8

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Pengetian Evaluasi dan Efektivitas

2.1.1 Pengertian Evaluasi

Menurut Umar (2005, p36) evaluasi adalah suatu proses untuk

menyediakan informasi tentang sejauh mana suatu kegiatan tertentu telah

dicapai, bagaimana perbedaan pencapaian itu dengan suatu standar tertentu untuk

mengetahui apakah ada selisih diantara keduanya, serta bagaimana manfaat yang

telah dikerjakan itu bila dibandingkan dengan harapan-harapan yang ingin

diperoleh.

Menurut Akmal (2009, p9) evaluasi adalah penilaian tentang bagaimana

program dijalankan, apakah proses dan dampaknya sudah sesuai dengan yang

diharapkan, serta mengecek faktor-faktor penghambat yang dihadapi, dan faktor-

faktor pendukung yang dimiliki untuk mencapai tujuan.

2.1.2 Pengertian Efektivitas

Pengertian efektivitas secara umum menunjukan sampai seberapa jauh

tercapainya suatu tujuan yang terlebih dahulu ditentukan.

Komaruddin (2000, pg269) efektivitas adalah suatu keadaan yang

menunjukkan tingkat keberhasilan atau kegagalan kegiatan manajemen dalam

mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu.

9

2.2 Pengertian Teknologi Informasi

2.2.1 Pengertian Teknologi Infomasi

Teknologi Informasi biasa disebut TI, IT (Information Technology) atau

Infotech. Berbagai definisi teknologi informasi telah diutarakan oleh beberapa

ahli, diantaranya :

Menurut Ward dan Peppard (2002, p3) teknologi informasi menunjuk

pada spesifikasi mengenai teknologi, khususnya hardware, software, dan

jaringan telekomunikasi.

Menurut Turban et al (2003, p3) teknologi informasi adalah kumpulan

dari komponen teknologi yang secara khusus yang diatur kedalam sistem

informasi berbasis komputer.

Menurut O’Brien (2003, p7), teknologi informasi adalah seperangkat

perangkat keras, piranti lunak, telekomunikasi, manajemen database teknologi

pemrosesan lainnya yang digunakan dalam sistem informasi berbasis komputer.

Menurut McLeod dan Scheel (2007, p1), teknologi informasi adalah

sumber daya fisik dan sumber daya manusia yang digunakan manajer untuk

mengelola perusahaan.

Adapun menurut jurnal “Strategic Impact of Information Technology”

dari emerald menyatakan To provide the organisational capacity to adopt

information technology (IT) successfully, a partnership between technology and

business managers must be established (Franz F. Selig dan Jack T. Nipper

,2003). Dan jurnal “Information technology in business processes” dari emerald

menyatakan Reviews IT influences on organizations and management. Suggests

that a full and thorough understanding of the roles of IT will also enable

10

systematic identification and assessment of the risks and costs relationships

involved with implementing IT in business processes in an organization (Stephen

L. Chan, 2000)

Jadi pengertian Teknologi Informasi menurut kelompok kami adalah

suatu kumpulan teknologi yang diatur kedalam suatu sistem yang nantinya akan

memberikan berbagai informasi yang berguna dan penting bagi semua orang.

2.2.2 Komponen dalam Teknologi Infomasi

Menurut Laudon dan Laudon (2004, p14), komponen infrastruktur pada

IT terdiri dari 7 komponen utama, yaitu:

1. Komponen Piranti Keras / Hardware Komputer, terbagi menjadi :

a) Komponen Mesin, misalnya Komputer Client / PC, Personal Data

Assistant (PDA), Laptop, dan Server.

b) Komponen Mainframe.

2. Komponen Piranti Lunak (Software) Komputer, misalnya Sistem Operasi

Microsoft Windows, Linux, Unix, dan lain-lain.

3. Komponen Management dan Penyimpanan Data. Management dan

penyimpanan data sangat penting sebab jumlah informasi digital yang

baru di dunia berlipat dua kali lipat setiap tiga tahun sekali, sebagian

digerakkan oleh e-commerce dan e-bussines. Oleh sebab itu pasar

perangkat penyimpanan data digital terus meningkat setiap tahunnya.

4. Komponen Jaringan / Telekomunikasi. Komponen

jaringan/telekomunikasi biasanya disediakan oleh perusahaan penyedia

11

layanan telekomunikasi/telepon yang menawarkan konektivitas suara dan

data, WAN dan akses internet.

5. Komponen Platform Internet. Platform internet harus dihubungkan dan

bertumpang tindih dengan infrastruktur jaringan umum dan platform

peranti keras dan peranti lunak perusahaan.

6. Komponen Layanan Dan Konsultasi Integrasi Sistem Layanan dan

konsultasi integrasi sistem dibutuhkan karena perusahaan besar kurang

memiliki karyawan, keahlian, anggaran, pengalaman, untuk

melaksanakan prosedur bisnis, pelatihan dan pendidikan. Integrasi peranti

lunak artinya memastikan infrastruktur baru bekerja sama dengan

infrastruktur perusahaan lama, yang disebut sistem warisan dan

memastikan elemen-elemen infrastruktur yang baru bekrja sama dengan

yang lainnya.

7. Komponen Software Aplikasi Enterprise/Enterprise Software

Application, misalnya seperti SAP, Oracle, Microsoft, BEA, People Soft.

2.3 Pengertian Investasi Teknologi Informasi

2.3.1 Pengertian Investasi Teknologi Informasi.

Menurut Schniederjans, 2004 Investasi Teknologi Informasi adalah suatu

keputusan investasi dalam mengalokasikan seluruh tipe dari Manajemen Sistem

Informasi termasuk diantaranya manusia. Sedangkan pengertian investasi adalah

kegiatan menggunakan modal untuk menciptakan nilai tambah dari dana yang

ditanamkan, baik melalui kegiatan yang menghasilkan pendapatan atau kegiatan

lain yang mengandung resiko.

