job analysis

DEPARTEMEN FRONT OFFICE

PADMA RESORT LEGIAN

DISUSUN OLEH :

I Kadek Adi Putrawan 13102049/ADHB S6

Putu Chandra Pramana 13102047/ADHB S6

I Made Pasek Bhajraskara S 13102059/ADHB S6

I Putu Asta Anggita 13102061/ADHB S6

KEMENTERIAN PARIWISATA

SEKOLAH TINGGI PARIWISATA NUSA DUA BALI

NUSA DUA - BALI

2016

A.JOB ANALYSIS

1. Pengertian

Analisis jabatan adalah suatu kegiatan pengumpulan, penilaian dan penyusunan berbagai

informasi secara sistematis yang berkaitan dengan jabatan. Atau definisi analisis jabatan yaitu

merupakan kegiatan untuk mempelajari dan menyimpulkan keterangan-keterangan ataupun

fakta-fakta yang berkaitan dengan jabatan secara sistematis dan teratur.

2. Tujuan dari analisis jabatan

Adapun beberapa tujuan analisis jabatana yaitu untuk menciptakan Sumber Daya Manusia (SDM) berkualitas dalam menghadapi perkembangan ekonomi, untuk menciptakan kenyamanan saat bekerja dan supaya terkendali dalam pekerjaan pada suatu perusahaan atau organisasi, yang didalamnya termasuk untuk menentukan:

Apa saja yang dilakukan oleh pekerja pada jabatan yang di dudukinya. Apa saja wewenang dan tanggung jawab pekerja pada jabatan yang di dudukinya. Mengapa pekerjaan trsebut perlu dilakukan dan bagaimana cara melakukan pekerjaan

tersebut. Peralatan apa saja yang diperlukan dalam menjalankan pekerjaan tersebut. Berapa besar gaji dan seberapa lama jam kerjanya. Pendidikan, pelatihan dan pengalaman apa saja yang diperlukan untuk menjalankan

pekerjaan tersebut. Dan kemampuan, sikap apa saja yang diperlukana dalam menjalankan pekerjaan tersebut.

3. Manfaat analisis jabatan

Analisis jabatan memiliki banyak manfaat untuk pimpinan suatu perusahaan atau organisasi, salah satunya untuk memecahkan masalah mengenai kepegawaian khususnya yang berkaitan dengan tugas yang harus dilakukan oleh pekerja pada perusahaan tersebut. Adapun beberapa manfaat analisis jabatan, yang diantaranya yaitu:

Untuk penarikan dan seleksi tenaga kerja. Untuk penempatan posisi dari tenaga kerja. Untuk menentukan pendidikan maupun pelatihan dari tenaga kerja. Untuk keperluan penilaian kerja. Untuk perbaikan syarat-syarat dalam pekerjaan. Untuk promosi jabatan pada tenaga kerja. Untuk perencanaan organisasi.

4. Elemen yang terdapat dalam analisis jabatan

Dalam analisis jabatan terdapat 2 (dua) elemen diantaranya Elemen Job Description dan Job Specification, yang sebagai mana penjelasannya seperti dibawah ini:

a. Job Description

Job Description merupakan suatu catatan yang sistematis mengenai tugas maupun tanggung jawab pada jabatan tertentu, ditulis berdasarkan fakta yang telah ada dan penting sekali untuk dibuat yang nantinya akan berguna untuk:

Untuk menghindari terjadinya perbedaan pemahaman. Untuk menghindari terjadinya pekerjaan yang rangkap. Dan Untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab maupun batas wewenang pada

setiap jabatan yang diduduki oleh pekerja.

Adapun beberapa hal yang harus dicantumkan didalam Job Description, biasanya seperti di bawah ini:

Menidentifikasi jabatan, misalnya seperti: Nama dari jabatan, bagaian jabatan dan kode jabatan yang ada didalam perusahaan tempat bekerja

Penjelasan mengenai jabatan yang diduduki. Mengenai tugas yang dikerjakan pada jabatan tersebut. Mengenai hubungan dengan jabatan lain. Pengawasan yang perlu dilakukan. Peralatan yang digunakan atau diperlukan pada jabatan tersebut. Dan keadaan lingkungan tempat bekerja.

b. Job Specification

Job Specification merupakan persyaratan yang harus dipenuhi oleh pekerja yang akan menduduki suatu jabatan, supaya dia dapat melaksanakan pekerjaannya dengan maksimal. Adapun beberapa hal yang perlu dimasukan kedalam Job Specification, diantaranya seperti dibawah ini:

Yang pertama, persyatatan mengenai minimal pendidikan, pelatihan dan pengalaman kerja yang dimiliki.

