Bab IV. Kerangka Acuan Kerja (KAK)

Keterangan

Bab IV Dokumen Seleksi mengenai Kerangka Acuan Kerja (KAK) dimaksudkan untuk:

(1) menjelaskan tujuan dan lingkup jasa konsultansi serta keahlian yang diperlukan;

(2) sebagai acuan dan informasi bagi para peserta seleksi untuk mengikuti pengadaan dalam rangka menyiapkan kelengkapan administrasi, usulan teknis, dan usulan biaya;

(3) sebagai acuan dalam evaluasi usulan, klarifikasi dan negosiasi, dasar pembuatan Kontrak, dan acuan evaluasi hasil kerja Penyedia Jasa Konsultansi.

KAK yang telah diisi lengkap akan disediakan Panitia/Pejabat Pengadaan/Unit Layanan Pengadaan.

KERANGKA ACUAN KERJA(KAK)

BAB IPENDAHULUAN1

1. Latar Belakang Universitas Internasional Batam sebagai sebuah perguruan tinggi yang sedang berkembang di Indonesia membutuhkan dukungan teknologi informasi yang terintegrasi antar bagian secara menyeluruh sehingga dapat menciptakan koordinasi antar bagian dengan baik. Pengelolaan data dan informasi yang terintegrasi dengan baik diharapkan dapat menciptakan kualitas layanan yang prima oleh setiap bagian yang membutuhkan.Persebaran data dan informasi yang ada di Program Studi, Biro, unit layanan, lembaga dan lainnya merupakan permasalahan tersendiri jika masing-masing unit tidak mengintegrasikan data dalam satu kesatuan. Perbedaan data yang dikeluarkan dari satu bagian terhadap bagian yang lain dapat dihindarkan jika data dan informasi telah diintegrasikan dalam satu kesatuan.Pengintegrasian data dan informasi dalam satu kesatuan juga dapat memberikan kemudahan bagi pimpinan perguruan tinggi dalam mengembangkan kebijakan-kebijakan strategis pengembangan Universitas Internasional Batam dalam mencapai Visi dan Misi. Data dan informasi yang akan dijadikan sebagai executive summary yang diakses melalui jaringan sistem informasi yang ada dapat tersaji dengan cepat dan akurat serta merupakan data yang valid.Untuk itu diperlukan adanya sebuah sistem informasi terpadu yang meluputi Sistem Informasi Perpustakaan, Sistem Informasi Alumni & Karir, Sistem Informasi Administrasi Umum, dan Sistem Informasi Penjaminan Mutu.

2. Maksud dan Tujuan

Maksud:

Maksud dari kegiatan ini adalah pemilihan penyedia jasa konsultansi yang berkompeten dalam pengembangan aplikasi sistem informasi guna pengembangan sistem informasi terpadu pada Universitas Internasional Batam

Tujuan:Kegiatan ini bertujuan untuk mengembangkan sistem informasi terpadu pada Universitas Internasional Batam dengan mengintegrasikan berbagai unit layanan yang ada di lingkungan Universitas Internasional Batam sehingga dalam memberikan

1 Uraian Pendahuluan memuat gambaran secara garis besar mengenai pekerjaan yang akan dilaksanakan.

27

mutu layanann yang handal yaitu kecepatan dan keakuratan layanan bagi seluruh sivitas akademika Universitas Internasional Batam

3. Sasaran Sasaran yang ingin dicapai dari kegiatan ini adalah terselenggaranya layanan data dan informasi dari IT Center UIB yang terintegrasi dan memberikan kualitas layanan yang cepat dan akurat oleh seluruh sivitas akademika Universitas Internasional Batam sesuai dengan kebutuhannya.

4. Lokasi Kegiatan Kampus Universitas Internasional BatamJl. Gajah Mada, Sei Ladi, BaloiKota BatamProvinsi Kepulauan Riau

5. Sumber Pendanaan Kegiatan ini dibiayai dari sumber pendanaan:Program Hibah Kompetisi Berbasis InstitusiDirektorat Jendral Pendidikan TinggiDepartemen Pendidikan Nasional Republik Indonesia

6. Nama dan Proyek/Satuan Kerja Pejabat Pembuat Komitmen

Nama Pejabat Pembuat Komitmen:

Proyek/Satuan Kerja:

BAB IIRUANG LINGKUP PEKERJAAN2

7. Lingkup Kegiatan Pengembangan Sistem Informasi Terintegrasi berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) untuk meningkatkan kualitas layanan di Universitas Internasional Batam yang menghubungkan layanan dari sistem informasi yang sudah ada sebelumnya dengan sistem informasi perpustakaan, Alumni & karir, administrasi umum, dan penjaminan mutu.

8. Keluaran3 Sistem Informasi Terintegrasi berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) yang dapat diakses melalui jaringan internet dan intranet.

9. Upaya Pengembangan

Kebutuhan atas layanan data dan informasi menjadi hal yang sangat penting. Untuk itu Univeristas Internasional Batam mengembangkan sistem informasi secara mandiri melalui unit IT Center. Pengembangan sistem informasi yang ada selama ini meliputi sistem informasi akademik, sistem informasi keuangan, sistem informasi penerimaan mahasiswa, sistem informasi kepegawaian, dan sistem informasi aset. Masalah-masalah yang dihadapi sebelumnya adalah bahwa belum semua data dapat terekam dengan baik karena belum semua biro atau unit mendapatkan layanan sistem informasi, dan belum adanya infrastruktur jaringan dan perangkat keras komputer yang

2 Terdiri dari data yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan.3 Dijelaskan pula keterkaitan antara suatu keluaran dengan keluaran lain.

