IV. HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Hasil Penelitian Pendahuluan

Penelitian pendahuluan dilakukan dengan cara wawancara dengan

manajemen PT GIA yang terdiri dari direktur dan manajer umum, dan dilanjutkan

dengan wawancara dengan semua departemen yang ada di dalam perusahaan yang

meliputi departemen penjualan, departemen riset dan pengembangan (R&D),

departemen pembelian, departemen QA/QC, departemen produksi, departemen

gudang yang merangkap dengan pengiriman produk/transportasi, dan departemen

keuangan.

Hasil wawancara menemukan kendala-kendala yang dihadapi oleh

manajemen puncak dan semua departemen yang ada di PT GIA. Kendala utama

adalah proses sertifikasi produk perisa tidak dapat diajukan ke LP POM MUI

karena perusahaan belum memiliki Sistem Jaminan Halal (SJH).

Kendala umum yang dihadapi dengan belum adanya SJH ini adalah belum

disusunnya Uraian Kerja (Job Description) yang tertulis untuk setiap departemen

dan manajemen puncak (Direktur dan Manajer Umum), dan kendala selanjutnya

adalah belum adanya Standard Operation Procedure (SOP) dan Work Instruction

(WI) dari setiap departemen yang berhubungan dengan proses produksi.

B. Hasil Penelitian Utama

1. Pembentukan Tim SJH

Pada tahap awal dilakukan pembentukan tim penyusun SJH agar dapat

dilakukan proses lebih lanjut dalam rangka penyusunan SJH seperti Tabel 1. Tim

penyusun SJH ini mewakili semua kepala departemen yang yang mempunyai

wewenang dan otorisasi di dalam departemennya. Departemen yang

dimaksudkan adalah semua departemen yang ikut dan terkait dalam proses

produksi dari mulai pengembangan produk perisa, pembelian bahan baku,

kedatangan bahan baku, pemakaian bahan baku dalam proses produksi,

pengecekan bahan baku dan produk jadi, serta pengiriman dan penjualan ke

26

pelanggan. Serta penunjukan seorang IHAC yang dipilih berdasarkan kriteria

bahwa orang tersebut benar-benar memahami atas alur proses produksi, mengerti

atas spesifkasi bahan baku yang digunakan, serta bahan-bahan baku yang

termasuk kritis dalam status kehalalannya. IHAC adalah merupakan

perpanjangan tangan dari LP POM MUI di dalam perusahaan untuk mengawasi

pelaksanaan SJH. Maka seorang IHAC dipilih dari Departemen R&D. Sebagai

wakil dari manajemen dan bentuk komitmen perusahaan maka Direktur

dimasukkan ke dalam tim, dan Manajer Umum sebagai wakil manajemen yang

bertanggung jawab dalam pelaksanaan operasional SJH di perusahaan.

Tabel 1. Tim penyusun SJH di PT GIA

No. Jabatan dalam

perusahaan Jabatan dalam tim penyusun sistem SJH

1 Direktur Penasehat

2 Manajer Umum Penasehat

3 Calon Internal Halal Audit

Coordinator (IHAC) Ketua

4 Manajer R&D Anggota

5 Manajer QA/QC Anggota

6 Manajer Pembelian Anggota

7 Manajer Penjualan Anggota

8 Manajer Produksi Anggota

9 Manajer Gudang dan

Transportasi Anggota

Dari Tabel 1 terlihat bahwa tim penyusun sistem jaminan halal di PT GIA

terdiri dari 9 orang. Tim ini dipimpin oleh calon Internal Halal Audit

Coordinator (IHAC). Calon IHAC diambil dari seorang Staf Departemen R&D

yang banyak mengetahui alur proses produksi dalam perusahaan dan mengerti

mengenai Syariah Islam serta telah mengikuti pelatihan Audit Halal Internal yang

27

diselenggarakan oleh LP POM MUI. Dari Tabel 1 tersebut terlihat juga bahwa

seluruh manajer perusahaan terlibat sebagai anggota, dimana Direktur dan

Manajer Umum bertindak sebagai Penasehat Tim. Komposisi tim ini

menunjukkan kesungguhan perusahaan dalam menyiapkan sistem jaminan halal

(SJH) karena dinilai dengan keberadaan sistem ini berdampak besar terhadap

pemasaran produk dan kemajuan perusahaan dimasa mendatang.

2. Analisis Kebutuhan Perusahaan

Rapat pertama dilakukan di awal bulan Agustus 2010 dengan agenda

telaah komponen yang dipersaratkan dalam SJH serta analisis kebutuhan

perusahaan yang didasarkan pada hasil telaah persaratan SJH. Setelah pembuatan

daftar komponen yang harus ada dalam Manual SJH dilakukan kemudian

menganalisis kebutuhan perusahaan yang didasarkan pada daftar komponen

tersebut. Acuan pembuatan daftar komponen yang harus ada dalam Manual SJH

adalah panduan yang dikeluarkan oleh LP POM MUI (LP POM MUI, 2008).

Hampir semua komponen ini belum ada di PT GIA atau pun bila sudah ada belum

tersusun menjadi sebuah dokumentasi. Dokumen Manual SJH memiliki

komponen-komponen seperti dalam Tabel 2.

Tabel 2. Hasil analisis kebutuhan perusahaan untuk menyusun Manual SJH

No. Komponen SJH Kebutuhan Perusahaan Investigasi

1 Kendali dokumen

Membuat daftar isi Manual SJH Belum ada Membuat lembar pengesahan SJH Belum ada Membuat daftar distribusi manual Belum ada Membuat daftar revisi dokumen Belum ada

2 Pendahuluan

Membuat profil perusahaan yang berisi : nama perusahaan, alamat, jenis produk, kapasitas produksi, jenis lini produksi, dan jangkauan pasar (sudah ada tapi belum tersusun)

Belum tersusun

Menentukan tujuan penerapan SJH secara tertulis di Manual SJH Belum ada Menentukan lingkup penerapan SJH di perusahaan Belum ada

3 Komponen SJH Menganalisis komponen SJH sebagai berikut :

3a Kebijakan halal Membuat pernyataan tertulis kebijakan perusahaan tentang memproduksi produk perisa halal secara konsisten

Belum ada

3b Panduan halal Menentukan pengertian halal dan haram Belum ada Menuliskan dasar Al-Qur’an dan Fatwa MUI tentang Belum ada

28

No. Komponen SJH Kebutuhan Perusahaan Investigasi produk halal Membuat pohon keputusan untuk identifikasi titik kritis keharaman bahan dan proses produksi Belum ada Membuat hasil identifikasi titik kritis keharaman bahan dan tindakan pencegahannya Belum ada Membuat tabel identifikasi titik kritis peluang kontaminasi proses produksi dari bahan haram/najis dan tindakan pencegahannya

Belum ada

Membuat matrik bahan baku Belum ada Melengkapi kelengkapan dokumen bahan Belum ada Menandai peralatan produksi halal dan non halal Belum ada Menandai lokasi bahan baku/produk jadi yang halal dan non halal Belum ada

3c Organisasi

Membuat struktur organisasi manajemen halal Belum ada Membuat surat pengangkatan IHAC oleh manajemen Belum ada Membentuk tim penyusun SJH Organisasi manajemen halal adalah Tim Auditor Halal Internal Belum ada Membuat uraian tugas Tim Auditor Halal Internal secara umum Belum ada

3d Standard Operation Procedure

Membuat matrik untuk SOP, WI dan format baku untuk semua departemen terkait Belum ada Membuat format-format baku sebagai bentuk saringan dari SJH dan menjaga keterkaitan dari semua departemen terkait

Belum ada

3e. Acuan teknis

Departemen Pembelian Membuat matrik bahan baku beserta nama pemasok dan kelengkapan dokumennya Belum ada Membuat daftar pemasok yang digunakan dan disetujui oleh perusahaan Belum ada Membuat daftar lembaga sertifikasi halal yang diakui oleh LP POM MUI dan kebijakan dari masing-masing lembaga sertifikasi tersebut sebagai acuan dan dibuat oleh IHAC

Belum ada

Membuat SOP penambahan pemasok baru Belum ada Departemen R&D

Membuat daftar bahan meliputi nama bahan, pemasok, dan produsen yang telah disusun oleh IHAC dan diketahui oleh LP POM MUI

Belum ada

Membuat daftar lembaga sertifikasi halal yang diakui oleh LP POM MUI dan kebijakan dari masing-masing lembaga sertifikasi tersebut sebagai acuan dan dibuat oleh IHAC

