BAB 3

GAMBARAN UMUM PADA YAMAHA FORTUNA MOTOR PONTIANAK

3.1 Tinjauan Umum Yamaha Fortuna Motor Pontianak

Yamaha Fortuna Motor Pontianak baru berdiri pada tanggal 20 Juli 2010 yang

betempat di Jalan Veteran, No. 356 A Pontianak. Pemilik dari Yamaha Fortuna

Motor Pontianak adalah Bapak Hendro. Yamaha Fortuna Motor merupakan

perusahaan yang bergerak dibidang Distributor Motor. Latar belakang Bapak Hendro

mendirikan Toko Yamaha Fortuna Motor ini karena ingin mendapatkan

laba/keuntungan.

3.2 Struktur Organisasi

Struktur organisasi menggambarkan hubungan yang saling mendukung antara

bagian yang satu dengan bagian yang lain yang bekerja dengan tujuan yang sama

dalam perusahaan. Dengan diadakannya pembagian kerja yang benar, diharapkan

semua bagian yang terlibat di dalam pekerjaan tersebut mencapai kepuasan kerja dan

hasil pekerjaan yang maksimal. Untuk mencapai tujuan, diperlukan suatu struktur

untuk memperjelas tugas, wewenang dan tanggung jawab.

48

49

Dibawah ini adalah gambar struktur organisasi Yamaha Fortuna Motor :

Gambar 3.1

Struktur Organisasi Yamaha Fortuna Motor Pontianak

50

3.3 Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab

Berdasarkan struktur organisasi tersebut, dapat diuraikan tugas dan tanggung

jawab pada Yamaha Fortuna Motor Pontianak :

1. Kepala Cabang

Tugas, wewenang dan tanggung jawab kepala cabang adalah sebagai

berikut :

a. Melaksanakan Kebijakan perusahaan yang telah ditetapkan.

b. Merancang rencana kerja perusahaan.

c. Mengkordinasi dan mengawasi jalanya operasional perusahaan.

d. Bertanggung jawab atas volume penjualan dari perusahaan.

e. Mengawasi dan mengevaluasi hasil kerja bawahan.

f. Mengontrol penjualan dan memotivasi kinerja para karyawan.

2. Supervisior

Adapun tujuan dan tanggung jawabnya adalah :

a. Bertanggung jawab untuk mencapai target penjualan serta mengawasi,

mengontrol, mengevaluasi sampling hasil kerja dan kegiatan para sales.

b. Membantu meberikan pengarahan kepada para sales dalam menghadapi

dan mencari konsumen.

3. Salesman

Adapun tugas dan tanggung jawabnya adalah :

51

a. Bertanggung jawab atas pencapaian target yang diberikan.

b. Menangani buku kontrol STNK, Plat, BPKB.

c. Membuat laporan harian penjualan yang langsung dipertanggung

jawabkan kepada Sales Counter.

4. Kepala Counter

Adapun tugas dan tanggung jawabnya adalah :

a. Melayani konsumen serta menyambut semua telepon yang masuk.

b. Bertanggung jawab atas target yang diberikan.

c. Bertanggung jawab atas kelengkapan surat perjanjian jual beli.

d. Menangani buku kontrol pekerjaan sales counter dalam mengatasi segala

masalah dalam hal penjualan baik secara lisan maupun secara langsung.

5. Sales Counter

Adapun tugas dan tanggung jawabnya adalah :

a. Melayani konsumen serta manyambut telepon yang masuk.

b. Bertanggung jawab atas pencapaian target yang diberikan.

c. Bertanggung jawab atas kelengkapan surat perjanjian jual beli.

d. Menangani buku kontrol STNK, plat, dan BPKB.

e. Membuat dan mengisi buku tamu.

f. Membuat laporan penjualan harian yang berlangsung dipertanggung

jawabkan kepada Kepala Sales Counter.

6. Administration Head (AHD)

52

Adapun tugas dan tanggung jawabnya adalah :

a. Melakukan pengawasan terhadapa pekerjaan administrasi supaya berjalan

sesuai dengan sistem yang berlaku.

b. Melakukan pemeriksaan dan pengawasan terhadap laporan harian

perusahaan, stock mobil, penjualan, kas kecil dan kas bank, sales serta

semua operasional perusahaan.

c. Bertanggung jawab atas pengiriman laporan harian ke pusat, pengajuan

peminjaman dana apabila kekurangan dana, pembukuan giro, dan cek

untuk penarikan uang

7. Kasir

Adapun tugas dan tanggung jawabnya adalah :

a. Membuat laporan harian kas bank yang akan diperiksa oleh ADH.

b. Membuka dan menyimpan giro dan cek.

c. Mebuat laporan giro yang akan dibuka.

d. Mengontrol pengeluaran uang yang telah dibayarkan dan pemasukan uang

yang diterima serta melayani konsumen yang akan bayar pajak.