28

memadai sehingga akses data dan informasi menjadi lambat, terbatas, dan tidak aman.

Masalah tentang infrastruktur saat ini dapat diatasi melalui beberapa upaya pengembangan infrastruktur jaringan dan perangkat keras komputer. Upaya yang dilakukan antara lain penambahan perangkat keras, peningkatan kualitas perangkat jaringan dan perangkat komputer, dan pelatihan staf di bidang jaringan dan perangkat keras. Dana yang digunakan diperoleh baik dari hibah maupun pendanaan mandiri oleh institusi.

Sedangkan pengembangan aplikasi sistem informasi masih terhambat dikarenakan terbatasnya kualitas dan kuantitas staf yang mampu mengembangkan sistem informasi sesuai dengan kebutuhan yang ada saat ini. Oleh sebab itu salah satu strategi untuk mengatasi masalah tersebut adalah melakukan pengembangan aplikasi sistem informasi terintegrasi melalui pihak ketiga atau outsourcing.

Pengembangan sistem informasi ditujukan untuk membantu layanan dari biro-biro dan unit yang ada di UIB. Selain itu para mahasiswa, orang tua, dan masyarakat sebagai stakeholder juga harus mampu mengakses informasi tentang berjalannya proses pendidikan yang ada. Untuk itu pengembangan aplikasi-aplikasi harus berdasarkan pada analisa kebutuhan yang ada saat ini. Untuk itu tim IT Center dengan bantuan dari konsultan sudah melakukan analisa kebutuhan dan perancangan sistem informasi terintegrasi. Aplikasi-aplikasi yang telah dirancang adalah aplikasi-aplikasi yang saling terkait dan terintegrasi satu dengan lainnya. Selain itu sistem informasi terintegrasi juga dirancang agar dapat menyimpan data dengan aman dan cepat, dimana informasi yang diolahnya dapat diakses melalui internal maupun dari luar dengan cepat dan aman.

10. Minimal Requirement Specification

Persyaratan minimal dari pengembangan Sistem Informasi Terintegrasi Universitas Internasional Batam adalah sebagai berikut. Sistem Informasi Terintegrasi dikembangkan dengan menggunakan teknologi web dan open source sehingga dapat diakses melalui internet dan intranet yang dilengkapi dengan dokumentasi pengembangan sistem dan pelatihan untuk pengguna (user) dan administrator. Sedangkan persyaratan minimal dari aplikasi-aplikasi yang akan dikembangkan terdiri dari gambaran umum aplikasi, keuntungan atau kelebihan dengan menggunakan aplikasi tersebut, fitur-fitur atau fasilitas serta proses bisnis yang dikehendaki. Spesifikasi detil dari aplikasi-aplikasi yang akan dikembangkan dapat dilihat pada bagian selanjutnya.

11. Aplikasi yang Gambaran Umum

29

akan dikembangkan

Universitas Internasional Batam berinisiatif untuk mulai mengembangkan sistem secara menyeluruh dan terintegrasi guna mengatasi permasalahan di atas dan sebagai bentuk antisipasi terhadap perkembangan teknologi. Perangkat lunak yang akan dibangun dan diimplementasikan adalah aplikasi untuk mengelola domain permasalahan akademik, sumber daya, dan pengetahuan. Aplikasi disusun dengan mendasarkan pada prinsip-prinsip yang telah disampaikan di awal pembahasan dan menggunakan teknologi open source. Aplikasi harus dibangun secara modular dan bertahap sehingga dimungkinkan adanya iterasi untuk perbaikan dan penyempurnaan sistem atau aplikasi secara keseluruhan. Mengingat begitu besarnya entitas dan ruang lingkup yang akan ditangani oleh aplikasi ini maka perlu kerjasama dari berbagai komponen di dalam Universitas Internasional Batam dan perusahaan pengembang yang nantinya terpilih.Adapun aplikasi yang akan dikembangkan yaitu :

I. SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI UMUM (BAUM)

Aplikasi berbasis web yang diperuntukkan untuk mengelola inventarisasi aset aset di perguruan tinggi. Aplikasi ini menyediakan bermacam-macam fasilitas untuk proses penatausahaan barang, meliputi pengkodean barang inventaris, pembuatan buku inventaris, pencarian data barang, mutasi barang, penghapusan inventory, dan pembuatan laporan. Sistem ini terdiri dari beberapa modul yaitu:

1. Modul Manajemen Work Order2. Modul Procurement (Pengadaan)3. Modul Pengelolaan ATK4. Modul Pengelolaan Surat5. Modul Pengelolaan dan pemeliharaan Aset6. Modul Penjadwalan Penggunaan Ruangan7. Modul Peminjaman Sarana dan Prasarana

Fungsionalitas sistem yang dibutuhkan adalah:

1. Modul Manajemen Work Ordera. Form isian permasalahan (WO)b. Mekanisme disposisi tugas & durasi

pengerjaanc. Pelaporan hasil pengerjaan & penilaian oleh

pihak pelapor permasalahand. Laporan pelaksanaan WO

2. Modul Procurement (Pengadaan)a. Pengajuan & persetujuan pengadaan barang,

30

termasuk pembuatan SPKb. Pengelolaan purchase request (PR)c. Pembuatan purchase orderd. Penerimaan barange. Laporan pengadaan barang, PR, PO

3. Modul Pengelolaan ATKa. Pengajuan penggunaan ATKb. Approval penggunaan ATKc. Laporan penggunaan ATK

4. Modul Pengelolaan Surata. Pengelolaan surat masuk/keluarb. Penomoran suratc. Distribusi suratd. Pengarsipan surat masuk/keluare. Laporan surat masuk/keluar

