SISTEM INFORMASI KARYAWAN BERBASIS WEB PADA PT TANG MAS DEPOK

Ariyadi

1. Jurusan Teknik Informatika, STMIK Nusa Mandiri, Jl. Damai No.8 Warung Jati Barat, Jakarta, Indonesia.2. PT Tang Mas, Jl. Raya Bogor Km. 34-35 Cimanggis, Depok, 16953, Indonesia.

E-mail : Ari_bomz@rocketmail.com

Abstrak

Sistem penggajian merupakan fungsi penting yang menjadi tanggung jawab Manajemen Perusahaan. Fungsi utamanya adalah memberikan kompensasi untuk karyawan berupa gaji sebagai pengganti kontribusi karyawan terhadap perusahaan. Penggajian merupakan salah satu proses dalam organisasi yang rentan terhadap masalah. Pengolahan data yang lambat dapat mengakibatkan lambatnya penyajian infomasi sehingga dimungkinkan pula terjadi keterlambatan pembayaran gaji. Ditambah lagi jika terjadi kesalahan perhitungan dapat menjadikan informasi menjadi tidak akurat. Hal ini menjadikan sistem penggajian perlu didukung dengan sistem informasi yang dapat digunakan untuk menyimpan dan mengelola berbagai data yang berhubungan dengan karyawan guna mendukung pembuatan laporan serta pengarsipan data karyawan.

Abstract

Web-Based Employee Information System At PT. Tang Mas Depok. Payroll system is an important function is the responsibility of the Company Management. Its main function is to provide compensation to employees in lieu of salary employee contribution to the company. Payroll is one of the processes within the organization who are prone to problems. Slow data processing can result in slow so it is also possible presentation infomasi delay salary payments. Plus if something goes wrong can make the calculations become inaccurate information. It makes payroll system needs to be supported by information systems that can be used to store and manage data relating to employees in order to support the reporting and archiving of employee data.

Keywords : System, Information, Employee, Payroll.

1. Pendahuluan

Informasi merupakan salah satu kebutuhan didalam suatu instansi, perusahaan, organisasi, lembaga serta lingkungan yang berada diluar sistem. Salah satu informasi yang penting dari suatu perusahaan adalah tentang kepegawaian yang terkait dengan apa saja yang termasuk dalam melengkapi data pegawai tersebut. Mulai dari jabatan, cuti, penggajian dan lain-lain.

Untuk melakukan pelaksanaan pembayaran gaji yang efektif diperlukan suatu sistem informasi penggajian yang baik. Oleh karena itu suatu sistem informasi penggajian

yang baik diperlukan PT. Tang Mas untuk memberikan informasi bagi karyawan dan pengawasan intern atas gaji. Melihat dari kendala dan perkembangan yang telah penulis jelaskan diatas maka perlu adanya pemecahan masalah akan hal tersebut.

Berdasarkan permasalahan yang di uraikan di atas, maka perlu dikembangkan sebuah sistem proses penghitungan penggajian dan sistem yang dapat mengakomodir informasi yang dibutuhkan karyawan

Tujuan Penelitian

Tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini adalah merancang sebuah sistem berbasis web yang dapat mengelola data penggajian, absen dan cuti karyawan. serta akses informasi karyawan kedalam sistem menjadi lebih mudah dan cepat.

Ruang LingkupAdapun batasan masalah dalam penelitian ini adalah Perancangan sistem informasi karyawan pada PT. Tang mas dengan user karyawan dan admin dimana memiliki fitur untuk penambahan data karyawan, penginputan gaji oleh admin dan karyawan dapat mencetak slip gaji.

2. Metode Penelitian

Dalam melakukan perancangan sistem ini dilakukan metode penelitian dengan tahapan sebagai berikut :

2.1. Planning Penulis merancang sebuah sistem yang dapat mengolah data absensi dan data gaji karyawan. Setelah data di olah, lalu di distribusikan kepada karyawan dalam bentuk aplikasi berbasis web.

2.2. AnalisisDengan tidak adanya website yang mengakomodir informasi yang dibutuhkan oleh karyawan, maka penulis berencana membuat sebuah web yang dapat menyimpan dan mengakomodir informasi penggajian dan jumlah cuti yang dimiliki karyawan, sehingga dapat memudahlan manajemen perusahaan dalam mendistribusikan informasi.

2.3. DesignDalam melakukan proses design Sistem Informasi Karyawan Berbasis Web menggunakan sebuah computer dengan sistem operasi Windows Seven Ultimate. Penulis menggunakan bahasa program PHP dan SQL. Aplikasi yang digunakan untuk membuat program adalah Adobe Dreamweaver CS3 untuk design tampilan website dan MySQL untuk sistem database. Menggunakan aplikasi Adobe Photoshop CS3 untuk memperindah design web sistem. Kemudian untuk perancangan sistem menggunakan Diagram UML dan desain database menggunakan Entity Relationship Diagram.

