hr for non hr

HR for Non HR

Presented by Bima Hermastho

1

Jakarta, 24 Maret 2015

Agenda

WAKTU JP MATERI BAHASAN PENGAJAR

Selasa, 24 Maret 2015

09.00 - 09.15 Pembukaan LM FEUI

09.15 - 10.45 1 Ruang Lingkup HR Department & StrategiMenghadapi Perubahan Bima Hermastho

10.45 - 11.00 Rehat Kopi

11.00 - 12.30 2 Fungsi Pimpinan Perusahaan Bima Hermastho

12.30 - 13.30 Makan Siang / Istirahat

13.30 - 15.00 3 Fungsi HR dalam Perusahaan Bima Hermastho

15.00 - 15.15 Rehat Kopi

15.15 - 16.45 4 Studi Kasus Bima Hermastho

2

BIMA HERMASTHO

Manufacturing & Human Performance Improvement TechnologistCEO PT. Freemind Management Consulting – A Business Performance Improvement Consulting

More than 1700 HR & Manufacturing Professionals has been certified by PT. Freemind Management Consulting

Professional Experiences:

Founder Indonesian Balanced Scorecard School (http://www.bsc-indonesia.com) & Indonesian Six Sigma School (http://www.sixsigma-indonesian.com) - both are free online course in Balanced Scorecard and Six Sigma.Founder Indonesian Human Capital Institute, a free online HRM course (http://www.sdm-indonesia.net) Guest Lecturer : Department of Management – FE UI, LM-FE UI, Master of Management UI, ITB, ITS, UNDIP. Master of Psychology - UNIKA Soegijapranata. Professional experiences: various positions from Management Trainee, HR Manager, TPM Training Manager, OD Senior Manager, Human Capital & OD Director in local and global companies (PT. Teleperformance Indonesia, PT. Multi Bintang Indonesia Tbk, PT. Coats Indonesia, PT. Polysindo EkaPerkasa – Asia Pacific Fibre, etc)Active & registered member: SHRM (American Society for HRM), ASTD (American Society for Training and Development), ASQ (American Society for Quality) & ISSP (International Six Sigma Professional Society)Bachelor Degree (ITB), Master & Doctorate Degree in “Strategic HRM & Total Quality Management” –UNDIP

Certified Balanced Scorecard Professional Certified Lean Management ProfessionalCertified Global Professional in HRMCertified Six Sigma Black BeltCertified Kaizen PprofessionalTPM (Total Productive Management) TrainerCertified Mediator on ADR (Alternative Dispute Resolution)

[email protected] +62 8122862849

3

RUANG LINGKUP HR DEPARTMENT & STRATEGIMENGHADAPI PERUBAHAN

4

“Human Resources management is the attraction, selection, retention, development and utilization of human resources in order to achieve both individual and organizational objectives”.

Manajemen Sumber DayaManusia adalah penarikan, seleksi, penerimaan, pengembangan danpemanfaatan sumber dayamanusia dalam rangkapencapaian tujuan baikindividu maupun organisasi.

Konsep Dasar

5

Ruang Lingkup [1]

Fungsi-fungsi pokok MSDM=FungsiManajemen :• Fungsi Perencanaan Melaksanakan tugas dalamperencanaan kebutuhan, pengadaan, pengembangan danpemeliharaan SDM.• Fungsi Pengorganisasian Menyusun suatu organisasidengan mendisain struktur dan hubungan antara tugas-tugasyang harus dikerjakan oleh tenaga kerja dipersiapkan.• Fungsi Pengarahan Menberikan dorongan untukmenciptakan kemauan kerja yang dilaksanakan secara efektifdan efisien

6

• Fungsi Pengendalian Melakukanpengukuran-pengukuran antara kegiatan yang dilakukan antara kegiatan yang dilakukan denganstandard-standard yang telah ditetapkankhususnya di bidang tenaga kerja.

Ruang Lingkup [2]

7

Fungsi Operasional [1]A. Pengadaan (Procurement)B. Pengembangan (Development)C. Pemeliharaan (Maintenance)

Pengadaan SDM, dilakukan dengan tujuanuntuk menentukan dan memenuhi kebutuhanakan sumber daya manusia, baik secarakuantitatif maupun kualitatif. Di dalamnyameliputi :

a.Perencanaan Sumber Daya Manusia penentuan kebutuhan tenaga kerja baiksecara kuantitatif maupun kualitatif. 8

Fungsi Operasional [2]

b. Penarikan/perekrutan calon tenaga kerja(recruitment menarik sebanyak mungkin calon-calon tenaga kerja yang memenuhi pernyaratan yang dibutuhkan dari sumber-sumber tenaga kerja yang tersedia.

