MATERI BAHAN AJAR

BAB I

ORGANISASI DAN METHODE

1. Organisasi dan methode

a. Organisasi

Sebelum diberikan kepastian tentang pengertian organisasi ada baiknya disini dikutipkan beberapa pendapat para ahli tentang itu. Misalnya menurut Oliver Sheldon ( Sutarto, 1984 ) terjemahan bahasa indonesia organisasi adalah proses penggabungan pekerjaan yang para individu dan kelompok-kelompok harus melakukan dengan bakat-bakat yang diperlukan untuk melakukan tugas tugas sedemikian rupa memberikan saluran terbaik untuk pemakaian yang efesien, sistimatis, positif, dan terkoordinasi dari usaha yang tersedia. Kemudian menurut James D. Mooney ( dalam Sutarto, 1984 ) organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk pencapaian suatu tujuan bersama. Selanjutnya menurut Ralp Curris Davis ( dalam Sutarto, 1984 ) organisasi adalah suatu kelompok orang orang yang sedang bekerja kearah tujuan bersama dibawah kepemimpinan. Dari pendapat para ahli tersebut dapatlah dikatakan bahwa Organisasi adalah bentuk kerja sama dari orang-orang untuk mencapai tujuan tertentu. Dengan demikian berarti oragnisasi itu terdiri dari unsur-unsur organisasi yang berupa adanya orang-orang, orang orang tersebut bekerja sama, dari kerja sama tersebut untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Organisasi adalah alat untuk mencapai tujuan, sebagai alat untuk mencapai tujuan tergantung dari beberapa hal diantaranya adalah sebagai berikut :

1. baik tidak kerjasamanya

2. kuantitas dan lebih lebih kualitas orang-orangnya

3. fasilitas fasilitas yang tersedia

4. kondisi kondisi di sekitarnya.

Organisasi sebagai alat yang baik tentu harus memenuhi prinsip- prinsip atau asas- asas organisasi. Oleh karena itu sangat diperlukan adanya kesadaran para pejabat tentang macam-macam asas organisasi yang seharusnya di hayati benar oleh setiap pejabat. Menurut Sutarto ( 1984 ) ada beberapa asas organisasi diantarnya adalah sebagai berikut :

1. perumusan tujuan yang jelas

2. departemenisasi

3. pembagian kerja

4. pelimpahan wewewnang

5. kesatuan perintah

6. koordinasi

7. rentang kendali

8. fleksibelitas

9. berkelangsungan

10. keseimbangan Adapun azas organisasi menurut pendapat para ahli adalah sebagai berikut :1. Perumusan Tujuan Yang Jelas (Clearly of goal)

Tujuan yang telah dirumuskan dengan jelas akan memudahkan untuk dijadikan pedoman dalam menetapkan haluan organisasi, pemilihan bentuk organisasi, pembentukan struktur organisasi, penentuan macam pekerjaan yang akan dilakukan, dan kebutuhan pejabat. Tujuan yang terumus dengan jelas haruslah diketahui serta diyakini oleh setiap pejabat dalam organisasi sejak dari pucuk pimpinan sampai dengan pejabat yang berkedudukan paling bawah.

Dalam buku Guiding Principles of Public Administration dirumuskan tentang pentingnya perumusan tujuan:

a. Organisasi tanpa tujuan tak ada artinya dan hanya merupakan penghamburan uang belaka.

b. Organisasi didirikan untuk mencapai hasil-hasil tertentu.

c. Dasar dari organisasi terletak pada maksud dan tujuan yang telah ditentukan

d. Maksud dan tujuan organisasi harus selalu ditinjau oleh kekuasaan yang lebih tinggi.

e. Tujuan organisasi harus dimengerti dan diterima oleh para pegawai dan dicamkan sedalam-dalamnya dalam jiwa mereka.

Selain itu Herbert G. Hicks dalam bukunya Management of Organization mengemukakan tentang pentingnya perumusan tujuan yaitu:

a. Tujuan akan membantu usaha organisasi.

b. Tujuan dibutuhkan untuk melakukan koordinasi.

c. Untuk koordinasi langkah pertama adalah menetapkan tujuan organisasi yang ingin dicapai.

d. Organisasi menginginkan persaingan yang efektif dan tumbuh harus terus menerus diperbaharui tujuannya.

e. Tujuan adalah arah terakhir di mana semua kegiatan organisasi diarahkan.

f. Tujuan adalah yang diperlukan sebelumnya untuk menetapkan haluan, prosedur, metoda, strategi, dan peraturan.

g. Tujuan-tujuan organisasi merupakan tempat tujuan pasti dari organisasi mereka bergerak ke depan secepat mereka dapat mencapai.

h. Rumusan tujuan organisasi yang jelas adalah sama dengan sebuah bintang yang dapat dipakai untuk perjalanan dengan kapal laut atau pesawat terbang

Dalam merumuskan tujuan organisasi hendaknya diperhatikan adanya pengertian ketunggalan tujuan dan tahap-tahap tujuan. Ketunggalan tujuan adalah organisasi sebagai keseluruhan serta masing-masing satuan organisasi yang ada harus memiliki kebutuhan baik jasmani maupun rokhani yang diusahakan untuk mencapai yang satu bagi seluruh organisasi.

Yang dimaksud dengan tahap-tahap tujuan adalah urut-urutan keseluruhan kebutuhan baik jasmani maupun rokhani yang diusahakan untuk dicapai oleh suatu organisasi sehingga diketahui dengan jelas manakah tujuan pokok yang harus dicapai lebih dahulu dan manakah tujuan tambahan yang dapat dicapai pada tahap berikutnya. Tujuan pokok adalah kebutuhan jasmani maupun rokhani yang menjadi dasar dibentuknya suatu organisasi, sedangkan tujuan tambahan adalah kebutuhan jasmani dan rokhani yang hendak dicapai oleh suatu organisasi karena sebagian tujuan pokok telah dapat dicapai.

Mengenai macam-macam tujuan, di samping dapat dibedakan adanya tujuan pokok dan tujuan tambahan, dikenal pula adanya tujuan jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang, serta ada pula yang mengemukakan adanya immediate objective, attainable objective and visionary objective (tujuan segera, tujuan yang dapat dicapai, dan tujuan khayal). Menurut Herbert G. Hicks ada lima macam hubungan antara tujuan individu dengan tujuan organisasi, yaitu :

a. Bertolak belakang (totally opposing), artinya bahwa tujuan individu bertolak belakang dengan tujuan organisasi.

b. Berbeda sebagian (partialy opposing), artinya bahwa tujuan individu sebagai sama dengan tujuan organisasi.

c. Netral (neutral), artinya bahwa tujuan individu belum sama dengan tujuan organisasi.

d. Dapat didekatkan atau hampir sama (campatible), artinya bahwa tujuan indivdu mendekati tujuan organisasi.

e. Tepat sama (identical), artinya tujuan individu sama atau sejalan dengan tujuan organisasi.

2. Departemenisasi (Departementation)

Departemenisasi adalah aktivitas untuk menyusun satuan-satuan organisasi yang akan diserahi bidang kerja tertentu atau fungsi tertentu. Fungsi adalah sekelompok aktivitas sejenis berdasarkan kesamaan sifatnya atau pelaksanaannya. Dalam proses departemenisasi terdiri dari langkah yaitu :

a. Membagi-bagi atau memecahkan kegiatan untuk mencapai tujuan sampai terurai menjadi kegiatan-kegiatan khusus, setelah itu baru ditunjuk orang atau individu yang ditugaskan pada unit-unit tugas yang ada.

b. Setelah pembagian tugas dan petugas beserta jabatannya telah ditentukan, maka langkah selanjutnya adalah menetapkan atau menjelaskan hubungan antara petugas dengan petugas di dalam organisasi. Pola departemenisasi menurut pendapat William H. Newman merupakan kegiatan :

a. Pengelompokan berdasarkan hasil yang dikeluarkan. Misal dalam rumah sakit, yaitu bagian medik, bagian penyakit dalam dan lain-lain.

b. Pengelompokan berdasarkan tempat atau lokasi. Misalnya Kantor pusat, kantor cabang, ranting dan lain-lain.

c. Pengelompokan berdasarkan proses penyelesaian pekerjaan. Misalnya bagian editing, finishing dan lain-lain.

d. Pengelompokan berdasarkan waktu. Misal kerja sift malam, pagi atau sore.

e. Berdasarkan langganan yang dilayani. Misal pedagang, pegawai atau petani.

f. Berdasarkan fungsi. Misal bagian informasi, pelayanan dan lain-lain.

