aplikasi koperasi dengan access 2007

8/15/2019 Aplikasi Koperasi Dengan Access 2007

1/20

Rangkuman kuliah access


2/20

2

PendahuluanUntuk Apa sih kita belajar microsoft Access ?

Microsoft Access adalah suatu aplikasi yang dapat membantu kita membuat sebuah aplikasi database

dalam waktu yang relatif singkat. Biasanya digunakan untuk pembuatan aplikasi – aplikasi yang kecil.

Misalnya Program untuk Kasir di koperasi, penjualan untuk toko, dll.

Sebelum mulai belajar jangan lupa berdoa dulu kemudian tanamkan pada diri anda bahwa Microsoft

Access itu gampang dan mudah dipelajari. Kuatkan keyakinan pada diri anda bahwa anda dapat

menguasainya.

Di Microsoft Access ada bagian apa aja sih ?

a.

Table digunakan untuk menyimpan data.

b.

Query digunakan untuk memanipulasi data.

c. Form digunakan untuk frontend aplikasi. Biasanya untuk menampilkan data, menambah data dll.

d. Report digunakan untuk membuat laporan.

e. Macro digunakan untuk melakukan satu atau beberapa fungsi.

f.

Switchboard digunakan untuk memfasilitasi organisasi menu dalam suatu program aplikasi yangdirancang dengan Ms. Access. Merupakan form pembuka pada waktu pertama kali menjalankan

program.

Bagaimana memulai Microsoft Access ?

1.

Klik Start pilih Program lalu pilih Microsoft Access 2007.

2.

Setelah terbuka jendela Access Klik Office Button – New, untuk membuat aplikasi baru

ketikkan pada Blank Database – File Name : “Koperasi 562012xxx” –nim masing

– masing. Kemudian arahkan penyimpanan ke drive V folder masing – masing dengan menekan

icon . Kemudian klik tombol Create.


3/20

3

TableApa sih Table itu ?

Table adalah tempat untuk menyimpan data. Contohnya data barang disimpan di table barang.

Kenapa kita harus buat table ?

Karena kalau kita tidak buat table kita tidak dapat menyimpan data, Jika tidak ada data yang disimpan

data tidak dapat diproses.

Langkah membuat Table :

1.

Pada Ribbon Create pilih Table Design.

2.

Pada jendela table ketikan field-field table Barang beserta tipe datanya :

Table Barang dengan nama ” Tbl_Barang”

No Field Tipe data Keterangan

1. *Kode_Barang Text (4) Kode untuk Barang

2. Nama_barang Text (30) Nama Barang

3. Satuan Text (10) Satuan Jumlah Barang

4. Harga Number Harga Barang* Primary Key

Jangan lupa tentukan Kode_Barang sebagai Primary Key, seperti pada gambar Tbl_Barang di bawah ini :

3.

Simpan atau Klik Save. Ketikkan Nama Table, karena table ini berkaitan dengan Barang maka

simpanlah dengan nama “ Tbl_Barang ”.

4. Table Barang sudah selesai dibuat. Tutup table untuk membuat table-table lainnya. Buatlah

Table karyawan, Header_Penjualan dan detail penjualan dengan spesifikasi sebagai berikut :


4/20

4

Table Karyawan simpan dengan nama ” Tbl_Karyawan “


1. *NIK Text (5) Nomor Induk Karyawan

2. Nama_Karyawan Text (30) Nama Karyawan

3. Bagian Text (10) Bagian Karyawan

* Primary Key

Table Header_Penjualan simpan dengan nama ” Tbl_H_Pjl “


1. *No_Fak Text (5) Nomor Faktur

2. Tgl_Fak Date Tanggal Faktur

3. NIK Text (10) Nomor Induk Karyawan

* Primary Key

Table Detail_Penjualan simpan dengan nama ” Tbl_D_Pjl “


1. No_Fak Text (5) Nomor Faktur

2. Kode_Barang Text (4) Kode Barang

3. Satuan Text (10) Satuan Jumlah Barang

4. Harga Number Harga Barang

5. Jumlah Number Jumlah Barang

Kemudian isilah data pada table-table yang kita telah buat, caranya klik dua kali atau open table yang

ingin kita isi, kemudian isi data-datanya (cara isinya sama seperti Excel).

1.

Data Tbl_Barang :

2.

Data Tbl_Karyawan :


5/20

5

3.

