penyusunan analisis jabatan - · pdf filepenyusunan daftar jabatan, membuat laporan hasil...

MODUL DIKLAT ANALIS KEPEGAWAIAN

PENYUSUNAN ANALISIS JABATAN

Penulis:

1. Drs. Suparjiyanta

2. Dra. Dewi Mutiarani

PUSAT PEMBINAAN JABATAN FUNGSIONAL KEPEGAWAIAN

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA

JAKARTA, 2014

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Analisis jabatan pada dasarnya merupakan suatu bentuk penelitian dengan

tipe deskriptif yaitu dengan mengumpulkan data jabatan, mengolahnya menjadi

informasi jabatan dan menyajikannya untuk program-program tertentu. Dengan

demikian maka keberhasilan analisis jabatan sebagai proses untuk menghasilkan

informasi jabatan, sangat tergantung pada pengumpulan data jabatan. Seperti juga

dalam penelitian yang lain, pengumpulan data jabatan harus dapat menghasilkan

data yang memenuhi kriteria data yang baik yaitu obyektif, reliable, valid, tepat

waktu, akurat, relevan, representative, komprehensif, sistematik dan lengkap

artinya tidak menyimpang dari keadaan sebenarnya, tidak mengarang atau

mengada-ada. Untuk mendapatkan data yang obyektif diperlukan sikap netral,

kejujuran dan menghindarkan subyektifitas semaksimal mungkin. Untuk

kepentingan ini sebaiknya dalam menganalisis jabatan tidak menganalisis

jabatannya sendiri atau jabatan-jabatan pada unit tempat ia bekerja. Jika harus

demikian maka perlu didampingi analisis jabatan dari unit lain yang akan lebih

dapat berlaku netral.

Data jabatan yang bersifat reliabilitas artinya, data jabatan yang diperoleh

haruslah yang dapat dipercaya atau dapat meyakinkan pihak yang berkepentingan.

Salah satu bukti dan cara mengetahui tingkat reliabilitas tersebut adalah apabila

data jabatan tersebut diperoleh dari beberapa analisis jabatan ternyata data tersebut

sama, maka data tersebut dianggap reliable. Data yang reliable akan bersifat dapat

diandalkan. Reliabilitas data erat hubungannya dengan validitas data. Data jabatan

yang terpercaya biasanya bernilai valid artinya bersifat absah atau layak dipercaya.

Data jabatan perlu ketepatan waktu hal ini dimaksudkan agar dapat

menggambarkan keadaan yang sesuai dengan situasi perkembangan yang ada, tidak

ketinggalan atau tidak basi. Akurasi data sangat penting bagi data jabatan, karena

data jabatan bersifat kualitatif sehingga sulit untuk mengukur tingkat akurasinya.

Untuk itu analisis jabatan perlu memperhatikan hal ini agar ketepatan data dapat

2

dicapai. Untuk mendapatkan data yang akurat diperlukan konfirmasi melalui atasan

pemegang jabatan atau penyelia.

Data jabatan yang relevan maksudnya adalah data tersebut betul-betul

diperlukan. Data jabatan yang representative, adalah data yang bisa mencerminkan

atau menggambarkan keadaan yang sebenarnya. Representasi data jabatan sangat

diperlukan untuk mengumpulkan data yang menggunakan sampel yaitu agar dapat

menggambarkan keadaan seluruh populasi. Data jabatan yang komprehensif artinya

data yang dikumpulkan dapat memberikan gambaran yang menyeluruh secara

bulat. Sifat ini erat dengan sifat integrative, yaitu data jabatan yang diperoleh dapat

saling mendukung, menguatkan dan tidak kontradiktif. Sedangkan data jabatan

yang sistematik dimaksudkan agar dapat membantu untuk mempermudah dalam

memahami data, dan dalam mengolahnya menjadi informasi jabatan. Data yang

lengkap bisa mempercepat proses pengolahan dan penyajian untuk kepentingan

pihak yang membutuhkan. Hasil analisis jabatan berupa informasi jabatan,

dipergunakan untuk membenahi, meningkatkan/menyempurnakan suatu organisasi

dari tiga aspek, yaitu: kelembagaan, kepegawaian, dan ketatalaksanaan.

1. Kelembagaan

Untuk kepentingan kelembagaan, pihak yang memerlukan adalah unit-unit

pengelola organisasi yang meliputi kegiatan :

a. Penyusunan organisasi dan unit-unitnya;

b. Penyempurnaan organisasi;

c. Pengembangan organisasi;

d. Penciutan organisasi;

e. Penggabungan unit-unit organisasi.

2. Kepegawaian

Untuk kepentingan kepegawaian, pihak yang memerlukan informasi jabatan

adalah unit pengelola kepegawaian yang meliputi kegiatan:

a. Pengurusan calon pegawai, seperti: rekrutmen, seleksi, dan penempatan;

b. Pengelolaan kepegawaian, misal: administrasi, penilaian jabatan,

penyusunan jenjang karier, mutasi, rotasi, dan promosi;

c. Pasca pegawai, seperti: program pensiun.

3

3. Ketatalaksanaan

Pihak yang memerlukan untuk kepentingan ini adalah unit pengelola

tatalaksana dan tata kerja yang meliputi kegiatan:

a. tatalaksana;

b. tata kerja.

B. Deskripsi Singkat

Mata diklat Analisis Jabatan ini membahas konsep tentang analisis jabatan

dalam rangka mendapatkan informasi jabatan, peranan dan manfaatnya dalam

kaitannya untuk mencapai tujuan organisasi. Selain itu juga dibahas tentang pengertian

dan kegunaan analisis beban kerja serta aspek-aspek dalam penyusunan analisis beban

kerja. Pada bab terakhir dari modul ini diuraikan tentang proses penyusunan evaluasi

jabatan baik untuk jabatan manajerial maupun untuk jabatan non manajerial.

C. Tujuan Pembelajaran Umum

Setelah selesai mengikuti mata diklat analisis jabatan ini peserta diklat

diharapkan dapat memiliki pemahaman tentang cara mengolah data jabatan

berdasarkan metode analisis jabatan, merumuskan data yang diperlukan untuk analisis

jabatan, membuat daftar pertanyaan yang akan digunakan dalam analisis jabatan,

menganalisis data/informasi jabatan Pegawai Negeri Sipil (PNS) dalam rangka

penyusunan daftar jabatan, membuat laporan hasil analisis jabatan, tatacara

perhitungan beban kerja, perhitungan standar waktu kerja, konsep, prosedur, metode

dan teknik evaluasi jabatan serta menelaah data jabatan untuk menilai bobot jabatan.

D. Tujuan Pembelajaran Khusus

Setelah selesai mengikuti mata diklat ini peserta diharapkan dapat:

1. Mendeskripsikan pengertian, tujuan dan menerapkan proses penyusunan

analisis jabatan di lingkungan PNS;


analisis beban kerja masing-masing jabatan;


evaluasi jabatan PNS.

4

BAB II

METODE DAN TAHAPAN PELAKSANAAN ANALISIS JABATAN

A. Metode Analisis Jabatan

Analisis Jabatan adalah proses pengumpulan data jabatan untuk dianalisis,

disusun, dan disajikan menjadi informasi jabatan dengan menggunakan metode

tertentu. Tujuannya untuk menyediakan informasi jabatan sebagai fondasi/dasar

bagi program manajemen kepegawaian, kelembagaan, ketatalaksanaan, dan

pengawasan. Analisis Beban Kerja suatu jabatan dalam organisasi publik adalah

frekuensi rata-rata masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu

(BAKN, 1985: 173). Adapun pengertian analisis beban kerja adalah kegiatan

menghitung perkiraan beban kerja dari masing-masing satuan organisasi (BKN,

2002:430). Pengertian lain suatu teknik manajemen yang dilakukan secara

sistematis untuk memperoleh informasi mengenai tingkat efektivitas dan efisiensi

kerja organisasi berdasarkan volume kerja (Permendagri Nomor 12 Tahun 2008).

Evaluasi Jabatan PNS adalah suatu proses untuk menilai suatu jabatan secara

sistematis dengan menggunakan kriteria-kriteria yang disebut sebagai faktor jabatan

terhadap informasi faktor jabatan untuk menentukan nilai jabatan dan kelas jabatan

(Perka BKN Nomor 21 tahun 2011)

Perkembangan organisasi dan perubahan struktur dalam organisasi

menyebabkan kebutuhan pegawai meningkat. Sebelum organisasi melakukan

seleksi terhadap karyawan yang akan menduduki jabatan yang baru, maka manajer

perlu mengetahui dan mengidentifikasi pekerjaan-pekerjaan apa saja yang akan

dilakukan dan bagaimana pekerjaan itu dapat dilakukan serta kriteria pegawai yang

bagaimana yang layak menduduki pekerjaan tersebut. Dalam hal ini, organisasi

perlu menetapkan standar-standar pekerjaan dan kriteria keterampilan, pendidikan,

dan pengalaman yang diperlukan. Untuk mengetahui jenis pekerjaan, bagaimana

melakukan pekerjaan dan siapa yang tepat untuk memangku jabatan itu perlu

dilakukan analisis terhadap jabatan itu sendiri yang disebut sebagai analisis jabatan.

Dessler (1997), mengungkapkan bahwa analisis jabatan merupakan prosedur untuk

menetapkan tugas dan tuntutan keterampilan dari suatu jabatan dan orang seperti

5

apa yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut. Dalam pengertian ini, Dessler

menekankan pada dua aspek, yaitu menyangkut isi pekerjaan dan orang yang

melaksanakan pekerjaan.

Guna memperolah informasi jabatan, data jabatan yang perlu diperoleh

dalam penyelenggaran analisis jabatan dapat dikumpulkan dengan metode yang

berbeda-beda. Metode mana yang akan digunakan tergantung dari banyak hal, yaitu

SDM yang tersedia, macam data yang perlu diperoleh, tingkat reliabilitas dan

validitas yang diharapkan. Metode yang umum digunakan dalam mengumpulkan

data jabatan yaitu:

1. Metode Observasi dan Interview

Metode observasi dan interview ini adalah pengumpulan data jabatan

dilakukan dengan mengamati orang yang sedang bekerja, menginterview

pemegang jabatan, atasannya langsung atau orang lain yang dapat memberi

keterangan-keterangan yang diperlukan, dan mencatat data yang diperoleh dari

observasi dan interview tersebut. Metode observasi sangat tepat jika dilakukan

pada jenis pekerjaan yang bersifat berulang-ulang. Penggunaan metode

observasi memungkinkan analisis jabatan dilakukan dengan pengamatan

pekerjaan dilapangan. Walaupun sifatnya pengamatan, namun tidak seharusnya

analis mengamati secara kontinyu perkembangan dari waktu ke waktu.

2. Metode Daftar pertanyaan

Untuk pengumpulan data jabatan dapat juga digunakan daftar pertanyaan.

Daftar ini dibagikan kepada para karyawan/pegawai dan mereka diminta

kesediaannya untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan yang telah tercantum

dalam daftar tersebut. Metode daftar pertanyaan ini dikenal juga dengan nama

metode questioner.

3. Metode studi referensi

Data jabatan disusun oleh suatu tim dengan mentafsirkan, merumuskan,

menjabarkan fungsi dan tugas organisasi, laporan kerja harian, publikasi teknik

ke dalam pekerjaan karyawan/pegawai, Publikasi public yang dimaksudkan

disini misalnya instruksi pelayanan mesin, tata cara penetapan kenaikan

pangkat, cara beternak unggas, tata cara penerimaan dan pengangkatan CPNS

dan lain sebagainya.

6

4. Metode kombinasi

Untuk memperoleh data yang memenuhi persyaratan reliabilitas, validitas,

lengkap, cermat dan representative, maka dapat digunakan kombinasi dua atau

lebih metode pengumpulan data tersebut diatas.

B. Tahapan Pelaksanaan Analisis Jabatan

Proses pelaksanaan Analis Jabatan dilaksanakan dengan tahapan-tahapan

tertentu. Mathis and Jackson (2000), mengembangkan lima tahapan dalam proses

analisa jabatan yang harus diadakan dengan suatu cara yang efektif. Lima tahapan

tersebut adalah : perencanaan, persiapan, pelaksanaan, merumuskan deskripsi

pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan serta menyajikan dan memvalidasi deskripsi

pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Adapun pelaksanaan Kegiatan Analisis Jabatan

sesuai dengan Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 12 Tahun

2011 tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan sebagai berikut:

A. Prosedur

Pembentukan Tim Pelaksana Analisis Jabatan (TPAJ)

a. Pembentukan TPAJ

Untuk kelancaran pelaksanaan analisis jabatan pada masing-masing

Instansi Pemerintah, Pejabat Pembina Kepegawaian masing-masing

instansi membentuk TPAJ.

b. Tugas TPAJ

TPAJ mempunyai tugas mengumpulkan data, menyusun informasi jabatan,

serta memverifikasi data.

c. Syarat keanggotaan TPAJ

Persyaratan untuk dapat diangkat menjadi anggota TPAJ adalah:

1) PNS dengan pangkat/golongan ruang paling rendah Pengatur Muda

Tk. I II/b;

2) Telah mengikuti pelatihan atau bimbingan teknis analisis jabatan; dan

3) Syarat-syarat objektif lain yang ditentukan oleh pejabat yang

berwenang, seperti pengalaman dan kemampuan lain yang diperlukan

dalam tim.

7

d. Susunan keanggotaan TPAJ

Keanggotaan TPAJ terdiri atas:

1) Seorang Ketua merangkap anggota;

2) Seorang Sekretaris merangkap anggota; dan

3) Paling kurang 7 (tujuh) orang anggota, termasuk ketua dan sekretaris.

e. Kriteria jumlah TPAJ

Untuk menjamin objektifitas dalam pelaksanaan analisis jabatan anggota

TPAJ ditetapkan dalam jumlah ganjil.

f. Ketua dan Sekretaris TPAJ

Ketua dapat ditunjuk dari seorang pejabat eselon II atau eselon III yang

secara fungsional bertanggung jawab di bidang kepegawaian atau

organisasi. Sekretaris TPAJ dapat ditunjuk paling rendah seorang pejabat

eselon IV yang memiliki kemampuan dan pengalaman teknis di bidang

analisis jabatan.

g. Tugas Ketua TPAJ adalah:

1) Membuat rencana kerja pelaksanaan analisis jabatan;

2) Memberikan pengarahan dan bimbingan kepada anggota TPAJ; dan

3) Menyampaikan hasil pelaksanaan analisis jabatan kepada Pejabat

Pembina Kepegawaian instansi yang bersangkutan.

h. Tugas Sekretaris Tim adalah:

1) Membantu Ketua Tim dalam melaksanakan tugasnya;

2) Menyiapkan bahan diskusi, seminar atau lokakarya;

3) Menyelenggarakan diskusi, seminar atau lokakarya; dan

4) Mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan untuk kelancaran

pelaksanaan analisis jabatan.

i. Tugas anggota Tim adalah:

1) Menentukan metode pengumpulan data yang akan digunakan;

2) Mengumpulkan seluruh data dengan menggunakan metode tertentu

dan menyusunnya menjadi informasi jabatan;

3) Melakukan diskusi, seminar, atau lokakarya dalam rangka

pelaksanaan analisis jabatan; dan

4) Menyusun hasil akhir analisis jabatan.

8

2. Kegiatan Analisis Jabatan

Pengumpulan Data

a. Pada tahap ini TPAJ melakukan pengumpulan data untuk mendapatkan

fakta-fakta dan keterangan dari pemegang jabatan, para pimpinan unit

kerja, narasumber, serta sumber data lainnya seperti catatan harian

pemegang jabatan, rencana kerja dan laporan pelaksanaan pekerjaan, visi

dan misi organisasi, struktur organisasi dan tata kerja serta informasi

kepegawaian lainnya.

b. Sebagai landasan untuk melaksanakan analisis jabatan, perlu

memperhatikan visi dan misi organisasi, struktur organisasi, tata kerja,

tugas pokok, dan fungsi, serta sumber data lainnya seperti rencana kerja,

laporan pelaksanaan pekerjaan, dan informasi kepegawaian lainnya

sebagai sumber data yang berperan dalam penyusunan uraian jabatan dan

syarat jabatan.

c. Apabila visi dan misi belum terdokumentasi secara tertulis, maka TPAJ

dapat memperoleh dari pimpinan instansi tentang arah kebijakan instansi

di masa yang akan datang.

d. Pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan formulir analisis

jabatan.

e. Para pemegang jabatan yang ditunjuk menjadi responden dalam pengisian

formulir jabatan adalah pegawai yang memiliki kualifikasi antara lain :

1) menguasai pekerjaan di unit kerjanya;

2) dapat menjelaskan program-program unit kerjannya, dan

3) mengerti tentang proses di unit kerjanya.

3. Tahapan Analisis Jabatan

a. Pengumpulan Data Jabatan

Pada tahap ini dilakukan kegiatan penyuluhan, pengumpulan formulir data

jabatan, pengisian formulir data jabatan, wawancara dan konsolidasi data

olahan.

b. Penyusunan Informasi Jabatan

Pada tahap ini, pegawai yang akan dilibatkan dalam melakukan analisis

jabatan dan metode yang akan digunakan harus memahami langkah-

9

langkah yang harus dilakukan dalam penyusunan informasi jabatan dengan

menggunakan formulir informasi Jabatan yang memuat informasi sebagai

berikut:

1) Identitas jabatan terdiri antara lain: nama jabatan, kode jabatan, unit

kerja jabatan, letak dalam struktur dan ikhtisar jabatan;

2) Uraian jabatan terdiri dari: uraian tugas, bahan kerja, alat kerja, hasil

kerja, tanggungjawab, wewenang, korelasi jabatan, kondisi

lingkungan kerja dan keadaan/ resiko bahaya;

3) Syarat jabatan terdiri dari: pangkat/golongan ruang, pendidikan,

kursus/pelatihan, pengalaman kerja, pengetahuan, keterampilan, bakat

kerja, temperamen kerja, minat kerja, upaya fisik, kondisi fisik dan

fungsi pekerja.

4. Verifikasi/Pra Konvensi

Pada tahap ini analisis sudah dapat dilakukan. Berbagai data yang diperlukan

dikumpulkan melalui sebuah angket yang disertai dengan sebuah surat yang

menjelaskan proses dan instruksi untuk pengisian dan mengembalikan angket

analisis pekerjaan itu. Setelah data terkumpul, kegiatan berikutnya adalah

melakukan pemilahan (sortir) menurut kelompok atau unit-unit. Bila perlu

untuk mencocokan data perlu digunakan wawancara atau pertanyaan

tambahan.

5. Seminar Kelompok/Konvensi

Apabila data yang dikumpulkan sudah selesai, maka selanjutnya menyiapkan

langkah untuk memaparkan hasil pengisian formulir jabatan tersebut untuk

mendapatkan tanggapan, masukan dan koreksi atas informasi yang sudah

tersusun.

6. Laporan Akhir

Begitu informasi jabatan dan spesifikasi pekerjaan telah selesai dan ditinjau

ulang oleh semua individu yang berkepentingan, maka harus selalu dilakukan

pemutakhiran untuk menjaga keakuratannya. Setelah dinyatakan akurat maka

informasi jabatan tersebut disusun sedemikian rupa kemudian ditetapkan oleh

Pejabat Pembina Kepegawaian (PPK) dengan suatu Surat Keputusan untuk

menjadi pedoman informasi jabatan sebagai hasil proses analisis jabatan.

10

C. Latihan

1. Coba Anda jelaskan pengertian analisis jabatan dan tujuan diadakan

penyusunan analisis jabatan .

2. Guna memperolah informasi jabatan, data jabatan yang perlu diperoleh dalam

penyelenggaran analisis jabatan dapat dikumpulkan dengan metode yang

berbeda-beda. Sebutkan dan jelaskan metode yang anda ketahui.

3. Pada tahap pelaksanaan analisis jabatan, pegawai yang akan dilibatkan dalam

melakukan analisis jabatan dan metode yang akan digunakan harus memahami

langkah-langkah yang harus dilakukan dalam penyusunan informasi jabatan.

Informasi apa saja yang diperoleh dalam penyusunan analisis jabatan,

sebutkan!

D. Rangkuman

Analisis Jabatan adalah Proses pengumpulan data jabatan untuk dianalisis,

disusun, dan disajikan menjadi informasi jabatan dengan menggunakan metode

tertentu. Tujuannya untuk menyediakan informasi jabatan sebagai fondasi/dasar

bagi program manajemen kepegawaian, kelembagaan, ketatalaksanaan, dan

pengawasan. Guna memperolah informasi jabatan, data jabatan yang perlu

diperoleh dalam penyelenggaran analisis jabatan dapat dikumpulkan dengan

metode yang berbeda-beda. Metode mana yang akan digunakan tergantung dari

banyak hal, yaitu SDM yang tersedia, macam data yang perlu diperoleh, tingkat

reliabilitas dan validitas yang diharapkan. Metode yang umum digunakan dalam

mengumpulkan data jabatan yaitu: metode observasi dan interview, metode daftar

pertanyaan, metode studi referensi dan metode kombinasi.

