HANDOUT ANALISIS JABATAN

PENGANTAR ANALISIS JABATANAnalisis Jabatan adalah Proses pengumpulan data jabatan untuk dianalisis, disusun, dan disajikan menjadi informasi jabatan dengan menggunakan metode tertentu. Tujuannya untuk menyediakan informasi jabatan sebagai fondasi/dasar bagi program manajemen kepegawaian, kelembagaan, ketatalaksanaan, dan pengawasan.

PEMANFAATAN INFORMASI JABATANPERENCANAAN PEGAWAI REKRUTMEN & SELEKSI Standar kualifikasi Kriteria seleksi Pola karier

Analisis beban kerja Analisis kebutuhan pegawai

HASIL ANJAB PETA JABATAN URAIAN JABATAN SYARAT JABATAN

PERENCANAAN KARIER

PENGANGKATAN DALAM JABATANPENILAIAN KINERJA REMUNERASI

Standar kompetensi kerja/jabatan Penilaian kompetensi

Standar kinerja Kriteria kinerja Evaluasi jabatan Bobot&peringkat jabatan Klasifikasi jabatan Analisis kebutuhan diklat

DIKLAT

17 BUTIR INFORMASI JABATANNo1 2 3 4

Identitas JabatanNama Jabatan Kode Jabatan Unit Kerja Jabatan Letak dalam Struktur

Uraian JabatanUraian Tugas Bahan Kerja Alat Kerja Hasil Kerja

Syarat JabatanPangkat dan Golongan Ruang Pendidikan Kursus/Pelatihan Pengalaman Kerja Pengetahuan Keterampilan Bakat Kerja

56 7 8 9 10 11 12

Ikhtisar Jabatan

Tanggung JawabWewenang Korelasi Jabatan Kondisi Lingkungan Kerja Keadaan/Resiko Bahaya

Temperamen KerjaMinat Kerja

Upaya Fisik Kondisi FisikFungsi Pekerja

IDENTITAS JABATANNama Jabatan Kode Jabatan Unit Kerja Kedudukan dalam Struktur Ikhtisar Jabatan

NAMA JABATANRingkas Substantif Jelas dan dapat memberikan pengertian yang tepat bagi pembaca Penamaan JFU dapat dirumuskan berdasarkan:

Bahan (Pengumpul, Pengadministrasi) Alat (Operator) Hasil (Penyusun, Pengonsep) Proses (Pemroses, Pengolah)

KODE JABATANKode jabatan merupakan kode yang dibuat untuk memudahkan pengadministrasian jabatan. Pengkodean Jabatan harus menggunakan format kode yang seragam.

UNIT KERJA

Mencerminkan tempat atau letak keberadaan suatu jabatancontoh: Kepala Sub Bagian Tata Usaha memiliki unit kerja Sekretariat Utama (Es. I), Biro Umum (Es. II), Bagian Persuratan (Es. III) Unit Kerja Eselon IV tidak dituliskan karena jabatan yang dianalisis adalah jabatan struktural eselon IV

KEDUDUKAN DALAM STRUKTURMencerminkan posisi jabatan apakah jabatan struktural atau nonstruktural (Sesuai SOTK) Menggambarkan kedudukan:

Kepala Sub Direktorat Analisis Jabatan Kepala Seksi Inventarisasi Jabatan Pengelola Database Jabatan

Atasan langsung Atasan dari Atasan langsung Jabatan yang dianalisis Jabatan lain yang memiliki atasan langsung yang sama

Pengumpul Data Jabatan

Jabatan yang dianalisis diberi tanda (diarsir)

IKHTISAR JABATANMerupakan cerminan uraian jabatan dalam bentuk ringkas Memberikan gambaran umum tentang kompleksitas jabatan Digambarkan dalam satu kalimat, yang mencerminkan:

Apa yang dikerjakan (what) Bagaimana cara mengerjakan (how) Mengapa/untuk apa dikerjakan (why) Contoh : Kepala Sub Bagian TU PuslitbangMerencanakan dan menyiapkan fungsi-fungsi ketatausahaan puslitbang berdasarkan pedoman dan peraturan yg berlaku agar pelaksanaan pekerjaan berjalan lancar

URAIAN JABATANUraian Tugas Bahan Kerja Alat Kerja Hasil Kerja Tanggung Jawab Wewenang Korelasi Jabatan Kondisi Lingkungan Kerja Keadaan Resiko Bahaya

URAIAN TUGASTugas adalah Pengolahan bahan kerja untuk memperoleh hasil kerja Dituliskan menggunakan kalimat aktif dan harus dapat menggambarkan tindak kerja (proses) dan hasil kerja Tahapan kerja adalah langkah-langkah (kegiatan) yang dituliskan secara berurutan dari awal hingga akhir pelaksanaan tugas

STRUKTUR PENYUSUNAN TUGAS

HOW?

Tindak Kerja + Obyek KerjaWHAT?

Pedoman/ Acuan Prosedur Waktu/ Periode Pelaksanaan Perangkat

Tujuan pelaksanaan tugas Hasil yang dicapai

WHY?

DISTRIBUSI FUNGSI MANAJERIALESELON IMenyusun kebijakan Merumuskan Sasaran Merencanakan Mengorganisasikan Mengendalikan Mengkoordinasikan

ESELON IIMengkoordinasikan Menyusun Konsep Sasaran Membina Mengarahkan Menyelenggarakan Mengevaluasi

ESELON IIIMerencanakan Operasional Membagi Tugas Mengatur Mengevaluasi Menyelia Melaporkan

ESELON IVMerencanakan Kegiatan Memberi Petunjuk Mendistribusikan Tugas Membimbing Membuat Laporan

Mengarahkan Membina

Melaporkan

*) Kalimat tugas diatas tidak mutlak harus digunakan secara tekstual

BAHAN KERJAAdalah masukan yang diproses dengan tindak kerja (tugas) menjadi hasil kerja Bahan kerja dapat diolah menjadi hasil kerja, jika ada perangkat kerja (alat kerja)

contoh: Surat masuk (untuk diagendakan) Peraturan, Referensi atau buku (untuk penyusunan materi bintek)

ALAT KERJA

Sarana yang dipergunakan untuk mengolah bahan kerja menjadi hasil kerja Alat kerja tidak terbatas pada sarana materiil, dapat juga berupa peraturan, pedoman, prosedur kerja atau acuan lain yang digunakan dalam pelaksanaan tugasContoh: Stetoskop digunakan dokter dalam memeriksa pasien Peraturan Kepala BKN nomor 12 tahun 2011 digunakan oleh Analis Kepegawaian untuk melaksanakan Analisis Jabatan

HASIL KERJAHasil kerja adalah suatu produk berupa barang, jasa (pelayanan) atau informasi yang dihasilkan dari suatu proses pelaksanaan tugas Hasil kerja dapat diperoleh bila ada sesuatu yang diolah (bahan kerja)

TANGGUNG JAWABAdalah kewajiban yang melekat pada jabatan, yang terkait dengan benar atau salahnya pelaksanaan tugas. Tanggung jawab jabatan dapat meliputi tanggung jawab terhadap:

Bahan kerja (Kerahasiaan data) Alat Kerja (Kelengkapan peralatan kerja) Hasil Kerja (Keakuratan laporan) Proses Kerja (Kesesuaian pelaksanaan tugas terhadap peraturan/SOP)

WEWENANG

Adalah hak pemegang jabatan untuk memilih alternatif dalam mengambil keputusan/ tindakan yang diakui secara sah oleh semua pihak Wewenang dapat terkait dengan:

Bahan Kerja (a.l: Mengembalikan bahan kerja yang tidak sesuai) Alat Kerja (a.l:Melakukan pemeliharaan perangkat kerja yang digunakan) Hasil Kerja (a.l:Menyebarluaskan informasi yang dihasilkan kepada orang lain) Proses Kerja (a.l:Menetapkan prosedur kerja)

KORELASI JABATANKorelasi jabatan adalah hubungan kerja yang dilakukan antara jabatan terkait dengan jabatan lain dalam konteks pelaksanaan tugas Hubungan jabatan dapat berupa:

Hubungan Vertikal (atasan dengan bawahan) Hubungan Horizontal (hubungan dengan jabatan yang setara) Hubungan Diagonal (hubungan dengan jabatan yang lebih tinggi di organisasi yang berbeda)

KONDISI LINGKUNGAN KERJAadalah keadaan tempat bekerja yang merupakan konsekwensi keberadaan pemegang jabatan dalam melaksanakan tugas jabatan. Kondisi Lingkungan Kerja suatu jabatan meliputi:

Tempat Kerja Suhu Udara Keadaan Ruangan Letak Keadaan Tempat Kerja Penerangan Suara Getaran

KEADAAN RESIKO BAHAYA

Kemungkinan resiko bahaya ditentukan dari keberadaan pegawai terkait dengan: lingkungan pekerjaan, penanganan bahan, proses yang dilakukan, penggunaan perangkat kerja, hubungan jabatan dan penanganan produk yang diberikan.

Kemungkinan resiko bahaya bisa bersifat fisik atau mental

SYARAT JABATANPangkat dan Golongan Ruang Pendidikan Kursus/Pelatihan

Penjenjangan Teknis

Pengalaman Kerja Pengetahuan

Keterampilan Bakat Kerja Temperamen Kerja Minat Kerja Upaya Fisik Kondisi Fisik Fungsi Pekerja

PANGKAT / GOLONGAN RUANGPangkat dan golongan ruang minimal yang dipersyaratkan untuk menduduki suatu jabatan. Contoh pangkat/golongan ruang pada operator komputer : Pengatur, II/b.

PENDIDIKANPendidikan formal minimal yang dipersyaratkan untuk menduduki suatu jabatan. Contoh pendidikan pada operator komputer : SLTA.

PELATIHAN

Pelatihan yang dibutuhkan untuk meningkatkan kemampuan manajerial dan non manajerial, seperti kemampuan di bidang manajerial, teknis tertentu, dan pengetahuan lainnya sesuai dengan syarat pekerjaan dengan memperhatikan fungsi pekerjaannya. Contoh pelatihan pada operator komputer : Penjenjangan : Teknis : Komputer

PENGALAMAN KERJA

Pengalaman Kerja merupakan pengembangan pengetahuan, ketrampilan kerja, sikap mental, kebiasaan mental dan fisik yg tidak diperoleh dari pelatihan tetapi diperoleh dari dari masa kerja sebelumnya dalam kurun waktu tertentu.

PENGETAHUANPengetahuan merupakan akumulasi hasil proses pendidikan formal atau informal yang dimanfaatkan oleh PNS di dalam pemecahan masalah, daya cipta serta dalam pelaksanaan tugas pekerjaan. Contoh pengetahuan kerja pada operator komputer : pengetahuan mengenai program-program komputer.

KETERAMPILANKeterampilan merupakan tingkat kemampuan dan penguasaan teknis operasional PNS dalam suatu bidang tugas pekerjaan tertentu. Contoh keterampilan kerja pada operator komputer : keterampilan mengetik, keterampilan teknik menyiapkan dan memelihara perangkat komputer, keterampilan mencetak data.

BAKAT KERJA

Bakat kerja merupakan kapasitas khusus atau kemampuan potensial yang disyaratkan bagi seseorang untuk dapat mempelajari, memahami beberapa tugas atau pekerjaan.