Yang kedua, persyaratan menegnai wawasan dan kemampuan apa saja yang dimiliki. Yang ketiga, persyaratan mengenai jenis kelamin dan umur.

Dan yang terakhir persyatan mengenai kesehatan sepeti keadaan fisik dan mental.

B.JOB DESCRIPTION

Berikut merupakan uraian tugas dari masing – masing jabatan dalam struktur organisasi

di atas :

1. Front Office Manager

a. Menyeleksi, menempatkan, melatih dan mengevaluasi karyawan front office.

b. Memastikan bahwa semua staff di front office menguasai system komputer hotel, etika

menerima telepon dan standard operasional yang ada di hotel.

c. Menjaga keharmonisan kerja dengan penjualan dan pemasaran tentang harga kamar

d. Menyambut tamu VIP

e. Menangani keluhan tamu yang tidak bisa diselesaikan oleh bawahannya

f. Membuat laporan bulanan tentang daftar tamu, tingkat hunian maupun untung/rugi di

bagian kantor depan

g. Menjaga kedisiplinan petugas kantor depan dengan memberikan peringatan dan sanksi

bagi yang melanggar ketentuan.

h. Meningkatkan kualitas dan prestasi karyawan yang berprestasi dengan memberikan

penghargaan

i. Membuat budget tahunan, menganalisis operasi dan pendapatan hotel secara harian dari

sisi pendapatan, rata-rata harga kamar

2. Assistant Front Office Manager

a. Membantu pekerjaan Front Office Manager dalam hal kontrol dan administrasi.

b. Membuat jadual kerja Duty Manager,Receptionist, Telephone Operator, GRO dan

concierge.

c. Memantau operasional di front office

d. Mengarahkan dan mengawasi terhadap pekerjaan reception dan concierge.

e. Memimpin briefing pada waktu shift malam.

f. Terjun ke operasional hotel pada saat ramai tamu

g. Menghadiri briefing pagi manajemen hotel, mewakili Front Office Manager jika

berhalangan hadir.

h. Menangani keperluan tamu yang membutuhkan bantuan.

3. Duty Manager

a. Membantu tugas front office manager dan assistant front office manajer dalam

melaksanakan tugas operasional di front office

b. Mendukung kelancaran proses chek-in dan chek-out di front office

c. Menangani kesulitan tamu dan staff di front desk

d. Mengontrol operasional di seputar front office antara lain : lobby, restaurant, bar, lounge

koridor, dan kamar tamu

e. Membuat laporan setiap shift tentang temuan dan kejadian selama jam kerjanya

f. Menyambut tamu VIP bersama dengan Front Office Manager

g. Mendukung kelancaran proses check in dan check out di kantor depan.

h. Menangani kesulitan tamu dan juga staff di kantor depan.

i. Mengontrol operasional seputar kantor depan

4. Chief Concierge

a. Memastikan bahwa semua staff di bagian concierge mendapatkan training tentang hotel

sistem, etiket bertelepon, standar penampilan serta filosofi hotel

b. Memberikan training ke staff tentang prosedur penanganan barang bawaan untuk tamu

VIP dan rombongan,serta penanganan keluhan tamu

c. Mengimplementasikan visi dan misi perusahaan

d. Menyediakan peta kota, pengaturan reservasi tiket pesawat dan angkutan darat serta laut,

sebagai penyedia informasi tentang aktivitas rekreasi, sosial dan keagamaan

e. Memastikan bahwa sarana komunikasi yang berupa papan informasi sign board) di lobby

selalu benar dan akurat

f. Mengawasi dan mengatur koordinasi kepentingan tamu

g. Mengawasi kelancaran pelayanan barang tamu.

