ahir ini juga diperlukan studi pustaka

untuk mendukung hasil penelitian agar lebih valid. Studi pustaka dilakukan

dengan mencari literatur yang sesuai dengan masalah yaitu bidang kearsipan.

5. Teknik analisis data

Dalam penelitian kualitatif terdiri dari tiga komponen pokok yaitu reduksi

data, sajian data dan penarikan simpulan. Ketiga komponen tersebut saling berkaitan

dan tidak terpisahkan.

Bagan 2.4 Model Analisis Interaktif

Sumber : H.B Sutopo, 2002:96

PENGUMPULAN DATA

REDUKSI DATA PENYAJIAN

DATA

PENARIKAN SIMPULAN


commit to user

35

Reduksi data sebagai komponen pertama bahkan sudah dilakukan sejak

penyusunan proposal penelitian. Reduksi data dilakukan dengan peneliti

menyusun rumusan pengertian secara singkat, berupa pokok temuan yang

penting dalam arti inti pemahaman segala peristiwa yang dikaji.Kemudian diikuti

penyusunan sajian yang berupa cerita sistematis dan logis dengan suntingan

penelitianya supaya makna peristiwa menjadi lebih jelas dipahami dengan

dilengkapi perabot sajian yang diperlukan (tabel, gambar dll) yang mendukung

kekuatan sajian data. Pada waktu pengumpulan data sudah berahir peneliti mulai

menarik kesimpulan berdasarkan semua yang terdapat pada reduksi maupun

sajian data. Apabila simpulan dirasa kurang maka peneliti wajib melakukan

pengumpulan data yang terfokus untuk mencari pendukung simpulan dan

pendalaman data.


commit to user

36

BAB III

DESKRIPSI LEMBAGA

A. Sejarah

1. Penelusuran hari jadi Kabupaten Klaten

Daerah yang sekarang merupakan wilayah Kabupaten Klaten merupakan

daerah kuno. Dalam arti sudah dihuni oleh manusia sejak masa peradaban hindu

dimulai di tanah Jawa.

Pada masa awal berdirinya kerajaan-kerajaan Hindu Jawa Klaten telah tampil

ke muka. Terbukti ditemukanya peninggalan-peninggalan Hindu-Budha di daerah ini,

seperti candi,prasasti dan benda-benda logam. Hal ini dapat dilihat dari nama-nama

Desa ( Daerah ) di wilayah kabupaten Klaten yang keberadaanya dapat dirunut hingga

pada masa Hindu Budha. Seperti Pulu Watu (sekarang Desa Puluh Watu). Gumulan

(Desa Gumulan, Kec. Kalikotes). Wadihati (Desa Wedi), Mirah-mirah (Desa Muruh)

dan Upit (Ngupit, Kec. Ngawen). Bahkan di daerah Ngupit juga terdapat prasasti

yang berkaitan dengan pendirian desa tersebut sebagai desa perdikan. Prasasti Upit

dikeluarkan oleh rakyat Kayuwangi dan bertanggal 11 November 866 M.

Pada masa kerajaan Islam (Demak, Pajang, Mataram) daerah Klaten yang

termasuk Negaragung (Negara Agung) juga menyimpan kisah-kisah sejarah yang

terdokumentasi dalam cerita rakyat, babad dan sumber sejarah lainya. Kisah tentang

Kyai Melati yang dipercayai masyarakat Klaten sebagai “Cikal bakal” kota Klaten

merupakan awal adanya pemukiman di kota Klaten. Dari Kyai Melati inilah nantinya

muncul kata Klaten. Namun demikian hingga ahir abad ke-18 nama Klaten belum

pernah disebut, baik dalam sumber sejarah tradisional maupun kolonial.

Nama Klaten baru muncul dalam sumber sejarah ketika desa ini dipilih

sebagai tempat pendirian Benteng Loji. Benteng Loji sebagai pusat pemerintahan


commit to user

37

kolonial. Setiap pendirian selalu dicatat dandiarsipkan oleh pegawai kolonial, apalagi

Benteng Loji yang disebut juga Loji Klaten memiliki fungsi militer dan administrasi

yang penting karena terdapat tepat di tengah antara kekuasaan Kesultanan Yogyakarta

dan Kasunanan Surakarta. Maka segala aktifitas yang berada di kawasan Loji selalu

tercatat dengan baik. Pendirian Benteng Loji yang peletakan batu pertamanya dimulai

pada hari Sabtu 28 Juli 1804. Pendirian Benteng Loji di desa Klaten dapat dianggap

sebagai awal munculnya sebuah pemerintahan supra desa, karena benteng loji

merupakan simbol kekuasaan baik tradisional maupun kolonial.

Berdasarkan pada pendirian benteng inilah maka pada tahun-tahun berikutnya

Klaten dipilih sebagai tempat kedudukan pos Tundhan pada tanggal 12 Oktober tahun

1840. Kabupaten gunung polisi pada tanggal 05 Juni 1847 (Berdasarkan Staatblad no.

30 tahun 1847.Staatblad no. 32 Tahun 1854 dan Staatblad no. 209 tahun 1874) dan

Kabupaten Pangreh Praja pada tanggal 12 Oktober 1918 (berdasarkan Rijksblad

Surakarta no.23 tahun 1918).

Melihat sejarah yang ada di Kabupaten Klaten seperti diatas maka tim

penggali Hari jadi Kabupaten Klaten memilih tanggal pendirian Benteng Klaten

sebagai hari dan tanggal kelahiran Kabupaten Klaten. Hal ini didasarkan pada

peristiwa awal munculnya nama Klaten dalam sumber sejarah (dasar nomenklatur)

dan asas kontinuitas peristiwa-peristiwa sejarah yang ada di Klaten. Disamping

dukungan sumber sejarah yang tertulis tentang pendirian Benteng Klaten juga

menjadi dasar dipilihnya tanggal 28 Juli 1804 sebagai hari lahirnya Kabupaten Klaten

dan telah ditetapkan dengan Perda no. 12 Tahun 2007 tanggal 18 Juni tahun 2007

tentang hari jadi Kabupaten Klaten.


commit to user

38

2. Awal Berdirinya Pemerintahan Kabupaten Klaten

Pemerintahahan Kabupaten Klaten sebagai wilayah daerah otonom dibentuk

berdasarkan Undang-Undang no. 13 tahun 1950 dan Peraturan Pemerintah no. 32

tahun 1950. Tugas dan kekuasaannya dijelaskan pula pada lampiran Undang-

Undang no. 13 tahun 1950. Sebelumnya daerah Kabupaten Klaten adalah termasuk

wilayah bekas Swapraja Kasunanan.

Struktur pemerintahan otonomnya didasarkan atas UU no 22 tahun 1948,

dimana Bupati Kepala Daerah dalam tugasnya sehari-hari didampingi oleh sebuah

Dewan Pemerintahan Daerah yang anggotanya terdiri dari 5 orang disamping itu

Bupati Kepala Daerah juga memiliki pengawasan terhadap Legislatif.

B. Visi dan Misi

1. Visi Kabupaten Klaten

Terwujudnya Klaten yang toto titi tentrem kerto rahajo.

