format analisis jabatan pegawai negeri

FORMULIR KUESIONER

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

FORMULIR KUESIONER

PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

BAGIAN I

1. Kode Jabatan & Unit Kerja:

(Tidak Perlu diisi)

2. Nama Jabatan/Pekerjaan Anda:

3. Nama Unit Kerja Dimana Jabatan ini berada:

4. Satuan Kerja / instansi (Departemen/ Meneg/ Menko/ LPND/ Sekretariat/ Direktorat/ Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja tersebut :

5. Nama Jabatan Atasan Langsung Anda:

6. Lokasi Kerja(lokasi geografis tempat kerja anda):Kota :

Provinsi:

Contoh:

1. Kode Jabatan & Unit Kerja:

(Tidak Perlu diisi)

2. Nama Jabatan/Pekerjaan Anda:

Kepala Sub Bagian Mutasi

(Eselon IV.a)

3. Nama Unit Kerja Dimana Jabatan ini berada: Badan Kepegawaian Daerah

4. Satuan Kerja / instansi (Departemen/ Meneg/ Menko/ LPND/ Sekretariat/ Direktorat/ Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja tersebut :Pemerintah Daerah Propinsi

5. Nama Jabatan Atasan Langsung Anda: Kepala Bagian Mutasi dan Formasi

6. Lokasi Kerja(lokasi geografis tempat kerja anda):Kota : Semarang

Provinsi: Jawa Tengah

Tunjukan tempat berada-nya jabatan/pekerjaan ini dalam struktur Organisasi atau Direktorat-nya. Bagi jabatan-jabatan yang tidak langsung dibawah Pimpinan (Menteri), gambarkan paling sedikit dua kotak yang menggambarkan jabatan-jabatan yang berada diatas-nya dan (bila ada),- paling sedikit satu jabatan yang dibawahkan olehnya.

Bagian ini harus menjelaskan tugas pokok dan untuk apa atau dengan tujuan apa jabatan/pekerjaan ini diadakan? Tuliskan fungsi jabatan dengan kalimat sehingga dapat menggambarkan peranan jabatan dalam memastikan terselenggaranya fungsi atau peranan jabatan sendiri atau atasan langsungnya. Batasi jawaban anda sampai MAKSIMUM 2(DUA) KALIMAT SAJA !). Susunan kalimat fungsi jabatan dapat mengacu kepada pola kalimat sebagai berikut :a.Untuk jabatan struktural, dimulai dengan kata-kata; memimpin, mengkoordinir, mengelola, kegiatan ......... (tuliskan ruang lingkup tugas jabatan), agar /sehingga/untuk.........(tuliskan tujuan atau keluaran akhir jabatan).

b. Untuk jabatan fungsional yang bersifat independen (tertentu) dimulai dengan kata kata melakukan, melaksanakan, ...............

c. Untuk jabatan staf dan sejenisnya, dimulai dengan salah satu dari kata-kata berikut ini; membantu (tulis jabatan atasannya) dalam (melaksanakan, memperoleh/memproses, mengendalikan, mengawasi, menyusun, melaksanakan) kegiatan ......... (tuliskan ruang lingkup tugas jabatan) agar/sehingga/untuk.........(tuliskan tujuan atau keluaran akhir jabatan).

SEKARANG TULISLAH:

................................................................................................

Setiap pekerjaan/jabatan terdiri dari sejumlah tugas atau kegiatan. Tugas ialah kegiatan atau usaha pokok yang dikerjakan karyawan dalam memproses bahan kerja menjadi hasil kerja dengan menggunakan alat kerja dan dalam kondisi pelaksanaan tertentu dan dalam hubungan dengan pemegang-pemegang jabatan lainnya.

Tuliskan masing-masing tugas mulai dari Tugas Pokok yang paling utama (sebagai Tugas Pokok ke 1); Peranan apa yang dimiliki oleh pemegang jabatan pada tugas pokok ke 1 tersebut; Sebutkan tahapan pelaksanaan tugas pokok ke 1 secara lengkap; dan tuliskan tolok ukur/kriteria/standar keberhasilan tugas pokok ke 1. Lanjutkan pada Tugas Pokok berikutnya sampai dengan Tugas Pokok yang terakhir. Kemudian dilanjutkan dengan Tugas-Tugas yang lain, yaitu Tugas Tambahan, Tugas Lain-Lain dan Tugas-Tugas Berkala. Bila diperlukan Isian Tugas, Peranan, Tahap Pelaksanaan dan Tolok Ukur Keberhasilan dapat ditulis/diketik pada kertas terpisah.