JENIS BAKAT KERJA G : Intelegensi V : Bakat Verbal N : Bakat Numerik S : Bakat Pandang Ruang P : Bakat Pencerapan Bentuk Q : Bakat Ketelitian K : Koordinasi Motorik F : Kecekatan Jari M : Kecekatan Tangan E : Koordinasi Mata-Tangan-Kaki C : Kemampuan membedakan warna

TEMPERAMEN

Temperamen kerja merupakan syarat kemampuan penyesuaian diri yang harus dipenuhi sesuai dengan sifat pekerjaan.

JENIS TEMPERAMEN KERJA D (DCP) : Directing-Control-Planning F (FIF) : Feeling-Idea-Fact I (INFLU) : Influencing J (SJC) : Sensory & Judgmental Criteria M (MVC) : Measurable and Verifiable Criteria P (DEPL) : Dealing with People R (REPCON) : Repetitive and Continuous S (PUS) : Performing under Stress T (STS) : Set of Limits, Tolerance and Other Standards V (VARCH) : Variety and Changing Conditions

TABEL ILUSTRASI TEMPERAMENKode D Penjelasan Kemampuan menyesuaikan diri menerima tanggung jawa untuk kegiatan memimpin, mengendalikan atau merencanakan Kemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan yang mengandung penafsiran perasaan (Feeling), Gagasan (Idea), atau fakta (Fact) dari sudut pandangan pribadi Kemampuan menyesuaikan diri untuk pekerjaan-pekerjaan mempengaruhi orang laing terkait pendapat, sikap atau pertimbangan mengenai gagasan Illustrasi Jabatan yang mencakup kegiatan berunding, mengorganisir, memimpin, mengawasi, merumuskan atau mengambil keputusan akhir Jabatan yang menuntut kreativitas, pengungkapan diri atau imajinasi

F

I

Jabatan dimana pemangkunya melakukan pemberian motivasi, meyakinkan orang lain atau berunding

TABEL ILUSTRASI TEMPERAMEN (2)Kode J Penjelasan Kemampuan menyesuaikan diri pada kegiatan pembuatan kesimpulan, penilaian atau pembuatan keputusan berdasarkan kriteria rangsangan indera atau pertimbangan pribadi Kemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan pengambilan kesimpulan, pembuatan pertimbangan atau pembuatan keputusan berdasar kriteria yang dapat diukur atau diuji Kemampuan menyesuaikan diri dalam berhubungan dengan orang lain lebih dari Illustrasi Jabatan-jabatan yang pelaksanaannya melibatkan penginderaan (rangsangan) dari satu atau beberapa indera manusia.

M

Jabatan-jabatan yang melaksanakan tugas-tugas terkait dengan evaluasi data, nilai, angka-angka .

P

Jabatan-jabatan yang menuntut hubungan dengan orang lain dalam situasi

TABEL ILUSTRASI TEMPERAMEN (3)Kode Penjelasan R Kemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan yang berulang atau secara terus-menerus melakukan kegiatan yang sama sesuai dengan perangkat prosedur, urutan atau kecepatan tertentu Kemampuan menyesuaikan diri untuk bekerja dengan ketegangan jiwa tanpa kehilangan ketenangan walaupun jika berhadapan dengan keadaan darurat kritis, tidak biasa atau Illustrasi Jabatan-jabatan yang tugas-tugasnya dilaksanakan secara rutin yang tidak memberikan variasi atau kesempatan untuk membuat pertimbangan pribadi Jabatan-jabatan yang mengandung bahaya atau resiko sampai ke tingkat yang berarti, ketegangan jiwa, atau membutuhkan konsentrasi intens secara terus menerus

S

TABEL ILUSTRASI TEMPERAMEN (4)Kode T Penjelasan Kemampuan menyesuaikan diri dengan situasi yang menghendaki pencapaian dengan tepat menurut batasbatas/indikator/kriteria, toleransi atau standar-standar tertentu Illustrasi Jabatan-jabatan yang memiliki tugas/pekerjaan yang harus dilaksanakan dengan tepat, cermat, terperinci atau dengan sangat teliti dalam penggunaan bahan, pekerjaan terkait dengan angka, penyiapan catatan atau inspeksi Jabatan-jabatan yang memiliki tugas-tugas yang beragam/ berbeda baik secara teknologi, prosedur, lingkungan kerja, atau syarat mental/fisik dalam pelaksanaannya.

