kerangka acuan kerja.docx

Download Kerangka Acuan Kerja.docx

Post on 06-Feb-2016

54 views

Category:

Documents

1 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

Bab IV

Bab IV. Kerangka Acuan Kerja (KAK)

Keterangan

Bab IV Dokumen Seleksi mengenai Kerangka Acuan Kerja (KAK) dimaksudkan untuk:

(1) menjelaskan tujuan dan lingkup jasa konsultansi serta keahlian yang diperlukan;

(2) sebagai acuan dan informasi bagi para peserta seleksi untuk mengikuti pengadaan dalam rangka menyiapkan kelengkapan administrasi, usulan teknis, dan usulan biaya;

(3) sebagai acuan dalam evaluasi usulan, klarifikasi dan negosiasi, dasar pembuatan Kontrak, dan acuan evaluasi hasil kerja Penyedia Jasa Konsultansi.

KAK yang telah diisi lengkap akan disediakan Panitia/Pejabat Pengadaan/Unit Layanan Pengadaan.

KERANGKA ACUAN KERJA(KAK)

BAB IPENDAHULUAN[footnoteRef:1] [1: Uraian Pendahuluan memuat gambaran secara garis besar mengenai pekerjaan yang akan dilaksanakan.]

1.Latar Belakang

Universitas Internasional Batam sebagai sebuah perguruan tinggi yang sedang berkembang di Indonesia membutuhkan dukungan teknologi informasi yang terintegrasi antar bagian secara menyeluruh sehingga dapat menciptakan koordinasi antar bagian dengan baik. Pengelolaan data dan informasi yang terintegrasi dengan baik diharapkan dapat menciptakan kualitas layanan yang prima oleh setiap bagian yang membutuhkan.Persebaran data dan informasi yang ada di Program Studi, Biro, unit layanan, lembaga dan lainnya merupakan permasalahan tersendiri jika masing-masing unit tidak mengintegrasikan data dalam satu kesatuan. Perbedaan data yang dikeluarkan dari satu bagian terhadap bagian yang lain dapat dihindarkan jika data dan informasi telah diintegrasikan dalam satu kesatuan. Pengintegrasian data dan informasi dalam satu kesatuan juga dapat memberikan kemudahan bagi pimpinan perguruan tinggi dalam mengembangkan kebijakan-kebijakan strategis pengembangan Universitas Internasional Batam dalam mencapai Visi dan Misi. Data dan informasi yang akan dijadikan sebagai executive summary yang diakses melalui jaringan sistem informasi yang ada dapat tersaji dengan cepat dan akurat serta merupakan data yang valid.Untuk itu diperlukan adanya sebuah sistem informasi terpadu yang meluputi Sistem Informasi Perpustakaan, Sistem Informasi Alumni & Karir, Sistem Informasi Administrasi Umum, dan Sistem Informasi Penjaminan Mutu.

2.Maksud dan Tujuan

Maksud: Maksud dari kegiatan ini adalah pemilihan penyedia jasa konsultansi yang berkompeten dalam pengembangan aplikasi sistem informasi guna pengembangan sistem informasi terpadu pada Universitas Internasional Batam

Tujuan:Kegiatan ini bertujuan untuk mengembangkan sistem informasi terpadu pada Universitas Internasional Batam dengan mengintegrasikan berbagai unit layanan yang ada di lingkungan Universitas Internasional Batam sehingga dalam memberikan mutu layanann yang handal yaitu kecepatan dan keakuratan layanan bagi seluruh sivitas akademika Universitas Internasional Batam

3.Sasaran

Sasaran yang ingin dicapai dari kegiatan ini adalah terselenggaranya layanan data dan informasi dari IT Center UIB yang terintegrasi dan memberikan kualitas layanan yang cepat dan akurat oleh seluruh sivitas akademika Universitas Internasional Batam sesuai dengan kebutuhannya.

4.Lokasi KegiatanKampus Universitas Internasional Batam Jl. Gajah Mada, Sei Ladi, BaloiKota BatamProvinsi Kepulauan Riau

5.Sumber PendanaanKegiatan ini dibiayai dari sumber pendanaan: Program Hibah Kompetisi Berbasis InstitusiDirektorat Jendral Pendidikan TinggiDepartemen Pendidikan Nasional Republik Indonesia

6.Nama dan Proyek/Satuan Kerja Pejabat Pembuat Komitmen

Nama Pejabat Pembuat Komitmen:

Proyek/Satuan Kerja:

BAB IIRUANG LINGKUP PEKERJAAN[footnoteRef:2] [2: Terdiri dari data yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan.]

7.Lingkup KegiatanPengembangan Sistem Informasi Terintegrasi berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) untuk meningkatkan kualitas layanan di Universitas Internasional Batam yang menghubungkan layanan dari sistem informasi yang sudah ada sebelumnya dengan sistem informasi perpustakaan, Alumni & karir, administrasi umum, dan penjaminan mutu.

8.Keluaran[footnoteRef:3] [3: Dijelaskan pula keterkaitan antara suatu keluaran dengan keluaran lain.]

Sistem Informasi Terintegrasi berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) yang dapat diakses melalui jaringan internet dan intranet.

9. Upaya PengembanganKebutuhan atas layanan data dan informasi menjadi hal yang sangat penting. Untuk itu Univeristas Internasional Batam mengembangkan sistem informasi secara mandiri melalui unit IT Center. Pengembangan sistem informasi yang ada selama ini meliputi sistem informasi akademik, sistem informasi keuangan, sistem informasi penerimaan mahasiswa, sistem informasi kepegawaian, dan sistem informasi aset. Masalah-masalah yang dihadapi sebelumnya adalah bahwa belum semua data dapat terekam dengan baik karena belum semua biro atau unit mendapatkan layanan sistem informasi, dan belum adanya infrastruktur jaringan dan perangkat keras komputer yang memadai sehingga akses data dan informasi menjadi lambat, terbatas, dan tidak aman.

