BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Manajemen merupakan ilmu dan seni untuk mempengaruhi orang lain untuk

mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Salah satu pengertian yang terkandung

didalamnya adalah manajemen sebagai suatu proses, yakni bagaimana seni untuk

menggerakkan orang lain agar mau bekerja dan termotivasi. Orang-orang yang

digerakan ini harus memiliki posisi atau jabatan yang jelas. Melalui fungsi

manajemen sumber daya manusia dalam sistem perekrutan jabatan terhadap suatu

pekerjaan bisa digambarkan.

Manajemen SDM dapat didefinisikan sebagai suatu proses perencanaan,

pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian sumberdaya dalam rangka

pencapaian tujuan organisasi. Salah satu tugas manajemen adalah untuk

mendayagunakan sumberdaya manusia yang dimilikinya secara optimal.

Pendayagunaan ini seringkali berarti mengupayakan agar sumber daya manusia

itu mampu dan mau bekerja secara optimal demi tercapainya tujuan organisasi.

Upaya tersebut dilakukan melalui proses manajemen terhadap sumber daya

manusia, dengan berbagai kegiatannya.

Proses tersebut mencakup kegiatan-kegiatan perencanaan dan pengadaan

tenaga kerja, seleksi dan penempatan pegawai, pengembangan personil melalui

pendidikan dan pelatihan, integrasi personil kedalam organisasi dan

pemeliharaannya (termasuk pemberian imbalan), penilaian terhadap hasil kerja

serta juga pengembangan karir serta pemberhentian personil

Suatu pengetahuan yang eksplisit dan terperinci mengenai setiap jabatan

sangatlah diperlukan, antara lain untuk keperluan rekrutmen, seleksi dan

penempatan tenaga kerja, menentukan besarnya upah, merancang jalur karir

pekerja atau pegawai, menetapkan beban kerja yang pantas dan adil, merancang

program pendidikan dan pelatihan yang efektif. Selain memberikan manfaat bagi

organisasi, analisa jabatan juga bermanfaat bagi pegawai untuk mencapai tujuan-

tujuan pribadinya. Dengan ditempatkan pada jabatan yang sesuai dengan

kualifikasi yang ia miliki, berarti para pegawai tersebut telah diberikan 1

kesempatan untuk mengembangkan dirinya dan merealisasikan potensinya

seoptimal mungkin.

Maka sebelum lebih jauh membahas tentang analisis jabatan, mula-mula

harus memahami terlebih dahulu mengenai penegertian analisis jabatan itu

sendiri, kemudian memahami tujuan penerapan serta manfaat penerapan dari

analisis jabatan, serta tahapan proses dalam analisis jabatan.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas maka ada beberapa permasalahan yang

akan dibahas diantaranya:

1. Apa pengertian analisis jabatan?

2. Apa tujuan dan manfaat analisis jabatan?

3. Bagaimana tahapan analisis jabatan?

1.3 Tujuan Penulisan

Tujuan penulisan makalah ini adalah:

1. Mengetahui pengertian analisis jabatan.

2. Mengetahui tujuan dan manfaat dari penerapan analisis jabatan.

3. Mengetahui tahapan-tahapan dalan proses analisis jabatan.

1.4 Manfaat Penulisan

Manfaat dari penulisan makalah ini adalah:

1. Memahami pengertian analisis jabatan.

2. Memahami tujuan dan manfaat dari penerapan analisis jabatan.

3. Memahami tahapan-tahapan dalam analisis jabatan.

2

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Analisis Jabatan

Analisis jabatan merupakan bagian tidak terpisahkan dari manajemen

Sumber Daya Manusia (MSDM). Menurut Hasibuan (2007: 10) pengertian

MSDM adalah sebagai berikut: “Manajemen Sumber Daya Manusia adalah ilmu

dan seni mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja agar efektif dan efisien

membantu terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan, dan masyarakat”.