11

BAB III

IDENTITAS, URAIAN JABATAN DAN SYARAT JABATAN

Sebagaimana diuraikan didepan bahwa analisis jabatan adalah proses

pengumpulan data jabatan untuk dianalisis, disusun, dan disajikan menjadi informasi

jabatan dengan menggunakan metode tertentu. Tujuannya adalah untuk menyediakan

informasi jabatan sebagai fondasi/dasar bagi program manajemen kepegawaian,

kelembagaan, ketatalaksanaan dan pengawasan. Yang terkait dengan tujuan penyusunan

analisis jabatan tersebut meliputi seluruh kegiatan yang mencakup perencanaan,

penetapan norma standar prosedur formasi, pengangkatan, pengembangan kualitas

sumber daya PNS, pemindahan, gaji, tunjangan, kesejahteraan, pemberhentian, hak,

kewajiban, dan kedudukan hukum. Hal itu dilakukan karena manajemen PNS diarahkan

untuk menjamin penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan secara

berdayaguna dan berhasil guna. Untuk mewujudkan penyelenggaraan tugas pemerintah

dan pembangunan sebagaimana dimaksud, diperlukan PNS yang profesional dalam

memahami penyusunan analisis jabatan di lingkungan organisasi masing-masing.

Hal yang menjadi fokus utama dalam Manajemen Sumber Daya Manusia

(MSDM) yaitu meningkatkan kinerja organisasi baik dari segi produktivitas, pelayanan

maupun kualitas untuk mencapai tujuan utama organisasi. Maka dalam

implementasinya, MSDM akan melaksanakan kegiatan-kegiatan yang akan mendukung

tercapainya tujuan organisasi. Salah satu kegiatan yang memiliki peranan penting dalam

MSDM yaitu analisis jabatan tersebut. Menurut Dale Yonder, analisis jabatan adalah

suatu prosedur untuk memperoleh informasi jabatan secara sistematis. Dalam

melaksanakankan analisis jabatan ada beberapa prinsip-prinsip yang perlu diperhatikan,

yaitu:

1. Proses analisis jabatan dilakukan untuk memperoleh informasi jabatan yang

didalamnya terkandung tanggung jawab pada setiap jabatan dan kontribusi hasil

jabatan tersebut terhadap pencapaian hasil atau tujuan organisasi.

2. Objek dari kegiatan analisis jabatan ini adalah jabatan, bukanlah si pemegang

jabatan yang memangku jabatan tersebut. Meskipun data diperoleh dari si

pemegang jabatan (incumbent) melalui pengamatan, wawancara atau pun

12

kuesioner/angket, produk yang menjadi hasil analisis jabatan adalah berupa uraian

jabatan (job description) atau spesifikasi jabatan (specifications of the job), bukan

suatu uraian tentang orang (description of the person).

3. Jabatan yang akan dideskripsikan kedalam uraian jabatan merupakan jabatan yang

sesuai dengan struktur organisasi pada saat ini.

Hasil dari analisis jabatan yaitu berupa uraian jabatan (job description) dan

spesifikasi jabatan (job spesification). Uraian jabatan adalah uraian tentang informasi

dan karakteristik jabatan yang akan membedakan antara satu jabatan dengan jabatan

lainnya, misalnya nama jabatan, uraian tugas, hasil kerja, bahan kerja, tanggung jawab

dan wewenang jabatan. Sementara spesifikasi jabatan adalah kualifikasi yang harus

dipenuhi untuk menduduki suatu jabatan, seperti pendidikan, pelatihan, pengalaman

kerja, bakat dan temperamen. Uraian jabatan dan spesifikasi jabatan inilah yang

kemudian dijadikan landasan dalam MSDM lainnya, diantaranya sebagai landasan

untuk melakukan evaluasi jabatan, rekruitmen, seleksi, pelatihan, promosi, penempatan

pegawai baru, dan menentukan standar hasil kerja seseorang serta merencanakan

perubahan-perubahan dalam organisasi. Pelaksanaan analisis jabatan yang tepat akan

menghasilkan standar suatu jabatan yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Hasil dari

analisis jabatan akan membantu pegawai dalam memahami jabatan yang akan atau

sedang diduduki, selain itu juga memudahkan organisasi dalam menempatkan pegawai

pada suatu jabatan, serta membantu pelaksanaan pengelolaan pegawai lainnya. Dalam

rangka menempatkan PNS sesuai dengan keahliannya berdasar prinsip the right man

and the right place, maka perlu disajikan butir-butir informasi jabatan yang mencakup

identitas jabatan, uraian jabatan dan syarat jabatan.

A. Identitas Jabatan

Identitas Jabatan merupakan ciri yang menggambarkan tentang suatu

jabatan. Identitas Jabatan mencakup:

1. Nama Jabatan

Dalam menentukan nama jabatan harus ringkas, substantif, jelas dan dapat

memberikan pengertian yang tepat bagi pembaca. Penamaan untuk Jabatan

Manajerial setidaknya mengandung fungsi manajemen. Sedangkan untuk

penamaan Jabatan Fungsional dapat dirumuskan berdasarkan:

13

a. Bahan yang digunakan untuk melaksanakan pekerjaan (seperti Pengumpul,

Pengadministrasi).

b. Alat yang digunakan dalam melakukan pekerjaan (seperti operator).

c. Hasil yang diperoleh setelah pekerjaan dilaksanakan (seperti penyusun,

pengonsep).

d. Proses yang dilakukan dalam melakukan pekerjaan (seperti pemroses,

pengolah)

2. Kode Jabatan

Kode jabatan merupakan kode yang dibuat untuk memudahkan dalam

pengadministrasian suatu jabatan. Pengkodean jabatan harus menggunakan

format kode yang seragam.

3. Unit Kerja

Unit Kerja merupakan cerminan tempat atau letak keberadaan suatu jabatan.

Contohnya : Apabila kita akan menganilisis sebuah jabatan Kepala Sub Bagian

Tata Usaha (Eselon IV di BKN) memiliki unit kerja Sekretariat Utama (Eselon

I), Biro Umum (Eselon II) dan Bagian Persuratan (Eselon III). Unit kerja

eselon IV-nya tidak dituliskan karena jabatan yang dianalisis adalah jabatan

struktural eselon IV.

4. Kedudukan Dalam Struktur

Kedudukan dalam struktur harus mencerminkan posisi jabatan apakah jabatan

manajerial atau non manajerial yang disesuaikan dengan susunan organisasi

dan Tata Kerja (SOTK) dengan menggambarkan kedudukan atasan langsung,

atasan dari atasan langsung, jabatan yang dianalisis dan jabatan lain yang

memiliki atasan langsung sama. Untuk membedakan antara jabatan yang

dianalisis dengan jabatan yang lain, maka jabatan yang dianalisis diberi tanda

(diarsir) seperti contoh dibawah ini:

14

e. Ikhtisar Jabatan

Ihktisar jabatan merupakan cerminan uraian jabatan dalam bentuk ringkas yang

memberikan gambaran umum tentang kompleksitas suatu jabatan yang

digambarkan dalam satu kalimat yang mencerminkan WHW (What, How,

Why)

a. Apa yang yang dikerjakan (what)

b. Bagaimana cara mengerjakan (how)

c. Mengapa atau untuk apa pekerjaan itu dilaksanakan (why)

Contoh Ihktisar Jabatan untuk Jabatan Manajerial: memimpin dan

melaksanakan objek kerja (What) berdasarkan/sesuai dengan ........... (How)

agar/untuk/sebagai .......... (Why)

Contoh ihktisar jabatan untuk Jabatan Fungsional: Melaksanakan objek

kerja (What) berdasarkan/ sesuai dengan .............. (How) agar/ untuk/

sebagai ......... (Why).

B. Uraian Jabatan

Uraian Jabatan merupakan ciri yang menggambarkan tentang suatu jabatan.

Uraian Jabatan mencakup:

1. Uraian Tugas

Tugas (task) merupakan unit terkecil dari analisis yang merupakan pernyataan

specifik mengenai apa yang dikerjakan oleh seseorang. Tugas adalah upaya

Kepala Sub

Direktorat

Analisis Jabatan

Pengelola

Database

Jabatan

Pengumpul Data

Jabatam

Kepala Seksi

Inventarisasi

Jabatan

15

pokok dalam memproses bahan kerja dengan menggunakan peralatan tertentu

menjadi suatu hasil kerja. Ditulis dengan menggunakan kalimat aktif

(berawalan “me” dan menggambarkan tindak kerja).

Uraian tugas dapat diartikan suatu paparan atau bentangan atas semua tugas

jabatan yang merupakan tugas pokok yang dilakukan pemegang jabatan dalam

memproses bahan kerja menjadi hasil kerja dalam kondisi pelaksanaan tertentu.

Dalam menyusun uraian tugas harus dilakukan juga tahapan didalamnya.

Tahapan kerja (proses) adalah langkah-langkah (kegiatan) yang dituliskan

secara berurutan dari awal hingga akhir pelaksanaan tugas. Dalam menyusun

Struktur Uraian tugas tersebut berpedoman pada prinsip WHW yaitu Tugas apa

yang dikerjakan, dengan apa tugas tersebut dilakukan, serta untuk apa tugas

tersebut dilakukan.

Contoh uraian tugas Kepala Seksi Administrasi Pengadaan A pada Direktorat

Pengadaan PNS Badan Kepegawaian Negara. Salah satu tugasnya adalah:

Membuat rencana kegiatan Seksi Administrasi Pengadaan A (W)

berdasarkan Rencana Operasional Sub Direktorat Administarsai

Pengadaan (H) sebagai pedoman pelaksanaan tugas (W).

Tahapan :

a. Mempelajari Renja Direktorat

b. Menyusun konsep rencana kegiatan seksi

c. Mendiskusikan konsep rencana kegiatan seksi dengan bawahan

d. Menetapkan rencana kegiatan

2. Bahan Kerja

Bahan kerja adalah masukan yang diproses dengan tindak kerja (tugas) untuk

menjadi hasil kerja. Bahan kerja tersebut akan dapat diolah menjadi hasil kerja

jika ada perangkat kerja (alat kerja) yang digunakan.

Contoh: surat masuk (untuk diagendakan), peraturan, referensi atau buku

(untuk penyusunan materi bimtek).

3. Alat Kerja

Alat kerja adalah sarana yang dipergunakan untuk mengolah bahan kerja

menjadi hasil kerja. Alat kerja tidak terbatas pada sarana materiil, dapat juga

16

berupa peraturan, pedoman, prosedur kerja atau acuan lain yang digunakan

dalam pelaksanaan tugas

Contoh:

Stetoskop digunakan Dokter dalam memeriksa pasien

Peraturan Kepala BKN nomor 12 tahun 2011 digunakan oleh Analis

Kepegawaian untuk melaksanakan Analisis Jabatan

4. Hasil Kerja

Hasil kerja adalah suatu produk berupa barang, jasa (pelayanan) atau informasi

yang dihasilkan dari suatu proses pelaksanaan tugas. Hasil kerja dapat

diperoleh bila ada sesuatu yang diolah (bahan kerja). Hasil kerja dapat berupa

data, laporan, dokumen, kegiatan dan lain-lain.

5. Tanggungjawab

Tanggungjawab merupakan kewajiban yang melekat pada jabatan, yang terkait

dengan benar atau salahnya pelaksanaan tugas. Tanggung jawab jabatan dapat

meliputi tanggung jawab terhadap : bahan kerja (kerahasiaan data), alat kerja

(kelengkapan peralatan kerja), hasil kerja (keakuratan laporan) dan proses kerja

(kesesuaian pelaksanaan tugas terhadap peraturan/SOP).

6. Wewenang

Wewenang merupakan hak pemegang jabatan untuk memilih alternatif dalam

mengambil keputusan/ tindakan yang diakui secara sah oleh pihak lain.

Wewenang dapat terkait dengan:

a. Bahan kerja (antara lain: mengembalikan bahan kerja yang tidak sesuai)

b. Alat kerja (antara lain: melakukan pemeliharaan perangkat kerja yang

digunakan)

c. Hasil kerja (antara lain: menyebarluaskan informasi yang dihasilkan

kepada orang lain)

d. Proses kerja (antara lain: menetapkan prosedur kerja)

7. Korelasi Jabatan

Korelasi jabatan adalah hubungan kerja yang dilakukan antara jabatan terkait

dengan jabatan lain dalam konteks pelaksanaan tugas.

Hubungan jabatan dapat berupa:

a. Hubungan vertikal (atasan dengan bawahan)

17

b. Hubungan horizontal (hubungan dengan jabatan yang setara)

c. Hubungan diagonal (hubungan dengan jabatan yang lebih tinggi di

organisasi yang berbeda)

8. Kondisi Lingkungan Kerja

Kondisi lingkungan kerja merupakan keadaan tempat bekerja yang menjadi

konsekwensi keberadaan pemegang jabatan dalam melaksanakan tugas jabatan.

Kondisi lingkungan kerja suatu jabatan meliputi:

a. tempat kerja

b. suhu

c. udara

d. keadaan ruangan

e. letak

f. keadaan tempat kerja

g. penerangan

h. suara

i. getaran

9. Keadaan Resiko Bahaya

Kemungkinan resiko bahaya ini bisa bersifat fisik atau mental adalah hal-hal

yang ditentukan dari keberadaan pegawai terkait dengan:

a. lingkungan pekerjaan

b. penanganan bahan

c. proses yang dilakukan

d. penggunaan perangkat kerja

e. hubungan jabatan

f. penanganan produk yang diberikan

10. Syarat Jabatan

Syarat jabatan merupakan gambaran bagaimana jabatan itu harus dikerjakan

agar sesuai dengan tujuannya dengan memperhatikan syarat-syarat yang

diperlukan antara lain sebagai berikut:

a. Pangkat dan golongan ruang

Syarat pangkat dan golongan ruang adalah syarat pangkat golongan ruang

minimal seorang PNS untuk dapat menduduki jabatan itu. Contoh untuk

18

menduduki jabatan eselon IVa ditentukan syaratnya adalah Penata Muda

Tingkat I, golongan ruang III/b, kecuali ditentukan lain. Demikian pula

untuk jabatan Fungsional pada jabatan operator komputer ditentukan

misalnya Pengatur, golongan ruang II/c, dll.

b. Pendidikan

Syarat Pendidikan yang diperuntukkan dalam menduduki suatu jabatan

adalah pendidikan formal yang harus dimiliki oleh calon pemangku

jabatan. Contoh untuk menduduki jabatan operator komputer pendidikan

yang diperlukan adalah Sekolah Lanjutan Tingkat Atas (SLTA), untuk

menduduki jabatan Kasubbag Keuangan Pendidikan yang diperlukan

adalah Sarjana Ekonomi atau Sarjana Akuntasi.

c. Kursus/ Pelatihan baik yang bersifat tehnis maupun penjenjangan

Pelatihan adalah merupakan kursus/pelatihan yang diperlukan untuk

meningkatkan kemampuan manajerial, seperti kemampuan di bidang

manajerial atau teknis tertentu dan atau pengetahuan lainnya sesuai dengan

yang dipersyaratkan untuk jabatan itu. Hal tersebut dapat berupa pelatihan

penjenjangan maupun teknis. Contoh untuk jabatan operator komputer

diperlukan pelatihan teknis tentang komputer. Untuk menduduki jabatan

Eselon IV maka harus mengikuti Diklat Penjenjangan Diklat

Kepemimpinan Tingkat IV (Diklatpim IV) dan seterusnya.

d. Pengalaman Kerja

Pengalaman kerja merupakan pengembangan pengetahuan, ketrampilan

kerja, sikap mental, kebiasaan mental dan fisik yang tidak diperoleh dari

pelatihan tetapi diperoleh dari masa kerja sebelumnya dalam kurun waktu

tertentu. Contoh: Untuk menduduki Jabatan Kepala Seksi Mutasi

Kepegawaian dan Pensiun diperlukan pengalaman kerja sebelumnya di

bidang Penetapan Kenaikan Pangkat, Pensiun serta Mutasi.

e. Pengetahuan yang harus dimiliki untuk dapat melaksanakan tugas jabatan

itu.

Pengetahuan merupakan akumulasi hasil proses pendidikan formal atau

informal yang dimanfaatkan oleh PNS di dalam pemecahan masalah, daya

cipta serta dalam pelaksanaan tugas pekerjaan. Contoh pengetahuan kerja

19

pada jabatan operator komputer adalah pengetahuan mengenai program-

program komputer.

f. Keterampilan

Keterampilan merupakan tingkat kemampuan dan penguasaan teknis

operasional PNS dalam suatu bidang tugas pekerjaan tertentu. Tujuannya

adalah untuk mendukung kelancaran pelaksanaan tugas jabatan. Contoh

keterampilan kerja pada operator komputer : keterampilan mengetik,

keterampilan teknik menyiapkan dan memelihara perangkat komputer,

keterampilan mencetak data.

g. Bakat Kerja

Pengertian secara umum bakat adalah kemampuan yang sudah dimiliki

sejak lahir. Jika dikaitkan dengan kerja maka merupakan kecenderungan

yang dimiliki seorang sehingga akan lebih mudah untuk melaksanakan

tugas jabatannya. Bakat kerja merupakan kapasitas khusus atau

kemampuan potensial yang disyaratkan bagi seseorang untuk dapat

mempelajari, memahami beberapa tugas atau pekerjaan. Jenis bakat kerja

meliputi antara lain :

Intelegensia (G)

Bakat Verbal (V)

Bakat Numerik (N)

Bakat Pandang Ruang (S)

Bakat Penyerapan Bentuk (P)

Bakat Ketelitian (Q)

Koordinasi Motorik (K)

Kecekatan Jari (F)

Kecekatan Tangan (M)

Koordinasi Mata-Tangan dan Kaki (E)

Kemampuan membedakan warna (C)

20

Adapun arti jenis Bakat kerja seperti tersebut pada tabel berikut:

Tabel 1.

Kode Bakat Arti

G Intelegensia Kemampuan belajar secara

umum.

V Verbal (verbal aptitude) Kemampuan untuk memahami arti

kata-kata dan penggunaannya

secara tepat dan efektif.

N Numeric (numeric

aptitude)

Kemampuan untuk melakukan

operasi arithmatik secara tepat

dan akurat.

S Pandang Ruang (spatial

aptitude)

Kemampuan berpikir secara

visual mengenai bentuk-bentuk

geometris, untuk memahami

gambar-gambar dari benda-benda

tiga dimensi.

P Penerapan Bentuk (form

perception)

Kemampuan menyerap perincian-

perincian yang berkaitan dalam

objek atau dalam gambar atau

dalam bahan grafik.

Q Ketelitian (clerical

perception)

Kemampuan menyerap perincian

yang berkaitan dalam bahan

verbal atau dalam tabel.

K Kondisi Motor (motor

coordination)

Kemampuan untuk mengkoordinir

mata dan tangan secara cepat dan

cermat dalam membuat gerakan

yang cepat.

F Kecekatan Jari (finger

dexterity)

Kemampuan menggerakkan jari-

jemari dengan mudah dan perlu

keterampilan

E Kondisi mata,tangan, kaki

(eye, hand, foot

coordination)

Kemampuan menggerakkan tangan

dan kaki secara koordinatif satu

sama lain sesuai dengan

rangsangan penglihatan.

C Membedakan warna

(colour discrimination)

Kemampuan memadukan atau

membedakan berbagai warna

yang asli, yang gemerlapan.

M Kecekatan tangan (manual

dexterity)

Kemampuan menggerakkan tangan

dengan mudah dan penuh

keterampilan.

21

h. Temparemen Kerja

Temperamen kerja merupakan syarat kemampuan penyesuaian diri yang

harus dipenuhi sesuai dengan sifat pekerjaan. Temparemen Kerja yang

diperlukan seperti pada table berikut:

Tabel 2

Kode Temparemen Arti

D DCP (direktion, control,

planning)

Kemampuan menyesuaikan diri

menerima tanggung jawab untuk

kegiatan memimpin, mengendali-

kan atau merencanakan.

F FIF (feeling, idea, fact) Kemampuan menyesuaikan diri

dengan kegiatan yang me-

ngandung penafsiran perasaan,

gagasan atau fakta dari sudut

pandangan pribadi.

I I (influ/influencing) Kemampuan menyesuaikan diri

untuk pekerjaan-pekerjaan mem-

pengaruhi orang lain dalam

pendapat, sikap atau pertimbangan

mengenai gagasan.

J SJC (sensory &

judgemental criteria)


pada kegiatan perbuatan

kesimpulan penilaian atau

pembuatan peraturan/Keputusan

berdasarkan kriteria rangsangan

indera atau atas dasar

pertimbangan pribadi.

M MVC (measurable and

veri fiable criteria)


dengan kegiatan pengambilan ke-

simpulan, pembuatan per-

timbangan, atau pembuatan

peraturan/Keputusan berdasarkan

kriteria yang diukur atau yang

dapat diuji.