V

Kemampuan menyesuaikan diri untuk melaksanakan berbagai tugas yang sering berganti dari tugas yang satu ke tugas yang lainnya, yang berbeda sifatnya tanpa kehilangan efisiensi atau ketenangan diri

MINAT KERJAMinat kerja merupakan kecenderungan memiliki kemauan, keinginan, dan kemampuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan dengan baik berdasarkan pengalaman dan pengetahuan yang dimiliki. Menggunakan teori karier/kepribadian Holland.

JENIS MINAT KERJAPilihan untuk melakukan

Realistik

Aktifitas-aktifitas yang memerlukan manipulasi eksplisit, teratur atau sistematik terhadap obyek/alat/benda/mesinAktifitas yang memerlukan penyelidikan observasional, simbolik dan sistematik terhadap fenomena dan kegiatan ilmiah Aktifitas yang sifatnya ambigu, kreatif, bebas dan tidak sistematis dalam proses penciptaan produk/karya bernilai seni Aktifitas yang bersifat sosial atau memerlukan keterampilan berkomunikasi dengan orang lain Aktifitas yang melibatkan kegiatan pengelolaan/manajerial untuk pencapaian tujuan organisasi Aktifitas yang memerlukan manipulasi data yang eksplisit, kegiatan administrasi, rutin dan klerikal.

Investigatif

Artistik

Sosial Kewirausahaa n Konvensional

UPAYA FISIKUpaya fisik merupakan penggunaan organ fisik meliputi seluruh bagian anggota tubuh dalam pelaksanaan tugas jabatan. Contoh upaya fisik pada operator komputer antara lain :

Duduk Melihat Bekerja dengan jari

JENIS UPAYA FISIK

Berdiri Berjalan Duduk Mengangkat Membawa Mendorong Menarik Memanjat Menyimpan imbangan/mengatur imbangan Menunduk Berlutut Membungkuk Merangkak

Menjangkau Memegang Bekerja dengan jari Meraba Berbicara Mendengar Melihat Ketajaman jarak jauh Ketajaman jarak dekat Pengamatan secara mendalam Penyesuaian lensa mata Melihat berbagai warna Luas

KONDISI FISIKAdalah persyaratan spesifik dari pekerjaan yang terkait dengan kondisi fisik pegawai. Sedapat mungkin penentuan kondisi fisik didasarkan pada penelitian empirik, karena persyaratan fisik yang tidak relevan/sesuai dapat mengarah pada diskriminasi pegawai. Kondisi fisik meliputi:

Jenis Kelamin Umur tertentu yang disyaratkan Tinggi badan tertentu Berat badan tertentu Postur tubuh Penampilan

FUNGSI PEKERJAFungsi Terhadap DataD0 D1 D2 D3 D4 Memadukan Mengkoordinasikan Menganalisa Menyusun Menghitung

Fungsi Terhadap OrangO0 O1 O2 O3 O4 Menasehati Berunding Mengajar Menyelia Menghibur B0 B1 B2 B3 B4

Fungsi Terhadap BendaMemasang (instalasi) Mengerjakan presisi Mengontrol mesin Menjalankan mesin Mengerjakan dengan perkakas

D5

Membandingkan/ Mencocokkan

O5

Mempengaruhi

B5

Melayani mesinMemasukkan/ mengeluarkan barang ke/dari mesin Memegang

D6

Menyalin

O6

Berbicara (Informasi) Melayani Menerima Instruksi

B6

O7 O8

B7