Membuat Aplikasi Sederhana dengan Microsoft Access 2007 Sistem Informasi Koperasi (Modifikasi dari Kuliah Umum IlmuKomputer.Com Copyright 2003 Agus Haryanto)

September 2013 D3-FTI UKSW Edna Maria, S.Kom

2

Pendahuluan Untuk Apa sih kita belajar microsoft Access ? Microsoft Access adalah suatu aplikasi yang dapat membantu kita membuat sebuah aplikasi database dalam waktu yang relatif singkat. Biasanya digunakan untuk pembuatan aplikasi aplikasi yang kecil. Misalnya Program untuk Kasir di koperasi, penjualan untuk toko, dll. Sebelum mulai belajar jangan lupa berdoa dulu kemudian tanamkan pada diri anda bahwa Microsoft Access itu gampang dan mudah dipelajari. Kuatkan keyakinan pada diri anda bahwa anda dapat menguasainya. Di Microsoft Access ada bagian apa aja sih ?

a. Table digunakan untuk menyimpan data. b. Query digunakan untuk memanipulasi data. c. Form digunakan untuk frontend aplikasi. Biasanya untuk menampilkan data, menambah data dll. d. Report digunakan untuk membuat laporan. e. Macro digunakan untuk melakukan satu atau beberapa fungsi. f. Switchboard digunakan untuk memfasilitasi organisasi menu dalam suatu program aplikasi yang

dirancang dengan Ms. Access. Merupakan form pembuka pada waktu pertama kali menjalankan program.

Bagaimana memulai Microsoft Access ?

1. Klik Start pilih Program lalu pilih Microsoft Access 2007.

2. Setelah terbuka jendela Access Klik Office Button New, untuk membuat aplikasi baru

ketikkan pada Blank Database File Name : Koperasi 562012xxx nim masing masing. Kemudian arahkan penyimpanan ke drive V folder masing masing dengan menekan icon . Kemudian klik tombol Create.

3

Table Apa sih Table itu ? Table adalah tempat untuk menyimpan data. Contohnya data barang disimpan di table barang. Kenapa kita harus buat table ? Karena kalau kita tidak buat table kita tidak dapat menyimpan data, Jika tidak ada data yang disimpan data tidak dapat diproses. Langkah membuat Table :

1. Pada Ribbon Create pilih Table Design. 2. Pada jendela table ketikan field-field table Barang beserta tipe datanya :

Table Barang dengan nama Tbl_Barang No Field Tipe data Keterangan 1. *Kode_Barang Text (4) Kode untuk Barang 2. Nama_barang Text (30) Nama Barang 3. Satuan Text (10) Satuan Jumlah Barang 4. Harga Number Harga Barang * Primary Key

Jangan lupa tentukan Kode_Barang sebagai Primary Key, seperti pada gambar Tbl_Barang di bawah ini :

3. Simpan atau Klik Save. Ketikkan Nama Table, karena table ini berkaitan dengan Barang maka simpanlah dengan nama Tbl_Barang .

4. Table Barang sudah selesai dibuat. Tutup table untuk membuat table-table lainnya. Buatlah Table karyawan, Header_Penjualan dan detail penjualan dengan spesifikasi sebagai berikut :

4

Table Karyawan simpan dengan nama Tbl_Karyawan No Field Tipe data Keterangan 1. *NIK Text (5) Nomor Induk Karyawan 2. Nama_Karyawan Text (30) Nama Karyawan 3. Bagian Text (10) Bagian Karyawan * Primary Key Table Header_Penjualan simpan dengan nama Tbl_H_Pjl No Field Tipe data Keterangan 1. *No_Fak Text (5) Nomor Faktur 2. Tgl_Fak Date Tanggal Faktur 3. NIK Text (10) Nomor Induk Karyawan * Primary Key Table Detail_Penjualan simpan dengan nama Tbl_D_Pjl No Field Tipe data Keterangan 1. No_Fak Text (5) Nomor Faktur 2. Kode_Barang Text (4) Kode Barang 3. Satuan Text (10) Satuan Jumlah Barang 4. Harga Number Harga Barang 5. Jumlah Number Jumlah Barang Kemudian isilah data pada table-table yang kita telah buat, caranya klik dua kali atau open table yang ingin kita isi, kemudian isi data-datanya (cara isinya sama seperti Excel).