5. Modul Pengelolaan Asseta. Pengelolaan jadwal perawatan/penggantian barangb. History perawatanc. Laporan pelaksanaan perawatan/penggantian barang

6. Modul Penjadwalan Penggunaan Ruangan(non-akademik)

a. Pengajuan & persetujuan penggunaan ruangb. Koreksi / perubahan penggunaan ruangc. Laporan penggunaan ruang

7 Modul peminjaman sarana dan prasaranaa. Pengajuan & persetujuan penggunaan sarana & prasaranab. Koreksi / perubahan peminjaman sarana & prasaranac. Pengembalian sarana & prasaranad. Laporan peminjaman sarama dan prasarana

Kebutuhan Integrasi:1. Pembuatan Purchase Order → Sistem Informasi

Keuangan2. Penerimaan barang → Sistem Informasi Aset3. Daftar penggunaan ruang → Sistem Informasi

Akademik

II. SISTEM INFORMASI PENJAMINAN MUTU

Sistem Penjaminan Mutu ini diperuntukan untuk memonotoring sistem penilaian atau audit yang akan digunakan oleh QA Center sebagai salah satu mekanisme penjaminan mutu di UIB. Sistem ini terdiri dari beberapa modul yaitu:

1. Modul Audit Internal2. Modul Evaluasi Antar/Lintas Biro/Mahasiswa

31

3. Modul Portal QA

Fungsionalitas yang dibutuhkan adalah:

1. Modul Audit Internala. Pembuatan bank soal/pertanyaanb. Pengelolaan template kuisioner untuk biro/prodic. Pengisian kuisioner oleh internal QA (support multi

auditor)d. Pengisian respon atas hasil penilaian oleh

biro/prodie. Pengelolaan respond dan hasil dari auditf. Laporan grafik & statistik history penilaian/audit

2. Modul Evaluasi Antar/Lintas Biroa. Modul kuesioner (pembuatan kategori kuesioner,

penentuan responden: biro/prodi/karyawan/mhsw/dll)

b. Pembuatan bank soal/pertanyaanc. Penentuan template kuisioner untuk biro/prodid. Pengisian kuisioner oleh biro laine. Pengelolaan respond dan hasil dari auditf. Laporan grafik & statistik history penilaian/audit

3. Modul Portal QAa. Modul online feedback atau pengajuan

keluhan/usulan/kritik terhadap biro/prodi (oleh mahasiswa/dosen/karyawan)

b. Modul pengelolaan dokumen (upload & download dokumen SOP / Instruksi Kerja / dll), termasuk pengelolaan nomor, category, tgl berlaku, dan status dokumen.

c. Pengelolaan master Key Performance Indicator/KPI (pengaturan komponen KPI, nilai per komponen, per unit/prodi)

d. Pengisian KPI oleh prodi/biro/QAe. Laporan pencapaian KPI

III. SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN

Sistem Informasi Perpustakaan ini merupakan sistem yang akan digunakan oleh perpustakan UIB dimana meliputi pengelolaan katalog dari koleksi buku di perpustakan, sirkulasi buku dan lainnya. Sistem yang dibangun menggunakan teknologi berbasis web agar dapat dengan mudah diakses oleh mahasiswa di luar dan di dalam lingkungan universitas. Adapun modul – modul dalam sistem perpustakaan ini yaitu:

1. Modul Pengelolaan Anggota2. Modul Pengelolaan Koleksi3. Modul Peminjaman Koleksi Pustaka4. Modul Portal Perpustakaan & OPAC5. Modul Pengelolaan Bookstore

Fungsionalitas yang dibutuhkan adalah:

32

1. Modul Pengelolaan Anggotaa. Pembuatan anggota, dengan dukungan integrasi

dengan SI Akademik dan SI Kepegawaianb. Cetak kartu anggota. (support ke teknologi

barcode/RFID)c. Laporan keanggotaan perpustakaan

2. Modul Pengelolaan Koleksia. Manajemen buku, non buku, majalah, dan riset

penelitian (judul, pengarang, penerbit, ISBN, sinopsis, cover, letak buku, dll)

b. Entri kode klasifikasi, no inventaris, dan eksemplar (support utk buku jumlah besar)

c. Pencetakan atribut katalog: kartu, barcode, dan label.

d. Pengadaan Koleksi (request by prodi/unit/dosen/mahasiswa ke perpus, integrasi ke finansi/penganggaran)

e. Manajemen usulan pengadaan, rekapitulasi usulan, penentuan prioritas, dan persetujuan rekap

f. Laporan koleksi perpustakaan

3. Modul Peminjaman Koleksi Pustakaa. Peminjaman pustaka buku dan non buku , dengan

dukungan terhadap pembacaan barcode buku sebagai mekanisme pendataan

b. Pengembalian pustakac. Mekanisme pengelolaan reservasi buku (notifikasi

buku sudah dipesan/reserved, pembatasan jumlah reservasi buku)

d. Pengembalian atau perpanjangan koleksi pustakae. Perpanjangan pustakaf. Manajemen denda (pengaturan hari kerja/libur

untuk denda, integrasi ke finansi, support, pemutihan)

g. Laporan sirkulasi buku

4. Modul Portal Perpustakaan & OPACa. Pencarian, dan informasi detail koleksi

perpustakaanb. Fasilitas berita seputar informasi perpustakaanc. Fasilitas file sharing (dokumen2 perpus,

manajemen filesharing oleh backoffice)d. Fasilitas pengajuan usulan pengadaan koleksie. Fasilitas baca koleksi e-book (hanya bisa baca,

tidak bisa download/print, support utk member dari luar)

f. Fasilitas check/reserved koleksi buku di bookstore

5. Modul Pengelolaan Bookstorea. Manajemen koleksi bookstoreb. Penjualan buku (integrasi ke finansi)c. Laporan stockopname, laporan koleksi, laporan

33

penjualan.

