Kerangka Acuan Kerja (KAK)

Sistem Informasi SKRD IMB

Tahun Anggaran 2015

1. Latar Belakang

SKRD (Surat Ketetapan Retribusi Daerah) merupakan surat ketetapan retribusi yang menentukan besarnya jumlah pokok retribusi yang terutang atas suatu bentuk pelayanan publik. Terkait dengan salah satu bentuk pelayanan publik yaitu Izin Mendirikan Bangunan (IMB), terdapat retribusi yang wajib dibayarkan oleh wajib retribusi/masyarakat yang akan membangun sesuai dengan hasil perhitungan dan analisis terkait luasan bangunan terkena retribusi dan aspek teknis bangunan lainnya.

Dengan semakin meningkatnya intensitas permohonan IMB serta untuk memudahkan pelayanan dalam proses penerbitan SKRD, maka perlu ditindaklanjuti dengan upaya menyusun suatu mekanisme penerbitan SKRD secara computerized melalui pembangunan sistem informasi yang dapat memudahkan operasional dan mempercepat proses penerbitan SKRD.

Selain itu, dengan kemajuan teknologi informasi berbasis komputer yang semakin pesat akan mampu merespon permasalahan peningkatan percepatan, memperbaiki kinerja, penghematan waktu dan ruang penyimpanan, menghindari human-error, sistem pengelolaan berbasis manajemen basis data yang mampu melibatkan data dalam jumlah sangat banyak (bahkan tak terhingga) beserta keunggulan-keunggulan lainnya.

Sehubungan telah dibentuknya Badan Pelayanan Terpadu dan Penanaman Modal (BPTPM) Kota Cilegon sebagai leading-sector dalam pelayanan publik pada Pemerintah Kota Cilegon, maka mekanisme penerbitan izin khususnya IMB melalui dua tahapan utama yaitu pemenuhan aspek administrasi perizinan dan pengkajian teknis perizinan. SKPD teknis (dalam hal ini Dinas Tata Kota) menerbitkan Rekomendasi Teknis IMB sebagai dasar bagi penerbitan IMB di mana dalam dokumen rekomendasi tersebut dilakukan pula penelitian dan penerbitan SKRD sebagai lampiran/output pengkajian teknis perizinan. Mekanisme penerbitan SKRD yang masih dilakukan secara manual seringkali dihadapkan pada permasalahan teknis terutama terkait dengan penyimpanan, pengelolaan dan penataan arsip, dan tata kelola administratif SKRD. Dengan demikian dipandang perlu untuk membuat sistem otomasi yang computerized dalam penerbitan SKRD.

Mempertimbangkan hal tersebut maka Dinas Tata Kota selaku SKPD yang memiliki peran dalam penerbitan SKRD untuk pelayanan penerbitan IMB akan menyusun Sistem Informasi SKRD Bangunan sehingga diharapkan keberadaan sistem ini mampu menjawab serangkaian permasalahan yang selama ini menjadi kendala dalam pemenuhan tugas pokok dan fungsi pelayanan publik dalam penerbitan IMB.

2. Tujuan dan Sasaran 2.1 Tujuan Pelaksanaan Tujuan pelaksanaan kegiatan ini adalah menciptakan mekanisme pelayanan penerbitan SKRD yang mampu mendukung percepatan pelayanan publik, memperbaiki kualitas kinerja SKPD, dan pengelolaan dokumentasi/pelaporan SKRD bagi penerbitan IMB. 2.2 Sasaran Pelaksanaan Berdasarkan tujuan tersebut di atas, sasaran yang hendak dicapai adalah sebagai berikut:

a. Tersusunnya desain pemodelan basis data yang menunjang pembangunan Sistem Informasi SKRD IMB.

b. Tersusunnya perangkat lunak berupa Sistem Informasi SKRD IMB. c. Tersusunnya sistem yang mampu menunjang kegiatan dokumentasi dan pelaporan SKRD.

d. Terciptanya fasilitas penyimpanan data yang aman, pengelolaan yang efektif, mempercepat retrieval, dan mendukung peningkatan kinerja SKPD.

3. Organisasi Pengguna Jasa Organisasi Pengguna Jasa kegiatan Sistem Informasi SKRD IMB adalah Dinas Tata Kota Kota Cilegon dengan alamat Komplek Perkantoran Pemerintah Kota Cilegon, Graha Praja Mandiri Lt. II, Jl. Jendral Sudirman No. 2 Cilegon.