Analisis Jabatan membantu organisasi mencapai tujuannya, diperlukan

sumber daya manusia yang tepat, yang memiliki kemampuan sesuai dengan beban

tugas yang harus dilaksanakan supaya tugasnya dilaksanakan secara efektif dan

efisien. Definisi jabatan menurut Wursanto (1991: 39) adalah sebagai berikut:

”Jabatan diartikan sebagai kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab,

wewenang, dan hak seseorang pegawai dalam susunan suatu organisasi.”

Jabatan berkaitan dengan serangkaian pekerjaan yang akan dilakukan dan

persyaratan yang diperlukan untuk melakukan tugas tersebut dan kondisi

lingkungan di mana pekerjaan tersebut dilakukan. Data yang dikumpulkan secara

3

lebih rinci meliputi tugas-tugas (duties), tanggung jawab (responsibility),

kemampuan manusia (human ability), dan standar unjuk kerja (performance

standard).

Istilah analisis adalah terjemahan dari kata to analyze yang berarti

menguraikan. Jadi analisis jabatan berarti menguraikan suatu jabatan menjadi

beberapa tugas (task).

Para ahli MSDM memberikan definisi mengenai analisis jabatan sebagai

berikut:

”Analisis jabatan adalah usaha untuk mencari tahu tentang jabatan atau

pekerjaan yang berkaitan dengan tugas-tugas yang dilakukan dalam jabatan

tersebut.” (Hariandja, 2007: 48)

”Analisis jabatan merupakan informasi tertulis mengenai pekerjaan-

pekerjaan apa yang harus dikerjakan oleh pegawai dalam suatu perusahaan

agar tujuan tercapai”. (Irawan, dkk.,1997: 46)

“Analisis jabatan (job analysis) merupakan suatu proses yang sistematik

untuk mengetahui mengenai isi dari suatu jabatan (job content) yang

meliputi tugas-tugas, pekerjaan-pekerjaan, tanggung jawab, kewenangan,

dan kondisi kerja, dan mengenai syarat-syarat kualifikasi yang dibutuhkan

(job requirements) seperti pendidikan, keahlian, kemampuan, pengalaman

kerja, dan lain-lain, agar seseorang dapat menjalankan tugas-tugas dalam

suatu jabatan dengan baik.” (Sofyandi ,2008: 90)

’Job analysis is the process of describing and recording aspects of jobs,…

the purposes of a job, its major duties or activities, and the conditions under

which the job is performed.’ (Schuler , 2008: 98)’

“A job analysis is a systematic process of collecting data for determining

the knowledge, skills, abilities, and other characteristics (KSAOCs)

required to successfully perform a job and to make judgements about the

nature of a specific job”. (Pynes ,2004: 147)

Dari definisi-definisi mengenai analisis jabatan tersebut, dapat disimpulkan

bahwa analisis jabatan merupakan upaya untuk mendapatkan informasi mengenai

suatu jabatan dan syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat memegang jabatan

4

tersebut dengan baik. Dari pengertian-pengertian tersebut, terlihat bahwa analisis

jabatan merupakan suatu proses yang sangat penting dalam MSDM. Melalui

analisis jabatan, akan diketahui berapa posisi/jabatan yang seharusnya ada dalam

suatu organisasi dan kemampuan apa yang dibutuhkan oleh pemegang jabatan.

2.2 Tujuan dan Manfaat Analisis Jabatan

Analisis jabatan merupakan uraian yang menggambarkan bagaimana suatu

jabatan atau pekerjaan itu dilaksanakan, bagaimana wewenang, tanggung jawab,

hubungannya dengan jabatan/pekerjaan lain dan risiko jabatan/pekerjaan tersebut.

Job Specification: uraian tentang persyaratan yang diperlukan bagi

seseorang yang akan memangku/melaksanakan sesuatu jabatan/pekerjaan.

Ada dua tujuan dari kegiatan analisis jabatan/pekerjaan:

1. Untuk menyusun uraian jabatan (job description) dan persyaratan

jabatan (job specification).