Adapun jenis tugas yang dilakukan dalam organisasi ada dua yaitu:a. Tugas operasi atau pelaksana (operating activities), yaitu tugas-tugas yang langsung mencapai sasaran yang akan dituju. Tugas ini mengikuti garis lurus ke bawah (garis komando) misal: MenteriDirjenDirektorat

b. Tugas staff, yaitu penunjang yang tidak langsung mencapai sasaran tetapi membantu melayani tugas organisasi, tugas ini berada di luar komando. Sedangkan macam-macam staf dapat dibagi sebagai berikut :

1) Staf umum berupa tugas pelayanan seperti tata usaha, kepegawaian, perbekalan dan peralatan.

2) Staf khusus yaitu staf ahli yang membantu pimpinan sesuai dengan jenis keahlian yang diperlukan, karena keterbatasan keahlian pimpinan.

3) Pembantu pribadi yang membantu pimpinan dalam melayani bawahannya

3. Pembagian Kerja (Division of work)

Pembagian kerja dapat dihubungkan dengan satuan organisasi dan dapat pula dihubungkan dengan pejabat. Oleh karena itu pembagian kerja dapat diartikan dua macam yaitu :

a. Pembagian kerja adalah rincian serta pengelompokan aktivitas-aktivitas yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh satuan organisasi tertentu. Misalnya Sekjen, Biro Perencanaan dan lain-lain.

b. Pembagian kerja adalah rincian serta pengelompokan tugas-tugas yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh seorang pejabat tertentu. Misalnya Sekretaris, Bendahara dan lain-lain.

Tentang pentingnya pembagian kerja Luther Gulick (1937:34) mengemukakan alasan-alasan sebagai berikut :

a. Karena orang berbeda dalam pembawaan, kemampuan serta kecakapan dan mencapai ketangkasan yang besar dengan spesialisasi.

b. Karena orang yang sama tidak dapat berada di dua tempat pada saat yang sama.

c. Karena seorang tidak dapat mengerjakan dua hal pada saat yang sama.

d. Karena bidang pengetahuan dan keahlian begitu luas sehingga seseorang dalam rentangan hidupnya tidak mungkin dapat mengetahui

lebih banyak daripada sebagian sangat kecil daripadanya.

Dalam melakukan pembagian kerja harus memperhatikan pada adanya beberapa macam dasar pembagian kerja, antara lain :

a. Pembagian kerja berdasarkan fungsi, yaitu rincian serta pengelompokan tugas yang sejenis atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh seorang pejabat tertentu yang masing-masing mendasarkan sekelompok aktivitas sejenis menurut sifatnya atau pelaksanaannya.

b. Pembagian kerja berdasarkan produksi, yaitu rincian serta pengelompokkan tugas yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh pejabat tertentu yang masing-masing menghasilkan jenis barang tertentu.

c. Pembagian kerja berdasarkan rangkaian kerja, yaitu rincian serta pengelompokan tugas yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh pejabat tertentu yang masing-masing secara berturutan harus dilalui sehingga pekerjaan selesai dengan sempurna. Pembagian kerja ini dapat dibedakan menjadi tiga macam yaitu:

1) Pembagian kerja berdasarkan rangkaian kerja berupa seri, yaitu aktivitas dalam organisasi dirinci menjadi urutan tugas yang penyelesaiannya dilakukan secara berturutan dari pejabat yang satu ke pejabat yang lain sehingga pekerjaan selesai.

2) Pembagian kerja berdasarkan rangkaian kerja berupa pararel, yaitu aktivitas dalam organisasi dirinci menjadi beberapa kelompok urutan tugas yang semacam yang untuk penyelesaian tiap kelompok urutan tugas diserahkan kepada seorang pejabat atau beberapa orang pejabat sehingga beberapa kelompok urutan tugas akan berjalan bersama.

3) Pembagian kerja berdasarkan rangkaian kerja berupa gabungan seri dan pararel, adalah aktivitas dalam organisasi dirinci menjadi beberapa urutan tugas yang penyelesaiannya dilakukan secara serentak, tugas yang satu tidak perlu menunggu selesainya tugas yang lain.

d. Pembagian kerja berdasarkan langganan, yaitu rincian serta pengelompokkan tugas yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh pejabat tertentu yang masing-masing memberikan pelayanan kepada orang-orang atau badan-badan tertentu yang datang secara tetap.

e. Pembagian kerja berdasarkan jasa, yaitu rincian serta pengelompokan tugas yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh pejabat tertentu yang masing-masing memberikan jenis jasa tertentu.

f. Pembagian kerja berdasarkan alat, yaitu rincian serta pengelompokan tugas yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh pejabat tertentu yang masing-masing memakai jenis alat tertentu.

g. Pembagian kerja berdasarkan wilayah, yaitu rincian serta pengelompokan tugas yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh pejabat tertentu yang masing-masing mengurusi atau menguasai satuan daerah tertentu.

h. Pembagian kerja berdasarkan waktu, yaitu rincian serta pengelompokkan tugas yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh pejabat tertentu yang masing-masing dilakukan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.

i. Pembagian kerja berdasarkan jumlah, yaitu rincian serta pengelompokan tugas yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh sejumlah orang tertentu.

4. Koordinasi (Coordination)

Beberapa pendapat ahli organisasi tentang pengertian koordinasi, yaitu sebagai berikut :

a. James D. Money (1970:91) dalam Principles of OrganizationKoordinasi adalah pengaturan usaha sekelompok orang secara teratur untuk menciptakan kesatuan tindakan dalam mengusahakan tercapainya suatu tujuan bersama.

b. Leonard D. White (1957:38) dalam Introduction to The Study of Public AdministrationKoordinasi adalah penyesuaian diri dari bagian-bagian satu sama lain dan gerakan serta pengerjaan bagian-bagian pada saat yang tepat sehingga masing-masing dapat memberikan sumbangan yang maksimum pada hasil secara keseluruhan.

c. Dalton E. McFarland (1958:385) dalam Management: Principles and PracticeKoordinasi adalah proses dimana pimpinan mengembangkan pola yang teratur dari usaha kelompok di antara para bawahannya dan kepastian kesatuan tindakan dalam usaha mencapai tujuan bersama.

d. Harold Koontz & Cyrill ODonnell (1968:785) dalam Principles of Management and Analysis of Managerial FunctionKoordinasi merupakan pencapaian keselarasan usaha individu dalam usaha mencapai tujuan serta sasaran kelompok.

e. George R.Terry (1964:102) dalam Principles of ManagementKoordinasi adalah sinkronisasi yang teratur dari usaha-usaha untuk menciptakan kepantasan kuantitas, waktu dan pengarahan pelaksanaan yang menghasilkan keselarasan dan kesatuan tindakan untuk tujuan yang telah ditetapkan.

Dari beberapa pendapat para ahli organisasi di atas dapat diambil intisari dari pengertian koordinasi sebagai berikut :

a. Koordinasi merupakan kesatuan tindakan atau kesatuan usaha.

b. Koordinasi merupakan penyesuaian antara bagian.

c. Koordinasi berintisasikan keselarasan.

d. Koordinasi berintisarikan sinkronisasi.