c. Selesi (selection) merupakan proses pemilihantenaga kerja dari sejumlah calon tenaga kerja yang dikumpulkan melalui proses recruitment.

d. Penempatan (placement) penempatan tenaga kerjayang terpilih pada jabatan yang ditentukan.

e. Pembekalan (orientation) dilakukan untukmemberikan pemahaman kepada tenaga kerja terpilihtentang deskripsi jabatan, kondisi kerja, dan peraturanorganisasi. 9


Pengembangan (Development), bertujuanuntuk meningkatkan dan mengembangkankemampuan SDM yang telah dimiliki, sehinggatidak akan tertinggal oleh perkembanganorganisasi serta ilmu pengetahuan danteknologi.a. Pelatihan dan Pengembangan (Training

and Development).b. Pengembangan Karir (Career

Development).

10


Pemeliharaan (maintenance), bertujuan untukmemelihara keutuhan sumber daya manusia yang dimiliki. Wujudnya berupa rasa betah dan mempunyaikemauan untuk bekerja dengan sebaik-baiknya padaorganisasi.a. Kompensasi Jabatan (job compensation)

usaha pemberian balas jasa atas prestasi yang telah diberikan oleh tenaga kerja.

b. Integrasi (integration) menciptakan kondisiintegrsi atau persamaan kepentingan antartenaga kerja dengan organisasi yang menyangkutmasalah motivasi, kepemimpinan, komunikasi, konflik dan konselling.

11


c. Hubungan Perburuhan (Labour Relation) pembahasan masalah perjanjian kerja

perjanjian perburuhan, kesempatan kerjabersama, sampai penyelasaian perselisihanperburuhan.

d. Pemisahan/Pemutusan Hubungankerja (Separation) menyangkut masalahpemutusan hubungan kerja.

12

Ruang Lingkup [1]

Ruang Lingkup Fungsi Operasional Sub Fungsia. Pengadaan SDM = Pengadaan = Perencanaan SDM

= Rekrutmen= Seleksi= Penempatan= Orientasi

b. Pengembangan SDM = Pengembangan = Pelatihan & pengembangan

= Pengambangankarir

c. Pemeliharaan SDM = Kompensasi Jabatan= Integrasi= Hubungan Perburuhan= Pemutusan Hubungan Kerja

13

Ruang Lingkup [2]

Alat-alat ManajemenSumber Daya Manusia(Tools of Human Resource Mangement) :a. Analisa Jabatan (job analysis)b. Penilaian PrestasiKerjac. Evaluasi Jabatan (job evaluation)

14

– Planning

– Organizing

– Directing

– Controlling

Operative Functions

HRM

Managerial functions:

Procurement

Job Analysis

HR planning

Recruitment

Selection

Placement

Induction

Internal mobility

Development:

Training

Executivedevelopment

Careerplanning

Succession

planning

Human resources development strategies

Motivation and Compensation:

Job design

Work scheduling

Motivation

Job evaluation

Performance and potential appraisal

Compensation administration

Incentivesbenefits andservices

Maintenance:

Health

Safety

Welfare

Social security

Integration:

Grievances

Discipline

Teams and teamwork

Collective bargaining

Participation

Empowerment

Trade unions

Employers’ associations

Industrial relations

Emerging Issues:

Personnel records

Personnel audit

Personnel research

HR accounting

HRIS

Job stress

Mentoring

International HRM

Fungsi HR Utama

15

16

Struktur Organisasi HR [1]

17

Struktur Organisasi HR [2]

Model TerpaduHRM – HCM – Talent Management

18

CULTUREA Culture of Excellence

STRATEGY

EXECUTION

RESULTS

KPI & Goals Strategic Initiatives

Management Disciplines Reward/Incentives

LEADERSHIPResults-Based

Transformational

CHANGEFundamental, Strategic and Comprehensive

STRUCTURE & SYSTEMSAccountabilityRelationship

Tantangan SDM saat ini

19

MANAGEMENTCHANGE

Tim & Kepemimpinan yang unggul

STRATEGYCHANGE

Business Model & Performance Excellence (KPI, Strategic Initiative)

STRUCTURALCHANGE

SOP, Management Systems, StrukturOrganisasi, Business Process, IT/ERP

CULTURALCHANGE

SDM, Budaya Kinerja, Nilai-Nilai & Prilaku Organisasi, Socialization, internalization, Externalization

Sebelum mengubah orang lain, kita harusmerubah diri sendiri !