2. Sebagai dasar untuk melaksanakan kegiatan manajemen SDM.

Adapun isi pokok suatu deskripsi jabatan atau pekerjaan sebagai berikut:

a. Identifikasi jabatan/pekerjaan

b. Ringkasan jabatan/pekerjaan

c. Rincian tugas yang dilaksanakan

d. Pengawasan yang diberikan dan diterima

Hubungan dengan jabatan atau jenis pekerjaan lainnya

e. Bahan, alat, dan mesin yang dipergunakan

f. Kondisi lingkungan kerja

Spesifikasi jabatan atau pekerjaan mengandung hal-hal sebagai berikut:

a. Identifikasi Jabatan

Nama

Kode

Bagian

b. Persyaratan Jabatan

Pendidikan

Tingkat kecerdasan

minimum yang diperlukan

Pengalaman yang

diperlukan

5

Pengetahuan dan

keterampilan

Peryaratan fisik

Status perkawinan

Jenis kelamin

Usia

Kewarganegaraan

Kualifiaksi emosi

Kemampuan-kemampuan

khusus lainnya

Dengan mengetahui pengertian dan tujuan analisis jabatan tersebut ,maka

dalam melaksanakan suatu analisis jabatan harus di analisis dua aspek dari suatu

jabatan ,yaitu :

Aspek kegiatan pelaksanaan pekerjaan (job description), yaitu mengenai

apa yang sebenarnya dikerjakan oleh pemangku jabatan.

Aspek persyaratan dari seorang pemangku jabatan (job specification atau

job qualification atau job requirement atau minimum hire requirement),

yaitu syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh seorang pemangku jabatan

agar dapat melaksanakan tugas dan pekerjaannya dengan baik .

Untuk dapat melakukan analisis terhadap kedua aspek tersebut ,diperlukan

informasi-informasi yang berhubungan dengan jabatan yang akan dianalisis.

Informasi yang diperlukan tersebut ddikenal dengan informasi jabatan (job

information) . dari sekian banyak informasi jabatan yang dibutuhkan untuk

dianalisis,dapat digolongkan ke dalam dua jenis informasi jabatan :

Informasi jabatan tentang pelaksanaan pekerjaan ,yaitu informasi yang

menyangkut mengenai apa yang dikerjakan ,bagaimana mengerjakan tugas

atau pekerjaan ,mengapa harus melakukan tugas atau pekerjaan tersebut.

Infomasi mengenai persyaratan jabatan ,yaitu informasi yang menyangkut

mengenai kualifikasi umum dan kualifikasi khusus yang harus dimiliki

seorang karyawan . termasuk kedalam kualifikasi umum yaitu : pendidikan

minimum yang disyaratkan , pengetahuan yang harus dimiliki oleh

seorang karyawan ,kemampuan dan keahlian yang dimiliki karyawan yang

diperoleh baik dari praktikum maupun latihan kerja yang meliputi keahlian

mental ,fisik ,dan sosial, dan pengalaman kerja karyawan yang

berhubungan dengan perkerjaan tertentu. Termasuk kedalam kualifikasi

6

khusus yaitu : bakat yang dimiliki ,kemampuan pengendalian diri , minat

kerja, kondisi fisik yang sehat, dan jenis klamin untuk menyelesaikan

tugas yang serasi.

Adapun manfaat dari anlisis jabatan adalah:

1. Menetapkan dasar-dasar rasional pengupahan dan penggajian yang

obyektif.

2. Menghapuskan persyaratan-persyaratan kerja yang dapat me

nyebabkan diskriminasi dalam pengadaan karyawan.

3. Merencanakan kebutuhan-kebutuhan sumber daya manusia di waktu

yang akan datang dan sebagai basis perencanaannya.

4. Menentukan lamaran-lamaran dengan lowongan-lowongan pekerjaan

yang tersedia.

5. Menentukan dasar-dasar dan kebutuhan penyelenggaraan latihan baik

bagi karyawan baru maupun karyawan lama.