Dengan adanya koordinasi di dalam suatu organisasi, maka akan didapat beberapa manfaat, yaitu :

a. Koordinasi dapat menghindarkan perasaan lepas satu sama lain antara satuan-satuan organisasi atau antara para pejabat yang ada dalam organisasi.

b. Koordinasi dapat menghindarkan perasaan atau suatu pendapat bahwa satuan organisasinya atau jabatannya merupakan yang paling penting.

c. Koordinasi dapat menghindarkan kemungkinan timbulnya pertentangan antar satuan organisasi atau antar pejabat.

d. Koordinasi dapat menghindarkan timbulnya rebutan fasilitas.

e. Koordinasi dapat menghindarkan terjadinya peristiwa waktu menunggu yang memakan waktu lama.

f. Koordinasi dapat menghindarkan kemungkinan terjadinya kekembaran pengerjaan terhadap sesuatu aktivitas oleh satuan-satuan organisasi atau kekembaran pengerjaan terhadap tugas para pejabat.

g. Koordinasi dapat menghindarkan kemungkinan terjadinya kekosongan pengerjaan terhadap sesuatu aktivitas oleh satuan-satuan organisasi atau kekosongan pengerjaan terhadap tugas oleh para pejabat.

h. Koordinasi dapat menumbuhkan kesadaran di antara para pejabat untuk saling bantu satu sama lain terutama di antara pejabat yang ada dalam satuan organisasi yang sama.

i. Koordinasi dapat menumbuhkan kesadaran di antara pejabat untuk saling memberitahu masalah yang dihadapi bersama sehingga dapat dihindarkan kemungkinan terjadinya kesalahan.

j. Koordinasi dapat menjamin kesatuan sikap antar pejabat.

k. Koordinasi dapat menjamin adanya kesatuan kebijaksanaan antar pejabat.

l. Koordinasi dapat menjamin adanya kesatuan langkah antara para pejabat.

m. Koordinasi dapat menjamin adanya kesatuan tindakan antar pejabat.

5.Pelimpahan Wewenang (Delegating of Authority)

Pelimpahan wewenang adalah hak seorang pejabat untuk mengambil tindakan yang diperlukan agar tugas dan tanggungjawabnya dapat dilaksanakan dengan baik. Pelimpahan sama dengan penyerahan. Jadi pelimpahan wewenang berarti penyerahan sebagian hak untuk mengambil tindakan yang diperlukan agar tugas dan tanggungjawabnya dapat dilaksanakan dengan baik dari pejabat yang satu ke pejabat yang lain.

Wujud pelimpahan wewenang dapat dilakukan oleh pejabat yang berkedudukan lebih tinggi kepada pejabat yang berkedudukan lebih bawah atau pejabat atasan kepada pejabat bawahan, di samping itu pelimpahan wewenang dapat pula dilakukan di antara pejabat yang berkedudukan pada jenjang yang sama atau antara pejabat yang sederajat.

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam melakukan pelimpahan wewenang, yaitu :

1. Batas wewenang (Limited of authority)

Yang merupakan batas wewenang seorang pejabat adalah bidang tugasnya. Jadi sebelum melimpahkan wewenang maka pejabat tersebut harus mengetahui dengan jelas apa saja wewenang yang dimiliki dalam organisasi dalam tempatnya bekerja.

2. Tanggungjawab (Responsibility)

Dalam pelimpahan wewenang, tanggungjawab dipikul bersama antara pejabat yang melimpahkan wewenang dan pejabat yang menerima wewenang.

3. Antara tugas, tanggungjawab dan wewenang harus seimbang

Bahwa tugas ringan, wewenang ringan atau tugas berat, wewenangpun berat.

4. Kemauan memperhatikan pendapat dari pejabat yang menerima pelimpahan

Seorang pejabat pimpinan yang telah berani melimpahkan wewenang-

nya kepada pejabat bawahannya harus disertai kemauan untuk sewaktu-waktu memperhatikan pendapat atau saran dari pejabat bawahannya tersebut.

5. Mempercayai pejabat yang diserahi wewenang

Pelimpahan wewenang harus disertai kepercayaan bahwa pejabat yang diserahi akan dapat melaksanakan dengan baik.

6. Membimbing pejabat yang diserahi wewenang

Bila pejabat yang diserahi wewenang ternyata mengalami kesulitan atau penyimpangan atau kekurangan dalam kerjanya, maka kewajiban pejabat yang melimpahkan wewenang untuk membimbingnya, memberi petunjuk, ataupun mengarahkan agar pelaksanaan kerja bawahan menjadi lebih baik.

7. Melakukan pengontrolan

Pejabat yang melimpahkan wewenang harus tetap mengontrol pejabat yang diserahi wewenang agar tidak terjadi penyimpangan dan kesalahan.

Adapun manfaat pelimpahan wewenang adalah :

a.Pimpinan dapat melakukan tugas yang pokok-pokok saja.

b.Setiap pejabat dari pucuk pimpinan sampai dengan pejabat yang berkedudukan paling bawah telah memiliki wewenang tertentu dalam bidang tugasnya sehingga merekapun memiliki wewenang untuk membuat keputusan yang menyangkut bidang tugasnya.

c.Tiap-tiap pekerjaan dapat diselesaikan pada jenjang yang tepat.

d.Inisiatif dan rasa tanggungjawab dapat diperbesar.

e.Pelayanan kepada masyarakat akan tetap berjalan, demikian pula untuk keperluan intern akan tetap berjalan walaupun pejabatnya sedang tidak masuk kerja.

f.Pelimpahan wewenang merupakan latihan bagi para pejabat apabila kelak menduduki jabatan yang lebih tinggi.

Saat yang tepat pelimpahan wewenang :1. Apabila pimpinan dan bawahan telah siap secara mental.

2. Apabila ada tambahan pegawai baru.

3. Apabila ada bawahan yang berhenti.

4. Apabila ada organisasi atau satuan organisasi baru.

5. Apabila memberikan kewajiban-kewajiban baru.

6. Apabila peristiwa-peristiwa khusus timbul.

7. Apabila ada kenaikan pangkat.

8. Apabila pengunduran diri telah mendekat.

Pelimpahan wewenang terhalang karena:a.Halangan dari pihak atasan :

1. Atasan merasa dirinya telah sempurna dan mampu mengerjakan segala-galanya sendiri dengan baik.

2. Atasan tidak dapat memberikan petunjuk atau penerangan.

3. Atasan tidak mempercayai bawahan.

4. Kurangnya alat kontrol yang bisa memberitahukan atasan sewaktu-waktu ada kesukaran.

5. Atasan takut memikul tanggungjawab terhadap tugas yang diserahkan kepada bawahan.

b.Halangan dari pihak bawahan : 1. Bawahan senang pada pekerjaan yang mudah saja.2. Bawahan takut dikritik atas kesalahan-kesalahannya.

3. Bawahan kurang mendapat penjelasan atas tugas yang diterimanya.

4. Bawahan terlalu banyak pekerjaan.

5. Bawahan kurang percaya diri.

6. Bawahan kurang mendapat dorongan yang positip.

6. Rentangan Kontrol (Span of control)

Rentangan kontrol (span of control) adalah jumlah terbanyak bawahan langsung yang dapat dipimpin dengan baik oleh seorang atasan tertentu. Bawahan langsung adalah sejumlah pejabat yang langsung berkedudukan di bawah seorang atasan tertentu.

Contoh Rentangan Kontrol

Faktor yang mempengaruhi rentangan kontrol :

a. Faktor subyektif, yaitu faktor yang melekat pada pejabatnya, misalnya :

Kepandaian.

Pengalaman.

Kesehatan.

Umur.

Kejujuran.

Keahlian dan kecakapan.

b. Faktor obyektif, yaitu faktor yang berada di luar pejabatnya, misalnya:

Corak pekerjaan.

Jarak antar para pejabat bawahan.

Letak para pejabat bawahan.

Stabil labilnya organisasi.

Jumlah tugas pejabat.

Waktu penyelesaian pekerjaan.

Pendapat tentang jumlah pejabat bawahan langsung :

a. Sir Ian Hamilton, memberikan pedoman jumlah pejabat bawahan langsung itu sebaiknya antara 3 6 orang.

b. V.A. Graicunas, memberikan pedoman jumlah pejabat bawahan langsung itu sebaiknya antara 5 8 orang.

c. Henry Fayol, memberikan pedoman jumlah pejabat bawahan langsung itu sebaiknya antara 5 atau 6 orang.

d. Graham Wallas, memberikan pedoman jumlah pejabat bawahan langsung itu sebaiknya antara 10 12 orang.

e. The British Machinery Of Government Committee, memberikan pedoman jumlah pejabat bawahan langsung itu sebaiknya antara 10 12 orang.

7.Jenjang Organisasi (Scalar principles)

Jenjang organisasi (scalar principles) adalah tingkat-tingkat satuan organisasi yang di dalamnya terdapat pejabat, tugas serta wewenang tertentu menurut kedudukannya dari atas ke bawah dalam fungsi tertentu. Bertram M Gross (1968:220) mengatakan bahwa inti dari jenjang organisasi adalah perbedaan antara peranan atasan dan bawahan. Peranan atasan adalah berhak untuk menggunakan wewenang atas bawahan, sedangkan bawahan menerima wewenang dari atasannya. Dilihat dari jenjang organisasi, dapat dibedakan ada tiga macam struktur organisasi, yaitu :

a.Struktur organisasi pipih (flat top organization), yaitu struktur organisasi yang melaksanakan jenjang organisasi antara 2 sampai dengan 3 tingkat.

b.Struktur organisasi datar, yaitu struktur organisasi yang melaksanakan jenjang organisasi sampai dengan 4 tingkat.

c.Struktur organisasi curam, yaitu struktur organisasi yang melaksanakan jenjang organisasi sampai dengan 5 tingkat.