P DEPLl (dealing with

people)


dalam berhubungan dengan orang

lain lebih dari hanya penerimaan

dan pembuatan instruksi

22

R REPCON (repettive,

continously)


dalam kegiatan-kegiatan yang

berulang, atau secara terus

menerus melakukan kegiatan yang

sama, sesuai dengan perangkat

prosedur, urutan atau kecepatan

yang tertentu.

S PUS (performing under

stress)


untuk bekerja dengan ketegangan

jiwa jika berhadapan dengan

keadaan darurat, kritis, tidak biasa

atau bahaya, atau bekerja dengan

kecepatan kerja dan perhatian

terus menerus merupakan

keseluruhan atau sebagian aspek

pekerjaan.

T STS (set 0f limits) Kemampuan menyesuaikan diri

dengan situasi yang menghendaki

pencapaian dengan tepat menurut

perangkat batas, toleransi atau

standar-standar tertentu.

V V -VARCH (variety,

changing)


untuk melaksanakan berbagai

tugas, sering berganti dari tugas

yang satu ke tugas yang lainnya

yang “berbeda” sifatnya, tanpa

kehilangan efisiensi atau

ketenangan diri.

i. Minat Kerja

Minat kerja merupakan kecenderungan memiliki kemauan, keinginan, dan

kemampuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan dengan baik berdasarkan

pengalaman dan pengetahuan yang dimiliki. Teori minat kerja antara lain

menggunakan teori minat bipoler dari Dr.William C. Cottle dan teori

karier/ kepribadian Holland. Bipolar dalam ilmu kejiwaan adalah dua

kutub yang berbeda : kutub depresi dan kutub manik atau hipomanik.

Gejala utama gangguan bipolar terjadi pada perubahan perasaan. Pada

depresi terjadi rasa sedih yang sangat dalam, sedangkan pada episode

manik terjadi kegembiraan yang luar biasa. “Karena itu gangguan bipolar

digolongkan pada gangguan mood,”. Jika dikaitkan dengan teori minat

Bipolar maka kecenderungan pada satu minat tertentu berlawan dengan

23

minat yang segaris. Dengan demikian minat kerja Bipolar antara satu yang

sejajar saling berlawan seperti terlihat pada table berikut:

Tabel 3

Jenis Minat Bipolar

Kode Deskripsi Berlawanan

(Versus)

Kode Deskripsi

1a

Pilihan melakukan

kegiatan-kegiatan

yang berhubungan

dengan benda dan

obyek

Berlawanan

(VS)

1b

Pilihan melakukan

kegiatan yang ber-

hubungan dengan

komunikasi data

2a

Pilihan melakukan

kegiatan yang

berhubungan dengan

orang dalam niaga

Berlawanan

(VS)

2b

Pilihan melakukan

kegiatan yang ber-

sifat ilmiah dan

teknik

3a

Pilihan melakukan

kegiatan rutin,

konkrit dan teratur

Berlawanan

(VS)

3b

Pilihan melakukan

kegiatan yang ber-

sifat abstrak dan

kreatif

4a

Pilihan melakukan

kegiatan yang

dianggap baik bagi

orang lain

Berlawanan

(VS)

4b

Pilihan melakukan

kegiatan yang ber-

hubungan dengan

proses, mesin dan

teknik

5a

Pilihan melakukan

kegiatan yang

menghasilkan

prestise atau

penghargaan dari

pihak lain

Berlawanan

(VS)

5b

Pilihan melakukan

kegiatan yang

menghasilkan

kepuasan nyata dan

produktif

Teori kepribadian/ karier lain yang menyatakan bahwa Kualifikasi minat

karir berdasarkan teori Vocational Personality dari John Holland (1985).

Teori ini merupakan pendekatan yang paling banyak dipakai untuk

membuat profil karir seseorang. Dengan teori ini juga, Konsultankarir.com

mengembangkan sebuah tes psikometri untuk mengetahui orientasi minat

(interest) seseorang dalam berkarir. Menurut teori ini, terdapat enam tipe

kepribadian vocational, dari ke-enam tipe ini, seseorang dapat memiliki

24

profil pilihan karir yang unik sesuai dengan minat dan kepribadiannya. Di

bawah ini dijelaskan rincian setiap tipe berikut definisinya .

Tabel 4

Teori Vocational Personality (Kesesuain Minat Kerja)

John Holland

Kode Gambaran Pekerjaan

R (Realistik)

Pekerjaan-pekerjaan yang memiliki antara lain:

Kegiatan yang membutuhkan keterampilan

tangan

Tugas mekanial atau teknikal

Aktifitas fisik

Pekerjaan yang dilakukan di luar ruangan

Menggunakan peralatan atau perlengkapan yang

spesifik

Memperbaiki mesin atau benda-benda

Bekerja dengan obyek nyata

Dapat dilakukan seorang diri

I (Investigatif)

Pekerjaan-pekerjaan yang meliputi antara lain:

Melakukan penelitian

Membutuhkan kemampuan matematis

Membutuhkan analisis kritis

Melakukan kegiatan brainstorming (penciptaan

ide/konsep)

Penyelesaian masalah-masalah abstrak

Pekerjaan-pekerjaan yang sifatnya akademis

Tugas-tugas ilmiah

Pekerjaan yang membutuhkan ketelitian dan

ketepatan tinggi

A

(Artistik)

Pekerjaan-pekerjaan yang berhubungan dengan

kegiatan antara lain:

Membuat suatu karya tulis kreatif

Mendesain sampul majalah/kemasan produk

Melakukan pengembangan produk

Melakukan pemikiran kreatif

Merubah dan mengembangkan sesuatu (yang

bersifat abstrak)

Menampilkan ekspresi yang orisinil dan artistik

Memiliki jadwal kerja yang bervariasi

Berada dalam struktur kerja otonom

25

S (Sosial)

Pekerjaan-pekerjaan yang meliputi kegiatan-

kegiatan seperti:

Menjalin hubungan dengan orang lain

Kegiatan-kegiatan yang sifatnya sukarela/sosial

Memiliki tujuan yang sifatnya idealis

Berhubungan dengan klien/masyarakat

Mengajar/berkomunikasi secara intens

Kegiatan-kegiatan yang berkelompok atau tim

Aktifitas yang membutuhkan keterampilan

bersosial

Pekerjaan konsultasi/konseling atau pembinaan

E

(Kewirausahaan/

Entrepreneurial)

Pekerjaan-pekerjaan yang terdiri dari kegiatan-

kegiatan antara lain :

Kegiatan yang menantang atau melibatkan

pengambilan resiko

Pengembangan bisnis

Memiliki potensi untuk berkembang

Memiliki orientasi financial

Melibatkan pengambilan keputusan

Aktifitas-aktifitas penjualan/marketing

Negosiasi perjanjian dan kontrak

Aktifitas entrepreneurial

C (Konvensional)

Pekerjaan-pekerjaan yang terdiri dari kegiatan-

kegiatan antara lain :

Administratif/tugas dasar organisasi

Mengelola arsip

Menjalankan sistem atau rutinitas

Menyusun pembukuan/akuntansi

Mengikuti kebijakan atau prosedur

Kegiatan yang berhubungan dengan angka

Pelaporan yang rinci

Jadwal kerja yang ketat dan terstruktur

j. Upaya Fisik

Upaya fisik adalah upaya yang harus dilakukan oleh pemegang jabatan

dalam melakukan pekerjaannya, contoh untuk melakukan pekerjaan maka

dilakukan dengan duduk, berdiri, berjalan, memanjat dan sebagainya.

26

k. Kondisi Fisik

Kondisi fisik adalah gambaran fisik yang diperlukan bagi calon pemegang

jabatan agar dapat melakukan tugas jabatannya seperi Jenis Kelamin,

Umur, Tinggi Badan, Berat Badan, Postur Badan, Penampilan dan

sebagainya.

l. Fungsi Pekerja

Sebuah organisasi diperlukan untuk mencapai tujuan, jadi jelas mengapa

harus ada, untuk apa diadakan, dan sasaran apa yang harus dicapai. Karena

itu organisasi merumuskan visi, misi dan perencanaan yang kemudian

membentuk struktur. Dari struktur inilah selanjutnya pekerjaan/jabatan

(job) itu muncul. Jabatan merupakan unit dasar dari struktur organisasi

yang membangun organisasi. Semua jabatan harus dikombinasikan untuk

mencapai tujuan, sehingga jabatan harus berhubungan dengan individu

(employee) dan organisasi sebagai pemilik (employer). Dari sinilah jabatan

bisa disebut sebagai kumpulan tanggungjawab atau aktifitas untuk

menghasilkan sesuatu, dengan demikian jabatan tersebut memiliki fungsi

baik yang terkait dengan data, orang dan benda.

Fungsi Pekerja yang terkait dengan data misalnya menyusun data,

membuat laporan dan lain-lain. Sedangkan fungsi yang terkait dengan

orang antara lain berbicara, mengarahkan, memberi petunjuk, dan lain-

lain. Adapun fungsi pekerja yang berhubungan dengan dengan benda,

dibedakan antara :

1) Fungsi yang berhubungan dengan mesin;

Dalam fungsi ini kegiatan karyawan merupakan bagian kegiatan

mesin, baik sebagai pemegang atau sebagai pengarah bahan, hasil atau

alat. Misalnya memasang, mengontrol memasukkan dan lain-lain.

2) Fungsi yang berhubungan dengan benda

Jika dalam melaksanakan kegiatan karyawan berhubungan sedikit

dengan mesin, atau tidak sama sekali, maka I melakukan kegiatan

seperti mengerjakan presisi, mengemudikan,memegang dan lain-lain.

27

11. Prestasi Kerja yang diharapkan

Prestasi kerja yang diharapkan berkaitan dengan kapasitas/kemampuan serta

beban/target yang diharapkan dapat dihasilkan dalam rentang waktu tertentu.

Tentu saja angka ini didapat dengan memperhitungkan waktu idle atau waktu

jeda. Demikian juga dengan SDM (pemegang jabatan). SDM dengan segenap

energi dan kemampuannya dalam bekerja harus mengacu pada target yang

telah ditetapkan. Untuk pengukuran kesesuaian antara beban kerja dengan

kemampuan SDM ini, maka perlu dilakukan penghitungan beban kerja.

penghitungan beban kerja perlu dipahami oleh setiap pegawai. Penghitungan

beban kerja merupakan suatu pola perhitungan untuk menentukan jumlah,

satuan/ukuran beban kerja dan tingkat efisiensi suatu jabatan, unit kerja atau

organisasi. Penghitungan ini berguna sebagai bahan perumusan dan penataan

jabatan, penyusunan peta jabatan dan formasi serta mutasi pegawai. Dengan

mempertimbangkan hasil perhitungan ini diharapkan akan tercapai the right

man in the right place.

Penghitungan beban kerja diawali dengan analisis jabatan yang antara lain

memuat nama, kode dan syarat jabatan, iktisar jabatan, uraian tugas, bahan,

perangkat dan hasil kerja, tanggung jawab dan wewenang, nama jabatan yang

ada di bawahnya, korelasi jabatan, kondisi lingkungan kerja, resiko bahaya

serta prestasi yang diharapkan. Dari informasi analisis jabatan ini kemudian

dibuat suatu perhitungan dengan membandingkan antara hasil dan waktu yang

dibutuhkan dengan satuan rentang waktu efektif tertentu. Dalam rentang waktu

tersebut, diperhitungkan pula waktu untuk istirahat normal yang dibutuhkan

pegawai bersangkutan. Prestasi kerja yang diharapkan tersebut terkait dengan

satuan hasil seperti rencana, kegiatan, dokumen dan lain-lain, kemudian jika

dikaitkan dengan jumlah hasil dalam 1 (satu) tahun berupa angka (bilangan)

seperti 1 rencana, 3 kegiatan, atau 15 dokumen dan seterusnya. Sedangkan

yang terkait dengan waktu penyelesaian adalah waktu yang diperlukan dalam

menyelesaikan setiap kali kegiatan dalam satu tahun:

12. Butir Informasi Lain

Butir informasi lain adalah informasi yang belum muncul dalam informasi

jabatan dalam kegiatan analisis jabatan, contohnya seperti tidak takut akan

28

ketinggian, untuk jabatan yang memerlukan keterampilan memanjat, bisa

berenang untuk jabatan yang terkait dengan penanganan korban, dan lain-lain.

C. Latihan

1. Uraian Tugas dapat diartikan suatu paparan atau bentangan atas semua tugas



Coba Saudara buatkan contoh uraian tugas Caraka !

2. Bahan kerja adalah masukan yang diproses dengan tindak kerja (tugas) untuk

menjadi hasil kerja sedangkan alat kerja adalah sarana yang dipergunakan

untuk mengolah bahan kerja menjadi hasil kerja. Coba berikan contoh bahan

kerja dan alat kerja seorang Caraka!

3. Menurut Saudara apa yang menjadi hasil kerja seorang Caraka, jelaskan !

D. Rangkuman

Hasil dari analisis jabatan akan membantu SDM dalam memahami jabatan

yang akan atau sedang diduduki, selain itu juga memudahkan organisasi dalam

menempatkan SDM pada suatu jabatan, serta membantu pelaksanaan pengelolaan

SDM lainnya. Dalam rangka menempatkan PNS sesuai dengan keahliannya

berdasar prinsip the right man and the right place, maka perlu disajikan butir-butir

informasi jabatan yang mencakup identitas jabatan, uraian jabatan dan syarat

jabatan.

Tugas (task) merupakan unit terkecil dari analisis yang merupakan

pernyataan specifik mengenai apa yang dikerjakan oleh seseorang. Tugas adalah

upaya pokok dalam memproses bahan kerja dengan menggunakan peralatan

tertentu menjadi suatu hasil kerja. Ditulis dengan menggunakan kalimat aktif

(berawalan “me” dan menggambarkan tindak kerja).

Uraian tugas dapat diartikan suatu paparan atau bentangan atas semua tugas



Dalam menyusun uraian tugas harus dilakukan juga tahapan didalamnya. Tahapan

kerja (proses) adalah langkah-langkah (kegiatan) yang dituliskan secara berurutan

29

dari awal hingga akhir pelaksanaan tugas. Dalam menyusun struktur uraian tugas

tersebut berpedoman pada prinsip WHW yaitu Tugas apa yang dikerjakan, dengan

apa tugas tersebut dilakukan, serta untuk apa tugas tersebut dilakukan.

Bahan kerja adalah masukan yang diproses dengan tindak kerja (tugas)

untuk menjadi hasil kerja. Bahan kerja tersebut akan dapat diolah menjadi hasil

kerja jika ada perangkat kerja (alat kerja) yang digunakan.

Contoh: surat masuk ( untuk diagendakan), peraturan, referensi atau buku (untuk

penyusunan materi bimtek).

Alat kerja adalah sarana yang dipergunakan untuk mengolah bahan kerja

menjadi hasil kerja. Alat kerja tidak terbatas pada sarana materiil, dapat juga berupa

peraturan, pedoman, prosedur kerja atau acuan lain yang digunakan dalam

pelaksanaan tugas

Contoh:

Stetoskop digunakan dokter dalam memeriksa pasien

Peraturan Kepala BKN nomor 12 tahun 2011 digunakan oleh Analis

Kepegawaian untuk melaksanakan Analisis Jabatan

Hasil kerja adalah suatu produk berupa barang, jasa (pelayanan) atau

informasi yang dihasilkan dari suatu proses pelaksanaan tugas. Hasil kerja dapat

diperoleh bila ada sesuatu yang diolah (bahan kerja). Hasil kerja dapat berupa data,

laporan, dokumen, kegiatan dan lain-lain.

30

FORMULIR INFORMASI JABATAN

1. Nama Jabatan :

2. Kode Jabatan : -

3. Unit Organisasi

Eselon I :

Eselon II :

Eselon III :

Eselon I V :

4. Kedudukan Dalam Struktur Organisasi :

(Tulis jabatan saudara dengan diberi warna berbeda dan dilengkapi dengan 2

(dua) jabatan diatasnya dan 2 (dua) jabatan dibawahnya (jika ada) serta

jabatan-jabatan yang setara.

31

5. Ikhtisar Jabatan :

6. Uraian Tugas:

a. .......................................................................................................................... Tahapan :

1) ...................................................................................................................... 2) ...................................................................................................................... 3) ......................................................................................................................

b. .......................................................................................................................... .

Tahapan :

1) ...................................................................................................................... 2) ...................................................................................................................... 3) ......................................................................................................................

c. ........................................................................................................................... Tahapan :

1) ...................................................................................................................... 2) ...................................................................................................................... 3) ......................................................................................................................

d. ........................................................................................................................... Tahapan :

1) ...................................................................................................................... 2) ...................................................................................................................... 3) ......................................................................................................................

e. ........................................................................................................................... Tahapan :

1) ...................................................................................................................... 2)

3)

f. ............................................................................................................................ Tahapan :

1) ...................................................................................................................... 2) ...................................................................................................................... 3) ......................................................................................................................

g. ........................................................................................................................... Tahapan :

1) ...................................................................................................................... 2) ...................................................................................................................... 3) ......................................................................................................................

32

h. ........................................................................................................................... Tahapan :

1) ...................................................................................................................... 2) ...................................................................................................................... 3) ......................................................................................................................

i. ............................................................................................................................ Tahapan :

1) ...................................................................................................................... 2) ...................................................................................................................... 3) ......................................................................................................................

j. ............................................................................................................................ Tahapan :

1) ...................................................................................................................... 2) ...................................................................................................................... 3) ......................................................................................................................

k.

Tahapan :

1) ...................................................................................................................... 2) ...................................................................................................................... 3) .....................................................................................................................

7. Bahan Kerja :

No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas

1.

2.

3.

Dst,

8. Perangkat/ Alat Kerja:

No Perangkat Kerja Digunakan Untuk Tugas

1.

2.

3.

Dst.

33

9. Hasil Kerja:

No Hasil Kerja 1)

Satuan Hasil 2)

1.

2.

3.

Dst.

1) Hasil Kerja: Tulis Hasil Kerja sesuai dengan masing-masing uraian tugas

2) Tulis satuan hasil kerja seperti: dokumen, kegiatan, dll.

10. Tanggung Jawab:

a.

b.

c.

d.

11. Wewenang:

a.

b.

c.

d.

12. Korelasi Jabatan:

No Jabatan Unit Kerja/ Instansi Dalam Hal

1.

2.

3.

.Dst.

13. Kondisi Lingkungan Kerja:

No Aspek Faktor

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Tempat kerja

Suhu

Udara

Keadaan Ruangan

Letak

Penerangan

Suara

Keadaan tempat kerja

Getaran

34

14. Resiko Bahaya:

No Fisik / Mental Penyebab

15. Syarat Jabatan:

a. Pangkat/Gol. Ruang :

b. Pendidikan :

c. Kursus/Diklat

1) Penjenjangan :

2) Teknis :

d. Pengalaman kerja :

e. Pengetahuan kerja :

f. Keterampilan kerja :

g. Bakat Kerja :

1) ..................................................................................................................

2) ..................................................................................................................

3) ..................................................................................................................

h. Temperamen Kerja :

1)

2)

i. Minat Kerja :

1) ..................................................................................................................

Alternatif Tambahan :

2) ..................................................................................................................

3) ..................................................................................................................

Pilihan Minat Kerja diisi dengan salah satu dari Jenis Minat Kerja yang sesuai dan dapat

diberi alternatif tambahan Minat Kerja sesuai dengan ketentuan sebagai berikut:

35

Realistik (R), dengan alternatif tambahan Investigatif (I) atau Konvensional (K).

Konvensional (K), dengan alternatif tambahan Realistik (R) atau Kewirausahaan (Ke).

Kewirausahaan (Ke), dengan alternatif tambahan Konvensional (K) atau Sosial (S).

Sosial (S), dengan alternatif tambahan Kewirausahaan (Ke) atau Artistik (A).

Artistik (A), dengan alternatif tambahan Sosial (S) atau Investigatif (I).

Investigatif (I), dengan alternatif tambahan Artistik (A) atau Realistik (R).

Contoh Minat Kerja :

Realistik (R)

Alternatif tambahan:

Investigatif (I)

Konvensional (K)

j. Upaya Fisik :

1)

2)

k. Kondisi Fisik :

Jenis Kelamin .......................................................................................................... :

Umur ....................................................................................................................... :

Tinggi badan ............................................................................................................ :

Berat badan .............................................................................................................. :

Postur badan ............................................................................................................. :

Penampilan ............................................................................................................... :

l. Fungsi Pekerjaan :

1)

2)

3)

36

16. Prestasi Kerja Yang Diharapkan

No Hasil Kerja Jumlah Hasil Waktu

Penyelesaian

1.

2.

3.

Dst.

*) Hasil Kerja lihat nomor 9 kolom 3

17. Butir Informasi Lain :

..........................................................................................................................................

..........................................................................................................................................

....................., ....................201..

