60

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1. Analisa Organisasi

3.1.1. Puskesmas Kabupaten Maros

Kabupaten Maros merupakan salah satu Kabupaten yang secara

astronomi terletak dibagian Barat Sulawesi Selatan antara 40°- 45´- 50° LS

dan 109-20´-129-12´ BT. Luas wilayah seluruhnya adalah 1.619,11 km2 dan

secara administrasi Pemerintahan terdiri atas 14 Kecamatan, 103 Desa atau

Kelurahan. Adapun batas-batas wilayah Kabupaten Maros adalah sebagai

berikut:

• Sebelah Utara berbatasan dengan Kabupaten Pangkajene dan

Kepulauan

• Sebelah Timur berbatasan dengan Kabupaten Bone

• Sebelah Selatan berbatasan dengan Kabupaten Gowa dan Kota

Makassar

• Sebelah Barat berbatasan dengan Selat Makassar

Kondisi Topografi Kabupaten Maros sangat bervariasi mulai dari wilayah

datar sampai bergunung-gunung. Hampir semua di kecamatan terdapat

daerah pedataran yang luas keseluruhan sekitar 70.882 ha atau 43,8% dari

luas wilayah Kabupaten Maros. Sedangkan daerah yang mempunyai

61

kemiringan lereng di atas dari 40% atau wilayah yang bergunung-gunung

mempunyai luas 49.869 ha atau 30,8 dari luas wilayah Kabupaten Maros.

Jumlah penduduk Kabupaten Maros setiap tahun terjadi peningkatan, pada

tahun 2006 jumlah penduduk sebesar 297.618 jiwa.

Menurut data BPS daerah setempat pada tahun 2006, jumlah keluarga

miskin di Kabupaten Maros mencapai 22.216 KK, apabila diperkirakan

dalam satu kepala keluarga sebanyak 5 (lima) orang, maka jumlah penduduk

miskin di Kabupaten Maros menjadi sebanyak 111.080 jiwa (33,40% dari

jumlah penduduk). Sedangkan Gakin yang mendapat pelayanan Kesehatan

hanya sebanyak 13.639 atau 61,39% KK, jadi sebanyak 8.577 atau 36,61%

KK tidak mendapatkan Fasilitas Keluarga Miskin.

Puskesmas pada Kabupaten Maros tersebar pada 14 Kecamatan

dengan cakupan 103 Desa atau Kelurahan. Puskesmas pada masing-masing

Kecamatan menangani masyarakat yang berada dalam wilayah administrasi

kecamatan tersebut. Sehingga, untuk setiap kecamatan mempunyai wilayah

administrasi mencakup rata-rata sebanyak 7 desa. Dengan kata lain, wilayah

kerja untuk setiap Puskesmas menangani masyarakat yang berada dari 7 desa

di sekitar Puskesmas tersebut.

62

Dari 14 Puskesmas yang terdapat pada Kabupaten Maros, 9

puskesmas di antaranya, masih beroperasi secara manual. Puskesmas tersebut

yaitu:

1. Puskesmas Hasanuddin

2. Puskesmas Tunikamasean

3. Puskesmas Carangki

4. Puskesmas Tompubulu

5. Puskesmas Camba

6. Puskesmas Cenrana

7. Puskesmas Ladange

8. Puskesmas Moncongloe

9. Puskesmas Simbang

Sedangkan 5 di antaranya telah memiliki sistem terkomputerisasi

untuk kegiatan operasional dalam gedung puskesmas. Untuk pencatatan

kegiatan luar gedung, masih dilakukan secara manual. Kelima puskesmas

tersebut adalah, sebagai berikut:

1. Puskesmas Alliritengae

2. Puskesmas Marusu

3. Puskesmas Barandasi

4. Puskesmas Bantimurung

5. Puskesmas Mandai

63

Puskesmas bertanggungjawab atas kondisi kesehatan masyarakat

yang berada dalam wilayah kerjanya dan memantau perkembangan kesehatan

pada wilayah tersebut. Untuk selanjutnya dilaporkan kepada Dinas Kesehatan

Kabupaten Maros yang dimana secara administratif setiap Puskesmas

bertanggungjawab secara langsung kepada Dinas Kesehatan. Setiap

Puskesmas wajib untuk melaporkan status serta kondisi kesehatan

masyarakat dalam wilayah kerjanya secara periodik. Data kesehatan tersebut

nantinya dikumpulkan oleh Dinas Kesehatan Kabupaten Maros untuk

dianalisis guna sebagai pertimbangan dalam mengambil keputusan daerah

dalam kaitannya dengan upaya meningkatkan perkembangan kesehatan

masyarakat Kabupaten Maros.