Pemakaian garis-garis saluran (hubungan) pada jenjang organisasi:

a. Hubungan menegak ke bawah adalah hubungan antara pejabat yang lebih tinggi dengan pejabat yang lebih rendah. Misalnya berupa perintah, pelimpahan wewenang, pengontrolan, teguran, dan lain-lain.

b. Hubungan menegak ke atas adalah hubungan antara pejabat yang lebih rendah dengan pejabat yang lebih tinggi. Misalnya berupa laporan, penyampaian keterangan dan lain-lain.

c. Hubungan mendatar adalah hubungan antara pejabat yang kedudukannya sejajar. Misalnya berupa minta pendapat dari sesama kepala, meminta pertimbangan dari rekan sejenjang, dan lain-lain.

d. Hubungan diagonal ke bawah adalah hubungan antara pejabat yang berkedudukan lebih tinggi dengan pejabat yang berkedudukan lebih rendah dari satuan lain. Misalnya Kepala Bagian A kepada seorang pelaksana dari bagian B

e. Hubungan diagonal ke atas adalah hubungan antara pejabat yang berkedudukan lebih rendah dengan pejabat yang berkedudukan lebih tinggi dari satuan lain. Misalnya penyampaian informasi dari pelaksana bagian A kepada Kepala Bagian CContoh Struktur Organisasi Pipih

Contoh Struktur Organisasi Datar

Contoh Struktur Organisasi Curam

8.Kesatuan Perintah (Unity of command)

Kesatuan perintah (unity of command) adalah tiap-tiap pejabat dalam organisasi hendaknya dapat diperintah dan bertanggungjawab kepada seorang pejabat atasan tertentu. No man can serve two boss (tidak ada orang dapat melayani dua kepala), A man cannot serve two master (seorang tidak dapat melayani dua pimpinan).

Tidak adanya kesatuan perintah akan menimbulkan kebingungan, keraguan dari pejabat bawahan dan menimbulkan pula tidak jelasnya tanggung jawab. Adanya kesatuan perintah tidak berarti bahwa kepala suatu satuan organisasi harus menentukan sendiri segala masalah yang dihadapi.

Kesatuan perintah hanya sekedar memberitahukan bahwa yang memerintahkan kepada pejabat bawahan tertentu adalah pejabat atasan tertentu pula. Tetapi materi yang diperintahkan mungkin hasil putusan sendiri atau bisa merupakan hasil perundingan dengan para kepala lain.

9.Fleksibilitas (Flexibility)

Struktur organisasi hendaknya mudah dirubah untuk disesuaikan dengan perubahan-perubahan yang terjadi tanpa mengurangi kelancaran aktivitas yang sedang berjalan. Perubahan-perubahan yang mungkin dihadapi oleh organisasi mislanya perubahan tujuan, perluasan daerah aktivitas maupun volume kerja.

Dalam melaksanakan asas fleksibilitas ini hendaknya jangan dilupakan bahwa pada waktu melakukan perubahan jangan sampai menghambat aktivitas yang sedang berjalan, kalau menghambat namanya kaku (rigid).

10Berkelangsungan (Sustainability)

Suatu organisasi harus dapat menyediakan berbagai sarana agar dapat melakukan aktivitas operasinya secara terus menerus. Suatu organisasi yang dibentuk, oleh para pembentuknya tentu diharapkan dapat berjalan terus makin lama makin maju dan makin berkembang.

11 Keseimbangan (Balance)

Asas keseimbangan yaitu satuan-satuan organisasi hendaknya ditempatkan pada struktur organisasi sesuai dengan peranannya. Satuan yang berperanan penting hendaknya dijadikan satuan utama jangan dijadikan satuan lanjutan, karena berkedudukan langsung di bawah pucuk pimpinan satuan yang berperan penting tadi benar-benar dapat menjalankan peranannya dengan baik, sebaliknya apabila peranan penting dijadikan sebagai satuan lanjutan yang berkedudukan di bawah maka tidak akan dapat berperan sesuai dengan harapan sebagai satuan yang berperanan menentukan lajunya organisasi.

Untuk memahami tentang analisa adminitrasi dikenal dengan istilah organisasi dan method ( O& M ), tujuan pokok adalah meningkatkan efisiensi kantor secara maksimal.

b. Pengertian

Organisasi dan methode adalah pengkajian ilmiah terhadap manajemen kantor dengan pandangan tertentu dalam rangka meningkatkan efisiensi atau penelaahan secara analisis dan obyektif terhadap praktek administrasi yang dilakukan oleh seorang ahli dengan penuh waktu ( specialis full time ) untuk meningkatkan efektivitas suatu organisasi dan administrasi.c. Prinsip prinsip organisasi dan methode

1. Menggunakan akal sehat, artinya selalu masuk akal dan praktis.

2. Kesederhanaan, dalam arti berusaha untuk mencari prosedur yang sederhana dan tidak berbelit-belit.

3. Ilmu pengetahuan dan teknologi, dalam arti bahwa administrasi selalu berusaha untuk berkembang seirama dengan dengan perkembangan.4. Selalu mencari yang lebih baik dalam rangka efisiensi.

d. Keuntungan dari organisasi dan methode.

1. Organisasai selalu memberi pandangan yang bebas

2. Petugas organisasi dan methode mempunyai waktu yang cukup untuk meneliti ketidak efisiensi dengan segala aspek.

3. Petugas organisasi dan methode dapat memberikan nasehat-nasehat manajemen bagaimana efisiensi kantor dapat diperbaiki.

Analisis efektivitas dan efisiensi organisasi. menurut The Liang Gie untuk menilai efektivitas suatu organisasi terutama perkantoran pada umumnya dipakai ada beberapa indikator diantaranya adalah sebagai berikut : Pertama pertimbangan ekonomi misalnya jumlah atau mutu hasil. Kedua pertimbangan Fisiologi misalnya akibat kerja terhadap kesehatan pegawai atau kejadian kecelakaan terhadap pegawai. Ketiga pertimbangan psikologi misalnya pengaruh kerja terhadap tingkat kepuasan atau kekecewaan pegawai. Keempat pertimbangan sosial misalnya pengaruh pekerjaan terhadap penigkatan status sosial keluarga maupun masyarakat.Dalam organisasi perusahaan efektivitas kerja sangat mempengaruhi produktivitas kerja terutama karyawan. Menurut Sugiono ( Dalam buku metode penelitian Administrasi Negara ) menyebutkan ada beberapa faktor yang mempengaruhi produktivitas kerja diantaranya adalah sebagai berikut pertama faktor awal terdiri dari latar belakang pendidikan, dorongan keluarga, magang sebelum kerja, bakat seseorang. Kedua faktor proses terdiri dari pengawasan atasan, peran pemimpin, gajih, pembinaan karir, kejelasan apa yang dierjakan, kreativitas, waktu dan alat- alat kerja ( fasilitas ) kemudian Ketiga faktor akhir terdiri dari kesehatan kerja, harapan karyawan yang terpenuhi, disiplin kerja.2. Efisiensi

Untuk memahami kata efisiensi perlu mengetahui beberapa defenisi dan konsepnya.

a. Pengertian efisiensi

Menurut The Liang Gie dalam bukunya Administrasi perkantoran modern, efisiensi adalah suatu konsep tentang perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya.Perbandingan itu dapat dilihat dari segi hasil, yaitu usaha tertentu hasil yang sebanyak- sebanyak nya. Kemudian dari segi usaha yaitu hasilnya tercapai usahanya kecil.

b. Azas-azas efisiensi

Ada lima azas yang harus diikuti sebagai pedoman dalam rangka efisiensi yaitu pertama azazs perencanaan yaitu menentukan hal-hal yang harus dikerjakan dalam mencapai tujuan serta cara-cara mengerjakannya. Kedua azas penghapusan yaitu meniadakan perbuatan- perbuatan yang tidak perlu atau yang sia-sia. Ketiga azas penyederhanaan yaitu membuat suatu pekerjaan yang rumit dan ruwet menjadi lebih ringan dan mudah. Keempat azas penghematan yaitu mencegahan pemakaian materi secara berlebih-lebihan. Kelima azas penggabungan yaitu menggabungkan pekerjaan yang mempunyai persamaan yangf mungkin dapat dikerjakan sekaligus dalam satu langkah sehingga menghemat waktu dan biaya kerja.c. Macam- macam EfisiensiMenurut Summer H. Slichter dalam bukunya Encylopedia of The Socal Sciences, ia menyebutkan ada tiga macam efisiensi yaitu :

1. efisiensi mesin atau benda, yaitu perbandingan antara jumlah satuan benda yang dipergunakan dengan jumlah benda yang dihasilkan.