4. Sumber Pendanaan Untuk penyelenggaraan kegiatan sebagaimana dimaksud diperlukan biaya kurang lebih Rp. 89.250.000,- (Delapan Puluh Sembilan Juta Dua Ratus Lima Puluh Ribu Rupiah) termasuk PPN dan pajak lainnya sesuai dengan ketentuan yang berlaku dibiayai APBD Kota Cilegon Tahun 2015.

5. Ruang Lingkup Kegiatan 5.1 Lingkup Pekerjaan Kegiatan Sistem Informasi SKRD IMB merupakan suatu upaya menciptakan sistem pengelolaan penyusunan SKRD untuk pelayanan IMB agar dalam pengelolaannya menjadi lebih teratur, terdokumentasi dan mekanisme pelaporan yang lebih tertata, dan terkelola secara optimal sehingga mampu menunjang kinerja lembaga dan pelayanan IMB. Adapun secara substantif, lingkup pekerjaan Sistem Informasi SKRD Bangunan meliputi:

a. Identifikasi prosedur dan mekanisme penerbitan SKRD Bangunan sebagai bagian dari penyusunan Rekomendasi IMB.

b. Rancang pemodelan basis data. c. Penyusunan tampilan menu antarmuka sistem sesuai dengan kebutuhan pengguna (users) dan

mudah diaplikasikan (user-friendly). d. Penyusunan desain query yang aplikatif dan merepresentasikan kebutuhan pengguna. e. Penyusunan penyimpanan data yang mudah dalam proses pencarian dan pengelolaannya. f. Pelatihan operasional sistem sebagai bentuk alih pengetahuan.

5.2 Perangkat Pendukung Perangkat Keras

Alat pengolah data (komputer beserta peripheral-nya) Perangkat Lunak

Software pendukung Data

Perangkat pendukung diharuskan menggunakan opensource (free-software). Adapun data yang disediakan antara lain:

a. Data SKRD yang telah diterbitkan. b. Ketentuan perhitungan retribusi IMB/bangunan terkena retribusi. c. Form SKRD. d. Daftar keinginan pengguna (user) terhadap system yang akan disusun. e. Data penunjang lainnya.

6. Metodologi 6.1 Pendekatan Prosedural Secara garis besar, terdapat dua kegiatan utama yang mendukung Sistem Informasi SKRD IMB T.A 2015 ini yaitu penyusunan sistem manajemen basis data dan pelatihan. A. Bangun sistem 1) Tahap Persiapan

Identifikasi kebutuhan pengguna (user need) melalui wawancara secara mendalam (depth-interview). Dalam kegiatan ini dilakukan wawancara dengan pihak pengguna jasa sehingga terinventarisir daftar kebutuhan dan kesulitan/kendala pengguna dalam hal melaksanakan penerbitan SKRD terkait pelayanan IMB, mempelajari aturan-aturan baku dan petunjuk pelaksanaan dokumentasi dan pelaporan sebagai dasar pembuatan model konseptual sistem, dan beberapa hal lainnya yang perlu diakomodir dalam sistem yang akan dibuat.

Inventarisasi data dan informasi (data check list) yang dibutuhkan untuk menunjang penyusunan model basis data.

Penyusunan rencana dan pengaturan kerja sesuai dengan tahapan dan jadwal yang telah ditetapkan.

2) Penyusunan Model Konseptual Secara umum, kegiatan penyusunan model konseptual basis data mencakup:

- identifikasi jenis basis data yang cocok untuk digunakan - penyusunan enterprise rules. - penentuan jenis entitas dan hubungan antar entitas - identifikasi perangkat pendukung - Perancangan/desain basis data.

3) Penyusunan Model Logikal

- kodifikasi dan rektifikasi data - desain tampilan antar muka sistem (user interface)

4) Implementasi Model Basis Data

- Evaluasi dan pembangunan system basis data - Aplikasi programming untuk setiap user-interface - Aplikasi hyperlink antar tampilan. - Otomasi output (format SKRD).

B. Alih Teknologi Dalam rangka penggunaan dan manipulasi sistem, diperlukan adanya pelatihan sebagai bentuk alih teknologi kepada pengguna jasa.

