analisis jabatan

MANAJEMEN SDM BUDIARSA DHARMATANNA 1

ANALISIS PEKERJAAN

PERTEMUAN KE 2


Pengadaan (procurement) adalah fungsi operasional pertama MSDM. Pengadaan karyawan merupakan masalah penting, sulit, dan kompleks karena untuk mendapatkan dan menempatkan orang-orang yang kompeten, serasi, serta efektif tidaklah semudah membeli dan menempatkan mesin.

Pengadaan karyawan harus didasarkan pada prinsip apa baru siapa.


Apa artinya kita harus terlebih dahulu menempatkan pekerjaan-pekerjaannya berdasarkan uraian pekerjaan.

Siapa artinya kita baru mencari orang-orang yang tepat untuk menduduki jabatan tersebut berdasarkan spesifikasi pekerjaan.

Kalau pengadaan karyawan berdasarkan siapa kemudian apa, akan menimbulkan mismanajemen dalam penempatannya.

Untuk mendapatkan karyawan yang tepat, kompeten dan efektif, kita harus melakukan :


ANALISIS JABATAN (Job Analysis)

Pengertian analisis jabatan. Langkah-langkah analisis jabatan Penggunaan informasi analisis jabatan Uraian pekerjaan (job description) Spesifikasi pekerjaan (job specification) Evaluasi pekerjaan (job evaluation) Penyederhanaan Pekerjaan Pengayaan pekerjaan Persyaratan pekerjaan


PENGERTIAN ANALISIS JABATAN“ Menganalisis dan mendesain pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan mengapa pekerjaan itu harus dikerjakan”

“ Informasi tertulis mengenai pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan dalam suatu perusahaan agar tujuan tercapai”


LANGKAH-LANGKAH ANALISIS JABATAN Tentukan kegunaan hasil informasi analisis jabatan !

(spt : uraian jabatan, spesifikasi jabatan, evaluasi jabatan, dll ) Kumpulkan informasi tentang latar belakang organisasi

(spt: bagan organisasi, jenis-jenis pekerjaan yang ada, dll) Seleksi orang yang akan diserahi jabatan yang akan dianalisis Kumpulkan informasi analisis jabatan ( spt : aktvitas

pekerjaan, perilaku karyawan, kondisi kerja, syarat-syarat pengisi jabatan)

Verifikasi kebenaran data/informasi kepada pekerja dan atasan langsung

Susun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan ! Ramal atau perhitungkan kemungkinan pengembangan

analisis Jabatan terhadap perkembangan perusahaan pada masa y.a.d.


KEGUNAAN INFORMASI ANALISIS JABATAN• Rekrutmen dan Seleksi• Kompensasi• Evaluasi Jabatan• Penilaian Prestasi Kerja • Program Latihan dan Pengembangan• Promosi dan Mutasi• Petunjuk untuk perbaikan organisasi• Pemerkayaan Pekerjaan• Penyederhanaan Pekerjaan• Penempatan Karyawan• Peramalan Kebutuhan Tenaga Kerja• Orientasi Karyawan Baru


Job Discription

Adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi.

Isi uraian pekerjaan :• identifikasi jabatan/pekerjaan• hubungan tugas dan tanggung jawab• standar pekerjaan (prestasi yang harus dicapai)• syarat kerja (alat, mesin, bahan baku )• ringkasan pekerjaan atau jabatan• penjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya.


JOB SPESIFICATION

Adalah : uraian persyaratan kualitas minimum orang yang bisa diterima agar dapat menjalankan suatu jabatan/pekerjaan dengan baik dan kompeten.

Isi spesifikasi pekerjaan :• Tingkat pendidikan pekerja• Jenis kelamin pekerja• Keadaan fisik pekerja• Pengetahuan dan Kecakapan kerja• Batas umur pekerja• Nikah atau belum• Minat pekerja• Emosi dan temparamen pekerja• Pengalaman pekerja


JOB EVALUATION

“Menilai berat atau ringan, mudah atau sukar, besar atau kecil resiko pekerjaan dan memberikan nama, rangking, serta harga atau gaji suatu jabatan “

“ bila pekerjaan berat, sukar, berisiko besar, dan rangking jabatan semakin tinggi, maka harga atau gaji semakin besar… Sebaliknya, bila pekerjaan mudah, ringan, resiko kecil, tanggung jawab kecil, dan rangking jabatan rendah, maka gaji jabatannya semakin kecil “


Pemberian nama jabatan yang tepat akan memberikan kebanggan dan status bagi pejabat tersebut. Karena ego manusia yang selalu mengharapkan status.