Belum ada

Membuat tabel hasil identifikasi titik kritis keharaman bahan yang dibuat oleh IHAC Belum ada Membuat SOP penggunaan bahan baku baru Belum ada

Belum ada Departemen Produksi Membuat daftar bahan meliputi nama bahan, pemasok, dan produsen yang telah disusun oleh IHAC dan diketahui oleh LP POM MUI

Belum ada

Melaksanakan dan menyimpan formulasi dan WI produksi sesuai dengan matrik bahan Belum ada Membuat tabel hasil identifikasi titik kritis keharaman bahan yang dibuat oleh IHAC Belum ada Membuat SOP untuk proses produksi halal Belum ada

29

No. Komponen SJH Kebutuhan Perusahaan Investigasi Departemen QA/QC

Membuat daftar bahan meliputi nama bahan, pemasok, dan produsen yang telah disusun oleh IHAC dan diketahui oleh LP POM MUI

Belum ada

Membuat daftar lembaga sertifikasi halal yang diakui oleh LP POM MUI dan kebijakan dari masing-masing lembaga sertifikasi tersebut sebagai acuan dan dibuat oleh IHAC

Belum ada

Membuat SOP penerimaan bahan Belum ada Departemen Gudang dan Transportasi

Membuat daftar bahan meliputi nama bahan, pemasok, dan produsen yang telah disusun oleh IHAC dan diketahui oleh LP POM MUI

Belum ada

Memberikan tanda pada kemasan (logo, nomor lot, nama dan alamat lokasi penyimpanan bahan baku dan produk jadi) yang harus disesuaikan dengan dokumen kehalalan

Belum ada

Membuat prosedur penyimpanan bahan baku dan produk jadi serta pengiriman produk jadi yang menjamin terhindarnya dari kontaminasi oleh barang haram/najis.

Belum ada

Membuat SOP penerimaan bahan baku, penyimpanan bahan baku dan produk jadi, serta pengiriman produk jadi ke pelanggan.

Belum ada

3f Sistem administrasi

Membuat diagram alir proses produksi Belum ada Membuat daftar distribusi format baku/GF Belum ada

3g Sistem

dokumentasi

Membuat folder untuk order pembelian bahan baku Belum ada Membuat buku inventarisasi bahan baku masuk oleh departemen QA/QC Belum ada Membuat kartu lokasi penyimpanan bahan baku dan lokasi bahan baku di dalam sistem computer Belum ada Membuat format formulasi R&D Belum ada Membuat format proses produksi dan pembersihan fasilitas produksi Belum ada Membuat format penyimpanan bahan baku dan produk jadi Belum ada Membuat format untuk pengiriman produk jadi Belum ada Membuat format laporan berkala mengenai evaluasi dan monitor proses pelaksanaan SJH Belum ada Membuat jadwal kegiatan pelatihan dan sosialisasi mengenai SJH bagi karyawan Belum ada Membuat format mengenai tindakan perbaikan atas ketidaksesuaian Belum ada Melakukan kaji ulang manajemen Belum ada

3h Sosialisasi Membuat notulen rapat internal bulanan Belum ada 3i Pelatihan Membuat jadwal pelatihan berkala untuk karyawan Belum ada

3j Komunikasi internal dan eksternal

Melakukan rapat bulanan tentang pelaksanaan SJH, dan pelaporan berkala ke LP POM MUI Belum ada

3k Audit Internal Melakukan audit internal SJH secara berkala untuk dokumentasi dan pelaksanaan di lapangan Belum ada

3l Tindakan perbaikan

Membuat format baku/GF dan melakukan kaji ulang manajemen untuk perbaikan yang perlu dilakukan dalam pelaksanaan dan penerapan SJH

Belum ada

3m Kaji ulang manajemen

Melakukan rapat berkala dengan seluruh karyawan untuk membahas tindak lanjut dalam perbaikan proses Belum ada

30

No. Komponen SJH Kebutuhan Perusahaan Investigasi penerapan SJH

4 Lampiran

Membuat panduan SJH Belum ada Membuat diagram alir penetapan titik kritis bahan dan produk jadi Belum ada Membuat SOP untuk setiap departemen Belum ada Membuat daftar bahan, titik kritis, dan tindakan pencegahannya Belum ada Membuat daftar proses produksi, titik kritis, dan tindakan pencegahannya Belum ada Membuat matrik bahan baku, bahan tambahan, bahan penolong untuk semua produk yang disertifikasi halal Belum ada Membuat format audit halal internal yang berisi pokok-pokok pertanyaan yang harus dicakup pada saat pelaksanan audit halal internal

Belum ada

Membuat format laporan berkala Belum ada Membuat format laporan ketidaksesuaian Belum ada Membuat daftar lembaga sertifikasi halal yang diakui oleh LP POM MUI Belum ada Membuat notulen pertemuan tindakan manajemen Belum ada Membuat surat pengangkatan IHAC Belum ada Membuat format administrasi untuk : pembelian, penerimaan bahan oleh QA/QC yang menyangkut kehalalan bahan, format penyimpanan bahan, format aktifitas R&D, produksi, penyimpanan produk, dan distribusi

Belum ada

3. Diskusi dengan Manajemen Puncak dan Pakar SJH

Diskusi dengan Manajemen Puncak adalah untuk membahas hasil analisis

kebutuhan perusahaan untuk menyusun SJH serta membahas kesiapan perusahaan

dalam rangka pemenuhan kebutuhan tersebut. Berdasarkan hasil diskusi

disarankan untuk melakukan pengkajian kesenjangan perusahaan dibandingkan

kebutuhan dan prasyarat yang harus dipenuhi oleh setiap departemen yang terkait.

Langkah selanjutnya membuat daftar yang perlu ditelaah, siapa yang bertanggung

jawab dalam menelaahnya, dan waktu yang harus dipenuhi untuk pemenuhannya.

dapat dilihat pada Lampiran 1.

Langkah selanjutnya berdiskusi dengan Pakar SJH yang dalam hal ini

berdiskusi dengan senior auditor MUI untuk melihat kekurangan yang masih

harus dipenuhi oleh perusahaan. Hasil diskusi dengan pakar SJH ini adalah

beberapa kekurangan perusahaan berkaitan dengan lingkup komponen

implementasi SJH yang akan diperiksa pada saat dilakukan audit SJH seperti yang

31

terlihat pada Tabel 3, dan beberapa kelengkapan yang masih harus dilengkapi

yaitu :

1. Organisasi manajemen halal

2. Kelengkapan SOP (termasuk WI dan format-format kerja)

3. Sosialisasi SJH dan pelatihan SJH

4. Sistem komunikasi eksternal dan internal dalam pelaksanaan SJH

5. Sistem pemantauan dan evaluasi pelaksanaan SJH

6. Sistem pelaporan internal dan eksternal pelaksanaan SJH

Tabel 3. Lingkup komponen audit implementasi SJH

No Departemen Dokumen yang dipersiapkan Penanggung

jawab departemen

Lokasi departemen

1 Pembelian Acuan teknis pembelian : 1. Daftar bahan baku 2. SOP pengajuan material

baru 3. Daftar lembaga sertifikasi

halal yang diakui LP POM MUI, dll.

Manajer Pembelian

Departemen Pembelian

2 QA/QC Acuan teknis QA/QC : 1. Daftar bahan baku 2. SOP QA/QC, dll.

Manajer QA/QC Area QA/QC

3 Gudang bahan baku

Acuan teknis gudang bahan baku : 1. Daftar bahan baku 2. SOP departemen gudang,

dll.

Manajer Produksi & Gudang

Area Gudang

4 Produksi Acuan teknis produksi : 1. Daftar bahan baku 2. SOP departemen produksi,

dll.

Manajer Produksi & Gudang

Area Produksi

5 R&D Acuan teknis R&D : 1. Daftar bahan baku 2. SOP departemen R&D, dll.

Manajer R&D Area R&D

6 Gudang produk jadi

Acuan teknis gudang produk jadi : 1. Daftar produk jadi 2. SOP departemen gudang,

dll.