5. Chief Security

a. Menerapkan dan mengawasi pelaksanaan Standard Operation Prosedure ( SOP ).

b. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan tugas-tugas pengamanan yang dilakukan

oleh anggotanya.

c. Melakukan pembinaan dan pelatihan serta meningkatkan kedisiplinan seluruh Anggota

Security yang dipimpinnya.

d. Memberikan laporan berkala (Mingguan/Bulanan) kepada management pengelola

melalui Manager Operasi mengenai pelaksanaan tugas-tugas Pengamanan, Pembinaan

personel, pengawasan dan pengendalian anggota Security.

e. Melakukan pengawasan pelaksanaan kegiatan pengamanan secara umum.

f. Melakukan evaluasi kinerja masing-masing Koordinator Security, Komandan Regu serta

seluruh anggota Security yang dipimpinnya.

g. Mendelegasikan tugas dan wewenang kepadar Security dan Komandan Regu dalam

pelaksanaan tugas sehari-hari maupun tugas khusus.

h. Menyelenggarakan kegiatan administrasi pelaporan dan penyusunan data.

i. Melakukan koordinasi dengan aparat Pengamanan Wilayah (Polsek/Polres/Koramil) dan

tokoh masyarakat sekitar, dalam rangka peningkatan hubungan kerjasama dibidang

pengamanan wilayah.

j. Mengevaluasi dan mengoreksi usulan susunan jadwal jaga dan menyetujui

6. Assisten Chief Security

a. Mengambil langkah-langkah awal dalam mengatasi masalah yang terjadi dilapangan,

serta melaporkan kepada Manager Operasi, apabila ada hal-hal yang tidak dapat diatasi

untuk mendapat petunjuk pelaksanaan tugas selanjutnya.

b. Memberikan teguran dan tindakan administrative kepada anggota Security yang

melakukan pelanggaran sesuai dengan tingkat kesalahannya dan dilaporkan kepada

Manager Operasi.

c. Secara Operasional Asisten Chief Security dalam melaksanakan tugasnya bertanggung

jawab kepada Chief Security

7. Garden Club Manager

a. Mengontrol operasional di Garden Club Lounge

b. Menyambut tamu VIP khusus Garden Club Lounge

c. Membuat laporan atas makanan dan minuman di Garden Club Lounge

d. Menangani kesulitan tamu dan juga staf kantor depan

e. Memimpin dan melakukan briefing setiap hari kepada staf Garden Club Lounge

f. Membuat dan mengatur jadwal staff Garden Club Lounge.

8. Guest Recognition Manager

a. Mengkoordinasikan persiapan tamu penting yang tiba ataupun berangkat.

b. Mengurus masalah yang berkaitan dengan Padma Resident.

c. Membuat schedule untuk VIP Team

d. Mengontrol dan mengevaluasi pekerjaan bawahannya.

e. Melaksanakan training setiap 3 bulan sekali yang dikhususkan kepada staff bawahannya.

f. Mendukung kelancaran proses check in dan check out di kantor depan.

g. Menangani kesulitan tamu dan juga staff di kantor depan

9. Bell Captain

a. Mengatur tugas setiap bellboy

b. Menerima dan menyimpan barang tamu yang dititipkan di concierge

c. Mencatat dan membukukan setiap barang tamu yang telah disimpan di luggage room

d. Memastikan luggage room bersih dan teratur

e. Mengontrol setiap barang yang disimpan atau masih berada di lobby mempunyai tanda

pengenal/pass nomor barang yang jelas

f. Mengatur bellboy untuk menyiapkan trolley atau kendaraan barang dalam menjemput bus

rombongan yang akan ke hotel

g. Mengarahkan semua bellboy di setiap shift kerja

10. Guest History Officer

a. Mengecek Guest History email.

b. Mengecek status kamar dan alokasinya untuk today’s arrival.

c. Mengecek kembali bloking kamar untuk today’s arrival dan memastikan kamar tersedia.

d. Membuat tomorrow’s repeater guest arrival dan departure list.

e. Membuat today’s in-house repeater guest list.

f. Menggabungkan profil baru ke profil lama untuk tomorrow arrival.

g. Memperbaharui preferensi tamu dan Special Attention Guest dari section yang terkati ke

dalam system.

h. Melaksanakan Guest History email.

i. Menyambut dan farewell repeater guests.

j. Membuat Guest History officer log.

k. Mengirim email tomorrow arrival, departure dan in-house guest list

11. Guest Relation Supervisor

a. Membaca log book.

b. Memeriksa daftar tamu yang akan datang hari ini (today Expected arrival guest).

c. Membuat VIP daily list.

d. Menyiapkan VIP complimentary order

e. Mempersiapkan kamar untuk tamu VIP

f. Menyesuaikan data yang ada di VIP list dengan data pada information rack dan room

rack.

g. Memeriksa tanggal kelahiran tamu untuk diberikan birthday cake.

h. Mengisi check list GRO.

i. Menangani kedatangan tamu VIP (pendaftaran di kamar).

j. Menyapa kepada semua tamu.

k. Menangani keluhan tamu.

