Fundamentals Of Control

Pentingnya Pengawasan = suatu organisasi akan berjalan terus dan semakin komplek dari waktu ke waktu, banyaknya orag yang berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi atas hasil kegiatan yang telah dilakukan, inilah yang membuat fungsi pengawasan semakin penting dalam setiap organisasi. Tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya.

Pengertian Pengawasan = adalah fungsi manajemen yang mengukur dan mengkoreksi semua kegiatan dan memastikan bahwa tujuan dan rencana organisasi tercapai. Berkenaan dengan cara-cara membuat kegiatan sesuai dengan rencana. Hal ini menunjukkan adanya hubungan yang erat antara perencanaan dan pengawasan. Juga dengan fungsi lainnya. ( Pengorganisasian dan pengarahan/penggerakan).

Tipe – Tipe Pengawasano Pengawasan Pendahuluan (Feedforward Control)

Dirancang untuk mengantisipasi masalah / penyimpangan dari standard / tujuan dan memungkinkan untuk dilakukan koreksi sebelum tahapan kegiatan tertentu diselesaikan. Mendeteksi masalah sehingga dapat mengantisipasi untuk mengambil tindakan sebelum terjadi.

o Pengawasan Bersamaan Kegiatan (Concurrent Controls)Dilakukan selama kegiatan masih berlangsung. Karenanya diperlukan kesepakatan syarat dan prosedur yang harus dipenuhi sebelum melanjutkan kegiatan.

o Pengawasan Umpan Balik (Feedback Controls)Mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan. Sebab – sebab terjadinya penyimpangan dari rencana/ standard yang telah ditetapkan guna mendapatkan tindakan koreksi untuk kegiatan serupa pada masa yang akan dating. Bersifat Historis.

Internal dan External Controlso Internal

Pengawasan yang dilakukan oleh orang atau badan yang ada di dalam lingkungan unit organisasi yang bersangkutan. Cth = Pengawasan yang dilakukan secara rutin oleh inspektorat jendral pada setiap kementrian dan inspektorat wilayah untuk setiap daerah di Indonesia.

Self ControlMerupakan internal control yang terjadi melalui disiplin diri dalam menyelesaikan pekerjaan dan tanggung jawab individu

o ExternalPemeriksaan yang dilakukan oleh unit pengawasan yang berada di luar unit organisasi yang diawasi. Cth = BPK melakukan pengawasan terhadap beberapa departemen.

Bureaucratic Control (Administrative Control)Mempengaruhi sikap melalui kekuasaan, kebijakan, prosedur, deskripsi kerja, anggaran dan pengawasan dari hari ke hari.

Clan Control (Normative Control)Mempengaruhi cara bersikap melalui norma dan ekspektasi yang diatur oleh budaya organisasi

Market Control (Regulatory Control)Adalah pengaruh penting yang mempengaruhi kompetisi pasar dalam sikap organisasi dan membernya

Tahap – tahap dalam proses pengawasano Penetapan standard objective pelaksanaan

Output Standards = ukuran hasil kinerja yang berhubungan dengan kuantitas, kualitas, harga atau waktu

Input Standards = Ukuran usaha kerja yang dinilai dari tugas kinerja Standar = suatu pengukuran yang digunakan sebagai ukuran untuk penilaian hasil.

Standar Fisik = kuantitas dan kualitas Standar Moneter = dalam rupiah (biaya, laba) Standar Waktu = batas waktu pekerjaan Standar Intangible = Sikap pekerja terhadap perusahaan, kesetiaan pekerja

Standar Kuantitas = memungkinkan untuk dapat dikomunikasikan dengan anggota organisasi.

Standar Kualitas = lebih sulit dicapai tetapi penting untuk diawasi ( Standar-standar yang berkaitan dengan personalia )

o Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatanBeberapa pertanyaan penting yang dapat digunakan = Berapa kali (how often), dalam bentuk apa (what form) dan siapa (who) yang akan terlibat. Beberapa cara pengukuran = Pengamatan, Laporan – laporan, metode – metode otomatis, inspeksi, dan pengujian.

o Perbandingan pelaksanaan dengan standard dan analisa penyimpangan Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bagi manajer. Control Equation =

Need for Action = Desired Performance – Actual Performanceo Pengambilan tindakan koreksi

Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan, melalui =

Mengubah standar mula – mula Mengubah pengukuran pelaksanaan Mengubah cara dalam menganalisa penyimpangan Management by Exception (MBE)

Dilakukan dengan memperhatikan perbedaan yang signifikan antara rencana dan realisasi. Teknik tersebut didasarkan pada prinsip pengecualian. Prinsip tersebut mengatakan bahwa bawahan mengerjakan semua kegiatan rutin, sementara manajer hanya mengerjakan kegiatan tidak rutin.

