SELEKSI DAN PERENCANAAN OBAT DI INSTALASI FARMASI RUMAH SAKIT

SELEKSI, PERENCANAAN, PENGADAAN & PENYIMPANAN OBAT DI INSTALASI FARMASI RUMAH SAKIT Dr. TOMMY A. SOLEMAN, M.KesKajian Administrasi Rumah Sakit (KARS)PS IKM Pascasarjana UNSRAT 2014

PENDAHULUANPelayanan Farmasi RSPelayanan pasienRevenue center

Perbekalan Farmasi dikelola dengan cermat dan penuh tanggung jawabPendapatan rumah sakit terkontrol2

3ObatPengelolaan obat di rumah sakit merupakan aspek manajemen yang pentingTidak efisien dampak negatif bagi rumah sakit baik secara medis maupun ekonomisManajemen obat secara sistematisDrug Management Cycle

Menurut Hassan (1981) farmasi rumah sakit merupakan bagian atau pelayanan di rumah sakit yang dipimpin oleh seorang profesional apoteker dengan suatu kualifikasi tertentu secara resmi. Mengingat peran, tugas dan nilai barang, serta akibat yang akan timbul pada pasien, maka farmasi rumah sakit harus dikelola oleh orang yang mempunyai kemampuan tinggi dalam hal manajerial dan profesional di profesinya. Pada kesempatan ini yang akan dibahas adalah khusus mengenai manajemen dan dasar utama yang digunakan dalam hal manajemen obat adalah Drug Management Cycle (Pudjaningsing, 2006). 5Langkah awal dalam pengelolaan obat seleksi, perencanaan dan pengendalian obat. Ketiga tahapan tersebut dilakukan untuk mendukung pengadaan obat yang tepat bagi rumah sakit.Tahapan-tahapan yang saling terkait membutuhkan koordinasi yang baik agar berjalan optimalSehingga mutu dan efisiensi pelayananDrug Management CycleManagement support yang terdiri dari manajemen organisasi, finansial, sumber daya manusia dan sistem informasi merupakan hal yang sangat penting diperhatikan karena akan mendukung pelaksanaan tahapan pengelolaan obat yang meliputi tahap-tahap selection, procurement, distribution dan use. Selection adalah tahapan pemilihan obat yang akan dipakai di rumah sakit yang nanti akan berakhir dengan dibuatnya formularium (Pudjaningsing, 2006). Seleksi ObatProses pemilihan obat untuk formularium dapat dijabarkan sebagai berikut:a.Penetapan masalah kesehatanb.Pemilihan jenis terapi dan penyusunan7

Perencanaan ObatPerencanaan proses kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah, dan harga perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran, untuk menghindari kekosongan obatPedoman perencanaan obat untuk rumah sakit yaitu DOEN, Formularium RS, Standar Terapi RS, data catatan medis, anggaran yang tersedia, penetapan prioritas, siklus penyakit, sisa persediaan, data pemakaian periode yang lalu, atau dari rencana pengembangan.8Tahap-tahap yang dilalui dalam proses perencanaan obat adalah:

Tahap pemilihan obat, dimana pemilihan obat didasarkan pada Obat Generik terutama yang tercantum dalam Daftar Obat Esensial Nasional (DOEN), dengan harga berpedoman pada penetapan Menteri

2. Tahap kompilasi pemakaian obat, untuk memperoleh informasi:Pemakaian tiap jenis obat pada masing-masing unit pelayanan kesehatanPersentase pemakaian tiap jenis obat terhadap total pemakaian setahun seluruh unit pelayanan kesehatanPemakaian rata-rata untuk setiap jenis obat secara periodik.

3. Tahap perhitungan kebutuhan obat Metode Konsumsiadalah metode yang didasarkan atas analisa data konsumsi obat tahun sebelumnyaCT = (CA x T) + SS - Sisa Stock Keterangan: CT = Kebutuhan per periode waktuCA = Kebutuhan rata-rata waktu (bulan)T = Lama Kebutuhan (bulan/tahun)SS = Safety Stock

Metode Morbiditas/Epidemiologi adalah perhitungan kebutuhan obat berdasarkan pola penyakit.Langkah-langkah perhitungan metode morbiditas adalah:Menetapkan pola morbiditas penyakit berdasarkan kelompok umur penyakit.Menyiapkan data populasi penduduk.Menyediakan data masing-masing penyakit/tahun untuk seluruh populasi pada kelompok umur yang ada.Menghitung frekuensi kejadian masing-masing penyakit/tahun untuk seluruh populasi pada kelompok umur yang ada.Menghitung jenis, jumlah, dosis, frekuensi dan lama pemberian obat menggunakan pedoman pengobatan yang ada.Menghitung jumlah yang harus diadakan untuk tahun anggaran yang akan datang.