6. Modul Pengelolaan Monitoring dan Pelaporana. Laporan katalogb. Laporan sirkulasic. Stock opnamed. Laporan anggotae. Laporan statistik

Kebutuhan integrasi:

1. Manajemen keanggotaan → SI Akademik & SI Kepegawaian

2. Manajemen denda → SI Keuangan3. Bebas pinjaman --> SI Akademik

IV. SISTEM INFORMASI ALUMNI & KARIR

Sistem informasi ini memiliki fungsi untuk mengelola kegiatan kemahasiswaan. Setiap keterlibatan mahasiswa dalam kegiatan kemahasiswaan akan memproleh kredit, dimana mahasiswa harus mengumpulkan kredit minimal sebagai syarat kelulusan. Selain itu, system ini juga dapat digunakan untuk para alumni sebagai wadah berkomunikasi dan mengembangkan karir mereka. Sistem ini juga dapat dijadikan sarana bagi pencari pekerjaan maupun pencari tenaga kerja. Modul – modul yang dibutuhkan dalam sistem informasi kemahasiswaan, alumni, & karir yaitu:

1. Modul Alumni

2. Modul Karir

Fungsionalitas yang dibutuhkan adalah:1. Modul Alumni

a. Sub Modul Back Office:1. Registrasi Alumni (pendaftaran alumni, user

portal alumni)2. Direktori Alumni (pencarian, tambah, ubah ,

detail data alumni)3. Publikasi informasi untuk alumni4. Pengelolaan Agenda, Berita, Cerita5. Pengelola Forum Diskusi (topic dan thread)6. Survey alumni (kuesioner)7. Security data dan filter

b. Sub Modul Laporan1. Laporan keanggotaan alumni (per tahun

lulusan, per tahun angkatan, per prodi)2. Laporan karir alumni (persentase kesesuaian

pekerjaan, rata-rata kecepatan mencari pekerjaan)

c. Sub Modul Portal Alumni:1. Registrasi Alumni & User Portal2. Pengelolaan profil alumni (biodata, kegiatan,

34

status, dan riwayat pekerjaan)3. Pencarian Alumni4. Kirim & display Agenda, Berita, Cerita dan

informasi5. Lihat Statistik Alumni dan Web alumni6. Forum Diskusi

d. Sub Modul Portal kegiatan untuk Alumni dan karir1. Pengelolaan kegiatan alumni (penjadwalan,

perencanaan anggaran, dan penggunaan fasilitas, pelaporan)

2. Pengelolaan peminjaman fasilitas3. Publikasi event/kegiatan himpunan alumni di

website4. Publikasi hasil event & prestasi himpunan

alumni

2. Modul Karirb. Sub Modul Administrator1. Pengelolaan Perusahaan

2. Pengelolaan Kategori Lowongan3. Pengelolaan Lowongan4. Pengelolaan Agenda, Berita dan Cerita5. Pengelolaan Riwayat Hidup (CV) Alumni

c. Sub Modul Portal Karir untuk Perusahaan1. Update Profil Perusahaan2. Pengelolaan Lowongan3. Pengelolaan Data Pelamar4. Lihat Data Perusahaan Lain5. Lihat Data Lowongan dari Perusahaan Lain6. Lihat Agenda, Berita, Cerita.

d. Sub Modul Portal Karir untuk Alumni1. Mengelola Riwayat Hidup (CV)2. Riwayat Lamaran Dikirim3. Cari Perusahaan4. Cari dan Apply Lowongan5. Lihat Agenda, Berita, Cerita6. Lihat Pesan dari Perusahaan

Kebutuhan Integrasi:1. Daftar alumni → SI Akademik2. Jadwal kegiatan --> Web Portal kegiatan, portal

akademik3. Transkrip kegiatan --> SI Akademik

35

BAB IIIMETODOLOGI PENGEMBANGAN

12. Pendekatan Umum Pengembangan Sistem Informasi Terintegrasi Universitas Internasional Batam dilakukan dengan harus mengacu pada pendekatan umum serta langkah-langkah seperti berikut ini:1. Pengembangan aplikasi dibangun secara bertahap dengan

memperhatikan proses bisnis dan kebutuhan yang ada dengan, dan dapat diintegrasikan dengan sistem yang sudah ada sebelumnya. Pengembangan sistem informasi sebelumnya meliputi: Sistem Informasi Akademik, Sistem Informasi Penerimaan Mahasiswa Baru, Sistem Informasi Keuangan, Sistem Informasi Asset, dan Sistem Informasi Kepegawaian. Prioritas pengembangan aplikasi saat ini meliputi: Sistem Informasi Perpustakaan, Sistem Informasi Alumni & Karir, Sistem Informasi Penjaminan Mutu (QA), dan Sistem Informasi Administrasi Umum.

2. Pengembangan aplikasi diawali dengan perancangan dan pemodelan aplikasi berdasarkan analisa terhadap bisnis proses, SOP, dan kebutuhan yang ada. Dimana pemodelan aplikasi dapat menyerupai keadaan nyata dan dapat dengan mudah dipahami oleh calon pengguna. Analisa kebutuhan dilakukan secara top-down, yang dimulai dari kebijakan yang paling atas, kebutuhan yang paling strategis, dan secara bertahap diturunkan hingga SOP yang paling teknis untuk memenuhi kebutuhan operasional-transaksional

3. Aplikasi didesain secara modular dimana aplikasi dibagi menjadi modul-modul yang dapat beroperasi secara independen dan atau interdependen, yang setiap modulnya memiliki input dan outputnya masing-masing dan terdefinisi dengan jelas.