2.4. ImplementasiImplementasi dari penelitian ini adalah dengan penerapan Sistem Informasi Karyawan di PT. Tang Mas dengan karyawan dan admin sebagai pengguna aplikasi sistem informasi karyawan berbasis web. Dimana admin dapat menginput data karyawan,

kemudian karyawan dapat melihat dan mencetak slip gaji.

3. Hasil dan Pembahasan

Menurut Nurwasito, Sutrisno, dan Prasetyo (2010: vol 1) “menyimpulkan bahwa Sistem adalah kumpulan dari beberapa elemen masukan atau bagian yang saling berhubungan dan bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.”[1]

Menurut Qosidi, Supriyati, dan Yunanto (2010:4) “menyimpulkan bahwa Informasi adalah dari data mentah yang telah diolah yang dapat menghasilkan sesuatu yang lebih berguna bagi pemakainya dan dapat dijadikan untuk pengambilan keputusan. Dimana lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima.”[2]

Sistem informasi merupakan suatu sistem didalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan data (kejadian), mendukung operasi atau proses, menyediakan laporan atau dokumen yang diperlukan..

UML singkatan dari Unified Modelling Language yang berarti bahasa pemodelan standar. Menurut Widodo dan Herlawati (2011:6) mengatakan sebagai bahasae, berarti UML memiliki sintaks dan semantik.[3]

UML merupakan alat bantu dalam pengembangan sistem yang berorientasikan obyek dan menyediakan bahasa pemodelan visual yang sangat memungkinkan bagi pengembang sistem untuk membuat blue print visi mereka secara baku dan mudah dimengerti. UML memiliki banyak keistimewaan dan diantaranya UML memiliki tiga karakter penting, yang pertama UML sebagai sketsa, berfungsi menjadi jembatan dalam mengkomunikasikan beberapa aspek dari sistem hal ini bertujuan untuk menyamakan cara pandang sebuah tim terhadap sistem. UML bukan hanya sekedar diagram, tetapi juga menceritakan konteksnya.

Di PT. Tang Mas dalam melakukan proses input absen dan perhitungan gaji karyawan masih menggunakan aplikasi MS. Excel. Hal ini menyebabkan munculnya kendala yang dapat menghambat operasional diantaranya adalah :

1. Terhambatnya proses pembagian slip gaji. Karena membuthkan waktu yang cukup lama dalam proses penghitungan gaji karyawan.

2. Terjadinya overtime kerja, khusunya pada bagian personalia dan bagian keuangan setiap akhir bulan.

Karena dalam proses perhitungan gaji mulai dilakukan setiap tanggal 25 pada setiap bulan.

3. Kesulitan dalam menyimpan data karyawan. Karena data karyawan masih disimpan dalam bentuk kertas (print out).

Setelah menganalisa sistem berjalan serta melihat permasalahan yang ditimbulkan oleh sistem berjalan maka untuk memberikan solusi terhadap masalah pokok, perlu dirancang dan dibuat suatu sistem yang dapat memberikan informasi karyawan dan transaksi penggajian secara terotomatisasi dan interaktif pada bagian personalia PT. Tang Mas.

1. Prosedur Pengolahan Data Absen Pada prosedur ini karyawan melakukan proses absen masuk dan pulang kerja dengan menggunakan Nomor Induk Karyawan (NIK) dan Password. Data absen disimpan di database. Kemudian klik menu Tambah Data dan klik Input Data Siswa

2. Prosedur Validasi Data AbsenPada prosedur ini admin dapat melihat data absen karyawan. Admin mem-validasi kehadiran karyawan, bila karyawan tidak hadir maka admin akan menginput alasan ketidak hadiran. Bila karyawan bekerja melebihi jam kerja yang ditentukan maka admin mem-validasi, apakah karyawan bekerja lembur atau tidak. Data validasi absen ini disimpan di database.

3. Prosedur Data KaryawanPada prosedur ini admin melakukan input data karyawan bila data belum tersedia dan edit data karyawan bila data sudah tersedia. Data yang disimpan ke dalam database berupa biodata karyawan dan input gaji pokok, tunjangan, potongan sebagai acuan untuk proses penghitungan gaji karyawan.

4. Prosedur Penghitungan PenggajianPada prosedur ini admin dapat menghitung gaji karyawan dengan melakukan input data tunjangan dan potongan karyawan. Setelah data validasi absen, data tunjangan dan data potongan tersedia maka sistem akan melakukan proses penghitungan secara otomatis. Data ini disimpan di database dan dapat dilihat oleh karyawan dalam bentuk slip gaji.

5. Prosedur Cetak Slip GajiPada prosedur ini karyawan dapat mencetak slip gaji dengan melakukan login ke dalam web sistem informasi karyawan berdasarkan nomor induk karyawan.

6. Prosedur Cuti KaryawanPada prosedur ini admin melakukan input tanggal surat keputusan pengangkatan karyawan ke dalam database. Selanjtnya database akan melakukan pengolahan data. Data cuti karyawan bertambah 12 hari setiap tahunnya, data ini bernama data cuti tahunan dan bertambah 6 hari setiap karyawan yang memiliki masa kerja lebih dari 5 tahun dan kelipatannya, data ini bernama data cuti istimewa.