Data Tbl_H_Pjl :

4.

Data Tbl_D_Pjl :

Q u e r yQuery adalah 'permintaan data' kita berupa bahasa bisnis, untuk mengolah data dalam tabel-tabel menjadi satu

informasi yang bisa dimengerti. Seperti mengelompokkan sepuluh penjualan terbesar oleh customer yang dimiliki.

Ia bisa berdasarkan pada satu tabel saja, atau pada dua/lebih tabel, ataupun berdasarkan pada query yang telah

ada.

Apa sih Manfaatnya Query ?

Dengan Query kita dapat :

a. Menampilkan data-data tertentu pada suatu table, contohnya kita hanya ingin melihat data pada table

barang yang kode barangnya “B001”.

b.

Menampilkan data dari dua table atau lebih dengan syarat anatr table itu ada field yang berhubungan.Contohnya kita ingin melihat Nomor Faktur “F0001” itu siapa pemiliknya. Di sini kita mengambil data dari

table Header Penjualan dan Table Karyawan, sebagai penghubungnya adalah field NIK.

c. Dapat melakukan operasi perhitungan.

Itulah tiga fungsi utama query. Query biasanya digunakan sebagai sumber data untuk Report dan Form.

Langkah-langkah membuat Query :

1. Pada Ribbon Create pada group Others pilih

Query Design.

2. Setelah muncul Jendela Show Table pilih table

Tbl_Barang yang akan dipakai dalam Query,

3.

misalnya kita pakai table Barang. KlikTbl_Barang lalu klik Add. Jika tidak ada table

yang ingin dipakai lagi klik tombol Close.

Keterangan

a.

Field = Nama Field yang ingin

ditampilkan.

b. Table = Nama Table dari Filed tersebut

c.

Sort = Mengurutkan Data hasil query


6/20

6

d.

Show = Mengatur Field ditampilkan atau tidak

e.

Criteria = Syarat dari data yang ingin ditampilkan

4.

Untuk mencoba membuat query, berikut beberapa contoh :

a.

Untuk menampilkan seluruh Field dan seluruh Record pada Tbl_Barang. Pada Field, klik tombol

panah ke bawah pilih Tbl_Barang.*, kemudian klik tombol run dan simpan dengan nama

Qry_Barang (Untuk query yang lain simpan sesuai kriteria).

b.

Untuk menampilkan field-field tertentu saja. Misalnya kita hanya ingin menampilkan Field

Kode_Barang dan Nama_Barang. Caranya pada Field klik tombol panah ke bawah. Pilih Field

Kode_Barang, arahkan kursor ke sebelahnya lalu klik tombol panah ke bawah pilih Nama

Barang. Pastikan kotak kecil pada show tercentang (jika kotak pada show tercentang maka field

akan ditampilkan, tetapi bila tidak maka field tidak di tampilkan). Bila dijalankan, maka hasilnya

seperti pada gambar : (simpan dengan nama Qry_KodeBarang).

c.

Untuk Menampilkan data barang Yang Kode Barangnya = B001. caranya adalah Pilih field-filed

yang akan ditampilkan pada field Kode_Barang Criterianya diketik B001.

d.

Untuk Menampilkan nomor faktur “F0001” siapa yang punya. Caranya pada show table Pilih

table yang akan digunakan pada query, Pilih Tbl_H_Pjl lalu klik Add, Pilih Tbl_Karyawan, baru

klik Close. Kita harus membuat hubungan antara table Tbl_H_Pjl dengan Tbl_Karyawan caranya

adalah klik field NIK pada Tbl_H_Pjl tahan lalu geser ke arah field NIK pada Tbl_Karyawan “akan

muncul garis penghubung kedua table” (Jika sudah ada t idak perlu membuat penghubung) .

Pilih Field-field yang akan ditampilkan, pada field No_Fak pada criteria diketik “F0001”. Setelah

itu Jalankan/Run Query. Lihat gambar berikut :

5.

Buatlah query dengan melakukan operasi perhitungan, query ini dibuat untuk subform penjualan.

Caranya :


7/20

7

a. Buat Query baru, klik Query Design pada Ribbon Create, lalu pada show table pilih tbl_D_Pjl klik

Add, klik close. Pada jendela Query buat Query seperti di bawah ini :

b.

Pada kolom terakhir field ketikkan “Total Harga:[harga]*[jumlah]”. Jika dijalankan hasilnya :

c. Simpan Query dengan nama Qry_Detail_Penjualan.