4. Implementasi desain aplikasi dilakukan secara iteratif, yaitu secara berulang-ulang dengan menjalankan siklus pengembangan sistem atau System Development Life Cycle (SDLC) secara lengkap.

5. Pengembangan modul-modul dilakukan secara pararel sehingga dapat mempersingkat waktu pengerjaan dengan melibatkan staf atau tim pengembang dari Universitas Internasional Batam untuk memonitor proses pengembangannya dan melakukan pengujian atas modul-modul yang dikembangkan.

6. Instalasi aplikasi-aplikasi dapat dilakukan secara bertahap dengan melibatkan staf atau tim pengembang dari Universitas Internasional Batam yang disertai dengan pelatihan untuk pengguna (user) dan pelatihan untuk staf atau tim dari Universitas Internasional Batam yang nantinya bertanggung jawab dalam pengelolaan dan pengembangan selanjutnya.

7. Pengelolaan dan perawatan aplikasi-aplikasi dapat dilakukan secara bersama antara pengembang dengan staf atau tim dari Universitas Internasional Batam dalam jangka waktu tertentu (minimal 1 tahun) sebagai bentuk garansi

36

terhadap pengembangan sistem secara menyeluruh.

13. Metodologi Pengembangan

Untuk mendukung proses pengembangan Sistem Informasi Terintegrasi Universitas Internasional Batam maka pengembangan harus mengacu pada metodologi pengembangan yang sesuai dengan kaidah siklus pengembangan sistem atau System Development Life Cycle (SDLC) yang secara umum terdiri dari beberapa tahap:1. Tahap perencanaan2. Tahap analisa indentifikasi kebutuhan informasi dan

teknologi (software requirements analysis)3. Tahap perancangan detil (desain dan modeling)4. Tahap konstruksi (coding dan programming)5. Tahap pengujian unit dan pengujian software aplikasi6. Tahap integrasi dan pengujian komponen7. Tahap implementasi dan pengujian penerimaan pengguna

(User Acceptance Test)

Masing-masing vendor diharuskan dapat menjelaskan metodologi pengembangan sesuai dengan strategi pengembangan masing-masing vendor dengan mengacu pada metodologi pengembangan secara umum seperti dijelaskan di atas. Penjelasan juga disertai dengan jadwal dan tahapan yang akan dilakukan secara detil dan jelas.

BAB IVRENCANA KERJA DAN PENGEMBANGAN

14. Rencana Kerja Umum

14.1. Implementasi proyek akan fokus dalam memfasilitasi proses dari sistem lama kepada sistem baru yang melingkupi perubahan proses bisnis, perkembangan teknologi, dan peningkatan kapasitas SDM.

14.2. Penyedia jasa yang terpilih diwajibkan menyusun rencana kerja yang terinci. Dalam rencana kerja terinci tersebut harus disampaikan secara tertulis dalam penawaran sehingga kami memperoleh gambaran yang utuh dari serangkaian rencana kerja dari awal hingga akhir.

14.3 Konsultan terpilih akan melaksanakan tugas dengan metodologi yang terarah dengan minimal langkah yang ditempuh sebagai berikut (bisa disesuaikan dengan kebutuhan vendor):

Phase I: Perencanaan dan Organisasi Proyek

Pada tahap ini akan dilakukan pertemuan antara tim pengembang dan user, dimana kedua pihak akan memastikan bahwa project akan dijalankan sesuai dengan tujuan dan harapan dari kedua belah pihak. Di dalam tahap ini aktivitas yang dilakukan adalah: Mengadakan pertemuan internal untuk

mengkonfirmasikan project schedule dan project team structure.

Mengadakan kick-off meeting untuk

37

mengkonfirmasikan project organization, project scope, project schedule, dan project team & structure.

Analisis Kebutuhan Perangkat LunakTujuan dari tahap ini adalah mendapatkan daftar kebutuhan secara detil untuk implementasi dan sekaligus melakukan analisis kebutuhannya. Berdasarkan hasil analisis terhadap sistem existing (yang sedang berjalan) selanjutnya dapat diuraikan perkiraan kebutuhan dari sistem informasi yang terpadu yang meliputi identifikasi kebutuhan aplikasinya, identifikasi kebutuhan perangkat keras dan perangkat lunak komputer, identifikasi kebutuhan sistem jaringan komunikasi data serta identifikasi terhadap kebutuhan sumber daya manusia (SDM). Di dalam tahap ini yang dilakukan adalah:

Melakukan survey terhadap existing sistem dan operation work flow.

