Pengantar Inventarisasi

Salah satu sumber penyebab terjadinya pemborosan dalam suatu organisasi adalah tidak dilaksanakannya inventarisasi barang/perbekalan secara teliti, tertib, dan benar, yang akan terjadi

dimana keberadaan dan penggunaan perbekalan yang telah diadakan maupun telah dialurkan

kepada unit-unit kerja tidak dapat dikontrol secara optimal sehingga tidak terjaminnya keamanan dan

keselamatan perbekalan.hal ini juga bisa berdampak negatif dimana proses kerja yang tidak efektif dan efisien pada setiap unit kerja

dalam organisasi secara keseluruhan

PENGERTIAN INVENTARISASI

Serangkaian kegiatan untuk memperoleh data atas seluruh perbekalan yang dimiliki/dikuasai/diurus oleh organisasi, baik yang diperoleh dari usaha pembuatan sendiri, pembelian, pertukaran, hadiah, maupun hibah, baik berkaiatan dengan jenis dan spesifikasinya, jumlah, sumber, waktu, harga, tempat dan kondisi serta perubahan-perubahan yang terjadi guna mendukung proses pengendalian dan pengawasan perbekalan, serta mendukung efektifitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi

MANFAAT INVENTARISASI:

MEMBERIKAN INFORMASI/KETERANGAN BAGI YANG MEMBACANYA

MENJAMIN KEAMANAN PERBEKALAN MEMBERIKAN MASUKAN UNTUK

PENGAMBILAN KEPUTUSAN DALAM MANAJEMEN PERBEKALAN

SEBAGAI ALAT PERTANGGUNGJAWABAN

KLASIFIKASI, NOMOR KODE BARANG, DAN NOMOR INVENTARIS BARANG

CONTOH:

LEMARI ARSIP ( 01.03.01/SEK/PK/08 )

01 NOMOR JENIS BARANG

03 NOMOR KELOMPOK BARANG

01 NOMOR URUT BARANG

SEK UNIT KERJA TEMPAT BARANG

PK KODE INSTITUSI

08 TAHUN INVENTARISASI

TEKHNIK INVENTARISASI BARANG DENGAN KARTU BARANG

Cara pencatatan barang (perbekalan) dengan menggunakan lembaran atau formulir yang bersisi informasi suatu barang dan secara fisik dibuat dari kertas yang relatif tebal (kartu barang)

Kartu barang dapat dibedakan atas kartu barang habis pakai dan kartu barang tahan lama

Ketentuan Tekhnik Inventarisasi untuk Barang Habis Pakai (BHP)

Setiap satu jenis barang dibuatkan satu kartu barang Kartu barang disimpan dalam kotak/file khusus

diurutkan secara alpabetis sesuai dengan nama barang Setiap ada perubahan jumlah perbekalan harus

secepatnya dicatat Setiap kartu barang harus dapat menunjukan

persediaan saat itu Untuk unit pemakai:harus ada bukti

penerimaan/pengeluaran barang atau bon gudang Untuk unit gudang/distribusi:ada bukti

kuitansi,nota,surat pengantar barang,tanda terima,BAST barang

Setiap bukti masuk amaupun keluar harus ada nomor kode bukti

Bukti-bukti penerimaan dan pengeluaran barang harus disimpan dalam masing-masing map khusus

MODUL III

INVENTARISASI

OLEH :

JON HENDRI NURDAN