Manajer Produksi & Gudang

Area Gudang

7 Departemen lain yang terkait

1. Acuan teknis bagian 2. SOP, dll.

Manajer departemen terkait

Area masing-masing departemen

32

Untuk keperluan pengajuan audit SJH ke LP POM MUI, perusahaan

diminta untuk mempersiapkan dokumen teknis dan administratif yang berkaitan

dengan proses auditing sebagai berikut :

1. Bagan alir proses (manual proses)

2. Spesifikasi untuk masing-masing bahan baku dan bahan tambahan

3. Dokumen pembelian bahan-bahan dalam tiga bulan terakhir

4. Contoh bahan baku dan produk akhir berikut kemasannya

5. Pada saat audit berlangsung, bila audit akan sekalian dengan sertifikasi

produk maka produk-produk yang didaftarkan untuk mendapatkan

sertifikasi halal supaya proses produksinya sedang berlangsung pada

saat dilakukan audit.

Rancangan dokumen SJH sebelumnya dibuat dalam bahasa Inggris dan

berdasarkan masukan dari pakat SJH ini selanjutnya dibuatkan dalam dua bahasa

yaitu Bahsa Indonesia dan Bahasa Inggris. Hal ini bertujuan agar seluruh

karyawan paham akan manual SJH yang diterbitkan serta agar pelanggan asing

yang memerlukan panduan SJH dalam bahasa Inggris sudah tersedia.

Pakar SJH juga memberikan masukan yang lainnya yaitu mengenai

informasi dasar perusahaan. Hal ini sudah dilampirkan dalam Company Profile.

Lembar pengesahan oleh pimpinan memang belum dilakukan karena rancangan

manual SJH ini masih berupa konsep. Lingkup penerapan SJH sudah dilengkapi

yaitu mulai dari kedatangan bahan baku di gudang sampai kepada pengiriman

produk perisa jadi ke pelanggan. Persyaratan tugas IHAC sudah pula diperbaiki,

serta acuan teknis untuk setiap departemen sudah dimasukkan dalam perbaikan

dalam rancangan SOP untuk masing-masing departemen.

Lampiran yang diminta oleh LP POM MUI meliputi format laporan

berkala, format laporan temuan/ketidaksesuaian, notulen pertemuan tindakan

manajemen serta surat pengangkatan IHAC sudah dibuatkan. Demikian juga

untuk daftar seluruh bahan baku yang akan disertifikasi halal sudah disiapkan dan

terlampir.

Pada Tabel 4 dapat dilihat hasil evaluasi dokumen SJH yang dilakukan

oleh pakar SJH dari LP POM MUI, yang dilakukan pada minggu pertama bulan

33

Desember 2010. Sebagian besar dari hasil pemeriksaan tersebut sudah “YA”

yang berarti sudah memenuhi standar minimal yang dipersyaratkan oleh LP POM

MUI. Ada beberapa yang masih “TIDAK”, hal ini berarti dokumen SJH tersebut

masih memerlukan perbaikan. Pada klausul pelatihan belum adanya daftar

pelatihan berkala untuk karyawan khususnya untuk sosialisasi dan pelatihan halal

bagi karyawan. Kekurangan ini sudah diperbaiki pada proses penyusunan dan

pengkajian ulang perancangan SJH pada rapat berikutnya.

Tabel 4. Hasil pemeriksaan dokumen SJH oleh Pakar LP POM MUI

a. Bagian PPlC / Pergudangan YA

Catatan : disesuaikan dengan kondisi perusahaan

1. Apakah SOP untuk tiap bagian tsb telah

mencukupi aspek Kehalalan seperti pada Buku Panduan Penyusunan SJH (hal 53-56) ?

a. Bagian R&D YA b. Bagian QA/QC YA c. Bagian Pembelian YA d. Bagian Produksi YA e. Bagian PPIC / Pergudangan YA

F. SISTEM ADMINISTRASI DAN DOKUMENTASI

1. Apakah dalam manual halal di jelaskan sistem administrasi & dokumentasi produksi halal yang menggambarkan keterkaitan

antar bagian (kemampuan telusur halal) ?

YA

2. Apakah dalam manual halal dilampirkan

contoh borang-borang terkait dgn pertanyaan No.F1

YA

G. PELATIHAN TIDAK

1. Apakah ada perencanaan pelatihan SJH kepada karyawan ? TIDAK

2. Apakah ada perencanaan sosialisasi SJH kepada karyawan?

H. PEMANTAUAN DAN EVALUASI

1. Apakah ada prosedur audit internal SJH ? *) hal 22-24) YA

2. Apakah ada daftar pertanyaan atau pokok-pokok yang harus dicakup oleh auditor ketika melakukan audit ? *) hal 57-63)

YA

34

3. Apakah ada format laporan temuan, tindakan perbaikan dan pencegahan masuknya unsur haram *) hal 65).

I. KAJI ULANG MANUAL SJH

Apakah ada prosedur kaji ulang dan revisi terhadap manual Sistem Jaminan Halal (SJH) ?

YA

KESIMPULAN: - Dokumen Sistem Jaminan Halal yang dibuat masih perlu perbaikan/revisi. - Agar dokumen Sistem Jaminan Halal disusun dalam bahasa Indonesia juga. - Untuk revisi atau perbaikan harap tetap menggunakan Buku Panduan Penyusunan Sistem Jaminan Halal *)

Rangkuman Komponen yang harus dilakukan Perbaikan/revisi, disempurnakan atau belum dilampirkan.

Perlu Perbaikan

(Disempumakan)

Belum Dibuat /

dituliskan

Belum dilampir

kan

A1 Informasi dasar perusahaan X

A2 Lembar pengesahan yang ditandatangani oleh Pimpinan

X

B3 Lingkup penerapan SJH X

D3 Persyaratan dan tugas AHI X

El Acuan teknis sebagai rujukan tiap bagian/departemen

X

G1 Perencanaan pelatihan dan sosialisasi X LAMPIRAN

1 Format Laporan Berkala X 2 Format Laporan Temuan/Ketidaksesuaian X 3 Notulen Pertemuan Tindakan Manajemen X 4 Daftar seluruh Bahan Baku yang disertifikasi Halal X

5 Surat Keputusan Pengangkatan Tim Auditor Halal Internal

X

Rekomendasi: Pemeriksa Ir. Nur Wahid MSi. • DDA (SJH Dapat Dilakukan Audit) Tgl.Dokumen 17 Desember 2010 • PTTM (SJH Perbaikan tanpa tatap muka) V Tgl. Periksa 22 Desember 2010 • PDTM (SJH Perbaikan dengan tatap muka) Edisi/Submitke Baru/1

4. Penyusunan Rancangan Draft Manual SJH

Penyusunan rancangan draft manual SJH ini dilakukan oleh Tim SJH

dengan didasarkan panduan yang dikeluarkan oleh LP POM MUI (LP POM MUI,

2008) dan dengan mengambil bahan dari hasil perancangan yang telah dilakukan.

35

Hasil dari penyusunan rancangan manual SJH ini adalah berupa konsep manual

SJH perusahaan.

4.1. Kendali dokumen (document control)

Kendali dokumen terdiri dari : daftar isi Manual SJH, lembar pengesahan

SJH, dan daftar distribusi dokumen. Dalam hal ada perbaikan atau rivisi dari

dokumen SJH, IHAC akan menginformasikannya dalam rapat internal perusahaan

yang dihadiri oleh semua departemen yang berhubungan dan dihadiri pula oleh

Manajemen Puncak. Dokumen yang obsolete akan dipegang oleh IHAC. Master

Dokumen dari SJH harus disahkan (approved by) Manajer Umum dan diketahui

oleh Direktur dan semua Kepala Departemen / Perwakilan Departemen yang

bersangkutan. Setiap ada perubahan dokumen harus disebarkan kepada semua

pemegang dokumen dan harus dibuatkan daftarnya seperti Tabel 5.

Tabel 5. Daftar distribusi penerima dokumen

Jumlah

Nama Dokumen Pemegang Dokumen

1 Sistem Jaminan Halal R-0 (Copy) Direktur / Manajer Umum 1 Sistem Jaminan Halal R-0 (Copy) Departemen R&D (Manajer

R&D) 1 Sistem Jaminan Halal R-0 (Copy) Departemen QA/QC (Manajer

QA/QC) 1 Sistem Jaminan Halal R-0 (Copy) Departemen Pembelian

(Manajer Pembelian) 1 Sistem Jaminan Halal R-0 (Copy) Departemen Penjualan (Manajer

Penjualan) 1 Sistem Jaminan Halal R-0 (Copy) Departemen Produksi (Manajer

Produksi) 1 Sistem Jaminan Halal R-0 (Copy) Departemen Gudang

(Manajer Gudang dan Transportasi)

1 Sistem Jaminan Halal R-0 (Copy) Departemen Keuangan (Finance Controller)

1 Sistem Jaminan Halal R-0 (Copy) Internal Halal Audit Coordinator (IHAC)

1 Sistem Jaminan Halal R-0 (Master) Internal Halal Audit Coordinator (IHAC)

36

Daftar distribusi untuk dokumen dan format baku dapat dilihat pada

Lampiran 2. Tabel distribusi dokumen, yang memuat departemen mana yang

menerbitkan format baku tersebut, departemen mana saja yang terlibat dan harus

menyetujui hasil dari format baku tersebut, serta departemen mana saja yang

harus mendapatkan kopiannya dan departemen mana yang harus menyimpan

dokumen aslinya.