12

Menurut Fitzpatrick ( 2005,p28 ), investasi IT terdiri dari biaya total life

cycle dari keseluruhan proyek atau potongan proyek yang melibatkan IT

termasuk di dalamnya biaya operasi setelah proyek dari sistem yang telah

diimplementasikan. Investasi akan diberhentikan ketika telah digantikan atau

dieliminasi untuk berbagai alasan.

Adapun menurut jurnal “how to measure and improve the value of IT”

dari proquest menyatakan A primary reason for doubts about the potential value

organizations can derive from existing and future IT investments is related to the

absence of a proper way to measure IT's value-creating role and evaluate the

payoffs of IT investments (Marc J Epstein dan Adriana Rejc, 2005).

Menurut kami investasi Teknologi Informasi adalah suatu pengeluaran

biaya di bidang IT untuk kebutuhan perusahaan dan merupakan suatu penanaman

modal untuk periode tertentu yang akan memberikan suatu keuntungan dimasa

yang akan datang.

2.3.2 Jenis-Jenis Investasi TI

Menurut Fitzpatrick (2005, p28), jenis-jenis investasi TI meliputi :

1. Hardware adalah semua mesin dan peralatan dalam sistem komputer.

Contoh: PC, mouse, keyboard, dan sebagainya.

2. Software adalah instruksi elektronik step-by-step yang memberitahukan

perangkat keras komputer apa bagaimana melakukan sebuah tugas.

Contoh: operating system, utility software, application software.

13

3. Network/jaringan adalah sebuah sistem komunikasi yang

menghubungkan dua atau lebih komputer, internet adalah jaringan

terbesar. Contoh, LAN, WAN, MAN.

4. Brainware adalah pemakai komputer atau orang yang mengoperasikan

komputer (user), karena secanggih apapun komputer jika tidak ada yang

mengoperasikannya (user) maka komputer tersebut tidak dapat

digunakan. Contoh: operator, programmer, sistem analis, database

administrator.

2.3.3 Tujuan dan Manfaat Investasi Teknologi Informasi

Tujuan dilakukannya investasi dalam bidang teknologi informasi adalah

sebagai berikut (Richardus Eko Indrajit, 2004, p30):

a) Adanya alasan kelangsungan hidup perusahaan atau bisnis itu sendiri

dalam arti kata perusahaan melihat bahwa keberadaan teknologi

informasi dalam bisnis terkait sifatnya adalah mutlak.

b) Untuk memperbaiki efisiensi dan efektivitas perusahaan

c) Keinginan perusahaan untuk mendapatkan suatu loncatan keunggulan

kompetitif agar dapat meninggalkan para pesaing bisnisnya dengan

mengembangkan teknologi yang belum dimiliki perusahaan lain.

Manfaat dilakukannya investasi dalam bidang teknologi informasi adalah

sebagai berikut (Richardus Eko Indrajit, 2004, p41):

a) Mereduksi biaya yang dikeluarkan (cost displacement)

b) Menghindari biaya yang harus dikeluarkan (cost avoidance)

c) Memperbaiki kualitas yang diambil (decision analysis)

14

d) Menghasilkan dampak positif yang diperoleh perusahaan (impact

analysis)

2.3.4 Karakteristik Khusus Investasi Teknologi Informasi

Karakteristik khusus dari investasi menurut Remenyi (2001) dalam

bidang IT adalah sebagai berikut:

a) Teknologi informasi membawa resiko yang tinggi, biaya yang tinggi,

tetapi memungkinkan membawa keuntungan yang besar, jadi kita tidak

dapat mengesampingkannya.

b) Pengeluaran dalam teknologi informasi merupakan sebuah proporsi yang

signifikan terhadap pengeluaran modal organisasi.

c) Laju dari perubahan teknologi, dan macam-macam penggunaannya,

mendatangkan kesulitan pada manajer untuk mengenalnya dengan semua

aspek dalam pengambilan keputusan.

d) Dalam kebanyakan organisasi tidak ada kepercayaan terhadap pencatatan

dalam anggaran belanja ukuran biaya, dan keuntungan.

2.4 Evaluasi Investasi Teknologi Informasi

Alasan utama mengapa sangat banyak perusahaan baru – baru ini tertarik dalam

melakukan evaluasi IT menurut Remenyi (2001), adalah karena adanya keraguan yang

pantas dipertimbangkan di dalam banyak era dimana investasi dalam bidang teknologi

informasi telah terbukti berhasil secara ekonomi. Alasan lainnya adalah dengan

melakukan evaluasi teknologi informasi, perusahaan akan mempelajari bagaimana cara

menggunakannya dengan baik. Ini akan memberikan kesempatan untuk perusahaan

15

mengerti bagaimana suatu teknologi informasi dapat digunakan lebih baik dalam proses

bisnis perusahaan, dan sebuah proses timbal balik yang dapat ditempatkan dalam posisi

dimana diharapkan perusahaan dapat membuat keputusan-keputusan yang lebih baik di

lain waktu. Evaluasi investasi IT harus dilakukan secara cermat dan teliti dikarenakan:

a) Jumlah uang yang dikeluarkan untuk investasi sering kali cukup besar.

b) Karena banyak investasi IT yang tidak selalu dirasa mendekati penghasilan atau

aspek pembuat keuntungan dari bisnis.

c) Karena tidak selalu ada persetujuan mengenai kebutuhan investasi IT, baik nilai

maupun kinerja.

d) Banyak dari pengeluaran IT, khususnya perangkat keras, secara tradisional telah

dijadikan modal.

e) Karena telah berkembangnya ketidakpuasan pada pelaksanaan dari fungsi IT.

