bab 4 rancangan sistem yang diusulkan 4.1 analysis …thesis.binus.ac.id/doc/bab4/2008-1-00009-aksi...
TRANSCRIPT
BAB 4
RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN
4.1 Analysis Document
4.1.1 The Task
4.1.1.1 Purpose
Pengembangan sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku
pada PD. Tritunggal Adhi Pratama dilakukan untuk mendukung pencatatan dan
pengendalian internalnya, mulai dari kegiatan permintaan pembelian dari bagian gudang,
pembelian bahan baku, penerimaan bahan baku dari supplier, penukaran barang yang
tidak sesuai, pengeluaran bahan baku dari gudang untuk produksi, pengembalian bahan
baku yang tidak terpakai, sampai pada pencatatan pembayaran atas pembelian tunai.
PD. Tritunggal Adhi Pratama membutuhkan suatu sistem informasi akuntansi
pembelian dan persediaan bahan baku dalam mendukung kegiatan pembelian dan
pengelolaan persediaan perusahaan, di mana dengan adanya informasi tersebut
perusahaan dapat lebih cepat dalam mengambil keputusan sehingga dalam
perkembangannya perusahaan tidak kalah bersaing.
Selain itu pengembangan sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan
bahan baku PD. Tritunggal Adhi Pratama ini juga akan mengakibatkan perubahan pada
struktur organisasi perusahaan karena dengan adanya pemisahan tugas, tanggung jawab,
dan wewenang antara fungsi akuntansi dengan fungsi keuangan. Bentuk perubahan dari
struktur organisasinya adalah sebagai berikut:
86
Gambar 4.1 Struktur Organisasi yang Diusulkan
Berikut ini adalah uraian tugas dan wewenang masing-masing bagian yang
terdapat dalam struktur organisasi yang diusulkan pada PD. Tritunggal Adhi Pratama.
Direktur
Direktur memegang kekuasaan tertinggi di perusahaan. Adapun tugas dan tanggung
jawabnya adalah sebagai berikut:
o Memimpin dan mengawasi jalannya kegiatan perusahaan.
o Mengevaluasi dan membuat progarm pengembangan usaha perusahaan.
o Menentukan kebijaksanaan umum perusahaan.
Manajer Penjualan dan Pemasaran
o Melaksanakan strategi pemasaran dan penjualan yang telah ditetapkan.
o Mengawasi dan bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan promosi dan
penjualan.
Staf Penjualan dan Pemasaran
o Melakuakan pengembangan strategi pemasaran untuk memperkenalkan
produk ke masyarakat.
o Membuat penawaran kepada pelanggan.
87
o Melaksanakan kebijaksanaan dan kegiatan operasional yang berhubungan
dengan bidang pemasaran yang telah ditetapkan.
o Melakukan transaksi penjualan.
o Memberikan laporan hasil penjualan.
o Menerima pesanan dari pelanggan.
Manajer Pembelian
o Mengatur dan mengawasi pekerjaan-pekerjaan di bagian pembelian.
o Mengotorisasi Surat Pesanan Pembelian.
o Mengadakan negosiasi dengan supplier-supplier utama.
Staf Pembelian
o Memenuhi kebutuhan permintaan barang.
o Membuat surat pesanan pembelian.
o Mengirimkan surat pesanan ke supplier.
Manajer Produksi
o Mengatur dan mengawasi pekerjaan-pekerjaan di bagian produksi.
o Memeriksa dan mengotorisasi Surat Rencana Produksi dan Permintaan
Pengeluaran Bahan Baku.
o Memeriksa dan menandatangani laporan produksi yang dibuat oleh staf
produksi.
Staf Produksi
o Melakukan produksi sesuai dengan rencana produksi.
o Membuat formulir permintaan bahan baku untuk melakukan produksi.
88
Manajer Administrasi dan Keuangan
o Mengatur dan mengawasi pekerjaan di bagian akuntansi dan keuangan.
o Memeriksa dan menandatangani laporan keuangan.
o Memeriksa dan menandatangani bukti penerimaan kas/bank, bukti pengeluaran
kas/ bank dan laporan kas/bank.
Staf Akuntansi
o Melakukan pencatatan atas semua transaksi.
o Melakukan posting ke buku besar berdasarkan jurnal.
o Membuat laporan-laporan yang dibutuhkan.
Staf Keuangan
o Melakukan pembayaran pembelian ke supplier.
o Melakukan pembayaran gaji karyawan.
o Menyerahkan faktur asli supplier ke staf akuntansi.
Kepala Gudang
o Mengawasi segala aktivitas yang terjadi di dalam gudang.
o Mengotorisasi keluar masuknya bahan baku, kemasan, dan bahan jadi dari dan
ke dalam gudang.
o Mengotorisasi hasil perhitungan stock opname barang di gudang.
Staf Gudang Bahan Baku
o Mengajukan permintaan pembelian bahan baku.
o Menerima bahan baku dari supplier, memeriksa kondisi bahan baku.
o Mencatat keluar masuknya bahan baku dari gudang.
o Menyimpan dan menjaga persediaan bahan baku.
o Melakukan perhitungan fisik persediaan bahan baku.
89
Staf Gudang Kemasan
o Mengajukan permintaan pembelian kemasan.
o Menyimpan dan menjaga persediaan kemasan.
Staf Gudang Barang Jadi
o Menyimpan dan menjaga persediaan barang jadi.
o Mencatat masuknya barang jadi dari bagian produksi.
o Mencatat keluarnya barang dari gudang untuk dijual.
o Melakukan perhitungan fisik persediaan barang jadi.
Manajer Pengiriman
o Mengatur dan mengawasi pekerjaan yang terjadi di bagian pengiriman
o Mengotorisasi dokumen pengiriman barang.
Staf Pengiriman
o Melakukan pengiriman barang ke pelanggan.
o Membuat dokumen pengiriman sesuai dengan barang yang dikirim.
4.1.1.2 Sistem Definition
Sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku yang
digunakan pada PD. Tritunggal Adhi Pratama ini bertujuan untuk mengintegrasikan
proses pelaporan pembelian dan pengelolaan persediaan bahan baku yang ada. Sistem
ini dibuat secara terkomputerisasi untuk mengintegrasikan data-data yang terjadi selama
transaksi pembelian dan pengelolaan persediaan berlangsung.
Sistem ini akan diimplementasikan pada Personal Computer (PC) yang
terhubung dalam jaringan LAN ( Local Area Network) dan digunakan oleh user sistem,
yaitu bagian pembelian, bagian gudang, bagian akuntansi, dan bagian keuangan. Sistem
90
ini juga membutuhkan printer untuk mencetak berbagai dokumen dan laporan yang
dibutuhkan. Untuk lebih jelasnya, sistem definition dari sistem informasi akuntansi
pembelian dan persediaan bahan baku pada PD. Tritunggal Adhi Pratama dapat dilihat
pada tabel berikut ini.
Tabel 4.1 Sistem Definition dengan Kriteria FACTOR
Functionality Mendukung kegiatan operasional PD. Tritunggal Adhi Pratama
khususnya pembelian dan persediaan bahan baku.
Application Domain Karyawan bagian pembelian, bagian gudang, bagian akuntansi,
dan bagian keuangan.
Condition Sistem dikembangkan sesuai dengan kebutuhan untuk
menangani proses permintaan pembelian, pembelian bahan baku,
penerimaan dan penukaran bahan baku, serta pengendalian stok
sebagai sarana yang mendukung efektifitas dan efisiensi kinerja
dari sumber daya manusia yang telah memahami konsep
pembelian bahan baku, penerimaan bahan baku, dan
pengendalian stok.
Technology Teknologi yang akan dikembangkan untuk sistem ini
menggunakan bahasa pemograman Visual Basic 6.0 dan
perancangan database dengan menggunakan Microsof SQL
Server 2000. Sedangkan perangkat yang dibutuhkan adalah
Personal Computer (PC) yang dimiliki oleh setiap bagian yang
saling terhubung dengan jaringan LAN (Local Area Network),
dan printer.
91
Object Karyawan, bahan baku, surat permintaan pembelian (SPP), surat
order pembelian (SOP), bukti terima material (BTM), nota tukar
barang (NTB), surat permintaan pengeluaran bahan baku
(SPPB), surat pengembalian barang (SPB), catatan stock opname
(CSO), dan bukti pembayaran (BP).
Responsibility Menghasilkan suatu informasi yang akurat bagi pihak-pihak
yang membutuhkan serta dapat mengatasi permasalahan-
permasalahan yang timbul dalam aktivitas pembelian bahan
baku, penerimaan bahan baku, dan pengelolaan persediaan.
4.1.1.3 Context
4.1.1.3.1 Problem Domain
Sistem mempunyai sasaran dan tujuan untuk mengelolah informasi tentang
aktivitas pembelian dan persediaan bahan baku yaitu penentuan pembelian optimum,
penentuan waktu pembelian, dan pengelolaan stok.
Adapun prosedur yang diusulkan penulis terhadap sistem pembelian dan
persediaan bahan baku di PD. Tritunggal Adhi Pratama sebagai berikut:
Terdapat reminder yang aktif di bagian gudang pada saat bahan baku telah mencapai
titik ROP (titik pemesanan ulang). Setelah bagian gudang mengaksesnya, maka
sistem akan menampilkan daftar bahan baku yang telah mencapai titik ROP. Bagian
gudang akan membuat Surat Permintaan Pembelian (SPP). Bagian Gudang akan
membuat SPP dan diserahkan ke bagian pembelian. Data-data permintaan pembelian
akan disimpan dalam database permintaan pembelian oleh bagian gudang.
92
Bagian pembelian akan memproses SPP yang diterima dengan meminta otorisasi
pembelian dari direktur. Apabila SPP telah disetujui, maka bagian pembelian akan
menghubungi supplier untuk melakukan konfirmasi ketersediaan barang dan
meminta dikirimkan daftar harga yang terbaru jika terdapat perubahan harga.
Selanjutnya, bagian pembelian akan memilih supplier yang menawarkan harga yang
paling menguntungkan. Bagian pembelian kemudian membuat Surat Order
Pembelian (SOP) yang akan dikirimkan ke supplier. Data-data pesanan pembelian
akan disimpan dalam database pembelian barang oleh bagian pembelian.
Bagian gudang akan menerima barang dari supplier yang disertai dengan 2 rangkap
surat jalan. Bagian gudang akan membandingkan surat jalan yang diterima dengan
SOP yang ada. Apabila dokumen yang dibandingkan telah sesuai, bagian gudang
akan melakukan pemeriksaan fisik dan kuantitas atas barang yang diterimanya serta
kesesuainnya dengan dokumen yang ada.
