Tugas Paper -- ERP

APLIKASI CRM OPEN SOURCE DARI SEGI FUNGSIONALITAS DAN

ARSITEKTUR

Canggih Gultom, Joni Nainggolan, Lia Martina Pardede

September 2011

ABSTRAK

Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan sistem yang mengelola data dalam skala besar untuk

mendukung perencanaan dan kontrol operasional sehari-hari yang berhubungan dengan pengelolaan sumber

daya perusahaan seperti dana, bahan baku, manusia, dan sebagainya. ERP adalah sebuah paket sistem

perangkat lunak bisnis yang digunakan untuk mengautomatisasi dan mengintegrasikan bisnis proses, saling

berbagi data secara umum dan praktiknya, menghasilkan dan mengakses informasi pada lingkungan secara real

time pada sebuah perusahaan atau organisasi. Open Source ERP Software merupakan perangkat lunak ERP

yang dapat diunduh, dibuat sesuai kebutuhan pengguna (customize), digunakan, dan didistribusikan secara

bebas. Setiap jenis open source ERP software terdiri dari beberapa modul/fungsionalitas yang memiliki

kelebihan dan kekurangan masing-masing. Beberapa contoh open source ERP software adalah Opentaps, SQL-

Ledger, OpenPro, dan ERP5.

Kata Kunci: ERP, open source, SQL-ledger, Opentaps, OpenERP

1. PENDAHULUAN

Persaingan bisnis yang terjadi antar perusahaan

atau organisasi saat ini sangat ketat. Kecepatan dan

keakuratan perencanaan sumber daya sebuah

perusahaan dalam mengelola bisnis dapat

memengaruhi hasil akhir yang akan dicapai oleh

perusahaan tersebut. Semakin baik perencanaan

yang disusun, semakin baik pula hasil yang dicapai

sebuah perusahaan atau organisasi.

Perencanaan yang dilakukan sebuah perusahaan

dalam mengelola bisnis, meliputi perencanaan

sumber daya perusahaan dan kegiatan operasional.

Semakin besar sebuah perusahaan, semakin banyak

sumber daya perusahaan yang harus dikelola secara

terintegrasi dan menyeluruh. Oleh sebab itu,

dibutuhkan sebuah sistem yang dapat mengelola

sumber daya perusahaan dalam skala besar, yaitu

ERP.

Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan

sistem perencanaan sumber daya perusahaan atau

organisasi yang terintegrasi dan menyeluruh. ERP

dikembangkan berdasarkan modul-modul fungsional

yang meliputi seluruh aspek sumber daya pada

perusahaan atau organisasi. Saat ini terdapat banyak

aplikasi yang menggunakan konsep ERP baik yang

bersifat komersial ataupun open source.

Open Source ERP Software atau perangkat lunak

ERP yang bersifat open source memampukan

perusahaan atau organisasi untuk membuat sistem

perencanaan sumber daya perusahaan sesuai dengan

kebutuhan perusahaan (customize).

Pada paper ini dijelaskan tentang beberapa jenis

perangkat lunak ERP yang open source, seperti

Opentaps, SQL-ledger, dan OpenPro. Penjelasan

masing-masing perangkat lunak meliputi deskripsi,

fungsionalitas/modul, dan kelebihan dan kelemahan

masing-masing perangkat lunak.

2. PEMBAHASAN

Informasi yang disampaikan pada paper ini

berdasarkan hasil pencarian dari sumber online

seperti yang tertulis pada daftar pustaka di bagian

paling akhir paper ini.

2.1 Opentaps

Opentaps yang merupakan singkatan dari Open

Source Enterprise Application Suite adalah aplikasi

Java berbasis web yang menggunakan konsep ERP

dan Customer Relationship Management (CRM).

Opentaps digunakan pada usaha kecil dan menengah

untuk mengelola bisnis perusahaan atau organisasi

secara lebih efektif. Saat ini, Opentaps mendukung

fungsi-fungsi seperi eCommerce, Customer

Relationship Management, Warehouse and

Inventory Management, Supply Chan Management,

dan Financial Management to Business Intelligence

dan mobility integration. Tampilan aplikasi

Opentaps ditunjukkan pada Gambar 1.