Maka menurut kelompok kami Evaluasi Investasi Teknologi Informasi perlu

dilakukan karena akan memberikan keuntungan yang banyak bagi perusahaan dan bisa

mempelajari ulang mengenai teknologi informasi tersebut, jadi Evaluasi Investasi

Teknologi Informasi adalah suatu proses pengkajian ulang mengenai suatu Investasi

Teknologi Informasi tersebut guna mendapatkan suatu kepastian mengenai investasi IT

dan dapat memberikan suatu keputusan yang terbaik sehingga dapat menguntungkan

semua pihak dan memberikan dampak yang positif bagi perusahaan.

Pertimbangan – pertimbangan yang perlu diperhatikan oleh perusahaan sebelum

mengambil keputusan untuk melakukan investasi teknologi informasi adalah:

a) Strategi bisnis organisasi secara keseluruhan,

b) Posisi organisasi pada pasar termasuk menganalisa fasilitas yang ada untuk

persaingan dan pelayanan yang diharapkan oleh pelanggan,

16

c) Situasi keuntungan organisasi,

d) Keahlian TI yang dimiliki oleh organisasi,

e) Analisa tren dan standar teknologi informasi.

2.5 Pengertian New Information Economics

Menurut Benson et al ( 2004,p99 ), New Information Economics ( NIE )

merupakan sekumpulan praktek terkoordinasi berdasarkan prinsip dan aktivitas

terintegrasi secara efektif menghubungkan bisnis dengan proses manajemen Teknologi

Informasi ( TI ), dan mampu menghubungkan strategi bisnis perusahaan dengan

aktivitas dan inisiatif Teknologi Informasi ( TI ).

2.5.1 Tujuan dari New Information Economics

Menurut Benson et al.(2004, p68-69), tujuan NIE secara keseluruhan,

yaitu menyediakan kemampuan melihat 100% pengeluaran TI dan membangun

sebuah kerangka kerja untuk perencanaan berdasarkan anggaran ( mendukung

Strategy to Bottom Line Value Chain ).

Praktek NIE Demand/Supply Planning dan Innovation bertujuan untuk :

- Menghubungkan sumber daya yang ada dan yang dibutuhkan dengan

Strategic Intention perusahaan.

- Membangun pondasi untuk penilaian untuk portfolio yang ada sekarang

dan mendefinisikan portfolio strategi di masa depan.

- Membangun kosa kata yang konsisten untuk IT dan bisnis.

17

- Mendeskripsikan dimana sumber daya IT diaplikasikan dan

menghubungkan mereka dengan anggaran perusahaan dan proses

perencanaan.

- Menyediakan sebuah kerangka kerja untuk mendefinisikan kebutuhan IT

termasuk pembaharuan dan pertumbuhan.

- Membangun hubungan untuk mendukung performa.

Praktek NIE Prioritization bertujuan untuk:

- Membangun dasar arahan strategi untuk pengalokasian sumber daya dan

prioritasi.

- Menyediakan perspektif untuk kebutuhan investasi dimasa depan.

- Menyediakan dasar untuk penilaian resiko proyek dan keuntungan.

Praktek NIE Alignment bertujuan untuk :

- Membangun dasar untuk Service, kualitas, hal yang dapat dipercaya dan

penilaian resiko.

- Membangun informasi yang digunakan untuk penyelarasan selama

bertahun – tahun.

- Mengalamatkan 100% untuk pengeluaran TI dan menghubungkan

pengeluaran IT pada arahan strategis bisnis.

Praktek NIE Performance Measurement bertujuan untuk:

- Menyediakan sebuah kerangka kerja untuk pengukuran performa

pada 100% pengeluaran TI.

18

- Menghubungkan pengukuran performa dengan perencanaan strategi.

- Menghubungkan performa bisnis yang dipengaruhi oleh Portfolio TI.

2.5.2 Right Result dan Right Decision

Right Result (Benson et al, 2004, p1 ) adalah biaya teknologi informasi (

TI ) yang terkontrol dan juga peningkatan dampak pada Botttom line.

Right Decision (Benson et al, 2004,p1 ) adalah langkah – langkah

manajemen yang diperlukan untuk mendapatkan hasil yang benar. Langkah –

langkah tersebut dapat berupa:

1. Membuat alternatif investasi atau dalam segi TI, membuat ide – ide yang

lebih baik untuk proyek pengembangan.

2. Memilih investasi dan proyek yang tepat dari berbagai alternatif yang

ada.

3. Menghapus sumber daya TI yang bekerja atau tidak bekerja dengan baik

dari anggaran yang ada.

4. Meningkatkan kinerja sumber daya TI lain yang ada.

5. Menerapkan dan memantau investasi dan peningkatan kerja.

Tujuan dan prinsip Right result and Right decisions menurut Benson et al

(2004, p86):

1. Menerjemahkan misi dan strategi perusahaan menjadi arahan strategis

yang dapat dilaksanakan dan dipahami semua orang. Prinsip – prinsipnya

adalah :

• Proses perencanaan dan pengelolaan perusahaan harus

menghasilkan arahan strategis yang eksplisit dan dapat diterapkan

19

sehingga dapat menentukan inisiatif bisnis dan TI yang dapat

mencapainya.

• Seluruh langkah dan pengeluaran TI harus disesuaikan dengan

arahan strategi bisnis.

• Manajer dari berbagai area fungsional harus memiliki pemahaman

dan komitmen yang sama mengenai arahan strategi perusahaan.

Tiga bagian perusahaan, termasuk TI, harus memahami bagaimana

aktivitas di semua area fungsional, pada saat ini dan masa

mendatang mendukung arahan strategi perusahaan.

2. Mendapatkan manfaat yang tepat dari teknologi informasi yang ada dan

yang akan datang dengan mengevaluasi pengaruhnya terhadap arahan

strategis. Prinsip – prinsipnya adalah :

• Pengaruh TI terhadap bisnis harus ditentukan dari hubungan sebab

akibat dengan keluaran bisnis. Aktivitas dan sumber daya harus

direncanakan, diprioritaskan, dilaksanakan, dan diukur, berdasarkan

atas hubungan dan kontribusinya pada hasil atau keluaran dari

bisnis.