2. efisiensi perusahaan atau keuangan, perbandingan antara uang/ dolar yang dikeluarkan dengan penghasilan yang masuk.

3. efisiensi kemanusiaan atau sosial, yaitu perbandingan anatara pengorbanan kemnusiaan dengan kepuasan atau manfaat bagi manusia yang dapat dinikmati.

d. Kriteria efisiensi.

Menurut sarwoto dalam bukunya dasar-dasar organisasi dan manajemen menyatakan bahwa kriteria atau syarat efisiensi adalah sebagai berikut :

1. Berdaya hasil, yaitu kegunaan daripada kegiatan organisasi dapat menunjang pencapaian tujuan organisasi.

2. Dapat dipertanggumgjawabkan kebenarannya, artinya pelaksanaan kegiatan sesuai dengan data dan fakta serta ketentuan yang berlaku.

3. Sehat, yaitu pelaksanaan sesuai dengan tingkatan atau hirarki dan tata hubungan yang telah ditetapkan dan dalam suasana komunikasi yang baik. e. Efisiensi Perkantoran

Untuk mengetahui dengan jelas tujuan dari sistem merupakan hal yang sangat penting. Sistem administrasi perkantoran tidak mempunyai tujuan tunggal, diantara tujuan sistem tersebut adalah sebagai berikut :

1. untuk melakukan tugas dengan biaya serendah mungkin.2. untuk melakukan tugas dengan waktu yang singkat

3. untuk mengurangi tingkat kesalahan atau kekeliruan

4. untuk menggunakan mesin atau sarana sebaik mungkin dan lain-lain.BAB II

PENDELEGASIAN WEWENANGAda beberapa jenis kewenangan dalam organisasi diantarnya adalah Kewenangan Lini yaitu mereka yang dalam organisasi bertanggungjawab terhadap berbagai kegiatan dalam rangka pencapaian tujuan organisasi. Kewenangan lini direfresentasikan oleh Chain of command dari mulai hirarki yang tertinggi misalnya direktur hingga hirarki yang terendah dari buruh atau pekerja langsung yang melakukan kegiatan teknis operasional dilapangan. Kewenangan staff yaitu mereka yang ditunjuk oleh organisasi untuk membantu bagian- bagian dalam sebuah organisasi yang memiliki kewenangan lini.Oleh karena itu orang yang memiliki kewenanga staff adalah mereka yang membantu organisasi dalam pencapai tujuannya. Hanya saja dengan cara tidak langsung. Bentuknya dapat melalui pemberian jasa advokasi bagi direktur. Dalam organisasi pemerintah biasanya ada yang disebut dengan staff ahli. Staff ahli ini berfungsi untuk membantu organisasi pemerintah dalam pencapai tujuannya, hanya dalam prakteknya staff ahli ini tidak turun langsung dalam mengerjakan berbagai pekerjaan organisasi.Kewenangan fungsional yaitu mereka yang berada dalam bagian tertentu di organisasi, memiliki kewenangan lini maupun staff, namun juga dikarenakan tugasnya diberikan wewenang untuk melakukan kontrol atau koordinasi dengan bagian lain.Seseorang yang berada dalam suatu posisi tertentu kadang kala memiliki keterbatasan untuk melakukan suatu pekerjaan. Keterbatasan itu dapat dilihat dari segi ketersediaan waktu pengerjaan, jumlah pekerjaan, keahlian yang dimiliki maupun berbagai faktor lainnya. Jika keterbatasan ini tidak ditanggulangi olehnya maka dapat memperburuk kinerja organisasi, maka perlu dilakukan apa yang dinamakan dengan pelimpahan wewenang dan tanggungjawab atau lebih dikenal dengan istilah Delegasi.1. Pengertian

Delegasi adalah pemberian sebagian tanggungjawab dan kewibawaan kepada lain atau proses pengalihan tugas kepada orang lain yang sah atau terlegitimasi dalam melakukan berbagai aktivitas yang ditujukan untuk pencapaian tujuan organisasi.

2. Manfaat pendelegasian

Ada beberapa manfaat yang diperoleh dari pendelegasian wewenang diantarnya adalah :

a. Bawahan dapat mempelajari sesuatu yang baru dan memperoleh kesempatan untuk melakukan sesuatu yang baru.

b. Mendorong tercapainya pengambilan keputusan yang lebih baik dalam berbagai hal.

c. Penyelesaian pekerjaan dapat lebih cepat.

3. Cara pendelegasian wewenang

Ada beberapa cara pendelegasian wewenang agar dapat berjalan dengan efektif yaitu :

a. Kepercayaan atasan kepada bawahan

b. Adanya komunikasi yang terbuka antara atasan dan bawahan.

c. Adanya kemampuan atasan dalam memahami tujuan organisasi.

d. Prinsip kesatuan perintah

e. Pengawasan yang wajar

4. Kendala dalam pendelegasian wewenang

a. Staff yang tidak memiliki kemampuan dan kapabilitas untuk menerima dan menjalankan sesuatu yang didelegasikan kepadanya.b. Berdampak pada kurangnya tanggungjawab atasan terhadap apa yang semestinya yang ia lakukan.

c. Pelimpahan wewenang seringkali dilakukan bukan sebagai proses pembelajaran dan pemberian kepercayaan akan tetapi lebih sebagai pelarian tanggungjawab dari atasan kepada bawahan.

5. Tindakan dalam pendelegasian agar berjalan efektif

a. Penentuan hal-hal yang dapat didelegasikan

b. Penentuan orang yang layak untuk menerima delegasi

c. Penyediaan sumber daya yang diperlukand. Kepercayaan terhadap pelimpahan tugas yang diberikan

e. Intervensi pada saat yang tepat apabila diperlukan.

BAB III

MANAJEMEN KONFLIK

1. Pengertian konflik

Konflik merupakan suatu pertentangan, pertikaian, benturan dan ketidakpastian. Dalam manajemen konflik, konflik harus dikelola, ditangani, atau dicegah dan bukan untuk dihindari.2. Penyebab konflik

Penyebab konflik diantarnya adalah sebagai berikut :

a. Perbedaan pendapat

b. Salah faham

c. Merasa dirugikan

d. Terlalu sensitif.

3. Akibat konflika. Menurut pandangan modern, akibat konflik dapat berupa korek diri, meningkatkan prestasi, pendekatan lebih baik, alternatif yang lebih baik.

b. Menurut pandang tradisional, akibat konflik dapat berupa menghambat kerja sama, subyektif dan emosional. Apriori, dan bahkan prustasi.4. Penyelesaian konflik

Penyelesaian konflik dapat berupa:

a. Saya yang menang orang lain yang kalah, arti nya saya memaksakan pemecahan masalah menurut saya, kebutuhan saya terpuasakan. Orang lain yang kalah, artinya keinginan pihak orang dikorbankan, kebutuhan orang lain diabaikan, cara pemecahan menurut orang lain ditolak.

b. Orang lain menang saya yang kalah, artinya keputusan ditangan orang lain.

c. Saya menang orang lain juga menang, dalam penyelesaian konflik selalu memperhatikan keperluan orang yang lebih banyak.BAB IV

KEPEMIMPINAN

1. Pengertian

Kepemimpinan adalah suatu proses dengan berbagai cara untuk mempengaruhi orang lain dalam mencapai tujuan bersama. Kepemimpinan merupakan salah satu faktor penentu dalam suksesnya pelayanan publik dan terealisasinya good governance.2. Tugas Kepemimpinan