Apabila semuanya telah sesuai, bagian gudang akan membuat Bukti Terima Material
(BTM) sebagai bukti penerimaan barang yang dipesan. Bagian gudang akan
menandatangani surat jalan supplier dan menyimpan salinan dari surat jalan tersebut.
Pembuatan BTM dengan menggunakan sistem akan secara otomatis mengupdate
kuantitas persediaan barang yang ada. Data-data penerimaan barang akan disimpan
dalam database penerimaan barang oleh bagian gudang. Bagian gudang bertanggung
jawab dalam menyimpan dan mengatur letak penyimpanan barang tersebut.
Apabila barang yang dikirim oleh supplier itu salah atau tidak sesuai dengan SOP
atau surat jalan supplier, maka barang tersebut tidak akan diterima dan akan
dikembalikan ke supplier untuk ditukar dengan barang yang sesuai dengan SOP.
93
Bagian gudang akan memberikan keterangan pada surat jalan supplier dan membuat
Nota Tukar Barang (NTB) 2 rangkap. Rangkap 1 akan diberikan kepada supplier,
rangkap 2 yang telah ditandatangani oleh supplier akan disimpan sebagai arsip.
Data-data mengenai penukaran barang tersebut akan disimpan dalam database
penukaran barang oleh bagian gudang.
Pada saat faktur diterima, bagain keuangan akan mencocokkan faktur yang diterima
dengan SOP dan BTM yang ada pada sistem. Apabila telah sesuai, bagian keuangan
akan melakukan pembayaran dan membuat Bukti Pembayaran (BP) 2 rangkap.
Rangkap 1 diserahkan kepada supplier, rangkap 2 dan faktur supplier akan
diserahkan ke bagian akuntansi. Data-data pembayaran akan disimpan dalam
database pembayaran oleh bagian keuangan.
Apabila bagian produksi memerlukan bahan baku untuk proses produksi, bagian
produksi akan meminta bahan baku ke bagian gudang dengan membawa memo
permintaan bahan baku yang telah diotorisasi oleh manajer produksi. Bagian gudang
akan mengeluarkan bahan baku dengan membuat Surat Permintaan Pengeluaran
Barang (SPPB) 2 rangkap. Rangkap 1 diberikan ke bagian produksi. Rangkap 2
disimpan sebagai arsip sebagai bukti bahwa bagian gudang telah memenuhi
permintaan bagain produksi. Data-data pengeluaran bahan baku akan disimpan
dalam database pengeluaran bahan baku oleh bagian gudang.
Apabila ada bahan baku yang tidak terpakai dalam proses produksi, bagian produksi
akian mengembalikan bahan baku tersebut ke bagian gudang. Bagian gudang akan
membuat Surat Pengembalian Barang (SPB) 2 rangkap. Rangkap 1 akan diberikan
ke bagian produksi dan rangkap 2 akan disimpan sebagai arsip sebagi bukti
94
penerimaan pengembalian bahan baku. Data-data penerimaan pengembalian bahan
baku akan disimpan dalam database pengembalian barang oleh bagian gudang.
Setiap akhir bulan, bagian Bagian gudang akan melakukan pengecekan secara
berkala terhadap kuantitas dan kualitas persediaan bahan baku di gudang. Apabila
pada saat perhitungan fisik persediaan terdapat perbedaan dengan data persediaan di
sistem, maka bagian gudang akan melaporkan perbedaan tersebut kepada kepala
gudang. Setelah mendapat otorisasi dari kepala gudang, staf bagian gudang akan
membuat Catatan Stock Opname (CSO). Jumlah fisik bahan baku yang terdapat
dalam CSO akan secara otomatis mengupdate jumlah bahan baku yang ada di
sistem.
Setiap akhir bulan, bagian akuntansi membuat laporan pembelian, laporan
pengeluaran barang, laporan pengembalian barang, laporan tukar barang, laporan
mutasi persediaan, laporan stock opname, dan laporan pengeluaran kas.
Bagian akuntansi juga akan membuat laporan penilaian persediaan berdasarkan
periode yang diinginkan.
Bila bahan baku yang akan dipesan belum ada pada master bahan baku, bagian
pembelian akan mendata bahan baku tersebut terlebih dahulu. Pada saat mendata bahan
baku tersebut, bagian pembelian akan memasukkan detil dari bahan baku tersebut serta
melakukan perhitungan ROP dan EOQ. Bagian pembelian juga bertugas untuk
menambahkan data-data supplier yang dijadikan sebagai supplier bahan baku. Apabila
terjadi perubahan identitas atau data supplier, maka bagian pembelian dapat mengubah
dan mengupdate data supplier tersebut. Dan apabila terdapat data supplier yang sudah
tidak diperlukan lagi, maka bagian pembelian dapat menghapusnya.
95
Untuk lebih jelasnya, berikut gambar Rich picture sistem informasi akuntansi
pembelian dan persediaan bahan baku yang diusulkan.
Gambar 4.2 Rich Picture Sistem yang Diusulkan
96
4.1.1.3.2 Application Domain
Sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku yang
diusulkan dapat mendukung tugas-tugas dan tanggung jawab karyawan bagian gudang,
bagian pembelian, bagian akuntansi, dan bagian keuangan. Tugas-tugas utama dalam
application domain yaitu permintaan pembelian, pemesanan pembelian, penerimaan
pesanan, penukaran barang, pengeluaran dan penerimaan kembali barang dari dan ke
gudang, perhitungan fisik persediaan barang di gudang, dan pencatatan atas pembayaran
pembelian serta pencetakan laporan-laporan. Adanya tampilan menu memudahkan user
sistem dalam menggunakan sistem ini.
4.1.2 Problem domain
4.1.2.1 Clusters
Model sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku PD.
Tritunggal Adhi Pratama secara keseluruhan terdiri dari beberapa cluster, yaitu
karyawan, pemesanan, persediaan, supplier, tukar barang, stock opname, dan
pembayaran.
Gambar 4.3 Model Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan
Bahan Baku PD. Tritunggal Adhi Pratama
97
4.1.2.2 Structure
Struktur ”Karyawan” dengan pola hubungan generalisasinya yang
menggambarkan karyawan yang akan menggunakan sistem informasi akuntansi
pembelian dan persediaan perusahaan. Seperti terlihat pada gambar 4.4 di bawah ini.
Gambar 4.4 Struktur dari “Karyawan”
Pada gambar 4.5 terlihat bahwa struktur “Pemesanan” terdiri dari class Surat
Permintaan Pembelian (SPP) dan class Surat Order Pembelian (SOP). Class SPP
mempunyai hubungan asosiasi dengan class SOP. Saat terjadi ROP maka reminder akan
aktif dan bagian gudang akan membuat SPP. Berdasarkan SPP tersebut maka bagian
pembelian akan membuat SOP. Class "SPP” mempunyai hubungan asosiasi dengan
class ”SOP”. Satu class ”SPP” dapat mengakses satu sampai banyak class ”SOP”.
Gambar 4.5 Struktur dari ”Pemesanan”
98
Pada gambar 4.6 dapat terlihat bahwa struktur “Persediaan” di mana class
Barang mempunyai hubungan asosiasi dengan class Surat Permintaan Pengeluaran
Barang (SPPB), class Surat Pengembalian Barang (SPB), dan class Bukti Terima
Material (BTM). Class SPPB, class SPB, dan class BTM akan mengupdate jumlah
barang.
Gambar 4.6 Struktur dari “Persediaan”
Pada gambar 4.7 terlihat bahwa struktur ”Tukar Barang” hanya terdiri dari class
”NTB”. Tidak ada struktur generalisasi atau agregasi.
Gambar 4.7 Struktur dari ”Tukar Barang”
Pada Gambar 4.8 terlihat bahwa struktur ”Supplier” hanya terdiri dari class
”Supplier”. Tidak ada struktur generalisasi atau agregasi.
Gambar 4.8 Struktur dari ”Supplier”
99
Pada gambar 4.9 terlihat bahwa struktur “Stock Opname” hanya terdiri dari class
“CSO”. Tidak ada struktur generalisasi atau agregasi.
Gambar 4.9 Strukur dari ”Stock Opname”
Pada gambar 4.10 terlihat bahwa struktur “Pembayaran” hanya terdiri dari class
”BP”. Tidak ada struktur generalisasi atau agregasi.
Gambar 4.10 Struktur dari “Pembayaran”
Pada gambar 4.11 menunjukkan class diagram sistem informasi akuntansi
pembelian dan persediaan bahan baku PD. Tritunggal Adhi Pratama. Hubungan class
”Bagian Gudang” dengan class ”SPP”, class ”SPP dengan class ”Barang” terjadi ketika
transaksi permintaan pembelian dilakukan pada saat bahan baku tertentu telah mencapai
titik ROP. Hubungan antara “Bagian Pembelian” dengan “SOP”, class “SOP” dengan
class “SPP”, serta hubungan antara class “SOP” dengan class “Supplier” dan class
“Barang” yang terjadi ketika transaksi pemesanan pembelian dilakukan.
Hubungan “Bagian Gudang” dengan “BTM”, class “BTM” dengan class “SOP”
terjadi ketika transaksi penerimaan barang yang dipesan dilakukan. Hubungan class
“BTM” dengan class “Barang” menunjukkan pembuatan BTM akan mengupdate jumlah
barang secara otomatis.
100
Hubungan antara class “Bagian Gudang” dengan class “NTB”, dan hubungan
antara class ”NTB” dengan class ”Supplier” dan class “SOP” terjadi ketika transaksi
penukaran barang dilakukan.
Hubungan class “Bagian Gudang” dengan class ”SPPB” terjadi ketika transaksi
pengeluaran barang dilakukan. Dan hubungan class “SPPB” dengan class “Barang”
menunjukkan pembuatan SPPB akan mengupdate jumlah barang secara otomatis.
Hubungan class “Bagian Gudang” dengan class “SPB” terjadi ketika transaksi
pengembalian barang dilakukan. Dan hubungan antara class “SPB” dengan class
“Barang” menunjukkan bahwa pembuatan SPB akan langsung mengupdate jumlah
barang secara otomatis.
Hubungan class “Bagian Gudang” dengan class “CSO”, class ”CSO” dengan
class ”Barang” terjadi ketika bagian gudang melakukan perhitungan stock opname
barang yang ada di gudang.
Hubungan antara class “Bagian Keuangan” dengan class “BP”, class ”BP”
dengan class ”BTM”, dan class “BP” dengan class “Supplier” terjadi ketika transaksi
pembayaran dilakukan.
