AUDIT SIKLUS PENGGAJIAN DAN PERSONALIA

Siklus penggajian dan personalia (payroll and personnel cycle) melibatkan pekerjaan dan pembayaran kepada semua karyawan. Tenaga kerja adalah pertimbangan yang penting dalam penilaian persediaan perusahaan manufaktur, perusahaan konstruksi, dan industry lainnya. Penilaian dan pengalokasian tenaga kerja yang tidak tepat dapat menimbulkan salah saji laba bersih yang material.

Dalam audit yang umum, perbedaan utama antara siklus penggajian dan personalia serta siklus lainnya meliputi :

Hanya ada satu siklus transaksi untuk penggajian. Sebagian besar siklus lainnya memasukkan setidaknya dua kelas transaksi.

Transaksi pada umumnya jauh lebih signifikan ketimbang akun neraca terkait. Akun akun yang terkait dalam penggajian seperti misalnya penggajian akrualdan potongan pajak biasanya bernilai kecil dibandingkan dengan total transaksi selama tahun bersangkutan.

Pengendalian internal terhadap penggajian sudah efektif bagi hampir semua perusahaan, bahkan perusahaan kecil sekalipun.

Akun dan Transaksi dalam Siklus Penggajian dan Personalia

Tujuan keseluruhan dari audit siklus penggajian dan personalia adalah untuk mengevaluasi apakah saldo akun yang terpengaruh oleh siklus tersebut telah dinyatakan secara wajar sesuai degan prinsip-prinsip akuntansi yang diterima umum.

Akun yang umum dalam siklus penggajian dan personalia umumnya dijelaskan dengan akun T. Dalam sebagian besar sistem, akun gaji dan upah akrual hanya digunakan pada akhir periode akuntansi. Selama periode berjalan, beban baru akan dicatat apabila karyawan telah benar-benar dibayar dan bukan ketika biaya tenaga kerja terjadi. Akrual untuk tenaga kerja dicatat dengan ayat jurnal penyesuaian pada akhir periode bagi setiap biaya tenaga kerja yang dihasilkan tetapi belum dibayar.

Fungsi Bisnis Dalam Siklus Penggajian dan Personalia Serta Dokumen dan Catatan Terkait

1. Personalia dan Kesempatan Kerja

Departemen sumber daya manusia menyediakan sumber yang independen untuk mewawancarai dan merekrut personil yang memenuhi kualifikasi. Departemen tersebut juga merupakan sumber catatan yang independen nagi verifikasi internal atas informasi upah.

Catatan personalia

Meliputi data seperti tanggal mulai bekerja, investigasi personil, tingkat pembayaran, pembayaran, pengurangan yang diotorisasi, evaluasi kinerja, dan tanggal berhenti bekerja.

Formulir otorisasi pengurangan

DEAMY FILIANTO NUGROHOF0311035

Formulir ini digunakan untuk mengotorisasi pengurangan gaji, termasuk jumlah pembebasan untuk pemotongan pajak penghasilan dan program tabungan lainnya, obligasi tabungan, serta iuran serikat pekerja.

Formulir otorisasi tingkat pembayaran

Digunakan untuk mengotorisasi tingkat pembayaran. Sumbernya adalah kontrak tenaga kerja, otorisasi oleh manajemen, atau otorisasi dari dewan direksi.

2. Pencatatan dan Persiapan Penggajian

Pencatatan waktu dan persiapan penggajian mempengaruhi secara langsung beban penggajian setiap periode. Untuk mencegah salah saji dalam empat aktivitas berikut, diperlukan penggajian yang memadai :

a. Penyiapan kartu waktu oleh karyawan

b. Pengikhtisaran dan penghitungan pembayaran kotor, pengurangan, dan pembayaran bersih

c. Penyiapan cek gaji

d. Penyiapan catatan gaji

Kartu waktu - Dokumen yang mengindikasikan waktu per jam karyawan mulai dan berhenti bekerja setiap hari serta jumlah jam kerja karyawan.

Tiket waktu pekerjaan - Formulir yang menunjukkan pekerjaan mana yang dikerjakan karyawan selama periode waktu tertentu.

File transaksi penggajian - File ini mencantumkan semua transaksi penggajian yang diproses oleh sistem akuntansi selama suatu periode.

Jurnal atau daftar penggajian - Laporan ini dibuat dari file transaksi penggajian dan umumnya mencantumkan nama karyawan, tanggal, jumlah penggajian kotor dan bersih, jumlah pemotongan, serta klasifikasi akun atau klasifikasi setiap transaksi.

File induk penggajian - File komputer yang digunakan untuk mencatat transaksi penggajian bagi setiap karyawan dan mempertahankan total upah karyawan yang dibayar selaa tahun tersebut hingga tanggal saat ini.

Cek gaji - Cek gaji ditulis dan kemudian diserahkan kepada karyawan sebagai pertukaran atas jasa yang dilaksanakannya. Jumlah dalam cek tersebut merupakan pembayaran kotor dikurangi pajak dan pemotongan lainnya.

Rekonsiliasi rekening bank penggajian - Rekonsiliasi bank independen merupakan hal yang penting bagi semua akun kas termasuk penggajian, untuk menemukan kesalahan dan kecurangan.

3. Penyiapan SPT Pajak Penggajian dan Pembayaran Pajak

Sebagian besar sistem penggajian yang terkomputerisasi menyiapkan SPT Pajak penggajian dengan menggunakan informasi tentang transaksi penggajian dan file induk. Untuk mencegah salah saji dan kewajiban pajak serta penalti yang potensial, individu yang kompeten harus memverifikasi output secara independen.