Gambar 1. Aplikasi Opentaps

Tugas Paper -- ERP

2.1.1 Functionalities/modules

Beberapa fitur Opentaps yang paling terkenal

adalah:

1. eCommerce Online Store

Mendukung berbagai jenis toko, katalog,

kategori barang, dan produk yang beragam.

Mendukung produk-produk fisik, digital

dan produk yang dapat diunduh, dan

menyediakan kartu hadiah bagi para

pelanggan.

Aturan harga untuk para pelanggan ataupun

harga khusus bagi kelompok-kelompok

tertentu.

Mesin promosi toko secara online.

Terintegrasi dengan penyedia payment

gateway.

Kemampuan untuk mencari di semua

aplikasi dengan menggunakan hibernate

search.

2. Customer Relationship Management (CRM)

Automatisasi proses penjualan.

Mengelola peluang penjualan.

Menciptakan prediksi visibilitas penjualan.

Berbagi jadwal dan tugas di dalam satu

team.

Berbagi dan mengelola dokumen-dokumen.

Customer services dan case management

Quotes, order entry, dan mengelola

prioritas pemesanan barang.

3. Warehouse dan Manufacturing

Merunut inventaries baik yang non-

serialized maupun yang serialized.

Mengelola proses manufacturing dengan

Bill of Materials (BOM), tugas-tugas

produksi dan work orders.

Memenuhi pesanan secara efisien dengan

menggunakan picking lists, packing station

berbasi web, dan penjadwalan pengiriman

barang.

Terintegrasi dengan UPS, FedEx, DHL,

dan Endicia.

4. Financial Management dan Accounting

Mendukung banyak organisasi dengan

hierarki akun yang tak terbatas.

Mengelola accounts receivables (AR) dan

accounts payables (AP), termasuk invoices,

payments, statements, aging.

Menghasilkan finansial dan tax statements,

termasuk income statement, balance sheet,

cash flow statement, trial balances, tax

summary dan report secara detil.

Terintegrasi secara lengkap dengan orders,

inventory, purchasing, manufacturing out-

of-the-box.

Scheduled transactions postings.

Recurring invoices.

Third party billing support.

5. Purchasing dan Supply Chain Management

Mengelola catatan para supplier, termasuk

informasi contact person.

Melihat inventaris secara real time.

Mengautomatisasi produksi dan kalender

penjualan menggunakan Material

Resources Planning (MRP).

Mendukung Value Added Taxes (VAT)

melalui modul VAT.

6. Business Intelligence dan Reporting

Mendukung transformasi data

menggunakan Pentaho open source

business intelligence.

Graphical WYSIWYG report writer

(iReport) dan ad hoc reporting

menggunakan Jasper Reports.

Opentaps Analytics dapat mengetahui

pelanggan dan data penjualan secara

lengkap.

7. Module tambahan, antara lain:

Project management.

Human resources.

Fixed asset management.

Outlook dan mobile phone integration with

Funambol.

Terintegrasi dengan eBay, Google base,

Google check out.

Content management.

Point Of Sales.

2.1.2 Advantages and disadvantages

Penggunaan aplikasi Opentaps dapat

mengakibatkan pengelolaan bisnis lebih cepat dan

lebih baik, khususnya pada bagian customer dan

sales, inventory, manufacturing dan purchasing,

serta financial dan reporting.

Sementara kelemahan aplikasi Opentaps adalah

fungsionalitas/modul yang dapat dilakukan masih

tergolong fungsi-fungsi yang mudah dan ringan.

Selain itu, tampilan Opentaps juga butuh

peningkatan.

2.2 OpenERP

OpenERP adalah aplikasi ERP lengkap dari aplikasi

bisnis,termasuk penjualan, CRM, manajemenproyek

,manajemenGudang, manukfaktur ,akutansi dan

sumber daya manusia. OpenERP telah terpisah klien

dan server komponen. XML-RPC interface yang

tersedia.

Tugas Paper -- ERP

Gambar 2. Aplikasi OpenERP

2.2.1 Functionalities/modules

Beberapa fitur OpenERP adalah :

1. Point of Sales

Fitur Point of Sales ini digunakan untuk

memanajemen titik penjualan perusahaan termasuk

di dalamnya titik operasi penjualan yang terdiri dari

penjualan, stok, pencairan dana, faktur, dan lain-

lainnya.

