job analysis dan job description

BAB IV

ASPEK SDM

A. Job Analysis dan Job Description

Dalam suatu pekerjaan terdapat job analysis atau analisis pekerjaan yang

fungsinya sebagai menyusun informasi mengenai tugas yang harus dilakukan oleh

suatu jenis pekerjaan dan terdapat tanggung jawab yang dimiliki oleh jenis pekerjaan

tersebut. Menurut Gomes (2003:91) “job analysis dapat menghasilkan susunan

pekerjaan yang tertulis mengenai kewajiban-kewajiban pekerja dan bisa mencakup

standar kualiifikasi yang menjelaskan pendidikan dan minimal pengalaman yang

dibutuhkan untuk seorang pekerja agar melaksanakan kewajiban dari kedudukannya

secara memuaskan. Armstrong (2009:444) mengatakan bahwa :

“A job description defines what job holders are required to do in term of activities,

duties or tasks. They are prescriptive and inflexible, giving people the opportunity to

say : ‘it’s not in my job description’. Meaning that they only need to do the tasks listed

there. They are more concerned with tasks than outcomes and with the duties to be

performed rather than the competencies required to perform them (technical

competencies covering knowledge and skills and behavioural cpmpetencies)”.

Yang diartikan sebagai “Deskripsi jabatan mendefinisikan apa yang pejabat

perlukan untuk melakukan kegiatan, pekerjaan, atau tugas. Pemegang jabatan memiliki

preskriptif dan tidak fleksibel, memberikan kesempatan kepada orang untuk

mengatakan : ‘ini bukan dalam deskripsi pekerjaan saya’, yang berarti bahwa pejabat

hanya perlu melakukan tugas yang terdaftar disana. Pejabat lebih peduli dengan tugas

daripada hasil, dan tugas ditampilkan daripada kompetensi yang dibutuhkan untuk

melakukan itu (kompetensi teknis meliputi pengetahuan dan keterampilan, serta

kompetenis pelaku)”.

Penulis menentukan job analysis dari Techvillas sebagai berikut :

TABEL 10

JOB ANALYSIS CEO

Posisi CEO (1 orang)

Fungsi CEO adalah posisi dengan jabatan tertinggi dalam struktur

organisasi perusahaan yang mengawasi seluruh kegiatan pekerjaan

Tugas-tugas 1) Mengevaluasi terhadap semua jenis pekerjaan

2) Mengadakan dan memberikan pelatihan terhadap karyawan

Techvillas

3) Membuat SOP dan mengawasi setiap jenis pekerjaan agar

mengikuti SOP yang telah di buat

4) Membuat dan mengembangkan prosedur dengan Human

Resources

5) Mengawasi dan memeriksa budget operasional dengan kepala

bagian.

6) Mengadakan rapat untuk seluruh karyawan

7) Membuat laporan secara peiodik

Persyaratan 1) Pendidikan minimal D3/S1 jurusan perhotelan, atau

manajemen

2) Pengalaman minimal 2 tahun dengan posisi yang sama

3) Mampu mengoprasikan computerize (ms.Office, ms. Excel)

dan system pemesanan

4) Memiliki kemampuan manajemen

5) Memiliki pengetahuan finansial

6) Memiliki kemampuan Bahasa Indonesia dan Inggris dengan

baik dan sopan

7) Memiliki pengetahuan mengenai pariwisata yang luas

8) Memiliki kemampuan bekerja sama dengan tim

9) Bertanggung jawab, jujur, ramah, sopan, dan berjiwa

kepemimpinan

10) Kemampuan perencanaan dan organisasi

11) Memiliki kemampuan inovatif

12) Dapat mengambil keputusan yang baik

Sumber : Data diolah

TABEL 11

JOB ANALYSIS OPERATIONAL MANAGER

Posisi Operational Manager (1 orang)

Fungsi Operational Manager befungsi sebagai pengawasan terhadap

operasional dalam perusahaan dan juga di villa.

Tugas-tugas 1) Mengadakan dan memberikan pelatihan terhadap karyawan

Techvillas

2) Membuat SOP dan mengawasi setiap jenis pekerjaan agar

mengikuti SOP yang telah di buat

3) Membuat dan mengembangkan prosedur dengan Human

Resources

4) Membuat laporan secara peiodik yang akan diserahkan kepada

CEO

Persyaratan 1) Pendidikan minimal D3/S1 jurusan perhotelan, atau

manajemen

2) Pengalaman minimal 2 tahun dengan posisi yang sama


dan system pemesanan


5) Memiliki pengetahuan finansial


baik dan sopan


8) Memiliki kemampuan bekerja sama dengan tim

9) Bertanggung jawab, jujur, ramah, sopan, dan berjiwa

kepemimpinan

10) Kemampuan perencanaan dan organisasi

11) Memiliki kemampuan inovatif

12) Dapat mengambil keputusan yang baik


TABEL 12

JOB ANALYSIS SALES & MARKETING MANAGER

Posisi Sales & Marketing Manager (1 orang)