Melakukan business process analysis. Mendefinisikan kebutuhan detil hardware

(komputer, jaringan, dll) Melakukan analisis kebutuhan software Melakukan tinjauan spesifikasi kebutuhan

softwarePhase II: Perancangan awal perangkat lunak

Tahap perancangan awal perangkat lunak adalah tahap yang dilakukan di internal tim pengembang, yaitu mendefinisikan arsitektur software yang sesuai dengan persyaratan (analisis kebutuhan) meliputi sub sistem, antarmuka subsistem, dan fungsi/object level atas. Di dalam tahap ini aktivitas yang dilakukan adalah:

Perancangan awal perangkat lunak Melakukan review perancangan awal perangkat

lunak Perancangan detil perangkat lunak

Tahap perancangan detil perangkat lunak merupakan tahap yang merinci arsitektur software sampai unit terkecil yang menjadi dasar coding, meliputi diagram fungsi/object, desain I/O, prosedur pengoperasian, deskripsi fungsi/prosedur per unit dan deskripsi semua antarmuka unit. Di dalam tahap ini aktivitas yang dilakukan adalah:

Perancangan detil perangkat lunak Melakukan review perancangan detil perangkat

lunak Pengkodean perangkat lunak

Di dalam tahap ini aktivitas yang dilakukan adalah: Software Implementation (coding) Software unitary testing (CSU testing) Software component testing (CSC testing)

Pengujian sistem dan perbaikanRuang lingkup pada tahap ini adalah integrasi software aplikasi di development server, dan pengaksesan aplikasi dari client. Lalu dilakukan pengujian kemampuan sistem end to end. Output dari pengujian dikembalikan lagi untuk kemudian dilakukan koreksi dan optimasi.

38

Phase III:Kegiatan pada tahap ini dilakukan bersamaan (pararel) dengan kegiatan pada Tahap 1 – Inception Study and Project Management Report. Mendefinisikan kebutuhan detail hardware (komputer,

jaringan, dll). Koordinasi dengan PCU dalam penyusunan TOR berkaitan

dengan Tandem pada tahapan implementasi.Phase IV: Onsite Installation (Deployment)

Tahap ini merupakan fase dimana tim pengembang harus melakukan instalasi perangkat lunak di operasional server di lokasi client.

Pelatihan dan Sosialisasi SDM OperasionalDi tahap ini diharapkan pihak user akan memahami alur kerja (SOP) dan cara penggunaan software yang di-deliver. Aktivitas-aktivitas yang dilakukan adalah: Melakukan training terhadap personil user yang terlibat Melakukan sosialisasi terhadap instansi yang terkait Melakukan review terhadap hasil training

Support & MaintenancePada tahap ini, project manager dan tim harus memastikan bahwa sistem yang terpasang telah berjalan dengan baik sesuai dengan software requirement yang telah disepakati. Di dalam tahap ini aktivitas yang dilakukan adalah: Memonitor, melakukan review, serta membuat

pelaporannya terhadap jalannya sistem yang baru. Memberikan support dan maintenance terhadap sistem

berjalanPhase V:Tahap ini adalah tahap untuk memastikan bahwa seluruh kebutuhan functional telah dapat di deliver dengan lengkap. Ruang lingkup pada tahap ini adalah: Implementation aftercare Review operationalisasi system pusat-entitas Rewrite dan upgrading system

15. Rencana Kerja Rinci

Untuk memperkirakan kemajuan pencapaian ruang lingkup proyek, konsultan membuat rincian keseluruhan kegiatan menjadi beberapa kegiatan/tugas yang harus dapat selalu diukur. Harapan kami para konsultan/vendor dapat menuangkan tugas terinci tersebut ke dalam format yang kami siapkan. Pun bilamana para konsultan memiliki format yang berbeda, mohon dipastikan bahwa setiap fase sudah terakomodasi dalam model rencana kerja tersebut. Format rencana kerja rinci terdapat dalam Lampiran KAK.

39

BAB VSTRUKTUR ORGANISASI PROYEK

16. Struktur Organisasi dan Personil

Posisi KualifikasiTenaga Ahli:Project Management Min. S2, Pengalaman min 3 tahunSystem Analysis Min. S1, Pengalaman min 3 tahunDatabase Engineering Min. S1, Pengalaman min 3 tahunProgramming Min. S1, Pengalaman min 3 tahunNetwork Specialist Min. D3, Pengalaman min 3 tahunAplication Support Min. D3, Pengalaman min 3 tahun

Tenaga Pendukung (jika ada):

17. Kebutuhan Logistik

Setiap vendor selain menyusun organisasi proyek juga diharuskan menyusun kebutuhan logistik secara rinci. Adapun format perincian yang dapat digunakan adalah sebagaimana tercantum di dalam Lampiran KAK (dapat disesuaikan kebutuhan masing-masing vendor)

BAB VLAYANAN PURNA JUAL DAN GARANSI

18. Layanan Purna Jual dan Garansi

18.1. Setelah selesai seluruh tahapan proyek Pengembangan Sistem Informasi Terintegrasi Universitas Internasional Batam sebagai pemberi pekerjaan berhak mendapatkan komitmen dari Pengembang untuk tetap aware atas keberlangsungan sistem, serta membantu UIB dalam mengantisipasi adanya permasalahan yang disebabkan oleh 3 faktor yaitu:a. Permasalahan Proses Bisnis

Kemungkinan adanya perkembangan atau perubahan ketentuan perundang-undangan mengenai penyelenggaraan pendidikan.

b. Permasalahan TeknologiKemungkinan adanya kerusakan teknologi yang dipakai ataupun adanya perkembangan baru tren teknologi yang lebih baik.

c. Permasalahan SDMKemungkinan adanya perubahan struktur organisasi ataupun adanya rotasi SDM, sementara proses transformasi internal belum dilakukan dengan baik.

18.2. Perusahaan pengembang menyerahkan lisensi dan hak cipta dari seluruh source code dari sistem yang dibangun kepada Universitas Internasional Batam. Untuk menjamin kehandalan sistem yang dibangun, seluruh prosedur pengujian akan dilakukan secara sistematis, bertahap, hingga keseluruhan sistem memenuhi kebutuhan fungsional, technical, dan kebutuhan performance/kinerja-nya.