2. Misi Kabupaten Klaten

a. Mengupayakan terpenuhnya kebutuhan dasar masyarakat (wareg, wasis,

wisma dan wutuh)

b. Mengupayakan rasa aman lahir dan batin serta tercukupinya kebutuhan

materiil dan spiritual serta meningkatkan keimanan, ketaqwaan kepada

Tuhan Yang Maha Esa.

c. Meningkatkan partisipasi masyarakat dan penghargaan serta aktualisasi diri

dalam pembangunan.

d. Menumbuhkan kehidupan perekonomian yang dinamis dengan

menumbuhkan kehidupan perekonomian rakyat yang berbasis sumber daya

lokal, menjaga kelestarian hidup, serta mengurangi kemiskinan.

e. Penerapan pengunsurutamaan gender dalam berbagai fungsi pemerintahan.


commit to user

39

f. Mengembangkan kerja sama dengan berbagai pihak pelaku pembangunan.

g. Mewujudkan tata pemerintahan yang baik yang didukung sumber daya yang

memadai.

h. Mendorong otonomi desa dan menjadikan desa sebagai pusat pertumbuhan.

C. Pengertian Sekretaris Daerah

Sekretaris Daerah sebagaimana dimaksud pada pasal 2 ayat 1 Perda no 9 tahun

2008 mempunyai tugas dan wewenang mendukung pelaksanaan tugas Bupati dalam

penyelenggaraan pemerintahan, dan memberikan pelayanan administratif kepada seluruh

satuan kerja perangkat daerah. Sekretariat Daerah yang dipimpin oleh Sekretaris Daerah

mempunyai tugas dan kewajiban membantu Bupati dalam menyusun kebijakan dan

mengkoordinasikan dinas daerah dan lembaga teknis daerah.

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat 2, Sekretaris Daerah

mempunyai fungsi:

- Penyusunan kebijaksanaan pemerintah daerah

- Pengkoordinasian pelaksanaan tugas dinas daerah dan lembaga teknis daerah

- Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan pemerintah daerah

- Pembinaan administrasi dan aparatur pemerintah daerah

- Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas dan

fungsinya.


commit to user

40

Rincian tugas Sekretaris Daerah yang termuat dalam Perda no 9 th 2008 ayat 1

adalah :

- Mengkoordinasikan perumusan kebijakan bupati dengan mengacu RPJP, RPJMD,

RKPD, Rencana strategik Kabupaten dan ketentuan perundangan yang berlaku

- Merumuskan visi-misi, tujuan dan sasaran yang hendak dicapai dalam

penyelenggaraan pemerintahan

- Menugaskan para Asisten dan Kepala Bagian serta mengkoordinasikan SKPD

dalam penyelenggaraan pemerintahan, pembangunan dan kemasyarakatan

- Mengendalikan dan membina aparat perangkat daerah yang berada dibawahnya

dalam menyelenggarakan tugas dan fungsinya

- Memantau dan menilai pelaksanaan tugas perangkat daerah yang berada

dibawahnya baik secara lisan maupun tertulis

- Menandatangani surat-surat yang didelegasikan oleh Bupati

- Mengusulkan, menunjuk, menetapkan serta melaksanakan pembinaan pejabat

pengelolaan keuangan

- Melaporkan hasil pelaksanaan tugas/kegiatan kepada Bupati

- Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Bupati.


commit to user

41

D. Susunan Organisasi Sekretariat Daerah

1. Sekretaris Daerah

2. Asisten Pemerintahan

a. Bagian Tata Pemerintahan

- Sub Bagian Pemerintahan Umum

- Sub Bagian Pemerintahan Desa

- Sub Bagian Otonomi Daerah dan Kerjasama

b. Bagian Hukum

- Sub Bagian Perundang-undangan

- Sub Bagian Bantuan Hukum dan Hak Asasi Manusia

- Sub Bagian Dokumentasi Hukum

3. Asisten Ekonomi Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat

a. Bagian Perekonomian

- Sub Bagian Sumber Daya Alam

- Sub Bagian Perindustrian, Perdagangan, Koperasi, Usaha Mikro Kecil dan

Menengah

- Sub Bagian Investasi Daerah

b. Bagian Administrasi Pembangunan

- Sub Bagian Perencanaan, Pekerjaan Umum dan Perhubungan

- Sub Bagian Evaluasi, Monitoring dan Pelaporan


commit to user

42

- Sub Bagian Pengendalian

c. Bagian Kesejahteraan Rakyat

- Sub Bagian Kesejahteraan Sosial, Kependudukan dan Kesehatan

- Sub Bagian Agama dan Kesehatan

- Sub Bagian Pemberdayaan Perempuan, Keluarga Berencana, Budaya,

Pariwisata, Pemuda dan Olahraga

4. Asisten Administrasi

a. Bagian Organisasi

- Sub Bagian Kelembagaan

- Sub Bagian Ketatalaksanaan

- Sub Bagian Pendayagunaan Aparatur dan Kepegawaian

b. Bagian Hubungan Masyarakat

- Sub Bagian Protokol dan Sandi Telekomunikasi

- Sub Bagian Informasi, Publikasi dan Dokumentasi

- Sub Bagian Pengolahan Data Elektronik

c. Bagian Umum

- Sub Bagian Tata Usaha dan Keuangan

- Sub Bagian Rumah Tangga

- Sub Bagian Perlengkapan

5. Kelompok Jabatan Fungsional


commit to user

43


commit to user

44

E. Bagian Umum

Bagian Umum dipimpin oleh seorang Kepala Bagian, mempunyai tugas

melaksanakan sebagian tugas Asisten Administrasi yang menyelenggarakan urusan ketata

usahaan, perlengkapan, urusan rumah tangga dan keuangan Setda.

Rincian tugas yang termuat dalam ayat 1 Perda no. 9 tahun 2008 adalah:

a. Menyusun rencana kerja Bagian Umum sebagai pedoman pelaksanaan tugas

b. Merumuskan sasaran yang hendak dicapai berdasarkan skala prioritas dan

dana yang tersedia sebagai dasar pelaksanaan tugas

c. Menyusun bahan kebijakan umum di Bagian Umum

d. Melaksanakan urusan rumah tangga, perlengkapan dan keuangan Setda

e. Melakukan usaha-usaha dan kegiatan memonitor perkembangan dalam rangka

peningkatan sarana dan prasarana dibidang ketata usahaan, perlengkapan,

keuangan dan urusan rumah tangga Setda.

f. Menyiapkan usulan, penunjukan, penetapan pejabat pengelola keuangan

g. Melaksanakan koordinasi dan kerjasama dengan SKPD dalam rangka

pelaksanaan tugas

h. Mengevaluasi pelaksanaan tugas dan menginventarisasi permasalahan-

permasalahan yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas, serta mencari

alternatif pemecahan masalah

i. Mengkoordinasikan, membagi tugas dan membimbing atau member petunjuk

kepada bawahan agar terjalin kerjasama yang baik dan saling mendukung

dalam pelaksanaan tugas sesuai dengan pedoman dan ketentuan yang berlaku

j. Menilai hasil kerja bawahan dengan jalan memonitor dan mengevaluasi hasil

kerjanya sebagai bahan pengembangan karier


commit to user

45

k. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas/kegiatan kepada atasan

l. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai bidang tugasnya.