4.2. Pendahuluan

Pendahuluan Manual SJH terdiri dari : informasi dasar perusahaan, tujuan

penerapan SJH, dan ruang lingkup penerapan SJH.

4.2.1. Informasi dasar perusahaan

Informasi dasar perusahaan merupakan pernyataan identitas diri atau profil

perusahaan berisi nama perusahaan, alamat, jenis produk, kapasitas produksi,

tempat maklon jika ada, jumlah lini produksi, jumlah tenaga kerja, jangkauan

pasar, dan lain-lain (Lampiran 3).

Untuk saat ini PT GIA baru memproduksi perisa dalam bentuk cair.

Proses pembuatan perisa cair ini dimulai dengan adanya formula produksi dari

Bagian R&D, selanjutnya pengumpulan bahan baku sesuai dengan lot yang sudah

ditentukan dalam lembar formulasi tersebut. Pengecekan sesuai lot yang akan

dipakai oleh IHAC untuk memastikan bahwa semua lot tersebut telah sesuai dari

persaratan kehalalan bahan bankunya. Semua bahan baku tersebut dimasukkan ke

dalam suatu tangki pencampuran. Pertama-tama dimasukkan pelarut, biasanya

propylene glycol (PG) untuk perisa yang larut dalam air, ataupun digunakan

minyak tumbuhan atau minyak kelapa sebagai pelarut perisa yang tidak larut

dalam air atau perisa yang larut minyak. Selanjutnya dimasukkan bahan-bahan

baku lainnya sesuai dengan urutan yang ada dalam lembar formula produksi.

Proses pemanasan bahan terkadang dilakukan untuk melarutkan bahan, misalnya

untuk mempercepat pelarutan vanillin atau ethyl vanillin di dalam PG. Proses

selanjutnya adalah pengadukan dengan menggunakan pengaduk listrik dengan

putaran kecepatan yang disesuaikan dengan jenis dan jumlah bahan yang ada di

dalam tangki pengadukan. Setelah rata maka segera dimasukkan ke dalam jerigen

37

biru sambil ditimbang. Kemasan produk yang ada di PT GIA adalah paling kecil

1 kilogram yang biasanya dipakai sebagai contoh untuk percobaan produksi

pelanggan, kemudian kemasan jerigen 5 kilogram, dan kemasan normal yaitu 25

kilogram. Langkah selanjutnya adalah pelabelan produk jadi yang berisi kode

produk, nama produk, tanggal produksi, nomor bat, serta alamat perusahaan.

Diagram alir proses produksi dapat dilihat pada Gambar 2, dan diagram

alir proses produksi perisa cair dapat dilihat pada Lampiran 4. Pada saat ada

proyek baru dari pelanggan melalui departemen penjualan maka akan diteruskan

ke departemen R&D untuk dilakukan proses pengembangan produk. Departemen

R&D akan menggunakan bahan baku yang sudah ada juga memerlukan bahan

baku baru. Bahan baku baru dimintakan oleh departemen R&D ke departemen

pembelian dengan terlebih dahulu ditentukan spesifikasi bahan baku yang

diperlukan. Kemudian departemen pembelian memintakan contoh bahan baku

dari pemasok yang harus dilengkapi dengan dokumen bahan yang meliputi

spesifikasi produk, lembar keselamatan bahan, halal sertifikat dan atau diagram

alir pembuatan bahan. Contoh daftar pemasok bahan baku dapat dilihat pada

Lampiran 5, dan Lampiran 6. Contoh daftar produsen bahan baku.

Setelah contoh bahan baku diterima oleh departemen pembelian

selanjutnya diberikan ke departemen R&D. Bila bahan baku tersebut bisa dipakai

dan sesuai dengan spesifikasi permintaan dari departemen R&D, maka proses

pembelian dapat dilanjutkan dengan cara meminta penawaran harga, jumlah

minimal pembelian, ketersediaan bahan baku, dan waktu ketersediaan bahan baku

tersebut. Apabila semua telah sesuai dari segi harga dan kelengkapan

dokumennya, maka departemen pembelian akan mengeluarkan order pembelian

yang terlebih dahulu harus melalui pengesahan dari manajer umum. Pada saat

bahan baku tersebut datang maka harus disertai dengan sertifikat analisis dan

semua dokumen pendukung lainnya dan disesuaikan dengan order pembelian baik

menyangkut spesifikasi bahan, jumlah, dan harganya.

Order bahan baku baru tersebut masuk ke departemen gudang, departemen

gudang melakukan pengecekan fisik barang, kelengkapan dokumen seperti yang

disebutkan termasuk sertifikat halalnya. Kalau semua dokumen lengkap dan

barang sesuai dengan order pembelian maka departemen gudang akan

38

menempelkan label kuning sebagai tanda “Awaiting QC” atau menunggu

pengecekan oleh departemen QA/QC. Apabila tidak sesuai maka bahan baku

tersebut segera diberitahukan ke departemen pembelian untuk segera

dikembalikan.

Langkah selanjutnya departemen QA/QC mengambil contoh bahan baku

tersebut dan dibandingkan dengan standar. Standar yang digunakan untuk

pembanding pertama departemen QA/QC ini adalah standar yang diberikan dari

departemen R&D. Apabila dari segi dokumen dan hasil panel sudah sesuai maka

departemen QA/QC akan memberikan label hijau “QC Approved” yang berarti

telah di setujui departemen QA/QC. Tetapi apabila tidak sesuai, maka

departemen QA/QC akan menerbitkan surat ketidaksesuaian bahan baku yang

ditujukan ke departemen pembelian untuk diteruskan ke pemasoknya agar segera

dilakukan penggantian. Untuk bahan baku yang sudah disetujui oleh departemen

QA/QC, selanjutnya bahan baku tersebut disimpan dilokasi tertentu oleh

departemen gudang sesuai dengan karakteristik produk tersebut yang didapatkan

dari lembar keselamatan bahan dan spesifikasi produk berdasarkan juga saran dari

departemen QA/QC. Departemen produksi hanya akan memakai bahan baku dari

lot yang sudah disetujui oleh deprtemen QA/QC dan sudah diberi label hijau.

Proses produksi dilakukan, dan hasil produk jadi akan diperiksa ulang oleh

departemen QA/QC untuk mengetahui kesesuainnya dengan standar dan

spesifikasinya. Standar pertama ini diberikan oleh departemen R&D, dan standar

selanjutnya ditentukan oleh departemen QA/QC yang didapat dari bat atau lot

yang sudah disetujui/approved. Bila departemen QA/QC sudah menyetujui dan

menempelkan label hijau, maka produk jadi tersebut dibawa ke departemen

gudang untuk diregistrasi. Tatacara pembuatan label produk dapat dilihat pada

Lampiran 7. Langkah selanjutnya dilakukan persiapan pengiriman kepada

pelanggan sesuai dengan jadwal permintaan dari departemen penjualan. Diagram

alir proses produksi dapat dilihat pada Gambar 2.

39

Gambar 2. Diagram alir proses produksi

4.2.2. Tujuan penerapan SJH

Perusahaan harus menyatakan secara tertulis tujuan penerapan SJH di

perusahaannya sesuai dengan aturan yang telah digariskan oleh LP POM MUI,

yaitu : menjamin kehalalan produk yang dihasilkan secara sinambung dan

konsisten sesuai dengan syariat Islam yang ditetapkan berdasarkan fatwa MUI.

Tujuan penerapan ini dituangkan dalam kebijakan halal dari PT GIA.