Project Management and Controlo Projects

Suatu waktu aktivitas dengan banyak komponen tugas yang harus dilengkapi dalam order yang sesuai dan berdasarkan anggaran

o Project ManagementMemastikan bahwa suatu aktivitas wajib untuk melengkapi proyek yang telah direncanakan dengan baik dan menyelesaikannya tepat waktu

o Gantt ChartBagan yang mempunyai keluaran disatu sumbu dan satuan waktu disumbu yang lain serta menunjukkan kegiatan yang direncanakan dan kegiatan yang telah diselesaikan dalam hubungan antar setiap kegiatan dan dalam hubungannya dengan waktu

o CPM/PERTDirancang untuk melakukan Scheduling dan pengawasan proyek-proyek yang bersifat kompleks dan yang memerlukan kegiatan – kegiatan tertentu yang harus dijalankan dalam urutan tertentu dan dibatasi oleh waktu.

Inventory ControlPengendalian persediaan, meliputi semua barang yang dimiliki oleh perusahaan dan dipakai dalam proses produksi maupun berupa produk-produk jasa

o Economic order quantityTingkat persediaan yang meminimalkan total biaya penyimpanan persediaan dan biaya pemesanan

o Just-in-time schedulingBahan material hanya dikirim saat akan digunakan

Breakeven AnalysisMenganalisa dan menggambarkan hubungan biaya dan penghasilan untuk menentukan pada volume berapa anggar biaya total sehingga tidak mengalami laba atau rugi.

o Breakeven PointTerjadi ketika revenue = costs

= Fixed Costs : ( Price – Variable Costs ) Financial Controls

o Balance SheetMenunjukkan asset dan liabilities dalm satu poin waktu

o Income StatementMenunjukkan keuntungan atau kerugian dalam satu poin waktu

o Financial Ratio Liquidity = ukuran kemampuan untuk bertemu kewajiban jangka pendek

Current Ratio = Current Assets / Current Liabilities Quick Ratio or Acid Test = Current Assets – Inventories/Current

LiabilitiesLebih besar lebih baik = kita ingin asset bertambah dan hutang berkurang

Leverage = Ukuran penggunaan hutang Debt Ratio= Total Debts/Total Assets

Lebih kecil lebih baik = kita ingin hutang yang lebih sedikit dan asset bertambah

Asset Management = Ukuran efisiensi asset dan inventori Asset Turnover = Sales/Total Assets Inventory Turnover = Sales/Average Inventory

Lebih besar lebih baik = kita ingin penjualan relative kita menjadi asset dan inventory

Profitability = ukuran kemampuan untuk menghasilkan revenue yang lebih besar daripada cost

Net Margin = Net Income/Sales Return on Assets (ROA) = Net Income/Total Assets Return on Equity (ROE) = Net Income/Owner’s Equity

Lebih besar lebih baik = kita ingin relative net income yang tinggi untuk penjualan, assets dan equity

Balanced ScorecardsPenghitungan kinerja organisasi dalam financial, customer service, internal process dan innovation and learning areas

o Financial Performance Contoh Tujuan = Survive, Succeed, Prosper Contoh Ukuran = Cash Flows, Sales Growth and operating income, increased

Market share, and return on equityo Customer Satisfaction

Contoh Tujuan = new products, responsive supply Contoh Ukuran = Percentage sales from new products, percentage on-time

deliverieso Internal Process Improvement

Contoh Tujuan = manufacturing excellence, design productivity, new product introduction

Contoh Ukuran = cycle times, engineering efficiency, new product timeo Innovation and Learning

Contoh Tujuan = technology leadership, time to market Contoh Ukuran = time to develop new technologies, new product introduction

time versus competition