l. Memeriksa pemesanan kamar untuk VIP besok.

m.Membantu membuat jadwal untuk Guest Relation Officer

12. Chief Guest Service Officer

a. Mengarahkan tugas operasional penerimaan tamu di kantor depan.

b. Menangani keluhan tamu yang tidak bisa diatasi oleh bawahan.

c. Memberikan persetejuan mengenai transaksi paid out untuk tamu dalam jumlah tertentu.

d. Memberikan persetujuan dalam penggunaan house bank

e. Mengarahkan persiapan mengenai penerimaan tamu rombongan (grup).

f. Mengatur schedule setiap bawahan guest service agent.

g. Membina kerjasama dengan seksi dan departemen lainnya di hotel.

h. Menyusun rencana kerja

13. Telephone Operator Supervisor dan Telephone Operator Officer

a. Membaca log report dan melihat apakah ada masalah yang belum terselesaikan.

b. Memeriksa E-mail untuk melihat apakah ada pesan atau informasi penting bagi para

staff.

c. Melakukan follow-up terhadap masalah yang belum terselesaikan sesuai informasi yang

di dapatkan dari Log book ataupun E-mail sesuai dengan prosedur kerja.

d. Menjaga kebersihan dan kerapian area kerja.

e. Membantu rekan yang bekerja pada malam hari untuk membuat daftar wake up call,

serta memeriksa dan mencatat Occupancy Performance dari hotel kompetitor lain.

f. Melakukan pemeriksaaan dan memastikan semua saluran televisi yang ada di area hotel

berjalan dengan baik setiap 1 jam dan melakukan pencatatan sebagai bukti pemeriksaan.

g. Memeriksa guest request log dan memastikan pencatatan transaksi yang ada di daftar

tersebut sudah diisi dengan tepat.

h. Memastikan bahwa standar untuk melakukan courtesy call sudah terlaksana dengan baik

dan tepat selama masa kerja.

i. Menangani pengiriman Fax ke luar hotel dan melakukan pencatatan di outgoing book

record, serta membuat tagihan sesuai prosedur kerja.

j. Memeriksa fax yang masuk dan mencatatnya di incoming book record, kemudian fax

tersebut diberikan kepada Bell Boy untuk mengantar fax tersebut ke kamar tamu yang

bersangkutan.

k. Memonitor peringatan yang ada di white board mengenai wake up call dan permintaan

tamu untuk tidak diganggu ( do not disturb req.), serta terus memperbaharui apabila ada

informasi baru mengenai hal tersebut.

l. Memonitor sistem telepon di komputer untuk memastikan semuanya bekerja dengan

baik.

m. Pastikan senyuman yang ditunjukkan lewat pembicaraan saat berkomunikasi di telepon

dirasakan dengan baik oleh penelpon.

n. Menangani pesan yang dilakukan oleh tamu dengan baik.

o. Memberitahu rekan kerja yang lainnya apabila ada informasi terbaru.

p. Menerima permintaan wake up call dari tamu dan mencatatnya dengan tepat

14. Front Office Admin

a. Menyiapkan Guest Registration Card untuk tamu yang akan check-in hari berikutnya.

b. Menyiapkan kupon - kupon untuk tamu yang akan check-in besok, seperti : theme

dinner coupon, laundry coupon, spa coupon, salon coupon, meal coupon, giveaway

coupon. Kupon tersebut hanya untuk tamu-tamu yang mempunyai special request

benefit.

c. Membuat oshibori (welcome towel) untuk tamu yang akan check-in besok.

d. Menyiapkan kalung bunga untuk tamu VIP yang akan check-in hari ini.

e. Membuat requisition untuk material – material yang diperlukan di dalam operasional

back office dan mengambil barang – barangnya di store.

15. Garden Club Senior dan Garden Club Officer

a. Membuka Garden Club Lounge dan mengambil buku log report di Duty Manager Office

serta mengambil barang-barang yang diperlukan untuk operasional kerja sesuai dengan

store requisition yang telah dibuat oleh evening shift.

b. Menghidupan mesin kopi, televisi, dan komputer-komputer untuk digunakan para tamu.

c. Memeriksa kebersihan semua area Garden Club Lounge.

d. Memeriksa Log Book, E-mail, Garden Club List untuk di follow-up.

e. Memastikan waktu kedatangan tamu-tamu VIP dan mempersiapkan segala keperluan

untuk proses check-in.

f. Memeriksa ulang room blocking yang telah dibuat terutama untuk tamu early check-in

dan tamu yang akan datang pada hari tersebut.