Mengetahui Atasan Langsung Yang membuat

(...............................................) (...................................)

NIP. NIP

37

CONTOH INFORMASI JABATAN

1. Nama Jabatan : Kepala Seksi Pemulihan dan Peningkatan Kesehatan

2. Kode Jabatan : -

3. Unit Kerja : Badan Nasional Penanggungan Bencana (BNPB)

Eselon I : Kedeputian Bidang Rehabilitasi dan Rekonstruksi

Eselon II : Direktorat Pemulihan dan Peningkatan Sosial Ekonomi

Eselon III : Sub Direktorat Pemulihan dan Peningkatan Sosial

Eselon I V : -

4. Kedudukan Dalam Struktur Organisasi :


Memimpin dan melaksanakan kegiatan Pemulihan dan Peningkatan Kesehatan

masyarakat akibat bencana sesuai dengan peraturan dan ketentuan yang

berlaku untuk memulihkan kembali sistem dan pelayanan kesehatan masyarakat

seperti kondisi sebelum terjadi bencana.

38

6. Uraian Tugas:

a. Merencanakan kegiatan Seksi Pemulihan dan Peningkatan Kesehatan

berdasarkan Rencana Operasional Subdit Pemulihan dan Peningkatan Sosial

dan ketentuan yang berlaku sebagai pedoman pelaksanaan tugas;

Tahapan

1) Mempelajari Rencana kegiatan tahun lalu

2).Mensinkronisasi dengan rencana operasional Sub Direktorat Pemulihan

dan Peningkatan Sosial.

3).Menyusun konsep rencana kegiatan Seksi Pemulihan dan Peningkatan

Kesehatan.

4).Mengkonsultasikan konsep rencana kegiatan dengan pimpinan untuk

mendapatkan pengarahan.

5).Memfinalisasi rencana kegiatan Seksi.

b. Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab

masing-masing untuk kelancaran pelaksanaan tugas Seksi Pemulihan dan

Peningkatan Kesehatan;

Tahapan :

1) Menjabarkan rencana kegiatan menjadi tugas-tugas yang harus

dilaksanakan bawahan

2) Menghimpun saran dan masukan dari bawahan

3) Memberikan petunjuk pelaksanaan tugas kepada bawahan

4) Menentukan target waktu penyelesaian.

c. Membimbing pelaksanaan tugas bawahan dilingkungan Seksi Pemulihan

dan Peningkatan Kesehatan setiap saat sesuai dengan tugas dan tanggung

jawab yang diberikan agar pekerjaan berjalan tertib dan lancar;

Tahapan :

1). Menjelaskan tugas yang akan dilaksanakan bawahan

2). Mengidentifikasi kesulitan yang dialami bawahan

3).Mengkonsultasikan permasalahan kepada kepala sub direktorat untuk

menentukan solusi terbaik

4).Memberikan arahan kepada bawahan terkait permasalahan yang dialami

d. Menyiapkan bahan penyusunan Rencana Pemulihan dan Peningkatan

Kesehatan masyarakat akibat bencana berdasarkan ketentuan yang berlaku

dan arahan pimpinan agar pimpinan dapat menyusun rencana Pemulihan dan

Peningkatan Sosial;

Tahapan :

1) Mengiventarisir fasilitas kesehatan yang rusak akibat bencana

2) Mengiventarisir alat pelayanan medis dan obat2an yang dibutuhkan

3) Mengiventarisir sumber sumber pendanaan pelayanan kesehatan.

4) Mengkompilasi bahan/data rencana untuk diserahkan kepada pimpinan.

39

e. Melaksanakan pemantauan kegiatan Pemulihan dan Peningkatan

Kesehatan didaerah bencana secara priodik sesuai jadwal yang telah

ditetapkan sebagai bahan evaluasi tugas pimpinan;

Tahapan:

1).Membuat jadwal pemantauan.

2).Mengkomunikasikan pelaksanaan kegiatan kepada tim teknis.

3) Mempelajari laporan dari tim teknis lapangan

4).Mencatat kegiatan-kegiatan dilapangan

5).Membuat laporan hasil pemantauan.

f. Mengevaluasi kegiatan Pemulihan dan Peningkatan Kesehatan didaerah

bencana dengan cara membandingkan rencana dengan kegiatan yang telah

dilaksanakan untuk pelaporan pelaksanaan kegiatan;

Tahapan:

1). Menganalisis laporan pemantauan dari bawahan

2). Mengklasifikasi kegiatan yang sudah dan yang belum dilaksanakan.

3). Menghitung jumlah serapan penggunaan anggaran

4). Membuat laporan hasil evaluasi

g. Menganalisis pelaporan kegiatan Pemulihan dan Peningkatan Kesehatan

sesuai dengan peraturan yang berlaku untuk pertanggungjawaban pelaksanaan

kegiatan dan pertimbangan pimpinan;

Tahapan:

1). Mencatat laporan yang sudah diterima / masuk

2). Mengkompilasi laporan laporan dari tim pelaksana teknis

3). Mengkonsultasikan laporan yang terkumpul dengan pimpinan

4). Memperbaiki dokumen hasil laporan.

h. Mengevaluasi pelaksanaan tugas di lingkungan Seksi Pemulihan dan

Peningkatan Kesehatan dengan cara mengidentifikasi hambatan yang ada

dalam rangka perbaikan kinerja dimasa mendatang

Tahapan :

1) Mempelajari laporan pelaksanaan tugas bawahan

2) Menginventarisir permasalahan dalam pelaksanaan kegiatan

3) Mendiskusikan kemajuan pelaksanaan tugas dengan bawahan

4) Memberikan langkah-langkah perbaikan dalam pelaksanaan kegiatan.

i. Melaporkan pelaksanaan tugas di lingkungan seksi Pemulihan dan

Peningkatan Kesehatan sesuai dengan prosedur dan peraturan yang berlaku

untuk pertanggungjawaban dan Rencana yang akan datang.

Tahapan :

1) Menganalisis laporan yang diterima dari bawahan

2) Membahas bahan laporan dengan bawahan

3) Membuat konsep laporan hasil pelaksanaan tugas

4) Mengkonsultasikan konsep laporan kepada atasan

5) Memfinalisasi laporan pelaksanaan tugas.

40

j. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan baik

lisan maupun tertulis.

Tahapan :

1) Mempelajari tugas

2) Menjalankan tugas

3) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas

7. Bahan Kerja :


1. Rencana kegiatan operasional

Kasubdit Pemulihan & Peningkatan

Sosial

Penyusunan Rencana Kegiatan Seksi

Pemulihan dan Peningkatan Kesehatan

2. Beban kerja Pembagian tugas kepada bawahan

3. Tugas Bimbingan pelaksanaan tugas bawahan

4. Data kerusakan, sumber dana dan

fasilitas kesehatan

Penyiapan bahan rencana Pemulihan

dan Peningkatan Kesehatan.

5.. Jadwal dan rencana kegiatan

pemantauan

Pemantauan kegiatan Pemulihan dan

Peningkatan Kesehatan didaerah

6. Laporan hasil evaluasi Pelaksanaan evaluasi kegiatan


didaerah bencana

7. Laporan yang masuk Pelaksanaan analisis pelaporan kegiatan

Pemulihan dan Peningkatan Kesehatan.

8. Rencana dan realisasi kegiatan Pelaksanaan evaluasi tugas di

lingkungan Seksi Pemulihan dan

Peningkatan Kesehatan

9. Rencana dan realisasi kegiatan Laporan pelaksanaan tugas di

lingkungan seksi Pemulihan dan


10. Perintah pimpinan Pelaksanaan tugas lain-lain

41

8. Perangkat/ Alat Kerja:


1. Rencana Operasional Subdit Menyusun Rencana Kegiatan Seksi


2. SOP dan SOTK Membagi tugas kepada bawahan

3. SOP dan Juknis Membimbing pelaksanaan tugas

bawahan

4. SOP dan Juknis Menyiapkan bahan rencana Pemulihan

dan Peningkatan Kesehatan.

5. SOP dan Juknis Memantauan kegiatan Pemulihan dan

Peningkatan Kesehatan didaerah

6. SOP dan Juknis

Melaksanakan evaluasi kegiatan


didaerah bencana

7. Juknis dan Peraturan Melaksanakan analisis pelaporan

kegiatan Pemulihan dan Peningkatan

Kesehatan.

8. Rencana kegiatan Melaksanakan evaluasi tugas di

lingkungan Seksi Pemulihan dan


9. Rencana kegiatan Melaporkan pelaksanaan tugas di

lingkungan seksi Pemulihan dan


10. Surat Perintah/Surat Tugas Melaksanaan tugas lain-lain

9. Hasil Kerja:

No Hasil Kerja Satuan Hasil

1. Rencana Kegiatan Seksi Pemulihan

dan Peningkatan Kesehatan Rencana

2. Tugas Kegiatan

3. Bimbingan pelaksanaan tugas Kegiatan

4. Bahan rencana Pemulihan dan Dokumen

42

Peningkatan Sosial

5. Laporan Pemantauan Dokumen

6. Laporan evaluasi Dokumen

7. Laporan hasil analisis Dokumen

8. Laporan evaluasi Dokumen

9. Laporan pelaksanaan tugas Dokumen

10. Tugas lain-lain Kegiatan

10. Tanggung Jawab:

1. Keakuratan data kerusakan fasilitas kesehatan

2. Kelancaran dalam penyusunan petunjuk teknis

3. Keberlangsungan program kerja kegiatan pasca bencana

4. Keterwujudan koordinasi antar stakeholder

5. Kelancaran pendampingan pelaksanaan kegiatan sesuai rencana

11. Wewenang:

1. Mengendalikan pelaksanaan kegiatan Seksi Pemulihan dan Peningkatan

Kesehatan

2. Memastikan terwujudnya koordinasi antar unit dan antar instansi

3. Memantau pelaksanaan program di lokasi bencana

4. Memantau pelaksanaan koordinasi dengan para stakeholder


No Jabatan Unit Kerja/ Instansi Dalam Hal

1. Direktur Pemulihan

dan Peningkatan

Sosial Ekonomi

BNPB Konsultasi

2. Kasubdit Pemulihan

dan Peningkatan

Sosial

BNPB Konsultasi

3. Eselon lll dan lV Intansi terkait Koordinasi

4. Eselon lV terkait BNPB Kerjasama

43


No Aspek Faktor

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Tempat kerja

Suhu

Udara

Keadaan Ruangan

Letak

Penerangan

Suara


Getaran

Di dalam ruangan

Dingin dengan perubahan

Sejuk

Cukup

Datar

Terang

Tenang

Bersih

-

14. Resiko Bahaya:


1. -

2. -

3. -

15. Syarat Jabatan:

a. Pangkat/Gol. Ruang : Penata Muda Tingkat l / IIIb

b. Pendidikan : S-1 SKM / Manajemen

. Kursus/Diklat

c. Penjenjangan : Diklat Pim IV

d. Teknis : Penanggulangan Bencana

e. Pengalaman kerja : 2 tahun di bidang Pemulihan dan Peningkatan

Kesehatan

44

f. Pengetahuan kerja : Peraturan-peraturan tentang penanggulangan

bencana

g. Keterampilan kerja : Mengoperasikan komputer

h. Bakat Kerja

1). G; Inteligensia : Kemampuan belajar secara umum

2). V; Bakat verbal : untuk memahami arti kata-kata dan

penggunaannya secara tepat dan efektif.

3). Q; Ketelitian : Kemampuan menyerap perincian yang berkaitan

dalam bahan verbal atau dalam tabel.

i. Temperamen Kerja

1) D : Kemampuan memimpin

2) M: Kemampuan mengambil keputusan

3) S : Kemampuan bekerja dalam keadaan darurat

j. Minat Kerja

Realistik (R), dengan alternatif tambahan Investigatif (I) atau Konvensional (K)

k. Upaya Fisik

1) Duduk

2) Berdiri

3) Berjalan

l. Kondisi Fisik

Jenis Kelamin : Pria/Wanita

Umur :

Tinggi badan :

Berat badan :

Postur badan :

Penampilan :

m. Fungsi Pekerja :

1). D.3: Menyusun data

2). O.6: Berbicara

45

16. Prestasi Kerja Yang Diharapkan

No Satuan Hasil Jumlah Hasil

( dalam 1 th)

Waktu Penyelesaian

1. Rencana 1 3000

2. Kegiatan 2 12000

3. Kegiatan 2 6000

4. Dokumen 6 3000

5. Dokumen 6 3000

6. Dokumen 6 2500

7. Dokumen 6 3000

8. Dokumen 1 3000

9. Dokumen 1 4000

10. Kegiatan 6 6000

17. Butir Informasi Lain :

..........................................................................................................................................

..........................................................................................................................................

..........................................................................................................................................

Jakarta,

Mengetahui Atasan Langsung Yang Membuat

( ...................................... ) ( .................................. )

NIP NIP

46

BAB IV

ANALISIS BEBAN KERJA

A. Pendahuluan

Tata kelola pemerintahan yang baik (good governance) adalah cita-cita

yang hendak diwujudkan oleh pemerintah. Untuk mewujudkan cita-cita tersebut,

pemerintah merumuskan dan sekaligus mengimplementasikan suatu kebijakan

prioritas, yaitu Reformasi Birokrasi (RB). Kebijakan RB dalam rangka

mewujudkan good governance merupakan langkah strategis untuk membangun

aparatur negara agar lebih berdaya guna dan berhasil guna dalam mengemban tugas

umum pemerintahan dan pembangunan nasional. Kebijakan RB tertuang dalam

Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor:

PER/15/M.PAN/7/2008 Tentang Pedoman Umum Reformasi Birokrasi. Hal

mendasar yang harus dikerjakan dalam penyelenggaraan RB tidak lain adalah hal-

hal tentang manajemen kepegawaian atau manajemen PNS (PNS). Hal-hal yang

dimaksud adalah penguatan unit organisasi kepegawaian, penguatan unit kerja

kediklatan, pembenahan peraturan perundang-undangan (kepegawaian), penegakan

disiplin, penegakan kode etik, dan perbaikan pengadaan sarana dan prasarana.

Ada tiga aspek utama dalam pelaksanaan RB, yaitu organisasi, tatalaksana,

dan sumber daya manusia/kepegawaian. Masing-masing aspek memiliki prasyarat

awal yang harus diselenggarakan untuk selanjutnya dapat memperbaiki masing-

masing aspek yang telah disebutkan. Sebagai contoh, dalam membenahi aspek

organsasi, prasyarat yang harus dikerjakan adalah: 1) redefinisi visi, misi, dan

strategi; 2) restrukturisasi; dan 3) analisis beban kerja. Dalam hal analisis beban

kerja, disadari bahwa hingga saat ini pemahaman tentang analisis beban kerja di

lingkungan instansi pusat dan daerah masih terbatas. Karena itu perlu adanya

pelatihan maupun sosialisasi mengenai analisis beban kerja. Terkait dengan itu

maka seluruh instansi Pemerintah melalui Bagian Organisasi dan Tatalaksana atau

Badan Kepegawaian Daerah difasilitasi oleh Badan Kepegawaian Negara (BKN)

telah menyelenggarakan penyusunan Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja.

47

B. Sekilas Teori

Sebelum membahas mengenai analisis beban kerja, perlu diingat kembali

bahwa analisis beban kerja dalam manajemen PNS merupakan salah satu tindak

lanjut (pemanfaatan) dari proses analisis jabatan. Sebagaimana diuraikan pada bab

sebelumnya bahwa analisis jabatan adalah: 1) proses mengumpulkan dan

mengevaluasi informasi relevan tentang pekerjaan, seperti: sifat dan tingkat

pekerjaan, tipe KSA (knowledges, skills, and abilities) yang dibutuhkan, dan

kondisi yang menunjang pencapaian pekerjaan; 2) proses, metode, dan teknik untuk

mendapatkan data jabatan, mengolahnya menjadi informasi jabatan, dan

menyajikannya untuk program-program kelembagaan, kepegawaian serta

ketatalaksanaan, dan memberikan layanan pemenfaatannya bagi pihak-pihak yang

menggunakannya

Informasi jabatan yang dihasilkan dari kegiatan analisis jabatan, meliputi:

1) nama jabatan; 2) kode jabatan; 3) unit kerja; 4) kedudukan dalam struktur

organisasi; 5) ikhtisar jabatan; 6) uraian tugas; 7) bahan kerja; 8) perangkat/alat

kerja; 9) hasil kerja; 10) tanggungjawab; 11) wewenang; 12) korelasi jabatan;

13) kondisi lingkungan kerja; 14) resiko bahaya; 15) syarat jabatan; 16) prestasi

kerja yang diharapkan; dan 17) butir informasi lain.

Gopher dan Donchin (1986) serta Kontowitz dan Casper (1988)

mendefinisikan beban kerja sebagai perbedaan antara tuntutan pekerjaan (termasuk

lingkungan kerja) dan kemampuan pekerja untuk memenuhi tuntutan tersebut. Hart

(1980) menyatakan bahwa beban kerja merupakan usaha/biaya yang dikeluarkan

manusia untuk mencapai performansi yang diharapkan. Sanders dan Mc Cormick

(1993) mendefinisikan beban kerja sebagai tuntutan fisik/mental dari pekerjaan

terhadap seseorang ketika ia melakukan pekerjaan tersebut, yang ditujukan dengan

kapasitas tertentu. Pada dasarnya, beban kerja dibedakan menjadi dua, yaitu:

1. Beban fisik

Terjadi ketika ada perbedaan antara tuntutan pekerjaan, termasuk lengkingan

kerja, dan kemampuan pekerja untuk memenuhi tuntutan pekerjaan tersebut

secara fisik. (Gopher dan Donchin 1986, Kontowitz dan Casper, 1988). Beban

kerja ini lebih mudah diketahui karena dapat diukur secara langsung dari

48

kondisi fisik pekerja yang bersangkutan, baik secara obyektif maupun secara

subyekif.

2. Beban mental

Merupakan perbedaan antara tuntutan kerja mental dengan kemampuan mental

yang dimiliki oleh pekerja yang bersangkutan (Jex,1988). Beban mental yang

timbul dari aktivitas mental dilingkungan kerja antara lain disebabkan oleh:

a. Keharusan untuk tetap dalam kondisi kewaspadaan tinggi dalam waktu

lama;

b. Kebutuhan untuk mengambil keputusan yang melibatkan tanggung jawab

besar;

c. Menurunnya konsentrasi akibat aktivitas yang monoton;

d. Kurangnya kontak dengan orang lain, terutama untuk tempat kerja yang

terisolasi dengan orang lain.

Workload atau beban kerja merupakan usaha yang harus dikeluarkan oleh

seseorang untuk memenuhi permintaan dari pekerjaan tersebut. Sedangkan

Capacity adalah kemampuan/kapasitas manusia. Kapasitas ini dapat diukur dari

kondisi fisik maupun mental seseorang. Penjelasan sederhananya seperti ini.

Misalnya suatu pekerjaan kuli angkut mempunyai permintaan untuk mengangkut

100 karung, per hari.. Jika pekerja hanya mampu mengankut 50 karung per hari,

berarti pekerjaan tersebut melebihi kapasitasnya. Sehingga jika ia diberikan beban

kerja yang berlebihan, maka akan menurunkan kualitas hidup (kelelahan, dsb) dan

kualitas kerja orang tersebut (tingginya error rate dsb), dan juga dapat

mempengaruhi keselamatan dan kesehatan kerja. Analisis beban kerja dapat

digunakan dalam penentuan kebutuhan pekerja/pegawai (man power planning),

analisis organisasi, analisis keselamatan dan kesehatan kerja (K3) hingga

perencanaan dan penggajian.

C. Analisis Beban Kerja

1. Pengertian

Beban kerja suatu jabatan dalam organisasi publik adalah frekuensi rata-rata

masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu (BAKN, 1985:

173). Beban kerja adalah sekumpulan atau sejumlah kegiatan yang harus

49

diselesaikan oleh suatu unit organisasi atau pemegang jabatan dalam jangka

waktu tertentu dan pengukuran beban kerja diartikan sebagai suatu teknik

untuk mendapatkan informasi tentang efisiensi dan efektifitas kerja suatu

organisasi, atau penmegang jabatan yang dilakukan secara sistematis dengan

menggunakan teknik analisis jabatan, teknik analisis beban kerja atau teknik

manajemen lainnya (Menpan 1977). Adapun pengertian analisis beban kerja

adalah kegiatan menghitung perkiraan beban kerja dari masing-masing satuan

organisasi (BKN, 2002:430). Pengertian lain suatu teknik manajemen yang

dilakukan secara sistematis untuk memperoleh informasi mengenai tingkat

efektivitas dan efisiensi kerja organisasi berdasarkan volume kerja

(Permendagri Nomor 12 Tahun 2008).