Fungsi Sales & Marketing Manager berfungsi sebagai kepala dalam hal

penjualan dan pemasaran Techvillas

Tugas-tugas 1) Melakukan pembagian dalam tugas sales

2) Merencanakan aktivitas promosi

3) Memberikan target dan menyusun penjualan dan pemasaran

4) Bertanggung jawab terhadap pencapaian target bulanan

5) Membuat dan merencanakan ide-ide yang kreatif untuk

promosi

6) Membuat dan memberikan laporan kepada CEO

7) Menjalin hubungan baik dengan pihak yang berkerja sama

dengan perusahaan

Persyaratan 1) Pendidikan minimal D3/S1 Manajemen, Bisnis, ataupun

perhotelan

2) Berpengalaman 2 tahun di posisi yang sama


4) Mampu menjadi pemimpin dan bekerja sama dengan tim

5) Memiliki kemampuan dan pengetahuan di bidang Sales &

Marketing


baik dan sopan

7) Dapat berkomunikasi dengan baik dengan seluruh karyawan

8) Aktif dan kreatif dalam social media

9) Bertanggung jawab, jujur, ramah, dan sopan


TABEL 13

JOB ANALYSIS GENERAL AFFAIR

Posisi General Affair (1 orang)

Fungsi General Affair berfungsi sebagai pengawasan dan pencatatan

biaya pemasukan dan pengeluaran dan juga sebagai pengawasan

terhadap seluruh karyawan

Tugas-tugas 1) Bekerja sama dengan kepala bagian lain untuk melakukan

penghitungan perencanaan keuangan perusahaan

2) Melakukan pengawasan terhadap keuangan perusahaan

3) Melakukan perencanaan kerjasama dengan supplier

4) Membuat laporan keuangan secara periodik yang akan

dilaporkan kepada CEO

5) Mengawasi dan memeriksa segala tagihan, permintaan

maintance atau perbaikan

6) Bertanggung jawab terhadap seluruh karyawan.

7) Memimpin Human Resources

Persyaratan 1) Berpendidikan minimal D3/S1 Accounting


3) Memiliki pengetahuan dan kemampuan di bidang accounting


5) Mampu menjadi pemimpin dan bekerja sama dengan tim

6) Memiliki komunikasi yang baik dan sopan

7) Memiliki kemampuan ketelitian yang tinggi

8) Memiliki kemampuan multi-tasking

9) Mampu bekerja dibawah tekanan


TABEL 14

JOB ANALYSIS IT MANAGER

Posisi IT Manager

Fungsi IT Manager berfungsi sebagai pengawasan dan pemeliharaan

perangkat lunak (aplikasi) dan fasilitas standar villa

Tugas-tugas 1) Dapat memastikan sistem IT dapat berjalan dengan baik

2) Memastikan sistem Aplikasi Techvillas berjalan dengan lancar

3) Melakukan pemeliharaan terhadap aplikasi Techvillas

4) Melakukan perencanaan, analisis, dan desain terhadap aplikasi

Techvillas

5) Membuat perencanaan pembagian tugas IT engineering

dengan baik

6) Bertanggung jawab terhadap keamanan dan pengembangan IT

dan aplikasi Techvillas

Persyaratan 1) Berpendidikan minimal D3/S1 dalam bidang IT


3) Memahami sistem IT dan programming language

4) Memiliki analisis dan logika yang baik

5) Dapat bekerja sama dengan tim

6) Bertanggung jawab terhadap pemeliharaan sistem IT dan

software

7) Bertanggung jawab, jujur, ramah, dan sopan


TABEL 15

JOB ANALYSIS SUPERVISOR CONTROLLING

Posisi Supervisor Controlling (2 orang)

Fungsi Supervisor Controlling berfungsi sebagai perantara antara owner

villa dengan pihak perusahaan dan sebagai pengawas sebelum

villa dapat ditempati oleh pelanggan

Tugas-tugas 1) Menjaga hubungan yang baik dengan owner villa

2) Sebagai perantara antara owner villa dengan pihak perusahaan

3) Melakukan pengawasan terhadap villa

4) Melakukan pengecekan terhadap villa yang ingin ditempati

oleh pelanggan

5) Bertanggung jawab terhadap fasilitas yang di standari dan

kebersihan villa

6) Bertanggung jawab terhadap pelanggan yang berada di villa

7) Membuat laoporan secara periodic terhadap CEO

Persyaratan 1) Berpendidikan minimal SMK/D1 jurusan perhotelan

2) Memiliki kemampuan komunikasi yang baik dan sopan


baik dan sopan

4) Dapat bekerja di bawah tekanan

5) Bertanggung jawab, jujur, dan sopan

6) Mampu bekerja sama dengan tim


TABEL 16

JOB ANALYSIS SALES EXECUTIVE

Posisi Sales Executive (1 orang)

