Implementasi Knowledge Management

Latar Belakang• Persaingan global yang semakin ketat telah

menyulitkan perusahaan atau organisasi lainnya meraih keunggulan material yang signifikan terhadap persaingan.

• Hampir tidak ada keuntungan subtansial yang dapat/diperoleh dari penurunan biaya, Margin, overhead dan tenaga kerja,e-business, implementasi ERP

• Pelanggan meminta dengan persyaratan yang longgar, jangka waktu pembayaran yang lebih panjang, dukungan purna jual dan kualitas six-sigma. Diskon harga terjadi dimana-mana

• Untuk mengalahkan pesaing, manajemen harus lebih pintar, lebih lihai , mengumpulkan informasi tambahan. Informasi ada di mana-mana dan melimpah dari ledakan informasi di internet

Implementasi manajemen pengetahuan, dilihat dari beberapa dimensi /aspek :• Dimensi konseptual• Dimensi perubahan• Aspek pengukuran• Aspek struktur organisasi• Isi pengetahuan• Dimensi alat

Dimensi konseptual• Agar organisasi mampu mengembangkan suatu konstruksi

yang terintegrasi yang dapat digunakan untuk mendiskusikan pengetahuan di dalam organisasi.

• secara konseptual maupun teoretis, manajemen pengetahuan memerlukan pendekatan yang multi dimensional dan secara teoretis agak sophisticated.

• pemrosesan atau teori aktivitas, harus dikemas oleh suatu teori yang sesuai dengan kebutuhan dengan jawaban dari berbagai pertanyaan organisasi yang terkait dengan penerapan manajemen pengetahuan.

Dimensi perubahan• Sebelum pengetahuan baru mengubah struktur pengetahuan

dan sistem aktivitas di dalam organisasi, terlebih dahulu harus banyak informasi yang harus diakses, dipahami, dan dapat diterima.

• Kerangka kerja manajemen pengetahuan ditunjukkan untuk mengubah organisasi sehingga dibutuhkan pula konsep mengenai manajemen perubahan.

• aspek utama manajemen perubahan adalah perpindahan dari bentuk aktivitas lama kepada bentuk yang baru.

• Memerlukan kerja sama dari, aktivitas yang berbeda-beda antara yang satu dengan yang lain.

• Di dalam berbagai kasus, aktivitas baru dipandu untuk membatasi dan mengisolasi percobaan, dari kapan tindakan dapat dilaksanakan lebih luas di dalam organisasi.

Aspek pengukuran• Pengukuran menjadi aspek yang penting

karena merupakan mekanisme pengintegrasi di dalam organisasi.

• Masing-masing sistem pengukuran secara implisit menentukan sudut pandang.

• Desain pengukuran merupakan yang paling fundamental dari sasaran organisasi.

• Pengukuran juga memungkinkan kita melihat apakah kita telah bergerak ke arah sasaran organisasi yang ingin dituju atau tidak.

Aspek struktur organisasi• Struktur organisasi menjadi yang penting diperhatikan di

mana di dalamnya terdapat pembagian peran dan tanggung jawab yang diperlukan agar efektivitas manajemen pengetahuan dapat terlaksana.

• Peran-peran : pemilik pengetahuan, penyebar pengetahuan, pencari pengetahuan dan koordinator komunitas. peran-peran ini ada di dalam organisasi, namun sering kali tidak terlembaga dan didukung.

• Hal ini disebabkan orang-orang di dalam organisasi melihatnya sebagai bentuk pekerjaan yang tidak nyata sehingga tidak dipromosikan dan dikelola,.

Isi pengetahuan• Jika kita memandang pengetahuan sebagai produk,

pengetahuan dapat diklasifikasi dan dikategorisasi dalam berbagai cara.

• Untuk mengelola produk dari proses pengetahuan, kita memerlukan pengetahuan yang cocok dan saling mendukung. Isi pengetahuan juga terkait dengan keterampilan karyawan. Untuk mengelola isi pengetahuan dapat dikembangkan direktori keahlian, sistem pengelolaan keterampilan, peta pengetahuan, atau model-model isi pengetahuan.