Di Bagian Umum memiliki tiga Sub Bagian yang memiliki tugas dan fungsi yang

berbeda-beda. Masing-masing Sub Bagian dikepalai oleh Kepala Sub Bagian.

Bagan 3.2 Sub Bagian Pada Bagian Umum

Sumber : Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten

1. Sub Bagian Tata Usaha dan Keuangan

Sub Bagian Tata Usaha dan Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

sebagian tugas Bagian Umum yang menyelenggarakan urusan tata usaha pimpinan

dan tata usaha umum, mengendalikan dan membina kearsipan serta tata usaha

keuangan Setda.

Rincian tugas Sub Bagian Tata Usaha dan Keuangan:

a. Menyusun rencana kegiatan dan anggaran Sub Bagian Tata Usaha dan Keuangan

sebagai pedoman pelaksanaan tugas

b. Melaksanakan administrasi dan surat menyurat di lingkungan Setda

c. Merencanakan kegiatan ketatausahaan umum dengan menerapkan koordinasi,

integrasi dan sinkronisasi sesuai data yang ada

BAGIAN UMUM

Sub Bagian Tata Usaha

dan Keuangan

Sub Bagian Rumah

Tangga

Sub Bagian

Perlengkapan


commit to user

46

d. Mengontrol pelaksanaan kegiatan ketatausahaan umum dan kearsipan sesuai

dengan pembagian tugas masing-masing pada lingkup Setda

e. Melakukan usaha-usaha dan kegiatan dalam rangka peningkatan sarana dan

prasarana dibidang ketatausahaan dan kearsipan

f. Menyelenggarakan penatausahaan keuangan Setda

g. Meneliti dan memverifikasi kelengkapan SPP yang diajukan Bendahara

h. Menyiapkan SPM atas dasar SPP yang diajukan Bendahara

i. Melaksanakan verifikasi SPJ dan menyiapkan bahan pengesahan SPJ

j. Menyiapkan bahan dan menyusun laporan pertanggungjawaban keuangan

k. Menyiapkan bahan monitoring, evaluasi dan pelaporan di bidang keuangan

l. Melakukan administrasi segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan

dinas kepala daerah dan pimpinan di lingkungan Setda

m. Melakukan koordinasi dan kerjasama sesuai bidang tugasnya dalam rangka

kelancaran pelaksanaan tugas

n. Menilai hasil kerja bawahan dengan jalan memonitor dan mengevaluasi hasil

kerja.

2. Sub Bagian Rumah Tangga

Sub Bagian Rumah Tangga mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas

Bagian Umum yang menyelenggarakan urusan rumah tangga yang meliputi

pelayanan angkutan dan pemeliharaan kendaraan dinas dilingkungan setda,

akomodasi dan ruangan, keamanan dalam rumah dinas serta memelihara kebersihan

kantor dan lingkungannya.

Rincian tugas Sub Bagiam Rumah Tangga:

a. Menyusun rencana kegiatan dan anggaran Sub Bagian Rumah tangga sebagai

pedoman pelaksanaan tugas

b. Mengurusi rumah tangga jabatan Bupati dan Wakil Bupati termasuk penyediaan,

penyimpanan dan pengeluaran barang-barang untuk Bupati dan Wakil Bupati


commit to user

47

c. Melakukan administrasi dan inventarisasi harta benda milik dinas serta pengadaan

inventaris untuk kebutuhan Bupati dan Wakil Bupati di bagian umum

d. Mengatur, memelihara, menyiapkan ruangan dan akomodasi untuk rapat, upacara,

pertemuan-pertemuan lainnya termasuk penerimaan tamu

e. Mengatur dan memelihara perkantoran di lingkup Setda serta penjagaan lalu lintas

dan penataan parkir

f. Mengkoordinasikan dan mengelola kegiatan penjagaan, keamana, kebersihan dan

jasa layanan perkantoran lainnya dengan pihak ketiga

g. Mengatur dan melakukan kegiatan keamanan ke dalam terhadap personil,

materiil, dan informasi

h. Melakukan koordinasi dan kerjasama sesuai bidang tugasnya dalam rangka

kelancaran pelaksanaan tugas

i. Mengkoordinasikan keberadaan tenaga kontrak di daerah lingkungan Setda

j. Mengevaluasi pelaksanaan tugas dan menginventarisasi permasalahan-

permasalahan yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas serta mencari

alternatif pemecahan masalah.

3. Sub Bagain Perlengkapan

Sub Bagian Perlengkapan mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas

Bagian Umum yang memyelenggarakan urusan analisa kebutuhan barang dan

pemeliharaan, pengadaan dan distribusi barang, pencatatan barang inventaris Setda.

Rincian tugas Sub Bagian Perlengkapan:

a. Menyusun rencana kegiatan dan anggaran Sub Bagian Perlengkapan sebagai

pedoman pelaksanaan tugas

b. Menyiapkan rencana kebutuhan barang dan pemeliharaan di Sekretariat Daerah

c. Menyiapkan skala prioritas terhadap rencana kebutuhan barang dan pemeliharaan

barang di Sekretariat Daerah

d. Menyiapkan dan melaksanakan pengadaan barang/jasa dilingkup Setda sesuai

dengan ketentuan yang berlaku


commit to user

48

e. Melaksanakan pengendalian terhadap pengadaan barang/jasa yang dilakukan di

Setda

f. Melakukan penatausahaan dan menyiapkan administrasi dalam rangka

pelaksanaan pengadaan dan distribusi barang/jasa yang dilakukan di Setda

g. Melakukan tertib pencatatan barang inventaris di Setda

h. Melakukan evaluasi terhadap inventarisasi barang di Setda

i. Mengatur pemeliharaan kantor dan halaman di lingkungan Setda

j. Mengurus penggunaan dan pemeliharaan kendaraan dinas Bupati/Wakil Bupati

dan kendaraan dinas Setda

k. Melaksanakan koordinasi dan kerjasama sesuai bidang tugasnya dalam rangka

kelancaran pelaksanaan tugas.

Tabel 3.1 Jumlah Pegawai Bagian Umum Berdasarkan Jenis Kelamin

Bagian

Subbag TU &

Keuangan

Subbag Rumah

Tangga

Subbag

Perlengkapan

Pegawai laki-

laki 16 19 22

Pegawai

wanita 14 6 1

Jumlah 30 25 23



commit to user

49

BAB IV

PEMBAHASAN

A. Pelaksanaan Manajemen Arsip Dinamis Aktif Di Bagian Umum Setda

Kabupaten Klaten

Dari pengertian yang diberikan Zulkifli Amsyah (1998:4) dapat diketahui

kegiatan manajemen arsip dinamis aktif meliputi pencatatan, pengendalian dan

pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan sampai dengan pengawasan.