Fungsi Sales Executive berfungsi sebagai penjual dan pemasaran

Techvillas

Tugas-tugas 1) Melakukan kegiatan penjualan dan pemasaran

2) Melakukan sales call atau personal selling dengan

menggunakan booth di mall

3) Melakukan kerja sama dengan media cetak atau elektronik

untuk melakukan promosi

4) Membuat ide-ide dan desain yang menarik untuk promosi

5) Melakukan kegiatan promosi

6) Menyusun rencana kerja

Persyaratan 1) Wanita, berpendidikan minimal D3/S1 dalam bidang

perhotelan atau bisnis

2) Berpengalaman 1 tahun di bidang yang sama

3) Kemampuan komunikasi yang baik

4) Berkemampuan Bahasa Indonesia dan Inggris secara lisan atau

tulisan dengan baik dan sopan

5) Bertanggung jawab, disiplin, sopan dan jujur


7) Aktif di media sosial

8) Berkemampuan multi-tasking

9) Berpenampilan menarik


11) Memiliki kreatifitas yang tinggi

12) Memiliki pengetahuan produk perusahaan dengan baik


TABEL 17

JOB ANALYSIS FINANCE OFFICER

Posisi Finance Officer (2 orang)

Fungsi Finance Officer berfungsi membantu Finance Manager dalam

melakukan tugasnya

Tugas-tugas 1) Membuat daftar pembayaran penghasilan karyawan, daftar

perhitungan penghasilan, dan pemotongan penghasilan

karyawan

2) Melakukan kegiatan purchasing, receiving, dan storing

3) Mencatat, menganalisis, dan merencanakan pembayaran untuk

transaksi di perusahaan

4) Membuat laporan keuangan

Persyaratan 1) Berpendidikan minimal D3 dalam bidang accounting atau

bisnis

2) Berpengalaman 1 tahun dibidang yang sama

3) Memiliki kemampuan dan pengetahuan mengenai accounting

dan finance

4) Memiliki komunikasi yang baik


6) Bertanggung jawab, cekatan dan jujur

7) Memiliki kemampuan ketelitian yang tinggi


9) Dapat melakukan multi-tasking


TABEL 18

JOB ANALYSIS IT ENGINEERING

Posisi IT Engineering (2 orang)

Fungsi IT Engineering berfungsi membantu IT Manager dan melakukan

pengawasan terhadap perangkat keras (hardware)

Tugas-tugas 1) Melakukan pengawasan teknis

2) Melakukan pengecekan dan pemeliharaan terhadap perangkat

elektronik

3) Melakukan pemasangan logo Techvillas terhadap villa yang

sudah bekerja sama dengan perusahaan

4) Membuat laporan mengenai pemeliharaan

5) Bertanggung jawab terhadap perangkat elektronik di

perusahaan dan juga villa

Persyaratan 1) Berpendidikan minimal SMK/D1 dalam bidang engineering

2) Memahai sistem elektronik


4) Memiliki analisis dan logika yang baik

5) Bertanggung jawab, jujur, ramah dan sopan


TABEL 19

JOB ANALYSIS SERVICE OPERATOR

Posisi Service Operator

Fungsi Service Operator berfungsi sebagai operator dalam hal melayani

tamu yang ingin bertanya atau mengkonfirmasi mengenai

Techvillas

Tugas-tugas 1) Bertanggung jawab terhadap telepon yang masuk dan keluar

dari perusahaan

2) Melakukan penerimaan telepon dari tamu atau pihak yang

bekerja sama dengan perusahaan

3) Melakukan pelayanan dalam telepon

4) Memberikan informasi terhadap tamu

5) Melayani keluhan dari tamu

6) Melayani pemesanan dari tamu

Persyaratan 1) Berpendidikan minimal SMK/D3 jurusan perhotelan atau

komunikasi

2) Memiliki kemampuan komunikasi yang baik dan sopan


baik dan sopan

4) Dapat bekerja di bawah tekanan

5) Bertanggung jawab, jujur, dan sopan



TABEL 20

JOB ANALYSIS HUMAN RESOURCES

Posisi Human Resources (2 orang)

Fungsi Human Resources berfungsi sebagai pengelola sumber daya

manusia dalam perusahaan seperti perekrutan, pengembangan,

keuntungan SDM, dan evaluasi SDM

Tugas-tugas 1) Betanggung jawab terhadap seluruh SDM

2) Membuat SOP, Job description, training dan development

system

3) Bertanggung jawab dalam perekrutan SDM

4) Melakukan pelatihan,pembinaan dan aktivitas-aktivitas yang

bertujuan untuk mengembangan kemampuan potensi

karyawan yang sesai dengan standar perusahaan

5) Melakukan pengawasan terhadap absensi, perhitungan gaji,

dan bonus karyawan

6) Melakukan pengawasan terhadapat kedisiplinan karyawan dan

juga karyawan yang melanggar peraturan karyawan

7) Membuat budgeting dan dipertanggung jawabkan kepada CEO

Persyaratan 1) Berpendidikan minimal D3/S1 jurusan perhotelan, manajemen

bisnis atau psikologi.





baik dan sopan


7) Memiliki kemampuan mempengaruhi dan memahami

karyawan

8) Memiliki kemampuan prosedur dan perekrutan

9) Dapat berkomunikasi dengan baik kepada seluruh karyawan

10) Dapat melakukan kedisiplinan terhadap seluruh karyawan

11) Memiliki kemampuan psikologi dan memahami mengenai

ketenaga kerjaan.