6. Menentukan pola atau pokok-pokok sistem pengembangan karier

karyawan yang tepat dan menyeluruh.

7. Menetapkan standar-standar prestasi kerja yang realistik

8. Menempatkan karyawan pada pekerjaan-pekerjaan yang sesuai

dengan keterampilannya secara efektif.

9. Penataan jabatan dan pengembangan organisasi.

10. Membantu kemudahan dalam memahami tugas terutama bagi

karyawan baru.

11. Memperbaiki aliran atau alur kerja

12. Memperlancar hubungan kerjasama dan saling pengertian antar

karyawan dan antarsatuan organisasi.

2.3 Tahapan Analisis Jabatan

Analisis jabatan pada dasarnya adalah suatu proses pengumpulan,

penelitian, penguraian data jabatan yang tahapannya sebagai berikut :

1. Tahap persiapan dan perencanaan

2. Tahap pengumpulan data

3. Tahap pengolahan data

7

Beberapa prinsip yang harus dilaksanakan dalam analisis jabatan dapat

diuraikan sebagai berikut :

1. Batas-batas pekerjaan dalam suatu jabatan harus ditentukan dengan

jelas yang menyangkut kewenangan jabatan dan batasan suatu

perkerjaan agar tidak terjadi tumpang tindih (over lapping) denga

jabatan lain .

2. Analisis jabatan harus didasarkan pada kenyataan (objektivitas)

dimana data yang digunakan harus benar-benar aktual dan dapat

dipercaya dengan maksud untuk mengurangi subjektivitas individu.

3. Proses aktivitas dalam suatu jabatan harus disusun secara kronologis

untuk mempermudah menganalisis dan mengevaluasinya.

4. Situasi atau kondisi perkerjaan harus diperhatikan agar analis dapat

memahami mengapa suatu pekerjaan harus dilakukan dalam suatu

jabatan tertentu .

Prosedur analisis jabatan dapat diuraikan sebagai berikut :

1. Penentuan tujuan analisis jabatan, merupakan langkah awal yang

harus dilakukan untuk mengetahui tujuan dilakukannya analisis

jabatan dan informasi apa yang diperlukan.

2. Perencanaan analisis jabatan,merupakan langkah penyusunan rencana

yang meliputi :

a. Penentuan informasi umum tentang organisasi dan cara

memperolehnya, seperti visi, misi, struktur termasuk data jabatan

yang ada, mekanisme kerja organisasi, daftar karyawan , data

mengenai lingkungan kerja,dan berbagai kebijana kepegawaian.

b. Penentuan komponen informasi jabatan yang menyangkut

identifikasi jabatan, pelaksanaan pekerjaan, dan persyaratan jabatan.

c. Penentuan metode pengumpulan data yang mencakup pendekatan-

pendekatan yang digunakan, sumber data, dan teknik pengumpulan

data. Pendekatan yang dapat digunakan antara lain pendekatan

berdasarkan individu pemangku jabatan, pengambilan sampel , nama

jabatan yang sama atau setara , dan rumpun jabatan yang sama.

8

Sumber data dapat diperoleh melalui karyawan yang bersangkutan,

pimpinan , literature, maupun orang lain yang mengetahui jabatan

tertentu. Teknik pengumpulan data dapat dilakukan memalui

penyebaran( questionnaire), wawancara (interview) ,buku catatan

harian karyawan ( log book) ,maupun pengamatan (observation).

3. Pengumpulan data jabatan ,yaitu mengumpulan data jabatan yang

diperlukan dengan urutan langkah sebagai berikut :

a. Memilih unit kerja yang akan diambil datanya

b. Inventarisasi jabatan yang ada dalam unit kerja yang bersangkutan

c. Inventarisasi jumlah pemangku jabatan

d. Menentukan jumlah sampe pada unit kerja

e. Memilih nama pemangku jabatan sebagai sampel

f. Melakukan pengumpulan data dengan menggunakan teknik

pengumpulan data tertentu

g. Mencatat dalam lembar kerja analisis jabatan (job analysis workship)

4. Pengolahan data jabatan , yaitu melakukan pengolahan data seperti

tampak ada table.