Karakteristik Tugas :

a. Menyerap waktu yang wajar

b. Dilaksanakan untuk memperoleh hasil tertentu

c. Menggunakan bahan kerja tertentu

d. Menggunakan perangkat kerja tertentu

e. Terbentuk dari sejumlah kegiatan yang mempunyai hubungan proses

f. Dilaksanakan dalam kondisi tertentu

g. Ada hubungan fungsional antara tugas yang satu dan yang lainnya

Jenis-Jenis Tugas :

a. Tugas Pokok, adalah tugas yang merupakan jabaran langsung dari fungsi dan tugas organisasi ke dalam jabatan yang dianalisis.

b. Tugas Tambahan adalah tugas yang berada di luar tugas pokok yang kadang-kadang dilakukan dan masih dalam lingkup tanggung jawabnya.

c. Tugas Lain-Lain adalah tugas tugas yang kadang-kadang dilakukan, yang pada dasarnya bukan jabaran fungsi dan tugas organisasi tetapi sering dilakukan.

d. Tugas Berkala adalah tugas yang dilakukan pada waktu-waktu tertentu secara berkala tetapi tidak rutin dilakukan setiap hari.

Tahapan Pelaksanaan Tugas. Uraikan TAHAPAN Pelaksanaan Tugas dengan menuliskan urutan masukan (input) --> proses --> keluaran (output), dengan merinci bahan atau alat yang dipakai, cara kerja/metode/teknik yang digunakan, sistim/prosedur yang diikuti, jabatan-jabatan yang berhubungan, di mana tugas tersebut dilaksanakan dan hasil akhir dari tugas tersebut dan dalam kondisi bagaimana hasil akhir tersebut dicapai.Peranan. Adalah hak pemegang jabatan untuk memilih alternatif dalam mengambil keputusan/tindakan yang diakui sah oleh semua pihak.Indikator Prestasi. Suatu standar di mana prestasi kerja dapat diketahui hasil kerjanya memenuhi standar (baik atau buruk). Untuk memudahkan, indikator prestasi dapat dikelompokan dalam tolok ukur; BIAYA (anggaran, biaya operasional, dll); MUTU PELAYANAN (kepuasan masyarakat pengguna, keluhan, gugatan, dll); WAKTU (standar waktu penyelesaian, dll) dan VOLUME (jumlah, out put atau rupiah)

MULAILAH MENGISI !

TUGAS POKOK

1.4.

Peranan :

Indikator Prestasi :

Peranan :


Kewenangan :


TUGAS TAMBAHAN

Peranan :


Peranan :


TUGAS LAIN-LAIN

Peranan :


Peranan :


TUGAS-TUGAS BERKALA

Peranan :


Peranan :


1. Tuliskan pada kolom jabatan yang dihubungi

Untuk Jabatan yang lebih tinggi dari jabatan yang sedang dianalisis.

Untuk jabatan yang setara dengan jabatan yang sedang dianalisis.

Untuk jabatan yang lebih rendah dari jabatan yang sedang dianalisis.

2. Tuliskan pada kolom : unit kerja

Mereka yang dihubungi tersebut dari unit kerja apa saja dapat dari dalam instansi (internal) dapat juga dari luar instansi (eksternal/instansi/organisasi luar)

3.Tuliskan pada kolom maksud (tujuan) dilakukannya hubungan. Untuk apa hubungan tersebut dilakukan? Apa maksud dari adanya hubungan tersebut (misalnya melaporkan, meminta data, barang, berkoordinasi atau memberi perintah dsb.)

JABATAN YANG DIHUBUNGINAMA UNIT KERJA

NYAMAKSUD/TUJUAN HUBUNGAN

JABATAN YANG LEBIH TINGGI

INTERN INSTANSI

1. 2.

EKSTERN INSTANSI

3. 4.

JABATAN YANG SETARA

INTERN INSTANSI

5. 6.

EKSTERN INSTANSI

7. 8.

JABATAN YANG LEBIH RENDAH

9. 10. 11.

F. TANGGUNG JAWAB JABATAN

INTENSITAS PENGAWASAN YANG DITERIMA. Ini adalah pengawasan/supervisi yang diterima dari atasan langsung atau pejabat lain, atau dalam tim bersifat ad hoc adalah orang yang ditunjuk sebagai pimpinan tim. Cara mengisinya adalah sebagai berikut:

Kolom Pekerjaan yang diawasi : jenis kegiatan yang diawasi oleh atasan langsung atau pejabat lain.