Tugas kepemimpinan ada yang berorientasi kepada kerja kelompok, yaitu tugas kepemimpinan yang berhubungan dengan kerja kelompok antara lain adalah sebai berikut : memulai yaitu suatu usaha agar kelompok memulai kegiatan, atau mengajak para anggota mulai memikirkan dan memecahkan masalah, mengatur yaitu tindakan untuk mengatur arah dan tindakan kelompok, mendukung yaitu usaha untuk menerima gagasan, pendapat, usalan dari bawah dalam rangka penyelesaian tugas bersama, menilai yaitu tindakan untuk menguji gagasan yang muncul dengan menunjukan akibat-akibatnya serta untung ruginya, menyimpulkan yaitu kegiatan untuk mengumpulkan dan merumusan gagasan, pendapat dan usulan yang muncul sebagai landasan untuk pemikiran berikutnya.Tugas kepemimpinan yang berhubungan dengan kekompakan kelompok yaitu antara lain mendorong yaitu bersikap bersahabat dan mendorong serta menerima orang-orang dalam organisasi, mengungkapkan perasaan yaitu tindakan menyatakan perasaan terhadap kerja dan kekompakan kelompok seperti rasa puas, senang, bangga dan ikut merasakan apabila ada yang mengalami kegagalan, kesulitan dan lain-lain, mendamaikan yaitu tindak mempermudah dan mendamaikan orang-orang yang bersetegang/ konflik satu sama lain, mengalah yaitu kemauan untuk menyesuaikan pendapat dan perasaan sendiri dengan pendapat dan perasaan orang lain yang dipimpinnya, memperlancar yaitu kesediaan membantu dan mempermudah para anggota dalam kelompok, memasang aturan main yaitu tindakan menyampaikan aturan tata tertib yang membantu kehidupan kelompok.3. Gambaran Kepemimpinan dalam organisasi birokrasi

Terdapat dua faktor utama dalam organisasi birokrasi yaitu sumber daya manusia (aparatur atau pegawai ) dan sistem. Mekanisme dibuat bertujuan agar kenerja berlangsung lancar, mudah sistimatis dan dapat dipertanggungjawabkan. Jika mekanisme dibuat lambat maka dengan sendirinya kenerja aparat akan lambat, sehingga sistem ini menjadi salah satu faktor penentu lahirnya pelayanan publik yang baik. Tapi sebaliknya apabila sistem kerjanya sudah sangat baik namun mental aparat tidak baik maka hasilnya akan bertambah buruk, disinilah kedudukan seorang pemimpin dibutuhkan.Kepemimpinan dalam organisasi birokrasi tentu tidak sama dengan kepemimpinan di sektor swasta atau di lembaga swadaya dan Non Governmen Organization ( NGO ). Ada beberapa hal mendasar yang membedakan karakter kepemimpinan birokrasi dengan kepemimpinan di NGO diantaranya adalah sebagai berikut :

a. Kepemimpinan dalam birokrasi didapatkan atas tingkatan golongan, lamanya waktu pengabdian, termasuk kualitas sumber daya manusia sedangkan pada sektor swasta seseorang bisa saja langsung menjadi pimpinan atau direksi kerena yang bersangkutan memberikan kontribusi yang besar atau pemilik saham.

b. Pemimpin dalam organisasi birokrasi harus selalu siap dalam segala sektor, dan kepemimpinan dalam birokrasi sangat beragam mulai dari sektor ekonomi, pendidikan, pembangunan dan lain-lain. Sedang kepemimpinan sektor swasta lebih mengedepankan kebutuhan dan alasan yang lebih berorientasi pada ekonomi dalam rotasi kepemimpinannya.

c. Kinerja pemimpin dalam birokrasi cendrung mendapat perhatian publik, kerena organisasi birokrasi adalah milik masyarakat. Sedangkan sektor swasta berhak untuk menutup diri dari publikasi media massa.

Kepemimpinan dalam organisasi birokrasi dapat digambarkan sebagai berikut :1. Pemimpin sebagai Inspirator

Mekanisme kerja birokrasi perlu digerakan oleh pemimpin yang ulet dan terbuka terhadap sesuatu yang membangun. Pemimpin dalam birokrasi haruslah mampu menjadi sumber inspirasi bagi semua aparat yang dipimpinnya. Pemimpin hanya akan menjadi inspirator banyak orang kalau ia merupakan pemimpin berkualitas. Dan pemimpin yang layak menjadi motivator adalah pemimpin yang paham dengan persoalan dan menguasai problem internal serta tahu bagaimana cara menyelesaikannya.Inspirator memiliki makna bahwa setiap konsep ide dan gagasan serta gerak langkah pemimpin harus mampu mempengaruhi berpikiran dan cara kerja bawahannya, jadi apa yang dia sampaikan selalu didengar dan diikuti. Motivati memiliki makna bahwa keberadaan pemimpin selalu memberikan kekuatan semangat bagi lingkungan organiasinya. Pemimpin harus selalu memberikan apresiasi atas kenerja yang bagus dan memberikan evaluasi yang tidak terkesan mendikte ketika ditemukan kenerja yang buruk. Sehingga kehadiran pemimpin dalam lingkungan birokrasi tentu bukan sebagai pembawa suasana yang kaku dan feodal tetapi membawa suasana yang tenang dan mampu menciptakan semangat semua aparatur yang ada.2. Pemimpin sebagai konseptor

Pemimpin dalam birokrasi harus menjadi seorang konseptor yang handal, pencetus ide dan gagasan. Menjadi seorang konseptor yang baik memerlukan proses yang pamjang dan keinginan yang besar untuk selalu belajar. Syarat penting menjadi seorang konseptor adalah memiliki wawasan yang luas, mengerti perkembangan jaman, memahami kebutuhan publik, menguasai arah dan kandungan informasi.Umumnya dalam tradisi birokrasi adalah tergantung pada perintah atasan. Bagaimana kalau atasan mempunyai perintah yang tidak berkualitas ? sudah pasti yang akan terjadi adalah stagnansi dalam berbagai hal termasuk dalah hal pembangunan. Staf dalam birokrasi umumnya dalam menjalankan tugas sesuai dengan yang telah diagendaikan. Staf biasanya tidak berani mengambil langkah kreatif kerena takut memberi kesan melangkahi atasan. Jadi kalau atasannya tidak memiliki gagasan baru dan inovasi kerja maka sudah barang tentu kenerja staf berjalan di tempat dan tidak pernah ada yang namanya perubahan progresif.Bagi pemimpin dalam segala tingkatan diorganisasi birokrasi harus memperhatikan beberapa hal yang bisa menjadikan kita sebagai pemimpin yang konseptual diantaranya :

1 .tidak berhenti belajar, meskipun kita berhasil menjadi pemimpin bukan berarti kita harus puas dengan ilmu yang kita miliki. Namun kita perlu banyak belajar baik dari pengalaman, kepada orang lain maupun literatur.

2. perkuatkan budaya diskusi dan dialog, umumnya pemimpin ingin selalu didengar, maka sekali sekali harus dibiasakan untuk selalu mendengar dan tukar gagasan dengan orang yang dipimpin. Setiap kendala dalam organisasi pasti ada jalan keluar atau pasti bisa diselesaikan dan penyelesaian yang paling bagus adalah mekanisme dialogis.3 .berpikir kreatif, berpikir kreatif harus diawali dengan melakukan analisa terhadap kondisi yanjg twerjadi, mengkaji perkembangan jaman dan mencari solusi yang terbaik untuk membuat terobosan. Inti dari berpikir kreatif adalah keingian yang kuat untuk merubah keadaan menjadi lebih baik dan didasarkan pada analisa yang mendalam.3. Pemimpin sebagai komunikator

Masyarakat sebagai pihak yang dilayani ingin mengetahui setiap proses pembangunan, oleh kerena itu harus diinformasikan oleh pihak yang melakukan sehingga lahir apa yang sebut dengan komunikasi publik. Artinya pemimpin harus benar-benar belajar mengkomunikasikan segala yang menyangkut publik dengan bahasa yang faktual yang bisa dimengerti oleh masyarakat luas.