2. Kegunaan Analisis Beban Kerja

Analisis beban kerja diperlukan untuk mengetahui dengan tepat jumlah

pegawai yang dibutuhkan untuk mengerjakan suatu pekerjaan dalam suatu unit

organisasi sehingga tidak terjadi under employment, over load, dan inefisiensi

sumber daya pegawai yang berakibat pada tidak optimalnya hasil kerja. Selain

itu, ketiadaan analisis beban kerja juga berdampak pada berbagai hal yang

terkait dengan manajemen kepegawaian, seperti: penyusunan formasi,

pengembangan pegawai, pendayagunaan pegawai, dan lain-lain.

3. Aspek-aspek Analisis Beban Kerja

Dalam melaksanakan penghitungan beban kerja terdapat beberapa aspek, aspek

aspek tersebut adalah sebagai berikut :

a. Waktu Kerja

Sebelum penghitungan kerja dilaksanakan, terlebih dahulu harus diketahui

jumlah waktu yang diperlukan oleh suatu unit organisasi atau pegawai

pemegang jabatan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang menjadi

beban tugasnya. Waktu kerja ditetapkan oleh pimpinan organisasi dan

terdiri atas dua jenis, yaitu: waktu kerja produktif dan waktu kerja tidak

produktif. Waktu kerja produktif adalah waktu yang benar-benar

digunakan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Sedangkan waktu kerja

tidak produktif adalah waktu yang tidak benar-benar (semu) untuk

menyelesaikan suatu pekerjaan.

50

Contoh :

Jabatan Pengagenda Surat salah satu tugasnya adalah menerima dan

mencatat surat masuk dan surat keluar ke dalam buku agenda. Satuan

hasilnya adalah surat, sebanyak 15 surat. Jika waktu penyelesaian

penerimaan dan pencatatan per surat diperlukan waktu 3 menit, maka

waktu kerja ditulis 3 menit

b. Beban Kerja

Beban Kerja merupakan rata-rata jumlah satuan hasil yang diwujudkan

dengan angka yang mempunyai hubungan dengan standar waktu kerja

Contoh: Jabatan Pengagenda Surat

Yang dimaksud dengan rata-rata adalah apakah pekerjaan merimaan dan

mencatat surat masuk dan keluar ke dalam buku agenda dilakukan setiap

hari ? Jika dilakukan setiap hari, maka berapa jumlahnya setiap hari. Jika

tidak dilakukan setiap hari, maka tingkatkan menjadi setiap minggu, Jika

tidak dilakukan setiap minggu maka tingkatkan menjadi setiap bulan dan

seterusnya sampai setiap tahun. Kemudian berapa banyak jumlahnya.

c. Uraian Tugas

Uraian tugas adalah paparan atau bentangan atas semua tugas jabatan yang

merupakan upaya pokok yang dilakukan pemegang jabatan dalam

memproses bahan kerja menjadi hasil kerja dengan menggunakan

perangkat kerja dan dalam kondisi pelaksanaan tertentu (LAN, 1990: 5).

Uraian tugas yang baik harus memenuhi enam kualifikasi, meliputi1:

Sistematis (memenuhi aturan, bentuk, syarat-syarat tertentu).

Jelas (harus dapat memberi isi dan maksud yang jelas dan dapat

dipahami oleh pembacanya).

Ringkas (perlu menggunakan kata-kata dan kalimat yang singkat dan

benar sehingga pembacanya tidak perlu waktu yang lama untuk

memahaminya).

Tepat (harus menyajikan uraian yang sesuai dan cocok seperti apa

yang dimaksudkan oleh isi jabatan).

1 Syuhadak, 2000: 2.

51

Taat azas (kata-kata dan kalimat tersebut isinya menunjukkan maksud

dan arah yang sama).

Akurat (harus disusun secara teliti, tidak kurang dan tidak lebih).

Adapun penyusunan uraian tugas hendaknya memperhatikan beberapa hal

sebagai berikut2:

1) Syarat Isi

Syarat isi dimaksudkan agar uraian tugas dapat mencerminkan secara

tersurat dan atau tersirat akan obyek, cara, dan tujuannya. Salah satu

cara yang digunakan adalah diuji dengan kalimat Tanya, seperti:

What ? apa yang dikerjakan oleh si pemegang jabatan;

How ? bagaimana cara tugas itu dilakukan;

Why ? mengapa/untuk tujuan apa tugas itu dilakukan.

2) Norma Kalimat

Uraian tugas diformulasikan dalam bentuk kalimat, sehingga perlu

diperhatikan norma penyusunan kalimat.

Kalimat dibuat sederhana berisi WHW (what-how-why);

Kalimat uraian tugas merupakan kalimat yang menonjolkan

predikat dan obyek tanpa menggunakan subyeknya, predikat

tersebut berujud kata yang menunjukkan tindak kerja.

Contoh 1:

Mencatat pengeluaran uang dalam buku kas.

(pola susunan kalimat pada tugas yang fungsi pekerjaannya erat

dengan data, maka polanya: predikat-obyek bersifat data dan

keterangan cara serta tujuan. Namun cara dan tujuan sering tidak

tersurat tetapi hanya tersirat).

Contoh 2:

Mewawancarai pencari kerja dengan menanyakan nama,

pendidikan, pengalaman yang dimiliki untuk mengetahui

identitasnya.

2 Erwanto, 2000: 4.

52


dengan orang, polanya adalah: predikat-obyek berujud orang dan kata

keterangan cara serta tujuan.

Contoh 3:

Mengasah gergaji menggunakan kikir agar gergaji menjadi tajam.


dengan benda, polanya adalah: predikat-obyek berujud benda dan

kata keterangan cara serta tujuan.

3) Standar Waktu Kerja

Standar waktu kerja adalah waktu efektif yang digunakan untuk

bekerja. Menurut penelitian BKN (2004) standar waktu kerja adalah

sebagai berikut:

1 (satu) hari = 5 jam = (5x60) = 300 menit;

1 (satu) minggu = 5 hari = (5x5) = 25 jam = (25x60) = 1500

menit;

1 (satu) bulan = 20 hari = (20x5) = 100 jam = (100x60) = 6000

menit;

1 (satu) tahun = 240 hari = (240x5) = 1200 jam = (1200x60) =

72000 menit.

Contoh : Jabatan Pengagenda surat , jika pekerjaan penerimaan dan

pencatatan surat masuk dan keluar seperti contoh sebelumnya

dilakukan setiap hari maka standard waktu kerja adalah 300 menit,

namun jika pekerjaan tersebut dilakukan setiap minggu maka standar

waktu kerja adalah 1500 menit dan seterusnya.

4) Tingkat Efisiensi Jabatan

Tingkat efisiensi jabatan adalah tercapainya penyelesaian suatu tugas

jabatan oleh pemangku jabatan, dengan kualitas pelayanan yang tepat

hasil dan tepat waktu. Hasil perhitungan tingkat efisiensi jabatan ini,

dapat digunakan sebagai ukuran untuk mengetahui standar efisiensi

jabatan.

Contoh : tugas berikutnya pengagenda surat adalah menyampaikan

surat masuk dan keluar yang telah didesposisi pimpinan ke unit kerja

53

terkait untuk diproses lebih lanjut. satuan hasilnya adalah surat,

waktu penyelesaiannya adalah 10 menit, beban kerjanya 3, standar

kerjanya harian. tingkat efisiensi jabatannya yaitu :10 x 3 : 300 =

0,10

CONTOH FORMULIR PENGUKURAN BEBAN KERJA

Nama Jabatan : ………………………………

Unit Kerja : ………………………………

Ikhtisar Jabatan : ………………………………………………………………......

......................................................................................................

......................................................................................................

.....................................................................................................

No Uraian Tugas Satuan

Hasil

Waktu

Penyelesaian

Waktu

Kerja

Efektif

Beban

Kerja

Pegawai

yang

dibutuhkan

1

2

3

…

Dst

54

Contoh

Nama Jabatan : Pengolah Data Formasi

Unit Kerja : Sub Dit. Perencanaan Formasi Pegawai

Ikhtisar Jabatan : Menginventarisasi, merekapitulasi, dan membuat konsep

pertimbangan Kepala BKN mengenai alokasi tambahan formasi

instansi pusat dan daerah sesuai dengan peraturan yang berlaku,

untuk kelancaran pelaksanaan tugas dilingkungan Direktorat

Perencanaan Kepegawaian dan Formasi BKN.

No Uraian Tugas Satuan

Hasil

Waktu

Penyelesa

ian

Waktu

Kerja

efektif

Beban

Kerja

Pegawai

yang

dibutuh-

kan

Ket

1

2

3

4

5

Menginventarisasi data

usulan formasi yang

disampaikan oleh Instansi

Pusat dan Daerah dengan

cara mengelompokkan

sesuai dengan instansinya

agar memudahkan dalam

pencarian data

Memeriksa data usulan

formasi yang disampaikan

sesuai dengan format

formulir yang ditentukan

agar data akurat

Mengolah data usulan

formasi berdasarkan jenis

jabatan untuk membuat

bahan pertimbangan

Memelihara database

formasi pegawai dengan

cara menyimpan,

memperbaharui dan

memproteksi data agar tetap

akurat dan terjaga

kerahasiaannya

Memberikan informasi

yang dibutuhkan

Penganalisis Formasi

Pegawai berdasarkan data

usul formasi sebagai bahan

pembuatan kebijakan

formasi dan pertimbangan

alokasi tambahan formasi

Data

Laporan

Bahan

Pertimba

ngan

formasi

Kegiatan

Laporan

5 menit

15 menit

15 menit

30 menit

5 menit

24.000

menit

24.000

menit

24.000

menit

72.000

menit

24.000

menit

602

602

602

4

602

0,125

0,376

0,376

0,002

0,125

55

D. Latihan

1. Menurut Saudara apa kegunaan dari analisis beban kerja ? jelaskan

2. Apa pengertian analisis beban kerja menurut Saudara ? jelaskan

3. Ada lima aspek analisis beban kerja sebutkan dan jelaskan masing-masing

aspek tersebut.

E. Rangkuman

Beban kerja suatu jabatan dalam organisasi publik adalah frekuensi rata-rata

masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu (BAKN, 1985: 173).

Beban kerja adalah sekumpulan atau sejumlah kegiatan yang harus diselesaikan

oleh suatu unit organisasi atau pemegang jabatan dalam jangka waktu tertentu dan

pengukuran beban kerja diartikan sebagai suatu teknik untuk mendapatkan

informasi tentang efisiensi dan efektifitas kerja suatu organisasi, atau penmegang

6

7

8

Membuat konsep laporan

statistik mengenai formasi

pegawai Instansi Pusat dan

Daerah berdasarkan data

usul formasi untuk diserahkan

kepada atasan langsung

Membuat konsep

pertimbangan Kepala BKN

mengenai alokasi tambahan

formasi pegawai Instansi

Pusat dan Daerah

berdasarkan data usul

formasi sebagai bahan

pertimbangan teknis Kepala

BKN

Melaksanakan tugas

kedinasan lain yang

diperintahkan oleh atasan

baik lisan maupun tertulis

untuk kelancaran

pelaksanaan tugas

J U M L A H

Laporan

Pertimba

ngan

Kegiatan

6.000

menit

6.000

menit

10 menit

24.000

Menit

24.000

menit

300

menit

1

1

3

0,125

0,125

0,100

1,604

Jadi Jumlah Pegawai yang

dibutuhkan = 1,604

dibulatkan menjadi 2

orang

56

jabatan yang dilakukan secara sistematis dengan menggunakan teknik analisis

jabatan, teknik analisis beban kerja atau teknik manajemen lainnya (Menpan 1977).

Adapun pengertian analisis beban kerja adalah kegiatan menghitung perkiraan

beban kerja dari masing-masing satuan organisasi (BKN, 2002:430). Pengertian

lain suatu teknik manajemen yang dilakukan secara sistematis untuk memperoleh

informasi mengenai tingkat efektivitas dan efisiensi kerja organisasi berdasarkan

volume kerja (Permendagri Nomor 12 Tahun 2008). Analisis beban kerja

diperlukan dan digunakan untuk mengetahui dengan tepat jumlah pegawai yang

dibutuhkan untuk mengerjakan suatu pekerjaan dalam suatu unit organisasi

sehingga tidak terjadi under employment, over load, dan inefisiensi sumber daya

pegawai yang berakibat pada tidak optimalnya hasil kerja. Selain itu, ketiadaan

analisis beban kerja juga berdampak pada berbagai hal yang terkait dengan

manajemen kepegawaian, seperti: penyusunan formasi, pengembangan pegawai,

pendayagunaan pegawai, dan lain-lain. Sedangkan dalam melaksanakan

penghitungan beban kerja terdapat beberapa aspek, yaitu aspek waktu kerja, aspek

beban kerja, aspek uraian tugas, aspek standar waktu kerja dan aspek tingkat efisiensi jabatan

BAB V

EVALUASI JABATAN

57

A. Pendahuluan

Dalam rangka penataan jabatan dan reformasi bidang sumber daya aparatur,

perlu ditenukan peringkat jabatan untuk setiap jabatan di lingkungan PNS

berdasarkan nilai jabatan melalui evaluasi jabatan. Evaluasi jabatan dilakukan

untuk menentukan nilai jabatan yang selanjutnya akan digunakan dalam

peringkatan jabatan. Hasil evaluasi jabatan berupa nilai dan peringkat jabatan ini

digunakan antara lain untuk penghitungan tunjangan, penempatan dan pentaan

jabatan. Dasar pemikiran adalah beberapa teori dan konsep yang menjelaskan

tentang evaluasi jabatan yang dijadikan pertimbangan antara lain : TT Paterson

Paterson (1972) mengaitkan evaluasi jabatan dengan analisis jabatan (khususnya

butir uraian tugas), penggajian, intensif, dan beberapa hal penting seperti kinerja

individu. Frans Poels Poels (2001:9) keterkaitan evaluasi jabatan dengan

remunerasi bahwa evaluasi jabatan yang dilaksanakan pada suatu organisasi

merupakan bahan utama pembuatan kebijakan mengenai gaji dan tunjangan.

Remunerasi yang dibayarkan berdasarkan hasil evaluasi jabatan, akan memberikan

keadilan internal bagi pegawai yang bekerja pada organisasi tersebut. Sedangkan

untuk menjamin keadilan eksternal, disamping evaluasi jabatan, antara lain juga

harus dilaksanakan benchmark untuk tingkat jabatan yang sama pada organisasi

lain. Evaluasi jabatan adalah proses sistematis untuk mengidentifikasikan nilai

setiap pekerjaan dihubungkan dengan pekerjaan lain dalam suatu organisasi

(Maarif, 2003). Konsep perum Jasa Tirta I: Konsep evaluasi jabatan yang

digunakan oleh Perum Jasa Tirta I merupakan konsep yang alur pikirnya paling

banyak digunakan dalam penyusunan pedoman evaluasi jabatan karena :

1. Perum Jasa Tirta I membuat definisi operasional job evaluation/evaluasi

pekerjaan sebagai berikut: “evaluasi pekerjaan adalah suatu proses yang

sistematis untuk menganalisa dan menilai sekelompok pekerjaan dalam rangka

menetapkan nilai pekerjaan (job value). Dari pengertian tersebut dinyatakan

dengan tegas bahwa yang dinilai adalah pekerjaannya bukan manusianya.

2. Ide pelaksanaan job evaluation di lingkungan perum Jasa Tirta I (saat ini

namanya: Proyek Brantas) timbul pada tahun 1976 dan dilaksanakan pada

58

tahun 1977-1978. Pertimbangan-pertimbangan yang dilakukan untuk

melakukan job evaluation adalah:

a. Sistem penggajian pada waktu itu masih didasarkan pada pendidikan

formal, belum memasukkan unsur bobot pekerjaan yang terkandung pada

setiap jabatan.

b. Makin berkembangngnya jabatan yang ada dan dengan bervariasinya

beban kerja yang ada.

c. System yang ada dirasa kurang fleksibel dibanding dengan perkembangan

jabatan.

d. System penggajian tidak dapat mendapat dukungan dari karyawan.

B. Pelaksanaan Evaluasi Jabatan

Setiap instansi diberikan kewenangan untuk melakukan penilaian jabatan

dilingkungannya masing-masing, dengan prinsip-prinsip sebagai berikut :

1. Obyek yang dievaluasi adalah tugas pokok dan fungsi jabatan yang diuraikan

dalam informasi jabatan, bukan pegawai yang menduduki jabatan tersebut;

2. Jabatan yang dievaluasi adalah jabatan yang telah ditetapkan oleh masing-

masing instansi;

3. Evaluasi jabatan bukanlah suatu proses matematis, evaluasi jabatan pada

dasarnya adalah suatu proses pertimbangan intelektual untuk menentukan nilai

jabatan sebagai dasar penentuan kelas jabatan;

4. Penetapan nilai jabatan harus dicapai melalui proses pembahasan dan

kesepakatan tim, yang selanjutnya dituangkan dalam berita acara dan

ditetapkan dengan peraturan.

C. Kriteria Faktor Jabatan

Pada masing-masing jabatan terdapat faktor jabatan. Penjelasan terhadap

masing-masing faktor jabatan sebagaimana diatur dalam Peraturan Kepala BKN

Nomor 21 tahun 2011 tentang Pedoman pelaksanaan evaluasi jabatan PNS adalah:

1. Faktor Jabatan Struktural

59

Faktor jabatan struktural PNS terdiri dari 6 (enam) faktor. Setiap faktor

memiliki beberapa level dan setiap level memiliki kriteria dan nilai tertentu

dengan penjelasan sebagai berikut:

a. Faktor 1 – ruang lingkup pekerjaan dan dampak

Faktor ini menilai tingkat kerumitan dan kedalaman lingkup dan dampak

umum bidang program dan pekerjaan yang diarahkan oleh pejabat

struktural, termasuk dampak pekerjaan di dalam maupun di luar

organisasi. Dalam menerapkan faktor ini, pertimbangkan semua bidang

program, proyek, dan tugas yang secara teknis dan administratif diarahkan

oleh pejabat struktural, termasuk yang dilaksanakan melalui pegawai

bawahan dan pihak lain (konsultan atau kontraktor).

Faktor 1 Ruang Lingkup pekerjaan dan Dampak memiliki 5 (lima) level

dan nilai sebagai berikut:

Level Faktor Nilai Faktor

1 – 1 175

1 – 2 350

1 – 3 550

1 – 4 775

1 – 5 900

b. Faktor 2 pengaturan organisasi

Faktor ini mempertimbangkan situasi organisasi dalam beberapa tingkat

jabatan penyelia. Jika jabatan itu bertanggung jawab kepada 2 (dua)

jabatan, maka pilihlah tingkat faktor yang berhubungan dengan jabatan

yang mempunyai tanggung jawab atas penilaian kinerja.

Faktor 2 pengaturan organisasi memiliki 3 (tiga) level dan nilai sebagai

berikut:


2 – 1 100

2 – 2 250

2 – 3 350

60

c. Faktor 3 wewenang kepenyeliaan dan manajerial

Faktor ini meliputi wewenang kepenyeliaan dan manajerial yang

dijalankan secara berulang. Untuk dapat dinilai dalam faktor ini, suatu

jabatan harus memenuhi ketentuan wewenang dan tanggung jawab yang

diuraikan untuk tingkat faktor tertentu. Tingkat faktor yang digunakan

untuk pengarahan program khusus, fungsi lini, fungsi staf, dan kegiatan

operasional dan penunjang. Jika wewenang duplikasi atau tidak dapat

dibedakan di antara beberapa tingkat organisasi, maka suatu tingkat faktor

dapat digunakan untuk jabatan pada beberapa tingkat organisasi.

Faktor 3 wewenang kepenyeliaan dan manajerial memiliki 3 (tiga) level



3 – 1 450

3 – 2 775

3 – 3 900

d. Faktor 4 hubungan personal

Faktor ini terdiri dari dua bagian yaitu sub faktor sifat hubungan dan sub

faktor tujuan hubungan/kontak yang dilakukan.

1) Sub faktor sifat hubungan, sub faktor ini mencakup tingkat hubungan

organisasi, wewenang, atau pengaruh, dan kesulitan dalam melakukan

hubungan. Untuk dapat dinilai dalam faktor ini, maka mereka yang

dihubungi harus:

a) Ikut berperan dalam keberhasilan pelaksanaan pekerjaan;

b) Menjadi syarat yang diperlukan untuk perbaikan;

c) Memiliki dampak yang besar terhadap kesulitan dan tanggung-

jawab jabatan tersebut; dan

d) Merupakan hubungan langsung.

Sub Faktor 4A sifat hubungan memiliki 4 (empat) level dan nilai

sebagai berikut:


61

4A – 1 25

4A – 2 50

4A – 3 75

4A – 4 100

2) Sub faktor tujuan hubungan, sub faktor ini mencakup tujuan hubungan

yang meliputi pengarahan, perwakilan, negosiasi, dan komitmen, yang

berhubungan dengan tanggung jawab penyeliaan dan manajemen.