Penulisan analisis pekerjaan seperti di atas ini berdasarkan dilihat dari bisnis

usaha sejenis dan juga pengalaman penulis yang dijadikan sebagai landasan oleh

penulis.

B. Struktur Organisasi

Dalam suatu perusahaan, terdapat suatu susunan atau struktur organisasi.

Dengan adanya struktur organisasi, maka setiap jabatan atau perorangan dapat

mengetahui peranan atau tugas untuk posisi tersebut. Robbins dan Coutler

(2016:284) mengatakan bahwa “struktur organisasi dapat diartikan sebagai kerangka

atau susunan kerja yang formal organisasi yang dengan kerangkat kerja itu tugas-tugas

pekerjaan dibagi-bagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan”.

Struktur organisasi juga menggambarkan bagaimana semua anggota organisasi

dapat bekerja sama agar mencapai tujuan dari organisasi tersebut. Pada susunannya,

organsasi dapat memfokuskan suatu posisi dalam mengerjakan kewajiban tugasnya

sehingga dapat lebih produktif dalam mengerjakan yang difokuskannya.

Menurut Hasibuan (2010:150) “Terdapat lima jenis bentuk struktur organisasi,

yaitu :

a. Organisasi lini

b. Organisasi lini dan staff

c. Organisasi fungsional

d. Organisasi lini, staff dan fungsional

e. Organisasi komite”.

Berdasarkan teori di atas, penulis menggunakan struktur organisasi yang

berbentuk lini dan staff, yaitu seperti berikut :

GAMBAR 14

STRUKTUR ORGANISASI


Berdasarkan struktur organisasi tersebut yang telah penulis buat maka

pemegang posisi tertinggi dalam organisasi ini yaitu oleh CEO (Chief Executive

Officer) yang membawahi seluruh bagian dan bertanggung jawab terhadap seluruh

kegiatan perusahaan serta menerima seluruh laporan dari seluruh bagian perusahaan

untuk di tinjau kembali.

C. Anggaran Tenaga Kerja

Suatu bisnis atau di dalam suatu perusahaan terdapat suatu anggaran yang

berbentuk kuantitatif atau berbentuk dengan angka dari apa yang direncakan untuk

dicapai. Dalam penyusunannya menggunakan berbagai strategi yang memungkinan

untuk menghindari kemungkinan terjadinya suatu masalah.

Anggaran tenaga kerja disusun dengan merencanakan lebih terperinci

mengenai upah atau gaji yang akan dibayarkan kepada tenaga kerja selama periode

CEO

Operational Manager

Supervisor Contolling

Service Operator

IT Manager

IT

Engineering

S&M

Manager

Sales Executive

General

Affair

Finance

Officer

Human Resources

yang akan datang. Dalam penyusunannya, rencana anggaran tenaga kerja berfungsi

agar mengetahui penggunaan tenaga kerja yang lebih efisien. Menurut Menes

(2014:45) “Manning budget dapat memungkinkan organisasi untuk menyusun rencana

secara efisien agar dapat memenuhi kebutuhan tenaga kerja saat ini dan masa depan,

dan mencegah kejutan yang tidak perlu dalam mempertahankan tenaga kerja mapan

dengan menentukan gaji dan upah serta tunjangan yang diberikan”.

Menurut Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 111 Pasal 11 Ayat

1 Tahun 2013 mengenai jaminan kesehatan bahwa “pemberi kerja wajib mendaftarkan

dirinya dan pekerjanya sebagai peserta jaminan kesehatan kepada BPJS kesehatan

dengan membayar iuran”. Dalam keterangan diatas maka Techvillas akan

menggunakan BPJS sebagai employee benefit yang akan didapatkan oleh pekerja. Iuran

yang dibayar adalah 5% dari total gaji yang didapat dan rincianya adalah 4% akan

ditanggung oleh perusahaan dan 1% selanjutnya akan dipotong dari upah pegawai

setiap bulannya. Dengan ini penulis menyusun anggaran tenaga kerja sebagai berikut :

TABEL 21

ANGGARAN TENAGA KERJA

Jabatan Jumlah

Pegawai

Gaji/bulan

(Rp)

Tunjangan

(Rp) Total

CEO 1 8.350.000 334.000 8.684.000

Operational

Manager 1 6.200.000 248.000 6.448.000

IT Manager 1 6.200.000 248.000 6.448.000

S&M

Manager 1 6.200.000 248.000 6.448.000

General

Affair 1 6.200.000 248.000 6.448.000

Supervisor

Controlling 2

3.950.000 158.000 4.108.000

3.950.000 158.000 4.108.000

Human

Resources 2

3.950.000 158.000 4.108.000

3.950.000 158.000 4.108.000

IT

Engineering 2

3.500.000 140.000 3.640.000

3.500.000 140.000 3.640.000

Service

Operator 2

3.500.000 140.000 3.640.000

3.500.000 140.000 3.640.000

Sales

Executive 1 3.500.000 140.000 3.640.000

Accounting

Officer 2

3.500.000 140.000 3.640.000

3.500.000 140.000 3.640.000

Total 16 73.450.000 2.938.000 76.388.000


D. Service Scape

Zeithaml dan Bitnerr (2013:278) mengatakan bahwa “Service scape atau

lingkungan layanan merupakan semua aspek fasilitas suatu organisasi jasa yang

mencangkup atribut -atribut eksterior (papan informasi, tempat parkir, pemandangan

alam), atribut–atribut interior (desain, tata letak, peralatan, dan dekorasi)”.