Pada sistem yang diusulkan terdapat beberapa perubahan dari cara pengoperasian sistem berjalan. Sistem yang semula dilakukan secara manual akan diganti dengan sistem yang akan dilakukan secara terkomputerisasi. Lebih mudah dalam menghitung gaji karyawan dalam setiap bulannya.

Dalam penelitian ini actor yang ada pada tabel use case ada 2 yaitu Karyawan dan admin dan begitu juga dengan apa yang ada pada Activity Diagram, Activity diagram menggambarkan berbagai alur aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang. Activity diagram juga dapat menggambarkan proses paralel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi. Berikut ini adalah Activity diagram dari karyawan dan admin seperti gambar dibawah ini.

Gambar 1. Use case Karyawan

Gambar 2. Use case Admin

Gambar 3. Activity Diagram Karyawan

User karyawan diberikan pada seluruh karyawan PT. Tang Mas, user ini memiliki wewenang untuk melihat profil karyawan, melihat absensi, melihat dan mencetak slip gaji.

Selain itu user karyawan juga bisa mengganti passwordnya sendiri.

Gambar 4. Activity Diagram Admin

Selain karyawan juga terdapat user admin yang memiliki fungsi untuk menginput data seluruh karyawan. User

admin juga bisa meng-input penggajian, validasi absen, meng-input cuti karyawan

Gambar 5. Use case Diagram Input Gaji Karyawan

Karyawan

Admin

Config.php

Ruang Karyawan

Ruang Admin

Database 2tang

Gambar 6. Component Diagram

Gambar 7. Deployment Diagram

Component diagram terdiri dari satu atau beberapa komponen dan menggambarkan pengorganisasian dan ketertarikan dari semuanya ke dalam komponen dalam desain fisik dam menampilkan hubungan-hubungan komponen.

Deployment diagram memperlihatkan konfigurasi saat aplikasi dijalankan. Diagram ini memuat simpul-simpul beserta komponen-komponen yang ada didalamnya. Deployment diagram berhubungan dengan diagram komponen dimana deployment diagram memuat satu atau lebih komponen-komponen.

Entity Relationship Diagram adalah sebuah Diagram yang secara konseptual memetakan hubungan antar penyimpanan pada Diagram ERD. Model ini dirancang untuk menggambarkan persepsi dari pemakai dan berisi obyek-obyek dasar yang disebut entity dan hubungan antar entity-entity tersebut yang disebut relationship. ERD digunakan untuk melakukan pemodelan terhadap struktur data dan hubungannya. Penggunaan ERD ini digunakan untuk mengurangi tingkat kerumitan penyusunan sebuah database. Dalam perancangan Sistem Informasi Layanan Pendidikan ini desain database-nya adalah sebagai berikut.

Gambar 8. Desain Database Sistem Informasi Karyawan

Gambar 9. Halaman Index

Gambar 10. Halaman Ruang Karyawan

Gambar 11. Halaman Ruang Admin

Gambar 12. Halaman Input Data Cuti

Gambar 12. Halaman Input Gaji

Gambar 13. Halaman Slip Gaji Karyawan

4. Kesimpulan

Berdasarkan riset tang telah penulis jelaskan pada bab sebelumnya mengenai sistem informasi karyawan berbasis web pada PT. Tang Mas Depok maka penulis dapat tarik kesimpulan sebagai berikut

1. Dengan adanya sistem informasi karyawan di PT. Tang Mas mampu membantu karyawan dalam mengakses informasi yang dibutuhkan.

2. Sistem berjalan pada PT. Tang Mas tergolong kurang maksimal karena masih menggunakan sistem manual. Khususnya pada proses penghitungan gaji karyawan dan pendistribusian slip gaji karyawan, hal ini dapat menghabiskan banyak waktu.

3. Sistem informasi ini dapat memberikan kemudahan kepada seluruh karyawan PT. Tang Mas untuk melihat informasi gaji dan dapat langsung mencetak slip gaji. Sehingga karyawan tidak perlu mengantri di bagian personalia untuk mengambil slip gaji karyawan.

4. Sistem usulan diharapkan mampu menjawab kendala-kendala yang terjadi di PT. Tang Mas berkaitan dengan data karyawan dan penghitungan gaji bukanan seluruh karyawan.

5. Daftar Acuan

[1] Nurwasito, Sutrisno dan Prasetyo. 2010. Pengembangan Sistem Informasi Payroll Untuk Penggajian Karyawan FTUB.

[2] Qosidi, Supriyati dan Yunanto. 2010. Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian (Studi Kasus Pada Biaya Tenaga Kerja) di PT. Gunung Putri Agranusa dengan menggunakan Microsoft Visual Basic dan SQL Server 2000 Berbasis Client Server. Bandung : Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM).

[3] Widodo dan Herlawati. 2011. Menggunakan UML. Bandung : Informatika.