SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN

Makalah

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Akuntansi

Semester Genap Program Studi Akuntansi

Disusun oleh:

Arif Rahman 1203496

Faisal Pasha 1204225

Luthfi Zahir 1204100

Muhammad Asykarullah 1204241

Muhamad Radinal Ramdhan 1200113

Yanick Iglesias 1204401

Taofik Muhammad Gumelar 1206330

Program Studi Akuntansi

Fakultas Pendidikan Ekonomi dan Bisnis

Universitas Pendidikan Indonesia

2014

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Sebuah perusahaan ketika didirikan memiliki tujuan yang tak sama, namun umumnya tujuan

perusahaan ialah mendapatkan keuntungan dari hasil usaha yang dijalankan. Seiring dengan

berkembangnya perusahaan dibutuhkan lebih banyak tenaga kerja guna menunjang kegiatannya,

namun terkadang ditemui kendala dalam pencarian tenaga kerja yang memiliki kualitas karena

harus mempertimbangkan kesejahteraan dan upah yang kompetitif dengan peusahaan lain. Gaji

ialah balas jasa dalam bentuk uang yang diterima tenaga kerja berdasarkan kesepakatan yang telah

dibuat sebelumnya.

Prosedur pengupahan dan penggajian yang benar sebaiknya dijalankan dengan efektif dan

efisien. Untuk itu maka dibutuhkan informasi yang relevan sebagai sarana komunikasi yang nantinya

dapat digunakan untuk pengambilan keputusan bagi pihak yang berkepentingan. Informasi

merupakan kebutuhan utama manajemen dalam menjalankan fungsi-fungsinya. Manajemen

memerlukan banyak informasi agar dapat bekerja secara efektif dan efisien. Informasi yang banyak

tersebut tidak mungkin ditampung seluruhnya oleh manajemen. Untuk itu diperlukan suatu sistem

yang dapat mendukung kebutuhan manajemen dalam mengelaola perusahaan yaitu sistem

informasi akuntansi.

Sistem Informasi Akuntansi merupakan salah satu sarana guna melakukan pengendalian

terhadap prosedur pengupahan dan penggajian agar pelaksanaannya dapat berjalan sesuai rencana

guna mencapai tujuan yang telah dibuat sebelumnya. Dengan adanya Sistem Informasi Akuntansi

yang benar diharapkan dapat menghindari kesalahan-kesalahan yang terjadi di perusahaan. Oleh

karena itu sangatlah jelas bahwa sistem informasi memiliki hubungan yang erat dengan sistem

pengupahan dan penggajian.

1.2.1 RUMUSAN MASALAH

Berdasarkan Latar Belakang maka Rumusan Masalah dapat diuraikan sebagai berikut :

1. Pengertian Sistem Gaji dan Upah

2. Dokumen-dokumen yang digunakan dalam Sistem Gaji dan Upah

3. Catatan yang digunakan dalam Sistem Gaji dan Upah

4. Prosedur Sistem Gaji dan Upah

5. Sistem Pengendalian Intern yang terkait Gaji dan Upah

6. Pihak-pihak yang terlibat Sistem Gaji dan Upah

1.2.2 TUJUAN

Tujuan dari makalah ini adalah :

1. Untuk Mengetahui Definisi Sistem Gaji dan Upah

2. Untuk Mengetahui Dokumen-dokumen yang digunakan dalam Sistem Gaji dan Upah

3. Untuk Mengetahui Catatan yang digunakan dalam Sistem Gaji dan Upah

4. Untuk Mengetahui Bagaimana Prosedur Sistem Gaji dan Upah

5. Untuk Mengetahui Sistem Pengendalian Intern yang terkait Gaji dan Upah

6. Untuk Mengetahui Pihak-pihak yang terlibat Sistem Gaji dan Upah

Pengertian Gaji dan Upah

Pengertian Gaji dan Upah menurut para ahli :

Niswonger (1999:446) mengemukakan bahwa :

Istilah gaji (salary) biasanya digunakan untuk pembayaran atas jasa manajerial,

administratif, dan jasa-jasa yang sama. Tarif gaji biasanya diekspresikan dalam periode

bulanan. Istilah upah (wages) biasanya digunakan untuk pembayaran kepada karyawan

lapangan (pekerja kasar) baik yang terdidik maupun tidak terdidik. Tarif upah biasanya

diekspresikan secara mingguan atau perjam.

Sementara Mulyadi (2001:373) mengemukakan bahwa :

Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh

karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umumnya

merupakan pembayaran atas penyeraha jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana

(buruh). Umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan, sedangkan upah dibayarkan

berdasarkan hari kerja, jam kerja atau jumlah satuan produk yang di hasilkan.

Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa Gaji adalah suatu pembayaran atas

penggatian jasa yang diserahkan oleh karyawan manajerial sedangkan upah adalah pembayaran

atas jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana atau lapangan (buruh). Perbedaan gaji dan

upah adalah gaji dibayarkan secara tetap setiap bulan, sedangkan upah dibayarkan berdasarkan

hari kerja, jam kerja atau jumlah satuan produk yang di hasilkan.

Pengertian Sistem Akuntansi Gaji dan Upah

Sistem akuntansi yang tersedia dan memadai, dapat memudahkan akuntan perusahaan

untuk menyediakan informasi keuangan bagi setiap tingkatan manajemen yang membutuhkan,

para pemilik atau pemegang saham, kreditur dan para pemakai laporan keuangan (stakeholder)

lain yang dijadikan dasar pengambilan keputusan ekonomi. Sistem tersebut juga dapat

digunakan oleh manajemen untuk merencanakan dan mengendalikan operasi perusahaan.

Salah satu sistem yang dapat digunakan oleh manajemen perusahaan tersebut adalah sistem

akuntansi gaji dan upah.

Sistem akuntansi gaji dan upah juga dirancang oleh perusahaan untuk memberikan

gambaran yang jelas mengenai gaji dan upah karyawan sehingga mudah dipahami danmudah

digunakan. Adanya sistem penggajian dan pengupahan ini juga adalah untuk mengatasi adanya

kesalahan dan penyimpangan dalam perhitungan dan pembayaran gaji dan upah.

Dokumen Yang Digunakan dalam Akuntansi Gaji dan Upah

1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah

Dokumen pendukung perubahan gaji. Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi

kepegawaian berupa surat keputusan yang berhubungan dengan karyawan, seperti misalnya:

surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, skorsing dan sebagainya.

Tembusan dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan

pembuatan daftar gaji dan upah.

2. Kartu jam hadir

Kartu jam hadir ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap

karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir dapat berupa daftar hadir biasa dapat pula

berbentuk kartu hadir yang diisi dari mesin pencatat waktu.

3. Kartu jam kerja

Kartu jam kerja merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi

tenaga kerja langsung pada perusahaan yang diproduksinya berdasarkan pesanan.

4. Daftar gaji dan upah

Daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang memuat informasi mengenai jumlah gaji bruto

tiap karyawan, potongan-potongan serta jumlah gaji netto tiap karyawan dalam suatu periode

pembayaran.

5. Rekap daftar gaji dan upah

Rekap daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang berisi ringkasan gaji

perdepartemen/bagian, yang dibuat berdasarkan daftar gaji.

6. Surat pernyataan gaji dan upah

Surat pernyataan gaji dan upah merupakan dokumen yang dibuat oleh fungsi pembuat daftar

gaji, yang merupakan catatan bagi tiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi

beban bagi karyawan.

7. Amplop gaji dan upah

Amplop gaji dan upah ini berisi uang gaji karyawan yang memuat informsi mengenai nama

karyawan, nomor identifikasi, dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan atau

periode tertentu.

8. Bukti kas keluar

Berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji, maka

fungsi pencatat uang akan membuat dokumen yang merupakan perintah pengeluaran uang

kepada fungsi pembayaran gaji.

Catatan Akuntansi Yang Digunakan

1. Jurnal umum

Dalam sistem penggajian, jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya

tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan.

2. Kartu harga pokok produk

Kartu ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk

pesanan tertentu.

3. Kartu biaya

Kartu biaya digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya

tenaga kerja non produksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi

untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah bukti memorial.

4. Kartu penghasilan karyawan

Kartu Penghasilan digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongan yang

diterima oleh setiap karyawan. Kartu penghasilan karyawan digunakan sebagai tanda

terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan

yang bersangkutan. Sehingga rahasia penghasilan keryawan tertentu tidak diketahui oleh

karyawan yang lain.

Fungsi Yang Terkait Dalam Gaji dan Upah

1. Fungsi kepegawaian.

Fungsi kepegawaian bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon

karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan

upah karyawan, kanaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian

karyawan.

2. Fungsi pencatat waktu.

Fungsi pencatat waktu bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir

bagi semua karyawan perusahaan. Fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh

dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

3. Fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

Bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto

yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka

waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan upah diserahkan oleh pembuat daftar gaji dan

upah kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar

pembayaran gaji dan upah.

4. Fungsi akuntansi

Bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan

pembayaran gaji dan upah karyawan (misalnya utang gaji dan upah karyawan, utang pajak,

utang dana pensiun). Fungsi akuntansi yang menangani sistem akuntansi penggajian dan

pengupahan berada ditangan bagian utang, bagian kartu biaya, dan bagian jurnal.

5. Fungsi keuangan

Bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan

cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji dan

upah setiap karyawan untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.

Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Akuntansi Gaji dan Upah

1. Prosedur pencatatan waktu hadir.

Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini

diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu

masuk kantor administrasi. Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang

karyawan harus menandatanganinya setiap hadir dan pulang dari perusahan atau dapat

menggunakan kartu hadir (berupa clok card) yang diisi secara otomatis dengan menggunakan

mesin pencatat waktu (time recorder mechine).

2. Prosedur pencatatan waktu gaji.

Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan, pencatatan waktu

kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya

upah karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut. Dengan

demikian waktu kerja ini dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada

produk yang diproduksi.

3. Prosedur pembuatan daftar upah.

Dalam prosedur ini fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah

karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji dan upah adalah surat-surat

keputusan mengenai pengangkatan karyawan, daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar hadir.

4. Prosedur distribusi biaya upah.

Dalam prosedur ini, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen

yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi tenaga kerja ini dimaksudkan untuk

pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk.

5. Prosedur pembayaran upah.

Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat

perintah pengeluran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan

upah. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke

dalam amplop gaji dan upah dilakukan oleh juru bayar (pay master).

Siklus Penggajian dan Manajemen Sumber Daya Manusia

Siklus SDM/Penggajian adalah aktivitas bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan data

yang terkait dengan manajemen yang efektif atas tenaga kerja.

Bab ini memusatkan perhatian pada sistem penggajian.

Beberapa aktivitas yang lebih penting adalah tugas berikut :

– Perekrutan dan Kontrak kerja

– Pelatihan

– Penugasan pekerjaan

– Kompensasi (penggajian)

– Evaluasi Kinerja

– Pemutusan hubungan kerja

Fungsi dasar dari SIA pada siklus SDM/penggajian adalah:

1. Pemrosesan data transaksi tentang aktivitas karyawan.

2. Menjaga aset organisasi

3. Penyediaan informasi untuk pengambilan keputusan

Karyawan

Karyawan membuat data diri yang dirangkap menjadi 1, lembar pertama dikirim ke PSDM/HCD,

lembar kedua sebagai dasar melakukan presensi yang diserahkan ke PSDM/HCD.

Setelah diproses, slip gaji yang telah divalidasi oleh Pimpinan di serahkan bersama dengan

uang/gaji oleh PSDM/HCD.

PSDM/HCD

Setelah menerima data karyawan dan hasil presensi, PSDM/HCD merekap presensi, rekapan

tersebut diberikan ke bagian keuangan.

PSDM/HCD merupakan bagian yang memberikan slip gaji yang telah divalidasi beserta dengan

uang.

Bagian Keuangan

Rekap presensi yang diterima dari PSDM/HCD, oleh Bagian keuangan dibuat slip gaji yang

dirangkap 3, lembar pertama sebagai dasar bagian keuangan membuat laporan penggajian,

lembar kedua sebagai arsip, dan lembar ketiga diserahkan ke Manajer.

Pimpinan

Setelah menerima slip gaji dari keuangan, manajer memvalidasi sehingga menjadi slip gaji yang

telah divalidasi menjadi 2 rangkap, lembar pertama sebagai arsip, lembar kedua diberikan ke

PSDM/HCD yang nantinya akan diserahkan ke karyawan. Manajer juga menerima laporan

penggajian dari bagian keuangan.

Unsur Pengendalian Intern

Organisasi

1. Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi keuangan.

2. Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi

Sistem otorisasi

1. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gahi dan upah harus meniliki

surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yabg ditandatangani

oleh Direktur Utama.

2. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan

tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan

Direktur keuangan.

3. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pihak penghasilan karyawan

harus berdasarkan atas surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi

kepegawaian

4. Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu

5. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang

bersangkutan

6. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia

7. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi

akuntansi

Prosedur pencatatan

1. Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan

upah karyawan

2. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh

fungsi akuntansi

Praktik yang sehat

1. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang

terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung

2. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh

fungsi pencatat waktu

3. Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian

perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran

4. Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan

karyawan

5. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Gaji adalah suatu pembayaran atas penggatian jasa yang diserahkan oleh karyawan

manajerial sedangkan upah adalah pembayaran atas jasa yang dilakukan oleh karyawan

pelaksana atau lapangan (buruh). Perbedaan gaji dan upah adalah gaji dibayarkan secara tetap

setiap bulan, sedangkan upah dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja atau jumlah satuan

produk yang di hasilkan.

Bagan Alur penggajian melalui bagian PSDM, Keuangan, serta Manajer. Sistem

Pengendalian internal diantaranya pemisahan tugas dan wewenang, Perubahan dalam catatan

penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan, serta praktik yang

sehat

3.2 Saran

Membentuk pengawas pengendali internal perusahaan untuk mengoptimalisasi

pengendalian internal perusahaan, guna menjaga kekayaan perusahaan serta menjaga

kelangsungan perusahaan, khususnya dalam sistem pengendalian penggajian.