6.

Query itu ada beberapa jenis yaitu :

a.

Select Query (yang sedang kita praktekkan). Untuk menampilkan data.

b.

Crosstab Query (Untuk mengelompokkan data dengan proses perhitungan, mencacah banyak

data)

c.

Make-Table Query (Untuk Menyimpan Data hasil Query ke dalam table baru)

d.

Update Query (Untuk meng-update nilai dari suatu record atau field)

e.

Append Query (Untuk memasukan data hasil query ke dalam table)f.

Delete Query (Untuk menghapus data pada table)

FormForm digunakan untuk merepresentasikan ke user atau menerima inputan dari user data. Data dalam

tabel/query dalam bentuk interface grid, tombol, dan lain-lain kontrol windows. Form dalam access bisa

dimasukkan ke dalam form lain sebagai control sub form, biasanya jika bekerja dalam transaksi master-

detail.

1.

Membuat form dengan bersumber dari

objek Tables/Queries caranya :

a.

Klik tanda pada jendela Object.b.

Pilih Tables/Queries yang akan dijadikan

form.

c.

Pada Ribbon Create Form pada group

Forms, kemudian pada layar monitor

akan langsung ditampilkan hasil akhir

form.


8/20

8

2.

Membuat blank form atau form kosong caranya :

a.

Pada Ribbon Create Blank Form pada group Forms, kemudian pada layar monitor akan langsung

ditampilkan form kosong.

b.

Masukkan field table/query dengan memilih icon Add Existing Fields pada Form Layout Tools,

kemudian akan muncul jendela task pane seperti pada gambar :

c.

Masukkan field dari table sumber dengan cara drag n drop dari field list ke form kosong.

3.

Buatlah form dengan cara lain yaitu klik icon pada Ribbon Create. Masukkan Field List

Tbl_Barang kemudian desain sesuai contoh, kemudian simpan form dengan nama Frm_Barang. Gunakan controls object yang terdapat pada Form Design Tools. Untuk menjalankan

form pilih tombol Form View. Lihat gambar di bawah ini :


9/20

9

4.

Tambahkan Label untuk membuat Judul Form. Pada Toolbox klik Label lalu gambarkan di Form

Kemudian di dalam label tersebut ketikan “Maintenance Data Barang”

5.

Tambahkan combo box untuk mencari kode barang dan button tambah, hapus, simpan dan keluar

form.

6.

Untuk membuat combo box klik icon pada controls (pastikan tombol use control wizards aktif).

Kemudian ikuti langkah seperti pada gambar. Setelah combo box wizard muncul, pilih Find a record

on my form based on the value I selected in my combo box. Kemudian klik tombol next. Pilih Field

Kode Barang lalu klik next. Setelah klik next tulis “Klik di sini untuk mencari Kode Barang”,

kemudian klik Finish untuk mengakhiri.

7.

Tambahkan Tombol untuk menambah data caranya. Pada toolbox klik Command Button lalu

letakkan pada Form akan muncul jendela Command Button Wizards, pada Categories pilih Record

Operations, pada Actions Pilih Add New Record. Klik Next pada Text ketik Tambah lalu klik Next,

ketikan nama untuk command button ini ketik saja cmd_Tambah lalu klik Finish.

8.

Tambahkan Tombol untuk menghapus data, caranya : Pada toolbox klik Command Button lalu

letakan pada Form akan muncul jendela Command Buttom Wizards, Pada Categories pilih Record

Operations, pada Actions Pilih Delete Record. Klik Next pada Text ketik Hapus lalu klik Next, ketikan

nama untuk command button ini ketik saja cmd_Hapus lalu klik Finish.

9.

Tambahkan Tombol untuk menyimpan data caranya. Pada toolbox klik Command Button lalu

letakan pada Form akan muncul jendela Command Button Wizards, Pada Categories pilih Record

Operations, pada Actions Pilih Save Record. Klik Next pada Text ketik Simpan lalu klik Next, ketikan

nama untuk command button ini ketik saja cmd_Simpan lalu klik Finish.

10.

Tambahkan Tombol untuk Keluar dari Form caranya. Pada toolbox klik Command Button lalu

letakan pada Form akan muncul jendela Command Buttom Wizards, Pada Categories pilih Form


10/20

10

Operations, pada Actions Pilih Close Form. Klik Next pada Text ketik Keluar lalu klik Next, ketikan

nama untuk command button ini ketik saja cmd_Keluar lalu klik Finish.