Ubahlah strategi, policy, system and procedures Untuk mencapai organisasi berkinerja tinggi

4 Area utama Perubahan

20

Vision

Vision

Vision

Vision

Vision

Skills

Skills

Skills

Skills

Skills

Incentives

Incentives

Incentives

Incentives

Incentives

Resources

Resources

Resources

Resources

Resources

Action Plan

Action Plan

Action Plan

Action Plan

Action Plan

Change

Confusion

Nervousness

Gradual Change

Frustration

False Starts

Ingat… Time for Change

21

FUNGSI PIMPINANPERUSAHAAN

22

23

• Komponen terpenting yang dapat dilihat daritanggung jawab seorang manajer adalahkepemimpinan (leadership), yang mengarahkan atau memberi inspirasikepada orang lain untuk meraih sasaranorganisasi.

• Karateristik pemimpin yang efektif.– Memiliki visi dan kekuatan (powerful and

visionary)– Empati, kemampuan menempatkan diri

dalam posisi orang lain– Berani menantang kondisi status quo dan

membantu pihak lain untuk menghadapitantangan adaptif dari lingkungan.

– Obyektif dalam menghadapi orang lain

Manajer sebagai Pemimpin

24

Kepemimpinan mencakup penggunaanpengaruh dan kekuasaan.Kekuasaan adalah kemampuan/ potensiseseorang (agen) untuk mempengaruhiperilaku orang lain (target), sehingga target bertindak sesuai dengan keinginan agen.Hasil pengaruh dapat berupa;

1. Komitmen, Permintaan pemimpinditerima pengikut secara antusias, danmereka berusaha secara maksimal untukmelaksanakannya

2. Kepatuhan, pengikut rela melakukan apasaja yang diminta pemimpin tetapidengan sikap apatis dengan upayaminimal

3. Penolakan,pengikut dengan berbagaidalih secara aktif menghindari untukmelaksanakan apa yang dimintapemimpin

Pengaruh dan Kekuasaan(Power)

25

Sumber Kekuasaan

1. Kekuasaan imbalan (Reward power) – kekuasaan yang bersumber pada kemampuan

mengontrol sumberdaya dan memberikan imbalanyang dipandang bernilai oleh orang lain

2. Kekuasaan koersif (Coercive power) – kekuasaan yang bersumber pada kemampuan

menciptakan rasa takut terhadap akibat negatif yang mungkin terjadi bila ia tidak patuh.Aplikasi kekuasaanini dengan menggunakan ancaman dan hukuman

3. Kekuasaan legitimasi (Legitimate power). – kekuasaan yg bersumber pada posisi struktural

seseorang dalam organisasi, yang dilambangkan padahak atau wewenang resmi dalam organisasi

4. Kekuasaan karena keahlian (Expert power) – kekuasaan yang bersumber pada kemampuan spesifik

(pengetahuan atau keterampilan) dalam bidangtertentu.

5. Kekuasaan rujukan (Referent power) – kekuasaan yang bersumber pada identifikasi terhadap

seseorang yang memiliki sifat atau ciri khas pribadiyang menyenangkan dari seseorang.

TAKTIK MEMPENGARUHI

9 taktik menggunakan kekuasaan yaitu;1. Legitimasi, mengandalkan posisi kewenangan seseorang atau

menekankan kebijakan atau aturan yang berlaku.2. Persuasi rasional, menyajikan argumen yang logis dan berbagai bukti

faktual, untuk menunjukan bahwa sebuah permintaann itu masuk akal3. Memberi inspirasi, mengembangkan komitmen emosional, dengan cara

menyerukan nilai-nilai, kebutuhan, harapan dan asprasi sebuah sasaran.4. Konsultasi, melibatkan pihak yang menjadi sasaran dalam memutuskan

rencana atau perubahan yang akan dijalankan5. Pertukaran, agen menawarkan imbalan bila target menaati permintaan6. Seruan pribadi, meminta kepatuhan berdasarkan persahabatan, atau

kesetiaan.7. Tekanan, menggunakan peringatan, pengawasan, dan ancaman8. Koalisi, mencari bantuan orang lain untuk membujuk target untuk setuju.9. Mengambil hati,menggunakan rayuan, pujian,dalam memberikan

pengaruh. 26

SITUATIONAL LEADERSHIPKEPEMIMPINAN BAGI SETIAP ORANG

High

Task Behavior(Guidance)

Relationship Behavior

(Supportive Behavior)

Low High

High Relation-

ship/Low Task

HighTask/High Relationship

Low Relationship/Low Task

High Task/Low

Relationship

Participating

Share ideas and facilitate in decision making

Selling

Explain decisions and provide opportunity for clarification

Turn over responsibility for decisions

and implemen-tation

Delegating Telling

Providespecific instructions; closely supervise performance

27

FUNGSI HR DALAMPERUSAHAAN

28

Fokus HR Stratejik

Admin Expert

Employee Champion

Create and maintain infrastructure.Administrative Efficiency.