• Sumber daya baik untuk pengeluaran tetap dan investasi baru harus

dialokasikan dan dianggarkan berdasarkan hubungan eksplisitnya

dengan arahan strategi bisnis.

3. Mengelola budaya dan peran manajemen yang tepat sejalan dengan

digunakannya TI untuk mencapai arahan strategis bisnis. Prinsipnya

adalah :

20

• Peran manajer terdefinisikan dengan jelas untuk memastikan

partisipasi yang benar dan menghindari tidak adanya hubungan

yang dapat diakibatkan oleh budaya yang ada sekarang.

4. Mengelola TI sebagai suatu kumpulan sumber daya dan portfolio proses.

Prinsipnya adalah :

• Seluruh aktivitas dan pengeluaran TI harus dikelola dalam portfolio

sumber daya dan proses untuk kepentingan penilaian pengaruh,

pengaturan kinerja, penilaian tingkat kualitas dan layanan, dan

komitmen sumber daya.

5. Menghasilkan langkah – langkah dan hasil bottom line yang tepat dengan

menggunakann evaluasi proyek dan pengukuran harus menyatukan

hubungan pada strategy to action dengan kemampuan untuk bereaksi

terhadap kejadian yang tidak terduga dan perubahan – perubahan bisnis.

2.5.3 Praktek dari New Information Economics

Praktek NIE 1 : Perencanaan Kebutuhan dan Penyediaan Strategis.

Menerjemahkan strategi bisnis dalam terminologi tertentu sehingga

memberikan arahan yang jelas bagi TI tentang apa yang ingin dicapai

perusahaan, kemudian menentukan kebutuhan strategis TI untuk mencapai

strategi bisnis tersebut. Perencanaan strategis TI harus menyediakan solusi

teknologi. Hasilnya adalah suatu agenda strategis penggunaan TI dalam bisnis

yang dapat dijadikan rencana TI dan langkah – langkahnya.

21

Gambar 2.1 Praktek dari New Information Economics

Praktek NIE 2 : Inovasi

Mengubah strategi bisnis dengan adanya dukungan TI. TI merespon

terhadap kebutuhan bisnis, dan terkadang bisnis mengubah arahnya berdasarkan

apa yang mampu diberikan oleh TI. Hal ini mampu menemukan peluang bisnis

yang diciptakan TI dan juga menyediakan cara untuk memasukkan peluang itu

ke dalam perencanaan strategis bisnis.

Praktek NIE 3 : Prioritasasi.

Menilai dampak bisnis dari rencana TI, memprioritaskan proyek – proyek

tersebut, dan mengalokasikan sumber daya ke proyek yang paling bernilai.

Perusahaan harus mengalokasikan dana hanya pada proyek – proyek yang secara

langsung berhubungan dengan tujuan strategisnya. Hal ini membantu dalam

22

mengetahui proyek TI mana yang benar – benar mendukung strategi dan

mengurutkannya berdasarkan kontribusinya bagi masa depan bisnis.

Praktek NIE 4 : Penyelarasan.

Menilai dampak TI yang ada saat ini pada bisnis dan menentukan yang

mana yang perlu mendapatkan sumber daya, dan tidak menganggap semua TI

yang beroperasi saat ini adalah yang terpenting bagi bisnis. Hasilnya adalah

suatu pendekatan yang lebih rasional untuk pemberian sumber daya bagi TI yang

sudah ada dan memungkinkan terjadinya dana untuk pengembangan baru.

Praktek NIE 5 : Pengukuran Kinerja.

Mengukur kinerja TI berdasarkan hubungannya dengan bisnis dengan

cara menggabungkan pengukuran kinerja operasional dan taktis TI dengan

pengukuran dampaknya dengan bisnis. Hal ini membantu menentukan apa saja

yang perlu diukur, bagaimana mengelola TI berdasarkan ukuran tersebut, dan

bagaimana mengkomunikasikan kinerja pada manajer bisnis dengan cara – cara

yang dapat dimengerti. Hasilnya adalah peningkatan kinerja TI dan peningkatan

komunikasi antar manajemen bisnis.

2.5.4 Arahan Strategi

Menurut Benson et al (2004, p37), arahan strategi merupakan suatu

rencana dan strategi pihak manajemen untuk meningkatkan efektivitas strategi

maupun operasional. Dari suatu arahan strategi pihak manajemen akan

23

mengambil tindakan, bila strategi itu berhasil pendapatan akan meningkat,

terjadi pengurangan biaya, dan memperbaiki kinerja keuangan.

Dari sudut pandang proses, disarankan 5 pendekatan dalam

mengembangkan arahan strategi, yaitu :

1. Mengembangkan pernyataan mengenai arahan strategi dari orang yang

dapat dipercaya.

2. Meninjau ulang pernyataan orang yang dapat dipercaya dengan jajaran

eksekutif.

3. Memilih dan merevisi pernyataan kepada pemimpin senior.

4. Melakukan perputaran terhadap pernyataan yang telah direvisi kepada

pimpinan bisnis.

5. Setuju dengan pernyataan tersebut sebagai dasar untuk melangkah ke

depan.

2.5.5 Strategi Menuju Bottom Line Value Chain

Menurut Benson et al (2004, p92), strategi menuju Bottom Line Value

Chain adalah suatu rangkaian dari proses manajemen yang terhubung dan

dijabarkan dalam proyek dan anggaran operasional serta pengukuran kinerja

untuk memantau tindakan dan dampak bottom line.