Gambar 6.1 Kerangka Metodologis Sistem Informasi SKRD IMB T.A 2015

6.2 Pendekatan Operasional Berikut adalah tahapan pengerjaan kegiatan Sistem Informasi SKRD IMB.

Tahapan Pekerjaan Metodologi/Pendekatan 1) Tahap Persiapan dan Perencanaan Kajian dan indentifikasi terhadap

mekanisme penerbitan SKRD yang telah dilaksanakan saat ini.

2) Tahapan Perumusan model konseptual Daftar kebutuhan dan keinginan pengguna melalui wawancara, pengisian angket, dsb. Desain model konseptual

3) Tahapan pengumpulan data Inventarisasi data sekunder 4) Tahapan Penyusunan Sistem Basis Data Pemodelan antarmuka sistem

Perancangan model konseptual dan logikal

5) Tahapan Evaluasi Penilaian teknis sistem

Identifikasi & Inventarisasi

Kebutuhan Pengguna

Inventarisasi

Data/ informasi

Pelaporan dan

Pelatihan

Model Konseptual

Model Logikal

Depth Interview

dan Desk Study

Manual Book

Rancang Model

Basis Data

Persiapan dan

Perencanaan

Peningkatan kinerja kelembagaan

dalam hal penerbitan

SKRD/rekomendasi teknis IMB

Tahap Implementasi

SISTEM INFORMASI

SKRD IMB

Evaluasi

(Trial and Error)

Error

Error

Trial sistem basis data 6) Tahapan Pelatihan Penyusunan Manual Book

Pelatihan penggunaan sistem manajemen basis data

7) Tahapan Pelaporan Penyusunan laporan kegiatan

7. Kebutuhan Tenaga Ahli Untuk melaksanakan kegiatan Sistem Informasi SKRD IMB ini dibutuhkan tenaga ahli dengan spesifikasi tertentu, berlatar belakang pendidikan, dan pengalaman profesional terutama yang berkaitan dengan pekerjaan penyusunan system informasi. 1. Team Leader

Latar belakang: S.1 Manajemen

Spesifikasi/interest: Manajemen Umum

Pengalaman: 3-5 tahun di bidang penyusunan sistem informasi

Tugas: melaksanakan koordinasi kerja baik dengan sesama tenaga ahli maupun dengan pengguna jasa, mengambil keputusan strategis terkait dengan pekerjaan, menyusun rencana kerja, merekapitulasi seluruh analisis dan modus penyusunan standar teknis dari berbagai sudut pandang, melaporkan/memaparkan hasil pekerjaan, dan memimpin proses kegiatan.

Lain-lain: - 2. Ahli Manajemen Basis Data

Latar belakang: S1 Manajemen Informatika/S1 Informatika

Spesifikasi/interest: Manajemen Basis Data

Pengalaman: 0-3 tahun di bidang penyusunan dan pengelolaan sistem manajemen informatika

Tugas: Menganalisis dan mengkaji teknis penyusunan basis data, pemodelan konseptual dan logical, dan implementasi basis data.

Lain-lain: -

3. Ahli Programmer

Latar belakang: S1 Ilmu Komputer

Spesifikasi/interest: Programmer basis data dan sistem informasi

Pengalaman: 0-3 tahun di bidang programmer untuk penyusunan sistem informasi

Tugas: Melakukan kajian dan menyusun program komputer atas model basis data yang nantinya akan digunakan sebagai dasar penyusunan konsep sistem informasi sesuai kebutuhan pengguna.

Lain-lain: -

8. Jangka Waktu Pelaksanaan Jangka waktu pelaksanan kegiatan Updating Sistem Informasi SKRD IMB Tahun Anggaran 2015 yaitu 90 (sembilan puluh) hari kalender.

9. Keluaran Kegiatan Keluaran yang diharapkan dari kegiatan ini antara lain: a. Buku laporan pendahuluan sebanyak 5 eksemplar b. Buku laporan akhir sebanya 5 eksemplar c. Buku Manual 5 eksemplar d. CD sebanyak 5 buah (berisi aplikasi instalasi sistem)

10. Jaminan Output Kegiatan

Pada kegiatan ini, jaminan yang wajib diperhatikan antara lain:

1) Sistem yang dibuat merupakan aset Pemerintah Kota Cilegon sehingga tidak dapat disebarluaskan tanpa seizin Pemerintah Kota Cilegon.

2) Perangkat lunak yang dibuat sebagai output kegiatan memiliki jaminan (guarantee) selama 6 (enam) bulan terhitung masa berakhirnya kontrak.