Tahapan-tahapan manajemen arsip dinamis aktif pada Bagian Umum Setda

Kabupaten Klaten adalah sebagai berikut:

1. Pencatatan

Kegiatan pencatatan merupakan kegiatan yang menentukan untuk proses

manajemen selanjutnya. Pencatatan yang baik akan mendukung penyimpanan

arsip yang sistematis. Pencatatan yang dilakukan oleh Bagian Umum meliputi

pencatatan surat masuk dan surat keluar. Pencatatan surat masuk terdiri dari surat

yang masuk pada Lingkungan Pemda, Setda dan surat yang masuk pada Bagian

Umum sendiri. Pencatatan surat keluar hanya dilakukan pada Setda dan Bagian

Umum saja. Kegiatan pencatatan ini dilakukan dengan menggunakan kartu

kendali, buku agenda dan lembar disposisi.

Seperti dijelaskan oleh Bapak Agus selaku petugas arsip bahwa:

“Pencatatan arsip pada Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten

menggunakan sistem kartu kendali, buku agenda dan lembar disposisi.

Setiap surat yang masuk/keluar tiap bagian Sekretariat Daerah harus

dicatat pada Bagian Umum”.

(Wawancara tanggal 11 Februari 2011)


commit to user

50

a. Pengurusan surat masuk

Pengurusan surat masuk yang ditangani oleh Bagian Umum tidak

hanya surat yang masuk pada Setda maupun Bagian Umum saja melainkan

pengurusan surat masuk pada lingkungan Pemda juga harus melalui Bagian

Umum. Pengurusan surat masuk antara lingkungan Pemda, Setda dan Bagian

Umum sendiri berbeda-beda.

Berikut akan dijelaskan pengurusan surat masuk yang dilakukan oleh

Bagian Umum berdasarkan tujuan surat.

a.1 Surat masuk untuk lingkungan Pemda

Surat yang masuk pada dinas-dinas yang ada di lingkungan Pemda

yaitu Badan Kepegawaian Daerah (BKD), Dinas Pendapatan Pengelolaan

Keuangan dan Aset Daerah (DPPKAD), Dinas Kependudukan dan Catatan

Sipil (DisDukCatPil) dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD)

harus melalui bagian umum. Surat tersebut hanya dicatat pada buku

ekspedisi tanpa dibuka dan kemudian disampaikan pada alamat

tujuan/dinas terkait. Amplop surat tidak dibuka karena dinas-dinas tersebut

merupakan lembaga diluar setda.

Dijelaskan oleh Bapak Agus selaku petugas kearsipan bahwa:

“ Surat-surat untuk BKD, DPPKAD, DisDukCatPil, dan DPRD

tidak dibuka karena bukan kewenangan kami untuk membuka,

kami hanya merupakan perantara saja”

(wawancara tanggal 11 Februari 2011)

Tata cara pengurusan surat di lingkungan Pemda yaitu:

1. Penerimaan surat

Petugas menerima surat dari kurir ataupun dari pos, meneliti kebenaran

alamat dan menandatangani bukti penerimaan. Bukti penerimaan harus

jelas siapa yang bertanggung jawab akan penerimaan surat.

Seperti dijelaskan oleh pak Agus selaku petugas arsip bahwa:

“Yang menandatangani bukti penerimaan harus jelas/diberi

nama terang karena akan bertanggung jawab terhadap

keberadaan surat itu selanjutnya, di bagian umum sendiri


commit to user

51

pernah mengalami bahwa surat hilang dan tidak ada yang

bertanggung jawab karena kurang jelasnya tanda terima”.

(Wawancara pada tanggal 11 Februari 2011)

Selain itu dalam pengamatan yang dilakukan penulis, surat

yang masuk pada sore hari biasanya hanya disimpan dalam laci untuk

diproses hari berikutnya, kecuali surat yang bersifat segera dan rahasia.

2. Pencatatan

Petugas mencatat surat kedalam buku agenda ekspedisi tanpa

membuka isi amplop, yaitu hanya sesuai dengan petunjuk yang ada di

amplop surat seperti no, asal surat, no surat (jika ada) dan kepada siapa

surat itu ditujukan.

Tabel 4.1 Buku Agenda Ekspedisi

No Asal Surat No Surat Kepada Paraf

Sumber: Buku Agenda Pada Setda Kabupaten Klaten

3. Pendistribusian

Petugas mengantarkan surat kepada alamat yang dituju untuk

kemudian dimintakan tanda terima pada kolom paraf, sebagai bukti

bahwa surat sudah diterima oleh yang berhak menerima.

a.2 Surat yang masuk pada Setda

Sebagaimana dijelaskan diatas bahwa surat masuk untuk bagian-

bagian dari Setda harus melalui Bagian Umum. Hal ini dimaksudkan agar

kegiatan administrasi dapat berlangsung secara lancar terutama dalam


commit to user

52

pengurusan surat karena pada Setda sendiri terdapat beberapa bagian

sehingga harus ada yang mengarahkan surat yaitu petugas arsip di Bagian

Umum.

Berikut ini proses penanganan surat masuk pada Setda Kabupaten Klaten:

1. Penerimaan surat

Petugas menerima surat dari kurir maupun pos, diteliti apakah alamat

surat sudah benar kemudian diberikan tanda terima dengan nama

terang.

2. Mengidentifikasi surat

Petugas mengidentifikasi surat, diperhatikan apakah surat pribadi,

dinas maupun rahasia pada keterangan yang ada di amplop surat. Surat

dinas akan dibuka untuk proses selanjutnya. Surat pribadi dan surat

rahasia tidak boleh dibuka. Untuk surat biasa dicatat pada buku

ekspedisi, sedangkan surat rahasia hanya dicatat berdasarkan

keterangan yang ada pada amplop surat saja di buku agenda surat

rahasia. Surat rahasia tersebut tidak dibuka karena yang

berkewenangan untuk membukanya adalah yang tertera pada alamat

tujuan surat.

Tabel 4.2 Agenda Surat Rahasia

No Asal

Surat

Keterangan

Surat

No

Surat

Keterangan

Amplop

Tujuan Paraf

Sumber: Buku Agenda Pada Setda Kabupaten Klaten


commit to user

53

3. Membuka surat

Petugas membuka amplop surat dinas, kemudian dilihat apakah surat

yang ada didalam amplop tersebut tujuanya sama dengan alamat pada

amplop.

Pada pengamatan saat magang terdapat satu kekeliruan antara

alamat tujuan yang ada pada amplop dan pada surat, sehingga petugas

mengembalikan surat tersebut kepada petugas kantor pos untuk

diberikan kepada alamat yang benar. Dengan demikian ketelitian

dalam memahami isi surat sangat diperlukan.

4. Pengkodean

Pengkodean dilakukan dengan cara petugas memberi nomor urut,

tanggal dan kode yaitu kode klasifikasi berdasarkan perihal dan kode

berdasarkan unit pengolah pada surat.

5. Pencatatan

Surat yang telah diberi kode, kemudian dicatat kedalam kartu kendali

dan buku agenda.

Gambar 4.1 Kartu Kendali Surat Masuk

Index

Kode : Nomor

Urut :

Isi Ringkas :

Dari :

Tanggal Surat

Nomor Surat Lampiran

Pengolah :

Tgl. Diteruskan : Tanda

Terima

Catatan :

Sumber: Kartu Kendali Pada Setda Kabupaten Klaten


commit to user

54

Kartu kendali terdri dari tiga warna putih, kuning dan merah muda.