18.3 Selanjutnya setelah proyek dinyatakan selesai, konsultan akan tetap melakukan kegiatan pengawasan dan evaluasi sistem yang berjalan dengan melakukan hal-hal sebagai

40

berikut:1. Melakukan trouble shooting apabila ditemukan

masalah pada aplikasi2. Layanan on call/chat3. Layanan kunjungan ke UIB dalam periode

maintenance secara periodik

Dengan demikian, implementasi Sistem Informasi Terintegrasi di UMK berjalan baik dan ada jaminan dari nilai investasi, berupa masa manfaat jangka panjang (long life benefit).

41

LAMPIRAN AFORMAT RENCANA KERJA RINCI

Phase 1: Studi Pendahuluan dan Pengelolaan Proyek

Task 1.1 Survey PendahuluanMetodologi WawancaraKeluaran Laporan surveyKegiatan Utama Kajian kebutuhan komponen proyek

Perumusan kuisioner untuk proses bisnisAnalisis temuan hasil survey dituangkan dalam bentuk faktor-faktor kritis implementasiPerumusan hasil survey menjadi rekomendasi strategis untuk pengembangan sistem

Masukan Project Manager man-daysSystem Analyst man-daysNetwork Specialist man-days

Task 1.2 Rencana Kerja RinciMetodologi Gantt chart dan jaringan kerjaKeluaran Rencana kerja dan jadwal pelaksanaan

Kegiatan UtamaIdentifikasi kegiatan kunci dari proyek berdasarkan hasil survey dan KAKIdentifikasi sumber daya yang diperlukan untuk setiap aktivitas (waktu, SDM, dll)Merumuskan jadwal kerja dan jaringan kerja untuk keseluruhan kegiatan

Masukan Project Manager man-daysSystem Analyst man-daysNetwork Specialist man-days

Task 1.3 Dokumentasi Proses Bisnis AkhirMetodologi Interview dan KuisionerKeluaran Laporan tentang proses bisnis

Kegiatan Utama Mengkaji proses bisnisMendokumentasikan status/praktek penerapan proses bisnisMendokumentasikan proses bisnis akhir sesuai dengan kebutuhan UMK

Masukan Project Manager man-daysSystem Analyst man-daysNetwork Specialist man-days

42

Task 1.4 Penyusunan ERDMetodologi Analisis kebutuhanKeluaran ERD dan hasil normalisasi ER

Kegiatan UtamaIdentifikasi informasi dan data kunci yang dibutuhkan dan dikeluarkan oleh setiap pemangku kepentinganAnalisis data dan informasi yang diolah oleh setiap pemangku kepentinganPerumusan ERD dan normalisasi ERD

Masukan Project Manager man-daysSystem Analyst man-daysDatabase Specialist man-days

Task 1.5 Identifikasi Resiko dan Strategi MitigasiMetodologi Studi dan analisis dokumenKeluaran Laporan tentang potensi resiko dan strategi mitigasi

Kegiatan Utama

Identifikasi faktor kritis yang menentukan implementasi sistem berdasarkan kondisi SDM, dukungan teknologi, komitmen pimpinan, baik di unit dan terutama di pusatMenduga resiko kegagalan sistem, kendala implementasiMerumuskan rencana aksi darurat untuk atasi resiko dan kendala

Masukan Project Manager man-daysSystem Analyst man-daysNetwork Specialist man-days

Task 1.6 Formulasi atas Quality Assurance PlanMetodologi Network Planning & Gantt ChartKeluaran Laporan strategi pengendalian kualitasKegiatan Utama Identifikasi sifat keunggulan kunci dari sebuah sistem yang efektif

Identifikasi faktor-faktor internal dan eksternal yang mempengaruhi sistemMenyusun strategi pemeliharaan sistemMemperkirakan siklus hidup systemMerumuskan spesifikasi sistem yang akan dikembangkanMerumuskan rencana jaminan kualitas untuk sistem yang akan dikembangkan

Masukan Project Manager man-daysSystem Analyst man-days

43

Phase 2: Kustomisasi Rancangan dan Pengembangan Akhir

Task 2.1 Analisis Kebutuhan SistemMetodologi Kajian DokumenKeluaran Laporan analisis kebutuhan systemKegiatan Utama Analisis kebutuhan sistem berdasarkan proses bisnis

Analisis rancangan logisSpesifikasi teknis termasuk kamus data, format laporan, tampilan antar muka, dll.Rancangan fisik dan arsitektur systemPerumusan platform teknologiBenchmarking kinerja systemPembuatan prototype

Masukan Project Manager man-daysSystem Analyst man-days

Task 2.2 System Development (Core System)Metodologi SDLC (iteratively, as scheduled system per system)Keluaran SofwareKegiatan Utama Pseudo coding dan programming

Database (back end) programmingUser Interface programmingSystem IntegrationPreparation of the system documentation dan manualPreparation of the software master dan replication kits

Masukan Project Manager man-daysSystem Analyst man-daysDeveloper man-daysDatabase Engineer man-days

Task 2.3 System TestingMetodologi Black Box & White Box TestingKeluaran Testing Report LogKegiatan Utama Menyusun test plan sheet untuk setiap skenario untuk setiap system

Komparasi output hasil test dengan dokumen SRSOptimasi iterasi pemrograman dan eliminasi kode-kode junk

Masukan Project Manager man-daysSystem Analyst man-daysDeveloper man-daysApplication Support man-days

Phase 3: Penyiapan Roll Out System

44

Task 3.1 Kajian atas Spesifikasi TeknisMetodologi Kajian aspek teknis systemKeluaran Laporan kajian