Kolom Pengawasan Oleh: nama jabatan yang melakukan pengawasan

Kolom Frekuensi pengawasan : jumlah pengawasan yang dilakukan (misalnya tiap jam/tiap hari/tiap minggu, dll.)

Pekerjaan yang diawasiPengawasan OlehFrekuensi Pengawasan

12. 13. 14.

PEMBERIAN PENGAWASAN

Penjelasan. Ruang dibawah ini hanya diisi apabila anda melakukan kegiatan pengawasan terhadap pelaksanaan tugas orang lain. Bila tidak melakukan pengawasan maka cukup diisi TIDAK ADA. Kolom Jabatan yang diawasi : nama jabatan yang diawasi (satu tingkat di bawah).

Kolom Jumlah Pejabat : Jumlah pejabat dari jabatan yang diawasi

Kolom Pekerjaan yang diawasi : jenis kegiatan yang dilakukan oleh jabatan yang diawasi.

Frekuensi Pengawasan : jumlah pengawasan yang dilakukan (misalnya tiap jam/tiap hari/tiap minggu, dll.) terhadap jabatan yang diawasinya.

Jabatan yang diawasiJumlah PejabatPekerjaan yang diawasiFrekuensi Pengawasan

15. 16. 17. 18.

ADMINISTRASI

Penjelasan tentang Tanggung Jawab Administrasi

KolomNama Formulir/Surat/Keputusan/dll : tulis nama Formulir atau nama surat/Keputusan/dll yang ditulis atau diisi.

Kolom Waktu menemukan kesalahan : diisi dengan lama waktu yang diperlukan untuk dapat menemukan kesalahan pada Formulir/Surat/Keputusan/dll yang telah diisi/ditulis (misalnya beberapa menit, beberapa jam dll)

KolomWaktu untuk memperbaiki : diisi dengan lama waktu yang diperlukan untuk memperbaiki kesalahan apabila kesalahan tersebut sudah ditemukan.

Nama Formulir/ Surat/Keputusan/ dllWaktu untuk Menemu- kan KesalahanWaktu untuk Memperbaiki

19. 1.

2.20.

KEUANGAN

Penjelasan tentang Tanggung Jawab Keuangan ( Diisi kalau ada, kalau tidak ada cukup diisi dengan TIDAK ADA)

Kolom Jumlah uang : Jumlah uang yang menjadi tanggung jawab (karena di bawah pengawasan atau dipegang dan jumlah rata-rata perbulan) dari pejabat yang dianalisis dalam kaitannya dengan tugas jabatan

Kolom Untuk keperluan : Diisi dengan peruntukan (digunakan untuk apa) dari uang yang menjadi tanggung jawab pejabat yang dianalisis.

Jumlah UangUntuk Keperluan

PERALATAN/MESIN/BAHAN

Tanggung jawab Alat /Mesin/Bahan

Kolom nama Alat /mesin/bahan : diisi dengan nama jenis alat, mesin atau jenis bahan yang biasa digunakan oleh pejabat yang dalam melaksanakan tugasnya.

Kolom akibat kesalahan : diisi dengan kejadian yang akan timbul dalam kaitannya dengan pelaksanaan tugas apabila Alat /mesin/bahan yang digunakan salah dalam penggunaannya.

Nama Alat/Mesin/BahanAkibat Kesalahan

21. 22.

RAHASIA

Tanggung Jawab Kerahasiaan :

Kolom jenis kerahasiaan : diisi dengan jenis rahasia yang menjadi tanggung jawab anda.

Kolom Akibat : diisi dengan akibat yang akan terjadi apabila rahasia bocor (dapat bersifat internal maupun eksternal).

Jenis KerahasiaanAkibat jika terjadi kebocoran

(bagi instansi)

2.23.

G. LINGKUNGAN KERJA

PENJELASAN TENTANG LINGKUNGAN KERJA

1. Akibat kecelakaan : kalau ada, diisi dengan hal yang akan timbul berkaitan dengan pelaksanaan tugas apabila terjadi kecelakaan dalam kerja, kalau tidak ada diisi TIDAK ADA.

2. Gangguan kesehatan : kalau ada, diisi dengan jenis penyakit yang terjadi apabila terjadi akibat pekerjaan 3. Kegiatan anda sebagai pejabat /pemegang jabatan ini:

a. Duduk: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakanb. Berdiri: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakanc. Berjalan: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakanJumlah total dari semua kegiatan di atas harus 100 %

4. Tempat melaksanakan tugas-tugas kerja.

a. Di dalam gedung:diisi dengan % waktu yang dihabiskan dalam melaksanakan tugas b.Di luar gedung :diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan)Jumlah total dari semua kegiatan berdasarkan di atas harus 100 %

5. Kondisi lingkungan

Lingkungan tempat bekerja anda, dapat berupa kondisi yang:

Buruk bila dirasakan secara umum tidak nyaman, dapat membahayakan kesehatan.