Help employees to feel they are part of a Team.Employee commitment.

HR Processes andpractices fit the strategy.

Cultural guardians and catalysts.Capacity for change.

Change Agent

Strategic Partner

29

HR’S Changing Role

1. Mula-mula personal departemen menangani gaji danadministrasi pegawai.

2. Perusahaan berkembang, personal departemenmenangani seleksi dan promosi

3. Persaingan, globalisasi mendorong fungsi human resource menjadi lebih stratejik dan spesifik, menangani pengembangan SDM, manajemen kinerja, manajemen karir, ethic, serikat kerja dsb.

30

FUNGSI & PERAN HR SESUAI DENGAN FUNGSI & PERAN HR SESUAI DENGAN SITUASI ORGANISASISITUASI ORGANISASI

31

Rewards

Coaching & Mentoring

TrainingDevelopment

SelectionRecruitment

Core Values

Core Competencies

PerformanceImprovement

CareerManagementHR

Alignment

Performance Management

Revenue Per Employee

Cost Per Employee

Profit Per Employee

32

TUNTUTAN GLOBAL

Bersaing dengan kualitas dan targetBekerja efisienPekerja produktifHR menunjang peningkatan produktifitas,

menjadi World Class Company

33

Peran Kunci HR

1. Perumusan HR Strategic2. Melakukan Proses Perubahan3. Pembuatan Program yang measurable

ex : - Performance-based insentive- Penurunan HR expenditure/operation

cost34

New HR ManagerEvery Manager is HR Manager

1. HR proficiencies : Professional& Managerial

2. Business proficiencies :partisipasi mencapai profit dankepuasan pelanggan.Mengetahui rencana strategis,marketing, keuangan danproduksi.

3. Leadership proficiencies :mampu memimpin team danperubahan.

4. Learning proficiencies :memahami perkembangan ilmudan teknologi.

35

Human Resource Strategy

1. HR System : System Planning, System Pengembangan danPemeliharaan Human Resource dalam meningkatkan daya saing.

2. Policy & activities : kebijakandalam recruitment, kebijakanpenggajian, program pelatihandsb.

3. Kompetensi, behavior dan value pekerja yang dibutuhkan

36

3 Komponen Utama :

STUDI KASUS

37

Kasus Budi Setiawan [1]

• Budi Setiawan (30 Tahun), seorang manajer yang baru di promosikan sebagai kepalacabang PT. ABC. Sebelumnya Budi adalah seorang Senior Engineer yang handal diDepartemen Engineering, kantor pusat. Budi menggantikan Agung Susanto yang barusaja di pecat oleh perusahaan karena kasus kolusi dengan suplier (vendor) yang mengakibatkan perusahaan menderita kerugian 1.7 milyar selama 2 tahun terakhir. Sebagai seorang Senior Engineer, Budi sangat berpengalaman dalam menangani prosesdan improvement, ia juga mememiliki latar belakang pendidikan yang cukup baik, lulusanmaster dari fakultas teknik Delft .

• Perlu diketahui, kinerja cabang XYZ amat bermasalah semenjak di tangani oleh AgungSusanto. Tingkat produktivitas mengalami penurunan cukup drastis semenjak 5 tahunterakhir dengan rata-rata penurunan tingkat produktivitas 2-7% per tahun, sementara jam lembur justru mengalami peningkatan rata-rata 20% per tahun. Motivasi pekerja jugabermasalah, tingkat absensi karena sakit, ijin dan mangkir juga sangat tinggi, sehinggatingkat absensi yang terjadi sebesar 7 % dari maksimal yang ditarget-kan 2% per tahun. Budi memiliki 4 orang Supervisor, Agus (25 th, STM), Fatoni (50, D3), Blegog (40, SMA), dan Jemi (30, S1) ; yang memiliki latar belakang yang berbeda-beda. Diantara ke-4 Group Kerja tersebut yang masih memiliki motivasi berprestasi yang baik adalah Groupnya Agus, seorang supervisor berbakat yang memiliki team leadership yang kuat. Di ikuti denganGrupnya Blegog, kemudian Grupnya Jemi dan yang paling bermasalah Grupnya Fatoni. 38


• Dengan terpilihnya Budi Setiawan menggantikan Agung, semakin membuat kecewa Fatoni- yang sudah 15 tahun memendam ambisi untuk menjadi Manajer. Fatoni sebelumnyaadalah seorang Engineer, sebelum ybs di mutasikan di cabang XYZ 5 tahun yang lalu. Harapan manajemen saat itu, Fatoni dapat membantu kinerja operasional dan diproyeksikan oleh manajemen dalam 5 tahun kedepan dapat di promosikan pada level manajer, jika prestasi-nya diangap berhasil. Sayang sekali skenario tersebut gagaldilaksanakan oleh manajemen- apalagi ada indikasi Fatoni juga turut ‘bermain’ dengansuplier, meski bukti-2 yang kuat tidak ditemukan oleh Internal Auditor.