1. Data Tbl_Barang :

2. Data Tbl_Karyawan :

5

3. Data Tbl_H_Pjl :

4. Data Tbl_D_Pjl :

Q u e r y Query adalah 'permintaan data' kita berupa bahasa bisnis, untuk mengolah data dalam tabel-tabel menjadi satu informasi yang bisa dimengerti. Seperti mengelompokkan sepuluh penjualan terbesar oleh customer yang dimiliki. Ia bisa berdasarkan pada satu tabel saja, atau pada dua/lebih tabel, ataupun berdasarkan pada query yang telah ada.

Apa sih Manfaatnya Query ? Dengan Query kita dapat :

a. Menampilkan data-data tertentu pada suatu table, contohnya kita hanya ingin melihat data pada table barang yang kode barangnya B001.

b. Menampilkan data dari dua table atau lebih dengan syarat anatr table itu ada field yang berhubungan. Contohnya kita ingin melihat Nomor Faktur F0001 itu siapa pemiliknya. Di sini kita mengambil data dari table Header Penjualan dan Table Karyawan, sebagai penghubungnya adalah field NIK.

c. Dapat melakukan operasi perhitungan. Itulah tiga fungsi utama query. Query biasanya digunakan sebagai sumber data untuk Report dan Form. Langkah-langkah membuat Query : 1. Pada Ribbon Create pada group Others pilih

Query Design. 2. Setelah muncul Jendela Show Table pilih table

Tbl_Barang yang akan dipakai dalam Query, 3. misalnya kita pakai table Barang. Klik

Tbl_Barang lalu klik Add. Jika tidak ada table yang ingin dipakai lagi klik tombol Close. Keterangan a. Field = Nama Field yang ingin

ditampilkan. b. Table = Nama Table dari Filed tersebut c. Sort = Mengurutkan Data hasil query

6

d. Show = Mengatur Field ditampilkan atau tidak e. Criteria = Syarat dari data yang ingin ditampilkan

4. Untuk mencoba membuat query, berikut beberapa contoh :

a. Untuk menampilkan seluruh Field dan seluruh Record pada Tbl_Barang. Pada Field, klik tombol panah ke bawah pilih Tbl_Barang.*, kemudian klik tombol run dan simpan dengan nama Qry_Barang (Untuk query yang lain simpan sesuai kriteria).

b. Untuk menampilkan field-field tertentu saja. Misalnya kita hanya ingin menampilkan Field Kode_Barang dan Nama_Barang. Caranya pada Field klik tombol panah ke bawah. Pilih Field Kode_Barang, arahkan kursor ke sebelahnya lalu klik tombol panah ke bawah pilih Nama Barang. Pastikan kotak kecil pada show tercentang (jika kotak pada show tercentang maka field akan ditampilkan, tetapi bila tidak maka field tidak di tampilkan). Bila dijalankan, maka hasilnya seperti pada gambar : (simpan dengan nama Qry_KodeBarang).

c. Untuk Menampilkan data barang Yang Kode Barangnya = B001. caranya adalah Pilih field-filed

yang akan ditampilkan pada field Kode_Barang Criterianya diketik B001.

d. Untuk Menampilkan nomor faktur F0001 siapa yang punya. Caranya pada show table Pilih table yang akan digunakan pada query, Pilih Tbl_H_Pjl lalu klik Add, Pilih Tbl_Karyawan, baru klik Close. Kita harus membuat hubungan antara table Tbl_H_Pjl dengan Tbl_Karyawan caranya adalah klik field NIK pada Tbl_H_Pjl tahan lalu geser ke arah field NIK pada Tbl_Karyawan akan muncul garis penghubung kedua table (Jika sudah ada tidak perlu membuat penghubung). Pilih Field-field yang akan ditampilkan, pada field No_Fak pada criteria diketik F0001. Setelah itu Jalankan/Run Query. Lihat gambar berikut :

5. Buatlah query dengan melakukan operasi perhitungan, query ini dibuat untuk subform penjualan.

Caranya :

7

a. Buat Query baru, klik Query Design pada Ribbon Create, lalu pada show table pilih tbl_D_Pjl klik Add, klik close. Pada jendela Query buat Query seperti di bawah ini :

b. Pada kolom terakhir field ketikkan Total Harga:[harga]*[jumlah]. Jika dijalankan hasilnya :

c. Simpan Query dengan nama Qry_Detail_Penjualan.