Cukup bila dirasakan cukup nyaman, tidak membahayakan kesehatan.

Baik bila dirasakan nyaman dan tidak membahayakan kesehatan

6. Alat keselamatan Kerja : Jenis alat pengamanan untuk melindungi diri saat bekerja (Bila tidak ada tulis saja TIDAK ADA).

SEKARANG MULAILAH MENGISI.

24. Akibat jika terjadi kecelakaan:

25. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi:

26. Kegiatan pemegang jabatan ini.

a. Duduk

: %

b. Berdiri

: %

c. Berjalan

: %

27. Tempat kerja

a. Di dalam gedung : %

b. Di luar gedung : %

28. Kondisi Lingkungan

KondisiKurangCukupBaik

a. Suhu

b. Penerangan

c. Ventilasi

d. Ketenangan

e. Kebersihan

f. Keleluasaan

- luas ruang

- luas meja

29. Alat Keselamatan Kerja (Bila tidak ada, kosongkan saja):

BAGIAN II

Apakah ada yang ingin ditambahkan atau diubah dari tiap butir informasi yang diberikan oleh bawahan anda? Bila Ya, tulislah dibawah ini (Bila tidak ada koreksi/tambahan tulis TIDAK ADA):

BAGIAN A.

BAGIAN B.

BAGIAN C.

BAGIAN D.

BAGIAN E.

BAGIAN F.

BAGIAN G.

B. PERSYARATAN JABATAN & KOMPETENSI

Bagian ini menjelaskan persyaratan jabatan dan kompetensi yang harus dipenuhi oleh pemegang jabatan ini untuk mampu melaksanakan tugas2nya dengan sukses. (Yang ditanyakan adalah persyaratan minimum yang harus dipenuhi oleh siapa saja yang akan menduduki jabatan ini, bukan yang sekarang dimiliki oleh pemegang jabatan yang sekarang)

PENJELASAN TENTANG PERSYARATAN JABATAN/KOMPETENSI

1. Pendidikan Formal Minimal. Kira-kira Tingkat Pendidikan Formal Terendah Apa Yang Harus Pernah Ditempuh Dengan Berhasil (Lulus & Berijazah) agar Pemegang Jabatan ini dapat memiliki Pengetahuan dan Keahlian yang disebutkan dalam a dan b.

.....................................................................................................

2. Pendidikan/Pelatihan Spesialisasi/Khusus. Apakah selain Pendidikan Formal tsb diperlukan pendidikan khusus (Misalnya; Spesialisasi untuk Dokter, brevet Notaris, Akuntan Publik, Pengacara atau Sertifikat Keahlian Teknis yang khusus) atau Pelatihan Pra-jabatan? Bila Ya, apa?: (Bila Tidak Ada Kosongkan Saja).Nama Pendidikan/Pelatihan Khusus Brevet/Sertifikat

a.

b.

c.

3.Pengalaman Kerja. Apakah untuk mampu melakukan pekerjaan ini/menduduki jabatan ini, selain harus memiliki pendidikan yang disebutkan dalam butir 2 apakah seseorang memerlukan pengalaman kerja dalam bidang yang sama atau relevan/terkait?

Tidak Diperlukan Pengalaman Sama Sekali:

( Diperlukan Pengalaman Kerja yang relevan/terkaitsebagai;

Apa/Dalam Jabatan apa?

Berapa lama minimum?

i.

..........Tahun

ii. ...........Tahun

iii.

...........Tahun

4. Persyaratan fisik : Tuliskan data-data fisik yang diperlukan agar seseorang dapat berhasil dalam melaksanakan tugas jabatan tersebut.

5. Persyaratan Umur minimal dan maksimal: Tuliskan umur minimal yang harus dipenuhi agar dapat melaksanakan tugas dengan baik

.....................................................................................................

Tanda Tangan Atasan Yang Memverifikasi & Mengisi.