5. Penyajian analisis jabatan,yaitu penyajian dalam bentuk uraian

pekerjaan atau deskripsi jabatan (job description) , persyaratan jabatan

(job specification), klasifikasi jabatan (job classification), desan jabatan

(job design), dan nilai jabatan (job value).

6. Penyusunan program-program manajemen SDM

9

Informasi Proses analisis Hasil analisis

Informasijabatan

Informasi umum organisasi

Hubungan kerja dan lingkungan

Identifikasi data organisasi,jabatan dan tata kerja

Struktur organisasi dan arus proses

Inventarisasi dan desain data

Pola struktur organisasi, jabatan dan tata kerja

Pelaksanaanpekerjaan

Intensitas hubungan karyawan dengan deskripsi tugas

Tingkat kompleksitas tugas

Apa yang dilakukan

Fungsi karyawan

Uraian pekerjaan

Deskripsi jabatan

Keseimbangan karyawan dengan deskripsi tugas

Cara penggunaan alat

Bagaimana Proses Ciri jabatan

Syaratjabatan

Kualifikasi formal

Syarat -syarat umum

Kemampuan dan keahlian yang dibutuhkan

Jenis kualifikasi : pendidikan,latihan, pengalaman Syarat

jabatan

Spesifikasi jabatan

Kualifikasi penyesuaian kerja dan lingkungan

Syarat -syarat khusus

Penyesuaian fisik dan mental yang diperlukan

Jenis kualifikasi : fisik, bakat, minat, emosi

10

Selanjutnya setiap tahap pelaksanaan dijelaskan sebagai berikut:

1. Tahap persiapan dan perencanaan. Pada tahap ini beberapa kegiatan

yang dilakukan adalah :

a. Penegasan kembali struktur organisasi yang akan menjadi pegangan

bagi proses selanjutnya termasuk nama-nama jabatan dan tempatnya.

b. lnventarisasi jabatan yang ada di setiap unit kerja yang ada dan di

susun berdasarkan hierarki dan di beri kode identifikasi

c. Menetapkan metode pengumpulan data yang akan digunakan dan

menyiapkan alat dan sama yang diperlukan ( formulir, dll)

d. Membentuk tim pelaksana analisis dan menjelaskan tentang metode

yang akan digunakan.

e. Komunikasi/penjelasan oleh pimpinan perusahaan kepada semua

pimpinan unit kerja dan semua karyawan tentang maksud dan tujuan

analisis jabatan yang akan dilaksanakan.

Hal ini dilaksanakan untuk mencegah terjadinya salah pengertian dan

timbulnya persepsi dan harapan yang keliru.

2. Tahap Pengumpulan Data

Pengumpulan data jabatan dapat dilakukan dengan melalui beberapa cara:

a. Metode Observasi dan Wawancara

Metode observasi berarti pelaksana analisis jabatan mengamati

secara langsung di tempat bagaimana tugas pekerjaan dilaksanakan

dan mencatatnya untuk di olahnya menjadi informasi. Sedangkan

dalam metode wawancara petugas analisis mewawancarai langsung

pemegang jabatan dengan mengajukan pertanyaan yang di siapkan

lebih dulu dan mencatat jawabannya untuk diolah menjadi informasi

yang di perlukan

b. Metode Kuesioner ( Daftar Pertanyaan )

Pengumpulan data dilakukan melalui penyebaran daftar pertanyaan

kepada semua karyawan untuk di isi. Daftar pertanyaan itu bisa

bersifat terbuka (Open ended) artinya, penjawab harus memberikan

jawaban menurut kehendaknya sendiri dengan caranya sendiri, tidak

11

dibatasi. Bila daftar pertanyaan itu bersifat tertutup (Closed), maka

pertanyaan sudah dibuat sedemikian rupa sehingga penjawab tinggal

menjawab ya atau tidak, atau benar-salah.