Poin kunci untuk fitur ini adalah :

Berbagai macam system pembayaran

Memungkinkan adanya faktur langsung

Memungkingan pertukaran produk

12 tipe barcode

2. Invoicing

OpenERP mendukung berbagai macam logistic

untuk otomatisasi faktur dari order penjualan,

pembiayaan (timesheet, pembelian, dan lain-lain),

tugas-tugas, layanan berlangganan , dan lain-

lainnya.

Poin kunci :

System pendaftaran harga yang powerful

Follow-up modul yang berguna

3. Service Management

Service Management merupakan salah satu fitur

OpenErp yang memungkinkan perusahaan untuk

memanajemen sub-projek yang ada, mengontrol

tugas-tugas dari manajer proyek, memberi

peringatan pada pelanggan melalui e-mail untuk

mendukung proyek, penjadwalan dan member

prioritas pada tugas yang ditetapkan, dan lain-

lainnya.

Poin kunci untuk fitur ini adalah :

Menu untuk pengguna yang spesifik

berdasarkan peran dari pengguna

History untuk setiap penugasan dan proyek

Control jadwal

4. Purchase

Manajemen pembelian memngkinkan perusahaan

untuk melacak daftar harga dari supplier dan

mengubahnya ke dalam Purchase Order. OpenERP

memiliki beberapa meted untuk monitoring faktur

dan melacak penerimaan dari barang yang telah

dipesan. Selain itu, OpenERP juga memungkinkan

perusahaan untuk memanajemen pengiriman parsial

oleh supplier dan replenishment manajemen dari

OpenERP juga memungkinakn system secara

otomatis mengenerate draft purchase order.

Poin kunci :

Manajemen tender

Integrasi best practice (MTS / MTO, JIT,

MPS, Kanban)

Faktur, pengiriman produk dan control

pelayanan

5. Sales

Memungkinkan untuk memanajemen dan

mengklasifikasikan pesanan penjualan ke dalam

sistem terstruktur. Selain itu juga

memungkinkan untuk membuat pesanan baru

dan mereview pesanan yang sudah ada pada

berbagai macam keadaan. Konfirmasi order

dapat mentrigger pengiriman barang dan waktu

faktur didefinisikan oleh pengaturan dari setiap

pesanan.

Poin kunci :

Menyediakan semua informasi yang

dibutuhkan oleh salesman dalam satu

tampilan

Mengontrol pesanan, pengiriman dan faktur

penjualan

Pelacakan semua kegiatan pelanggan

2.2.2 Advantages and disadvantages

Penggunaan aplikasi OpenERP dapat

mengakibatkan pengelolaan bisnis lebih cepat dan

lebih baik.

Sementara kelemahan aplikasi OpenERP adalah

dokumentasi yang kurang baik dari OPENERP

sendiri dan untuk mendapatkan support yang baik

dari Open ERP kita harus membayar lisensi.

2.3 SQL-Ledger

SQL-Ledger adalah salah satu dari aplikasi ERP

yang dikhususkan untuk accounting .Dimana

seluruh data-data accounting disimpan dalam

database SQL untuk digunakan selanjutnya dalam

proses pengolahan data –data accounting .Modul –

modul SQL-Ledger dibagi dalam beberapa tingkatan

sesuai dengan hak akses dalam setiap user yang

menggunakan SQL-Ledger. SQL-Ledger juga dapat

diunakan dalam managemen inventory dimana setiap

item yang ada dalam gudang dihubungkan dengan

proses penghitungan pendapatan,pengeluaran,stock

dalam inventory,dan pajak untuk barang

tersebut.Ketika sebuah item di beli ataupun dijual

maka aplikasi SQL-Ledger akan otomatis

mengupdate data pada modul yang berhubugnan

dengan item tersebut.

Tugas Paper -- ERP

SQL-Ledger juga menyediakan fitur reporting

yang memungkinkan user untuk mencetak hasil

perhitungan data accounting mereka.SQL-Ledger

dapat dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan baik

perubahan untuk keseluruhan system maupun

perubahan yang spesifik untuk setiap user.Apabila

kita mengembangkan sebuah modul kita dapat

menambahkannya pada SQL-Ledger tanpa harus

mengubah program secara keseluruhan.Sehingga

proses pengembangan system SQL-Ledger lebih

dinamis.