Tanda Tangan:______________________

Nama Jelas:________________________

Tanggal:

CONTOH PENGISIAN FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN UNTUK STRUKTURALANALISIS JABATAN

Nama Jabatan :Kepala Sub Bagian Persuratan

Sub Bidang/Sub Bag:Subbag Persuratan

Bidang / Bagian :Bagian Administrasi

Asdep Bidang / Biro:Biro Umum

Deputi Bidang/Sesmen:Sekretariat Kementrian Negara Pan

Instansi:KEMENTERIAN NEGARA PAN

IDENTITAS RESPONDEN UNTUK ANALISIS JABATAN INI

Nama Pejabat: WardoyoMasa Kerja di Jabatan ini: 4 Tahun 06 BulanMasa Kerja di Perusahaan: 26 Tahun 07 BulanNama Atasan langsung: Tri Mudji Santoso ,S. Sos , MMJabatan Atasan: Kepala Bagian AdministrasiIDENTITAS ANALIS DAN TANGGAL PENGUMPULAN DATA

Nama Analis: Dian PermasariTanggal Pengumpulan Data: 11 JULI 2007

Mengkoordinir pelaksanaan tugas surat menyurat , pengagendaan dan ekspedisi , untuk mendukung kelancaran tugas administratif di Kementrian Negara PAN.

TUGAS POKOK1. Melakukan pemilahan dan memaraf surat surat masuk yang sudah diberikan nomor agenda sebelum diteruskan kepada Mentri melalui Sekretaris Kementrian Negara PAN maupun langsung kepada para deputi ataupun unit unit yang menangani.1.1. Menerima surat surat yang masuk ke Kementrian PAN dari Staf ( surat surat tersebut sudah dibuka dan diberikan nomor agenda oleh Staf ).1.2. Memeriksa dengan membaca isi surat , dan kemudian memilah milah surat tersebut sesuai dengan isi surat dan tujuannya, dan kemudian memarafnya.1.3. Menyerahkan surat surat ke staf ( kurir intern ataupun caraka ) untuk pengiriman surat.Kewenangan:

Melakukan pengawasan dan koordinasi dengan bawahan.Indikator Prestasi:

Surat surat dapat diterima oleh penerima surat dengan cepat.2. Mengkoordinir pendistribusian surat surat masuk yang sudah mendapat disposisi pimpinan ke unit- unit pengolah atau yang menangani.2.1. Menerima dari Tata Usaha pimpinan , surat surat yang sudah diberi disposisi atau petunjuk , dan kemudian memberi paraf.2.2. Mendistribusikan surat sesuai dengan tujuannya melalui kurir intern ataupun caraka.Kewenangan:

Menjaga kerahasiaan dari disposisi tersebutIndikator Prestasi:

Disposisi surat masuk dapat terdistribusi tepat waktu.3.Mengkoordinir pengiriman dokumen ataupun surat surat dinas produk Kementrian PAN yang akan dikirim kepada para pimpinan Instansi Pemerintah Pusat / Daerah, Lembaga, Swasta , ataupun perseorangan diseluruh daerah di Indonesia melalui jasa kurir maupun PT. Pos Indonesia.

3.1. Menerima informasi mengenai adanya pengiriman surat / dokumen dari seluruh unit di Kementrian PAN.

3.2. Melakukan tindak lanjut dengan mempersiapkan langkah langkah yang diperlukan , misalnya penggandaan surat / dokumen , mempersiapkan amplop, dengan bantuan Staf staf yang ada.3.3. Mengawasi proses pemilahan surat surat dan pengirimannya , baik dengan caraka ataupun melalui pos.3.4. Memonitor dan memantau apakah surat surat tersebut sudah diterima / sudah sampai kealamatnya.Kewenangan:

Mengawasi dan memonitor pengiriman surat / dokumen.Indikator Prestasi:

Surat / dokumen sampai kealamat yang dituju dengan tepat waktu4.Membuat konsep surat / Memo Dinas yang ditujukan kepada Pimpinan Instansi Pemerintah Pusat / Daerah, Lembaga swasta dan perorangan serta dilingkungan Kementrian PAN.

4.1. Menerima adanya instruksi dari Kepala Bagian Administrasi untuk membuat konsep surat keluar / Memo Dinas.

4.2. Membuat konsep surat sesuai dengan keinginan atasan.4.3. Meminta persetujuan ( paraf ) Kabag Administrasi dan juga persetujuan ( tanda tangan ) Kepala Biro.4.4. Meminta bawahan untuk memberikan nomor surat dan kemudian mengirimkannya melalui caraka.Kewenangan:

Membuat konsep surat sesuai dengan permintaan / petunjuk pimpinan.Indikator Prestasi:

Surat dapat tersusun sesuai permintaan dan terselesaikan tepat waktu.5.Mengkoordinir penyimpanan dokumen / arsip Produk Kementrian Negara PAN maupun produk dari luar Kementrian Negara PAN.