102
4.1.2.3 Classes
1. Karyawan
Class “Karyawan” merupakan kumpulan objek - objek dari orang yang bekerja pada
PD. Tritunggal Adhi Pratama yang terkait dengan sistem informasi akuntansi
pembelian dan persediaan bahan baku. Class ”Karyawan” mengeneralisasikan
property dan behaviornya kepada class ”Bagian_Gudang”, class
”Bagian_Pembelian”, class ”Bagian_Akuntansi”, dan class ”Bagian_Keuangan”.
Gambar 4.12 dibawah menunjukkan class ”Karyawan” dan statechart diagramnya.
Gambar 4.12 Class dan State chart Karyawan
2. Bagian_Pembelian
Class “Bagian_Pembelian” merupakan kumpulan objek-objek dari karyawan
yang mengurus pembelian mulai dari pemesanan pembelian kepada supplier hingga
pengupdatean data bahan baku dan supplier pada sistem. Gambar 4.13
menunjukkan model keterlibatan class “Bagian_Pembelian” dalam event saat
pemesanan pembelian diajukan kepada supplier selama proses pembelian.
Gambar 4.13 Class dan State chart Bagian_Pembelian
103
3. Bagian_Akuntansi
Class “Bagian_Akuntansi” merupakan kumpulan objek-objek dari karyawan
yang bertugas dalam membuat laporan-laporan terkait. Gambar 4.14 menunjukkan
model keterlibatan class “Bagian_Akuntansi” dalam event pada saat laporan setiap
akhir bulan dibuat.
Gambar 4.14 Class dan State chart Bagian_Akuntansi
4. Bagian Keuangan
Class “Bagian_Keuangan” merupakan kumpulan objek-objek dari karyawan
yang bertugas melakukan pembayaran atas pembelian yang dilakukan. Gambar 4.15
menunjukkan model keterlibatan class “Bagian_Keuangan” dalam event saat
pembayaran ke supplier.
Gambar 4.15 Class dan State chart Bagian_Keuangan
104
5. Bagian Gudang
Class “Bagian_Gudang” merupakan kumpulan objek-objek dari karyawan
yang melakukan permintaan pembelian, menerima pesanan pembelian dari supplier,
melakukan tukar barang yang tidak sesuai, mengeluarkan barang dari gudang,
menerima kembali barang yang tidak terpakai, melakukan perhitungan fisik
persediaan (stock opname). Gambar 4.16 menunjukkan model keterlibatan class
“Bagian_Gudang” pada saat telah terdaftar yaitu dalam event saat permintaan
pembelian diajukan, pesanan diterima dari supplier, saat terjadinya penukaran
pesanan, pengeluaran barang dari gudang, pembelian barang ke gudang, dan pada
saat perhitungan fisik persediaan barang.
Gambar 4.16 Class dan State chart Bagian_Gudang
6. Barang
Class “Barang” merupakan kumpulan objek-objek dari bahan baku yang
dibeli oleh perusahaan dari supplier. gambar 4.17 menunjukkan model keterlibatan
class “Barang” dalam event mulai dari diregister dalam sistem dan dapat diupdate
secara berulang.
Gambar 4.17 Class dan State chart Barang
105
7. Supplier
Class “Supplier” merupakan kumpulan objek-objek dari orang atau
perusahaan darimana perusahaan membeli pasokan bahan bakunya. Gambar 4.18
menunjukkan model keterlibatan class “Supplier” dalam event mulai dari diregister
ke dalam daftar kontak perusahaan, diupdate, sampai dengan supplier tersebut putus
kontak dengan perusahaan.
Gambar 4.18 Class dan State chart Supplier
8. Surat Permintaan Pembelian (SPP)
Class SPP merupakan sekumpulan surat permintaan pembelian bahan baku
yang dikeluarkan oleh bagian gudang kepada bagian pembelian untuk memesan
bahan baku dalam pemenuhan stok sesuai reminder ROP. Gambar 4.19
menunjukkan event di mana class “SPP” terjadi pertama kali ketika terdapat
reminder ROP lalu permintaan pembelian barang dibuat, permintaan pembelian
dapat diupdate sebelum pembelian terjadi, dan dicetak secara berualang.
Gambar 4.19 Class dan State chart SPP
106
9. Surat Order Pembelian (SOP)
Class ”SOP” merupakan sekumpulan surat pembelian yang dikeluarkan oleh
bagian pembelian untuk memesan barang kepada supplier. Gambar 4.20
menunjukkan event di mana class “SOP” dibuat setelah permintaan pembelian
diterima, kemudian dicetak.
Gambar 4.20 Class dan State chart SOP
10. Bukti Terima Material (BTM)
Class ”BTM” merupakan sekumpulan surat penerimaan bahan baku untuk
penambahan persediaan. Di mana ini merupakan bukti barang yang akan dibuat oleh
bagian gudang jika telah menerima barang yang diantar supplier. Gambar 4.21
menggambarkan event di mana class “BTM” dibuat ketika pesanan pembelian
diterima, kemudian mengupdate barang, dan dapat dicetak.
Gambar 4.21 Class dan State chart BTM
107
11. Nota Tukar Barang (NTB)
Class ”NTB” merupakan sekumpulan nota tukar barang. Di mana nota tukar
ini akan mencatat semua pengembalian bahan baku ke supplier untuk ditukar dengan
bahan baku yang sejenis yang dibuat oleh bagian gudang. Gambar 4.22
menggambarkan event di mana class ”NTB” terjadi ketika pesanan pembelian
ditolak untuk ditukar dan dapat dicetak.
Gambar 4.22 Class dan State chart NTB
12. Surat Permintaan Pengeluaran Barang (SPPB)
Class ”SPPB” merupakan sekumpulan surat permintaan pengeluaran barang
yang merupakan bukti pengeluaran barang atas permintaan barang oleh bagian
produksi. Gambar 4.23 menggambarkan class ”SPPB” dibuat ketika barang
dikeluarkan dari gudang, kemudian mengupdate barang, dan dicetak.
Gambar 4.23 Class dan State chart SPPB
108
13. Surat Pengembalian Barang (SPB)
Class ”SPB” merupakan sekumpulan surat pengembalian barang yang
merupakan bukti penerimaan kembali barang yang tidak terpakai lagi untuk
menambah kembali persediaan yang ada. Gambar 4.24 menggambarkan class ”SPB”
dibuat ketika barang diterima kembali, kemudian mengupdate barang, dan dicetak.
Gambar 4.24 Class dan State chart SPB
14. Catatan Stock Opname (CSO)
Class ”CSO” merupakan sekumpulan adjustment yang dilakukan oleh bagian
gudang dalam menyesuaikan jumlah fisik bahan baku yang ada dengan jumlah bahan
baku yang ada di sistem. Gambar 4.25 menggambarkan class ”CSO” dibuat ketika
perhitungan fisik barang dicatat kemudian dicetak.
Gambar 4.25 Class dan State chart CSO
109
15. Bukti Pembayaran (BP)
Class ”BP” merupakan sekumpulan surat yang dibuat oleh bagian keuangan
yang merupakan bukti pembayaran atas pembelian yang dilakukan kepada supplier.
Gambar 4.26 menggambarkan Class ”BP” dibuat ketika pembayaran pesanan
pembelian dibuat kemudian dicetak.
Gambar 4.26 Class dan State chart BP
110
4.1.2.4 Event
Tabel 4.2 Event Table
Class
EventK
arya
wan
Gud
ang
Pem
belia
n
Aku
ntan
siK
euan
gan
Supp
lier
Bar
ang
SPP
SOP
BTM
NTB
SPPB
SPB
CSO
BP
Login + + + + +
Logout + + + + +
Membuat SPP * +
Membuat BTM * +
Membuat NTB * +
Membuat SPPB * +
Membuat SPB * +
Membuat CSO * +
Membuat SOP * +
Register Barang * +
Register Supplier * +
Membuat Laporan *
Membuat BP * +
Update Barang * * * * * *
Update Supplier *
Dicetak * * * * * * * *
Keterangan:
+ Event terjadi satu kali * Event terjadi lebih dari satu kali
111
4.1.3 Application Domain
4.1.3.1 Usage
4.1.3.1.1 Overview
Terdapat empat aktor yang akan menggunakan Sistem informasi akuntansi
pembelian dan persediaan bahan baku PD. Tritunggal Adhi Pratama ini yaitu karyawan
bagian keuangan, bagian akuntansi, bagian pembelian, dan bagian gudang.
4.1.3.1.2 Actors
Actor yang terdapat dalam sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan
PD. Tritunggal Adhi Pratama dapat dispesifisikan sebagai berikut :
Tabel 4.3 Actor Specification untuk “Karyawan Bagian Gudang”
Bagian Gudang
Tujuan Karyawan yang bertanggung jawab melakukan permintaan
pembelian barang, menerima barang dari supplier, melakukan
penukaran atas barang yang tidak sesuai pada saat penerimaan,
mengeluarkan barang yang diminta, menerima kembali barang
yang tidak terpakai, dan melakukan perhitungan stock opname.
Karakteristik Karyawan gudang harus mengetahui kebutuhan bahan baku
perusahaan dan melakukan permintaan pembelian secara tepat,
serta memiliki pengetahuan dan ketelitian untuk mengecek kualitas
dan kuantitas bahan baku yang diterima dari supplier.
Contoh Pada saat suatu item barang tertentu mengalami kondisi minimum
stok yang mengharuskan diadakan pemesanan kembali, bagian
gudang akan menggunakan sistem untuk membuat formulir untuk
mengajukan surat permintaan pembelian. Bagian gudang juga akan
mengadakan perhitungan barang fisik (stock opname) untuk
112
menyesuaikan jumlah barang real, apakah sesuai dengan jumlah
barang di sistem. Setiap akhir bulan, bagian gudang menggunakan
sistem untuk mencetak laporan yang berhubungan dengan
persediaan barang yang ada di gudang bagi kepentingan
manajemen. Bagian gudang harus memahami dan mampu
mengoperasikan sistem untuk melakukan pengelolaan dan
pengendalian persediaan perusahaan.
Tabel 4.4 Actor Specification untuk “Karyawan Bagian Pembelian”
Bagian Pembelian
Tujuan Karyawan yang bertanggung jawab untuk melakukan pendataan
terhadap barang dan supplier serta memenuhi permintaan
pembelian dari gudang dengan melakukan order pembelian ke
supplier.
Karakteristik Karyawan bagian pembelian harus mengetahui bahwa bahan baku
yang akan dipesan benar-benar sesuai dengan kebutuhan
perusahaan dan melakukan pencatatan transaksi pembelian ke
dalam sistem dengan tepat.
Contoh Ketika menerima surat permintaan pembelian dari bagian gudang,
bagian pembelian akan membuat surat order pemesanan dan
mengentry data-data transaksi order pembelian tersebut ke dalam
sistem dan mengirimkannya ke supplier.