6. Query itu ada beberapa jenis yaitu :

a. Select Query (yang sedang kita praktekkan). Untuk menampilkan data. b. Crosstab Query (Untuk mengelompokkan data dengan proses perhitungan, mencacah banyak

data) c. Make-Table Query (Untuk Menyimpan Data hasil Query ke dalam table baru) d. Update Query (Untuk meng-update nilai dari suatu record atau field) e. Append Query (Untuk memasukan data hasil query ke dalam table) f. Delete Query (Untuk menghapus data pada table)

Form Form digunakan untuk merepresentasikan ke user atau menerima inputan dari user data. Data dalam tabel/query dalam bentuk interface grid, tombol, dan lain-lain kontrol windows. Form dalam access bisa dimasukkan ke dalam form lain sebagai control sub form, biasanya jika bekerja dalam transaksi master-detail. 1. Membuat form dengan bersumber dari

objek Tables/Queries caranya : a. Klik tanda pada jendela Object. b. Pilih Tables/Queries yang akan dijadikan

form. c. Pada Ribbon Create Form pada group

Forms, kemudian pada layar monitor akan langsung ditampilkan hasil akhir form.

8

2. Membuat blank form atau form kosong caranya : a. Pada Ribbon Create Blank Form pada group Forms, kemudian pada layar monitor akan langsung

ditampilkan form kosong. b. Masukkan field table/query dengan memilih icon Add Existing Fields pada Form Layout Tools,

kemudian akan muncul jendela task pane seperti pada gambar : c. Masukkan field dari table sumber dengan cara drag n drop dari field list ke form kosong.

3. Buatlah form dengan cara lain yaitu klik icon pada Ribbon Create. Masukkan Field List Tbl_Barang kemudian desain sesuai contoh, kemudian simpan form dengan nama Frm_Barang. Gunakan controls object yang terdapat pada Form Design Tools. Untuk menjalankan form pilih tombol Form View. Lihat gambar di bawah ini :

9

4. Tambahkan Label untuk membuat Judul Form. Pada Toolbox klik Label lalu gambarkan di Form Kemudian di dalam label tersebut ketikan Maintenance Data Barang

5. Tambahkan combo box untuk mencari kode barang dan button tambah, hapus, simpan dan keluar form.

6. Untuk membuat combo box klik icon pada controls (pastikan tombol use control wizards aktif). Kemudian ikuti langkah seperti pada gambar. Setelah combo box wizard muncul, pilih Find a record on my form based on the value I selected in my combo box. Kemudian klik tombol next. Pilih Field Kode Barang lalu klik next. Setelah klik next tulis Klik di sini untuk mencari Kode Barang, kemudian klik Finish untuk mengakhiri.

7. Tambahkan Tombol untuk menambah data caranya. Pada toolbox klik Command Button lalu

letakkan pada Form akan muncul jendela Command Button Wizards, pada Categories pilih Record Operations, pada Actions Pilih Add New Record. Klik Next pada Text ketik Tambah lalu klik Next, ketikan nama untuk command button ini ketik saja cmd_Tambah lalu klik Finish.

8. Tambahkan Tombol untuk menghapus data, caranya : Pada toolbox klik Command Button lalu letakan pada Form akan muncul jendela Command Buttom Wizards, Pada Categories pilih Record Operations, pada Actions Pilih Delete Record. Klik Next pada Text ketik Hapus lalu klik Next, ketikan nama untuk command button ini ketik saja cmd_Hapus lalu klik Finish.

9. Tambahkan Tombol untuk menyimpan data caranya. Pada toolbox klik Command Button lalu letakan pada Form akan muncul jendela Command Button Wizards, Pada Categories pilih Record Operations, pada Actions Pilih Save Record. Klik Next pada Text ketik Simpan lalu klik Next, ketikan nama untuk command button ini ketik saja cmd_Simpan lalu klik Finish.

10. Tambahkan Tombol untuk Keluar dari Form caranya. Pada toolbox klik Command Button lalu letakan pada Form akan muncul jendela Command Buttom Wizards, Pada Categories pilih Form

10

Operations, pada Actions Pilih Close Form. Klik Next pada Text ketik Keluar lalu klik Next, ketikan nama untuk command button ini ketik saja cmd_Keluar lalu klik Finish.

Pembuatan Form Data Barang sudah selesai dan silahkan di test apakah tombol-tombol yang ada sudah berfungsi dengan benar. Agar Form kelihatan lebih bagus anda bisa mendesain letak-letak control menurut selera kita.