Berlandaskan teori tersebut maka Techvillas menggunakan kantor sebagai pusat dalam

kegiatan pekerjaan. Kantor yang akan digunakan oleh Techvillas berlokasi di daerah

Cisarua Puncak Bogor, Km 17. Lokasi yang dipilih ini sangat strategis dengan

keberadaan villa di daerah Puncak Bogor, karena berada di jalur Puncak. Sehingga

dalam pengawasan villa akan sangat efektif dan efisien. Kantor ini akan digunakan

sebagai tempat untuk bekerja karyawan dan tempat penyimpanan untuk supplies dan

aminities sebagai fasilitas untuk tamu di villa. Selanjutnya ialah Layout kantor dari

Techvillas :

GAMBAR 15

LAYOUT KANTOR


Gambar diatas merupakan layout kantor dari perusahaan Techvillas yang

berukuran 96 m2 atau 12m x 8m. Kantor ini memiliki fasilitas berupa :

1. Ruang kantor untuk setiap bagian jenis pekerjaan

2. Receptionist service

3. Lobby

4. Air Conditioner

5. Tv

6. Free akses Internet

7. Free Air Mineral, teh, dan kopi

8. Meeting room

9. Telephone

10. Printing Area

Adanya storage area, berfungsi sebagai tempat penyimpanan untuk aminities

yang akan digunakan untuk perlengkapan tamu di villa. printing area pun disediakan

untuk memudahkan dalam pekerjaan.

Selanjutnya dalam membentuk suatu perusahaan, peraturan, kebijakan dan alur

di perusahaan meupakan aspek yang harus diketahui oleh karyawan, mitra kerja, dan

juga calon pelanggan agar dapat mempermudah dalam bekerja sama dengan

perusahaan ini. Dengan adanya peraturan, kebijakan, dan juga alur dapat menjamin

keamanan dan meyakinkan mereka terhadap perusahaan ini.

“Alur kerja merupakan pola-pola aktivitas bisnis yang sudah di atur dan dapat

diulang dan dimungkinkan oleh organisasi secara sistematis menjadi proses yang

merubah bahan, menyediakan layanan, atau memproses suatu informasi”, menurut

(Doron, 2018). Alur dapat digambarkan sebagai susunan pekerjaan atau suatu proses

dari pekerjaan ke pekerjaan selanjutnya.

Kemudian dengan ini maka dapat digambarkan alur dari konsumen yang ingin

memesan villa dengan aplikasi ini :

GAMBAR 16

ALUR PROSES BISNIS


Pemesanan Pembayaran Pengecekan Pelaksanaan Evaluasi

1. Pemesanan

Pemesanan dalam hal ini calon konsumen dapat memesan villa yang sesuai

dengan menggunakan aplikasi Techvillas atau bisa juga melakukan konsultasi

dan menanyakan informasi kepada Service Operator Techvillas yang telah

disediakan. Berikut merupakan alur pemesanan :

GAMBAR 17

ALUR PROSES PEMESANAN


2. Pembayaran

Selanjutnya setelah pemesanan dan calon konsumen telah mengkonfirmasi

pemesanan, maka dapat langsung melakukan pembayaran. Pembayaran ini

akan menggunakan metode dengan pembayaran langsung di awal dengan

menggunakan kartu kredit, debit, dan transfer melalui rekening bank. Berikut

merupakan alur proses pembayaran :

Download

Aplikasi

Registrasi/

Login

Penawaran Pencatatan

Konfirmasi

Pilihan

GAMBAR 18

ALUR PROSES PEMBAYARAN


3. Pengecekan

Setelah proses pembayaran maka, sebelum konsumen menempati villa yang

sudah dipesan, maka dilakukannya pengecekan terlebih dahulu untuk

memastikan fasilitas, kelengkapan, dan kebersihan sesuai dengan yang sudah

di standari oleh Techvillas. Berikut adalah alur dari pengecekan :

GAMBAR 19

ALUR PROSES PENGECEKAN


4. Pelaksanaan

Setelah dilakukannya pengecekan, maka konsumen bisa menempati villa yang

sudah dibayarnya.

GAMBAR 20

ALUR PROSES PELAKSANAAN


Pengiriman

quotationTransaksi

Pengiriman

E-voucherPencatatan

Schedule Checking Pencatatan Reconfirm

Persiapan Pelaksanaan Penyelesaian

5. Evaluasi

Setelah bisnis berjalan dan sudah dilakukannya penjualan, maka untuk

memastikan kesuksesan bisnis dilakukannya evalusi terhadap villa dan

pengelolannya mulai dari karyawan, villa hingga sistem pemesanannya.

Berikut merupakan rencana untuk melakukan evaluasi :

1) Memastikan bahwa tujuan perusahaan sudah tercapai atau tidak.