Sub Faktor 4B tujuan hubungan memiliki 4 (empat) level dan nilai

sebagai berikut:


4B – 1 30

4B – 2 75

4B – 3 100

4B – 4 125

e. Faktor 5 kesulitan dalam pengarahan pekerjaan

Faktor ini mengukur kesulitan dan kerumitan pekerjaan dasar dalam

organisasi yang diarahkan, termasuk pekerjaan lini dan staf, atau pekerjaan

yang dikontrakkan yang menjadi tanggung jawab penyelia dalam hal

teknis atau pengawasan baik secara langsung atau melalui penyelia

bawahan, pemimpin tim, atau pihak lain.

Penyelia tingkat pertama

Tentukan kelas tertinggi pekerjaan dasar jabatan fungsional yang

diarahkan (yang berorientasi pada misi organisasi) yang merupakan 25%

(dua puluh lima persen) atau lebih beban kerja organisasi.

Penyelia tingkat dua

Gunakan metode yang diuraikan di atas untuk penyelia tingkat pertama.

Bagi sebagian besar penyelia tingkat dua, kelas pekerjaan dasar yang

dicapai dengan metode tersebut merupakan kelas yang sesuai.

Faktor 5 kesulitan dalam pengerahan pekerjaan memiliki 8 (delapan) level


62

Kelas Pekerjaan Dasar Level

Faktor

Nilai

Faktor

Kelas 4 dan dibawahnya atau yang setara 5 - 1 75

Kelas 5 atau 6 atau yang setara 5 - 2 205




Kelas 13 atau yang setara 5 - 6 800

Kelas 14 atau yang setara 5 - 7 930

Kelas 15 atau lebih tinggi atau yang setara 5 - 8 1030

f. Faktor 6 kondisi lain

Faktor ini mengukur berbagai kondisi yang mempengaruhi tingkat

kesulitan dan kerumitan dalam melaksanakan kewajiban, wewenang dan

tanggung jawab penyeliaan.

Untuk dapat menerapkan faktor ini dilakukan melalui langkah-langkah

sebagai berikut:

Langkah 1:

Bacalah setiap definisi level faktor dan pilihlah level faktor tertinggi yang

dipenuhi oleh jabatan itu.

Langkah 2:

Jika level yang dipilih adalah 6-1, 6-2, atau 6-3, maka rujuklah bagian

yang berjudul Situasi Khusus di bagian akhir faktor ini. Dari 8 (delapan)

situasi khusus, tentukan berapa banyak situasi khusus yang dipenuhi oleh

jabatan tersebut. Jika memenuhi 3 (tiga) atau lebih situasi khusus, maka

tambahkan satu level faktor pada level faktor yang dipilih dalam langkah

1. Misalnya, jika tingkat faktor yang dipenuhi oleh jabatan itu adalah level

faktor 6-3, dan jabatan tersebut memenuhi 3 (tiga) situasi khusus, maka

level faktor untuk jabatan tersebut menjadi level 6-4.

Jika level faktor yang dipilih dalam langkah 1 adalah level faktor 6-4, 6-5,

atau 6-6, maka jangan merujuk Situasi Khusus, dan jangan menambah

level faktor yang dipilih dalam langkah 1.

63

Faktor 6 kondisi lain memiliki 6 (enam) level dan nilai sebagai berikut:


6 – 1 310

6 – 2 575

6 – 3 975

6 – 4 1120

6 – 5 1225

6 – 6 1325

Situasi Khusus.

Ada 8 (delapan) situasi khusus yang mungkin mempersulit pekerjaan dan

pengawasan. Situasi dimaksud adalah ragam pekerjaan, operasi giliran

kerja, pegawai berfluktuasi atau batas waktu yang selalu berubah,

penyebaran fisik, situasi khusus penyusunan staf, dampak dari program

tertentu, perubahan teknologi dan bahaya khusus dan kondisi keselamatan

kerja.

Kriteria faktor jabatan struktural adalah sebagaimana tersebut dalam Anak

Lampiran 1 Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara ini.

2. Faktor Jabatan Fungsional

Faktor jabatan fungsional PNS terdiri dari 9 (sembilan) faktor jabatan. Setiap

faktor memiliki beberapa level dan setiap level memiliki kriteria dan nilai

tertentu dengan penjelasan sebagai berikut:

a. Faktor 1 pengetahuan yang dibutuhkan jabatan.

Faktor ini mengukur sifat dan tingkat informasi yang harus dimengerti

pegawai dalam melakukan pekerjaan yang hasilnya dapat diterima (yaitu:

langkah-langkah, prosedur, unjuk kerja, ketentuan, kebijakan, teori,

prinsip-prinsip dan konsep) serta tingkat ketrampilan yang diperlukan

untuk menerapkan pengetahuan tersebut.

Faktor 1 pengetahuan yang dibutuhkan jabatan memiliki 9 (sembilan)

level dan nilai faktor sebagai berikut:


1 – 1 50

64

1 – 2 200

1 – 3 350

1 – 4 550

1 – 5 750

1 – 6 950

1 – 7 1.250

1 – 8 1.550

1 – 9 1.850

b. Faktor 2 pengawasan penyelia

Faktor ini mengukur sifat dan tingkat pengawasan penyelia secara

langsung atau tidak langsung, tanggung jawab pegawai, dan evaluasi hasil

pekerjaan. Pengawasan dilakukan dengan cara pemberian tugas dan

instruksi pada pegawai, disusunnya prioritas dan batas waktu, dan

ditetapkannya tujuan dan batasannya. Tanggung jawab pegawai

tergantung sampai tingkat mana pegawai mampu mengembangkan urutan

dan waktu berbagai macam pekerjaan, memodifikasi atau merekomen-

dasikan modifikasi instruksi, dan berpartisipasi dalam penetapan prioritas

dan penetapan tujuan. Tingkat evaluasi hasil pekerjaan tergantung pada

sifat dan luasnya peninjauan, antara lain, tinjauan singkat dan terperinci

dari setiap fase tugas, tinjauan terperinci dari tugas yang telah selesai,

tinjauan tertentu pada pekerjaan yang telah selesai untuk keakuratan, atau

tinjauan hanya untuk kesesuaian terhadap kebijakan.

Faktor 2 Pengawasan Penyelia memiliki 5 (lima) level dan nilai faktor

sebagai berikut:


2 – 1 25

2 – 2 125

2 – 3 275

65

2 – 4 450

2 – 5 650

c. Faktor 3 pedoman

Faktor ini mencakup sifat pedoman dan pertimbangan yang dibutuhkan

untuk menerapkan pedoman tersebut. Sebagai contoh pedoman adalah

panduan kerja, prosedur dan kebijakan, praktek tradisional, dan bahan

referensi seperti kamus, jenis panduan, dan buku panduan teknik. Suatu

pekerjaan dalam bidang pekerjaan yang berbeda, bervariasi dalam hal

spesifikasi, penerapan, dan ketersediaan pedoman.

Oleh karena itu rintangan dan pertimbangan yang dibutuhkan pegawai

juga bervariasi. Contohnya, keberadaan instruksi, prosedur, dan

kebijakan tertentu dapat membatasi peluang pegawai membuat atau

merekomendasikan keputusan atau tindakan. Tetapi dengan ketidakadaan

prosedur atau dengan penetapan tujuan secara luas, pegawai dapat

menggunakan pertimbangan yang luas dalam penelitian literatur dan

pengembangan metode baru.

Pedoman tidak sama dengan Faktor 1 yaitu Pengetahuan yang

dibutuhkan jabatan. Pedoman memberikan referensi data atau

menentukan hambatan tertentu dalam penggunaan pengetahuan. Sebagai

contoh, dalam bidang teknologi medis, untuk diagnosa tertentu terdapat 3

(tiga) atau 4 (empat) jenis tes yang dinyatakan dalam buku panduan. Ahli

teknologi medis diharapkan memahami tes tersebut. Tetapi dalam suatu

laboratorium, kebijakan yang diberikan hanya menggunakan satu dari tes

tersebut, atau kebijakan menyebutkan secara spesifik kondisi persyaratan

pemakaian salah satu dari tes tersebut.

Faktor 3 Pedoman memiliki 5 (lima) level dan nilai faktor sebagai

berikut:


3 – 1 25

3 – 2 125

3 – 3 275

66

3 – 4 450

3 – 5 650

d. Faktor 4 kompleksitas

Faktor ini berhubungan dengan:

1) sifat penugasan mencakup jenis, jumlah dan keanekaragaman;

2) keputusan apa yang harus dilakukan; dan

3) tingkat kesulitan untuk melakukan tindakan atau respon yang dapat

diberikan.

Faktor 4 Kompleksitas memiliki 6 (enam) level dan nilai faktor sebagai

berikut:


4 – 1 25

4 – 2 75

4 – 3 150

4 – 4 225

4 – 5 325

4 – 6 450

e. Faktor 5 ruang lingkup dan dampak

Faktor ini mencakup hubungan antara cakupan pekerjaan, antara lain

tujuan, keluasan, dan kedalaman tugas, dan dampak dari hasil kerja atau

jasa di dalam dan di luar organisasi.

Dampak mengukur apakah hasil pekerjaan memfasilitasi pekerjaan orang

lain, pelayanan tepat waktu, atau berdampak pada penelitian.

Konsep dampak dan ruang lingkup pekerjaan akan memberikan

gambaran menyeluruh dalam melakukan evaluasi secara konsisten.

Hanya pekerjaan yang mempunyai dampak yang dipertimbangkan.

Faktor 5 ruang lingkup dan dampak memiliki 6 (enam) level dan nilai

faktor sebagai berikut:


5 – 1 25

67

5 – 2 75

5 – 3 150

5 – 4 225

5 – 5 325

5 – 6 450

f. Faktor 6 hubungan personal

Faktor ini meliputi pertemuan langsung, melalui telepon dan dialog

melalui radio dengan orang yang tidak berada dalam rantai penyeliaan.

Level faktor ini didasarkan pada apa yang dibutuhkan untuk

berhubungan, kesulitan komunikasi dengan mereka yang dihubungi, dan

penentuan dimana hubungan diadakan (antara lain, tingkat pegawai dan

mereka yang dihubungi mengetahui peran dan wewenang masing-

masing). Hubungan antara Faktor 6 dan 7 menghendaki hubungan yang

sama yang akan dievaluasi. Gunakan hubungan personal faktor 6 untuk

memilih level Faktor 7 tujuan hubungan.

Faktor 6 hubungan personal memiliki 4 (empat) level dan nilai faktor

sebagai berikut:


6 – 1 10

6 – 2 25

6 – 3 60

6 – 4 110

g. Faktor 7 tujuan hubungan

Faktor ini meliputi tujuan hubungan pribadi berkisar dari pertukaran

informasi tentang fakta sampai dengan situasi yang menyangkut

persoalan yang kontroversial atau yang penting dan sudut pandang,

tujuan atau sasaran yang berbeda. Hubungan dengan orang/pihak yang

dipergunakan sebagai dasar bagi pemilihan level untuk faktor ini harus

sama dengan hubungan yang menjadi dasar bagi pemilihan level untuk

faktor hubungan antar pribadi.

68

Faktor 7 tujuan hubungan memiliki 4 (empat) level dan nilai faktor

sebagai berikut:


7 – 1 20

7 – 2 50

7 – 3 120

7 – 4 220

h. Faktor 8 persyaratan fisik

Faktor persyaratan fisik mencakup persyaratan dan tuntutan fisik dari

tugas kerja yang diemban pegawai. Faktor ini meliputi karakteristik fisik

dan kemampuan (misalnya: kecepatan dan ketangkasan khusus) dan

pengerahan tenaga fisik pada pekerjaan (misalnya memanjat,

mendorong, menyeimbangkan, membungkuk, berlutut, merunduk,

merangkak atau menjangkau).

Dalam beberapa hal frekuensi atau intensitas dari pengerahan tenaga

fisik harus juga dipertimbangkan, misalnya pekerjaan yang

membutuhkan berdiri dalam waktu lebih lama banyak mengerahkan

tenaga fisik dari pada pekerjaan yang membutuhkan berdiri yang hanya

sebentar.

Faktor 8 persyaratan fisik memiliki 3 (tiga) level dan nilai faktor sebagai

berikut:


8 – 1 5

8 – 2 20

8 – 3 50

i. Faktor 9 lingkungan pekerjaan

Faktor ini mempertimbangkan resiko dan ketidaknyamanan dalam

lingkungan pekerjaan, atau sifat dari pekerjaan dan peraturan keamanan

yang dibutuhkan. Walaupun penggunaan alat pengaman dapat

69

menghilangkan bahaya atau ketidaknyamanan, situasi tertentu

membutuhkan persyaratan tambahan terhadap pegawai dalam

melaksanakan peraturan dan teknik keamanan.

Faktor 9 lingkungan pekerjaan memiliki 3 (tiga) level dan nilai faktor

sebagai berikut:


9 – 1 5

9 – 2 20

9 – 3 50

Untuk dapat menentukan kelas jabatan, jumlahkan nilai semua faktor untuk

mendapatkan total nilai faktor. Total nilai faktor yang berada pada batasan nilai

menunjukkan kelas jabatan.

Batasan Nilai dan Kelas Jabatan

Batasan Nilai Kelas Jabatan

4055 - 5130 17

3605 – 4050 16

3155 – 3600 15

2755 – 3150 14

2355 – 2750 13

2105 – 2350 12

1855 – 2100 11

1605 – 1850 10

1355 – 1600 9

1105 – 1350 8

855 – 1100 7

655 – 850 6

455 – 650 5

375 – 450 4

305 – 370 3

70

245 – 300 2

190 – 240 1

D. Tahap Pelaksanaan Evaluasi Jabatan

1. Persiapan Evaluasi Jabatan

Tahap persiapan evaluasi jabatan merupakan tahap awal dalam pelaksanaan

evaluasi jabatan. Tahap persiapan evaluasi jabatan meliputi kegiatan

pembentukan tim evaluasi jabatan, inventarisasi informasi/uraian jabatan dan

klasifikasi jabatan manajerial/fungsional.

a. Pembentukan Tim Evaluasi Jabatan

1) Tim Pengarah

a) Tim Pengarah terdiri atas:

(1) Seorang Ketua, yaitu Pejabat Pembina Kepegawaian atau

pejabat lain yang ditunjuk.

(2) Paling banyak 6 (enam) orang Anggota, yaitu Pejabat Tinggi

yang merupakan representasi satuan kerja pada instansi

pemerintah.

b) Tugas Tim Pengarah

(1) Memberikan pengarahan terhadap keseluruhan proses analisis

dan evaluasi jabatan yang meliputi persiapan, pelaksanaan,

dan penyusunan nilai dan kelas jabatan serta penetapan dan

tindak lanjut hasil nilai dan kelas jabatan dari aspek strategi

dan kebijakan instansi pemerintah.

(2) Secara spesifik memberikan pertimbangan kepada Tim

Pelaksana dalam proses perumusan strategi dan kebijakan

penataan jabatan terkait dengan nilai dan kelas jabatan di

lingkungan instansi pemerintah.

2) Tim Pelaksana

a) Tim Pelaksana terdiri atas:

(1) Seorang Ketua merangkap anggota;

(2) Seorang Sekretaris merangkap anggota;

71

(3) Anggota, banyaknya disesuaikan dengan kebutuhan; dan

(4) Tenaga pendukung sekretariat, banyaknya disesuaikan

dengan kebutuhan.

b) Tugas Tim Pelaksana

(1) Membuat dan menyusun rencana kegiatan atau langkah-

langkah proses evaluasi jabatan di lingkungan instansi

pemerintah.

(2) Melaksanakan evaluasi jabatan di lingkungan instansi

pemerintah yang bersangkutan sesuai dengan pedoman

evaluasi jabatan.

(3) Menginventarisasi, menganalisis dan mengevaluasi jabatan

serta menyusun peringkat jabatan di lingkungan instansi

pemerintah.

(4) Mengkoordinasikan validasi peringkat jabatan di lingkungan

instansi pemerintah dengan Kementerian Pendayagunaan

Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi dan Badan

Kepegawaian Negara.

(5) Menyiapkan rancangan peraturan perundangan-undangan

tentang peringkat jabatan di lingkungan instansi pemerintah.

(6) Melaksanakan tugas-tugas lain yang dipandang perlu

berkaitan dengan pelaksanaan tugas sebagaimana dimaksud

pada angka (1), (2), (3), (4), dan (5).

c) Persyaratan Anggota Tim Pelaksana Evaluasi Jabatan

Persyaratan untuk dapat diangkat menjadi Ketua atau Anggota

Tim Evaluasi Jabatan di lingkungan instansi pemerintah adalah:

(1) berstatus sebagai Pegawai Negeri;

(2) memiliki kemampuan tentang evaluasi jabatan; dan

(3) syarat obyektif lainnya (pernah ikut diklat Anjab).

b. Inventarisasi Informasi Jabatan

Inventarisasi informasi jabatan adalah inventarisasi tentang informasi

identitas jabatan, deskripsi tugas jabatan, dimensi-dimensi jabatan, dan

spesifikasi jabatan serta informasi lainnya yang diperlukan.

72

1) Identitas jabatan meliputi nama jabatan, kode jabatan, dan posisi/

lokasi jabatan.

2) Deskripsi tugas jabatan meliputi ikhtisar/tujuan jabatan, uraian

tugas/kegiatan jabatan, serta bahan, alat/prosedur, dan hasil kerja.

3) Dimensi jabatan meliputi tanggung jawab, wewenang, pengawasan,

korelasi/hubungan jabatan, kondisi lingkungan kerja, dan

kemungkinan risiko bahaya.

4) Spesifikasi jabatan meliputi syarat jabatan, standar prestasi kerja yang

diharapkan, dan informasi lainnya.

c. Klasifikasi Jabatan

Langkah awal yang dilakukan dalam rangka pelaksanaan evaluasi jabatan

di lingkungan suatu instansi/lembaga adalah:

1) Mengidentifikasi Jabatan

Identifikasi jabatan dilakukan kepada seluruh jabatan yang ada di

lingkungan suatu instansi/lembaga yang akan dievaluasi. Identifikasi

jabatan dilakukan melalui identifikasi terhadap sifat dan jenis tugas,

tanggung jawab, serta wewenang dari suatu jabatan sesuai dengan

tugas pokok dan fungsi yang telah ditetapkan.

2) Mengklasifikasi Jabatan

Klasifikasi jabatan dilakukan berdasarkan hasil identifikasi jabatan

terhadap seluruh jabatan yang ada. Klasifikasi jabatan di lingkungan

instansi pemerintah tersebut terdiri atas:

a) Jabatan Manajerial/Struktural;

b) Jabatan Fungsional Tertentu; dan

c) Jabatan Fungsional Umum.

2. Pelaksanaan Evaluasi Jabatan

Tahapan pelaksanaan evaluasi jabatan untuk jabatan manajerial/struktural,

fungsional tertentu, dan fungsional umum adalah sebagai berikut:

a. Penilaian Jabatan

1) Menyiapkan informasi jabatan yang lengkap dari semua jabatan yang

akan dievaluasi. Informasi jabatan ini dapat dilihat dalam format

73

uraian jabatan yang telah ditentukan atau dari hasil analisis jabatan

sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku;

Contoh Informasi jabatan adalah sebagaimana tersebut dalam

Lampiran.

2) Mempelajari setiap informasi jabatan yang disediakan dalam uraian

jabatan pada setiap jabatan yang akan dievaluasi;

3) Melakukan penilaian pada setiap jabatan, yaitu :

a) untuk jabatan struktural menggunakan 6 (enam) faktor dan

kriteria yang telah ditentukan dengan memilih tingkat (level) yang

dianggap tepat untuk masing-masing faktor dan dimulai dari

faktor 1 (satu) yaitu faktor ruang lingkup program dan dampak.

Untuk mempermudah penilaian jabatan manajerial/struktural

dengan menggunakan 6 (enam) faktor dan kriteria faktor jabatan

tersebut dapat digunakan daftar pertanyaan penilaian jabatan

manajerial/struktural .

b) untuk jabatan fungsional tertentu dan fungsional umum dengan

menggunakan 9 (sembilan) faktor dan kriteria yang telah

ditentukan dengan memilih tingkat (level) yang dianggap tepat

untuk masing-masing faktor dan dimulai dari faktor 1 (satu) yaitu

faktor pengetahuan yang dibutuhkan jabatan.

Untuk mempermudah penilaian jabatan fungsional tertentu dan

fungsional umum dengan menggunakan 9 (sembilan) faktor dan

kriteria faktor jabatan tersebut dapat digunakan daftar pertanyaan

penilaian jabatan fungsional tertentu dan fungsional umum

sebagaimana tersebut dalam Anak Lampiran 6 Peraturan Kepala

Badan Kepegawaian Negara ini.

b. Penyusunan Peta Jabatan

Penyusunan peta jabatan di lingkungan instansi masing-masing didasarkan

pada kedudukan setiap jabatan dalam unit kerja sesuai dengan struktur

organisasi yang ada. Peta jabatan dimaksud berisi informasi jumlah

kekuatan pegawai untuk setiap jabatan yang termasuk dalam unit kerja

setingkat unit kerja Biro atau satuan kerja mandiri (unit pelaksana teknis).