Rumus: CT = (CE x T) + SS Sisa Stock CT = Kebutuhan per periode waktu CE = Perhitungan standar pengobatan T = Lama Kebutuhan (bulan/tahun) SS = Safety Stock4. Tahap proyeksi kebutuhan obatMenetapkan perkiraan stok akhir periode yang akan datang, dengan mengalikan waktu tunggu dengan estimasi pemakaian rata-rata/bulan ditambah stok pengaman.Menghitung perkiraan kebutuhan pengadaan obat periode tahun yang akan datang, dengan rumus:a = b + c + d - e - f

a = perkiraan kebutuhan pengadaan obat tahun yang akan datang.b = kebutuhan obat dan perbekalan kesehatan untuk sisa periode berjalan (sesuai tahun anggaran yang bersangkutan).c = kebutuhan obat untuk tahun yang akan datang.d = perkiraan stok akhir tahun (waktu tunggu dan stok pengaman).e = stok awal periode berjalan atau sisa stok per 31 Desember tahun sebelumnya di unit pengelola obat.f = rencana penerimaan obat pada periode berjalan (Jan s.d Des).

Menghitung perkiraan anggaran untuk total kebutuhan obat dengan melakukan analisis ABC-VEN, menyusun prioritas kebutuhan dan penyesuaian kebutuhan dengan anggaran yang tersedia.Pengalokasian kebutuhan obat berdasarkan sumber anggaran dengan melakukan kegiatan: menetapkan kebutuhan anggaran untuk masing-masing obat berdasarkan sumber anggaran; menghitung persentase anggaran masing-masing obat terhadap total anggaran dan semua sumber.Mengisi lembar kerja perencanaan pengadaan obat, dengan menggunakan formulir lembar kerja perencanaan pengadaan obat.

5. Tahap penyesuaian rencana pengadaan obat

Dilakukan untuk memperoleh informasi mengenai jumlah rencana pengadaan, skala prioritas masing-masing jenis obat dan jumlah kemasan, untuk rencana pengadaan obat tahun yang akan datang.Beberapa teknik manajemen untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi penggunaan dana dalam perencanaan kebutuhan obat adalah dengan cara:

1. Analisa ABC dilakukan dengan mengelompokkan item obat berdasarkan kebutuhan dananya.Kelompok A: kelompok obat yang jumlah nilai rencana pengadaannya menunjukkan penyerapan dana sekitar 70% dari jumlah dana obat keseluruhan.Kelompok B: kelompok jenis obat yang jumlah nilai rencana pengadaannya menunjukkan penyerapan dana sekitar 20%.Kelompok C: kelompok jenis obat yang jumlah nilai rencana pengadaannya menunjukkan penyerapan dana sekitar 10% dari jumlah dana obat keseluruhan.

2. Analisa VEN dilakukan dengan mengelompokkan obat yang didasarkan kepada dampak tiap jenis obat pada kesehatan. Kelompok V: kelompok obat yang vital antara lain: obat penyelamat, obat untuk pelayanaan kesehatan pokok, obat untuk mengatasi penyakit-penyakit penyebab kematian terbesar.Kelompok E: kelompok obat yang bekerja kausal yaitu obat yang bekerja pada sumber penyebab penyakit.Kelompok N: kelompok obat penunjang yaitu obat yang kerjanya ringan dan biasa dipergunakan untuk menimbulkan kenyamanan atau untuk mengatasi keluhan ringan.Langkah-langkah menentukan VEN: menyusun kriteria menentukan VEN, menyediakan data pola penyakit, dan merujuk pada pedoman pengobatan (Dhendianto, 2010).

Metode PerencanaanMetode KonsumsiBerdasarkan pada kebutuhan riil obat pada periode lalu dengan penyesuaian dan koreksi berdasarkan pada penggunaan obat tahun sebelumnya.