• Fatoni dalam 3 bulan terakhir mangkir selama 10 hari (selang seling), terutama jika ybsmendapatkan tugas ke luar daerah/lapangan dengan alasan masalah kesehatan. Selainitu kurang disiplin dalam mengontrol kerja anak buahnya termasuk tidak pernahmelakukan evaluasi secara berkala dan sering terlambat melaporkan masalah dishopfloor.

39

• Saat ini perusahaan juga akan mengimplementasikan perubahan sistem pegupahandan bonus berdasarkan kinerja karyawan. Termasuk implemenasi Total Productive Management untuk memperbaiki kondisi infrastruktur, standar proses & overall performance indicator.

• Pada saat yang sama ada 4 orang STAFF di Cabang XYZ- yang menjadi pengurusserikat pekerja dan sedang melakukan perundingan PKB, mereka berencana menolakprogram sistem pengupahan yang baru. Mereka bahkan sebelumnya sempatmengusulkan ke manajemen agar Kepala Cabang yang menggantikan Agung Susantodipilih dari internal cabang. Mereka kecewa karena usulan tersebut tidak dterima olehmanajemen ,dan diketahui ternyata ke-4 staff tersebut merupakan staf di grup kerjayang dipimpin Sdr. Fatoni dan cukup dekat dengannya.


40

• Dengan situasi tersebut diatas ---Budi Setiawan, sebagai Kepala Cabang yang baru, diminta oleh manajemen untuk memperbaiki kondisi kerja, produktivitas dankomunikasi di cabang tersebut dalam 100 hari kerja. Ada kontrak kinerja yang diatanda tangani dengan Bambang Sembada kepala wilayahnya, untuk melakukanperubahan positip di cabang tsb. Kontrak kinerja yang sebelumnya tidak pernah ada, tetapi dibuat oleh kepala wilayah untuk memberikan target yang jelas dan dukunganpenuh dari –nya untuk mencapai target yang disepakati. Secara spesifik BambangSembada meminta Budi Setiawan untuk fokus pada moral pekerja dan memperbaikisistem manajemen kinerja di Cabang XYZ.


41

Tugas: Diskusi & Presentasi

1. Strategi apa yang akan dilakukan oleh Budi Setiawan dalam tahun pertamasebagai kepala cabang untuk memperbaiki / melakukan perubahan SDM danOrganisasi Cabang ? Jelaskan 5 (lima) sasaran utama perbaikan yang harusdilakukan Budi Setiawan pada tahun pertama di posisi yang baru.

2. Apa yang perlu dikembangkan oleh Budi Setiawan dari sisi kompetensi, behavior dan value pekerja kedepan ?

3. Dukungan apa saja yang dibutuhkan oleh Budi Setiawan untuk diajukankepada Kepala Wilayah?

4. Bagaimana pendekatan yang dilakukan Budi Setiawan terhadap pengurus SP agar mereka terlibat aktif dalam peningkatan produktivitas ?

42

Role-Play

Pimpinan Wilayah memutuskan untuk memberikan “coaching” yang lebih serius kepada sdr Fatoni, demi perbaikan bagi diri dantimnya. Apakah ybs masih bisa “diperbaiki” atau memang harusdiakhiri hubungan kerjanya alias di “PHK”.Budi Setiawan diminta melakukan evaluasi kinerja Fatoni, coaching yang dituangkan dalam “performance contract”. Diharapkan dalam sesi coaching tersebut dapat ditemukan solusimasalah dan perbaikan kinerja sdr Fatoni. Agar lebih efektif, point-point yang disepakati akan di-review setiap bulan.Masalah:

Komunikasi kurang kondusif, Fatoni menolak tanda tangan pada coaching form yang berisi “performance contract” yang telah dibahas/didiskusikan.Bagaimana Anda meyakinkan ybs untuk memahami bahwa kontrak kinerjahal biasa dalam proses peningkatan kinerja karyawan dan pengelolaanSDM/organisasi yang maju ?

43