Kartu kendali ini digunakan untuk pendistribusian dan penyimpanan.

6. Pendistribusian

Setelah dicatat pada kartu kendali dan buku agenda maka surat akan di

distribusikan ke masing-masing unit pengolah untuk ditindak lanjuti

sesuai dengan permasalahan pada surat.

7. Pendisposisian

Untuk surat yang memerlukan tindak lanjut dari pihak yang ditunjuk

biasanya menggunakan lembar disposisi. Lembar disposisi berisi

instruksi kepada pihak yang ditunjuk untuk melaksanakan tindakan

berkaitan dengan tanggapan terhadap surat masuk.

Gambar 4.2 Lembar Disposisi

Index

Tanggal Penyelesaian

Tanggal :

No. Lampiran :

Asal Surat :

Perihal :

Instruksi / Informasi Diteruskan Kepada :

1.

2.

3.

Sumber: Lembar Disposisi Pada Setda Kabupaten Klaten

8. Pengagendaan

Disposisi yang sudah turun akan dicatat pada buku agenda dan

diteruskan kepada bagian yang ditunjuk untuk menanggapi surat.

Pencatatan pada buku agenda ini dimaksudkan agar petugas tahu akan

aliran surat, dimana surat tersebut berada.


commit to user

55

a.3 Surat masuk untuk Bagian Umum

Surat masuk pada Bagian Umum sendiri sifatnya berupa

permohonan seperti peminjaman gedung dan kendaraan dinas karena di

bagian umum terdapat sub bagian rumah tangga dan perlengkapan.

Proses penanganan surat untuk Bagian Umum hanya memakai buku

agenda saja.

Tabel 4.3 Agenda Surat Masuk Bagian Umum

Sumber: Buku Agenda Pada Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten

Proses pengurusan surat masuk pada Bagian Umum adalah:

1. Penerimaan Surat

Petugas arsip menerima surat yang masuk khususnya untuk Bagian

Umum, petugas meneliti kebenaran alamat surat dan memberi paraf

pada bukti penerimaan surat.

2. Pemilahan Surat

Petugas melakukan pemilahan surat, apakah surat tersebut merupakan

surat pribadi, surat dinas biasa ataukah surat undangan.

3. Pengagendaan Surat

Setelah surat dinas dibuka dicatat dalam buku agenda, dicatat

berdasarkan kolom–kolom yang tersedia.

Untuk surat yang isinya berupa undangan dicatat dalam buku

undangan, untuk surat yang berisi undangan tidak memakai lembar

disposisi.

No Asal Surat No Surat Isi Surat Disposisi Keterangan


commit to user

56

4. Pendisposisian Surat

Selain dicatat dalam buku agenda, surat dinas juga dicatat dalam

lembar disposisi. Lembar disposisi nantinya akan diisi instruksi oleh

Kepala Bagian Umum.

Seperti dikemukakan oleh Bapak Agus selaku petugas kearsipan

bahwa:

“Lembar disposisi digunakan untuk mengintruksikan surat,

apakah surat perlu untuk diteruskan/ditindak lanjuti ataukah

surat hanya untuk di arsipkan”

(wawancara pada tanggal 11 Februari 2011)

5. Pendistribusian Surat

Surat yang sudah dicatat dalam lembar disposisi ataupun buku agenda,

diserahkan kepada Kepala Bagian Umum untuk ditindak lanjuti

disposisinya. Apabila Kepala Bagian meminta agar surat tersebut di

tindak lanjuti maka Kepala Bagian menuliskan kalimat perintah di

kolom intruksi/informasi.

6. Mengagenda

Di tahap ini petugas kearsipan mencatat isi intruksi pada kolom

disposisi pada lembar buku agenda, dan memberi keterangan dimana

surat itu diinstruksikan pada kolom keterangan.

7. Penyampaian surat

Surat yang isi instruksinya telah dicatat disampaikan kepada Sub

Bagian yang ditunjuk. Biasanya surat yang telah diterima di simpan

dalam map folder.

Tabel 4.4 Jumlah Surat Masuk

Bulan Februari 2011

Tujuan Jumlah Surat Masuk

Lingkungan Pemda 240

Setda 458

Bagian Umum 49

Jumlah 747



commit to user

57

Pada Tabel tersebut menunjukan bahwa surat yang masuk Pada

bagian umum sangat banyak karena terdiri dari surat untuk lingkungan

Pemda, Setda dan Bagian Umum Sendiri.

b. Pengurusan Surat Keluar

Surat keluar merupakan surat yang dikeluarkan untuk keperluan

tertentu ataupun balasan dari surat yang masuk. Pengurusan surat keluar yang

dilayani di Bagian Umum meliputi surat keluar pada Setda dan Bagian Umum

itu sendiri.

b.1 Surat keluar pada Setda Kabupaten Klaten

Surat keluar pada Setda Kabupaten Klaten setelah mendapat

tandatangan dari pejabat yang berwenang harus dimintakan nomor dan

cap stempel yang hanya dilayani pada Bagian Umum. Penomoran surat

keluar pada Setda ini didasarkan pada nomor urut kartu kendali surat

keluar kecuali surat tugas dan surat perintah perjalanan dinas yang dicatat

dan didasarkan pada nomor urut pada buku agenda.

Gambar 4.3 Kartu Kendali Surat Keluar

Index

Kode : Nomor urut :

Isi Ringkas :

Kepada :

Pengelola

Tgl Surat Lampiran

Catatan :

Sumber: Kartu Kendali Surat Keluar Pada Setda Kabupaten Klaten

b.2 Surat keluar pada Bagian Umum

Prosedur pengurusan surat keluar pada Bagian Umum Sekretariat Daerah

Kabupaten Klaten adalah sebagai berikut:


commit to user

58

1. Perintah pembuatan surat

Perintah pembuatan surat dibuat atas perintah Kepala Bagian ataupun

Kepala Sub Bagian. Surat keluar dibuat untuk kepentingan dinas

maupun surat balasan dari surat masuk. Di Bagian Umum surat dibuat

konsepnya oleh Sekretaris Kepala Bagian Umum atau Sub Bagian

Umum yang diberi perintah oleh Kepala Bagian atau Sub Bagian.

Konsep tersebut harus memperoleh persetujuan dari yang memberi

perintah/ pimpinan agar nantinya surat sesuai dengan yang diharapkan

oleh yang memberi perintah.

2. Pengetikan dan Penelitian

Konsep yang telah dibuat oleh Sekretaris kemudian diketik oleh Staff

sesuai dengan konsep yang telah dibuat. Setelah surat selesai diketik

diserahkan kembali ke Sekretaris untuk diproses selanjutnya.

Sekretaris selanjutnya meneliti apakah surat yang dibuat sudah sesuai

dengan yang diharapkan, jika tidak maka Staff harus mengetik ulang

sesuai dengan instruksi dari Sekretaris. Surat yang sudah benar

kemudian diserahkan kepada pimpinan dalam hal ini Kepala Bagian

ataupun Kepala Sub Bagian untuk dimintakan persetujuan.