• Oleh karena itu, isu-isu, seperti versi pengawasan dan ketersediaan dokumen, kualitas dan siklus hidup dokumen memerlukan kesadaran yang diwujudkan dalam berbagai bentuk usaha dan informasi yang tersedia.

Dimensi alat• Dimensi ini terkait erat dengan ketersediaan sarana untuk

memperoleh pengetahuan. • Bagaimana metoda mengelola pengetahuan, representasi

pengetahuan yang akan dikelola serta infrastruktur yang dibutuhkan untuk menunjang pengelolaan pengetahuan secara efektif.

• Berbagai macam infrastruktur yang sering kali dipergunakan dalam mendukung proses pengetahuan organisasi serta manajemen pengetahuan, antara lain teknologi informasi dan komunikasi.

• Teknologi informasi yang dapat diadopsi merupakan bentuk kolaborasi berbagai alat, antara lain sistem pengelolaan pengetahuan, sistem pendukung memori organisasi, sistem pendukung inovasi, alat untuk menemukan informasi dan alat untuk menemukan data

Hubungan antara Startegi Bisnis dan Knowledge

Langkah strategik implementasi manajemen pengetahuan yang lain, menurut Tiwana (2000)• Analisis Infrastruktur• Mengaitkan Manajemen Pengetahuan dengan Strategi Bisnis• Mendesain Infrastruktur Manajemen Pengetahuan• Mengaudit Aset dan Sistem Pengetahuan yang Ada• Mendesain Tim Manajemen Pengetahuan• Menciptakan Blueprint Manajemen Pengetahuan• Pengembangan Sistem Manajemen Pengetahuan• Prototype dan Uji Coba• Perubahan, Kultur, dan Struktur Penghargaan• Evaluasi Kinerja, Mengukur ROI, dan Perbaikan Sistem

Manajemen Pengetahuan

Value Chain

Faktor Pendukung Implementasi Manajemen Pengetahuan

• Kondisi Sosial• Kondisi Organisasi• Kondisi Teknologi

Kondisi Sosial• kondisi sosial yang seharusnya tercipta dan dibangun terus-

menerus oleh organisasi untuk mendorong penciptaan pengetahuan.

• Kondisi ini dapat melahirkan hal-hal sebagai berikut :– Pondasi yang kuat bagi setiap orang untuk lebih membuka

pikirannya kepada orang lain– Penilaian (appraisal).– Kepercayaan (trust)– Otonomi (autonomy)– Pengungkitan kompetensi (competence leverage)– Pekerja atau aktivis pengetahuan (knowledge

crew/aclivist)

Kondisi Organisasi• Dalam konteks manajemen pengetahuan organisasi, pembelajar terkait

dengan proses penciptaan pengetahuan dalam konteks sosialisasi dan internalisasi, yaitu seperti berikut:– Tujuan (Intention)– Slack– Fluktuasi dan Kekacauan Kreatif (Fluctuation and Creative Chaos)– Sistem yang Terintegrasi ke dalam Proses Pekerjaan Sehari-hari– Redundansi (Redundancy)– Mengelola Percakapan (Managing Conversation)– Mengglobalkan Pengetahuan Lokal– Iklim Keterbukaan– Komunitas (Communities)– Kolaborasi (Collaboration).– Dialog

Kondisi Teknologi• Adanya teknologi informasi dan komunikasi dalam

memfasilitasi dan menciptakan pengetahuan adalah untuk menghubungkan orang dengan orang lain atau untuk mengeksplisitkan pengetahuan.

• Dibedakan dalam tiga dimensi :– Memiliki informasi dan mengeksplisitkan komponen pengetahuan

secara online, tersusun, dan terpetakan.– Meningkatkan koordinasi, komunikasi, dan kolaborasi antar individu,

tim, atau kelompok untuk mentransfer pengetahuan dari pihak yang memiliki pengetahuan kepada pihak yang membutuhkan .

– Menawarkan satu bentuk petunjuk kepada pihak lain mengenai keahlian tertentu atau merupakan satu dokumen yang menjelaskan pengetahuan