g. Melakukan koordinasi dengan Departemen House Keeping untuk memastikan semua

kamar yang akan ditempati sudah dipersiapkan sesuai dengan standar bagi tamu VIP.

h. Memastikan segala permintaan spesial dari tamu VIP sudah dipersiapkan dengan baik

sebelum kedatangannya, seperti permintaan terhadap extra bed, baby cot, kue ulang

tahun, karangan bunga, dll.

i. Melakukan double check terhadap kamar yang berstatus vacant clean untuk

meminimalisir adanya kekurangan baik dari kebersihan, kelengkapan kamar ataupun

special request yang harusnya dipersiapkan bagi tamu-tamu VIP yang akan datang.

j. Melayani permintaan tamu yang datang ke Garden Club Lounge terutama untuk

menyuguhkan minuman.

k. Menyambut tamu di lobi dan membawanya ke Garden Club Lounge untuk melakukan

private check-in, menjelaskan keuntungan tambahan yang di dapat sebagai tamu VIP,

setelah itu mengantarnya ke kamar, menjelaskan segala fasilitas yang ada di kamar dan

memastikan tamu VIP tersebut merasa puas dan senang dengan kamar yang akan

ditempatinya.

l. Menangani barang bawaan tamu agar di antar langsung ke kamar oleh Bell Boy.

m. Melakukan Courtesy Call sehari setelah tamu check-in untuk memastikan tidak ada

masalah yang dialami oleh tamu.

n. Melakukan komunikasi rutin dengan tamu-tamu yang datang ke Garden Club Lounge

serta memberikan Guest Comment Form agar diisi oleh tamu sebagai penilaian terhadap

pelayanan yang telah kita berikan.

o. Menginformasikan kepada rekan kerja apabila ada informasi terbaru ataupun apabila ada

suatu masalah baik yang sudah ataupun belum terselesaikan.

p. Menjaga kebersihan dan kerapian seluruh area kerja.

q. Menangani permintaan pengantaran tamu ke bandara saat keberangkatannya.

r. Memperbaharui data-data tamu sesuai dengan registration form yang telah diisi oleh

tamu saat proses check-in ke dalam sistem.

s. Melakukan polishing berbagai perlengkapan seperti culteries, chinaware, gelas dan lain-

lain

16. Bellboy

a. Mengantar tamu ke kamar. Sesampai di depan kamar tamu, Bell Boy menejelaskan

bagaimana cara menggunakan room key card dan menjelaskan fasilitas apa saja yang

ada di kamar.

b. Menangani ancaman bom. Ketika menerima telpon ancaman bom, segera beritahu kepaa

FOM atau Duty Manager.

c. Mengantar pesan ke kamar. Apabila ada Incoming Mails, Letters, Packages, and

Documents, bellboy harus sesegera mungkin untuk mengirimkan pesan tersebut ke

kamar tamu yang bersangkutan.

d. Menyambut tamu yang baru datang check-in di pintu masuk hotel. Membukakan pintu

mobil dan mengambil barang-barang tamu yang ada di bagasi mobil.

e. Menangani penyimpanan barang-barang tamu.

f. Menangani penjemputan tamu di bandara.

g. Menangani tamu yang mengeluh (complain).

h. Menangani pemindahan kamar. Apabila ada tamu yang ingin pindah kamar, Bellboy

harus membantu tamu dalam pemindahan barang-barangnya kemudian mengantarnya ke

kamar yang baru

i. Para bellboy harus mengantar daily newspaper ke kamar-kamar tamu, executive office,

accounting office, restaurants, lobby lunge, club lounge, dan executive chefdi setiap

paginya.

17. Guest Relation Officer

a. Memeriksa Log book, korespondensi, e-mail maupun surat yang harus dilaksanakan

setiap hari.

b. Memeriksa Internal Flag dan melakukan Follow Up.

c. Menyiapkan informasi mengenai tamu VIP, Garden Club Member maupun Padma

Residence untuk keperluan internal agar semua petugas hotel mengetahui adanya tamu

penting yang akan menginap atau yang sudah menginap.

d. Memilih dan mengecek langsung kamar untuk tamu VIP, Garden Club Member

maupun Padma Residence. Hal ini dilakukan untuk meyakinkan bahwa kamar sudah

siap digunakan tamu.

e. Menyambut tamu pada saat kedatangannya, terutama untuk tamu penting seperti VIP

Guest dan Padma residence.