3. Penandatanganan

Setelah dibaca dan disetujui untuk dikirimkan, Kepala Bagian atau

Kepala Sub Bagian yang memberi perintah pembuatan surat tersebut

menandatangani surat dan kemudian diberikan kepada Staff

administrasi yang mengurusi surat untuk dimintakan nomor dan cap

stempel.

4. Penomoran dan pengecapan

Jika diperlukan adanya penggandaan setelah surat ditandatangani baru

difotocopy/digandakan dan dimintakan nomor juga stempel, karena

surat dinas stempelnya harus asli. Penomoran surat keluar pada Bagian

Umum sendiri didasarkan pada nomor urut pada buku agenda dan

klasifikasi perihal surat.


commit to user

59

5. Pengiriman

Surat yang sudah lengkap dan siap dikirimkan kemudian dimasukan

dalam amplop yang telah diberi cap dinas, diteliti apakah alamat pada

surat sesuai dengan yang tertera pada amplop baru kemudian

dikirimkan.

Bagan 4.1

Proses Pengurusan Surat Keluar

PERINTAH PEMBUATAN SURAT

PENGETIKAN DAN PENELITIAN KONSEP SURAT

PENANDATANGANAN SURAT

PENOMORAN DAN PENGECAPAN SURAT

PENGIRIMAN

Sumber: Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Klaten

2. Pengendalian dan Pendistribusian

Dengan penggunaan sistem satu pintu pengendalian dan pendistribusian

dilakukan khusus oleh Bagian Umum. Setelah surat dicatat baik dengan buku

agenda maupun kartu kendali, surat kemudian didistribusikan ke bagian-

bagian/unit pengolah.

Seperti yang telah dijelaskan pada pengurusan surat diatas kartu kendali

surat masuk terdiri dari tiga warna. Hal ini digunakan untuk pendistribusian dan

penyimpanan. Berikut ini proses pendistribusian surat masuk setelah diadakan

proses pencatatan pada kartu kendali:


commit to user

60

- Surat beserta kartu kendali warna kuning dan merah muda didistribusikan ke

unit pengolah.

- Kartu kendali warna kuning dimintakan tanda tangan dan dikembalikan pada

bagian yang menangani surat (Bagian Umum) sedangkan kartu kendali warna

merah muda dan surat ditinggal untuk diolah dan diarsipkan pada unit

pengolah.

- Kartu kendali warna kuning diarsipkan berdasarkan unit pengolah dan kartu

kendali warna putih diarsipkan berdasarkan kode klasifikasi perihal surat dan

disimpan pada ruangan arsip di Bagian Umum


commit to user

61

Bagan 4.2 Alur Pendistribusian Surat

Sumber: Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten

Bagian Umum Unit pengolah

Penerimaan Pencatatan Pemrosesan Penyimpanan

Pemilahan:

1. Surat

untuk

lingkunga

n pemda

2. Surat

untuk

bagian-

bagian

setda

3. Surat

untuk

bagian

umum

Buku ekspedisi

1. Kartu kendali :

- Putih

- Merah

muda

- kuning

2. Buku agenda

Buku agenda

Oleh Kepala

bagian diberikan

tanggapan

berupa disposisi

Surat dan

disposisi

diberikan kepada

yang ditunjuk

untuk

menyelesaikan

Disimpan

berdasarkan

perihal surat

Disimpan

berdasarkan

Unit pengolah

Surat di

simpan secara

kronologis

berdasarkan

Klasifikasi

Dimintakan

tanda terima

Surat beserta

KKSM warna

merah muda

ditinggal untuk

diproses dan

disimpan

KKSM warna

kuning

Jika ada

disposisi maka

surat dan

lembar

disposisi

Diproses dan

disimpan


commit to user

62

3. Penyimpanan

a. Azas penyimpanan

Penyimpanan arsip yang dilakukan pada Bagian Umum Setda

Kabupaten Klaten menggunakan azas campuran. Azas campuran merupakan

campuran dari azas penyimpanan secara desentralisasi dan sentralisasi. Hal ini

ditandai bahwa Selain surat disimpan pada unit pengolah (desentralisasi) juga

disimpan di bagian umum berupa kartu kendali (sentralisasi).

Pak Agus selaku pegawai yang menangani arsip mengatakan bahwa :

“Di Sekretariat Daerah Kabupaten Klaten penyimpanan arsip

dilakukan pada unit pengolah dan juga Bagian Umum sendiri dengan

menggunakan kartu kendali”.

(wawancara pada tanggal 28 Februari 2011)

Penggunaan sistem campuran ini bisa mempermudah dalam pencarian

dikarenakan semua arsip yang ada pada tiap bagian juga ada duplikatnya pada

bagian umum dalam bentuk kartu kendali sehingga sebelum mencari pada unit

tertentu lebih baik memastikan keberadaanya pada bagian umum.

Pada pengamatan yang dilakukan oleh penulis pernah ada suatu upaya

penelusuran keberadaan arsip dari atasan kepada Bagian Umum. Penelusuran

ini dilakukan untuk mengetahui apakah surat sudah turun ataupun belum dan

untuk menelusui dimana aliran surat. Penelusuran keberadaan arsip pada unit

pengolah ini dapat dilakukan dengan melihat catatan pada buku agenda

maupun kartu kendali. Karena saat itu menelusuri surat yang naik ke atasan

apakah sudah turun (ditandai dengan adanya disposisi) maka dilihat pada buku

agenda pada kolom keterangan kemanakah surat diteruskan.

b. Sistem penyimpanan arsip

Sistem penyimpanan arsip pada bagian umum menggunakan sistem

nomor. Arsip di bagian umum disimpan berdasarkan nomor yang telah

disesuaikan dengan Pola Klasifikasi Kearsipan Pemerintah Propinsi Daerah

Tingkat 1 Jawa Tengah.


commit to user

63

Sistem penyimpanan yang telah disesuaikan dengan pola kearsipan

tingkat provinsi ini sangat mempermudah dalam menentukan masalah

sehingga arsip-arsip dengan pokok masalah yang sama dapat disimpan dalam

satu kelompok khusus sehingga dapat mempermudah dalam pencarian.

Seperti yang dikemukakan oleh Pak Agus bahwa :

“Dengan berpedoman kepada nomor klasifikasi yang dibuat oleh

pemerintah provinsi Jawa Tengah arsip-arsip dengan pokok masalah

tertentu akan terseleksi dengan sendirinya, penyimpananya pun dapat

menyesuaikan dengan nomor klasifikasi tersebut”.

(Wawancara pada tangal 11 Februari 2011)

c. Prosedur penyimpanan

Prosedur yang digunakan dalam penyimpanan arsip pada setiap instansi pada

umumnya hampir sama karena biasanya penyimpanan berdasarkan pada kode

klasifikasi tertentu. Prosedur penyimpanan arsip merupakan tahap-tahap yang

dilalui pada penyimpanan arsip.