Pembuatan Form Data Barang sudah selesai dan silahkan di test apakah tombol-tombol yang ada sudah

berfungsi dengan benar. Agar Form kelihatan lebih bagus anda bisa mendesain letak-letak control

menurut selera kita.

Pada Form di atas Dividing Line, Record

Selector, ScrollBar dan Navigation Button

masih muncul untuk menghilangkannya

masuk ke mode design lalu klik kotak ujung

kanan atas Form kemudian klik kanan lalu

pilih properties (ini dilakukan jika jendela

properties belum ada). Pada jendela

properties set propertiesnya seperti gambar

di bawah ini :


11/20

11

Form & Subform

Sekarang saatnya kita buat Form Penjualan. Biasanya Karyawan kalau Belanja itu lebih satu barang.

untuk itu kita perlu membuat form yang dapat mengakomodasi keperluan tersebut. Form Penjualan

terdiri dari Form Penjualan dan Form Detail Penjualan sebagai sub form, cara membuatnya :

Membuat Sub Form Detail Penjualan

1.

Pilih Qry_Detail_Penjualan sebagai sumber datanya, kemudian pada Menu Create

Forms klik more forms – Datasheet, setelah form baru muncul, pada design view

hapus field No_Fak .

2.

Beri Judul Form dengan mengetikkan Form Detail Penjualan pada property sheet-

Form-Caption, lalu atur hasilnya terlihat seperti gambar dibawah ini :

3.

Form ini digunakan untuk memasukan data detail barang yang dibeli karyawan, dengan tampilan

yang sekarang tentu masih kurang untuk itu kita harus memodifikasinya. Kita Ingin agar pada saatkita mengetikan kode_barang maka Nama Barang dan Harga Satuannya akan langsung muncul kita

masukan Jumlah maka Total Harga akan muncul. Caranya :

a.

Masuk pada mode design.

b.

Hapus Textbox Kode Barang beserta labelnya, klik Combo Box letakan pada tempat textbox kode

barang yang telah kita hapus.

c.

Pada Jendela Combo Box Wizards ikuti gambar-gambar di bawah ini :


12/20


13/20

13

wizard untuk memunculkan NIK, Nama Karyawan dan Bagian saat combo box NIK di klik, beri nama

pada property sheet cb_NIK).

2.

Beri script vb (cara seperti membuat script

cb_Kode_Barang pada cb_NIK agar saat di

klik Nama karyawan dan Bagian muncul

secara otomatis. Kemudian ketikan seperti di

bawah ini :

3.

Pada Toolbox klik Subform letakkan di

bawah textbox Bagian, akan mucul jendela

subForm Wizards. Ikuti langkah-langkahnya seperti di bawah ini :

4.

Beri nama Subform_Detail_Penjualan. Setelah klik Finish maka design formnya menjadi seperti ini :


14/20

14

5.

Pada ToolBox klik TextBox letakkan di bawah Subform_Detail_Penjualan. Pada Kotak textbox ketikan

=Subform_Detail_Penjualan.Form!SubTotal lalu beri label ’Total Biaya yang harus dibayar :’

6.

Tambahkan Tombol Tambah, Hapus, Simpan dan Keluar seperti pada Form Barang.

7.

Aturlah letak-letak textbox dan kontrol-kontrol lainnya yang ada pada form agar form kelihatan

menarik, tambahkan label untuk memberi judul form. Setelah semua selesai jangan lupa disimpan,

simpan form dengan nama frm_penjualan.

ReportReport, seperti halnya form, digunakan untuk merepresentasikan hasil olahan data menjadi informasi

yang siap di cetak di lembaran kertas.

Mengapa kita perlu membuat Report ?.

Jika Atasan Anda meminta laporan penjualan kepada anda, tentunya anda akan segera menyiapkannya

anda bisa mencetak table penjualan sebagai laporan tetapi hasil cetakannya tidak seperti laporan yang

diinginkan. Cara yang terbaik adalah dengan membuat Laporan Penjualan tersebut dengan

menggunakan Report. Dengan Report kapanpun Laporan dibutuhkan maka dengan cepat kita dapat

menyediakannya.

Bagaiamana Cara Membuat ?