c. Metode Studi Referensi

Metode ini mengandalkan pada pengetahuan dan ahli, rujukan yang

ada dan perbandingan dengan organisasi lain. Metode ini jarang

digunakan.

d. Metode Kombinasi

Metode int berarti menggunakan beberapa metode di atas sekaligus.

e. Metode observasi di tempat dapat diadakan untuk jabatan atau posisi

yang khusus. Observasi dapat mengungkapkan hal-hal yang tidak

dapat diuraikan secara tertulis seperti kondisi kerja, arus kerja, proses,

keterampilan yang dibutuhkan dan perajatan yang digunakan.

Metode wawancara dilakukan mengingat tidak semua jabatan dapat

dianalisis secara tertulis. Jabatan seperti: jabatan teknis, profesional,

kepengawasan dan eksekutif sebaiknya dikaji melalui wawancara atas

pemegang jabatan yang bersangkutan.

Metode daftar pertanyaan pada umumnya kurang berhasil, karena tidak

semua karyawan telah mengisi formulir atau dapat membaca dan menulis

dengan baik. Setiap kategori karyawan harus diberi kuisioner tersendiri

dengan gaya bahasa khusus guna mencegah kesalahpahaman dalam

penafsiran.

Metode studi referensi misalnya dapat dilakukan dengan menganalisis

buku catatan harian untuk mendapatkan informasi tentang suatu jabatan

atau posist. Tetapi metode ini agak sulit dilakukan karena tidak semua

catatan harian berguna, karena si penulis tidak merumuskan kegiatan

yang sebenarnya. Juga masih banyak pekerjaan yang tidak membiasakan

diri membuat catatan harian seperti pesuruh atau mekanik.

3. Tahap Pengolahan Data

Setelah proses pengumpulan data selesai, dilakukan pengolahan data yaitu:

a. Menentukan faktor-faktor dari penilaian jabatan

12

b. Menentukan bobot nilai dari setiap faktor

c. Analisa hasil interview dan kuisioner yang telah di isi

d. Analisa persyaratan jabatan

e. Menyusun uraian jabatan

f. Melakukan pola penilaian jabatan sebagai dasar dari penentuan sistem

personalia lainnya

g. Mempersiapkan rekomendasi bagi perencanaan tenaga kerja, pola

pengadaan, seleksi dan penempatan pegawai; penilaian karya

pegawai ; sistem pemberian balas jasa ; pelatihan dan pengembangan

pegawai, sistem dan prosedur administrasi kepegawaian.

13

BAB III

KESIMPULAN DAN SARAN

3.1 Kesimpulan

1. Analisis Jabatan merupakan upaya untuk mendapatkan informasi mengenai

suatu jabatan dan syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat memegang

jabatan tersebut dengan baik.

2. tujuan dari kegiatan analisis jabatan/pekerjaan untuk menyusun uraian jabatan

(job description) dan per syaratan jabatan (job specification). Sebagai dasar

untuk melaksanakan kegiatan manajemen SDM.

3. Tahap – tahap dalam analisi jabatan terdapat 3 tahap yaitu tahap persiapan

dan perencanaan, tahap pengumpulan data, tahap pengolahan data.

3.2 Saran

1. Penulis menyarankan agar analisis jabatan lebih di informasikan kembali kepada masyarakat banyak agar dalam proses pemilihan karyawan maupun dalam menjalankan jabatan lebih efektif.

14

DAFTAR PUSTAKA

Pujangkoro, Sugiharto. 2004. Analisis Jabatan (Job Analysis). [PDF]. www.

USU.ac.id. Diunduh pada, 12 Mei 2013.

Sirait,Rais. 2012. MSDM Untuk Analisis Jabatan. [online]. www.wordpress.com.

Diunduh pada, 12 Mei 2013.

Sofyandi, Herman. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta : Graha

Ilmu.

15