Misalnya, orang lebih senang dikatakan manajer daripada kepala bagian walaupun ranking jabatannya sama saja


PENYEDERHANAAN PEKERJAANA Adalah penggunaan logika untuk mencari

penggunaan yang paling ekonomis dari suatu usaha manusia, materi, mesin-mesin, waktu, dan ruang agar cara-cara yang paling baik dan paling mudah dalam mengerjakan pekerjaan dapat digunakan.

Prinsip dari penyederhanaan pekerjaan adalah agar pemborosan dalam rangka melaksanakan pekerjaan dapat dihilangkan


Agar tidak ada pemborosan, kita harus melakukan spesialisasi kerja yang lebih mendetail.


PENGAYAAN PEKERJAAN Adalah perluasan pekerjaan dan tanggung

jawab secara vertikal yang akan dikerjakan seseorang pejabat dalam jabatannya.

Manfaat dari pengayaan pekerjaan

1. Memberikan kepuasan kerja karyawan

2. Memberikan kesempatan dalam pengembangan pribadi karyawan

3. Memberikan kesempatan untuk berpartisipasi dalam kegiatan-kegiatan manajerial dan operasional


PERSYARATAN PEKERJAAN

Adalah persyaratan-persyaratan jabatan tentang keterampilan yang dikehendaki.

Setelah diketahui uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, evaluasi pekerjaan dan persyaratan pekerjaan, barulah kita melakukan penarikan karyawan yang akan mengisi lowongan yang kosong dalam perusahaan.


PERUSAHAAN CV. METRO DATA PRATAMASpesifikasi Pekerjaan

Nama Jabatan : Kepala Bagian KomputerKode Jabatan : R-239Tanggal : 12 September 2004Penyusun : Syachril R.A.Departemen : Divisi AdministrasiLokasi : Palembang

PERSYARATAN PEKERJAAN :• Pendidikan : Akademi Komputer ; menguasai komputer• Pengalaman : 3 Tahun bekerja di bidang komputer• Persyaratan Fisik : Kesehatan baik untuk melakukan pekerjaan dan mempunyai stamina serta daya tahan cukup kuat untuk melaksanakan tugas berat• Persyaratan Mental : Jujur, inisiatif dan kreatif , dapat mengambil keputusan dengan cepat; mampu menganalisis……• Supervisi : Rentang kendali 3-9 orang lulusan SMA. Mampu berkomunikasi efektif lisan dan tertulis, vertikal dan horizontal dalam perusahaan• Kondisi Kerja : baik, 75% duduk di kursi yang nyaman, tenang dan dalam ruang AC


PERUSAHAAN “PARAMITA”Uraian Pekerjaan

Nama Jabatan : Manajer Latihan & PengembanganKode Jabatan : A-25537 Dep. : PersonaliaTanggal : 12 September 2004 Lokasi : Kantor

PusatPenyusun : Ratih Handoko

Fungsi : Di bawah supervisi umum direktur personalia, mengembangkan- menyelenggarakan dan mengevaluasi program2 latihan on the job & off the job. Bertindak sbg penasesat bagi manajemen operasional dalam pelaksanaan latihan.

Tugas-Tugas :1. Bekerjasama dg para anggota manajemen lainnya menentukan kebutuhan latihan.1. Dengan persetujuan direktur mengembangkan struktur program latihan2. Menentukan metoda latihan, 3. dll


Wewenang : • Menentukan struktur dan para pelaksana program latihan• Menentukan jadwal latihan, dll

Tanggung Jawab :• Bertanggung-jawab atas kelancaran pelaksanaan latihan• Bertanggung-jawab atas biaya-biaya latihan yang dikeluarkan

Hubungan Lini :

Atasan langsung : Direktur PersonaliaBawahan langsung : Para pelatih, Kepala Bagian Administrasi Latihan.

Kondisi Kerja :

Bekerja di kantor yang nyaman. Waktu kerja mulai jam 8.00 pagi sampai 16.00Sore kecuali bila memberikan latihan dan melakukan perjalanan (tiga hari per

bulan)

analisis jabatan

Documents