f. Membantu Guest Service Officer dalam melakukan proses Check in atau Check out.

g. Melayani reconfirmation/change/reroute/cancel reservation.

h. Melayani pemesanan tiket pesawat melalui agen maupun langsung melalui airline dan

juga melayani city check-in.

i. Berkomunikasi dengan tamu, baik secara langsung maupun telepon dengan memilih

waktu yang tepat sehingga tidak mengganggu tamu. Selain itu, menangani keluhan dan

berusaha untuk mengatasinya sesegera mungkin. Apabila keluhan tersebut tidak dapat

diatasi, akan segera diinformasikan kepada Guest Relation Supervisor/Manager, Duty

Manager atau Front Office Manager agar mendapatkan solusi yang terbaik bagi tamu

maupun hotel sehingga tidak ada pihak yang dirugikan.

j. Memeriksa dan menangani Special request (permintaan khusus) dari tamu seperti

Restaurant Reservation, Spa Reservation maupun permintaan untuk mempersiapkan

Birthday cake.

k. Menyambut kedatangan tamu VIP, Garden Club, Repeater Guest maupun Padma

Residence.

l. Melayani Long Staying Guest atau High Spender Guest

m. Memberikan informasi kepada tamu mengenai fasilitas hotel dan Special event.

n. Mengumpulkan Guest Comment untuk diserahkan kepada FOM.

o. Berkomunikasi baik secara langsung maupun melalui e-mail saat membutuhkan bantuan

dari departemen lain.

p. Berkomunikasi atau melakukan Courtesy call dengan tamu VIP untuk memastikan

semua pelayanan dan fasilitas sesuai dengan keinginan tamu.

q. Menangani Reservasi untuk tamu Walk in

r. Melakukan re-blocking room dan menangani perubahan kamar.

s. Menangani Travel Agent Inspection dan mempersiapkan kamar untuk last minutes

inspection.

18. Guest Service Officer

a. Guest Registration Card : Formulir yang digunakan tamu melalukan registrasi saat check

in.

b. Official Receipt : Formulir yang berfungsi sebagai bukti atas pembayaran deposit oleh

tamu saat check in. Formulir asli diberikan kepada tamu, sedangkan formulir merah

disetorkan ke bagian accounting.

c. Room Rate Change : Formulir yang berfungsi untuk tamu yang ingin pindah kamar,

dalam formulir ini harus dilengkapi dengan nama tamu, nomor kamar sebelumnya dan

nomor kamar baru.

d. Front Desk Upselling Daily Tracking Log : Formulir yang berfungsi sebagai bukti atau

data bahwa telah melakukan upselling kamar. Formulir ini diisi sendiri oleh staff Guest

Servuce Officer (GSO) yang melakukan upselling.

e. Currency Exchange Voucher : Formulir yang digunakan sebagai bukti penukaran uang

tamu dari mata uang negaranya ke dalam mata uang rupiah.

f. Guest Comment Card : Formulir ini biasanya diberikan ketika tamu check-out, yang

berfungsi untuk menampung segala bentuk opini tamu selama tinggal di hotel, sehingga

dapat menjadi acuan bagi hotel untuk lebih meningkatkan kualitas pelayanan

g. Guest Message Form : Formulir yang digunakan untuk menyampaikan apabila ada

pesan yang harus disampaikan kepada tamu. Untuk dapat diantarkan ke kamar tamu

yang dituju, GSO meminta bantuan kepada Bell Boy untuk mengantarkannya.

h. Untuk shift pagi, mempersiapkan kunci kamar tamu yang akan check-in hari ini (untuk

kamar yang sudah vacant clean), beserta benefit yang didapatkan oleh tamu. Kunci

kamar dimasukkan kedalam key holder, kemudiannya dijadikan satu dengan registration

card. Melakukan filling terhadap key holder, registration card sesuai dengan nama tamu

disusun berdasarkan abjad. Tujuannya adalah untuk mempermudah mencari data tamu

saat check in.

i. Bertanggung jawab untuk dapat menangani check-in. Check-in time yang berlaku di

Padma Resort Bali at Legian adalah pkl. 14.00 wita.