Formulir W2 - Formulir yang dikirim ke setiap karyawan yang mengikhtisarkan penghasilan karyawan selama tahun kalender, termasuk pembayaran kotor, pemotongan pajak penghasilan, dan pemotongan jaminan sosial.

SPT pajak penghasilan - Formulir yang diserahkan ke unit pemerintah lokal, negara bagian, dan federal untuk menunjukkan pembayaran pajak yang dipotong dan pajak perusahaan.

Metodologi Untuk Merancang Pengujian Pengendalian dan Pengujian Substantif Atas Transaksi

Pengendalian internal untuk pengujian biasanya sangat terstruktur dan terkendali dengan baik untuk mengelola pengeluaran kas, meminimalkan keluhan dan ketidakpuasan para karyawan, serta meminimalkan kecurangan penggajian.

Pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi merupaka bagian paling penting dalam menguji penggajian, namun hal ini tidak bersifat ekstensif. Banyak auditor menghadapi resiko salah saji material yang rendah, walaupun penggajian seringkali menjadi bagian yang signifikan dari total beban. Ada tiga alasan untuk hal ini :

a. Karyawan kemungkinan besar akan mengajukan keluhan kepada manajemen jika mereka dibayar terlalu rendah.

b. Semua transaksi penggajian secara tipikal seragam dan tidak rumit.

c. Transaksi penggajian merupakan subjek audit pemerintah negara bagian dan federal meyangkut pemotongan pajak penghasilan, jaminan sosial, dan pajak pengangguran.

Untuk pengujian transaksi penjualan dan penerimaan kas, pengendalian internal, pengujian pengendalian, dan pengujian substantif atas transaksi bagi setiap tujuan audit yang berkaitan dengan transaksi, kita harus mengenal hal – hal berikut :

a. Pengendalian internal bervariasi dari perusahaan ke perusahaan; karena itu, auditor harus mengidentifikasi pengendalian, defisiensi yang signifikan, dan kelemahan yang material untuk setiap organisasi.

b. Pengendalian yang akan digunakan oleh auditor untuk mengurangi penilaian risiko pengendalian harus diuji dengan pengujian pengendalian.

c. Jika klien merupakan perusahaan publik, tingkat pemahaman pengendalian dan luas pengujian pengendalian harus mencukupi untuk menerbitkan opini tentang keefektifan pengendalian internal terhadap pelaporan keuangan.

d. Pengujian substantif atas transaksi bervariasi tergantung pada resiko pengendalian yang dinilai dan pertimbangan audit lainnya.

e. Pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi akan digabungkan jika memungkinkan dan dilaksanakan dengan cara senyaman mungkin, dengan menggunakan program audit format kinerja.

Pengendalian kunci bagi siklus penggajian dan personalia untuk menilai risiko pengendalian:

a. Pemisahan tugas yang memadai

b. Otorisasi yang tepat

c. Dokumen dan Catatan yang memadai

d. Pengendalian Fisik Terhadap Aktiva dan Catatan

e. Pengecekan yang Independen atas Kinerja

f. Penyiapan Formulir Pajak Penggajian

g. Pengujian atas Karyawan yang Tidak Ada

h. Pengujian atas Kecurangan Waktu

Metodologi Untuk Merancang Pengujian Atas Rincian Saldo

Auditor akan mengikuti metodologi untuk merancang pengujian atas rincian saldo setelah menyelesaikan penilaian resiko pengendalian dan melaksanakan pengujian pengendalian serta pengujian substantif atas transaksi serta menilai kemungkinan salah saji akun laporan keuangan dalam siklus penggajian dan personalia.

Tahapan metodologi untuk merancang pengujian atas rincian saldo untuk kewajiban penggajian adalah sebagai berikut :

a. Mengidentifikasi resiko bisnis klien yang mempengaruhi akun kewajiban penggajian.

b. Menetapkan salah saji yang dapat ditoleransi dan menilai resiko inheren untuk akun kewajiban penggajian.

c. Menilai resiko pengendalian untuk siklus penggajian dan personalia.

d. Merancang dan melaksanakan pengujian pengendalian serta pengujian substantif atas transaksi untuk siklus penggajian dan personalia.

e. Merancang dan melaksanakan prosedur analitis untuk akun kewajiban penggajian.

f. Merancang pengujian atas rincian saldo akun kewajiban penggajian untuk memenuhi tujuan audit yang berkaitan dengan saldo.

Dua tujuan audit yang berkaitan dengan saldo yang utama dalam menguji kewajiban penggajian adalah :

a. Akrual dalam neraca saldo telah dinyatakan pada jumlah yang benar (Keakuratan).

b. Transaksi dalam siklus penggajian dan personalia telah dicatat pada periode yang benar (Pisah Batas).

Perhatian utama dalam kedua tujuan itu adalah untuk memastikan bahwa tidak ada kurang saji atau akrual yang dihilangkan. Berikut ini adalah beberapa akun kewajiban yang utama dalam siklus penggajian dan personalia :

1. Jumlah Potongan dari Gaji Karyawan

2. Gaji dan Upah Akrual

3. Komisi Akrual

4. Bonus Akrual

5. Pembayaran Cuti Liburan, Cuti Sakit, atau Tunjangan Akrual Lainnya

6. Pajak Penggajian Akrual

7. Pengujian atas Rincian Saldo untuk Akun Beban

8. Kompensasi Pejabat

9. Komisi

10. Beban Pajak Penggajian

11. Total Penggajian

12. Tenaga Kerja Kontrak

13. Tujuan Penyajian dan Pengungkapan