2) Menganalisis laporan laba rugi dan neraca agar bisa dievaluasi.

3) Meninjau karyawan, pelanggan dan juga mitra bisnis dengan melakukan

survei secara opini dan survei kepuasan.

4) Meninjau ke-efisienan sistem pemesanan kepada pelanggan.

5) Memberikan pelatihan terhadap karyawan dari villa-villa agar dapat

menyesuaikan standar villa dengan standar perusahaan.

Dalam suatu pekerjaan, terdapat sebuah SOP (Standard Operatinal Procedure)

yang merupakan sebuah panduan atau susunan cara menyelesaikan pekerjaan dengan

sistematis yang sesuai dengan apa yang telah dibuat. Prosedur yang terdapat di SOP

haruslah ditaati dan dilaksanakan agar mendapatkan hasil yang maksimal. Disisi lain,

Sop berfungsi sebagai acuan atau patokan bekerja untuk menilai kinerja karyawan.

Berikut merupakan SOP yang terdapat di perushaan ini :

A. Standard Operational Procedure Administrative

Standard Operational Procedure administrative merupakan prosedur yang berlaku

bagi semua karyawan perusahaan.

TABEL 22

STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE ADMINISTRATIVE

Spesification Standard Operational Procedures

Pakaian dan

Penampilan

• Berpenampilan rapi, sopan, dan rambut harus rapih dan well

groomed.

• Berseragam perusahaan

• Menggunakan atribut lain sesuai dengan momennya

• Menggunakan ID Card karyawan

• Dilarang menggunakan perhiasan yang mencolok. Kecuali

cincin pernikahan

Waktu Kerja

• Pukul 07.45 semua karyawan harus sudah hadir di kantor.

Menggunakan mesin absensi untuk kehadiran di kantor

• Pukul 08.00 semua karyawan melakukan pekerjaan nya

masing-masing

• Pukul 11.30 – 13.00 semua karyawan bisa istirahat, dan

ketentuan jam istirahat bisa fleksibel

• Pukul 17.00 Semua karyawan diperbolehkan pulang.

• Menggunakan mesin absensi untuk pulang

• 6 hari waktu kerja dan 1 hari waktu libur

• Waktu libur menyesuaikan dalam 1 minggu

• Bagi karyawan yang tidak menggunakan mesin absen untuk

kehadiran maka dianggap tidak hadir


B. Standard Operational Procedure Teknis

Standard Operational Procedure Teknis merupakan aturan atau susunan cara kerja

yang lebih terperinci terhadap pekerjaan masing masing karyawan sesuai dengan

bagiannya.