Report dapat dibuat dengan dua cara yaitu manual dan wizards. Pada tutorial terdapat beberapa contoh

pembuatan report, anda tinggal mengikuti langkah-langkah pembuatannya.

Pembuatan Report

Report Struk Penjualan

digunakan untuk mencetak struk barang-barang yang dibeli karyawan.

1.

Sebelum kita buat reportnya terlebih dulu kita buat sumber data untuk report ini. Sumber data

sebuah report bisa dari table atau dari Query. Untuk keperluan ini kita akan membuat Query Struk,

Berikut Design untuk Query Struk :

2.

Pada Criteria No_Fak ketikan ‘[Forms]![frm_Penjualan]![No_Fak]’.

3.

Tambahkan satu field dengan nama Total untuk menghitung hasil kali dari field harga dan jumlah,

caranya ketikkan : ‘Total:[Harga]*[Jumlah]’, kemudian simpan dengan nama qry_Struk.


15/20

15

4.

Kemudian untuk membuat Report, pada ribbon create pilih Report Wizard, ikuti langkah-

langkahnya sebagai berikut :

Klik dua kali No_Fak untuk menghasilkan gambar seperti diatas baru klik next.

5.

Setelah klik finish tampilan report struk seperti gambar di bawah ini :


16/20

16

6.

Atur posisi kontrol-kontrol yang ada pada report sehingga menjadi seperti ini :

7.

Pada No_Fak Header klik kanan pilih Sorting and Grouping. Pada Group on No_Fak Pilih with a

footer section (Agar No_Fak Footer ditampilkan sebagi tempat text box untuk Total biaya yang

harus dibayar).

8.

Pada No_Fak Footer Tambahkan Textbox, pada labelnya ketikan ‘Total Biaya yang harus dibayar’

dan pada Textboxnya ketikan =Sum([Total]).

9.

Pada Toolbox klik Line lalu gambarkan di atas textbox Total yang harus dibayar (Garis lurus selebar

halaman).


17/20

17

10.

Simpan Report yang telah kita buat ini.

11.

Jika kita jalankan Report saat ini maka akan muncul input box Enter parameter Value, Isi saja

dengan F0001. Input box ini muncul disebabkan karena kita menjalankan report bukan dari form

Penjualan.

12.

Report Struk digunakan untuk mencetak struk untuk karyawan. Berarti Report ini digunakan padasaat terjadinya transaksi penjualan. Untuk itu masuk ke mode design form penjualan, tambahkan

satu command button untuk mencetak struk. Caranya yaitu klik command button pada tool bar,

letakkan di form akan muncul wizard, ikuti seperti di bawah ini :

13.

Terakhir klik finish, kemudian simpan form.


18/20


19/20

19

Simpan dengan nama qry_PejualanAll sebagai sumber data untuk membuat Laporan Penjualan

Seluruhnya, simpan report dengan nama rpt_PenjualanAll.

Pembuatan Form Laporan

Buat form baru. Lalu tambahkan dua buah text box masing-masing pada properti namenya diset txtAwal dan txtAkhir.

Rubah labelnya menjadi masing Periode dan s/d.

Tambahkan tombol untuk menampilkan report pejualan by

periode dan penjualan seluruhnya, serta satu tombol

Keluar dari Form kemudian simpan dengan nama

frmLaporan.


20/20

20

Switchboard

Semua Form dan Report telah selesai, sekarang kita buat Menu Utamanya. Pada Access kita dapat

membuat menu utama dengan memakai SwitchBoard. Caranya :

1.

Klik Menu Database Tools-Switchboard Manager. Jika muncul pertanyaan. “…Would You like to

create one?” Pilih Yes.

2.

Pada Jendela Switchboard Manager klik

New.

3.

Pada Jendela Edit Switchboard Manager

Beri nama Switchboard ‘Menu Utama’ lalu

klik New untuk membuat sub menu – lalu

arahkan sesuai dengan form / report yang

akan dibuka.

4. Aturlah supaya switchboard muncul langsung pada saat file access dibuka pertama kali. Dengan

mengatur setting pada Access Options – Display Form Switchboard dan beri judul Aplikasi

Penjualan Koperasi. Kemudian desain semenarik mungkin.

SELAMAT BERLATIH !!! SUKSES ADA BAGI ORANG YANG MAU BERUSAHA.....beneran cius ini mah

aplikasi koperasi dengan access 2007

Documents