4.2.3. Ruang lingkup penerapan manual SJH

Perusahaan menjelaskan jangkauan penerapan sistem jaminan perusahaan

di lingkungan perusahaan, antara lain pembelian, penerimaan bahan, lini produksi,

penyimpanan bahan dan produk, transportasi, dan distribusi. Cakupan Halal dari

PT GIA dimulai dari pengembangan produk baru, pembelian bahan baku,

Proyek dari pelanggan melalui departemen penjualan

Permintaan bahan baku baru oleh departemen R&D

Permintaan contoh/pembelian bahan baku oleh departemen pembelian

Penerimaan bahan baku oleh departemen gudang

Pengecekan bahan baku oleh departemen QA/QC

Penyimpanan bahan baku di gudang

Pemakaian bahan baku oleh departemen produksi

Pengecekan produk jadi oleh departemen QA/QC

Penyimpanan di gudang dan proses pengiriman ke pelanggan

40

penanganan bahan baku yang tiba di gudang, penyimpanan bahan baku yang baru

datang, pengecekan bahan baku yang baru datang oleh QA/QC, proses persiapan

lot bahan baku yang akan dipakai produksi, proses produksi, pengecekan hasil

produksi oleh departemen QA/QC, penyimpanan produk akhir, persiapan

pengiriman bahan jadi dan pengiriman ke pelanggan.

4.3. Komponen Manual SJH

Sistem Jaminan Halal mempunyai komponen-komponen sebagai berikut :

4.3.1. Kebijakan halal

Kebijakan halal adalah pernyataan tertulis tentang komitmen perusahaan

untuk memproduksi produk halal secara konsisten, mencakup konsistensi dalam

penggunaan dan pengadaan bahan baku, bahan tambahan, dan bahan penolong,

serta konsistensi dalam proses produksi halal. PT GIA berkomitmen untuk

memproduksi perisa yang halal secara konsisten dan mengacu pada standar dari

LP POM MUI dan memelihara kehalalan perisa dalam setiap tahapan proses

produksinya. Hal ini berhubungan dengan pemakaian bahan baku yang halal dan

pemisahan tempat untuk bahan baku yang TIDAK HALAL, begitu juga untuk

peralatan dalam proses produksinya.

Sistem Jaminan Halal (SJH) akan dikomunikasikan dan diterapkan kepada

seluruh tingkatan manajemen dan karyawan PT GIA dengan tujuan menjadikan

standar proses produksi, pergudangan, pengepakan, dan seluruh urutan proses

sesuai dengan peraturan halal untuk semua produk perisa yang halal. Sebagai

bentuk komitmen dari manajemen didokumentasikan dengan daftar hadir dari

setiap rapat SJH, dan dokumentasi ini disimpan oleh IHAC sebagai bukti

pertanggung jawaban kepada LP POM MUI.

4.3.2. Panduan halal

Panduan halal adalah pedoman perusahaan dalam melaksanakan kegiatan

untuk menjamin produksi halal. Definisi dari produk halal adalah yang sesuai

dengan syariah dan ketentuan produk halal menurut aturan Islam yaitu :

a. Tidak mengandung babi dan atau bagian maupun produk turunannya.

41

b. Semua bahan baku yang berasal dari hewan yang halal harus

disembelih menurut aturan dan Syariah Islam.

c. Semua peralatan yang digunakan untuk produksi, wadah, gayung, dan

kemasan tidak terkontaminasi babi dan sesuatu yang diharamkan.

d. Transportasi dan penyimpanan harus dipisahkan dari bahan/produk

yang mengandung ataupun yang berasal dari babi dan atau sesuatu

yang diharamkan.

e. Jika hal-hal yang tersebut di atas pernah digunakan atau terkontaminasi

oleh babi dan turunannya dan atau dari sesuatu produk yang

diharamkan maka harus dibersihkan sesuai dengan aturan dan syariah

Islam.

f. Tidak mengandung khamr (etanol)

Matrik untuk bahan baku tidak dapat dimuat lengkap dalam tulisan ini

berhubungan dengan kerahasiaan perusahaan, namun contoh dari sebagian matrik

bahan baku yang berisi nama bahan, kode bahan, nama pemasok, nama produsen,

negara produsen, kelengkapan data yang didapat dari internet, buku Archtander’s

sebagai buku panduan bahan baku perisa, spesifikasi produk, lembar keselamatan

bahan, sertifikat analisis, in-house halal statement, halal sertifikat, dan tambahan

informasi data terlampir pada Lampiran 8. Contoh daftar bahan baku yang dipakai

dan contoh penggolongan bahan baku berdasarkan kriteria kritis keharaman dapat

dilihat pada Lampiran 9.

Semua kelengkapan dokumen dari bahan baku didokumentasikan dengan

cara dipindai dan disimpan dalam folder di komputer. Penyimpanan dokumentasi

berdasarkan kode dan nama bahan baku dan sebagai intisari dari daftar dokumen.

Untuk mempermudah dalam pencarian data, maka kelengkapan dokumen

kelengkapan bahan baku tersebut dimasukkan ke dalam matrik bahan baku yang

terus diperbaharui/direvisi setiap tiga bulan sekali atau menurut jumlah banyaknya

bahan baku yang baru.

42

4.3.3. Organisasi manajemen halal

Organisasi manajemen halal, yaitu organisasi internal perusahaan yang

mengelola seluruh fungsi dan aktivitas manajemen dalam menghasilkan produk

halal. LP POM MUI sebagai lembaga yang mempunyai kewenangan yang paling

tinggi didalam struktur organisasi manajemen halal dan berhak untuk memberikan

dan mencabut sertifikat halal dari perusahaan. Dalam organisasi perusahaan,

IHAC adalah sebagai perwakilan dan perpanjangan tangan LP POM MUI yang

mempunyai tanggung jawab dan wewewang penuh terhadap pelaksanaan sistem

manajemen halal yang ada di dalam perusahaan dan bertanggung jawab terhadap

LP POM MUI. Struktur organisasi manajemen halal PT GIA dapat dilihat pada

Gambar 3.

Gambar 3. Struktur organisasi manajemen halal

Dari Gambar 3 terlihat bahwa posisi Internal Halal Audit Coordinator

(IHAC) cukup penting dan strategis karena berada langsung di bawah Direktur,

mengkoordinasikan manajer-manajer QA/QC, Penjualan, Pembelian, R&D,

Produksi, serta Gudang dan Transportasi, IHAC juga melakukan komunikasi

dengan LP POM MUI mewakili PT GIA. Uraian kerja Manajemen Puncak dan

setiap manajer terkait dapat dilihat pada Lampiran 10.

LP POM MUI

Perwakilan Manajemen Puncak (Manajer Umum / Direktur)

QA/QC Dept. QC Manager

Internal Halal Audit Coordinator (IHAC)

Pembelian R&D Produksi Gudang dan Transportasi

Penjualan

Manajer Keuangan

43

4.3.4. Standard Operation Procedure (SOP) dan acuan teknis

Standard Operation Procedure (SOP) yaitu suatu perangkat instruksi yang

dibakukan untuk menyelesaikan suatu proses kerja rutin dan acuan teknis. SOP

sebagai dokumen untuk membantu pekerjaan bidang-bidang terkait dalam

melaksanakan fungsi kerjanya. Pelaksanaan SOP adalah merupakan suatu

keharusan bagi karyawan untuk melaksanakan fungsi kerjanya. Siapa pun

pelaksananya maka SOP tersebut adalah tetap dan tidak boleh dirubah oleh

karyawan tanpa seijin dan sepengetahuan dari manajemen.

4.3.5. Sistem administrasi dan dokumentasi

Sistem administrasi, yaitu suatu keharusan bagi perusahaan untuk

mendesain suatu sistem administrasi terintegrasi yang dapat ditelusuri (traceable)

dari pembelian bahan sampai dengan distribusi produk ke pelanggan. Serta sistem

dokumentasi, yaitu pendokumentasian yang baik dan mudah diakses oleh pihak

yang terlibat dalam proses produksi halal termasuk oleh LP POM MUI sebagai

lembaga sertifikasi halal.

Sistem dokumentasi yang dilakukan di PT GIA yang dilakukan untuk

menghindari terjadinya ketidaksesuaian bahan ataupun ketidaksesuaian selama

proses produksi perlu dilakukan. Sistem dokumentasi ini juga diperlukan sebagai

catatan untuk melakukan tindakan pencegahan dan tindakan perbaikan jangan

sampai suatu kesalahan terulang kembali. Sistem dokumentasi ini dapat

dilakukan dengan cara sebagai berikut :

• Spesifikasi produk, Lembar Data Keselamatan Bahan (MSDS =

Material Safety Data Sheet), sertifikat halal, dan bagan air produksi.