Pemimpin harus berani menyampaikan rencana pembangunannya kepada masyarakat. Setiap gagasan yang menyangkut publik wajib diopinikan kepada masyarakat. Komunikasi publik yang dilakukan oleh pemimpin kepada publik bertujuan untuk membuka peluang bagi publik dalam menilai, mengkritisi dan memberikan masukan kepada pemerintah terhadap suatu kebijakan dan berbagai gagsan pembangunan yang dilontarkan.Komunikasi kepemimpinan ini secara umum dibagi menjadi dua katagori yaitu komunkasi internal dan eksternal. Komunikasi internal yaitu pemimpin secara rutin melakukan komunikasi bersama stafnya yang menyangkut perbaikan pelayanan publik. Sedangkan komunikasi ekternal yaitu proses interaksi rutin antara organisasi publik yang diwakili oleh pimpinan dengan masyarakat. Hal ini dapat dilakukan melaui berbagai cara antara lain seminar dan diskusi publik, forum adat, konfrensi perss dan publikasi media lainnya.

Berikut ini disampaikan beberapa fungsi komunikasi yang baik bagi pemimpin dilingkungan birokrasi :

a. sebagai strategi interaksi antar pegawai baik dalam rapat maupundalam komunikasi sehari- hari.

b. sebagai media presentasi baik antar sektor birokrasi maupun kepada pihak luar birokrasi

c. sebagai cara memperkuat lobi dan kerja sama dalam kerangka membangun kepercayaan berbagai pihak, kualitas komunikasi pemimpin sangat menentukan.

d. mempermudah menjalin hubungan dengan publik.

e. mempermudah publik memahami komleksitas masalah didunia birokrasi.4. Pemimpin sebagai dinamisator

Pemimpin memiliki fungsi sebagai penjaga stabilitas dan membangun suasana yang dinamis dilingkup kekuasaannya. Segala kemungkinan harus dijaga misalnya miss komunikasi antar dinas, stagnansi koordinasi antar bagian, dinamika yang terjadi lintas sektor birokrasi sehingga kepada hubungan antar lembaga birokrasi dengan pihak luar pemerintah.

Birokrasi yang melayani kepentingan publik harus berada dalam suasana yang stabil dan dinamis. Tapi perlu kita akui di dalam pelaksanaanya selalu saja ada dinamika yang berlebihan, ketidak cocokan visi antar bagian, miss komunikasi hingga persaingan karir. Dinamika yang berlebihan jelas tidak sehat dan mengganggu stabilitas organisasi. Maka disini pemimpin harus mengambil peran aktif dalam menengahi setiap adanya dinamika yang berpotensi mengganggu kinerja birokrasi. Dinamika dalam birokrasi belum tentu buruk sebaliknya banyaknya dinamika yang bermanfaat. Misalnya banyak gagasan yang berbeda namun membangun, antar bagian yang ada saling menampilkan konsep yang masing-masing sangat bagus. Dalam kontek ini pemimpin harus menata irama implementasinya sehingga dinamika yang bagus itu tidak berubah menjadi perselisihan.Membangun kekompakan dalam organisasi birokrasi tidak mudah. Pemimpin harus kuat baik secara konsep maupun fisik. Beberapa manfaat langsung dari keberadaan pemimpin sebagai dinamisator adalah sebagai berikut :a. menjaga stabilitas dalam lingkungan kerja dari segala hambatan komunikasi dan kesalahpahaman antar pegawai.

b. Mengantisifasi terjadinya konflik antar aparatur baik disebabkan oleh faktor perbedaan individu maupun perbedaan visi.

c. Mengawal proses berlangsungnya kinerja pelayanan sehingga dipastikan tidak adanya kendala baik yang bersifat teknis maupun kendala yang bersifat strategis.

d. Menjaga stabilitas internal dari ancaman yang datang dari pihak luar.e. Apabila dilakukan sebuah inovasi maka pemimpin harus melakukan antisifasi baik secara internal maupun eksternal agar tidak berdampak negatif sehingga stabilitas terjaga.5. Pemimpin sebagai pelopor jaringan

Birokrasi sejauh ini terkesan tertutup bagi instansi luar birokrasi. Bahkan ada tudingan yang menyatakan apabila organisasi birokrasi hanya akan bekerja sama dengan pihak- pihak yang memberikan keuntungan bagi pribadi-pribadi tertentu dalam unsur birokrasi, dengan kata lain birokrasi lebih suka memilih kemitraan dengan pihak lain atas dasar orientasi keuntungan dan disinilah akan munculnya korupsi, kolusi dan nepotisme.

Jaringan yang kita maksud disin adalah jaringan yang memberi manfaat kepada masyarakat. Pemerintah tidak mungkin menjalankan pembangunan dengan sendirrian. Pemerintah harus membangun kemitraan dan menggandeng pihak lain dalam mensukseskan visi misnya. Misalnya pemerintah daerah kabupaten harus membangun jaringan eksternal baik dengan sesama pemerintahan ( memperkuat hubungan dengan pemerintah propinsi dan pemerintahan pusat). Komunikasi dengan pemerintah diluar pemerintah daerah mempengaruhi proses pembangunan dan juga pelayanan publik. Kalau sebuah sebuah memiliki jaringan komunikasi yang bagus dengan pemerintah propinsi dan pemerintah pusat maka komunikasi pembangunan ini akan membuahkan hasil yang positif misalnya subsidi anggaran yang lebih realistis dengan kebutuhan daerah yang pada saatnya bisa dimanfaatkan untuk pelayanan publik.Kita bicarakan pelayanan masyarakat disektor transfortasi, maka yang dibutuhkan adalah tersedianya sarana dan prasarana transfortasi seperti jalan,jembatan, terminal, halte dan lain-lain yang mumpuni. Namun pada saat yang sama daerah tidak memiliki anggaran yang cukup untuk memenuhi kebutuhan masyarakat akan transfortasi yang layak. Maka dalam hal ini daerah harus berusaha mengkomunikasikan kebutuhannya kepada pemerintahan pusat dan propinsi agar mempertimbangkankebutuhan daerah tersebut. Ertimbangan ini akan terwujud apabila daerah tersebut memiliki kecakapan di dalam membangun komunikasi atau di istilahkan dengan istilah ( lobi ). Kemudian ada jaringan yang diluar pemerintahan. Pemimpin daerah harus membuka akses yang luas bagi daerahnya sehingga mengundang investasi dengan jaring daerah semakin luas maka akan mudah mengajak pihak swasta ambil bagian dalam pelayanan publik. Persoalan menjalin kerjasama dengan mitra kerja adalah persoalan meyakinkan orang dan membangun komitmen lalu mempertahankannya.Untuk memaksimalkan pelayanan publik, organisasi birokrasi perlu menjalin hubungan dan kerja sama dengan pihak lain, memiliki jaringan yang luas di masyarakat. Tetapi perlu diingat bahwa segala komitmen dengan mitra kerjasama tidak terbangun atas dasar orientasi KKN. Kerena orientasi macam ini hanya akan mengkeroposkan organisasi dan akhirnya masyarakat yang akan rugi.Pentingnya peran pemimpin dalam membangun jaringan untuk beberapa hal strategis sebagai berikut :a.. peran pemimpin sangat dominan dalam membangun dan memperkuat jaringan antar dinas, bagian, lembaga dilingkungan birokrasi. Jaring internal ini penting kerena antar lembaga banyak yang saling memerlukan. Misalnya bagian lingkungan memerlukan kerja sama dengan bagian pemukiman dan prasarana.b. organisasi birokrasi memerlukan jaringan yang kuat dengan lembaga lain dalam kontek kerjasama untuk masyarakat. Disini peran pemimpin sangat diperlukan.c. jaringan dengan sektor swasta harus dibangun dengan lebih baik, hal ini tentunya sangat tergantung pada peran pimpinan dalam pendekatannya.

d. peran dalam menjalin hubungan dengan rakyat, pemimpin harus memiliki akses dengan berbagai unsur dengan masyarakat.

e. peran pemimpin dalam mebangun jaringan dengan dunia pendidikan serti kampus dan dunia akademisi. Jaringan ini bermafaat untuk ikut memikirkan masa depan masyarakat dan kerja birokrasi. Sebab kampus merupakan salah satu aset masyarakat yang memiliki reputasi yang bagus dalam menciptakan perubahan. Oleh kerena itu pemimpin birokrasi harus memberikan akses bagi kaum muda terpelajar yang hendak belajar atau magang dilembaga birokrasi kerena pada saatnya mereka juga akan berperan langsung dalam pelayanan terhadap masyarakat.6. Pemimpin harus menguasai persoalan