5.1. Mencek penataan arsip untuk surat surat / dokumen dokumen yang ada.

5.2. Mencek pembuatan daftar surat / dokumen dokumen yang ada, baik yang berupa data base di komputer maupun secara manual.Kewenangan:

Membuat / merubah sistim kearsipan maupun sistim data base surat.Indikator Prestasi:

Adanya kemudahan dalam mencari surat / berkas dokumen. Adanya data base / pencatatan yang baik dari surat surat / dokumen.6.Menanda tangani Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD ) tamu tamu dari Instansi Pemerintah Daerah yang berkunjung ke Kementrian Negara PAN.

6.1. Menerima tamu dari Pusat maupun dari Daerah yang berkunjung ke Kementrian PAN.

6.2. Memberikan informasi kepada tamu mengenai tempat / lokasi tempat kerja dari orang yang dituju.6.3. Memberikan tanda tangan pada Surat Perintah Perjalanan Dinas dari tamu tamu yang berkunjung.Kewenangan:

Menanda tangani / mengesahkan Surat Perintah Perjalanan Dinas para tamu.

Indikator Prestasi:

Tamu dapat diterima dengan baik.

Adanya tanda tangan pada SPPD tamu.

TUGAS LAIN-LAIN

1.Memberikan pelayanan informasi keberadaan surat surat yang dikirimkan ke Kementrian Negara PAN , kebijakan kebijakan baru yang dikeluarkan oleh Kementrian Negara PAN kepada tamu yang datang sendiri ke Kementrian Negara PAN maupun melalui pesawat telepon.

1.1. Menerima tamu yang datang , ataupun menerima pertanyaan lewat telepon.1.2. Memberikan penjelasan / informasi yang dibutuhkan oleh tamu.Kewenangan:

Memberikan penjelasan / informasi.Indikator Prestasi:

Orang yang bertanya dapat diterima dengan baik , dan mendapatkan informasi yang tepat.2.Mengawasi dan melakukan koordinasi untuk penggandaan materi / penjilidan bahan bahan sidang, rapat kerja maupun rapat koordinasi dengan Instansi lain.

2.1. Menerima instruksi untuk penggandaan bahan.

2.2. Melakukan koordinasi dan mengawasi tugas penggandaan materi.2.3. Mengawasi pendistribusian materi sesuai alamat.Kewenangan:

Tidak ada

Indikator Prestasi:

Bahan rapat dapat diterima peserta rapat sebelum berjalannya rapat.

JABATAN YANG DIHUBUNGIUNIT KERJAMAKSUD HUBUNGAN


INTERN ORGANISASI

1. Asisten Deputi 1. Seluruh unit kerja di Kementrian Neg. PAN

1. Menerima instruksi , berkoordinasi untuk perubahan perubahan surat, memperoleh data / informasi yang terkait dengan surat menyurat.

EXTERN ORGANISASI

1. Departemen, LPND, BUMN, Instansi swasta dan Perguruan Tinggi.2. Pemerintah Daerah Provinsi, Kabupaten dan Kota.3. Organisasi Kemasyarakatan1. Unit kerja yang terkait dengan bidang tugas.2. Idem

3. Idem

1. Dalam rangka koordinasi dan konfirmasi mengenai surat menyurat2. Idem

3. Idem

JABATAN YANG SETARA

INTERN ORGANISASI

1. Para Kepala Sub Bagian dilingkungan Kementrian Negara PAN

1. Seluruh unit kerja

1. Dalam rangka koordinasi, pengumpulan bahan / data dan konfirmasi mengenai surat menyurat

EXTERN ORGANISASI

1. Departemen, LPND, BUMN, Instansi swasta dan Perguruan Tinggi.2. Pemerintah Daerah Provinsi, Kabupaten dan Kota3. Organisasi Kemasyarakatan1. Unit kerja yang terkait dengan bidang tugas.