8. Adminsitrasi Penjualan

Adapun tugas dan tanggung jawabnya adalah :

a. Menyiapkan berkas-berkas yang akan dilaporkan.

b. Membuka sales order setiap berkas yang masuk.

c. Bertanggung jawab atas penggunaan materai.

53

d. Membuat rekapitulasi penjualan setiap bulan.

9. Administrasi Piutang

Adapun tugas dan tanggung jawabnya adalah :

a. Mencetak kwitansi untuk penagihan piutang dan mengontrol kartu

piutang.

b. Mengontrol kwitansi yang diberikan kepada kolektor.

c. Menerbitkan surat peringatan bila konsumen sudah macet dua bulan.

d. Menghitung insentif kolektor.

10. Counter Service

Adapun tugas dan tanggung jawabnya adalah :

a. Bertanggung jawab menerima konsumen yang akan servis motor dan

melayani penjualan suku cadang.

b. Mengatur pembagian motor kepada mekanik yang akan melakukan servis

melalui surat perintah kerja.

c. Membuat laporan harian servis serta laporan bulanan.

11. Mekanik

Adapun tugas dan tanggung jawabnya adalah :

a. Melayani konsumen sebaik mungkin.

b. Memasang sparepart, perlatan pompa angin dan lain-lain untuk pelayanan

konsumen serta memelihara kebersihan dan kerapian bengkel.

54

12. Kolektor

a. Menyetor uang tagihan kepada kasir pada hari yang bersangkutan.

b. Mengembalikan kwitansi penagihan yang tidak tertagih kepada

administrasi piutang.

c. Mencatat ke dalam buku kolektor semua kwitansi yang dibawa.

13. Supir

Adapun tugas dan tanggung jawabnya adalah :

a. Menerima dan bertanggung jawab atas surat jalan dan faktur dengan

motor yang akan dikirimkan.

b. Menyerahkan motor dan kelengkapan kepada konsumen dan meminta

tanda terima yang diberikan.

c. Mengembalikan surat jalan dan faktur atas motor yang telah diantarkan

dan ditandatangani beserta bukti tanda terima.

14. Helper

a. Membersihkan showroom dan halaman showroom.

b. Melakukan semua tugas yang diberikan atasan.

c. Membersihkan motor yang dipajang, mengelap kaca, kipas angin dan

menjaga kebersihan showroom.

3.4 Tata Laksana Sistem Berjalan

55

Dalam menjalankan kegiatan operasionalnya, perusahaan mempunyai

prosedur sistem yang dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Prosedur transaksi Penjualan tunai

a. Konsumen memberikan fotocopy KTP kepada sales counter atau salesman

yang bersangkutan, kemudian konsumen menyetorkan uang kepada kasir.

b. Bagian Administrasi penjualan akan menerbitkan faktur penjualan dan

surat jalan dengan bukti setoran uang dan fotocopy KTP tersebut. Berkas

ini akan ditandatangani konsumen.

c. Fotocopy KTP konsumen, form bbn dam gesekan nomor rangka mesin

motor yang telah dijual dipegang oleh bagian administrasi penjualan.

d. Motor yang dibeli akan dikirimkan ke rumah atau dibawa oleh konsumen.

2. Prosedur transaksi Penjualan kredit

a. Konsumen memberikan fotocopy KTP, rekening listrik, slip gaji kepada

sales counter atau salesman yang bersangkutan, kemudian konsumen

menyetorkan uang muka kepada kasir.

b. Konsumen akan terlebih dahulu di survei untuk pengecakan kelayakan

pemberian kredit.

c. Setelah lolos survei, dengan bukti setoran uang dan fotocopy KTP tersebut

bagian administrasi penjualan akan menerbitkan faktur penjualan dan

surat jalan yang akan ditandatangani konsumen.

d. Fotocopy KTP konsumen, form bbn dam gesekan nomor rangka mesin

motor yang telah dijual dipegang oleh bagian administrasi penjualan.