Barangkali ini merupakan salah satu syarat kepemimpinan dalam organisasi birokrasi yang paling krusial. Pemimpin haruslah menguasai peta pembangunan, memahami sistem sosial, budaya dan nilai-nilai yang hidup di dalam masyarakat yang harus dimengerti betul apa yang dibutuhkan oleh masyarakat. Seluruh unsur birokrasi juga tentu diharapkan untuk memiliki pemahaman terhadap kondisi dan kebutuhan masyarakat, namun kepada pimpinanlah semua itu diharapkan. Pemimpin dalam birokrasi pertama perlu menguasai kondisi internal organisasi sehingga setiap ada masalah bisa langsung diketahui akar masalahnya, kemudian tentunya mudah mencari solusinya.lalu pemimpin harus mengetahui sejauh mna kinerja birokrasi sudah mampu mewadahi kebutuhan masyarakat.Untuk hal ini pemimpin harus turun langsung berdialog secara terbuka dengan masyarakat, sepahit apapun keluthan masyarakat itu harus ditanggapi secara bijak dan kita pandang sebagai sebuah masukan berharga. Bagainmana menguasai persoalan ? pertama pemimpin harus memiliki rujukan atau sandaran berpikir. Ini hanya bisa didapatkan oleh pemimpin yang suka belajar dan membaca buku ilmu pengetahuan. Pemimpin yang kaya akan wacana adalah pemimpin yang sudah memiliki modal berpikiran bisa mengkombinasikan dengan apa yang akan dilakukan. Kemudian pemimpin perlu melakukan konsulidasi internal dalam rangka merumuskan formulasi pelayanan masyarakat yang lebih baik. Dalam berbagai momentum staf perlu diajak bicara dan diskuasi, dari pembicaraan internal inilah segala persoalan dapat diuraikan. Selanjutnya pemimpin perlu terjun kemasyarakat dan melihat langsung apa yang sesungguhnya terjadi di tengah-tengah masyarakat. Pemimpin yang hanya duduk dibalik meja dan hanaya bergaul dalam lingkaran elit politik hanya akan menjauhkan dirinya dari problem yang dihadapi oleh masyarakat. Artinya pemimpin mengetahui problem yang dihadapi masyarakat. Terkait dengan pelayanan publik tidak hanya dari kata orang tetapi harus sebagai subyek yang menyaksikan langsung.Perubahan itu tidak datang dengan sendirnya tetapi diciptakan oleh orang orang yang menguasai persoalan. Untuk menciptakan kualitas pelayanan publik yang maksimal harus dipelopori oleh orang- orang yang paham kondisi dan paham kebutuhan dan mau menjalankannya secara sungguh- sungguh. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh pemimpin agar dapat menguasai persoalan dilingkungannya masing-masing adalah sebagai berikut : a. pemimpin harus mau terjun langsung kelapangan dan belajar langsung pada realitas bukan pada apa yang didengar dari orang lain.

b. pemimpin harus mengkaji kondisi awal organisasi atau bidang yang dipimpinnya, menganalisis kondisi yang tengah berlangsung kemudian mengasumsikan kemungkinan kedepan.

c. perlu mendengar pendapat dan masukan dari bawahan, kerena kadang-kadang bawahan mengetahui kondisi teknis dilapangan.

d. perlu mencermati kecendrungan yang sedang dan yang akan terjadi baik berdasarkan opini pihak lain maupun berdasarkan kenyataan yang sesungguhnya terjadi.e. melakuakan evaluasi secara rutin untuk mengetahui kelebihan dan kelemahan.f. memahami aspek teknis, sistem dan mekanisme serta program yang sedang berjalan.7. Pemimpin harus terbuka terhadap masukan.

Pemimpin organisasi birokrasi harus akomodatif tidak boleh tertutup terhadap masukan. Sesuatu yang baru selama bermanfaat harus diakomodir. Di alam demokrasi tidak dibenarkan pemimpin monopoli gagasan dan satu-satunya pemiliki ide yang wajib diikuti oleh yang lain. Pemimpin boleh menjadi salah satu sentral gagasan namun tidak boleh monopoli gagasan. Artinya pemimpin membuka kesempatan dan memberikan kebebasan bagi unsur birokrasi yang lain untuk berinovasi dan bekerja dengan sebaik mungkin untuk masyarakat.Bahkan pemimpin harus membuka ruang seluas-luasnya bagi masukan untuk perbaikan pelayanan publik.Jarwatan pemerintah perlu serius mejaring aspirasi masyarakat yang secara khusus terkait keluhan pelayanan. Kemudian aspirasi yang masuk jangan sampai disepelekan, sebaliknya dijadikan sebagai suatu dasar utama dalam pertimbangan kebijakan. Dalam logika pelayaankonsumen adalah segala- galanya. Organisasi birokrasi tidak perlu berkecil hati untuk belajar dari model pelayanan lembaga suasta tertentu yang teruji bagus pelayaan terhadap pihak konsumen.

Berikut ini beberapa masukan penting bagi pemimpin lingkungan birokrasi dalam kaitnya dengan inisiatif menerima masukan diantarnya adalah sebagai berikut :

a. berikan peluang kepada pihak lain untuk memberikan masukan dan kritikan atas kinerja lingkungan yang kita pimpin.

b. Jangan memberikan reaksi negatif apabila ada masukan yang kritis sebab bisa jadi masukan tersebut memiliki manfaat yang besar bagi lingkungan kerja. Oleh karena itu pemimpin yang bijaksana adalah pemimpin yang menghargai kritikan dan menjadikan kritikan itu sebagai cmbuk untuk bekerja lebih baik dari sebelumnya.c. Memberikan bukti perubahan kinerja apabila sebelumnya dinilai tidak maksimal. Jawablah setiap persoalan dengan bukti dan prestasi.

d. Berikan respon balik bagi setiap masukan sehingga ada proses komunikasi.

Demikian konsep dasar kepemimpinan dalam kaitannya dalam membangun birokrasi yang menjadi pusat pelayanan publik.

DAFTAR BACAAN

Norman N. Barish, 1987. Analisa Administrasi Analisa Sistem-sistem Bagi Administrasi Yang Efektif, Bina Asksara, Jakarta.Dharma Setyawan Salam. 2007. Manajemen Pemerintahan Indonesia, Djambatan, Jakarta

Suman Kurik, 2009. Pelayanan Publik Menuju Good Governance, Indo Press, Malang City.

Sutarto, 2002. Dasar-Dasar Organisasi, Gadjah Mada University Press, Yagyakarta.

Matondang. 2008. Kepemimpinan Budaya organisasi dan Manajemen Strategik, Graha Ilmu, Yogyakarta.

MATERI BAHAN AJARMATA KULIAH ANALISA ADMINISTRASI

OLEH

LIANSYAH, S.SOS, M.Si

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS KAPUAS SINTANG

2010 / 2011

KATA PENGANTAR

Dengan memanjatkan puji dan syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan rahmadnya sehingga terlaksananya pembuatan diktat perkuliahan mata kuliah Sistem sosial indonesia ini. Penulisan diktat ini berdasarkan pada garis-garis besar progrm pembelajaran ( GBPP ) den sesuai dengan buku panduan Universitas Kapuas Sintang.

Di dalam diktat ini membahas pertama Organisasi dan Methode termasuk efisiensi perkantoran. Kedua tentang pendelegasian wewenang. Ketiga tentang manajemen konflik. Keempat tentang kepemimpinan. Pembahasan yang dimaksud di atas dirangkum dari beberapa literatur yang berkaitan dengan Analisa Administrasi, penulis menyadari bahwa literatur yang digunakan belum mencukupi, oleh karena itu dengan lapang dada penulis menerima kritikan dan saran demi perbaikan selanjutnya.

Sintang Maret 2010

Penulis

DIREKTUR

KASI

KASI

KASI

Pelaksana

DIREKTUR

KASI

KASI

KASI

Kasub Seksi

Pelaksana

Pelaksana

Pelaksana

Pelaksana

Direktur Utama

Direktur

Direktur

Direktur

Kasi

Kasi

Kasi

Kasi

Kasi

Kasi

Kasub seksi

Kasub seksi

Kasub seksi

Kasub seksi

Pelaksana

Pelaksana

Pelaksana

Pelaksana

PAGE 45