• Tanda terima pembelian bahan.

• Catatan pemeriksaan bahan baku (Incoming Raw Material Log Book

Record).

• Catatan pemeriksaan Produk Jadi (Finished Goods Log Book Record)

• HACCP Monitoring Ceklist untuk Departemen Produksi.

• Prosedur perbaikan untuk produk yang tidak sesuai dengan persaratan

HACCP.

• Dokumentasi dari proses produksi.

44

• Dokumentasi dari catatan QA/QC untuk setiap lot bahan baku dan

produk jadi.

Penetapan prosedur pendataan bertujuan untuk mendata agar SOP tepat

mengenai sasarannya. Prosedur pendataan dapat dilakukan dengan cara :

• Secara berkala memeriksa dokumentasi.

• Melibatkan Internal Halal Audit Coordinator (IHAC)

4.3.6. Sosialisasi serta Pelatihan

Sosialisasi, yaitu SJH yang telah dibuat dan diimplementasikan oleh

perusahaan harus disosialisasikan ke seluruh pemangku kepentingan, yaitu seluruh

manajemen dan karyawan perusahaan dan pemasok. Tujuannya adalah untuk

meningkatkan kepedulian atas pelaksanaan SJH di perusahaan. Serta pelatihan,

adalah penjadwalan pelatihan bagi seluruh pelaksana SJH dalam periode waktu

tertentu.

Pelatihan halal sebagai suatu ketetapan LP POM MUI kepada perusahaan

sebagai bentuk komitmen manajemen untuk terlaksananya sistem jaminan halal

(SJH) di perusahaan. Perusahaan akan mengirimkan perwakilannya untuk

menghadiri seminar halal dan atau pelatihan internal audit halal yang memberikan

prioritas kepada departemen-departemen yang berhubungan.

Sosialisasi halal dilakukan dalam diskusi perusahaan dalam rapat internal

yang dihadiri semua departemen dan Manajemen Puncak. Hal ini

didokumentasikan dari notulen hasil rapat. Contoh jadwal pelatihan berkala untuk

karyawan khususnya yang berkaitan dengan pembekalan mengenai SJH dan halal

dapat dilihat pada Lampiran 11.

4.3.7. Komunikasi internal dan eksternal

Komunikasi internal dan eksternal. Pengertian komunikasi internal adalah

mengkomunikasihan pelaksanaan dan hasil dari penerapan SJH diperusahaan dan

komunikasi eksternal dilakukan oleh pihak perusahaan kepada pihak luar seperti

pemasok dan LP POM MUI.

Komunikasi internal dilaksanakan dengan cara melakukan rapat bulanan

dengan seluruh karyawan perusahaan dan menerapkan penggunaan format-format

45

baku untuk semua departemen terkait. Komunikasi eksternal dengan LP POM

MUI dilakukan dengan cara berkonsultasi bila ada perubahan proses atau bahan

baku baru, serta melakukan pelaporan rutin dalam enam bulanan oleh IHAC.

4.3.8. Audit internal

Audit internal, dilakukan untuk mengevaluasi pelaksaan SJH dan

menentukan departemen-departemen yang masih memerlukan perbaikan. Sistem

audit internal dilakukan dengan cara melakukan audit internal yang bertujuan

untuk mengevaluasi bahwa sistem benar-benar berjalan sesuai dengan yang

diputuskan oleh LP POM MUI, efektifitas penerapan SJH dan pendataan

ketidaksesuaian dengan sistem yang telah diberlakukan. Pelaksanaan audit

internal untuk setiap komponen dari SJH dilakukan setiap 6 bulan dari tanggal

sertifikat halal dan dibuatkan laporannya kepada LP POM MUI.

Tim audit halal internal yang diketuai oleh Internal Halal Audit

Coordinator (IHAC) merupakan orang atau tim di dalam perusahaan yang dapat

meng-audit secara langsung kepada semua departemen yang berhubungan dengan

masalah halal. IHAC berasal dari departemen yang berhubungan dengan proses

produksi seperti Pembelian, R&D, QA/QC, Produksi, dan Departemen Gudang

dan Transportasi; serta Manajer Umum.

Seorang Internal Halal Audit Coordinator (IHAC) mempunyai tugas dan

wewenang sebagai berikut :

• Mempunyai kewenangan mengkoordinasikan penerapan SJH

perusahaan.

• Memonitor proses produksi halal dimulai dari pemilihan bahan baku

sampai kepada produk jadi.

• Mengerti tentang Haram Critical Point dalam bahan baku dan proses

produksi.

• Mengisi dan memperbaharui seluruh dokumentasi yang berhubungan

dengan produk halal.

• Melakukan internal audit dan melaporkannya ke LP POM MUI setiap

enam bulan.

46

• Mengkomunikasikan dengan LP POM MUI untuk setiap perubahan

bahan baku, bahan pembantu, dan bahan tambahan.

Pelaksaan audit internal terbagi menjadi waktu pelaksaan audit halal

internal, metode pelaksanaan, pelaksana (auditor), dan pihak yang diaudit

(auditee).

1. Waktu pelaksanaan

Audit halal intertnal dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali setiap enam

bulan atau pada saat terjadi perubahan-perubahan yang mungkin

mempengaruhi status kehalalan produk seperti : perubahan manajemen,

kebijakan, formulasi, bahan baku, proses, maupun keluhan konsumen.

2. Metode pelaksanaan

Audit halal internal dapat dilaksanakan secara bersamaan dengan audit

sistem yang lain, tetapi formulir audit halal internal dan pelaporannya harus

dibuat terpisah dari audit sistem yang lain. Audit dilakukan dengan metode

wawancara, pengujian dokumen, dan observasi di lapangan.

3. Pelaksana (auditor)

Audit halal internal dilakukan oleh Tim Auditor Halal Internal. Pelaksana

audit internal dilakukan oleh audit halal internal dari departemen yang berbeda

(cross audit).

4. Pihak yang diaudit (auditee)

Pihak yang diaudit adalah seluruh bagian yang terkait dalam proses

produksi seperti :

- Bagian pembelian

- Bagian pengawasan mutu

- Bagian produksi

- Bagian riset dan pengembangan (R&D)

- Bagian penggudangan

- Bagian transportasi

- Bagian pengembangan SDM

47

Tindakan perbaikan atas pelaksanaan SJH dilakukan jika pada saat

dilakukan audit halal internal ditemukan ketidaksesuaian pelaksanaannya.

Tindakan perbaikan harus dilakukan sesegera mungkin, jika temuan yang

didapatkan berdampak langsung terhadap status kehalalan produk. Semua bentuk

tindakan perbaikan dilakukan oleh perusahaan dengan dibuatkan berita acara serta

laporannya dan terdolumentasikan dengan baik.

Kaji ulang manajemen (managemen review) terhadap SJH secara

menyeluruh harus dilakukan dalam kurun waktu tertentu misalnya minimal

setahun sekali. Kaji ulang dilakukan karena berbagai hal, antara lain : Perubahan

sistem manajemen perusahaan yang mempengaruhi peran SJH secara menyeluruh

atau sebagian, misalnya perubahan peranan auditor halal internal, serta

ketidaksesuaian yang sering ditemukan dalam pelaksanaan SJH. Kaji ulang

manajemen dilakukan dengan melibatkan seluruh bagian yang terlibat dalam SJH

termasuk manajemen puncak. Pertemuan kaji ulang dilaporkan dan dibuatkan

rekamannya.

4.3.9. Tindakan perbaikan

Semua tindakan perbaikan baik yang ditemukan pada saat pelaksanaan

audit maupun saat ditemukan ketidaksesuaian harus dilaksanakan sesegera

mungkin dan dibuatkan laporannya dalam berita acara perbaikan.

4.3.10. Kaji ulang manajemen (management review)

Kaji ulang manajemen (management review) harus dilakukan dalam kurun

waktu tertentu untuk memperbaharui adanya departemen-departemen dari SJH

yang direvisi ataupun untuk memperbaiki bagian yang sering ditemukan

ketidaksesuaian.

4.4. Lampiran manual

Lampiran yang menjadi bagian dari Manual SJH adalah sebagai berikut :

48

4.4.1. Panduan halal

Panduan halal adalah buku panduan halal yang dikeluarkan oleh LP POM

MUI tahun 2008 yang dipakai sebagai referensi di dalam perancangan Manual

SJH dan poin-poin yang harus dipenuhi oleh perusahaan sebagai prasarat minimal

untuk memenuhi persaratan minimal SJH perusahaan.