19. Security Guard

a. Melaksanakan Pengamanan secara menyeluruh dilokasi kerja

b. Melaksanakan Tugas dan Fungsi sesuai dengan penempatan dilokasi masing-masing

c. Melakukan pemeriksaan pada tamu / pemilik yang akan masuk ke area kerja

d. Menahan KTP/ SIM setiap tamu yang akan memasuki area kerja

e. Memeriksa setiap Mobil / Motor yang masuk atau keluar

f. Khusus untuk mobil bak terbuka / tertutup HARUS diperiksa, Muatan dan Surat Jalan

g. Penjagaan di Pos 1 sampai 6 harus Berputar / Berganti dengan Pos

h. terdekat Setiap Jam. Contoh : Anggota Pos 1 menduduki Pos 2, Pos 2 menduduki Pos 3

dan seterusnya

i. Melaporkan setiap saat melalui HT keadaan sekitar atau situasi ke Posko

9. Penggeseran Anggota dilaporkan ke Posko dari masing-masing Pos 1 sampai

dengan Pos 3. Begitu sebaliknya, Posko memonitor setiap saat keadaan / situasi di Pos 1

sampai dengan 3

j. Pintu Pagar/ Gerbang harus selalu tertutup, Anggota Harus Stand-By ditempat

k. Menjaga dan memelihara Asset dan Inventaris Perusahaan

l. Menertibkan Parkir Mobil dan Motor pada saat parker

m. Anggota Bertanggung Jawab atas Tugas dan Fungsi, selama melaksanakan tugas.

A. Tipe Pelayanan

1. Pelayanan Check in

Proses check-in harus dilakukan sesuai dengan standar yang berlaku. Prosedur check-

in yang berlaku adalah sebagai berikut:

a) Saat melihat tamu datang ke front desk penulis sebagai Reception harus sudah bersiap-

siap untuk menyambut tamu dan memberi salam. Contoh: “good morning, welcome to

Padma Resort Bali, may I help you ?”

b) Tanyakan nama tamu, minta kartu identitas tamu seperti passport atau KTP dan juga

booking confirmation letter. Cari nama tamu di sistem Epitome. Apabila nama telah

ditemukan cek apakah tamu menggunakan travel agent atau personal booking. Setelah itu

langsung telepon housekeeping sampaikan bahwa tamu dengan nomor kamar sekian

sudah datang agar petugas housekeeping dapat melakukan pengecekan ke kamar.

c) Apabila tamu memesan kamar melalui travel agent, minta hotel voucher kemudian

cocokkan dengan pemesanan tamu yang ada di sistem Epitome.

d) Mengambil registration card sesuai dengan nama tamu.

e) Pastikan nomor kamar pada registration card sesuai dengan yang ada di sistem.

Persilahkan tamu untuk melengkapi data yang dibutuhkan seperti alamat, alamat e-mail

dan tanda tangan. Saat tamu sedang mengisi registration card penulis meminta izin

kepada tamu untuk mengkopi kartu identitas tamu.

f) Setelah pengisian registration card selesai, tamu diminta untuk melakukan pembayaran

deposit sebagai jaminan selama tamu menginap.

g) Setelah tamu selesai mengisi registration card, cek status kamar pada sistem Epitome.

Apabila kamar sudah bersih tamu bisa langsung ke kamar, tapi kalau belum tamu harus

menunggu di area lobby.

h) Melakukan reconfirm pemesanan kamar tamu dimulai dari nama tamu, lamanya tinggal,

tipe kamar dan harga kamar (untuk personal booking). Setelah itu jelaskan fasilitas hotel

kepada tamu seperti lokasi dan waktu breakfast, jenis-jenis restaurant yang tersedia,

lokasi kolam renang, pantai, spa, fitness center, wifi dan shopping area. Usahakan

informasi yang diberikan kepada tamu secara singkat, jelas dan tepat.

i) Memanggil bellboy melalui telepon dan menyampaikan nomor kamar tamu serta nomor

luggage tag. Luggage tag diberikan kepada tamu saat tamu check in oleh bellboy untuk

menandai barang tamu sehingga memudahkan bellboy saat mengambil barang tamu.

a. Mempersilahkan tamu ke kamar dan mengucapkan “have a nice stay with us”.

b. Reception staff men-check in kan tamu di sistem Epitome.

c. Mengumpulkan registration card, foto copy passport atau KTP tamu, booking

confirmation letter (untuk tamu personal booking), hotel voucher (untuk tamu

yang memesan kamar melalui travel agent), di attach menjadi satu lalu di filling

sesuai dengan nomor kamar tamu.