Kegiatan UtamaMerumuskan spesifikasi teknis dan kebutuhan perangkat lunak untuk aplikasiIdentifikasi kebutuhan perangkat lunak pendukungIdentifikasi kebutuhan keahlian dan SDM

Masukan Project Manager man-daysSystem Analyst man-daysDeveloper man-daysApplication Support man-days

Task 3.2 Perencanaan Pengadaan dan PengirimanMetodologi Gantt Chart dan Jaringan KerjaKeluaran Laporan KajianKegiatan Utama Merumuskan jadwal distribusi instalasi aplikasiMasukan Project Manager man-days

System Analyst man-daysDeveloper man-daysApplication Support man-days

45

Phase 4: Implementasi Sistem

Task 4.1 Pelatihan bagi StaffMetodologi ToT (training of trainer)Keluaran Staff terlatih untuk mengoperasionalkan softwareKegiatan Utama Pelatihan staffMasukan Project Manager man-days

System Analyst man-daysApplication Support man-days

Task 4.2 Workshop dan Pelatihan bagi segenap unsur Umk dalam rangka sosialisasi sistem

Metodologi Pelatihan di kelas dan on the job trainingKeluaran Staff dapat mengoperasionalkan softwareKegiatan Utama Lokakarya orientasi bagi pejabat di Umk

Pelatihan intensif untuk pengguna dan tenaga operatorMasukan Project Manager man-days

System Analyst man-daysApplication Support man-days

Task 4.3 Instalasi perangkat keras dan AplikasiMetodologi InstalasiKeluaran Perangkat keras dan aplikasi terpasangKegiatan Utama Instalasi perangkat keras dan perangkat lunak

Instalasi software pendukungUji fungsionalitas peralatan dan aplikasi

Masukan Project Manager man-daysSystem Analyst man-daysNetwork Specialist man-days

Task 4.4 Migrasi data dari sistem lama ke sistem baruMetodologi Konversi dataKeluaran Database sistem lama terkonversi ke database sistem baruKegiatan Utama Konversi data

Verifikasi validitas dataData entry

Masukan Project Manager man-daysSystem Analyst man-daysDatabase Engineer Man-days

Task 4.5 Pengoperasian Awal

46

Metodologi Pembandingan sistem lama dengan sistem yang baruKeluaran Sistem lama dan sistem baru berjalan bersamaKegiatan Utama Menjalankan bersama sistem lama dengan sistem baru

Evaluasi implementasi systemMasukan Project Manager man-days

System Analyst man-daysApplication Support (Trainer) Man-days

Task 4.6 Penyiapan rencana kedaruratan (backup plan)Metodologi Penyiapan backup dataKeluaran Adanya mekanisme backup data secara regularKegiatan Utama Instalasi komponen/module back up sistem dan data

Instalasi sistem keamanan aplikasiMasukan Project Manager man-days

Database Engineer man-daysNetwork Specialist man-days

Task 4.7 Evaluasi dan Uji penerimaanMetodologi Uji coba sistem oleh penggunaKeluaran Penerimaan oleh pengguna (user acceptance)

Kegiatan UtamaEvaluasi bersama oleh Umk dan pihak konsultan untuk evaluasi implementasi system

Masukan Project Manager man-daysSystem Analyst man-daysApplication Support man-days

47

Phase 5: Dukungan Pasca Implementasi

Task 5.1 Jaminan Pengendalian KualitasMetodologi Pelayanan terus menerus (stand by)Keluaran Terselenggaranya jaminan kualitas produkKegiatan Utama Membantu tim ICT dalam hal pengendalian kualitas produk

Menyiapkan tenaga pendukung yang selalu siap untuk mengatasi masalah dan kedaruratan

Masukan Project Manager man-daysSystem Analyst man-daysDatabase Engineer man-days

Task 5.2 Internalisasi SistemMetodologi Internalisasi systemKeluaran Terintegrasinya sistem dalam proses bisnisKegiatan Utama Membantu tim ICT lebih lanjut berdasarkan perkembangan proses bisnis

Pengembangan manajemen perubahan untuk meningkatkan tingkat sukses implementasi

Masukan Project Manager man-daysSystem Analyst man-daysApplication Support man-days

48

Pelaporan:

Task 6 PelaporanMetodologi Dokumentasi Laporan Kemajuan

Keluaran

Inception Report Montly Report Quarterly Report Semester Report Annual Report Completion (Final) Report

Kegiatan Utama Penulisan LaporanPenulisan petunjuk pelaksanaan, dan dokumentasi aplikasi

Masukan Project Manager man-daysSystem Analyst man-daysApplication Support Man-days

49

LAMPIRAN BFORMAT KEBUTUHAN LOGISTIK

No. Penjelasan Volume SatuanA Perjalanan Dinas dan Per Diem

1 Perjalanan Dinasa Survey tripb Monitoring & Supervisi tripc Pelatihan Staff tripd Workshop & Training tripe Instalasi Perangkat Keras trip

2 Per Diem Allowancea Survey mandaysb Monitoring & Supervisi mandaysc Pelatihan Staff mandaysd Workshop & Training mandayse Instalasi Perangkat Keras mandays

B Peralatan dan Fasilitas1 Di Tingkat Entitas (… lokasi)

a Fasilitas KantorI Notebook unitIi Internet Access unit

b PeralatanI Furniture set

2 Di Pusata Fasilitas Kantor

I Notebook unitIi Router unitIii Access Point unitIv Internet Access unitV LCD unitVi Printer unitVii Telephone unitViii Facsimile unit

b PeralatanI Furniture setIi White Board unit

C Staf Pendukung di Tiap Unit1 Dukungan Implementasi manmonth2 Dukungan pasca Implementasi manmonth

50