4.4.2. Diagram alir penetapan titik kritis

Diagram alir penetapan titik kritis terdiri dari :

- Identifikasi titik kritis bahan

- Identifikasi titik kritis bahan hewani

- Identifikasi titik kritis bahan mikrobial

- Identifikasi titik kritis bahan lain (tambang, sintetik)

- Identifikasi titik kritis penyimpanan dan lini prodiksi

- Identifikasi titik kritis distribusi

4.4.3. Standard Operation Procedure (SOP) setiap departemen

Standard Operation Procedure (SOP) setiap departemen merupakan

panduan umum bagi setiap departemen untuk melaksanakan kegiatan yang

berhubungan dengan pelaksanaan SJH. Uraian lebih lanjut mengenai SOP ini

dituangkan dalam Work Instruction (WI).

4.4.4. Daftar bahan, titik kritis dan tindakan pencegahannya

Penentuan titik kritis keharaman dan identifikasi bahan baku yang haram

menurut Panduan Umum SJH LP POM MUI adalah bahan baku sebagai berikut :

• Tidak mengandung alkohol (etanol)

• Tidak mengandung babi dan turunannya

• Bahan baku yang berasal dari hewan – harus berasal dari spesies yang

halal dan disembelih berdasarkan syariah Islam.

Tabel contoh hasil penetapan titik kritis bahan baku dan tindakan

pencegahannya dapat dilihat pada Lampiran 12. Contoh tabel hasil penetapan

titik kritis proses produksi dan tindakan pencegahannya dari bahan haram/najis

dapat dilihat pada Lampiran 13.

49

4.4.5. Daftar proses produksi, titik kritis dan tindakan pencegahannya

Identifikasi titik kritis dalam produksi bertujuan untuk menentukan di

tahapan yang mana di dalam proses produksi yang dapat terjadi kemungkinan

kontaminasi silang ataupun masuknya bahan yang non-halal ke dalam bahan yang

halal. Selanjutnya dilakukan tahapan pencegahan untuk menghilangkan

kemungkinan tersebut.

Pada penelitian ini baru dilakukan penentuan Haram Analysis Critical

Control Points (HACCP) untuk perisa cair. Sebab produk yang dibuat di lokasi

pabrik PT GIA adalah baru hanya produk perisa cair. HACCP untuk perisa cair

dapat dilihat pada Lampiran 14.

4.4.6. Matrik bahan baku, bahan tambahan, bahan penolong semua

produk yang disertifikasi halal

Matrik bahan baku, bahan tambahan, bahan penolong semua produk yang

disertifikasi halal harus dibuatkan daftarnya. Daftar tersebut terdiri dari daftar

semua bahan baku yang dipakai dan ada diperusahaan. Daftar tersebut dibuatkan

oleh departemen R&D dan dan diketahui oleh Manajer Umum dan IHAC. Revisi

daftar bahan baku ini harus dilakukan secara rutin dan teregistrasi mulai dari

revisi nol dan seterusnya.

Daftar untuk bahan penolong juga perlu dibuatkan seperti daftar merek

pembersih yang digunakan untuk peralatan produksi dan peralatan laboratorium,

bahan pelumas mesin yang selain harus food grade juga harus halal bila

bersentuhan dengan produk.

4.4.7. Formulir audit halal internal (AHI) yaitu pokok-pokok pertanyaan

yang harus dicakup AHI pada saat audit

Format audit halal internal (AHI) yaitu pokok-pokok pertanyaan yang

harus dicakup AHI pada saat audit dibuatkan untuk audit dari setiap departemen

dan dilakukan secara lintas departemen, misalnya bila dilakuakan audit di

departemen pembelian maka yang akan melakukan audit adalah departemen lain

yang diketuai oleh IHAC. Hal ini untuk menjaga obyektifitas hasil internal audit

tersebut. Format-format internal audit untuk setiap departemen tersebut disimpan

50

oleh IHAC, dan bila akan dilakukan maka format tersebut akan diperbanyak dari

master dokumennya.

4.4.8. Format laporan berkala

Format laporan berkala internal audit terdiri dari format bulanan yang

memuat tentang intisari dari jumlah lot yang diproduksi, jumlah bahan baku yang

dibeli, jumlah ketidaksesuain bahan baku maupun produk jadi berdasarkan mutu

maupun dilihat dari segi kritis kehalalannya. Format pelaporan ini akan dibawa

ke rapat bulanan manajemen untuk dilakukan tindakan perbaikan.

Format pelaporan rutin kepada LP POM MUI disepakati untuk dilakukan

enam bulan sekali yang merupakan pengkajian dan pemberitahuan untuk seluruh

perubahan yang telah dilakukan di perusahaan berhubungan dengan pelaksanaan

SJH dan perubahan bahan baku, perubahan, pemasok, perubahan dokumen, dan

sistem organisasi.

4.4.9. Format laporan ketidaksesuaian

Format laporan ketidaksesuaian terbagi menjadi dua format, yatu format

ketidaksesuaian yang berhubungan dengan mutu dan pelaksanaan Good

Manufacturing Practices (GMP) dan Hazard Critical Control Points (HACCP).

Format lainnya adalah format yang berhubungan dengan penyimpangan

pelaksanaan SJH dan penyimpangan yang dapat menimbulkan efek fatal terhadap

pelaksanaan SJH atau kehalalan produk termasuk kontaminasi oleh bahan yang

najis atau haram.

4.4.10. Daftar lembaga sertifikasi halal yang diakui LP POM MUI

Daftar lembaga sertifikasi halal yang diakui LP POM MUI merupakan daftar

lembaga sertifikasi yang dikeluarkan dan disetujui oleh LP POM MUI. Daftar

lembaga sertifikasi ini terdiri dari Lembaga Sertifikasi Halal Internasional yang

masing-masing lembaga tersebut menerapkan tatacara dan kebijakan dalam

penentuan dan penerbitan sertifikat halal. Sebagai contoh IFANCA, selain produk

yang disertifikasinya harus bersertifikat halal juga untuk setiap produknya harus

tercetak logo Cress M, apabila kedua atau salah satu persaratan ini tidak ada maka

sertifikasi halal dari produknya tidak diakui oleh LP POM MUI.

51

4.4.11. Notulen pertemuan tindakan manajemen

Notulen pertemuan tindakan manajemen merupakan perbaikan yang harus

dilakukan oleh perusahaan dengan sepengetahuan manajemen perusahaan. Rapat

ini dilaksanakan setiap bulan untuk mendiskusikan pelaksanaan proses SJH dan

melakukan tindakan perbaikan yang masih harus dilakukan dengan berdasarkan

pada prioritasnya. Rapat ini harus dihadiri oleh perwakilan manajemen puncak,

yaitu oleh Direktur dan Manajer Umum, sebagai bentuk komitmen perusahaan

atas pelaksanaan kebijakan SJH di perusahaan.

4.4.12. Surat keputusan pengangkatan IHAC

Surat keputusan pengangkatan IHAC dilakukan oleh Manajemen Puncak,

dalam hal ini ditandatangani oleh Manajer Umum. IHAC merupakan orang yang

independen dan tidak dipengaruhi oleh manajer departemen lainnya. IHAC

bertanggung jawab kepada Manajer Umum dan merupakan perpanjangan tangan

dari LP POM MUI di dalam perusahaan untuk pelaksanaan SJH.

4.4.13. Format administrasi

Format administrasi yang meliputi : pembelian, penerimaan bahan baku oleh

gudang, dan pemeriksaannya oleh QA/QC menyangkut kehalalan bahan dan

dokumen pendukung mutu dan kehalalan, penyimpanan bahan, R&D, produksi,

penyimpanan produk, dan distribusi produk akhir kepada pelanggan.

5. Analisis Kebutuhan SOP Semua Departemen Terkait

Dari hasil kajian terhadap Panduan Umum Sistem Jaminan Halal yang

dikeluarkan LP POM MUI pada 2008, termasuk Manual Sistem Jaminan Halal

dan lampirannya, maka dapat dilihat kebutuhan SOP pada PT GIA seperti pada

Tabel 6. Sebagai industri perisa, untuk perusahaan ini ada beberapa

tambahan/modifikasi SOP terhadap contoh SOP yang tercantum pada lampiran

Manual SJH dalam panduan umum tersebut.