3.1.2. Lambang Kabupaten Maros

Gambar 3.1 Lambang Kabupaten Maros

Makna lambang sebagai berikut:

1. Dasar dari lambang yang berbentuk PERISAI menggambarkan keuletan,

ketangkasan dan kejujuran.

64

2. BAJAK (Rikkala atau Pajeko) menggambarkan kehidupan masyarakat

yang berorientasi pada bidang pertanian

3. KERIS TERHUNUS yang pangkalnya bertuliskan MAROS

menggambarkan sifat patriotik rakyat.

4. GUNUNG melambangkan keagungan dan air melambangkan pengairan

serta daerah wisata

5. RANTAI MELINGKAR BERMATA 29 menggambarkan kekuatan

dan persatuan rakyat

6. 17 BUAH PADI dan 4 KUNTUM BUNGA KEMIRI dan 5 HELAI

DAUNNYA berada diatas sayap berbulu delapan mengingatkan kita

terhadap detik proklamasi 17-8-1945

7. HURUF LONTARA’ menggambarkan dari tiga persekutuan masyarakat

hukum adat

3.1.3. Visi, Misi, dan Tujuan

Sebagai unit kesehatan daerah, puskesmas Kabupaten Maros memiliki

visi, misi dan tujuan yang sama dengan visi, misi dan tujuan pembangunan

kesehatan Kabupaten Maros.

• Visi pembangunan kesehatan Kabupaten Maros adalah “Maros Butta

Salewangang, Sehat 2009 Menuju Daerah Yang Berkesan Mapan dan

Mandiri”

• Misi pembangunan kesehatan Kabupaten Maros sebagai berikut:

65

1. Menggerakkan pembangunan Kabupaten yang berwawasan

kesehatan.

2. Memelihara dan meningkatkan pelayanan kesehatan bermutu,

merata, dan terjangkau.

3. Memelihara dan meningkatkan kesehatan individi, keluarga

dan masyarakat serta lingkungan.

4. Mendorong kemandirian masyarakat untuk hidup sehat

• Tujuan pembangunan kesehatan Kabupaten Maros adalah

“Meningkatnya kesadaran, keamanan dan kemampuan untuk hidup

sehat bagi setiap penduduk agar terwujud derajat kesehatan yang

optimal serta terwujudnya desa sehat, kecamatan sehat hingga

Kabupaten sehat”.

3.1.4. Tugas Puskesmas

Tugas puskesmas sesuai dengan Perda No.23 Tahun 1998 tentang

organisasi dan tata kerja pusat kesehatan masyarakat adalah:

Melaksanakan pelayanan pembinaan dan pengembangan upaya kesehatan

secara paripurna, kepada masyarakat di wilayah kerjanya.

3.2. Struktur Organisasi Puskesmas

66

Gambar 3.2 Bagan Struktur Organisasi Puskesmas Kabupaten Maros

Kepala Puskesmas

67

3.3. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab

3.3.1. Kepala Puskesmas

Kepala UPT Dinas Kesehatan merupakan posisi tertinggi dalam struktur

organisasi Pusat Kesehatan Masyarakat yang bertanggung jawab atas seluruh

kegiatan operasional Puskesmas pada wilayah kerjanya. Kepala Puskesmas

bertanggung jawab kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Maros.

3.3.2. Bagian Koordinasi Administrasi

Bagian Tata usaha mempunyai tugas melaksanakan perencanaan, pengelolaan

urusan kepegawaian, keuangan, perlengkapan, surat menyurat, hubungan

masyarakat, serta urusan umum pelaporan.

3.3.3. Bagian Koordinasi Upaya Kesehatan Perorangan

Bagian Koordinasi UKP mempunyai tugas untuk mengepalai dan

mengkoordinasikan tugas-tugas bagian upaya kesehatan perorangan meliputi

rawat inap, rawat jalan, persalinan, UGD, KIA KB, Laboratorium, Farmasi,

dan Klinik Gigi. Bagian Koordinasi UKP bertanggung jawab kepada Kepala

Puskesmas.