74

c. Penyusunan Informasi Faktor Jabatan

Informasi faktor jabatan di lingkungan instansi disusun berdasarkan

informasi jabatan, peta jabatan serta nilai dan kelas jabatan. Informasi

faktor jabatan terdiri atas informasi jabatan struktural dan informasi

jabatan fungsional tertentu dan informasi jabatan fungsional umum.

Informasi Faktor Jabatan meliputi:

1) Informasi Jabatan

Informasi jabatan meliputi jenis jabatan, nama jabatan, unit kerja,

instansi, peran/lkhtisar jabatan, uraian tugas, tanggung jawab dan hasil

kerja jabatan.

2) Level Faktor Jabatan

Level faktor jabatan meliputi tingkatan dan nilai masing-masing faktor

jabatan.

a) Level Faktor Jabatan Struktural

(1) Ruang lingkup dan dampak program, ditentukan berdasarkan

peran/lkhtisar jabatan, uraian tugas, tanggung jawab dan

hasil kerja jabatan.

(2) Pengaturan organisasi, ditentukan berdasarkan letak/ posisi

jabatan dalam peta jabatan unit kerja/organisasi.

(3) Wewenang penyeliaan dan manajerial, ditentukan

berdasarkan tingkat kewenangan jabatan dalam informasi

jabatan.

(4) Hubungan personal, ditentukan berdasarkan korelasi/

hubungan kerja jabatan dalam informasi jabatan.

(5) Kesulitan dalam pengarahan pekerjaan, ditentukan

berdasarkan tingkat kesulitan dalam pengarahan pekerjaan

sesuai jabatan yang ada di bawah jabatan yang bersangkutan

dalam peta jabatan.

(6) Kondisi lain, ditentukan berdasarkan tingkat kesulitan dan

kerumitan dalam melaksanakan kewajiban, wewenang, dan

tanggung jawab penyeliaan jabatan di bawah jabatan yang

bersangkutan dalam peta jabatan.

75

Selain 6 (enam) faktor jabatan diatas, tambahkan jika ada

informasi lain yang terkait dengan situasi khusus, seperti ragam

pekerjaan, operasi giliran kerja, pegawai berfluktuasi atau batas

waktu yang selalu berubah, penyebaran fisik, situasi khusus

penyusunan staf, dampak dari program tertentu, perubahan

teknologi dan bahaya khusus dan kondisi keselamatan kerja.

b) Tingkat Faktor Jabatan Fungsional Tertentu dan Fungsional

Umum

(1) Pengetahuan yang dibutuhkan jabatan, ditentukan

berdasarkan syarat jabatan dalam informasi jabatan.

(2) Pengawasan penyelia, ditentukan berdasarkan tingkatan

pejabat struktural yang mengawasi/atasan langsung dalam

peta jabatan.

(3) Pedoman, ditentukan berdasarkan alat kerja, prosedur/

peraturan yang digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan

sesuai informasi jabatan.

(4) Kompleksitas, ditentukan berdasarkan tingkat kesulitan

dalam mengidentifikasi dan melaksanakan pekerjaan.

(5) Ruang lingkup dan dampak, ditentukan berdasarkan

peran/ikhtisar jabatan, uraian tugas, tanggung jawab dan hasil

kerja jabatan.

(6) Hubungan personal dan tujuan hubungan, ditentukan

berdasarkan korelasi/hubungan kerja jabatan dalam informasi

jabatan.

(7) Persyaratan fisik, ditentukan berdasarkan tingkatan syarat

fisik yang dibutuhkan dalam pelaksanaan tugas sesuai syarat

jabatan dalam informasi jabatan.

(8) Lingkungan pekerjaan, ditentukan berdasarkan kondisi

lingkungan yang ada pada informasi jabatan.

c) Hasil Evaluasi Jabatan

76

Hasil evaluasi jabatan meliputi faktor jabatan, nilai yang

diberikan, dan tingkat faktor jabatan untuk masing-masing

jabatan (struktural dan fungsional tertentu dan fungsional umum).

3. Penetapan Hasil Evaluasi Jabatan Pegawai Negeri Sipil

a. Validasi nilai dan kelas jabatan

1) Hasil evaluasi jabatan yang dilakukan oleh Tim Evaluasi Jabatan

masing-masing kementerian/lembaga berupa:

a) Nilai dan kelas jabatan manajerial;

b) Nilai dan kelas jabatan fungsional tertentu; dan

c) Nilai dan kelas jabatan fungsional umum.

2) Nilai dan kelas jabatan di lingkungan Kementerian/Lembaga

selanjutnya divalidasi oleh:

a) Kepala BKN atau pejabat lain yang ditunjuk/ditugaskan;

b) Deputi Bidang SDM Aparatur Kementerian PAN dan RB atau

pejabat lain yang ditunjuk/ditugaskan; dan

c) Sekretaris Kementerian/Lembaga atau pejabat lain yang

ditunjuk/ditugaskan.

b. Penyusunan berita acara hasil validasi nilai dan kelas jabatan

Hasil validasi/verifikasi nilai dan kelas jabatan oleh Kementerian PAN dan

RB dan BKN dituangkan dalam berita acara hasil validasi nilai dan kelas

jabatan di lingkungan instansi diparaf oleh pejabat struktural Kementerian

PAN dan RB, pejabat struktural di lingkungan BKN, dan pejabat struktural

dari instansi yang bersangkutan sebelum ditandatangani oleh:

1) Kepala BKN atau pejabat lain yang ditunjuk/ditugaskan;

2) Deputi Bidang SDM Aparatur Kementerian PAN dan RB atau pejabat

lain yang ditunjuk/ditugaskan; dan

3) Sekretaris Kementerian/Lembaga atau pejabat lain yang ditunjuk/

ditugaskan

.

c. Penetapan hasil evaluasi jabatan

Tahapan pelaksanaan penetapan nilai jabatan dan kelas jabatan PNS

adalah sebagai berikut:

77

4. Evaluasi

a. Pelaksanaan kegiatan evaluasi nilai dan kelas jabatan dilakukan:

1) Adanya perubahan tugas pokok dan fungsi jabatan; dan

2) Adanya perubahan struktur organisasi.

b. Mekanisme penilaian kembali atas perubahan yang terjadi sebagaimana

dimaksud pada huruf a, dilakukan sesuai dengan tahapan pelaksanaan

evaluasi jabatan yang diatur dalam Peraturan Kepala BKN ini.

BAB VI

PENUTUP

1

Tim Instansi Menyusun

(Uraian) Jabatan dan Informasi Faktor Jabatan

2

Tim Instansi Melaksanakan

Evaluasi Jabatan

3

Tim Instansi melakukan pembahasan dengan Kedeputian SDM

Aparatur dan BKN untuk memverifikasi hasil evaluasi jabatan (nilai

dan kelas jabatan)

4

Instansi mengadakan rapat finalisasi hasil evaluasi jabatan (nilai dan kelas

jabatan) dengan Deputi Bidang SDM Aparatur Kementerian PAN dan RB,

Kepala BKN, dan Sekretaris K/L atau Pejabat yang ditunjuk/ditugaskan

dari masing-masing instansi tsb.

Hasil rapat finalisasi nilai dan kelas jabatan dibuat dalam berita Acara

Hasil Validasi Nilai dan Kelas Jabatan

78

Materi analisis jabatan, analsis beban kerja dan evaluasi jabatan PNS pada

dasarnya adalah materi diklat dalam pendidikan dan pelatihan analis kepegawaian yang

saling terkait satu dengan yang lainnya, dan merupakan sesuatu yang sangat dinamis,

yaitu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta selalu

mengimbangi tuntutan zaman dan masyarakat. Oleh karena itu materi-materi tersebut

dan pelaksanaan di lapangan harus selalu dimutakhirkan dan diharapkan akan dapat

menyesuaikan sesuai dengan kebutuhan di lungkungan PNS.

KUNCI JAWABAN

Analisis Jabatan :

79

Adalah proses pengumpulan data jabatan untuk dianalisis, disusun, dan disajikan

menjadi informasi jabatan dengan menggunakan metode tertentu.

Tujuan penyusunan analisis jabatan :

Untuk menyediakan informasi jabatan sebagai fondasi/dasar bagi program manajemen

kepegawaian, kelembagaan, ketatalaksanaan, dan pengawasan.

Metode yang umum digunakan dalam mengumpulkan data jabatan yaitu:

a. Metode observasi dan interview,

b. Metode daftar pertanyaan,

c. Metode studi referensi dan

d. Metode kombinasi.

Informasi jabatan yang dihasilkan dari kegiatan analisis jabatan, meliputi :

1) Nama jabatan; 2) Kode jabatan; 3) Unit kerja; 4) Kedudukan dalam struktur

organisasi; 5) Ikhtisar jabatan ; 6) Uraian tugas; 7) Bahan kerja; 8) Perangkat/alat kerja;

9) Hasil kerja; 10) Tanggung jawab; 11) Wewenang; 12) Korelasi jabatan; 13) Kondisi

lingkungan kerja; 14) Resiko bahaya; 15) Syarat jabatan; 16) Prestasi kerja yang

diharapkan; dan 17) Butir informasi lain.

Uraian Tugas Caraka :

a. Mempelajari standar, pedoman dan prosedur kerja serta peraturan perundangan

yang berkaitan dengan tugas-tugas pengiriman surat, naskah, dokumen sebagai

dasar pelaksanaan tugas;

b. Mengumpulkan surat-surat, naskah, dokumen yang akan dikirim serta mecatat pada

buku pengiriman/penerimaan sebagai bukti kepada atasan;

c. Membaca, mempelajari dan mengecek dengan teliti alamat yang tertera pada surat

untuk memudahkan pengiriman dan agar tidak terjadi salah alamat;

d. Menyusun rencana biaya yang diperlukan untuk pengiriman surat, naskah atau

dokumen baik yang melalui kantor pos atau agen pengiriman atau dengan cara yang

lain untuk diajukan kepada atasan;

e. Mencatat dan mengirimkan surat-surat, naskah, dokumen dengan cara melalui

kantor pos, kantor agen pengiriman atau yang harus disampaikan langsung kepada

alamat yang dituju sebagaimana tertera pada surat

80

f. Membuat rekapitulasi jumlah surat, naskah dan dokumen yang dikirim setiap bulan

sebagai bahan penyusunan laporan bulanan;

g. Menyimpan dengan baik dan rapi buku pengiriman/penerimaan pada tempat yang

aman;

h. Menyampaikan informasi, usul dan saran yang berkaitan dengan tugas pengiriman

surat, naskah dan dokumen kepada atasan;

i. Menjaga dan merawat sarana prasarana kerja yang dipergunakan dengan baik serta

memelihara kerapian dan kenyamanan tempat kerja;

j. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan, baik lisan maupun tertulis

yang berkaitan dengan bidang tugasnya.

Bahan Kerja Caraka:

a. Standar, pedoman, prosedur kerja dan peraturan perundang-undangan yang berkait

dengan tugas pengriman surat, naskah dan dokumen;

b. Buku/daftar alamat instansi pemerintah/instansi swasta/perusahaan ;

c. Uraian tugas Jabatan Caraka;

d. Surat-surat, naskah, dokumen yang akan dikirim.

e. Surat tanda terima

f. Surat tugas

Alat Kerja Caraka:

a. Alat tulis kantor;

b. Tas Surat;

c. Jas Hujan

d. Sepeda motor dan kelengkapannya

e. Denah Lokasi

f. Buku ekspedisi

Hasil Kerja Caraka:

a. Ketelitian atas pengecekan alamat yang tertera pada surat agar terhindar dari salah

alamat pengiriman;

b. Tersusunnya rencana biaya pengiriman surat, naskah atau dokumen baik yang

melalui Kantor Pos atau Agen Pengiriman atau dengan cara yang lain untuk

diajukan kepada atasan;

81

c. Terlaksananya pengiriman surat, naskah, dokumen melalui Kantor Pos, Agen

Pengiriman maupun yang langsung disampaikan kepada pihak/alamat yang dituju

sebagaimana tertera pada surat;

d. Rekapitulasi jumlah surat, naskah dan dokumen yang dikirim setiap bulan sebagai

bahan penyusunan laporan bulanan.

e. Tersimpannya Buku ekspedisi dengan baik pada tempat yang aman;

f. Usul dan saran yang berkaitan dengan tugas pengiriman surat, naskah dan dokumen

kepada atasan;

g. Terjaga dan terawatnya sarana prasarana kerja yang dipergunakan dengan sebaik-

baiknya serta terpeliharanya kerapian dan kenyamanan tempat kerja;

h. Terlaksananya dengan baik tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan, baik lisan

maupun tertulis yang berkaitan dengan bidang tugasnya.

Kegunaan Analisis Beban Kerja:

Analisis beban kerja diperlukan untuk mengetahui dengan tepat jumlah pegawai yang

dibutuhkan untuk mengerjakan suatu pekerjaan dalam suatu unit organisasi sehingga

tidak terjadi under employment, over load, dan inefisiensi sumber daya pegawai yang

berakibat pada tidak optimalnya hasil kerja

Pengertian Analisis Beban Kerja:

Adalah kegiatan menghitung perkiraan beban kerja dari masing-masing satuan

organisasi (BKN, 2002:430). Pengertian lain suatu teknik manajemen yang dilakukan

secara sistematis untuk memperoleh informasi mengenai tingkat efektivitas dan efisiensi

kerja organisasi berdasarkan volume kerja (Permendagri Nomor 12 Tahun 2008).

Aspek-aspek dalam Analisis Beban Kerja:

Dalam melaksanakan penghitungan beban kerja terdapat beberapa aspek, yaitu aspek

waktu kerja, aspek beban kerja, aspek uraian tugas, aspek standar waktu kerja dan aspek

tingkat efisiensi jabatan

LAMPIRAN :

Contoh :

82

INFORMASI JABATAN

18. Nama Jabatan : Widyaiswara Madya

19. Kode Jabatan :

20. Unit Kerja : Pusdiklat Pegawai BKN

Eselon I : Deputi Bidang Pengembangan Kepegawaian

Eselon II : Pusdiklat Pegawai

Eselon III : -

Eselon I V : -

4. Kedudukan dalam Organisasi


Melaksanakan proses kegiatan belajar dan mengajar pada lembaga diklat

pemerintah dengan melakukan tatap muka dengan peserta diklat baik diruang

tertutup maupun terbuka sesuai dengan waktu dan materi yang telah ditentukan

oleh panitia penyelenggara diklat untuk meningkatkan kompetensi peserta

pelatihan.

6. Uraian Tugas:

WIDYAISWARA

Madya

KASUBBAG

TATA USAHA

KASUBBAG

TATA USAHA

KEPALA BAGIAN

UMUM

KEPALA BIDANG

PENYELENGGARAAN

KAPUSDIKLAT

83

a. Menyusun kurikulum Diklat sesuai dengan materi pelatihan yang telah

ditentukan dalam bentuk laporan untuk dipakai sebagai acuan pelaksanaan

diklat.

Tahapan :

1) Mendata substansi materi yang akan disuaun

2) Memilih materi yang akan disusun

3) Membuat draf sesuai durasi waktu yang dtentukan.

b. Menyusun bahan ajar diklat teknis berdasarkan kurikulum yang ditentukan

pada peraturan kediklatan dalam bentuk naskah untuk dipakai sebagai bahan

pembelajaran peserta diklat

Tahapan :

1) Mendata substansi sesuai spesialisainya

2) emilih topic yang akan dibahas

3) Meresume dalam bentuktulisan ringkas.

c. Menyusun Bahan tayang Diklatpim III dalam bentuk naskah berdasarkan

kurikulum dan durasi waktu yang disediakan untuk memudahkan

penyampaian materi didepan peserta diklat

Tahapan :

1) Meringkas Tujuan Pembelajaran Umum dan Tujuan Pembelajaran

khusus materi yang akan disampaikan dalam formulir GBPP.

2) Menuangkan materi dalam balangko SAP sesuai satuan acara

pembelajaran yang akan diajarkan.

3) Mencari dan menulis rujukan peraturan yang digunakan sesuai materi

yang diajarkan

d. Menyusun bahan tayang Diklat Teknis dalam bentuk nakah berdasarkan

kurikulum dan durasi waktu yang disediakan untuk memudahkan

penyampaian materi didepan depan kelas.

Tahapan :

1) Meringkas Tujuan Pembelajaran Umum dan Tujuan Pembelajaran

khusus materi yang akan disampaikan dalam formulir GBPP.

2) Menuangkan materi dalam balangko SAP sesuai satuan acara

pembelajaran yang akan diajarkan.

84

3) Mencari dan menulis rujukan peraturan yang digunakan sesuai materi

yang diajarkan

e. Menyusun Modul Diklat sesuai spesialisasinya pada Diklat Teknis

berdasarkan kurikulum jenis diklat yang akan diselenggarakan sebagai bahan

pegangan peserta diklat kelas .

Tahapan :

1) Menyiapkan bahan atau literature yang diperlukan.

2) Mengetik konsep modul sesuai materinya

3) Mengkonsultasikan konsep modulkepada pimpinan

4) Membahas materi modul dengan tim sesuai yang dijadwalkan.

5) Finalisasi modul sesuai jenis materi diklat.

f. Menyusun Soal Ujian Diklat diklat teknis dalam bentuk laporan berdasarkan

materi kurikulum jenis diklat yang akan diajarkan sebagai bahan bahan

evaluasi peserta diklat .

1) Menyiapkan bahan atau literature yang diperlukan.

2) Mengetik konsep soal sesuai materinya

3) Mengkonsultasikan konsep soalkepada pimpinan

4) Membahas materi soal dengan tim sesuai yang dijadwalkan.

5) Finalisasi soal

g. Melaksanakan tatap muka didepan kelas pada Diklatpim III berdasarkan

materi dan jam pelajaran yang telah ditetapkan untuk meningkatkan

kompetensi dan pengetahuan peserta diklat.

Tahapan :

1) Menanyakan instansi peserta diklat

2) Mengenalkan diri kepada peserta

3) Memberi gambaran garis besar materi

4) Melaksanakan proses belajar-mengajar andragigi

h. Melaksanakan tatap muka didepan kelas pada Diklat Fungsional berdasarkan



Tahapan :

85





i. Melaksanakan tatap muka didepan kelas pada Diklat Teknis berdasarkan



Tahapan :





j. Mengoreksi Jawaban Ujian Diklat Teknis dalam bentuk laporan dengan cara

menyocokkan anatara jawaban dengan kunci jawaban untuk menentukan

nilai hasil ujian .

Tahapan :

1) Menghimpun jawaban soal

2) Mengoreksi hasil jawaban

3) Merekap nilai jawaban

4) Melaporkan kepada pimpinan.

k. Membuat panduan dalam lingkup kediklatan sesuai dengan jenis diklat yang

akan diselenggarakan untuk dipakai sebagai pedoman/panduan bagi peserta,

pengajar dan panitia diklat .

Tahapan :

1) Mempelajari diklat yang akan diselenggarakan

2) Menghimpun bahan panduan yang diperlukan

3) Mengkonsultasikan konsep panduan kepada tim penyelenggara

4) Finalisasi panduan.

l. Berperan serta dalam workshop/seminar sebagai narasumber sesuai surat

perintah penugasan kegiatan workshop/seminar untuk peningkatan

kompetensi peserta pelatihan

Tahapan :

86

1) Mempelajari perintah penugasan

2) Menyiapkan materi pelatihan

3) Melakukan workshop

4) Meminta bukti kegiatan Workshop

m. Berperan serta dalam seminar sebagai peserta berkaitan dengan manajemen

kepegawaian berdasarkan undangan kegiatan seminar atau disposisi

Kapusdiklat untuk meningkatkan wawasan dan kompetensi widyaiswara.

Tahapan :

1) Mempelajari tawaran seminar

2) Mengkonsultasikan tawaran seminar kepada pimpinan

3) Melakukan seminar/lokakarya

4) Meminta bukti kegiatan seminar kepada penyelenggara

n Melaksanakan Tugas Kedinasan lain yang diperintahkan pimpinan baik lisan

maupun tertulis

Tahapan :

1) Mempelajari tugas

2) Melaksanakan tugas

3) Melaporkan pelaksanaan tugas.