113
Tabel 4.5 Actor Specification untuk “Karyawan Bagian Keuangan”
Bagian Keuangan
Tujuan Karyawan yang bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran
kepada supplier dengan membuat bukti pembayaran.
Karakteristik Karyawan bagian keuangan harus memiliki ketelitian dalam
melakukan pembayaran yang tepat kepada supplier dan menjamin
keakuratan data-data pembayaran yang dimasukkan ke dalam
sistem.
Contoh Ketika menerima faktur dari supplier, bagian keuangan akan
membuat bukti pembayaran dengan sebelumnya mengecek ke bukti
terima material apakah barang yang diterima telah sesuai dengan
jumlah yang terdapat pada faktur supplier tersebut dan juga
mengecek ke surat order pembelian untuk mengecek apakah harga
yang tertera tersebut juga telah sesuai. Jika semuanya telah sesuai
dengan faktur, maka staf bagian keuangan akan melakukan
pembayaran. Bukti pembayaran akan dicetak dan diberikan kepada
pembawa faktur tersebut.
Tabel 4.6 Actor Specification untuk “Karyawan Bagian Akuntansi”
Bagian Akuntansi
Tujuan Karyawan yang bertanggung jawab untuk membuat laporan-
laporan yang dibutuhkan.
Karakteristik Karyawan bagian akuntansi menggunakan sistem untuk mencetak
laporan-laporan yang dibutuhkan.
Contoh Staf bagian akuntansi setiap periode tertentu dapat mencetak
laporan penilaian persediaan yang saldo, kuantitas, dan harga
perunit barangnya dihitung oleh sistem setiap kali pembelian
dilakukan.
114
4.1.3.1.3 Use cases
Gambar 4.27 menunjukkan use case diagram dari perancangan Sistem Informasi
Akuntansi Pembelian dan Persediaan Bahan Baku PD. Tritunggal Adhi Pratama.
Gambar 4.27 Use case Diagram Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan
Bahan Baku PD. Tritunggal Adhi Pratama
115
4.1.3.1.3.1 Use case Pendataan
Gambar 4.28 Use case “Pendataan”
Berikut ini merupakan use case specification dari use case “Pendataan” pada
Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan Bahan Baku PD. Tritunggal Adhi
Pratama.
116
Tabel 4.7 Use case specification “Mendata Supplier“
Mendata Supplier
Use case :
Use case menjelaskan tentang pendataan supplier yang dilakukan ketika ada
penambahan supplier baru atau perubahan yang berhubungan langsung dengan supplier,
seperti perubahan alamat, nomor telepon, atau hal lain yang berhubungan dengan
supplier. Setelah menginput data-data tersebut, bagian pembelian akan menyimpannya
ke dalam database supplier.
Objects : Karyawan, Supplier.
Functions : Add, edit, cancel, save.
Tabel 4.8 Use case specification “Mendata Barang“
Mendata Barang
Use case :
Use case menjelaskan tentang pendataan bahan baku yang dilakukan oleh bagian
pembelian ketika ada perubahan yang berhubungan langsung dengan barang. Setelah itu,
bagian pembelian akan menyimpan ke dalam sistem.
Objects : Karyawan, Barang.
Functions : Add, edit, cancel, save.
117
4.1.3.1.3.2 Use case Pembuatan Dokumen
Gambar 4.29 Use case “Pembuatan Dokumen”
118
Berikut ini merupakan use case specification dari use case “Pembuatan
Dokumen” pada Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan Bahan Baku
PD. Tritunggal Adhi Pratama.
Tabel 4.9 Use case specification “Membuat SPP“
Membuat SPP
Use case :
Menjelaskan proses pembuatan Surat Permintaan Pembelian (SPP) yang dibuat dan
dientry oleh bagian gudang disaat terdapat item barang yang mengalami kondisi
minimun stok yang mengharuskan diadakannya pemesanan kembali (Reorder Point).
Setiap item barang yang diminta akan diinput. Jika pengisian telah selesai, maka bagian
gudang akan menyimpannya ke dalam sistem.
Objects : Karyawan, Barang, SPP .
Functions : Add, save, print SPP.
Tabel 4.10 Use case specification “Membuat SOP“
Membuat SOP
Use case :
Menjelaskan proses pembuatan Surat Order Pembelian (SOP) yang dibuat oleh bagian
pembelian berdasarkan surat permintaan pembelian yang ada. Bagian pembelian akan
menginput nama supplier yang akan dituju, menambah data-data barang yang akan
dipesan ke dalam daftar barang yang dipesan berdasarkan supplier yang dipilih. Harga
masing-masing barang diinput berdasarkan harga yang diberikan oleh supplier. Setelah
semua data telah lengkap diisi, sistem akan menvalidasi apakah semua data telah dientry
secara benar. Setelah itu, bagian pembelian akan menyimpan SOP tersebut ke dalam
sistem. Setiap pembelian dilakukan sistem akan menghitung EOQ dan ROP serta
menghitung secara continue total biaya persediaan barang.
Objects : Karyawan, SPP, Barang, Supplier, SOP.
Functions : add, save, print SOP.
119
Tabel 4.11 Use case specification “ Membuat BTM “
Membuat BTM
Use case :
Membuat BTM dilakukan oleh bagian gudang disaat bagian gudang menerima barang
dari supplier sesuai dengan spesifikasi yang terdapat pada SOP. Bagian gudang akan
mengentry nomor surat jalan dan tanggal surat jalan, dan memilih nomor SOP. Sistem
akan memvalidasi nomor SOP dan otomatis keluar rincian barang-barang yang dipesan
dalam SOP. Kemudian bagian gudang akan menginput jumlah masing-masing barang
yang diterima dan jumlah barang yang masih kurang. Setelah selesai mengentry BTM,
BTM dapat disave. Sistem akan menampung tanggal BTM terhadap item barang yang
jumlah barang kurangnya=0, untuk menghitung nilai ROP dan mengupdatenya ke data
item barang yang bersangkutan di master barang.
Objects : Karyawan, SOP, Supplier, Barang, BTM.
Functions : add, save, print BTM..
Tabel 4.12 Use case specification “Membuat NTB“
Membuat NTB
Use case :
Menjelaskan proses pembuatan Nota Tukar Barang (NTB) yang dibuat oleh bagian
gudang disaat terdapat barang yang tidak sesuai dengan pesanan pada saat penerimaan.
Bagian gudang akan mengentry nomor surat jalan dan tanggal surat jalan, serta memilih
nomor SOP. Sistem akan memvalidasi nomor SOP dan otomatis keluar detil barang-
barang yang dipesan. Kemudian bagian gudang akan memilih barang yang akan ditukar
dan menginput jumlah barang yang akan ditukar serta memberikan keterangan. Setelah
selesai mengentry NTB, NTB dapat disave.
Objects : Karyawan, SOP, Supplier, Barang, NTB.
Functions : add, save, print NTB..
120
Tabel 4.13 Use case specification “Membuat SPPB“
Membuat SPPB
Use case :
Menjelaskan proses pembuatan Surat Permintaan Pengeluaran Barang (SPPB) yang
dibuat oleh bagian gudang pada saat ada item barang yang dikeluarakan dari gudang
untuk digunakan oleh bagian produksi. Setelah bagian gudang selesai melakukan
pengisian data-data tentang item barang yang dikeluarkan dan data karyawan requester,
maka bagian gudang akan menyimpan ke dalam database dan mengupdate jumlah
barang pada master barang.
Objects : Karyawan, Barang, SPPB.
Functions : add, save, print SPPB..
Tabel 4.14 Use case specification “Membuat SPB“
Membuat SPB
Use case :
Membuat Surat Pengembalian Barang (SPB) dilakukan oleh bagian gudang disaat
terdapat item barang yang akan dikembalikan ke gudang dari bagian produksi. Bagian
gudang memilih karyawan requester (yang meminta) pengembalian barang dan
mengentry data-data item barang yang dikembalikan.
Setelah bagian gudang me-save, sistem akan mencatat transaksi pengembalian barang
ke dalam database dan mengupdate jumlah barang pada master barang.
Objects : Karyawan,, Barang, SPB.
Functions : add, save, print SPB..
121
Tabel 4.15 Use case specification “Membuat Kartu Stok”
Membuat Kartu Stok
Use case :
Membuat kartu stok diawali dengan mencari nama barang untuk mengetahui pergerakan
persediaan barang di gudang. Sistem akan secara otomatis akan melakukan rekapitulasi
terhadap masing-masing saldo barang akibat masuknya maupun keluarnya barang. Data
mengenai masuknya barang diperoleh dari BTM dan SPB, sedangkan data keluarnya
barang diperoleh dari transaksi SPPB. Bagian gudang dapat melihat kartu stok masing-
masing barang dan mencetaknya.
Objects : Barang, BTM, SPB, SPPB.
Functions : view, print Kartu Stok.
Tabel 4.16 Use case specification “Membuat CSO“
Membuat CSO
Use case :
Catatan Stock Opname (CSO) dibuat oleh bagian gudang dengan aplikasi yang
disediakan setiap akhir bulan setelah dilakukan penghitungan fisik persediaan (stock
opname). CSO dibuat dengan memilih tanggal kapan stock opname dilakukan. Sistem
akan menampilkan seluruh data nama dan tipe barang, dan jumlah barang yang ada
dalam sistem. Bagian gudang mengentry jumlah barang fisik untuk masing-masing
barang yang telah diperiksa. Bila ada selisih, maka sistem akan secara otomatis
menghitung selisihnya. CSO akan disimpan dalam database.
Objects : Karyawan, Barang, CSO.
Functions : add, save, print CSO.
122
Tabel 4.17 Use case specification “Membuat BP “
Membuat BP
Use case :
Bukti Pembayaran (BP) dibuat oleh bagian keuangan. Diawali dengan mengentry nomor
faktur dari supplier, kemudian memilih nomor SOP yang terkait. Sistem akan secara
otomatis memvalidasi Nomor SOP yang dientry dan akan menampilkan daftar BTM.
Dari BTM terkait, sistem akan menampilkan daftar barang yang telah diterima. Sistem
secara otomatis melakukan perhitungan jumlah pembayaran yang harus dibayarkan
berdasarkan data harga yang ada pada SOP yang terkait. Setelah selesai, bagian gudang
akan menyimpan dalam database dan mencetaknya.
Objects : Karyawan, SOP, BTM, Supplier, Barang, BP.
Functions : add, save, print BP.
123
4.1.3.1.3.3 Use case Pencetakan Laporan
Gambar 4.30 Use case “Pencetakan Laporan”
124
Berikut ini merupakan use case specification dari use case “Pencetakan
Laporan” pada Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan Bahan Baku PD.
Tritunggal Adhi Pratama.