24

Gambar 2.2 Deliverables dalam Strategic-to-Bottom-Line Value Chain

Hasil dari rantai nilai Strategic-to-Bottom-Line Value Chain menurut

Benson (2004, p95-96), diurutkan sebagai berikut:

1. Arahan Strategi Bisnis

Yaitu arahan strategi bisnis perusahaan beserta tujuan, ukuran, dan

bobotnya masing-masing. Semuanya akan digunakan dalam lima praktek

New Information Economics (NIE)

2. Penilaian Portfolio.

Merupakan portfolio yang digunakan pada perencanaan dan di dalam

pengembangan kebutuhan TI strategis melalui proyek. Isi dari portfolio

tersebut antara lain aplikasi, infrastruktur, layanan, dan manajemen, yang

dinilai untuk keselarasan layanan, kualitas, teknikal, dan intensitas

penggunaan.

25

3. Agenda TI strategis.

Yaitu hasil dari perencanaan TI strategis yang menjelaskan apa yang akan

dilakukan unit bisnis dan unit TI untuk memenuhi arahan strategis.

Digunakan untuk mengarahkan kebutuhan TI strategis dan proyek –

proyek, juga menentukan pengaruh bottom line yang diharapkan dari

pengeluaran TI.

4. Rencana TI strategis.

Perencanaan ini merupakan keluaran dari arahan strategis, yaitu

menguraikan apa yang harus dilakukan oleh perusahaan untuk mencapai

kebutuhan dari arahan strategis dan digunakan sebagai kerangka kerja

untuk anggaran Lights-On TI dan teknologi yang berkaitan dengan

proyek yang dibutuhkan untuk mendukung proses bisnis.

5. Kebutuhan TI strategis.

Merupakan pernyataan dan inisiatif yang diprioritaskan, yang akan

memenuhi agenda TI strategis dan arahan strategi bisnis. Dapat berupa

portfolio inisiatif strategis yang potensial dalam kurun waktu 3 – 5 waktu.

6. Proyek.

Merupakan kandidat yang akan diprioritaskan dalam perencanaan proyek

atau anggaran tahunan. Isinya adalah proyek nyata yang dapat

direalisasikan.

7. Rencana Proyek Tahunan.

Merupakan perencanaan operasional dan taktis tahunan bagi unit bisnis.

Isi dari rencana ini adalah portfolio dari proyek yang dijadwalkan, dengan

sumber daya yang diberikan, diprioritaskan sesuai arahan strategis bisnis.

26

8. Rencana Bisnis Tahunan.

Yaitu kumpulan secara taktis dan operasional tahunan untuk unit bisnis.

Merupakan dasar untuk membuat perencanaan proyek tahunan.

9. Rencana TI Tahunan.

Yaitu kumpulan rencana taktis dan operasional tahunan untuk bagian TI.

Merupakan dasar untuk membuat anggaran Lights-On untuk mendukung

unit bisnis.

10. Anggaran Tahunan Proyek.

Anggaran ini merupakan anggaran investasi secara keseluruhan untuk

proyek selama setahun, dan berdasarkan pada kemampuan unit bisnis.

11. Anggaran Lights-On Tahunan.

Merupakan anggaran dasar untuk aktivitas berjalan dari unit TI,

menyediakan keseluruhan layanan dan dukungan secara keseluruhan dan

yang tidak dikhususkan dalam anggaran proyek. Bersama dengan

anggaran proyek, dapat memberikan gambaran seluruh pengeluaran TI.

12. Metrik Pengukuran Kinerja.

Merupakan serangkaian pengukuran untuk TI dan penggunaan TI dalam

bisnis.

2.5.6 Sebab dan Akibat Berbasis Pada Arahan Strategis.

Pada dasarnya, dengan berfokus pada arahan strategis, perusahaan sedang

memprediksikan apa yang akan dilakukan manajemen di masa yang akan datang

dengan upaya untuk menggunakan TI dalam bisnis sehingga memberikan

dampak pada bottom line.

27

Intention ( arahan ) adalah refleksi dari yang akan dilakukan oleh manajemen di

masa yang akan datang.

Strategic intention ( arahan starategis ) adalah apa yang akan dilakukan

oleh manjemen dalam rangka meningkatkan efektivitas strategi atau operasional

yang berpengaruh pada bottom line.

Definisi umum dari efektivitas operasional dan strategis adalah sebagai

berikut:

- Efektivitas operasional berarti melaksanakan aktivitas – aktivitas yang

serupa dengan para pesaing dengan cara yang lebih baik.

- Efektivitas strategis berarti melaksanakan aktivitas – aktivitas yang

berbeda dengan pesaing atau melakukan aktivitas yang serupa dengan

cara yang berbeda.

2.5.7 Pengertian Portfolio

Menurut Benson et al (2004,p47), portfolio adalah kumpulan dari sumber

daya yang ada. Portfolio manajemen yang diaplikasikan dalam praktek New

Information Economics (NIE) merupakan alat untuk perencanaan dan

pengambilan keputusan mengenai investasi dan sumber daya TI.

Pada dunia TI, portfolio berarti suatu kumpulan investasi dan sumber

daya bersama dengan informasi terkait. Setiap item pada portfolio menggunakan

investasi dan sumber daya yang terpisah seperti aplikasi, komponen infrastruktur,

layanan TI, dan kegiatan manajemen.

28

Gambar 2.3 Basic Portfolio Template

Indikator biaya atau sumber yang diperlukan, informasi tentang layanan

dan kualitas, resiko, dan dampak bottom line

29

2.5.8 Portfolio dalam praktek New Information Economics (NIE)

Gambar 2.4 Gambar portfolio dalam praktek NIE

Hasil portfolio dalam teknik New Information Economics (NIE):

• Keseluruhan (overall)

a. Mampu memperlihatkan biaya lengkap biaya TI.

b. Menetapkan kerangka kerja untuk perencanaan melalui

anggaran.

• Teknik NIE Inovasi

a. Menetapkan dasar untuk melakukan penaksiran portfolio

seperti apa adanya dan portfolio yang strategis .

b. Menjelaskan kearah mana sumber daya TI akan dipergunakan

dan kaitannya dengan anggaran perusahaan dan proses

perencanaan.