3.3.4. Bagian Koordinasi Upaya Kesehatan Masyarakat

Bagian Koordinasi UKM mempunyai tugas untuk mengepalai dan

mengkoordinasikan tugas-tugas bagian upaya kesehatan masyarakat meliputi

Imunisasi, Gizi Masyarakat, UKS, USILA, P2. Menular, PROMKES,

68

KESLING, dan Kesehatan Jiwa. Bagian Koordinasi UKP bertanggung jawab

kepada Kepala Puskesmas.

3.3.5. Bagian Rawat Inap

Bagian Rawat Inap mempunyai tugas menangani dan mengkoordinasikan

kegiatan perawatan dalam Puskesmas bagi pasien yang dirawat dengan jangka

waktu lebih dari satu hari dan membutuhkan pelayanan dan perawatan lebih

intensif.

3.3.6. Bagian Rawat Jalan

Bagian Rawat Jalan mempunyai tugas menangani dan mengkoordinasikan

kegiatan perawatan dalam Puskesmas bagi pasien yang datang berobat namun

tidak diwajibkan untuk menginap penanganan penyakit bersifat umum.

3.3.7. Bagian Persalinan

Bagian Persalinan mempunyai tugas menangani dan mengkoordinasikan

kegiatan persalinan dalam Puskesmas.

3.3.8. Bagian Unit Gawat Darurat (UGD)

Bagian UGD mempunyai tugas untuk mengani dan mengkoordinasikan

kegiatan pelayanan dan perawatan Pasien yang membutuhkan pelayanan

ekstra intensif dan seketika.

69

3.3.9. Bagian Klinik Ibu dan Anak Keluarga Berencana (KIA KB)

Bagian Klinik Ibu dan Anak Keluarga Berencana mempunyai tugas

menangani dan mengkoordinasikan kegiatan Puskesmas dalam upaya

meningkatkan kesejahteraan ibu dan anak, dan pelayanan Keluarga

Berencana.

3.3.10. Bagian Laboratorium

Bagian Laboratorium mempunyai tugas menangani dan mengkoordinasikan

kegiatan dalam laboratorium Puskesmas.

3.3.11. Bagian Farmasi

Bagian Farmasi mempunyai tugas menangani dan mengkoordinasikan obat-

obatan Puskesmas.

3.3.12. Bagian Klinik Gigi

Bagian Klinik Gigi mempunyai tugas untuk memberikan pelayanan dan

perawatan mulut, gigi dan gusi.

3.3.13. Bagian Imunisasi

Bagian Imunisasi mempunyai tugas menangani dan mengkoordinasikan

kegiatan pemberian layanan imunisasi kepada bayi.

70

3.3.14. Bagian Gizi Masyarakat

Bagian Gizi Masyarakat mempunyai tugas menangani dan

mengkoordinasikan kegiatan Puskesmas dalam upaya peningkatan gizi

masyarakat.

3.3.15. Bagian Unit Kesehatan Sekolah (UKS)

Bagian Unit Kesehatan Sekolah mempunyai tugas untuk menangani dan

mengkoordinasikan kegiatan promosi dan sosialisasi program pemerintah

kepada sekolah-sekolah yang berada dalam lingkup kerja Puskesmas.

3.3.16. Bagian Usia Lanjut (USILA)

Bagian USILA mempunyai tugas menangani dan mengkoordinasikan

meningkatkan kegiatan Puskesmas dalam upaya meningkatkan kesejahteraan

kelompok usia lanjut serta perawatannya.

3.3.17. Bagian Pemberantasan Penyakit Menular (P2. Menular)

Bagian P2. Menular mempunyai tugas menangani dan mengkoordinasikan

kegiatan pencegahan dan pemberantasan penyakit menular dalam masyarakat.

71

3.3.18. Bagian Promosi Kesehatan (PROMKES)

Bagian Promosi Kesehatan mempunyai tugas untuk menangani dan

mengkoordinasikan kegiatan promosi dan sosialisasi program pemerintah

kepada masyarakat.

3.3.19. Bagian Kesehatan Lingkungan (KESLING)

Bagian Kesehatan Lingkungan mempunyai tugas untuk menangani dan

mengkoordinasikan kegiatan dalam upaya peningkatan kesehatan lingkungan

masyarakat dalam wilayah kerjanya serta perawatan kesehatan kepada serta

memberikan penyuluhan masyarakat.