Tabel 4.18 Use case specification “ Mencetak Laporan Pembelian “
Mencetak Laporan Pembelian
Use case :
Menjelaskan proses mencetak laporan pembelian. Bagian akuntansi bisa memilih jenis
laporan berdasarkan barang atau supplier dan kemudian periode laporan yang
diinginkan. Kemudian bagian akuntansi mencetak laporan pembelian.
Objects : SOP.
Functions : Print Laporan Pembelian.
Tabel 4.19 Use case specification “Mencetak Laporan Pengeluaran Barang “
Mencetak Laporan Pengeluaran Barang
Use case :
Menjelaskan proses mencetak laporan pengeluaran barang. Bagian akuntansi memilih
periode laporan yang diinginkan dan mencetak laporan pengeluaran barang. Informasi
yang muncul didapat dari data yang tersimpan dalam database.
Objects : SPPB.
Functions : Print Laporan Pengeluaran Barang.
125
Tabel 4.20 Use case specification “Mencetak Laporan Pengembalian Barang “
Mencetak Laporan Pengembalian Barang
Use case :
Menjelaskan proses mencetak laporan pengembalian barang. Bagian akuntansi memilih
periode laporan yang diinginkan dan mencetak laporan pengembalian barang. Informasi
yang muncul didapat dari data yang tersimpan dalam database.
Objects : SPB.
Functions : Print Laporan Pengembalian Barang.
Tabel 4.21 Use case specification “Mencetak Laporan Stock Opname “
Mencetak Laporan Stock Opname
Use case :
Menjelaskan proses mencetak laporan Stock Opname di mana pembuatannya
disesuaikan dengan kebutuhan. Laporan stock opname didasarkan pada periode yang
diinginkan. Bagian akuntansi mencetak laporan stock opname. Informasi yang muncul
didapat dari data yang tersimpan dalam database.
Objects : CSO.
Functions :Print Laporan Stock Opname.
Tabel 4.22 Use case specification “Mencetak Laporan Tukar Barang“
Mencetak Laporan Tukar Barang
Use case :
Menjelaskan proses mencetak laporan tukar barang. Bagian akuntansi memilih periode
yang diinginkan. Laporan tukar barang juga dapat dikelompokkan berdasarkan supplier
atau berdasarkan barang. Bagian akuntansi mencetak laporan tukar barang.
Objects : NTB.
Functions : Print Laporan Tukar Barang.
126
Tabel 4.23 Use case specification “Mencetak Laporan Mutasi Persediaan “
Mencetak Laporan Mutasi Persediaan
Use case :
Menjelaskan proses mencetak laporan mutasi persediaan. Bagian akuntansi memilih
periode yang diinginkan. Kemudian bagian akuntansi mencetak laporan. Sistem akan
secara otomatis melakukan rekapitulasi tehadap masing-masing saldo barang akibat
masuknya maupun keluarnya barang. Data mengenai masuknya barang diperoleh dari
BTM dan SPB, sedangkan data keluarnya diperoleh dari transaksi SPPB dan retur
pembelian.
Objects : BTM, SPB, SPPB, barang.
Functions : Print Laporan Mutasi Persediaan.
Tabel 4.24 Use case specification “Mencetak Laporan Penilaian Persediaan “
Mencetak Laporan Penilaian Persediaan
Use case :
Menjelaskan proses mencetak laporan penilaian persediaan. Bagian akuntansi memilih
tanggal. Kemudian bagian akuntansi mencetak laporan. Sistem akan secara otomatis
melakukan rekapitulasi biaya atau harga rata-rata per unit barang akibat masuknya
maupun keluarnya persediaan. Biaya per unit ini dugunakan untuk menentukan harga
pokok masing-masing barang sampai pembelian berikutnya dilakukan dan rata-rata baru
dihitung otomatis oleh sistem. Data mengenai masuknya barang diperoleh dari BTM dan
SPB, sedangkan data mengenai keluarnya barang diperoleh dari transaksi SPPB.
Objects : Barang, SOP, BTM, SPB, SPPB.
Functions : Print Laporan Penilaian Persediaan.
127
Tabel 4.25 Use case specification “Mencetak Laporan Pengeluaran kas “
Mencetak Laporan Pengeluaran kas
Use case :
Menjelaskan proses mencetak laporan pengeluaran kas. Bagian akuntansi memilih
periode laporan yang diinginkan dan mencetak laporan pengeluaran kas. Informasi yang
muncul didapat dari data yang tersimpan dalam database.
Objects : BP.
Functions : Print Laporan Pengeluaran Kas.
128
4.1.3.2 Functions
Berikut ini merupakan sequence diagram untuk masing-masing usecase yang
terdapat dalam sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku PD.
Tritunggal Adhi Pratama.
1. Pendataan Supplier
Gambar 4.31 Sequence untuk Use case “Mendata Supplier”
129
2. Pendataan Barang
Gambar 4.32 Sequence untuk Use case “Mendata Barang”
130
3. Pembuatan SPP
Gambar 4.33 Sequence untuk Use case “Membuat SPP”
131
4. Pembuatan SOP
Gambar 4.34 Sequence untuk Use case “Membuat SOP”
132
5. Pembuatan BTM
Gambar 4.35 Sequence untuk Use case “Membuat BTM”
133
6. Pembuatan NTB
Gambar 4.36 Sequence untuk Use case “Membuat NTB”
134
7. Pembuatan SPPB
Gambar 4.37 Sequence untuk Use case “Membuat SPPB”
135
8. Pembuatan SPB
Gambar 4.38 Sequence untuk Use case “Membuat SPB”
136
9. Pembuatan Kartu Stok
Gambar 4.39 Sequence untuk Use case “Membuat Kartu Stok”
137
10. Pembuatan CSO
Gambar 4.40 Sequence untuk Use case “Membuat CSO”
138
11. Pembuatan BP
Gambar 4.41 Sequence untuk Use case “Membuat BP”
139
12. Pencetakan Laporan Pembelian
Gambar 4.42 Sequence untuk Use case “Mencetak Laporan Pembelian”
13. Pencetakan Laporan Pengeluaran Barang
Gambar 4.43 Sequence untuk Use case “Mencetak Laporan Pengeluaran Barang”
140
14. Pencetakan Laporan Pengembalian Barang
Gambar 4.44 Sequence untuk Use case “Mencetak Laporan Pengembalian Barang”
15. Pencetakan Laporan Mutasi Persediaan
Gambar 4.45 Sequence untuk Use case “Mencetak Laporan Mutasi Persediaan”
141
16. Pencetakan Laporan Stock Opname
Gambar 4.46 Sequence untuk Use case “Mencetak Laporan Stock Opname”
17. Pencetakan Laporan Tukar Barang
Gambar 4.47 Sequence untuk Use case “Mencetak Laporan Tukar Barang”
142
18. Pencetakan Laporan Penilaian Persediaan
Gambar 4.48 Sequence untuk Use case “Mencetak Laporan Penilaian Persediaan”
19. Pencetakan Laporan Pengeluaran Kas
Gambar 4.49 Sequence untuk Use case “Mencetak Laporan Pengeluaran Kas”
143
4.1.3.2.1 Complete Function List
Berikut ini merupakan Function list dari Sistem Informasi Akuntansi Pembelian
dan Persediaan Bahan Baku PD. Tritunggal Adhi Pratama.
Table 4.26 Complete Function List
No Functions Complexity Type
1. Pendataan Barang Medium Update
2. Pendataan Supplier Medium Update
3. Pembuatan SPP Medium Update, Read
4. Pembuatan SOP
Calculate nilai EOQ
Calculate nilai ROP
Medium
Complex
Complex
Read, Compute
Compute
Compute
5. Pembuatan BTM
Calculate nilai ROP
Medium
Complex
Update, Read
Compute
6. Pembuatan NTB Medium Read
7. Pembuatan SPPB Medium Update, Read
8. Pembuatan SPB Medium Update, Read
9. Pembuatan Kartu Stok Medium Read
10. Pembuatan CSO Medium Update,Compute
11. Pembuatan BP Medium Read, Compute
12. Pencetakan Laporan Pembelian Simple Read, Compute
13. Pencetakan Laporan Tukar Barang Simple Read, Compute
14. Pencetakan Laporan Pengeluran
Barang
Simple Read, Compute
144
15. Pencetakan Laporan Pengembalian
Barang
Simple Read, Compute
16. Pencetakan Laporan Stock Opname Simple Read
17. Pencetakan Laporan Mutasi
Persediaan
Simple Read, Compute
18. Pencetakan Laporan Penilaian
Persediaan
Simple Read, Compute
19. Pencetakan Laporan Pengeluaran Kas Simple Read, Compute
4.1.3.3 User Interface
Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan Bahan Baku pada PD.
Tritunggal Adhi Pratama menggunakan bahasa Indonesia sebagai bahasa resminya,
tetapi istilah-istilah bahasa Inggris juga banyak digunakan dalam rancangan antar muka
Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan Bahan Baku PD. Tritunggal
Adhi Pratama. Berikut gambaran design user interface Sistem Informasi Akuntansi
Pembelian dan Persediaan Bahan Baku.
145
4.1.3.3.1 Dialogue Style
Setiap user interface akan memiliki sejumlah windows yang digunakan untuk
mendukung kegiatan pencatatan transaksi pembelian dan pengelolaan persediaan PD.
Tritunggal Adhi Pratama. Selain itu, sistem juga menyediakan fasilitas pencetakan yang
dibutuhkan oleh berbagi pihak dalam perusahaan misalnya manajemen, karyawan, dan
sebagainya untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan. Di bawah ini merupakan
daftar window user interface dan hasil pencetakannya.
Table 4.27 Daftar Window User Interface dan Printout
Windows Printouts
Login
Menu Utama
File :
Ganti Password
Log Off
Exit
Master :
Master Bahan Baku
Master Supplier
Master Karyawan
Master Kota
Master Satuan
Transaksi :
Pembelian
o Permintaan Pembelian
o Pembelian Barang
o Penerimaan Barang
o Tukar Barang
Surat Permintaan Pembelian
Surat Order Pembelian
Bukti Terima Material
Nota Tukar Barang
146
Persediaan
o Pengeluaran Barang
o Pengembalian Barang
o Stock Opname
o Kartu Stok
Pembayaran
o Pembayaran
Surat Permintaan Pengeluaran Barang
Surat Pengembalian Barang
Catatan Stock Opname
Kartu Stok
Bukti Pembayaran
Laporan :
Laporan Pembelian
Laporan Pengeluaran Barang
Laporan Pengembalian Barang
Laporan Tukar Barang
Laporan Mutasi Persediaan
Laporan Stock Opname
Laporan Penilaian Persediaan
Laporan Pengeluaran Kas
Laporan Pembelian Berdasarkan Barang
Laporan Pembelian Berdasarkan Supplier
Laporan Pengeluaran Barang
Laporan Pengembalian Barang
Laporan Tukar Barang Berdasarkan
Barang
Laporan Tukar Barang Berdasarkan
Supplier
Laporan Mutasi Persediaan
Laporan Catatan Stock Opname
Laporan Penilaian Persediaan
Laporan Pengeluaran Kas
Utility:
Back Up
Restore
4.1.3.3.2 Overview
Gambar 4.50 merupakan navigation diagram yang menyediakan window-
window user interface beserta hubungannya.