Masalah tentang infrastruktur saat ini dapat diatasi melalui beberapa upaya pengembangan infrastruktur jaringan dan perangkat keras komputer. Upaya yang dilakukan antara lain penambahan perangkat keras, peningkatan kualitas perangkat jaringan dan perangkat komputer, dan pelatihan staf di bidang jaringan dan perangkat keras. Dana yang digunakan diperoleh baik dari hibah maupun pendanaan mandiri oleh institusi.

Sedangkan pengembangan aplikasi sistem informasi masih terhambat dikarenakan terbatasnya kualitas dan kuantitas staf yang mampu mengembangkan sistem informasi sesuai dengan kebutuhan yang ada saat ini. Oleh sebab itu salah satu strategi untuk mengatasi masalah tersebut adalah melakukan pengembangan aplikasi sistem informasi terintegrasi melalui pihak ketiga atau outsourcing.

Pengembangan sistem informasi ditujukan untuk membantu layanan dari biro-biro dan unit yang ada di UIB. Selain itu para mahasiswa, orang tua, dan masyarakat sebagai stakeholder juga harus mampu mengakses informasi tentang berjalannya proses pendidikan yang ada. Untuk itu pengembangan aplikasi-aplikasi harus berdasarkan pada analisa kebutuhan yang ada saat ini. Untuk itu tim IT Center dengan bantuan dari konsultan sudah melakukan analisa kebutuhan dan perancangan sistem informasi terintegrasi. Aplikasi-aplikasi yang telah dirancang adalah aplikasi-aplikasi yang saling terkait dan terintegrasi satu dengan lainnya. Selain itu sistem informasi terintegrasi juga dirancang agar dapat menyimpan data dengan aman dan cepat, dimana informasi yang diolahnya dapat diakses melalui internal maupun dari luar dengan cepat dan aman.

10.Minimal Requirement SpecificationPersyaratan minimal dari pengembangan Sistem Informasi Terintegrasi Universitas Internasional Batam adalah sebagai berikut. Sistem Informasi Terintegrasi dikembangkan dengan menggunakan teknologi web dan open source sehingga dapat diakses melalui internet dan intranet yang dilengkapi dengan dokumentasi pengembangan sistem dan pelatihan untuk pengguna (user) dan administrator. Sedangkan persyaratan minimal dari aplikasi-aplikasi yang akan dikembangkan terdiri dari gambaran umum aplikasi, keuntungan atau kelebihan dengan menggunakan aplikasi tersebut, fitur-fitur atau fasilitas serta proses bisnis yang dikehendaki. Spesifikasi detil dari aplikasi-aplikasi yang akan dikembangkan dapat dilihat pada bagian selanjutnya.

11. Aplikasi yang akan dikembangkanGambaran UmumUniversitas Internasional Batam berinisiatif untuk mulai mengembangkan sistem secara menyeluruh dan terintegrasi guna mengatasi permasalahan di atas dan sebagai bentuk antisipasi terhadap perkembangan teknologi. Perangkat lunak yang akan dibangun dan diimplementasikan adalah aplikasi untuk mengelola domain permasalahan akademik, sumber daya, dan pengetahuan. Aplikasi disusun dengan mendasarkan pada prinsip-prinsip yang telah disampaikan di awal pembahasan dan menggunakan teknologi open source. Aplikasi harus dibangun secara modular dan bertahap sehingga dimungkinkan adanya iterasi untuk perbaikan dan penyempurnaan sistem atau aplikasi secara keseluruhan. Mengingat begitu besarnya entitas dan ruang lingkup yang akan ditangani oleh aplikasi ini maka perlu kerjasama dari berbagai komponen di dalam Universitas Internasional Batam dan perusahaan pengembang yang nantinya terpilih. Adapun aplikasi yang akan dikembangkan yaitu :

I. SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI UMUM (BAUM)Aplikasi berbasis web yang diperuntukkan untuk mengelola inventarisasi aset aset di perguruan tinggi. Aplikasi ini menyediakan bermacam-macam fasilitas untuk proses penatausahaan barang, meliputi pengkodean barang inventaris, pembuatan buku inventaris, pencarian data barang, mutasi barang, penghapusan inventory, dan pembuatan laporan. Sistem ini terdiri dari beberapa modul yaitu: 1. Modul Manajemen Work Order2. Modul Procurement (Pengadaan)3. Modul Pengelolaan ATK4. Modul Pengelolaan Surat5. Modul Pengelolaan dan pemeliharaan Aset6. Modul Penjadwalan Penggunaan Ruangan 7. Modul Peminjaman Sarana dan Prasarana

Fungsionalitas sistem yang dibutuhkan adalah:1. Modul Manajemen Work Ordera. Form isian permasalahan (WO)b. Mekanisme disposisi tugas & durasi pengerjaanc. Pelaporan hasil pengerjaan & penilaian oleh pihak pelapor permasalahand. Laporan pelaksanaan WO

2. Modul Procurement (Pengadaan)a. Pengajuan & persetujuan pengadaan barang, termasuk pembuatan SPK b. Pengelolaan purchase request (PR)c. Pembuatan purchase orderd. Penerimaan barange. Laporan pengadaan barang, PR, PO3. Modul Pengelolaan ATKa. Pengajuan penggunaan ATKb. Approval penggunaan ATKc. Laporan penggunaan ATK 4. Modul Pengelolaan Surata. Pengelolaan surat masuk/keluarb. Penomoran suratc. Distribusi suratd. Pengars