30

c. Menetapkan hubungan dengan pengukuran kinerja.

• Teknik NIE Prioritasi

a. Menetapkan dasar arahan strategis untuk melakukan alokasi

dan prioritasi sumber daya.

b. Menyediakan perspektif untuk kebutuhan investasi masa

depan.

c. Menyediakan penaksiran resiko proyek dan manfaatnya.

• Teknik NIE Penyelarasan

a. Menetapkan dasar-dasar untuk melakukan layanan kualitas,

keandalan, dan penaksiran resiko.

b. Menetapkan informasi beberapa tahun kedepan untuk

penyelarasan.

c. Mengaitkan pengeluaran TI kearahan strategi bisnis.

• Teknik NIE Pengukuran Kinerja

a. Menyediakan kerangka untuk melakukan pengukuran kinerja

dengan biaya TI.

b. Menghubungkan pengukuran kinerja dengan perencanaan

strategi.

2.5.9 Empat konsep portfolio TI

Menurut Benson et al (2004, p56-62), portfolio Teknologi Informasi

memiliki 4 konsep dasar, yaitu :

31

1. Konsep 1

Portfolio manajemen diaplikasikan ke seluruh sumber daya Teknologi

Informasi.

2. Konsep 2

Sumber daya TI dibagi menjadi investasi baru dan pengeluaran TI yang

sudah ada (Lights-On).

3. Konsep 3

Semua sumber daya Lights-On TI diklasifikasikan sebagai berikut :

aplikasi, infrastruktur, layanan, dan manajemen.

4. Konsep 4

Investasi baru juga diklasifikasikan ke dalam portfolio strategic, factory,

mandated, dan future strategic.

2.5.10 Portfolio Management

Portfolio menurut Benson et al (2004, p47) adalah kumpulan dari sumber

daya. Portfolio Management yang diterapkan pada praktek NIE merupakan suatu

alat yang berguna untuk perencanaan dan pengambilan keputusan mengenai

investasi dan sumber daya TI. Praktek NIE menggunakan portfolio untuk

mengambil dan mengelola informasi mengenai aplikasi, infrastruktur, layanan,

dan aktivitas manajemen.

Portfolio digunakan untuk menggambarkan keseluruhan sumber daya TI.

Sumber daya TI dibagi menjadi dua, yaitu investasi baru dan yang sedang

berjalan (Lights-On)

32

Gambar 2.5 Total Sumber Daya TI yang Dijabarkan dalam Portfolio

Portfolio Lights-On

Portfolio untuk biaya Lights-On dibagi menjadi 4, yaitu aplikasi,

infrastruktur, jasa dan manajemen. Aplikasi yang dimaksud adalah aplikasi yang

digunakan untuk menunjang bisnis perusahaan. Infrastruktur adalah semua

infrastruktur yang dibutuhkan untuk menunjang aplikasi dan jasa. Sedangkan

jasa adalah hal-hal yang berhubungan dengan penggunaan aplikasi misalnya

helpdesk, reparasi, instalasi, dan konsultasi. Manajemen merupakan aktivitas –

aktivitas seperti planning, training, budgeting dan human resource.

Menurut Benson et al (2004, p160), portfolio Teknologi Informasi yang

sedang berjalan (Lights-On) memiliki empat faktor, yaitu:

1. Tingkat Layanan

a) Ketersediaan: merupakan suatu masalah yang kritis dalam workflow

atau proses bisnis.

b) Kecepatan respon: kecepatan respon terhadap kebutuhan workflow

atau proses bisnis.

33

2. Kualitas

a) Fungsionalitas: fungsi dari aplikasi infrastruktur, service yang

berhubungan dengan workflow atau proses bisnis.

b) Keakuratan: tingkat akurasi data yang ditampilkan oleh aplikasi,

infrastruktur, atau service berhubungan dengan kebutuhan akan

workflow atau proses bisnis.

3. Teknologi

a) Arsitektur: memenuhi kelengkapan standar arsitektur suatu

perusahaan.

b) Dukungan vendor dan stabilitas: tingkat pemilihan vendor

merupakan suatu masalah dalam pemenuhan kebutuhan.

c) Ketersediaan dukungan pasar atau industri: tingkat dimana

dukungan dibutuhkan.

4. Intensitas Pengguna

a) Ketergantungan: tingkat dimana aplikasi, infrastruktur, atau layanan

merupakan hal yang penting bagi proses bisnis, organisasi, dan

pengguna / user.

b) Jangkauan pengguna: seberapa besar pengguna aplikasi,

infrastruktur, atau layanan dalam perusahaan.

Portfolio Proyek

Portfolio untuk biaya investasi baru terdiri dari portfolio strategic,

factory, mandated dan future strategic. Tujuan dari pengelompokkan investasi

baru adalah untuk mengklasifikasikan investasi TI dalam manajemen, sehingga

34

memudahkan manajemen untuk memahami investasi itu sendiri dan

memungkinkan manjemen untuk menyeimbangkan investasi yang dibuat.

Menurut Benson et al (2004, p160), portfolio proyek teknologi informasi

memiliki dua faktor antara lain:

1. Dampak, nilai penyelarasan sistem aplikasi dengan arahan strategis

perusahaan.

2. Resiko, ancaman terhadap kesuksesan suatu proyek. Nilai – nilai resiko

proyek (skala 0-10), terdiri dari:

a) Resiko proyek atau organisasi, derajat dimana kebutuhan bisnis

tergantung pada ketrampilan bisnis baru atau yang belum teruji atau

belum punya pengalaman. Juga termasuk resiko dari derajat dimana

perusahaan mampu melakukan perubahan yang dibutuhkan proyek.

b) Ketidakpastian secara definisi, derajat dimana kebutuhan bisnis

dapat dengan baik didefinisikan dan dipahami, secara akurat dapat

diterjemahkan pada kebutuhan informasi dan fungsionalitas sistem

aplikasi.

c) Ketidakpastian secara teknis, derajat dimana proyek tergantung

pada teknologi yang belum teruji, dan derajat dimana perusahaan

mempunyai pengalaman yang memadai dalam merancang dan

membangun aplikasi berdasarkan teknologi.

d) Resiko Infrastruktur Sistem Informasi, derajat dimana lingkungan

teknis memiliki faktor – faktor yang dibutuhkan dari data

administrasi, komunikasi, manajemen proyek dan pengembangan.