148
4.1.3.3.3 Examples
Gambar 4.51 Window “Login”
Gambar 4.52 Windows “Menu Utama”
149
Gambar 4.53 Window “Ganti Password”
Gambar 4.54 Window “Add Master Bahan Baku”
150
Gambar 4.55 Window “Add Master Supplier”
Gambar 4.56 Window” View Karyawan”
151
Gambar 4.57 Window ”Master Kota”
Gambar 4.58 Window “Master Satuan”
152
Gambar 4.59 Window “Add Transaksi Permintaan Pembelian”
153
Gambar 4.60 Window “Add Transaksi Pembelian Barang”
154
Gambar 4.61 Window “ Add Transaksi Penerimaan Barang”
155
Gambar 4.62 Window “ Add Transaksi Tukar Barang”
156
Gambar 4.63 Window “ Add Transaksi Pengeluaran Barang”
157
Gambar 4.64 Window “ Add Transaksi Pengembalian Barang”
158
Gambar 4.65 Window “ Add Transaksi Stock Opname”
159
Gambar 4.66 Window “Kartu Stock”
160
Gambar 4.67 Window “ Add Transaksi Pembayaran”
Gambar 4.68 Window “Laporan Pembelian Berdasarkan Barang”
161
Gambar 4.69 Window “Laporan Pembelian Berdasarkan Supplier”
Gambar 4.70 Window “Laporan Pengeluaran Barang”
Gambar 4.71 Window “Laporan Pengembalian Barang”
162
Gambar 4.72 Window “Laporan Tukar Barang Berdasarkan Barang”
Gambar 4.73 Window “Laporan Tukar Barang Berdasarkan Supplier”
Gambar 4.74 Window “Laporan Mutasi Persediaan”
163
Gambar 4.75 Window “Laporan Persediaan Stock Opname”
Gambar 4.76 Window “Laporan Penilaian Persediaan”
Gambar 4.77 Window “Laporan Pengeluaran Kas”
164
4.1.3.3.4 Formulir
PD. TRITUNGGAL ADHI PRATAMA
SURAT PERMINTAAN PEMBELIAN
No. SPP : xx9999 Tanggal SPP : dd/mm/yyyy
Kode Karyawan : xx9999 Nama Karyawan : xxxxxxx
Kode Barang Nama Barang Satuan Jumlah
xx999 xxxxxxx xxxxx 99
xx999 xxxxxxx xxxxx 99
Jakarta, dd/mm/yyyy
Dibuat oleh, Disetujui oleh,
_____________
(Bagian Gudang)
______________
(Direktur)
Gambar 4.78 Rancangan Dokumen “Surat Permintaan Pembelian (SPP)”
165
PD. TRITUNGGAL ADHI PRATAMA
SURAT ORDER PEMBELIAN
No. SOP : xx9999 Tanggal SOP : dd/mm/yyyy
No. SPP : xx9999 Nama Supplier : xxxxxxx
Nama Karyawan : xxxxxxxx
Kode
Barang
Nama Barang Satuan Jumlah
Barang
Harga Disc
(%)
Total
xx9999 Xxxxxxx xxxx 99 9999 9.99 999999
xx9999 Xxxxxxx xxxx 99 9999 9.99 999999
Sub Total 9999999
Discount 999999
Grand Total 99999999
Jakarta, dd/mm/yyyy
Yang Menerima, Dibuat oleh,
_____________
( )
______________
(Bagian Pembelian)
Gambar 4.79 Rancangan Dokumen “Surat Order Pembelian (SOP)”
166
PD. TRITUNGGAL ADHI PRATAMA
BUKTI TERIMA MATERIAL
No. BTM : xx9999 Tanggal BTM : dd/mm/yyyy
No. SOP : xx9999 Tanggal SOP : dd/mm/yyyy
No. Surat Jalan : xxxxxx Tanggal Surat Jalan : dd/mm/yyyy
Nama Karyawan : xxxxx
Nama Supplier : xxxxx
Kode
Barang
Nama Barang Jumlah
Barang
Diterima
Jumlah
Barang Kurang
Keterangan
xx9999 xxxxxxxx 99 99 xxxxxx
xx9999 xxxxxxxx 99 99 xxxxxx
Jakarta, dd/mm/yyyy
Dibuat oleh,
_____________
(Bagian Gudang)
Gambar 4.80 Rancangan Dokumen “Bukti Terima Material (BTM)”
167
PD. TRITUNGGAL ADHI PRATAMA
NOTA TUKAR BARANG
No. NTB : xx9999 Tanggal NTB : dd/mm/yyyy
No. Surat Jalan : xxxxxx Tanggal Surat Jalan : dd/mm/yyyy
Nama Karyawan : xxxxxx Nama Supplier : xxxxx
No. SOP : xx9999
Kode
Barang
Nama Barang Satuan Jumlah Barang
Tukar
Keterangan
xx9999 Xxxxxxxx xxx 99 xxxxxx
xx9999 Xxxxxxxx xxxxx 99 xxxxxx
Jakarta, dd/mm/yyyy
Yang Menerima, Dibuat Oleh,
_____________
( )
_______________
(Bagian Gudang)
Gambar 4.81 Rancangan Dokumen “Nota Tukar Barang (NTB)”
168
PD. TRITUNGGAL ADHI PRATAMA
SURAT PERMINTAAN PENGELUARAN BARANG
No. SPPB : xx9999 Tanggal SPPB : dd/mm/yyyy
Nama Karyawan : xxxxxx Nama Karyawan Requster: xxxxx
Kode
Barang
Nama Barang Satuan Jumlah Barang Keterangan
xx9999 Xxxxxxx xxxxx 99 xxxxxx
xx9999 Xxxxxxx xxxxx 99 xxxxxx
Jakarta, dd/mm/yyyy
Yang Menerima, Dibuat Oleh,
_______________
(Bagian Produksi)
_____________
(Bagian Gudang)
Gambar 4.82 Rancangan Dokumen ”Surat Permintaan Pengeluaran Barang
(SPPB)”
169
PD. TRITUNGGAL ADHI PRATAMA
SURAT PENGEMBALIAN BARANG
No. NTB : xx9999 Tanggal NTB : dd/mm/yyyy
No. Surat Jalan : xxxxxx Tanggal Surat Jalan : dd/mm/yyyy
Nama Karyawan : xxxxxx Nama Supplier : xxxxx
No. SOP : xx9999
Kode
Barang
Nama Barang Satuan Jumlah Barang Keterangan
xx9999 xxxxxxxx xxxxx 99 xxxxxx
xx9999 xxxxxxxx xxxxx 99 xxxxxx
Jakarta, dd/mm/yyyy
Yang Mengembalikan, Dibuat Oleh,
_______________
(Bagian Produksi)
_______________
(Bagian Gudang)
Gambar 4.83 Rancangan Dokumen”Surat Pengembalian Barang (SPB)”
170
PD. TRITUNGGAL ADHI PRATAMA
CATATAN STOCK OPNAME
No. CSO : xx9999 Tanggal CSO : dd/mm/yyyy
Kode Karyawan : xx9999 Nama Karyawan : xxxxxxx
Kode
Barang
Nama Barang Satuan Jumlah
Barang
Sistem
Jumlah
Barang
Fisik
Keterangan
xx9999 Xxxxxxxx xxxxx 99 99 xxxxxxx
Jakarta, dd/mm/yyyy
Dibuat oleh, Disetujui oleh,
_____________
(Bagian Gudang)
______________
(Kepala Gudang)
Gambar 4.84 Rancangan Dokumen ”Catatan Stock Opname”
171
PD. TRITUNGGAL ADHI PRATAMA
BUKTI PEMBAYARAN
No. BP : xx9999 Tanggal BP : dd/mm/yyyy
No. Faktur : xxxxx No. SOP : xx9999
Penerima : xxxxxx Terbilang : xxxxxxxxxx
Nama Karyawan : xxxxxx Nama Supplier : xxxxxxx
Kode
Barang
Nama Barang Satuan Jumlah
Barang
Harga Disc
(%)
Total
xx9999 xxxxxxx xxxx 99 9999 9.99 999999
xx9999 xxxxxxx xxxx 99 9999 9.99 999999
Sub Total 9999999
Discount 999999
Grand Total 99999999
Jakarta, dd/mm/yyyy
Yang Menerima, Dibuat Oleh,
_______________
( )
_____________
(Bagian Keuangan)
Gambar 4.85 Rancangan Dokumen ”Bukti Pembayaran”
172
PD. TRITUNGGAL ADHI PRATAMA
Print Date: dd/mm/yyyy
LAPORAN PEMBELIAN BERDASARKAN BARANG
Per : dd/mm/yyyy
Nama
Barang
No.
SOP
Tanggal
SOP
No.
SPP
Nama
Karyawan
Nama
Supplier
Harga
Satuan
Jumlah
Beli
xxxxxx xx9999 dd/mm/yyyy xx9999 xxxxxxx xxxxxx 99999 99
Total 999999
xxxxxx xx9999 dd/mm/yyyy xx9999 xxxxxxx xxxxxx 99999 99
Total
Mengetahui,
_______________
(Nama Karyawan)
Gambar 4.86 Rancangan Laporan ”Laporan Pembelian Berdasarkan Barang”
173
PD. TRITUNGGAL ADHI PRATAMA
Print Date: dd/mm/yyyy
LAPORAN PEMBELIAN BERDASARKAN SUPPLIER
Per : dd/mm/yyyy
Nama
Supplier
Nama
Barang
No.
SOP
Tanggal
SOP
No. SPP Nama
Karyawan
Harga
Satuan
Jumlah
Beli
xxxxxx xxxxxx xx9999 dd/mm/yyyy xx9999 xxxxxx 99999 99
Total 999999
xxxxxx xxxxxx xx9999 dd/mm/yyyy xxxxxxx xxxxxx 99999 99
Total
Mengetahui,
_______________
(Nama Karyawan)
Gambar 4.87 Rancangan Laporan ”Laporan Pembelian Berdasarkan Supplier”
174
PD. TRITUNGGAL ADHI PRATAMA
Print Date: dd/mm/yyyy
LAPORAN PENGELUARAN BARANG
Per : dd/mm/yyyy
Nama
Barang
Kode
Barang
No.