Prosedur penyimpanan yang dilakukan oleh Bagian Umum Setda Kabupaten

Klaten adalah sebagai berikut:

- Menyortir arsip

Setelah mendapat kepastian bahwa surat dapat disimpan kegiatan

selanjutnya adalah menyortir atau memisah-misahkan arsip. Arsip

dikelompokan berdasarkan pokok masalah yang sama pada perihal arsip

yang telah diberi kode pada kartu kendali.

- Mengindeks

Mengindeks yaitu mencocokan masalah yang terdapat pada surat dengan

kode yang terdapat pada pola klasifikasi arsip. Kode dan masalah pada

surat harus sama karena pada penyimpanan akan dikelompokan

berdasarkan pokok masalah pada surat. Jika ada yang tidak tepat akan

menimbulkan kekacauan arsip, oleh karena itu surat harus dibaca secara

teliti untuk dipahami masalah yang sebenarnya.


commit to user

64

Kode klasifikasi permasalahan surat pada Setda Kabupaten

Klaten mengacu kepada Pola Klasifikasi Arsip Provinsi Jawa Tengah,

dengan dasar :

000 Umum

100 Pemerintahan

200 Politik

300 Keamanan/ketertiban

400 Kesejahteraan rakyat

500 Perekonomian

600 Pekerjaan umum dan ketenagaan

700 Pengawasan

800 Kepegawaian

900 Keuangan

- Penyimpanan arsip

Setelah arsip dikelompokkan menurut kode klasifikasi, arsip

diurutkan secara kronologis berdasarkan tanggal penerimaan dan disimpan

pada filling cabinet. Pada filling cabinet diberi kode sesuai dengan pokok

masalah sehingga dalam pencarian dapat dilakukan dengan mengetahui

pokok masalah yang ingin dicari.

4. Pemeliharaan arsip

Pemeliharaan arsip merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk

mengusahakan keselamatan arsip mulai dari cara menyimpan, mengambil

kembali, mengawasi, merawat, melindungi arsip dari berbagai faktor yang dapat

merusak dan memusnahkannya. Pemeliharaan arsip memiliki tujuan menjaga

keselamatan arsip agar arsip-arsip tersebut tidak rusak. Faktor-faktor yang

merusak arsip dapat berasal dari dalam arsip maupun luar arsip. Kerusakan dari

dalam berasal dari bahan-bahan pembuat arsip itu sendiri sedangkan dari luar

dapat ditimbulkan dari lingkungan tempat penyimpanan arsip yang tidak

terpelihara.


commit to user

65

Kegiatan pemeliharaan arsip di Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten

kurang diperhatikan, hanya dari segi kebersihan yang selalu dijaga yaitu

dibersihkan setiap seminggu sekali oleh petugas kebersihan dengan cara disapu,

dipel dan tempat arsip dibersihkan dari debu dengan menggunakan lap/sulak.

Ruangan arsip belum tertata rapi ditunjukan dengan penempatan kartu kendali

bukan pada lemari katalog karena sudah penuh. Hal ini dikarenakan fasilitas

kearsipan yang kurang memadai, ruangan arsip yang terlalu kecil membuat

sebagian lemari arsip tidak diletakan pada ruangan arsip melainkan pada ruang

kerja di tiap bagian.

5. Pengawasan

Kegiatan pengawasan merupakan upaya pencegahan agar arsip tidak

disalahgunakan oleh pihak yang tidak berkepentingan. Kegiatan pengawasan juga

dilakukan agar keberadaan arsip terjaga/tidak hilang sehingga saat diperlukan

selalu tersedia.

Kegiatan pengawasan ini terutama dilakukan pada peminjaman arsip. Pada

Bagian Umum sendiri tidak ada prosedur khusus dalam peminjaman arsip, namun

untuk meminjam arsip petugas harus memastikan bahwa peminjam arsip

merupakan orang yang benar-benar membutuhkan arsip dan dapat bertanggung

jawab akan arsip tersebut.

Pak Amin selaku Kepala Sub Bagian Tata Usaha menjelaskan bahwa:

“Pada dasarnya sangat jarang ada yang meminjam arsip di bagian umum

sehingga tidak ada tata cara khusus dalam meminjam arsip, namun untuk

menghindari arsip hilang maka setiap peminjam hanya dapat memfotocopy

arsip tersebut”.


B. Pegawai Kearsipan

Pada Bagian Umum terdapat tiga pegawai yang menangani kearsipan

terutama pengurusan surat. Jumlah tersebut belum cukup untuk menangani surat-

surat masuk dan surat keluar yang begitu banyak setiap harinya. Disamping itu


commit to user

66

pegawai yang mengerti tentang kearsipan terutama pola klasifikasi arsip hanya

ada satu orang.

Dijelaskan oleh Bapak Amin Mustofa selaku Kepala Sub Bagian Tata Usaha

bahwa:

“Kegiatan diklat pernah dilakukan, namun hanya Bapak Agus saja yang

pernah mengikuti”.


Hal ini menyebabkan jika Pak Agus berhalangan hadir surat tidak cepat ditangani,

bahkan harus menunggu hari berikutnya.

C. Fasilitas Kearsipan

Untuk menunjang pelaksanaan manajemen kearsipan sendiri memerlukan

fasilitas pendukung yaitu alat-alat kearsipan. Berikut ini alat-alat kearsipan yang

ada pada Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten yaitu:

1. Stopmap (map)

Adalah lipatan kertas karton atau manila yang dipergunakan untuk menyimpan

arsip. stopmap mempunyai bentuk dan ukuran yang bermacam-macam.

a. Stopmap biasa, sering disebut dengan stopmap folio karena hanya dapat

untuk menyimpan yang paling luas ukuran (21 cm x 34 cm). Kegunaan

stopmap ini untuk menyimpan sementara waktu.

b. Stopmap jepitan adalah stopmap yang memakai jepitan dari logam untuk

mengikat arsip dengan kuat sehingga tidak mudah lepas.

c. Stopmap tebal atau map besar dengan jepitan. Map seperti ini sering

disebut dengan ordner. Odner adalah map besar terbuat dari karton tebal

yang di dalamnya terdapat penjepit arsip yang terbuat dari logam dan

dapat menampung warkat dalam jumlah banyak. Dalam ordner ini

tersimpan arsip-arsip seperti surat masuk, surat keluar, arsip notulen, arsip

umum, dll. Label untuk tiap odner berbeda, pokok masalah ditulis pada

bagian depan di setiap ordner.

.


commit to user

67

2. Pelubang kertas

Alat yang digunakan untuk melubangi arsip yang akan disimpan di dalam

ordner.

3. Numerator

Alat untuk memberikan nomor urut pada surat.

4. Filling Cabinet

Filling cabinet adalah perabotan yang berbentuk persegi panjang yang

diletakkan secara vertikal atau berdiri yang digunakan untuk menyimpan arsip.

Filling cabinet ini terdiri dari laci-laci susunannya mulai dari atas ke bawah.

5. Lemari Penyimpanan Arsip

Lemari penyimpanan arsip terdapat di setiap sub bagian,yaitu lemari dari kayu

dan pada pintunya terbuat dari kaca.