7. Bahan Kerja :


87

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13

14

Bahan Ajar

Surat Undangan Mengajar

Jadwal Diklat

Surat Perintah

Literatur/Buku Bacaan

Materi Pembelajaran

Jadwal Diklat

Jadwal Diklat

Jadwal Diklat

Lembar Jawaban Soal

Program Diklat

Surat Perintah Penugasan

Surat Undangan

Perintah Penugasan

Penyusunan Kurikulum

Penjadwalan Kegiatan

Pengaturan Waktu

Pelaksanaan Tugas

Penyusunan Materi Modul

Penyusunan Soal

Pelaksanaan Tatap Muka



Pengkoreksian

Penyusunan materi panduan

Pelakasanaan Workshop

Pelaksanaan Seminar

Pelaksanaan Penugasan

8. Perangkat/Alat Kerja:


1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

Peraturan Kepegawaian

Peraturan Kediklatan

Lap Top

Lap Top

Literatur & Peraturan Kepegawaian

Peraturan Kepegawaian

Papan Tulis, Flip chart, Lap top, LCD



Kunci Jawaban

SOP

SOP

SOP

untuk menyusun Kurikulum

untuk menyusun Bahan Ajar

Untuk menyusun Bahan Tayang

Untuk menyusun Bahan Tayang

Untuk menyusun Modul

Penyusunan Soal Ujian




Koreksi Jawaban

Acuan Pelaksanaan Tugas



9. Hasil Kerja:

88

No Hasil Kerja Jumlah Satuan

1.

2

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

Kurikulum Diklat Teknis

Bahan Ajar Diklat Teknis

Bahan Tayang Diklatpim III

Bahan Tayang Diklat Tenis

Modul Diklat Teknis

Soal Ujian Diklat Teknis

Tatap Muka didepan Klas Diklatpim III

Tatap Muka didepan Kelas Diklat Fungsional

Tatap Muka didepan Kelas Diklat Teknisl

Koreksian Jawaban Ujian Diklat Teknis

Panduan dalam lingkup Kediklatan

Seminar sebagai Nara Sumber

Seminar sebagai Peserta

1 Laporan

20 Naskah

1 Bahan Tayang

20 Bahan Tayang

2 Modul

10 Laporan

36 Jam Pelajaran

50 Jam Pelajaran

50 Jam Pelajaran

10 Laporan

3 Panduan

4 Kali Kegiatan

3 Kali Kegiatan

10. Tanggung Jawab:

e. Ketepatan waktu kehadiran

f. Keakuratan penyampaian materi sesuai yang diajarkan

g. Kelengkapan bahan simulasi untuk disampaikan kepada peserta

h. Kebenaran informasi yang disampaikan kepada peserta

i. Kerapihan berpakaian

11. Wewenang:

n. Memberikan materi sesuai waktu yang dijadwalkan

o. Menentukan metode belajar yang akan digunakan

p. Memotivasi belajar peserta diklat

q. Menilai hasil belajar peserta diklat

r. Meminta surat keterangan pelaksanaan kegiatan


89

No Jabatan Unit Kerja/

Instansi Dalam Hal

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Kapusdiklat Pegawai

Kepala Bagian Umum

Kasubbag Tata Usaha

Kabid Penyelenggara

Kepala Biro Kepegawaian

Ketua LAN

Pusdiklat pegawai

Pusdiklat pegawai

Pusdiklat pegawai

Pusdiklat Pegawai

BKN

LAN

Laporan Tugas

Koordinasi Penugasan

Administrasi SP

Koordinasi Penugasan

Laporan Kehadiran

Pembina Widyaiswara


No Aspek Faktor

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Tempat kerja

Suhu

Udara

Keadaan Ruangan

Letak

Penerangan

Suara


Getaran

- Didalam ruangan

- dingin dengan perubahan

- Sejuk dan segar

- Cukup

- Strategis

- Terang

- Tenang

- Bersih dan rapih

- Tidak ada

14. Resiko Bahaya:


1. Tidak ada

15. Syarat Jabatan:

s. Pangkat/Gol. Ruang : Pembina (IV/a)

t. Pendidikan : S-1

u. Kursus/Diklat

3) Penjenjangan : Diklat Fungsional Kewidyaiswaraan (TOT)

2) Teknis : Diklat Teknis Presentasi

90

v. Pengalaman kerja : 8 tahun di bidang kediklatan

w. Pengetahuan kerja : Peraturan dibidang kepegawaian dan Kediklatan

x. Keterampilan kerja : Presentasi efektif, membuat power point

y. Bakat Kerja :

G (Intelegensia)

V (Bakat Verbal)

Q (Ketelitian)

z. Temperamen Kerja:

3) R (Kemampuan menyesuaikan diri dalam kegiatan-kegiatan yang

berulang, atau secara terus menerus melakukan kegiatan yang sama,

sesuai dengan perangkat prosedur, urutan atau kecepatan yang tertentu)

4) T (Kemampuan menyesuaikan diri dengan situasi yang menghendaki

pencapaian dengan tepat menurut perangkat batas, toleransi atau standar-

standar tertentu)

aa. Minat Kerja :

1) 3.a (Pilihan melakukan kegiatan-kegiatan rutin, konkrit & teratur)

2) 4.a (Pilihan melakukan kegiatan yang dianggap baik bagi orang lain)

3) 5.b (Pilihan melakukan kegiatan yang menghasilkan kepuasan nyata dan

dengan proses)

bb. Upaya Fisik :

3) Duduk (Berada dalam suatu tempat dalam posisi duduk biasa)

4) Berjalan (Bergerak dengan jalan kaki)

5) Berdiri (Menyampaikan materi didepan kelas sebagi variasi dari posisi

duduk biasa)

cc. Kondisi Fisik :

1) Jenis Kelamin : Pria/Wanita

2) Umur :

3) Tinggi badan :

4) Berat badan :

5) Postur badan :

6) Penampilan :

dd. Fungsi Jabatan :

91

4) D.2 (Menganalisis data)

5) O.7 (Melayani orang)

6) B.4 (Mengerjakan benda dengan tangan atau perkakas)

16. Prestasi Kerja Yang Diharapkan :

No Hasil Kerja JumlahSatuan

Waktu

Yang

Diperlukan

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9

10

11

12.

13

Kurikulum Diklat Teknis

Bahan Ajar Diklat Teknis

Bahan Tayang Diklatpim III

Bahan Tayang Diklat Tenis

Modul Diklat Teknis

Soal Ujian Diklat Teknis

Tatap Muka didepan Klas Diklatpim III

Tatap Muka didepan Kelas Diklat

Fungsional

Tatap Muka didepan Kelas Diklat

Teknis

Koreksian Jawaban Ujian Diklat Teknis

Panduan dalam lingkup Kediklatan

Seminar sebagai Nara Sumber

Seminar sebagai Peserta

1 Laporan

20 Naskah

1 Bahan Tayang

20 Bahan Tayang

2 Modul

10 Laporan

36 Jam Pelajaran

50 Jam Pelajaran

50 Jam Pelajaran

10 Laporan

3 Panduan

4 Kali Kegiatan

3 Kali Kegiatan

17. Butir Informasi Lain .........................................................................

Jakarta,…………. 20..

Contoh :

92

INFORMASI FAKTOR JABATAN FUNGSIONAL UMUM

NAMA JABATAN : PEMROSES MUTASI PEGAWAI

UNIT KERJA : BIRO KEPEGAWAIAN

I. PERAN/IKHTISAR JABATAN:

Mengumpulkan dan menyusun data pegawai per unit kerja sebagai bahan

pembuatan konsep rencana pemindahan/mutasi pegawai dan mutasi jabatan.

II. URAIAN TUGAS:

1. Mengumpulkan dan menyusun data pegawai per unit kerja dan Tata Naskah

berdasarkan komposisi pegawai per unit kerja sebagai bahan pembuatan

konsep rencana pemindahan/mutasi pegawai dan mutasi jabatan;

2. Menyiapkan usul persetujuan/pertimbangan teknis kenaikan pangkat;

3. Menyiapkan surat pengantar pengembalian usul yang menyatakan bahan

tidak lengkap (BTL), atau tidak memenuhi syarat (TMS);

4. Menyiapkan usul pemindahan/mutasi pegawai dan mutasi jabatan sebagai

bahan pertimbangan BAPERJAKAT;

5. Menyiapkan bahan konsep SK mutasi pegawai maupun mutasi jabatan sesuai

sidang BAPERJAKAT;

6. Menyiapkan Naskah Keputusan Kenaikan Pangkat;

7. Menyiapkan berita acara sumpah jabatan, surat pernyataan pelantikan

jabatan, surat pernyataan melaksanakan tugas;

8. Mengirim SK Mutasi pegawai dan mutasi jabatan kepada yang bersangkutan

dan unit kerja terkait berdasarkan arahan pimpinan;

9. Menerima dan meminta kelengkapan data kepada ahli waris Pensiun

Janda/Duda/Anak sebagai bahan konsep SK Pensiun;

10. Menyiapkan bahan konsep naskah SK Pensiun Janda/Duda/Anak, Pensiun

APS, Pensiun karena keuzuran jasmani;

11. Meminta dan mengetik Nomor SK;

12. Menyiapkan dan mengagendakan bahan konsep Salinan SK Pensiun untuk

ditandatangani Sekretaris Utama;

93

13. Menyerahkan dan mengirim SK Pensiun kepada yang bersangkutan dan

instansi terkait;

14. Membuat laporan rekapitulasi pegawai yang mutasi dan pensiun untuk bahan

laporan pimpinan; dan

15. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh atasan baik lisan

maupun tertulis.

III. TANGGUNG JAWAB:

1. Kebenaran dan keakuratan pembuatan konsep rencana pemindahan/mutasi

pegawai dan mutasi jabatan;

2. Kebenaran dan keakuratan pembuatan konsep usul persetujuan/pertimbangan

teknis kenaikan pangkat;

3. Kebenaran dan keakuratan pembuatan konsep surat pengantar pengembalian

usul;

4. Kebenaran dan keakuratan pembuatan konsep SK mutasi pegawai/ mutasi

jabatan;

5. Kebenaran dan keakuratan pembuatan konsep Naskah Keputusan Kenaikan

Pangkat;

6. Kebenaran dan keakuratan pembuatan konsep surat berita acara sumpah

jabatan, surat pernyataan pelantikan jabatan, surat pernyataan melaksanakan

tugas;

7. Kebenaran dan keakuratan pembuatan konsep naskah SK Pensiun

Janda/Duda/ Anak, Pensiun APS, Pensiun karena keuzuran jasmani;

8. Kebenaran dan keakuratan pembuatan Laporan rekapitulasi pegawai yang

mutasi dan pensiun; dan

9. Menjaga kerahasiaan konsep surat-surat mutasi pegawai/mutasi jabatan.

IV. HASIL KERJA:

1. Konsep rencana pemindahan/mutasi pegawai dan mutasi jabatan;

2. Konsep usul persetujuan/pertimbangan teknis kenaikan pangkat;

3. Konsep surat pengantar pengembalian usul;

4. Konsep SK mutasi pegawai/mutasi jabatan;

94

5. Konsep Naskah Keputusan Kenaikan Pangkat;

6. Konsep surat berita acara sumpah jabatan, surat pernyataan pelantikan

jabatan, surat pernyataan melaksanakan tugas;

7. Konsep naskah SK Pensiun Janda/Duda/Anak, Pensiun APS, Pensiun karena

keuzuran jasmani; dan

8. Laporan rekapitulasi pegawai yang mutasi dan pensiun.

V. TINGKAT FAKTOR

FAKTOR 1: PENGETAHUAN YANG DIBUTUHKAN JABATAN

1. Pengetahuan tentang peraturan, kebijakan, prosedur kepegawaian dan

menyelesaikan masalah teknis kecil.

2. Pengetahuan tentang formulir yang digunakan untuk menuangkan data

kepegawaian yang terkait dengan mutasi kepegawaian.

3. Pengetahuan tentang peraturan kerahasian informasi untuk menjamin

kerahasiaan dokumen dan data pegawai dan untuk menjaga semua

informasi kepegawaian.

FAKTOR 2: PENGAWASAN PENYELIA

1. Pejabat ini melayani dibawah pengawasan pejabat struktural atau pejabat

yang jenjangnya lebih tinggi, untuk menentukan tujuan, prioritas, dan

tenggat waktu, dan untuk menbantunya dalam dalam situasi yang tidak

biasa dan tidak jelas.

2. Pejabat ini mengambil inisiatif dalam melakukan tugas dan mengikuti

instruksi, kebijakan, dan praktek yang ada.

3. Pekerjaan dievaluasi untuk melihat kesesuaiannya dengan instruksi.

4. Evaluasi semakin sering dilakukan apabila tugas yang diberikan lebih

sulit atau belum biasa.

FAKTOR 3: PEDOMAN

95

1. Pedoman terperinci dan khusus, yang meliputi semua aspek penting

tugas yang terkait dengan mutasi kepegawaian.

2. Pegawai harus patuh dan taat pada pedoman, penyimpangan harus

disetujui oleh penyelia.

FAKTOR 4: KOMPLEKSITAS

1. Pekerjaan terdiri dari tugas-tugas yang jelas dan berhubungan secara

langsung dengan data data yang terkait dengan mutasi kepegawaian.

2. Tidak terdapat pilihan yang harus dibuat di dalam memutuskan apa yang

harus dilakukan.

3. Tindakan yang akan diambil sesuai dengan pekerjaan yang ditangani

terkait dengan berbagai jenis mutasi kepegawaian.

4. Pekerjaan secara cepat dapat dikuasai.

FAKTOR 5: RUANG LINGKUP DAN DAMPAK

1. Tugas meliputi pekerjaan tertentu bersifat rutin dengan beberapa

prosedur mutasi kepegawaian yang terpisah.

2. Hasil kerja dapat digunakan untuk memfasilitasi pekerjaan orang.

FAKTOR 6: HUBUNGAN PERSONAL

Hubungan mencakup semua tingkatan pegawai, pejabat struktural, dan staf

administrasi organisasi yang dilayani, masyarakat umum, dan/atau kantor

lapangan.

FAKTOR 7: TUJUAN HUBUNGAN

Hubungan dilakukan untuk memberikan dan menerima informasi.

Hubungan mencakup:

menjawab pertanyaan dasar;

memberikan instruksi standar; dan

memastikan semua dokumentasi tertata dengan baik.

FAKTOR 8: PERSYARATAN FISIK

96

Pekerjaan ini rutin dan tidak membutuhkan persyaratan fisik tertentu.

FAKTOR 9: LINGKUNGAN PEKERJAAN

Pekerjaan dilakukan dalam lingkungan kantor secara umum.

Contoh :

FORMULIR HASIL PENILAIAN JABATAN FUNGSIONAL UMUM

Nama Jabatan : Pemroses Mutasi Pegawai

Organisasi : Biro Kepegawaian

Nama Instansi : BKN

Faktor Evaluasi Nilai yang

diberikan

Standar Jabatan

Fungsional

Yang

Digunakan

(jika ada)

Keterangan

1 Faktor 1: Pengetahuan Yang

Dibutuhkan Jabatan

350

Tingkat Faktor 1-3

2 Faktor 2: Pengawasan

Penyelia 125

Tingkat Faktor 2-2

3 Faktor 3: Pedoman

25

Tingkat Faktor 3-1

4 Faktor 4: Kompleksitas

25

Tingkat Faktor 4-1

5 Faktor 5: Ruang Lingkup dan

Dampak 25

Tingkat Faktor 5-1

6 Faktor 6: Hubungan Personal 10 Tingkat Faktor 6-1

7 Faktor 7: Tujuan Hubungan 20 Tingkat Faktor 7-1

8 Faktor 8: Persyaratan Fisik 5 Tingkat Faktor 8-1

97

9 Faktor 9: Lingkungan Kerja 5 Tingkat Faktor 9-1

K

E

S

I

M

P

U

L

A

N

Total Nilai 590

Kelas Jabatan 5 (455-650)

Tim Analisis dan Evaluasi Jabatan:

Ketua Tim

(……………………………………..)

Anggota Tim

(……………………………………..)

Anggota Tim

(……………………………………..)

Contoh :

98

Berita Acara Hasil Evaluasi Nilai Jabatan dan Kelas Jabatan

KOP KEMENTERIAN/LEMBAGA......

BERITA ACARA

HASIL VALIDASI NILAI JABATAN DAN KELAS JABATAN DI LINGKUNGAN

KEMENTERIAN/LEMBAGA......

Pada hari ini ...... tanggal ...... bulan ...... Tahun ......, telah dilakukan Rapat Finalisasi

Validasi Nilai Jabatan dan Kelas Jabatan di lingkungan Kementerian/Lembaga ......

Validasi Nilai Jabatan dan Kelas Jabatan di lingkungan Kementerian/Lembaga ......

dilakukan bersama oleh Deputi Bidang SDM Aparatur Kementerian PAN dan RB,

Kepala Badan Kepegawaian Negara, dan Sekretaris Jenderal/Sekretaris

Utama/Sekretaris Kementerian/Lembaga ......, dengan hasil sebagaimana terlampir.

Berita Acara Hasil Validasi Nilai Jabatan dan Kelas Jabatan di lingkungan

Kementerian/Lembaga ...... dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Jakarta, ........................20.............

Sekretaris Jenderal/Sekretaris Utama/Sekretaris

Kementerian/Lembaga ...... (atau yang ditugaskan)

(…………………………………..)

Kepala

Badan Kepegawaian Negara,

(atau yang ditugaskan)

(…………………………......)

Deputi Men.PAN dan RB Bidang

SDM Aparatur

Kementerian PAN dan RB,

(atau yang ditugaskan)

(…………………………………..)

DAFTAR PUSTAKA

99

Aswin Eka Adhi dan Suparjiyanta, Analisis Jabatan, Modul Diklat Manajamen PNS, Pusdiklat

Kepegawaian Badan Kepegawaia Negara, 2006

Desy Anwar,Kamus Lengkap Bahasa Indonesia Terbaru dilengkapi Ejaan Bahasa Indonesia

yang disempurnakan, Amelia,Surabaya,2003

Fathoni,Abdurrahmat,Manajemen Sumber Daya Manusia, PT.Rineka Cipta, Jakarta, 2006

Rachmawati,Ike Kusdyah, Manajemen Sumber Daya Manusia,Andi Offset,Yogyakarta, 2007

Subekhi,Akhmad dan Jauhir, Jauhar,Muhammad, Pengantar Manajemen Sumber Daya

Manusia,Prestasi Pustakaraya,Jakarta,2012

Undang-undang No.5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara;

Permenpan dan RB No.33 Tahun 2011 tentang Pedoman Analisis Jabatan;

Perka BKN No.12 Tahun 2011 tentang Pedoman Pelaksanaan Analsis Jabatan;

Permenpan dan RB No.34 Tahun 2011 tentang Pedoman Evaluasi Jabatan;

Perka BKN No. 21 Tahun 2011 tentang Pedoman Pelaksanaan Evaluasi Jabatan;

Permendagri No. 12 Tahun 2008 tentang Pedoman Analsis Beban Kerja.

http://analisa-jabatan.blogspot.com/2008/04/analisa-jabatan-pengantar-dan-konsep.html

http://psychologymania.wordpress.com/2011/07/14/analisis-jabatan-job-analysis



http://psychologymania.wordpress.com/2011/07/14/analisis-jabatan-job-analysis/


100

BIO DATA PENYUSUN

Suparjiyanta, lahir di Ponjong, Gunungkidul, Yogyakarta, tanggal

02 Februari 1958, mulai bekerja di Badan Administrasi

Kepegawaian Negara sejak tanggal 01 Januari 1980, sebagai staf

pada Sub.Bagian IV/B-2 Biro Tata Usaha Kepegawaian sampai

dengan Januari 1991. Kemudian Tahun 1991 sampai dengan tahun 1993 diangkat

menjadi Kepala Urusan Pengadaan Pegawai pada Bagian Kepegawaian D Biro

Pengadaan Kepegawaian. Tahun 1993 sampai dengan tahun 1999 ditugaskan menjadi

Pengawas pada Inspektur Pembantu IV/A Inspektur I Deputi Pengawasan. Mulai

tanggal 01 Januari 2000 sampai dengan 01 Maret 2006 ditugaskan sebagai Ka

Subbidang Perencanaan Diklat Kepemimpinan Bidang Bina Program Pusat Pendidikan

dan Pelatihan Pegawai BKN. Adapun pada saat ini bertugas Sebagai Widyaiswara

Madya pada Pusdiklat kepegawaian BKN Jakarta.

Diklat yang pernah diikuti antara lain, Spada tahun 1992, Spala tahun 1993,

Diklat Pengawasan Fungsional tahun 1996, Diklat Analisis Jabatan tahun 2000, Diklat

Dasar-dasar Penelitian tahun 2001, Spama tahun 2001, Diklat Teknis Manajemen

Kepegawaian tahun 2002, Diklat Evaluasi Jabatan tahun 2003, Diklat Pengelola Jabatan

Fungsional Analis Kepegawaian tahun 2005, Diklat teknis Analisis Organisasi tahun

2005 diklat TOT Kewidyaiswaraan berjenjang Tingkat Pertama tahun 2005, Diklat

Budaya Kerja tahun 2007, TOT Tata Kepemerintahan tahun 2008, Perumusan Standar

Kompetensi tahun 2009, Training For Trainers tahun 2010, Training needs Analysis

tahun 2010, Train The Trainers tahun 2011 dan Pelatihan Evaluasi Jabatan tahun 2012.

penyusunan analisis jabatan - · pdf filepenyusunan daftar jabatan, membuat laporan hasil...

Documents