Rencana kebutuhan obat tahun ini = Jumlah pemakaian tahun lalu + stok kosong + kebutuhan lead time + safety stock sisa stok tahun laluKeunggulan:Mudah dilakukanData akuratTidak butuh data penyakit dan standar terapiKelemahan:Memakan waktu lebih banyakAspek medik pemakaian obat tidak dapat dipantauMetode EpidemiologiMetode berdasarkan pada pola penyakit yang ada di rumah sakit atau yang paling sering muncul di masyarakat.Tahap-tahap perencanaan:-Menentukan jumlah penduduk yang akan dilayani.-Menentukan jumlah kunjungan kasus berdasarkan frekuensi penyakit.-Menyediakan standar pengobatan yang digunakan untuk perencanaan dan menghitung perkiraan kebutuhan obat dan penyesuaian kebutuhan obat dengan alokasi dana.Keunggulan:- Perkiraan kebutuhan mendekati kebenaran- Standar pengobatan mendukung usaha memperbaiki pola penggunaan obat

Kekurangan:- Membutuhkan waktu dan tenaga terampil - Data penyakit sulit diperoleh secara pasti- Perlu pencatatan dan pelaporan yang baikMetode kombinasi Merupakan suatu metode perencanaan obat berdasarkan kombinasi antara metode konsumsi dan metode epidemiologi.

PENGADAANRUMAH SAKIT SWASTA MENGIKUTI KEBIJAKAN PEMILIK (OWNER) RUMAH SAKIT PEMERINTAH:PERPRES NOMOR 54 TAHUN 2010 TENTANG PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH SEBAGAIMANA TELAH DIUBAH TERAKHIR DENGAN PERPRES NOMOR 70 TAHUN 2012PERMENKES RI NOMOR 63 TAHUN 2014 TENTANG PENGADAAN OBAT BERDASARKAN KATALOG/ELEKTRONIK ATAU E-CATALOQUE, DAN PERATURAN LAINNYA PENYIMPANAN OBAT DI RSGudang sentralDepo-depo farmasiBangsal-bangsal Emergency KitPENYIMPANANTujuan:Menyimpan obat yang bermutu baik dan siap didistribusikanMenampung obat rusak

SYARAT1. Aman2. Memenuhi syarat farmasetis3. Tertib administrasiBeberapa hal yang perlu diperhatikan

1. Struktur fisik gudang2. Design gudang3. Organisasi pengelola gudang4. Prosedur pengeluaran5. Efisiensi kerja gudang6. Penyimpanan dan kontrol stock 7. Keperluan untuk tiap unit pelayanan kesehatan8. Penangan khusus untuk barang yang membutuhkan perhatian stabilitasSTRUKTUR FISIK1. Jalur distribusi obatPenetapan jalur distribusi obatJumlah dan penyebaran distribusiWaktu yang diperlukanJumlah dan kapasitas penyimpanan2. Seleksi lokasi dan letakGudang berada diantara daerah distribusiFasilitas listrik, air, jaringan telekomunikasi, ukuran memadai dan daerah aman

Gambar Gudang Arus Garis Lurus SederhanaBarang Keluar

Barang diterima

CepatCepatSedangLambatCepatCepatSedangLambat24Gambar Gudang Arus UPintu Keluar Pintu MasukGambar Gudang Arus L Pintu Masuk

Pintu KeluarPenyerahan Barang

Design1. Design ditata, sehingga memudahkan pemindahan 2. Sirkulasi udara baik3. Lantai mudah dibersihkan4. Obat ditempatkan di rak obat ditata sesuai sumber dana, sesuai bentuk sediaan, sesuai abjad, atau efek farmakologi5. Ada tempat penyimpanan khusus, freezer, ruangan pendingin, almari es, almari narkotika6. Penyimpanan khusus untuk bahan yang mudah terbakar, tempat terpisah , ventilasi baik dan dilapisi bahan tahan api7. Alarm asap, ada pemadam kebakaran, penjaga malam

POTENSI MEDICATION ERRORRPenyimpanan obat berpotensi menimbulkan medication errorrPisahkan obat yang termasuk High AlertPisahkan obat yang termasuk sitostatikaBeri tanda khususHati-hati obat dengan nama yang sama, dengan bentuk kemasan yang sama, obat sama dengan kekuatan/strength berbeda Penyimpanan obat high alert pada tempat terpisah

Struktur organisasiDiperlukan pengaturan tugas yang jelas serta siapa yang bertanggung jawab pada tiap tahapanPengeluaran barangSistem FIFO (First in First out)Sistem FEFO (First Expired First Out)AdministratifPeningkatan efisiensiSuasana kerja : kebersihan ruangan, ventilasiPetunjuk pelaksanaan alur kerjaSupervisi

Kontrol penyimpananStock opnameMemantau stock dengan kartu stockPengelolaan obat yang memerlukan suhu tertentuPENERIMAAN BARANG

Kesesuaian dengan fakturNama barangJumlah barangTanggal kadaluwarsaNo batchSertifikat yang diperlukan untuk bahan kimia maupun alat kesehatanTanggal jatuh tempoFisik barangSetelah dilakukan pemeriksaan, dilakukan pencatatan pada kartu stockSEKIAN & TERIMA KASIH