2. Idem

3. Idem

1. Dalam rangka koordinasi, pengumpulan bahan / data dan konfirmasi mengenai surat me-nyurat.2. Idem3. Idem


1. Staf1. Sub Bagian Persuratan1. Mengawasi dan berkoordinasi

PENERIMAAN PENGAWASAN

Pekerjaan Yang DiawasiPengawasan OlehFrekuensi Pengawasan

1. Tugas rutin harian1. Atasan langsung

1. setiap hari



1.Staf Persuratan1. 9 orang1. Tugas rutin harian ( kecepatan, ketepatan kerja dan kerahasiaan )1.setiap hari

ADMINISTRASI

Nama Formulir/File/CatatanWaktu untuk menemukan kesalahanWaktu untuk memperbaiki

1. File file surat masuk dan keluar serta dokumen dokumen1. 5 menit

1. 2 menit

ALAT/MESIN/BAHAN


1. komputer dan printer.2. Stempel Menteri dan Kementerian1. Pekerjaan terhambat.2. Adanya penyalah gunaan dan pemalsuan

RAHASIA


(bagi Instansi)

1. Surat surat yang bersifat rahasia

1. Adanya penyalah gunaan / pemalsuan pemalsuan

1. Akibat jika terjadi kecelakaan:Tidak ada

2. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi:Tidak ada

3. Kegiatan Pejabat

a. Duduk

b. Berdiri

c. Berjalan:

:

: 80 %

10 %

10 %

4. Tempat kerja

a. Di dalam gedung

b. Di luar gedung:

: 100 %

0 %



a. Suhu

b. Penerangan

c. Ventilasi

d. Ketenangan

e. Kebersihan

f. Keleluasaan

luas ruang

luas meja

6. Alat keselamatan kerja

Tidak ada

1. Pendidikan Minimal

Jurusan:

:S 1Administrasi ataupun jurusan jurusan lainnya

2. Pelatihan Minimal:Pelatihan kearsipan

3. Pengalaman Minimal:Sebagai Staf dibidang Administrasi selama 5 tahun

4. Persyaratan Fisik:Sehat Jasmani dan Rohani

5. Persyaratan Jenis Kelamin:Laki-laki / Perempuan

6. Persyaratan Usia

Minimal

Maksimal:

:30 tahun

56 tahun

7. Persyaratan Kompetensi

Behavior

Technical:

:Tekun, telaten, teliti , ramah dan kooperatif , memiliki inisiatif kerja

Memahami Sistim kearsipan, Menguasai aplikasi komputer program Ms. Word.

CONTOH PENGISIAN FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN UNTUK STAF

ANALISIS JABATAN

Nama Jabatan :Caraka

Sub Bidang/Sub Bag:Subbag Persuratan

Bidang / Bagian :Bagian Administrasi

Asdep Bidang / Biro:Biro Umum

Deputi Bidang/Sesmen:Sekretariat Kementrian Negara Pan

Instansi:KEMENTERIAN NEGARA PAN

IDENTITAS RESPONDEN UNTUK ANALISIS JABATAN INI

Nama Pejabat: SurachmanMasa Kerja di Jabatan ini: 24 Tahun 06 BulanMasa Kerja di Perusahaan: 24 Tahun 06 BulanNama Atasan langsung: WardoyoJabatan Atasan: Kepala Sub Bagian PersuratanIDENTITAS ANALIS DAN TANGGAL PENGUMPULAN DATA

Nama Analis: Dian PermasariTanggal Pengumpulan Data: 10 JULI 2007

Membantu Kepala Sub Bagian Persuratan dalam melakukan pengiriman surat surat Dinas Kementrian Negara PAN ke Instansi lain , baik dikirim langsung maupun melalui jasa pos, untuk kelancaran pengiriman surat.

TUGAS POKOK1.Mengirimkan surat surat untuk dalam dan luar kota.1.1. Menerima surat surat yang akan dikirim.1.2. Menuliskan lembar pengiriman ( tanda terima ) surat.1.3. Menghitung jumlah surat , untuk surat didalam dan luar kota.1.4. Mengelompokan surat surat berdasarkan wilayahnya.1.5. Mengantarkan surat ke alamat yang dituju.1.6. Meminta tanda tangan dan nama jelas / identitas dari penerima surat.1.7. Mengirimkan surat surat melalui kantor pos, dan mengumpulkan resi resinya.1.8. Mengantarkan surat ke Bagian lain.1.9. Melaporkan keatasan bahwa surat sudah dikirim sesuai dengan alamatnya dan sesuai dengan waktunya.Kewenangan:

Tidak ada.Indikator Prestasi:

Surat surat dapat diterima oleh penerima surat dengan tepat waktu.TUGAS LAIN-LAIN

1.Memberikan informasi informasi mengenai hal hal yang terkait dengan Kementrian PAN kepada tamu yang datang ke ruangan ataupun melalui telepon ( sebatas hal hal yang sudah dipahami saja ).