SQL-Ledger dapat diakses dari mana saja,

karena interface yang digunakan berbasis web , dan

SQL-Ledger dapat digunakan dalam platform

system operasi apapun seperti

Linux,Macintosh,ataupun windows.

Fungsi – Fungsi atau Modul dalam SQL-

Ledger .

Adapun fungsi – fungsi yang ada dalam SQL-

Ledger yaitu :

1. Account Receivable (AR):

Modul AR digunakan untuk melihat pendapatan

yang diterima oleh perusahaan , seperti

penghitungan jumlah pembelian yang dilakukan oleh

pembeli,penyimpanan faktur untuk setiap transaksi

yang dilakukan dalam suatu perusahaan.

2. Account Payable (AP)

Modul AP digunakan untuk melihat daftar

pengeluaran dalam suatu perusahaan, dimana dalam

modul AP tersimpan data – data pembelian bahan

baku yang dilakukan perusahaan serta faktur untuk

setiap transaksi pembelian bahan baku dari supplier

3. Budgeting

Dengan menggunakan modul budgeting , user dapat

melihat seluruh transaksi yang dilakukan oleh tiap

departemen .Dengan begitu dapat dilakukan analisa

keuangan perusahaan .

4. Managemen Inventori

Dengan modul inventori managemen, kita dapat

melihat proses penjualan dan pemesanan setiap item

yang ada dalam gudang .Dengan modul ini dapat

diketahui stok yang ada dalam pergudangan dan

datanya dapat digunakan dalam proses pemesanan

bahan baku.

5. Tax

Dengan modul tax kita dapat melakukan modifikasi

terhadap penghitungan keuangan apabila terjadi

perubahan seperti suku bunga, ataupun nilai mata

uang yang digunakan dalam proses

akuntansi.Sehingga user tidak perlu menghitunga

kembali apabila terjadi perubahan nilai mata uang.

2.3.1 Keuntungan SQL-Ledger

Managemen yang terpusat dimana selurah data

dan pengolahan transaksi dilakukan terpusat

,sehingga lebih terjamin keakuratan datanya. Dapat

diakses dimanapun karena GUI untuk SQL-Ledger

berbasis web. Mudah untuk diintegrasikan dengan

modul third party yang lain.

Fleksibel karena system SQL-Ledger dapat

dimodifikasi sesuai kebutuhan dalam perusahaan,

karena SQL-Ledger disediakan berikut dengan

sourcecode nya .

2.3.2 Kelemahan SQL-Ledger

Tidak ada modul untuk Payroll, sehingga proses

tersebut harus dilakukan manual ataupun dengan

mengembangkan menjadi sebuah modul baru untuk

diintegrasikan dengam SQL-Ledger. Proses

pengembangan maupun pemeliharan SQL-Ledger

membutuhkan pengetahuan yang baik , dan

dokumentasi yang disediakan sedikit , sehingga

pengembang SQL-Ledger menyediakan jasa untuk

pengembangan ataupun pemeliharaan system SQL-

Ledger.

3. ANALISA DAN HASIL

4. KESIMPULAN

Open source ERP software merupakan salah satu

alternatif yang digunakan untuk membantu

pengelolaan sumber daya perusahaan atau organisasi

yang dapat di-customize sesuai dengan kebutuhan

perusahaan atau organisasi.

Beberapa jenis open source ERP software

memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing.

Dari hasil perbandingan di atas, XXX lebih user

friendly dibandingkan dengan XXX. Sedangkan

dalam bidang tertentu, XXX lebih cocok digunakan.

PUSTAKA

Open Source Strategies Inc. (2011). Opentaps.

Diakses pada 24 September 2011 dari

http://www.opentaps.org/.

ERPsoftwre360.com. (2011). Top 5 Open Source

ERP Software Applications. Diakses pada 24

September 2011 dari

http://erpsoftware360.com/erp-open-source.htm.

Open ERP (2011). Diakses pada 26 September dari

2011 http://www.openerp.com/products