Pada Form di atas Dividing Line, Record Selector, ScrollBar dan Navigation Button masih muncul untuk menghilangkannya masuk ke mode design lalu klik kotak ujung kanan atas Form kemudian klik kanan lalu pilih properties (ini dilakukan jika jendela properties belum ada). Pada jendela properties set propertiesnya seperti gambar di bawah ini :

11

Form & Subform

Sekarang saatnya kita buat Form Penjualan. Biasanya Karyawan kalau Belanja itu lebih satu barang. untuk itu kita perlu membuat form yang dapat mengakomodasi keperluan tersebut. Form Penjualan terdiri dari Form Penjualan dan Form Detail Penjualan sebagai sub form, cara membuatnya : Membuat Sub Form Detail Penjualan 1. Pilih Qry_Detail_Penjualan sebagai sumber datanya, kemudian pada Menu Create

Forms klik more forms Datasheet, setelah form baru muncul, pada design view hapus field No_Fak .

2. Beri Judul Form dengan mengetikkan Form Detail Penjualan pada property sheet-Form-Caption, lalu atur hasilnya terlihat seperti gambar dibawah ini :

3. Form ini digunakan untuk memasukan data detail barang yang dibeli karyawan, dengan tampilan

yang sekarang tentu masih kurang untuk itu kita harus memodifikasinya. Kita Ingin agar pada saat kita mengetikan kode_barang maka Nama Barang dan Harga Satuannya akan langsung muncul kita masukan Jumlah maka Total Harga akan muncul. Caranya : a. Masuk pada mode design. b. Hapus Textbox Kode Barang beserta labelnya, klik Combo Box letakan pada tempat textbox kode

barang yang telah kita hapus. c. Pada Jendela Combo Box Wizards ikuti gambar-gambar di bawah ini :

12

.

4. Simpan Form dengan nama frm_Detail_Penjualan. Lalu Combo box sudah ada pada form kita, ubah properties name-nya menjadi cb_Kode_Barang.

5. Setelah mengubah nama combo box, pada Property Sheet Event After Update Klik panah ke bawah pilih Event Procedure, lalu klik tombol ...

6. Setelah muncul jendela Microsoft Visual Basic, tulis kode untuk kode barang, seperti ada seperti gambar berikut :

Efek dari kode di atas pada saat form dijalankan yaitu, jika kita pilih salah satu kode barang pada Combo Box maka secara otomatis satuan dan harga barang akan muncul.

7. Tambahkan satu text box di bagian Footer Form Pada Properties name-nya Isi dengan SubTotal, di kotak text box tersebut ketikan = Sum([Total Harga]) .

Membuat Form Penjualan 1. Buatlah Form dengan memasukkan sumber data dari Tbl_H_Pjl

dengan field No_Fak, Tgl_Fak, NIK (dibuat dengan combo box

13

wizard untuk memunculkan NIK, Nama Karyawan dan Bagian saat combo box NIK di klik, beri nama pada property sheet cb_NIK).

2. Beri script vb (cara seperti membuat script

cb_Kode_Barang pada cb_NIK agar saat di klik Nama karyawan dan Bagian muncul secara otomatis. Kemudian ketikan seperti di bawah ini :

3. Pada Toolbox klik Subform letakkan di

bawah textbox Bagian, akan mucul jendela subForm Wizards. Ikuti langkah-langkahnya seperti di bawah ini :

4. Beri nama Subform_Detail_Penjualan. Setelah klik Finish maka design formnya menjadi seperti ini :

14

5. Pada ToolBox klik TextBox letakkan di bawah Subform_Detail_Penjualan. Pada Kotak textbox ketikan =Subform_Detail_Penjualan.Form!SubTotal lalu beri label Total Biaya yang harus dibayar :

6. Tambahkan Tombol Tambah, Hapus, Simpan dan Keluar seperti pada Form Barang. 7. Aturlah letak-letak textbox dan kontrol-kontrol lainnya yang ada pada form agar form kelihatan

menarik, tambahkan label untuk memberi judul form. Setelah semua selesai jangan lupa disimpan, simpan form dengan nama frm_penjualan.

Report Report, seperti halnya form, digunakan untuk merepresentasikan hasil olahan data menjadi informasi yang siap di cetak di lembaran kertas. Mengapa kita perlu membuat Report ?. Jika Atasan Anda meminta laporan penjualan kepada anda, tentunya anda akan segera menyiapkannya anda bisa mencetak table penjualan sebagai laporan tetapi hasil cetakannya tidak seperti laporan yang diinginkan. Cara yang terbaik adalah dengan membuat Laporan Penjualan tersebut dengan menggunakan Report. Dengan Report kapanpun Laporan dibutuhkan maka dengan cepat kita dapat menyediakannya. Bagaiamana Cara Membuat ? Report dapat dibuat dengan dua cara yaitu manual dan wizards. Pada tutorial terdapat beberapa contoh pembuatan report, anda tinggal mengikuti langkah-langkah pembuatannya. Pembuatan Report Report Struk Penjualan digunakan untuk mencetak struk barang-barang yang dibeli karyawan. 1. Sebelum kita buat reportnya terlebih dulu kita buat sumber data untuk report ini. Sumber data

sebuah report bisa dari table atau dari Query. Untuk keperluan ini kita akan membuat Query Struk, Berikut Design untuk Query Struk :