6. Lemari katalog

Lemari katalog terdiri dari beberapa laci yang diberi kode untuk menyimpan

kartu kendali.

7. Komputer

Komputer dipergunakan untuk menyimpan file-file dan untuk mengetik surat-

surat, laporan-laporan, buku agenda surat masuk dan surat keluar dll.

Komputer digunakan untuk mendukung pekerjaan kantor agar lebih cepat dan

menghemat waktu.

8. Mesin Ketik

Mesin ketik itu digunakan untuk mengisi atau mengetik formulir atau berkas

yang tidak bisa diisi atau diketik dengan komputer.

9. Stapler.

Alat yang digunakan untuk mengkaitkan surat dengan lembar disposisi.

10. Remover

Alat untuk memindahkan staples dari kertas

11. Kartu Kendali

Kartu kendali adalah kartu untuk mencatat surat-surat yang masuk atau keluar,

pencatatan surat diperlukan untuk mempermudah pengendalian. Disamping


commit to user

68

sebagai pencatat surat, kartu kendali berfungsi juga sebagai penyampaian surat

dan penemuan kembali arsip.

12. Lembar Disposisi

Lembar disposisi adalah lembaran untuk menulis perintah dari atasan kepada

bawahan yang digunakan untuk menindak lanjuti surat yang masuk.

13. Stempel atau cap dinas

Stempel digunakan untuk menyetempel surat-surat dinas.

Tabel 4.5 Daftar Inventaris Kearsipan Sub Bagian Tata Usaha

Nama Barang Jumlah

Meja 14

Kursi 24

Meja Komputer 5

Komputer 5

Printer 2

Mesin ketik 1

Almari 2

Filling cabinet 7

Almari Katalog 1

Rak arsip 3

Ordner 15

Stepler 4

Pelubang kertas 2

Remover 2

Penggaris 3

Buku agenda 7

Buku ekspedisi 3

Cap dinas 7

Numerator 1

Sumber: Sub Bagian Tata Usaha Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten


commit to user

69

BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

Dari uraian pada Bab IV tentang manajemen kearsipan pada Setda Kabupaten

Klaten terutama arsip dinamis aktif di Bagian Umum maka dapat ditarik kesimpulan

sebagai berikut:

1. Pencatatan

Pencatatan surat, baik surat masuk maupun surat keluar pada Setda Klaten dicatat

pada Bagian Umum . Azas pelayanan ini disebut dengan azas satu pintu. Azas

satu pintu ini mempermudah dalam penerimaan dan pencatatan surat yang masuk

karena kegiatan pendistribusian dan pengendalian dapat dilakukan hanya pada

satu tempat saja sehingga dapat diketahui berapa dan apa saja surat yang masuk

pada Setda maupun Pemda.

2. Penyimpanan

Penyimpanan arsip pada Setda Klaten dilakukan dengan sistem campuran.

Surat-surat yang telah didistribusikan disimpan pada unit pengolah masing-

masing, sedangkan bagian umum mengendalikan penyimpanan surat pada unit

pengolah dengan menyimpan kartu kendali.

Penyimpanan arsip disusun berdasarkan Pola Klasifikasi Kearsipan

Provinsi Jawa Tengah. Berdasarkan pola klasifikasi ini jika dilakukan pencatatan

yang baik maka penyimpanan akan lebih sistematis yaitu setiap satu pokok

masalah disimpan pada tempat yang sama sehingga lebih mudah dalam pencarian.

Pada Bagian Umum arsip dinamis aktif berupa surat dengan masalah

tertentu disimpan oleh Sub Bagian yang menangani pada ordner dan baru

dipindahkan pada lemari arsip setelah satu bulan.

3. Pemeliharaan

Pemeliharaan arsip dilakukan dengan menjaga kebersihan ruangan arsip. Tetapi

pada pengamatan yang dilakukan oleh penulis meskipun penyimpanannya sudah


commit to user

70

berdasarkan klasifikasi masih terdapat kartu kendali yang tidak disimpan

semestinya pada lemari katalog karena sudah penuh.

4. Pengawasan

Pengawasan dilakukan terutama pada peminjaman arsip. Karena jarang arsip

dipinjam maka tidak terdapat tata cara khusus dalam peminjaman arsip.

Pengawasan dilakukan agar arsip tetap di tempatnya yaitu dengan cara peminjam

hanya mencopy arsip dan langsung dikembalikan.

5. Pegawai arsip

Pegawai arsip hanya berjumlah tiga orang untuk menangani seluruh surat yang

masuk pada Pemda, maupun Setda. Jumlah ini belum cukup karena jika semua

pegawai harus menyampaikan surat ke bagian-bagian maka tidak ada yang berada

di ruangan untuk menangani surat terutama jika ada yang membutuhkan

pelayanan penomoran surat keluar.

6. Fasilitas kearsipan

Fasilitas kearsipan belum mencukupi dikarenakan ruangan arsip terlalu sempit

sehingga tempat penyimpanan arsip kurang tertata.


commit to user

71

B. Saran

Dari pengamatan yang telah dilakukan oleh penulis terdapat beberapa

kekurangan dalam manajemen arsip dinamis aktif pada bagian umum Setda

Kabupaten Klaten. Dari hal itu penulis memberikan saran sebagai berikut:

1. Arsip yang ada sebaiknya ditata dengan rapi sesuai pada tempatnya, selain itu

ruangan arsip perlu dibersihkan secara rutin agar tidak terjadi kerusakan arsip.

2. Perlu adanya penambahan pegawai kearsipan karena jumlah pegawai yang

menangani arsip/surat belum cukup untuk menangani surat masuk dan surat

keluar yang begitu banyak. Sebaiknya pegawai yang menangani surat

diikutsertakan dalam Diklat mengenai tata kearsipan.

3. Untuk menunjang kelancaran manajemen kearsipan perlu adanya penambahan

alat-alat kearsipan dan perluasan ruangan penyimpanan arsip.


commit to user

DAFTAR PUSTAKA

AW.Widjaya. 1993. Administrasi Kearsipan. Jakarta: PT.Raja Grafindo.

Basir Barthos. 1990. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT.Bumi Aksara.

Boedi Martono, 1990. Sistem Kearsipan Praktis (Penyusutan Dan Pemeliharaan Arsip).

Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.

Hasan Sadhily dan Echols John M. 2004. Kamus Bahasa Inggris-Indonesia. Jakarta:

Gramedia

Ig Wursanto. 1995. Kearsipan 2. Yogyakarta: Kanisius.

Ig Wursanto. 1998. Kearsipan 1. Yogyakarta: Kanisius.

Sutarto. 1989. Sekertaris dan Tata Warkat. Yogyakarta: Gajahmada University Press.

The Liang Gie. 2007. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty.

Ursula Ernawati. 2004. Pedoman Lengkap Kesekretarisan. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Zulkifli Amsyah. 1998. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT.Gramedia Pustaka Utama.

Sumber lain:

_____________ Klaten Dari Masa Ke Masa. 1993

_____________ Peraturan Daerah Kabupaten Klaten No 9 Tahun 2008

manajemen kearsipan sekretariat daerah kabupaten klaten

Documents