35

e) Resiko Teknis, derajat penggunaan teknologi tertentu yang

membutuhkan manajemen baru, ketrampilan analisis atau

pengembangan.

f) Resiko Investasi, derajat yang terkait dengan lainnya yaitu investasi

yang bukan pada proyek tersebut dibutuhkan agar proyek bisa

sukses.

g) Resiko Manajemen Proyek, derajat dimana manajer proyek mampu

menangani kerumitan proyek, baik secara teknis maupun organisasi.

2.5.11 Empat Kategori Portfolio

Gambar 2.6 Empat Kategori Portfolio

Dua puluh lima tahun yang lalu, McFarlan (Benson, 2004, p60)

mengajukan sebuah cara untuk melihat aktivitas –aktivitas TI dari suatu

perusahaan. Ia mengajukan 2 sudut pandang: tingkat dimana aktivitas TI sangat

penting di saat ini untuk operasional perusahaan, dan tingkatan dimana aktivitas

36

TI akan menjadi penting untuk persaingan di masa depan. Hal tersebut kemudian

diklasifikasikan seperti tabel dibawah ini.

Tabel 2.1 Deskripsi Kategori Portfolio NIE

Kategori Portfolio NIE Deskripsi Nilai Resiko

Strategic Investasi yang

secara langsung

mempengaruhi

kinerja perusahaan.

Hal ini bisa bersifat

sederhana seperti

revenue

generataion atau

kompleks seperti

halnya engineering

basic process atau

juga

mempertahankan

diri masuknya

pesaing.

Pendapatan Market

Share Inovasi

Fleksibilitas

Tinggi

Factory Investasi yang

memungkinkan

perusahaan dapat

Mengurangi biaya

Menghemat waktu

Meningkatan

Rendah

37

beroperasi.

Misalnya investasi

pada back office.

Produktivitas

Future Strategic Investasi yang

memungkinkan

perusahaan di masa

datang, biasanya

berupa bisnis baru,

produk / layanan

baru, dll.

Pendapatan Market

Share Inovasi

Fleksibilitas

Tinggi

Mandated Investasi aplikasi IT

yang ditentukan

oleh direktur

perusahaan.

Tidak ada atau sama

seperti factory

Rendah

2.5.12 Strategi Investasi

Menurut Benson et al (2004, p139), berdasarkan nilai penyelarasan dan

kualitasnya, strategi investasi portfolio dibedakan menjadi:

a) Strategi investasi berdasarkan hubungan alignment / quality

Menurut Benson et al (2004, P139-140), ada lima strategi investasi

mengenai aplikasi yang dikategorikan dalam beberapa alignment/quality.

Dengan menilai kombinasi alignment dan quality untuk aplikasi,

manajemen dapat membuat keputusan investasi berdasarkan dampak

38

bottom-line pada bisnis, dimana biaya Lights-On seharusnya dinaikan,

pengurangan seharusnya dikurangi, dan investasi apa yang mempunyai

dampak terbesar dalam bisnis.

Tabel 2.2 Kategori Strategis Investasi Berdasarkan

Penyelarasan dan Kualitas

Kategori Strategi Investasi

Abandon :

Penyelarasan rendah

Aplikasi sebaiknya tidak digunakan

lagi

Crisis :

Penyelarasan tinggi (4,5)

Dan kualitas rendah (2 atau kurang)

Aplikasi dapat direncanakan sebagai

investasi untuk meningkatkan kualitas,

khususnya dengan tingkat penyelarasan

yang tinggi

Noncritical, stabilize:

Penyelarasan cukup (3)

Penyelarasan cukup, alokasikan dana

seminimal mungkin untuk

pemeliharaan dan penambahan fitur

Improved only as needed :

Penyelarasan tinggi (4,5)

dan kualitas cukup (3)

Penyelarasan tinggi, kualitas cukup.

Alokasikan dana hanya jika benar –

benar diperlukan atau jika ada sumber

daya

Excellent, monitor:

Penyelarasan dan kualitas tinggi

(4,5)

Pantau kualitas aplikasi. Alokasikan

dana untuk menjaga nilai kualitasnya

saja

39

Gambar 2.7 Keputusan Investasi dalam Portfolio Aplikasi Lights-On

Berdasarkan Alignment / quality

b) Strategi Investasi berdasarkan hubungan dependency / quality

Menurut Benson et al (2004, p65-66), pertimbangan aplikasi portfolio

Lights-On untuk pelayanan keuangan perusahaan, melalui penilaian

penyelarasan, menilai aplikasi tersebut menurut dependency (apakah

tersebut benar – benar digunakan?) dan quality (apakah informasi yang

terdapat pada aplikasi tersebut akurat? Apakah aplikasi tersebut tersedia

jika dibutuhkan? Dan seterusnya ).

40

Tabel 2.3 Kategori Strategis Investasi Berdasarkan

Ketergantungan dan Kualitas

Kategori Strategi Investasi

Abandon :

Penyelarasan rendah

Aplikasi sebaiknya tidak digunakan lagi

Crisis :

Ketergantungan tinggi (4,5)

dan kualitas rendah (2 atau kurang)

Aplikasi dapat direncanakan sebagai

investasi untuk meningkatkan kualitas,

khususnya dengan tingkat

ketergantungan yang tinggi

Noncritical, stabilize:

Ketergantungan cukup (3)

Penyelarasan cukup, alokasikan dana

seminimal mungkin untuk pemeliharaan

dan penambahan fitur

Improved only as needed :

Penyelarasan tinggi (4,5)

dan kualitas cukup (3)

Ketergantungan tinggi, kualitas cukup.