SPPB
Tanggal
SPPB
Nama
Karyawan
Requester
Keterangan Jumlah
xxxxxx xx9999 xx9999 dd/mm/yyyy xxxxxx xxxxxx 99
xx9999 dd/mm/yyyy xxxxxx xxxxxx 99
Total
999
xxxxxx xx9999 xx9999 dd/mm/yyyy xxxxxx xxxxxx 99
xx9999 dd/mm/yyyy xxxxxx xxxxxx 99
Total
999
Mengetahui,
_______________
(Nama Karyawan)
Gambar 4.88 Rancangan Laporan ”Laporan Pengeluaran Barang”
175
PD. TRITUNGGAL ADHI PRATAMA
Print Date: dd/mm/yyyy
LAPORAN PENGEMBALIAN BARANG
Per : dd/mm/yyyy
Nama
Barang
Kode
Barang
No. SPB Tanggal
SPB
Nama
Karyawan
Requester
Keterangan Jumlah
xxxxxx xx9999 xx9999 dd/mm/yyyy xxxxxx xxxxxx 99
xx9999 dd/mm/yyyy xxxxxx xxxxxx 99
Total 999
xxxxxx xx9999 xx9999 dd/mm/yyyy xxxxxx xxxxxx 99
xx9999 dd/mm/yyyy xxxxxx xxxxxx 99
Total 999
Mengetahui,
_______________
(Nama Karyawan)
Gambar 4.89 Rancangan Laporan ”Laporan Pengembalian Barang”
176
PD. TRITUNGGAL ADHI PRATAMA
Print Date: dd/mm/yyyy
LAPORAN PENUKARAN BARANG
Per : dd/mm/yyyy
Nama
Barang
Kode
Barang
No.
NTB
Tanggal
NTB
No.
SOP
Nama
Supplier
Keterangan Jumlah
xxxxxx xx9999 xx9999 dd/mm/yyyy xx9999 xxxxxx xxxxxx 99
xx9999 dd/mm/yyyy xx9999 xxxxxx xxxxxx 99
Jumlah Barang 999
xxxxxx xx9999 xx9999 dd/mm/yyyy xx9999 xxxxxx xxxxxx 99
xx9999 dd/mm/yyyy xx9999 xxxxxx xxxxxx 99
Jumlah Barang 999
xxxxxx xx9999 xx9999 dd/mm/yyyy xx9999 xxxxxx xxxxxx 99
xx9999 dd/mm/yyyy xx9999 xxxxxx xxxxxx 99
Jumlah Barang 999
Mengetahui,
_______________
(Nama Karyawan)
Gambar 4.90 Rancangan Laporan ”Laporan Tukar Barang Berdasarkan Barang ”
177
PD. TRITUNGGAL ADHI PRATAMA
Print Date: dd/mm/yyyy
LAPORAN PENUKARAN BARANG BERDASARKAN SUPPLIER
Per : dd/mm/yyyy
Nama
Barang
Kode
Barang
No.
NTB
Tanggal
NTB
No.
SOP
Nama
Supplier
Keterangan Jumlah
xxxxxx xx9999 xx9999 dd/mm/yyyy xx9999 xxxxxx xxxxxx 99
xx9999 dd/mm/yyyy xx9999 xxxxxx xxxxxx 99
Jumlah Barang 999
xxxxxx xx9999 xx9999 dd/mm/yyyy xx9999 xxxxxx xxxxxx 99
xx9999 dd/mm/yyyy xx9999 xxxxxx xxxxxx 99
Jumlah Barang 999
xxxxxx xx9999 xx9999 dd/mm/yyyy xx9999 xxxxxx xxxxxx 99
xx9999 dd/mm/yyyy xx9999 xxxxxx xxxxxx 99
Jumlah Barang 999
Mengetahui,
_______________
(Nama Karyawan)
Gambar 4.91 Rancangan Laporan ”Laporan Tukar Barang Berdasarkan
Supplier”
178
PD. TRITUNGGAL ADHI PRATAMA
Print Date: dd/mm/yyyy
LAPORAN MUTASI PERSEDIAAN
Per : dd/mm/yyyy
Tanggal Kode
Barang
Nama
Barang
Barang
Masuk
Barang
Keluar
Saldo Keterangan
dd/mm/yyyy xx9999 xxxxxxx 99 99 999 xxxxxx
Mengetahui,
_______________
(Nama Karyawan)
Gambar 4.92 Rancangan Laporan ”Laporan Mutasi Persediaan”
179
PD. TRITUNGGAL ADHI PRATAMA
Print Date: dd/mm/yyyy
LAPORAN STOCK OPNAME
Per : dd/mm/yyyy
No.
CSO
Tgl
CSO
Nama
Karyawan
Nama
Barang
Jumlah
Barang
Sistem
Jumlah
Barang
Fisik
Perbeda
an
Ket
xx999 date xxxxx xxxxxx 99 99 99 xxxxx
Mengetahui,
_______________
(Nama Karyawan)
Gambar 4.93 Rancangan Laporan ”Laporan Persediaan Stock Opname”
180
PD. TRITUNGGAL ADHI PRATAMA
Print Date: dd/mm/yyyy
LAPORAN PENILAIAN PERSEDIAAN
Per : dd/mm/yyyy
Kode
Barang
Nama Barang Saldo Barang Harga Pokok Per
Unit
Total Biaya
xx9999 xxxxxxxx 99 99 99999
xx9999 xxxxxxxx 99 99 99999
Mengetahui,
_______________
(Nama Karyawan)
Gambar 4.94 Rancangan Laporan ”Laporan Penilaian Persediaan”
181
PD. TRITUNGGAL ADHI PRATAMA
Print Date: dd/mm/yyyy
LAPORAN PENGELUARAN KAS
Per : dd/mm/yyyy
Tanggal No. Bukti
Pembayaran
No. SOP Nama Supplier Total Bayar
dd/mm/yyyy xx9999 xx9999 xxxxxxxx 99999
xx9999 xx9999 xxxxxxxx 99999
Total Per Tanggal 999999
dd/mm/yyyy xx9999 xx9999 xxxxxxxx 99999
xx9999 xx9999 xxxxxxxx 99999
Total Per Tanggal 999999
Total Keseluruhan 9999999
Mengetahui,
_______________
(Nama Karyawan)
Gambar 4.95 Rancangan Laporan ”Laporan Pengeluaran Kas”
182
4.1.3.4 Technical Platform
Sistem dikembangkan untuk digunakan pada PC dengan bahasa pemrograman
Visual Basic 6.0, struktur tabel Microsoft SQL Server 2000. Sistem dioperasikan dengan
menggunakan keyboard dan mouse.
4.1.4 Recommendations
4.1.4.1 The System’s Usefullness and Feasibility
Sistem mempermudah user dalm pengolahan data pembelian dan persediaan
bahan baku serta pembuatan laporan. Dengan rancangan user interface yang sederhana,
user dapat mempersingkat waktu saat pemrosesan data pembelian dan persediaan. Bagi
penulis, sistem yang diusulkan layak secara teknis untuk diterapkan. Rancangan sistem
ini juga secara ekonomis mendukung efisiensi perusahaan dalam pencarian data dari
sistem yang sedang berjalan saat ini.
4.1.4.2 Strategy
Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan Bahan Baku ini sebaiknya
diimplementasikan secara bertahap, mulai dari tahap percobaan untuk mengetahui
apakah sistem sudah sesuai dengan kebutuhan para pemakainya di dalam perusahaan.
4.1.4.3 Development Economy
Sistem yang dirancang ini memerlukan sumber daya satu orang system analyst,
satu orang programmer, dan satu orang database specialist sebelum sistem ini layak
dioperasikan oleh user.
183
4.2 Design Document
4.2.1 The Task
4.2.1.1 Purpose
Sistem informasi yang dirancang bertujuan untuk mendukung pembelian dan
pengelolaan persediaan bahan baku dari pendataan barang dan supplier yang baru,
barang masuk yang dimulai dari pembuatan surat permintaan pembelian, sampai barang
keluar yang dibuat berdasarkan surat permintaan pengeluaran barang dari bagian yang
memerlukan. Sistem ini dirancang sedemikian rupa sehingga dapat menghasilkan
informasi yang selalu up-to-date didukung dengan berbagai technical platform yang
sesuai.
4.2.1.2 Correction to The Analysis
Dalam perancangan sistem ini, class diagram akan direvisi. Terjadi perubahan
structure. Dalam revisi ini juga akan ditinjau kembali operation-operation dalam class
yang ada.
4.2.1.3 Quality Goals
Penentuan pada Sistem Informasi Akuntansi pembelian dan persediaan bahan
baku pada PD. Tritunggal Adhi Pratama yang dirancang ini ditekankan pada usable dan
correct. Sistem yang usable diperlukan agar dapat digunakan dan diadaptasikan dalam
perusahaan untuk membantu mempermudah proses bisnis. Sistem yang correct
diperlukan untuk menghasilkan data-data transaksi dengan lebih akurat sesuai dengan
kebutuhan perusahaan. Selain itu, sistem juga harus memiliki kriteria efficient, secure,
reliable, dan comprehensible. Kriteria efficient dalam hal waktu dan sumber daya yang
184
diperlukan, juga dibutuhkan karena sistem digunakan untuk mencatat transaksi
pembelian dan persediaan PD. Tritunggal Adhi Pratama sehari-hari. Kriteria secure
dibutuhkan untuk menghindari pihak internal maupun pihak eksternal perusahaan yang
tidak memiliki hak otorisasi. Kriteria reliable dibutuhkan untuk mempertahankan
integritas data agar dapat menghasilkan laporan yang dibutuhkan, kriteria
comprehensible dibutuhkan agar sistem lebih mudah dipahami user. Kriteria lain seperti
Maintainable dan Testable ditetapkan pada prioritas yang lebih rendah, sedangkan
kriteria flexible, portable, dan interoperable dianggap tidak relevan karena sistem ini
dirancang untuk technical platform tertentu yang spesifik.