3.3.20. Bagian Kesehatan Jiwa

Bagian Kesehatan Jiwa mempunyai tugas menangani dan mengkoordinasikan

kegiatan pelayanan dan perawatan kesehatan gangguan jiwa kepada

masyarakat.

3.3.21. Bagian Puskesmas Pembantu

Merupakan unit yang melaksanakan upaya kesehatan kepada masyarakat

dalam wilayah kerja Puskesmas bersangkutan.

72

3.3.22. Bagian Bidan Desa

Bertugas malakukan pelayanan medik di dalam maupun diluar jam kerjanya

dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Puskesmas.

3.4. Sistem yang Sedang Berjalan

Kabupaten Maros memiliki 14 Puskesmas yang tersebar di 14 kecamatan. 5

diantaranya sudah memiliki Sistem Operasional Puskesmas yang mencakup kegiatan

indoor yang terkomputerisasi. Namun, 9 Puskesmas lainnya masih menjalankan

kegiatannya secara manual. Semua Puskesmas belum memiliki sistem operasional

kegiatan outdoor yang terkomputerisasi. Untuk menjalankan kegiatan operasionalnya,

Puskesmas yang berada di Kabupaten Maros menggunakan sistem berkas atau

dokumen yang kemudian diolah menjadi laporan yang diinginkan.

Sistem dalam Puskesmas diawali proses pendaftaran pasien baru. Data pasien

dicatat dalam formulir pendaftaran pasien. Setiap pasien baru mendapatkan kartu

berobat yang harus dibawa untuk kunjungan berikutnya. Pasien yang berkunjung

harus menunjukkan kartu berobat. Petugas akan mencarikan berkas riwayat

kunjungan (anamnese) pasien dan mencatat data kunjungan pasien. Setelah itu pasien

akan ditangani oleh dokter Puskesmas. Diagnosa dan pengobatan yang dilakukan oleh

dokter akan dicatat pada berkas riwayat kunjungan pasien.

73

Pasien dengan dugaan kasus penyakit tertentu yang berada dalam cakupan

kegiatan outdoor akan dirujuk dan terus dipantau oleh Puskesmas setempat. Semua

pemeriksaan dan pengobatan yang diterima oleh pasien di rumah sakit daerah akan

dicatat pada berkas formulir pencatatan penderita.

Analisa sistem yang ditampilkan dalam diagram berikut ini hanya merupakan

subsistem yang akan dibahas dalam penelitian ini, bukan sistem secara keseluruhan.