52

Tabel 6. Daftar kebutuhan SOP untuk PT GIA dalam rangka penyusunan manual SJH

Departemen Standard Operation Procedure (SOP)

R&D

1. SOP penetapan bahan baku dan bahan penolong

2. SOP permintaan bahan baku

3. SOP perubahan formula dan pengembangan

produk baru

Pembelian

4. SOP pemilihan pemasok

5. SOP pembelian bahan baku dan bahan penolong

6. SOP penerimaan bahan baku dan bahan penolong

QA/QC 7. SOP pemeriksaan bahan baku

8. SOP pemeriksaan produk antara dan produk jadi

Penjualan 9. SOP penerimaan order dari pelanggan

Produksi 10. SOP pembuatan perisa

Gudang dan Transportasi

11. SOP penyimpanan bahan baku dan bahan

penolong

12. SOP penyimpanan kemasan

13. SOP penyimpanan produk jadi

14. SOP pengiriman produk jadi ke pelanggan

IHAC

15. SOP kendali dokumen

16. SOP audit internal

17. SOP kaji ulang manajemen

18. SOP pelaporan pelaksanaan SJH ke LP POM MUI

Manajer Umum 19. SOP Sosialisasi dan pelatihan halal

Dari Tabel 6 terlihat bahwa untuk mewujudkan SJH di PT GIA diperlukan

19 SOP untuk mengendalikan proses-proses yang akan dilaksanakan oleh

Departemen R&D (3 SOP), Departemen Pembelian (3 SOP), Departemen QA/QC

(2 SOP), Departemen Penjualan (1 SOP), Departemen Produksi (1 SOP),

Departemen Gudang dan Transportasi (4 SOP), IHAC (4 SOP), dan Manajer

Umum (1 SOP). Dari Tabel tersebut juga dapat dilihat bahwa sangat penting

peranan Departemen R&D, Departemen Pembelian, dan Departemen QA/QC

dalam penetapan bahan baku dan bahan penolong serta pembelian dan pemilihan

53

bahan-bahan tersebut. Hal ini dimaksudkan dengan pemilihan bahan baku yang

sudah halal akan mempermudah proses produksi produk jadi yang halal pula,

kecuali adanya proses kontaminasi silang selama proses penyimapan bahan baku

tersebut ataupun selama proses produksinya.

Untuk menghindari adanya penyimpangan selama penyimpanan bahan

baku, proses produksi, penyimpanan produk jadi, dan pengiriman ke pelanggan

maka diperlukan adanya SOP untuk Departemen : Produksi serta Gudang dan

Transportasi. Peranan Departemen Penjualan juga penting untuk mendapatkan

order masuk dari pelanggan. Peranan IHAC adalah sangat besar dalam menjamin

pelaksanaan SOP ini untuk menjamin pelaksanaan SJH di perusahaan.

6. Penyusunan Draft SOP

Sesuai dengan Tabel 6, daftar kebutuhan SOP untuk implementasi SJH di

PT GIA telah disusun sebanyak 19 draft SOP dengan rincian seperti pada Tabel 7.

Pada Tabel 7 dapat dilihat daftar rancangan SOP untuk 19 kegiatan dalam rangka

pelaksanaan SJH di PT GIA.

Hasil pengamatan awal uraian kerja setiap departemen terkait dapat dilihat

pada Lampiran 15, dan uraian dari 19 draft SOP untuk PT GIA seperti pada Tabel

7 dapat dilihat pada Lampiran 16. SOP tersebut masing-masing terdiri dari 1-2

halaman yang meliputi nama perusahaan (PT GIA), judul dan kode Standard

Operation Procedure (SOP), area departemen yang terkait dengan SOP tersebut,

tanggal dan nomor revisi SOP tersebut. Tujuan, ruanglingkup, referensi, dan

prosedur merupakan uraian dari setiap SOP termasuk didalamnya format-format

pendukung SOP yang berhubungan dan harus dipakai.

Contoh surat pengangkatan IHAC dapat dilihat pada Lampiran 17 dan

Contoh daftar lembaga sertifikasi halal yang diakui oleh LP POM MUI dapat

dilihat pada Lampiran 18. Kedua hal terebut merupakan prasyarat dari LP POM

MUIyang harus ada dalam manual SJH.

54

Tabel 7. Draft SOP untuk SJH PT GIA

No. SOP Nama SOP No. Format Nama Format 1. SOP-01-RD Penetapan bahan baku dan bahan

penolong 01-SOP-01-RD Format permintaan bahan baku baru

2. SOP-02-RD Penggunaan bahan baku 01-SOP-02-RD Format permintan contoh

3. SOP-03-RD Perubahan formula dan pengembangan produk baru 01-SOP-03-RD Format revisi

formula produksi 4. SOP-01-PC

Pemilihan pemasok 01-SOP-01-PC

Format penerimaan contoh bahan baku baru

5. SOP-02-PC Pembelian bahan baku dan bahan penolong 01-SOP-02-PC

Format permintaan data bahan baku

6. SOP-03-PC Penerimaan bahan baku dan bahan penolong - -

7. SOP-01-QA Pemeriksaan bahan baku 01-SOP-01-QA

Format hasil pengujian panel QA/QC

8. SOP-02-QA Pemeriksaan produk antara dan produk jadi 01-SOP-02-QA Format

ketidaksesuaian 9. SOP-01-SL Penerimaan order dari pelanggan 01-SOP-01-SL Format order

penjualan baru

10. SOP-01-PR Pembuatan perisa

01-SOP-01-PR Format formula produksi

02-SOP-01-PR Format lot bahan baku yang digunakan

11. SOP-01-GT Penyimpanan bahan baku dan bahan penolong - -

12. SOP-02-GT Penyimpanan kemasan - - 13. SOP-03-GT Penyimpanan produk jadi - - 14. SOP-04-GT Pengiriman produk jadi ke

pelanggan - -

15. SOP-01-IH Kendali dokumen 01-SOP-01-IH

Format memo revisi dokumen SJH

16. SOP-02-IH Audit internal

01-SOP-02-IH Format ceklis audit halal internal

02-SOP-02-IH Format ceklis AHI pembelian

03-SOP-02-IH Format ceklis AHI produksi

04-SOP-02-IH Format ceklis AHI QA/QC

05-SOP-02-IH Format ceklis AHI R&D

55

No. SOP Nama SOP No. Format Nama Format

06-SOP-02-IH Format ceklis AHI gudang

07-SOP-02-IH Format ceklis AHI transportasi

08-SOP-02-IH Format laporan ketidaksesuaian halal

09-SOP-02-IH Format laporan bulanan AHI

17. SOP-03-IH Kaji ulang manajemen 01-SOP-03-IH

Format notulen dari tindakan manajemen

18. SOP-04-IH Pelaporan pelaksanaan SJH ke LP POM MUI 01-SOP-04-IH

Format laporan enam bulanan AHI

19. SOP-01-MU Sosialisasi dan pelatihan halal - -

7. Pengkajian Ulang Draft SJH dan SOP-SOP

Pengkajian ulang draft SJH dan SOP-SOP dilakukan dengan cara

melakukan audit internal yang dilakukan oleh Tim SJH. Audit internal dilakukan

sebanyak tiga kali untuk dapat melakukan penyempurnaan dokumen dan

sistemnya. Beberapa hasil dari audit internal dapat dilihat pada Lampiran 19.

Pada pengajuan audit SJH oleh LP POM MUI hanya dilakukan audit

untuk sistem saja tanpa melakukan audit produk perisa dengan pertimbangan

persiapan auditnya lebih terfokus dan bila sistemnya sudah benar maka akan lebih

mudah untuk melakukan audit produk perisanya. Hasil pemeriksaan dokumen

SJH PT GIA oleh LP POM MUI sebagai hasil pemeriksaaan awal adalah seperti

Tabel 4.

Sebelum pelaksanaan audit implementasi SJH oleh LP POM MUI

memprasyaratkan perusahaan untuk mengisi informasi departemen-departemen

yang terkait dalam pelaksanaan SJH dan mengirimkannya terlebih dahulu ke LP

POM MUI untuk dilakukan pengkajian. Sebagai langkah selanjutnya adalah

pemenuhan kekurangan dokumen yang dimintakan oleh LP POM MUI, kemudian

dilakukan audit oleh LP POM MUI setelah kelengkapan prasyarat telah dipenuhi.

Beberapa hasil eksternal audit oleh LP POM MUI dapat dilihat pada Lampiran 20.