TABEL 23

STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE

HUMAN RESOURCES

Job Standard Operational Procedures

Recruitment

1) Departement lain yang membutuhkan karyawan baru

dapat mengajukan kepada HR

2) HR akan meninjau kembali dan melaporkan kepada CEO

3) Setelah disetuji maka segera membuat pengumuman

terhadap publik menggunakan media massal atau media

sosial

4) Melakukan penerimaan berkas

5) Melakukan pemanggilan terhadap calon karyawan

6) Melakukan interview dengan HR dan kepala departement

7) HR akan melakukan pemanggilan kepada calon karyawan

yang lolos

8) Melaporkan kepada kepala department dan CEO

9) Pengangkatan karyawan baru

Training and

Development

1) Pelaksanaan program pelatihan dijadwalkan secara

periodik atau adanya ajuan dari kepala depatement yang

bersangkutan

2) Meninjau kembali pelatihan yang akan dijadwalkan

3) Membuat jadwal untuk pelatihan yang akan dilakukan

4) Memberikan pelatihan kepada karyawan secara umum

atau kepada karyawan tertentu yang bersangkutan dengan

jenis pelatihan

5) Memberikan pelatihan dengan atasan yang bersangkutan

atau dengan tenaga ahli dan instruktur pelatih

6) Memberikan penilaian sebelum dan sesudah pelatihan

7) Pelatihan di evaluasi dengan cara sharing atau dengan

presentasi

8) Pelatihan dan evaluasi dapat di dokumentasi

Salary 1) Pembayaran gaji atau upah bulanan berdasarkan absensi

seperti kehadiran, kedatangan, dan keterlambatan kerja

yang di dasari mesin absensi kerja

2) Sistem pembayaran gaji menggunakan perhitungan per

tanggal 10 bulan yang berjalan sampai tanggal 10 bulan

selanjutnya

3) Pembayaran gaji dilakukan dengan cara sistem transfer

perbankan per tanggal 10 bulan

4) Setiap kehadiran, keterlambatan, ataupun hal lainnya yang

berhubungan dengan kehadiran dan upah maka harus

diketahui dan mendapatkan persetujuan dari yang

bersangkutan yang berkaitan dengan pengupahan

5) bagi setiap karyawan yang memiliki kepentingan yang

bersangkutan dengan kantor ataupun sakit dan tidak dapat

mencatatkan kehadirannya maka harus lapor terlebih

dahulu kepada atasan yang bersangkutan dan juga kepada

HR

Supervisior

Controlling

1) Adanya pemesanan villa yang sudah dijadwalkan

2) Membuat Expected Arrival, Guest in House, dan Expected

Departure

3) Pengecekan villa dilakukan sebelum waktu check-in

4) Supervisor controlling membawa aminities kelengkapan

fasilitas

5) Membuat dan mencatat laporan

6) Memberikan laporan kepada Service Operator bahwa villa

sudah siap digunakan

7) Melakukan pengecekan dan pengawasan kembali

terhadap Guest in House

8) Melengkapi kebutuhan dan aminities tamu

9) Membersihkan kamar dan villa

10) Membuat laporan sudah dilakukan pengecekan kembali

11) Mendatangi villa sebelum tamu check-out

12) Memeriksa kembali seisi villa untuk mencegah barang

tertinggal

13) Melakukan pembersihan dan pengecekan kembali

14) Mencatatn dan membuat laporan

15) Memberikan laporan terhadap Service Operator


TABEL 24


INFORMATION TECHNOLOGY


Maintenance

Software

1) IT tim membuat dan melakukan pembahasan mengenai

rencana kerja setiap tahun

2) Selanjutnya dimasukan kepada anggaran teknologi

informasi

3) Bagian IT mengusulkan kepada CEO dan kepada bagian

finance

4) Setelah disetujui maka bisa melakukan maintenance

software

Repair

and

Maintenance

Equipment and

Material

1) Membuat pencatatan, laporan dan juga bukti untuk

perbaikan dan perawatan equipment dan material

2) Melaporkan kepada IT manager

3) Membuat dan mencantumkan anggaran engineering

4) Memberikan dan melaporkan kepada IT manager

5) Selanjutnya diberikan kepada CEO dan finance untuk

dibahas

6) Setelah disetujui maka dapat dilakukan perbaikan dan

perawatan

7) Setelah dilakukan perbaikan dan perawatan, dibuat lah

laporan sebagai bukti

8) Membuat dan melaporkan hasil kepada IT manager


TABEL 25


SALES AND MARKETING


Personal

Selling

1) Menerima tugas dan target penjualan dari sales manager

2) Membuat anggaran sales & marketing

3) Memberikan anggaran kepada sales manager dan

diserahkan kepada CEO dan finance

4) Pembahasan dengan sales manager dan CEO

5) Menghubungi pihak mall untuk pembukaan booth di mall

tersebut

6) Membuat booth di mall tersebut

7) Melakukan pendekatan dengan calon konsumen yang

sesuai dengan segmen penjualan

8) Memberikan penjelasan kepada calon konsumen

9) Membuat laporan terhadap hasil personal selling

10) Mengevaluasi setiap kegiatan dan menerima hasil

Advertising

1) Membuat project advertising

2) Membuat target dan sasarannya

3) Menentukan jenis iklan

4) Membuat laporan dan anggaran advertising

5) Melaporkan kepada CEO dan finance

6) Pembahasan dengan CEO

7) Membuat advertising dan kerja sama dengan pihak terkait

yang diperlukan

8) Melakukan pemasaran

9) Membuat laporan dan memberikan kepada CEO

10) Mengevaluasi pemasaran terhadap hasil yang diterima

Direct Selling

1) Menerima pesan dari calon konsumen via media sosial

atau E-mail

2) Greeting

3) Menanyakan keperluan

4) Memberikan informasi terkait

5) Memberikan dan menawarkan produk

6) Memberikan iklan atau promosi terkait prodak

7) Greeting dan berterima kasih


TABEL 26


FINANCE


Request the

Budget

1) Menerima anggaran keuangan yang diperlukan

2) Melakukan perhitungan budget

3) Melakukan perhitungan anggaran keuangan perusahaan

4) Melakukan pembahasan

5) Memberikan anggaran

6) Mencatat dan membuat laporan keuangan

Receiving

1) Finance melakukan pembelian barang yang sesuai dengan

request

2) Menerima dan memeriksa semua barang yang datang ke

perushaan sesuai dengan yang di order dan di buktikan

dengan purchase order

3) Bila ada yang salah maka bisa ditolak pemesanan itu yang

tidak sesuai dengan apa yang di order kepada supplier

4) Setelah sesuai dengan purchase order maka bisa di tanda

tangani dan diberi cap “receiving”

5) mencatat receiving report untuk semua barang yang

datang ke perusahaan

6) memberitahukan kepada supervisior contolling mengenai

barang yang sudah datang

Budgeting

1) Menerima rencana anggaran yang terperinci per

department yang sudah di tanda tangani kepala

departemen tersebut

2) Mengevaluasi anggaran

3) Mencatatat dan membuat rekapitulasi anggaran

4) Menyampaikan hasil anggaran kepada operational

manager

5) Mengevaluasi kembali

6) Membuat anggaran kerja


Syarat dan ketentuan merupakan fasilitas untuk menjaga keamanan

perusahaan, mitra kerja, dan calon konsumen. Syarat dan ketentuan ini merupakan

sebuah aturan yang berlaku yang sudah dibuat dan ditetapkan oleh perusahaan ini,

dan harus di ikuti oleh mitra kerja, dan juga calon konsumen yang bekerja sama

dengan perusahaan ini. Berikut merupakan syarat dan ketentuan perushaan

Techvillas :

1. Calon Konsumen

1) Pengenalan

a. Perusahaan Techvillas berhak mengatur dan merubah persyaratan ini

dengan pemberitahuan terlebih dahulu dengan semestinya yang wajar

kepada calon konsumen dengan tidak adanya tanggung jawab apapun

kepada calon konsumen.

b. Komunikasi antara konsumen dengan perusahaan akan direkam sebagai

bukti dan evaluasi kinerja karyawan.

c. Pengawasan dilakukan oleh karyawan sebagai penjaga villa yang

menjadi mitra kerja Techvillas.