1.1. Menerima tamu yang datang atau menerima telepon masuk.1.2. Memberikan informasi yang dibutuhkan.Kewenangan:

Tidak adaIndikator Prestasi:

Informasi dapat diberikan dengan benar , baik pada tamu yang datang ataupun yang melalui telepon.2.Membantu menyiapkan bahan- bahan Sidang Kabinet, Rapat Kerja dengan DPR-RI maupun Rapat Koordinasi dengan Instansi lain , dengan mempersiapkan / menyusun fotocopynya, dan kemudian mengantarkannya sesuai tujuan.

2.1. Menerima instruksi dari atasan.

2.2. Menyusun fotocopy bahan sidang.2.3. Mengantarkan sesuai dengan alamat yang dituju.Kewenangan:

Tidak ada

Indikator Prestasi:

Fotocopy bahan sidang dapat tersusun dengan cepat dan diterima oleh peserta sidang sesuai waktunya.

JABATAN YANG DIHUBUNGIUNIT KERJAMAKSUD HUBUNGAN


INTERN ORGANISASI

1. Kasub Persuratan 1. Sub Bagian Persuratan

1.Melaporkan tugas.

EXTERN ORGANISASI

1.Tata Usaha

1. Instansi lain , sesuai dengan alamat surat

1. Untuk mengantar surat dinas maupun undangan

JABATAN YANG SETARA

INTERN ORGANISASI

1.Caraka1. Sub Bagian Persuratan

1. Koordinasi kerja dalam hal pengiriman surat

EXTERN ORGANISASI

Tidak adaTidak adaTidak ada



PENERIMAAN PENGAWASAN

Pekerjaan Yang DiawasiPengawasan OlehFrekuensi Pengawasan

1.Pengiriman surat1.Atasan langsung

1. Hampir setiap hari



Tidak ada


ADMINISTRASI

Nama Formulir/File/CatatanWaktu untuk menemukan kesalahanWaktu untuk memperbaiki

1.File tanda terima surat keluar1.2 menit

1.2 menit

ALAT/MESIN/BAHAN


1.Sepeda motor.

1.Kerusakan pada motor, pelanggaran lalu lintas.

RAHASIA


(bagi Instansi)

Tidak adaTidak ada

1. Akibat jika terjadi kecelakaan:Luka luka sampai dengan cacat tubuh

2. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi:Tidak ada

3. Kegiatan Pejabat

a. Duduk

b. Berdiri

c. Berjalan:

:

: 33 %

33 %

33 %

4. Tempat kerja

a. Di dalam gedung

b. Di luar gedung:

: 30 %

70 %



a. Suhu

b. Penerangan

c. Ventilasi

d. Ketenangan

e. Kebersihan

f. Keleluasaan

luas ruang

luas meja

6. Alat keselamatan kerja

Helm dan Jaket

1. Pendidikan Minimal

Jurusan:

:SLTASemua jurusan

2. Pelatihan Minimal:Tidak ada

3. Pengalaman Minimal:6 bulan sebagai kurir

4. Persyaratan Fisik:Sehat Jasmani dan Rohani

5. Persyaratan Jenis Kelamin:Laki-laki

6. Persyaratan Usia

Minimal

Maksimal:

:20 tahun

40 tahun

7. Persyaratan Kompetensi

Behavior

Technical:

:Rajin , patuh pada atasan.

Mengetahui jalan jalan dalam kota , dapat mengendarai kendaraan ( motor ) dan memiliki SIM.

A. IDENTITAS PEKERJAAN

B. KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI

C. TUGAS POKOK DAN FUNGSI JABATAN

D. RINCIAN TUGAS

E. HUBUNGAN KERJA (Hubungan-hubungan terkait dengan pelaksanaan tugas-tugas dalam pekerjaan ini.

A. VERIFIKASI OLEH ATASAN PEMEGANG JABATAN

IDENTITAS JABATAN

KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI

Kabag Administrasi

Pengadministrasi umum

Agendaris

Operator komputer

Caraka

Kasubag Persuratan

FUNGSI (TUJUAN POKOK) JABATAN

RINCIAN TUGAS

HUBUNGAN KERJA

TANGGUNG JAWAB JABATAN

LINGKUNGAN KERJA

PERSYARATAN JABATAN

IDENTITAS JABATAN

KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI

Kabag Administrasi

Pengadministrasi umum

Agendaris

Operator komputer

Caraka

Kasubag Persuratan

FUNGSI (TUJUAN POKOK) JABATAN

RINCIAN TUGAS

HUBUNGAN KERJA

TANGGUNG JAWAB JABATAN

LINGKUNGAN KERJA

PERSYARATAN JABATAN

136

format analisis jabatan pegawai negeri

Documents