2. Prosedur Check out

a. Tamu mendatangi petugas Front Office untuk check out

b. Petugas Front Office member salam dan menyakan no kamar dan nama lengkap

tamu.

c. Petugas reception atau petugas kasir menelpon department house keeping untuk

memberikan informasi bahwa kamar nomer sekian check out,

a. Petugas House keeping memeriksa kamar apakah ada barang tamu yang tertinggal

atau ada fasilitas hotel yang “terbawa” oleh tamu

b. Selain itu petugas kasir juga menelpone departemen lain untuk memastikan tidak

ada tagihan yang tertinggal (Restoran , Laundry dan lain-lain) jika ada maka

petugas kasir akan memasukkan nya ke dalam biling tamu

d. Tamu membayar kekurangan tagihan kepada petugas kasir

e. Petugas kasir menerima pembayaran sekalgus mencetak biling tamu di berikan

kepada tamu.

3. Prosedur penangan tamu perseorangan pada kedatangan (Individual Guest Arrival)

oleh Bellboy:

a) Membuka dan menutup pintu mobil tamu jika dari kendaraan, sambil mengucapkan “

Mind your step, please!” atau “Hati – hati Pak//Ibu..”

b) Menyapa, menyambut dan menawarkan bantuan kepada tamu, misalnya;“ Good

morning Sir, welcome to Padma Resort Legian , may I help you?”atau “Selamat pagi

Pak, selamat datang di hotel Padma Resort Legian, ada yang bisa dibantu?”

c) Mengeluarkan barang bawaan tamu dengan hati-hati

d) Menempatkan barang ditempat yang aman dan pastikan tidak ada barang yang

tertinggal di kendaraan serta sampaikan kondisi barang.

e) Sambil membawa barang, antar tamu menuju lobby, kemudian tunjukkan kepadanya

letak reception counter. Ketika tamu sedang melakukan regristration, tempatkan

barang di tempat yang aman.

f) Menunggu tamu yang sedang melakukan registrasi dengan berdiri disampingnya

g) Menerima kartu tamu (Guest Card) dan hafalkan nama & kamar tamu.

h) Meminta kunci kamar

i) Menerima Bellboy Errand Card yang sudah di cap

j) Mengetuk pintu kamar sebanyak 3 kali sambil mengucapkan “bellboy!”

k) Masuk ke dalam kamar, dan jelaskan isi ruangan dengan menunjuk fasillitas dan

barang yang ada dikamar sesuai dengan urutan searah jarum jam.

C. JOB SPECIFICATION

Spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum orang yang

bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan kompeten.

Pada umumnya spesifikasi pekerjaan memuat ringkasan pekerjaan yang jelas

dan kualitas definitif yang dibutuhkan dari pemangku jabatan itu. Spesifikasi

pekerjaan memberikan uraian informasi mengenai hal-hal berikut:

1. Tingkat pendidikan.

2. Pengalaman

3. Pengetahuan dan keterampilan

4. Pesyaratan Fisik

5. Status Perkawinan

6. Jenis Kelamin

7. Usia

8. Kemampuan khusus

Nama Jabatan :

Front Office Manager

Assistant Front Office Manager

Garden Club Manager

Duty Manager

Chief Security

Chief Concierge

Bell Captain

Garden Club Supervisor

Guest Recognition Manager

Chief Guest Service Officer

Bagian : Front Office

Persyaratan kerja

1. Tingkat pendidikan :

S1

S2

S3

2. Pengalaman

Mempunyai pengalam kerja minimal 2-3 tahun di bidang front office

atau perhotelan


Memiliki pengetahuan yang luas dan keterampilan manajemen yang

memumpuni

Bahasa Inggris yang baik

4. Pesyaratan Fisik

Tidak ada cacat fisik


Menikah

Tidak Menikah

6. Jenis Kelamin

Pria

Wanita

7. Usia

Minimal 20 tahun

8. Kemampuan khusus

Kemampuan berbahasa asing selain bahasa inggris

Nama Jabatan :

Garden Club Officer

Guest History Officer

Front Office Admin

BellBoy

Guest Relation Officer

Guest Service Officer

Telephone Operator

Security

Bagian : Front Office

Persyaratan kerja

9. Tingkat pendidikan :

Minimal Sarjana

10. Pengalaman

Mempunyai pengalam kerja minimal 6-12 bulan di bidang front office


Memiliki pengetahuan yang luas dan keterampilan yang memumpuni

Bahasa Inggris yang baik

12. Pesyaratan Fisik

Tidak ada cacat fisik


Menikah

Tidak Menikah

14. Jenis Kelamin

Pria

Wanita

15. Usia

Minimal 20 tahun

16. Kemampuan khusus

Kemampuan berbahasa asing selain bahasa inggris