56

e. Konsumen akan diberikan buku angsuran dan motor akan dikirimkan

kerumah konsumen

3. Prosedur transaksi Penjualan kredit via badan leasing

a. Konsumen memberikan fotocopy KTP, rekening listrik, slip gaji kepada

sales counter atau salesman yang bersangkutan, kemudian konsumen

menyetorkan uang muka kepada kasir.

b. Konsumen akan terlebih dahulu disurvei oleh surveyor dari badan leasing,

untuk pengecekan kelayakan pemberian kredit.

c. Setelah lolos survei, dengan bukti setoran uang dan fotocopy KTP tersebut

bagian administrasi penjualan akan menerbitkan faktur penjualan dan

surat jalan yang akan ditandatangani konsumen.

d. Fotocoy KTP konsumen, form bbn dam gesekan nomor rangka mesin

motor yang telah dijual dipegang oleh bagian administrasi penjualan.

e. Konsumen akan diberikan buku angsuran dari badan leasing yang

besangkutan dan motor akan dikirimkan ke rumah konsumen.

4. Prosedur Pengajuan Bea Balik Nama (BBN)

a. Administrasi penjualan akan membuat permohonan faktur BBN kepada

main dealer berdasarkan penjualan yang dilakukan, sebab hanya main

dealer yang bisa menerbitkan faktur BBN tersebut.

b. Kemudian faktur BBN tersebut disatukan dengan fotocopy KTP dan form

BBN adalah satu paket berkas yang dibutuhkan untuk melakukan bea

balik nama di SAMSAT melalui jasa yang ditunjuk.

57

5. Prosedur Pendataan BPKB, Plat, STNK dan notice pajak

a. Apabila proses bea balik nama di SAMSAT selesai, biro jasa akan

memberikan STNK, notice pajak, plat dan BPKB konsumen yang sudah

diterbitkan.

b. STNK, notice pajak dan plat tersebut dicatat dan dipegang oleh

administrasi konsumen ataupun leasing yang menangani.

c. BPKB dicatat dan dipegang oleh administrasi piutang untuk diserahkan

kepada konsumen ataupun leasing yang menangani

6. Prosedur Pendataan Penerimaan Motor dari main dealer

Motor yang diterima dari main dealer akan dilengkapi dengan surat tanda

jalan yang harus diarsip dan diinput oleh administrasi penjualan ke dalam

laporan persediaan motor

7. Prosedur Penagihan kepada konsumen

a. Proses penagihan akan dilakukan apabila sudah ada perjanjian antara

konsumen dan perusahaan tentang cara pembayaran dengan penagihan

dari perusahaan via kolektor.

b. Administrasi piutang akan menerbitkan kwitansi penagihan atas konsumen

yang setuju akan ditagih tiap bulannya.

c. Kemudian kolektor untuk melakukan penagihan atas angsuran piutang

kepada konsumen dengan kwitansi tersebut.

8. Prosedur Penagihan ke leasing

58

a. Proses penagihan atas penjualan kredit yang dilakukan dengan coveran

pihak ketiga (leasing) baru dapat dilakukan setelah Purchase order (PO)

diterbitkan oleh badan leasing yang bersangkutan.

b. Setelah menerima PO tersebut, bagian administrasi penjualan akan

membuat kwitansi yang dibutuhkan. Kwitansi pertama berisi nominal

harga motor dikurangi uang muka dan akan diserahkan bagian

administrasi piutang. Kwitansi kedua berisi harga motor dikurangi uang

muka. Kwitansi ketiga hanya berisi uang muka konsumen

c. Ketiga kwitansi terakhir tersebut dilengkapi fotocopy STNK, faktur bbn,

surat jalan, gesekan nomor rangka mesin dan PO disatukan sebagai berkas

penagihan ke badan leasing setelah ditandatangani oleh kepala

administrasi.

d. Badan leasing akan melakukan pembayaran melalui bank yang sudah

disepakati dan bukti pembayaran serta rinciannya akan diserahkan kepada

administrasi.

9. Prosedur Pembuatan Laporan

Bagian administrasi penjualan harus membuat laporan kepada kepala cabang

seperti laporan penjualan, laporan persedian motor, laporan persediaan suku

cadang, laporan realisasi bbn, laporan pencairan dari leasing. Bagian

administrasi piutang konsumen, laporan piutang lunas kepada kepala cabang.