74

3.4.1. Diagram Konteks

Pasien

Dinas KesehatanDokter

RSUD

Form Pendaftaran Pasien

Keluhan

Kartu Berobat

Kartu Berobat

Bukti Kunjungan Pasien

Diagnosa

Sistem Pencatatan Puskesmas

Detail Pasien yang Dirujuk

Surat Pengantar Rujukan Pasien

Laporan Penanganan Pasien Rujukan

Permintaan Detail Pasien yang Dirujuk

Permintaan Laporan Penanganan Pasien Rujukan

Gambar 3.3 Diagram Konteks Sistem Pencatatan Puskesmas

75

3.4.2. Data Flow Diagram Level Nol

Pendaftaran Pasien

1.0

Pendaftaran Rawat Jalan

2.0

Penanganan Rawat Jalan

3.0

Perujukan4.0

Pembuatan Laporan

6.0

PasienRSUD

Dinas Kesehatan

Dokter

Pasien

Form Pendaftaran Pasien

Kartu Berobat

Informasi Pasien

Kartu Berobat

Keluhan

Bukti Kunjungan Pasien

Informasi Pasien

Kunjungan Pasien

Detail Kunjungan Pasien

Detail Kunjungan Pasien

PencatatanPasien Rujukan

5.0

Riwayat Kunjungan

Pasien

Detail Riwayat Kunjungan Pasien

Pasien Rujukan

Detail Pasien yang Dirujuk

Detail Pasien Rujukan

Riwayat Penanganan Pasien

Rujukan

Info Penanganan Pasien Rujukan

Laporan Penanganan Pasien Rujukan

Detail Riwayat Penanganan Pasien Rujukan

Info Penanganan Pasien Rujukan

Detail Kunjungan Pasien

Diagnosa

Detail Riwayat Kunjungan Pasien

Surat Pengantar Rujukan Pasien

Detail Pasien yang Dirujuk

Permintaan Detail Pasien yang Dirujuk

Permintaan Laporan Penanganan Pasien Rujukan

Gambar 3.4 Data Flow Diagram Level Nol

76

3.4.3. Data Flow Diagram Level Satu

3.4.3.1. DFD Level Satu Proses Pendaftaran Pasien

Gambar 3.5 DFD Level Satu Proses Pendaftaran Pasien

77

3.4.3.2. DFD Level Satu Proses Pendaftaran Rawat Jalan

Gambar 3.6 DFD Level Satu Proses Pendaftaran Rawat Jalan

78

3.4.3.3. DFD Level Satu Proses Penanganan Rawat Jalan

Pasien

Pencatatan Riwayat

Kunjungan Pasien

3.3

Kunjungan Pasien

Pemeriksaan Pasien

3.2

DokterRiwayat

Kunjungan Puskesmas

Identifikasi gejala3.1

Keluhan

Gejala

Gejala dan Hasil Pemerikasaan

Detail Kunjungan Pasien

Detail Riwayat Kunjungan Pasien

Diagnosa

Gambar 3.7 DFD Level Satu Proses Penanganan Rawat Jalan

79

3.4.3.4. DFD Level Satu Proses Perujukan

Gambar 3.8 DFDLevel Satu Proses Perujukan

80

3.4.3.5. DFD Level Satu Proses Pencatatan Pasien Rujukan

Detail Pasien Rujukan

Pendataan Pasien Rujukan

RSUD5.1

Pasien Rujukan

Riwayat Penanganan Pasien

Rujukan

Pencatatan Riwayat

Penanganan Pasien Rujukan

5.2

Detail Pasien Rujukan dan Riwayat Penanganan

Rujukan RSUD

Detail Riwayat Penanganan Pasien Rujukan

Gambar 3.9 DFDLevel Satu Proses Pencatatan Pasien Rujukan

81

3.5. Permasalahan yang Dihadapi

Permasalahan yang dihadapi oleh sistem yang sedang berjalan yaitu:

1. Sistem manual yang saat ini berjalan pada puskesmas menyebabkan pencarian

dan pengelolaan data membutuhkan waktu yang lama.

2. Penyimpanan data dalam bentuk kumpulan dokumen memiliki resiko yang lebih

besar terhadap kemungkinan terjadi kehilangan data yang disebabkan beberapa

faktor seperti kelalaian manusia atau kondisi fisik dokumen yang cenderung

mudah rusak. Selain itu,data riwayat kunjungan pasien yang sudah lama tidak

berkunjung akan sulit dicari dan ditelusuri kembali jika riwayat kunjungan

disimpan dalam bentuk dokumen.

3. Sistem yang belum terintegrasi menyebabkan tingginya redundansi data. Data

mengenai pasien tersebar di beberapa unit pelayanan sehingga memungkinkan

pendaftaran pasien yang sama secara berulang-ulang.

4. Pembuatan laporan yang sulit dan lama dikarenakan data-data masih disimpan

dalam bentuk dokumen sehingga pembuatan laporan memerlukan analisa

dokumen satu per satu.

82

3.6. Solusi yang Diusulkan

Untuk mengatasi permasalahan yang ada, diusulkan untuk membangun

sebuah sistem basis-data terintegrasi yang dapat memenuhi kebutuhan sebagai

berikut:

1. Mampu menyediakan informasi riwayat kunjungan pasien secara rinci, seperti:

• Data pribadi pasien

• Riwayat anamnese (keluhan dan gejala) pasien

• Pencatatan diagnosa dokter

• Riwayat tindakan yang diberikan oleh dokter

• Riwayat kunjungan

2. Mampu menyediakan informasi kunjungan puskesmas

3. Mampu menyediakan pencatatan data pasien baru

4. Mampu menyediakan informasi pendaftaran pasien rawat jalan

5. Mampu menyediakan informasi pasien yang dirujuk ke RSUD berdasarkan

penyakit tertentu

6. Mampu menyediakan informasi pasien yang dirujuk ke RSUD berdasarkan unit

pelayanan bersangkutan

7. Mampu menyediakan laporan pencatatan pasien rujukan secara periodik.