Alokasikan dana hanya jika benar –

benar diperlukan atau jika ada sumber

daya

Excellent, monitor:

Ketergantungan dan kualitas tinggi

(4,5)

Pantau kualitas aplikasi. Alokasikan

dana untuk menjaga nilai kualitasnya

saja

41

Gambar 2.8 Keputusan Investasi dalam Portfolio Aplikasi Lights-On

Berdasarkan Dependency / Quality

Diagram bubble nantinya digunakan untuk menunjukan relasi antara nilai

ketergantungan kualitas dan biaya dan juga untuk menunjukan relasi antara nilai

penyelarasan, kualitas, dan biaya. Besar kecilnya lingkaran dalam diagram

bubble menunjukan besarnya biaya yang diperlukan untuk tiap investasi.

2.5.13 Praktek Demand/Supply Planning

Menurut Benson et al (2994, p173), proses perencanaan yang ideal

berhadapan dengan elemen-elemen sebagai berikut :

• Inputs : Arahan strategi bisnis, portfolio dan manajemen strategis serta

pengukuran dan manajemen kinerja

• Outputs : Arahan strategi TI, perencanaan strategi TI, dan kebutuhan

strategi TI.

42

Hubungan antara perencanaan dengan proses yang

mengimplementasikannya yaitu hubungan langsung ke proses TI dan bisnis

untuk pengembangan proyek, hubungan langsung ke perencanaan tahunan TI

perusahaan.

Untuk menjalankan perencanaan strategi demand/supply kita dapat

menilai dari tabel dibawah ini. Dimana satu arahan strategi menciptakan arahan

strategi untuk penggunaan TI dan penyampaian strategi untuk TI. Harus diingat

pada tabel dibawah ini menyatakan hubungan satu dengan yang lain antara

arahan strategi bisnis dengan penyampaian arahan strategi TI.

Tabel 2.4 Strategic Intention to IT Strategic Plan

43

2.5.14 Praktek Innovation

Menurut Benson et al (2004, p187-p192), TI telah dan masih menjadi alat

pendukung utama atas berjalannya perusahaan. Tujuan dan kriterianya untuk

menuju kesuksesan telah diwujudkan pada kemampuan bereaksi atas kebutuhan

aplikasi bisnis, kemampuan infrastruktur dan pelayanan pendukung. Dengan TI,

perusahaan dapat membuat tujuan, program, strategi dan rencana. TI dapat

menciptakan dan membedakan produk, pasar dan konsumen yang potensial. Oleh

karena itu , kegiatan innovation merupakan salah satu kegiatan terpenting yang

harus dilakukan oleh perusahaan terutama di bidang TI.

Innovation pada NIE terdiri dari empat komponen, yaitu:

• Business and Technology Monitoring (pemantauan bisnis dan teknologi):

meninjau kembali manajemen bisnis dan TI dari faktor perubahan bisnis

dan teknologi apa yang akan memberikan pengaruh bisnis (Apa saja

perubahan yang mempengaruhi perusahaan?)

• Innovation Visioning (visi Inovasi): mengembangkan alternatif visi atau

arah bagi perusahaan, merespon perubahan bisnis dan TI serta memperoleh

kesepakatan atas alternatif visi (Apa yang dapat kita lakukan?)

• Business Context and Choices (konteks dan pilihan bisnis): memberikan

pilihan mengenai visi atau arah bagi perusahaan yang menjelaskan

bagaimana bisnis dapat berfungsi (Apa yang harus kita lakukan?)

• Actionable Innovation (Inovasi yang dapat ditindaklanjuti): Membentuk

skenario dan prototipe perencanaan aksi untuk innovation yang

44

menciptakan outline perencanaan yang dapat dilakukan. (Apa yang akan

kita lakukan?)

2.5.15 Praktek Prioritization

Gambar 2.9 Pemberian Skor Prioritas Pada Proyek

Menurut Benson et al (2004, p141-145), Dasar dari prioitas bisnis

merupakan alat untuk menilai dampak dari bottom line dari TI proyek dan

memakai sumber daya yang paling terpercaya. Prioritization memfokuskan

untuk menaksir nilai bisnis dalam kaitannya dengan dampak bottom line, dari

investasi TI yang diusulkan. Skor portfolio proyek TI untuk dampak diambil dari

business value scorecard yang terdiri atas arahan strategi beserta bobot dan diisi

oleh orang-orang yang berperan penting.

45

Tabel 2.5 Contoh Investasi Portfolio Proyek

Menurut Benson et al (2004, p135-136), tabel diatas menunjukan jenis-

jenis proyek pada serangkaian dampak pada lapisan bawah. Rangkaian tersebut

merupakan hasil penilaian dari tiap-tiap proyek arahan strategi bisnis.

2.5.16 Praktek Alignment

Menurut Benson et al (2004, p150-156), praktek Prioritization

memungkinkan manajemen untuk menyetujui sumber daya untuk inisiatif TI

yang diusulkan berdasarkan pada dampak bottom-line dan hubungannya terhadap

strategic intention, maka praktek alignment yang telah ada. Tiga Bagian Praktek

Alignment:

1. Strategic Alignment

Memusatkan penyelarasan pada empat aset TI (aplikasi, infrastruktur,

layanan, dan manajemen) terhadap strategic intention.

46

Tabel 2.6 Alignment Data

2. Internal IT Alignment

Memusatkan seberapa baik empat aset TI untuk konsisten satu dengan

lainnya, dan seberapa baik layanan dan infrastruktur mendukung

kelompok aset aplikasi.

3. Functional Alignment

Memusatkan service level, quality, dan technology intensity of use untuk

tiap kelompok aset TI.