2) Permintaan

a. Perusahaan ini akan menyediakan layanan aplikasi sebagai alat

pemesanan dan akan memberikan pelayanan ini kepada konsumen

dengan mengikuti ketentuan-ketentuan yang berlaku.

b. Waktu pemesanan villa bisa di awaktu kapan pun karena sudah

menggunakan sistem dalam aplikasi Techvillas.

c. Jenis-jenis villa yang disediakan telah tercantum pada aplikasi.

d. Pelayanan tambahan seperti arrangement service dan event provider

telah tersedia di dalam aplikasi.

e. Techvillas akan menggunakan semua cara yang sesuai untuk

memberikan informasi dan saran dalam merespon permintaan

konsumen.

f. Jika konsumen mengalami kebingungan, maka dapat menghubungi call

center perushaan ini.

3) Pembayaran

a. Kami hanya menerima pembayaran melalui debit, kartu kredit, dan

transfer via perbankan. Data dari kartu pembayaran akan disimpan

dengan aman di dalam sistem perusahaan.

b. Harga belum termasuk pajak 10% dan servis 11%.

c. Pengiriman quotation sebagai biaya yang harus dibayarkan.

d. Pembayaran harus lunas di awal pembayaran.

e. Bila pembayaran tidak terpenuhi dalam 1 hari maka akan dianggap

gagal dalam melakukan pembayaran atau cancel terhadap pemesanan

villa.

f. Setelah pembayaran dilakukan, kami akan segera mengirim E-Voucher.

4) Tanggung Jawab Konsumen

a. Layanan yang telah diberikan oleh Techvillas tidak boleh digunakan

untuk tujuan apapun yang tidak patut, tidak bermoral, melanggar

hukum.

b. Konsumen harus memberi tahu jumlah orang yang akan menggunakan

villa tersebut,

c. Setiap barang dan fasilitas yang berada di villa tidak boleh dibawa

pulang ataupun bila mengalami kerusakan maka biaya akan dibebankan

kepada konsumen yang menggunkan villa tersebut.

d. Segala jenis kecelakaan dalam menggunakan villa adalah tanggung

jawab dari konsumen.

5) Kewajiban

a. Ketentuan-ketentuan ini disepakati antara konsumen dengan

perusahaan di dalam aplikasi yang telah disediakan sebelumnya dan

disetujui dengan membaca dan mengisi tanda bahwa sudah disepakati

dalam pemesanan villa.

b. Perushaan ini tidak memiliki kewajiban terhadap konsumen atas

kehilangan, kerusakan barang pribadi konsumen di villa karena akan

dilakukannya pengecekan terlebih dahulu.

2. Mitra kerja

1) Keuntungan

a. Pembagian keuntungan akan disepakati oleh perusahaan dengan

pemilik villa dengan ketentuan 75% keuntungan dari penjualan akan

diterima oleh pemilik villa, dan 25% keuntungan dari penjualan akan

diterima oleh perusahaan Techvillas.

b. Pembagian keuntungan 60% untuk pemilik villa dan 40% untuk

perusahaan Techvillas bila dalam awal bergabungnya villa dengan

perusahaan tidak bisa memenuhi standar fasilitas yang telah ditentukan

dan diberikan pinjaman untuk memenuhi fasilitas yang sesuai dengan

standard perusahaan.

c. Pembagian keuntungan akan dikirim setiap bulannya kepada pemilik

villa per tanggal 20 bulan.

2) Kewajiban

a. Mitra kerja yang bergabung dengan perusahaan ini diwajibkan untuk

memenuhi standar villa yang sesuai dengan standar perusahaan ini.

b. Standar yang diwajibkan berupa fasilitas wifi, hot & cold water, tv dan

linen.

c. Ketentuan yang sudah dibuat dan diterapkan harus di patuhi oleh mitra

kerja.

3. Umum

1) Discount

Pemberian discount oleh karyawan yang menggunakan voucher discount

harus disetujui oleh operational manager. Pemberian discount hanya

berlaku bagi Sales executive sebesar 10%, kepala department sebesar 15%

dan CEO sebesar 20%.

Syarat dan ketentuan tersebut didasari oleh Win Win Solution agar

memberikan kemanan dan kenyamanan bagi pihak perusahaan, mitra kerja, maupun

calon konsumen. Kemudian dengan dibentuknya syarat dan ketentuan ini maka dapat

menimalisir resiko-resiko yang dapat terjadi.

job analysis dan job description

Documents