2. Pada Criteria No_Fak ketikan [Forms]![frm_Penjualan]![No_Fak]. 3. Tambahkan satu field dengan nama Total untuk menghitung hasil kali dari field harga dan jumlah,

caranya ketikkan : Total:[Harga]*[Jumlah], kemudian simpan dengan nama qry_Struk.

15

4. Kemudian untuk membuat Report, pada ribbon create pilih Report Wizard, ikuti langkah-langkahnya sebagai berikut :

Klik dua kali No_Fak untuk menghasilkan gambar seperti diatas baru klik next.

5. Setelah klik finish tampilan report struk seperti gambar di bawah ini :

16

6. Atur posisi kontrol-kontrol yang ada pada report sehingga menjadi seperti ini :

7. Pada No_Fak Header klik kanan pilih Sorting and Grouping. Pada Group on No_Fak Pilih with a

footer section (Agar No_Fak Footer ditampilkan sebagi tempat text box untuk Total biaya yang harus dibayar).

8. Pada No_Fak Footer Tambahkan Textbox, pada labelnya ketikan Total Biaya yang harus dibayar

dan pada Textboxnya ketikan =Sum([Total]). 9. Pada Toolbox klik Line lalu gambarkan di atas textbox Total yang harus dibayar (Garis lurus selebar

halaman).

17

10. Simpan Report yang telah kita buat ini. 11. Jika kita jalankan Report saat ini maka akan muncul input box Enter parameter Value, Isi saja

dengan F0001. Input box ini muncul disebabkan karena kita menjalankan report bukan dari form Penjualan.

12. Report Struk digunakan untuk mencetak struk untuk karyawan. Berarti Report ini digunakan pada

saat terjadinya transaksi penjualan. Untuk itu masuk ke mode design form penjualan, tambahkan satu command button untuk mencetak struk. Caranya yaitu klik command button pada tool bar, letakkan di form akan muncul wizard, ikuti seperti di bawah ini :

13. Terakhir klik finish, kemudian simpan form.

18

1. Pembuatan laporan/report penjualan menurut periode. Digunakan untuk mencetak rincian penjualan yang terjadi dalam periode yang telah ditentukan. Berikut langkah-langkah pembuatan report ini : a. Buat Sumber datanya yaitu dengan membuat querynya, buat design-nya seperti di bawah ini :

2. Pada field tgl_Fak criteria ditulis :

>=[Forms]![frmLaporan]![txtAwal] And = Tanggal yang diketikkan pada txtAwal frmLaporan dan

19

Simpan dengan nama qry_PejualanAll sebagai sumber data untuk membuat Laporan Penjualan Seluruhnya, simpan report dengan nama rpt_PenjualanAll.

Pembuatan Form Laporan Buat form baru. Lalu tambahkan dua buah text box masing-masing pada properti namenya diset txtAwal dan txtAkhir. Rubah labelnya menjadi masing Periode dan s/d. Tambahkan tombol untuk menampilkan report pejualan by periode dan penjualan seluruhnya, serta satu tombol Keluar dari Form kemudian simpan dengan nama frmLaporan.

20

Switchboard

Semua Form dan Report telah selesai, sekarang kita buat Menu Utamanya. Pada Access kita dapat membuat menu utama dengan memakai SwitchBoard. Caranya :

1. Klik Menu Database Tools-Switchboard Manager. Jika muncul pertanyaan. Would You like to create one? Pilih Yes.

2. Pada Jendela Switchboard Manager klik New.

3. Pada Jendela Edit Switchboard Manager Beri nama Switchboard Menu Utama lalu klik New untuk membuat sub menu lalu arahkan sesuai dengan form / report yang akan dibuka.

4. Aturlah supaya switchboard muncul langsung pada saat file access dibuka pertama kali. Dengan mengatur setting pada Access Options Display Form Switchboard dan beri judul Aplikasi Penjualan Koperasi. Kemudian desain semenarik mungkin.

SELAMAT BERLATIH !!! SUKSES ADA BAGI ORANG YANG MAU BERUSAHA .....