Tabel 4.28 Kriteria Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan
Bahan Baku PD. Tritunggal Adhi Pratama
Creterion Very
Important
Important Less
Important
Irrelevant Easily
Fulfilled
Usable X
Secure X
Efficient X
Correct X
Reliable X
Maintainable X
Testable X
Flexible X
Comprehensible X
Reusable X
Portable X
Interoperable X
185
4.2.2 Techincal platform
4.2.2.1 Equipment
Sistem ini dirancang agar dapat dioperasikan pada PC standar dengan
rekomendasi peralatan sebagai berikut :
Tabel 4.29 Spesifikasi Peralatan
Specification Client Server
Processor Intel Pentium 4 1.8 GHz Intel Pentium 4 2.8 GHz
Mother Board MB untuk Pentium 4 MB untuk Pentium 4
Memory 256MB 1GB
Hard Disk Drive 40GB 80GB
Floppy Disk ( optional) 1.44MB 1.44MB
CD- ROM Optional CR-Writer
Monitor 15” 15”
Keyboard dan Mouse
NIC 100Mbps 1000Mbps
Printer Dot Matrix
Operating System Microsoft Window XP
Professional
Microsoft windows 2000
Advanced Server
4.2.2.2 System Software
Perancangan sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku
pada PD. Tritunggal Adhi Pratama berdasarkan implementasi sistem pada Microsoft
Visual Basic 6.0 dan Microsoft SQl server 2000 sebagai database engine-nya.
186
4.2.2.3 System Interface
Sistem ini juga membutuhkan printer yang dapat mencetak pada format surat.
Untuk Client karyawan di tiap-tiap bagian akan menggunakan printer dot matrix. Sistem
operasi harus dapat menangani interface printer.
4.2.2.4 Design Language
Perancangan dokumen menggunakan notasi UML (Unified Model Language)
yang berorientasi objek dengan menggunakan tools Microsoft Office Visio Professional
2003.
4.2.3 Architecture
4.2.3.1 Component Architecture
Sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku PD. Tritunggal
Adhi Pratama menggunakan arsitektur client – server dengan jenis distribusi centralized
data, di mana pada client terdapat komponen user interface dan function, sedangkan
pada server terdapat model component. Masing – masing client memiliki komponen
function yang berguna untuk membaca data yang ada di server melalui user interface-
nya untuk kemudian diproses atau di-update di tempatnya masing – masing, sedangkan
data yang diupdate tersebut akan disimpan di dalam server. Gambar berikut ini
menunjukkan arsitektur sistem informasi akuntansi pada PD. Tritunggal Adhi Pratama.
187
Gambar 4.96 Component Diagram
4.2.3.2 Process Architecture
Deployment Diagram dirancang dengan menggunakan centralized pattern, di
mana pada Client terdapat komponen user interface, function dan external device,
sedangkan pada server terdapat komponen model. Semua data yang di-input melalui
komponen user interface pada client akan diproses oleh client tersebut melalui
komponen function pada client, kemudian server akan menampung segala input dari
client melalui komponen model pada server. Hasil output data pada client akan dicetak
dengan menggunakan printer yang merupakan external device pada client tersebut
188
Gambar 4.97 Deployment Diagram
Gambar 4.98 Arsitektur Jaringan
189
4.2.3.3 Standards
Perancangan window dan pesan kesalahan untuk sistem informasi pembelian dan
persediaan bahan baku PD. Tritunggal Adhi Pratama mengikuti standard windows.
Gambar 4.99 Contoh “Menu Standar” dalam Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan
Persediaan Bahan Baku PD. Tritunggal Adhi Pratama
Gambar 4.100 Contoh ”Pesan Kesalahan”
190
4.2.4 Model Component
4.2.4.1 Structure
Berikut ini merupakan class diagram yang telah direvisi yang menghasilkan
beberapa class baru seperti yang terlihat pada gambar 4.101.
Gambar 4.101 Revised Class Diagram
191
4.2.4.2 Classes
Berikut ini adalah spesifikasi class-class atribute dan operation utama yang
terdapat dalam revised class diagram sistem informasi akuntansi pembelian dan
persediaan bahan baku PD. Tritunggal Adhi Pratama :
1. SPP_Detail
Purpose : Mencatat informasi permintaan pembelian
Attribute : NoSPP, KdBarang, QtyMinta
Operation : Update.
2. SOP_Detail
Purpose : Mencatat informasi order pembelian
Attribute : NoSOP, KdBarang, QtyBeli, Harga, Disc.
Operation : Update.
3. BTM_Detail
Purpose : Mencatat informasi penerimaan barang yang telah dikirim supplier
Attribute : NoBTM, KdBarang, QtyDiterima, QtyKurang, Keterangan.
Operation : Update.
4. NTB_Detail
Purpose : Mencatat informasi barang yang ditukar ke supplier
Attribute : NoNTB, KdBarang, JumTukar, Keterangan
Operation : Update.
192
5. SPPB_Detail
Purpose : Mencatat informasi permintaan pengeluaran barang
Attribute : NoSPPB, KdBarang, JumKeluar, Keterangan.
Operation : Update.
6. SPB_Detail
Purpose : Mencatat informasi barang yang dikembalikan ke dalam gudang
Attribute : NoSPB, KdBarang, JumKembali, Keterangan.
Operation : Update.
7. CSO_Detail
Purpose : Mencatat informasi catatan stockopname
Attribute : NoCSO, KdBarang, JumSistem, JumFisik, Perbedaan, Keterangan
Operation : Update.
8. BP_Detail
Purpose : Mencatat informasi pembayaran ke supplier
Attribute : NoBP, NoBTM.
Operation : Update.
9. Kota
Purpose : Mencatat informasi Mengenai nama kota dari supplier.
Attribute : KdKota, NamaKota, KdAreaTelepon.
Operation : Get_dataKota.
193
10. Satuan
Purpose : Mencatat informasi mengenai satuan dari barang.
Attribute :KdSatuan, NamaSatuan.
Operation : Get_dataSatuan.
4.2.5 Function Component
4.2.5.1 Structure
Gambar 4.102 Class Plecement
194
4.2.5.2 Classes
Gambar 4.103 Function Component “Penghitungan ROP”
Table 4.30 Operations Specifications “Penghitungan ROP”
Name operation Penghitungan ROP
Category X Active - Update
- Passive X Read
X Compute
- Signal
Purpose Untuk menghitung nilai ROP masing-masing barang
Input data KodeBrg, NoSOP, TglSOP, QtyBeli, NoBTM, TglBTM.
Conditions Terdapat objek barang dengan kode barang tertentu dan safety stock,
objek barang tertentu mempunyai objek SOP untuk mengetahui
tanggal barang dipesan dan mengetahui jumlah barang yang dipesan
untuk dibeli, objek BTM untuk mengetahui tanggal barang diterima
untuk menghitung lead time.
195
Effect Mengetahui nilai ROP (titik pemesanan kembali) untuk menentukan
kapan barang harus dipesan kembali (dibuat SPP).
Algorithm Read Barang
Cek KodeBrg
Cek Safety stock
Find NoSOP
Cek TglSOP
Cek QtyBeli
Find NoBTM
Cek TglBTM
Find Brg where JmlBrgKurang = 0
Result TglBTM
Hitung ROP
ROP = QtyBeli * (jmlhari(TglBTM-TglSOP)) + safetystock
Return ROP
Data structures
Placement Printed form
Involved objects Barang, BTM, SOP
Triggering event
196
Gambar 4.104 Function Component “Penghitungan EOQ”
Table 4.31 Operations Specifications “Penghitungan EOQ”
Name operation Penghitungan EOQ
Category X Active - Update
- Passive X Read
X Compute
- Signal
Purpose Untuk menghitung nilai EOQ masing-masing barang
Input data KodeBrg, TingkatPermintaanHarian, NoSOP, QtyBeli, HargaBrg.
Conditions Terdapat objek barang dengan kode barang tertentu dan
TingkatPermintaanHarian tertentu, objek barang tertentu tersebut
mempunyai objek SOP untuk mengetahui jumlah barang yang
dipesan dan harga barang.
Effect Mengetahui nilai EOQ masing-masing barang untuk menentukan
QtyBeli pada SOP.
Algorithm Find Read Barang
Cek KodeBrg
197
Cek TingkatPermintaanHarian
Find NoSOP
Cek QtyBeli
Cek HargaBrg
then
Hitung EOQ
sqrt ( (2 * (QtyBeli*300) * (Harga*1/100) ) / ((Harga*5/100) * 1-
(QtyBeli/TingkatPermintaanHarian)) )
Data structures
Placement Printed form
Involved objects Barang, SOP
Triggering event
4.2.6 User Interface Component
4.2.6.1 Structure
Pada gambar 4.105 menunjukkan setiap window dan print akan
diimplementasikan sebagai suatu class dengan satu object. Class “Window” dan class
“Print” mewarisi karakteristik umum dari library user-interface standard. Ketika sistem
dimulai class “Control” akan menjalankan object di mana control diberikan. Control
object menangani menu umum dan mendelegasikan control object user-interface
lainnya.
198
Gambar 4.105 User Interface Component
199
4.2.7 Recommendations
4.2.7.1 The System’s Usefulness
Sistem yang dirancang harus dapat memenuhi beberapa criteria yang sangat
penting, yaitu:
Usable Sistem dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan perusahaan
Secure Sistem dapat menjamin keamanan untuk mencegah terjadinya
pengambilan data yang disimpan di server dari pihak-pihak yang
tidak memiliki hak otorisasi
Efficient Dengan adanya sistem ini, proses bisnis perusahaan menjadi lebih
efisien dalam pencatatan dan pengendaliannya
Correct Sistem dapat digunakan untuk membantu administrasi proses bisnis
pembelian dan pengelolaan bahan baku perusahaan
Reliable Sistem mampu menghasilkan informasi yang lebih akurat dan dapat
diandalkan
Comprehensible Sistem yang dirancang mudah dimengerti dan dapat digunakan oleh
semua user yang berwenang
4.2.7.2 Plan For Initiating Use
Sistem terlebih dahulu akan diinstalasi agar dapat dijalankan. Kemudian para
user sistem akan dilatih mengenai cara penggunaan sistem, baik secara langsung
maupun diberikan pedoman petunjuk penggunaan sistem berupa compact disc (CD)
meupun buku secara tercetak. Selanjutnya sistem akan dites kesesuaiannya dengan
kebutuhan para user sistem dan perusahaan. Secara berkala perusahaan sendiri yang
akan memelihara sistemnya.
200
4.2.7.3 Implementation Plan
Sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku PD. Tritunggal
Adhi Pratama dirancang akan dikonversikan dengan menggunakan metode paralel
selama lima bulan. Hal tersebut dimaksudkan untuk mengurangi resiko yang mungkin
terjadi pada saat sistem yang lama dikonversikan ke sistem yang baru seperti perbedaan
hasil atau sistem tidak dapat dijalankan dengan baik. Untuk lebih jelasnya, rencana
implementasi sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku pada
PD. Tritunggal Adhi Pratama, dapat dilihat pada tabel berikut :
Tabel 4.32 Jadwal Implementasi Sistem
No. Task Name Duration
Month
1 2 3 4 5 6
1. Pengadaan Hardware
dan Software 8 w
2. Instalasi Hardware dan
Software 2 w
3. Testing 4 w
4. Training 4 w
5. Evaluasi 2 w