2006-2-01156-if-bab 2
DESCRIPTION
IFTRANSCRIPT
-
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1. Teori-Teori Basis Data
2.1.1 Pengertian Data
Menurut Jeffrey A Hoffer (2005, p5), bagian data berhubungan dengan
fakta yang berfokus pada objek dan peristiwa yang dapat direkam dan di
simpan di dalam media komputer. Sebagai contoh, pada basis data penjualan
pelanggan, data harus memasukkan fakta seperti nama pelanggan, alamat,
dan nomor telepon. Saat ini basis data digunakan untuk menyimpan objek
seperti dokumen, peta-peta, foto grafik, suara, bahkan potongan video.
Seperti contoh basis data pelanggan yang harus memasukkan foto pelanggan.
Tipe data ini adalah data yang tidak terstruktur atau sebagai data multimedia.
2.1.2 Pengertian Basis Data
Menurut Connolly (2002, p14), basis data didefinisikan sebagai
kumpulan relasi logikal dari data/deskripsi data yang dapat digunakan
bersama dan dibuat untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan oleh
perusahaan. Secara logika, relasi data terdiri dari entiti-entiti, atribut, dan
relasi dari informasi organisasi/perusahaan.
Menurut Turban (2003, p16), basis data merupakan kumpulan file atau
record yang terorganisir, yang menyimpan data beserta hubungan diantara
data tersebut.
-
Menurut Hoffer (2002, p4), basis data adalah kumpulan data yang
terorganisir dan secara logika berkaitan. Terorganisir maksudnya data
distrukturkan sehingga mudah untuk disimpan, dimanipulasi dan diperoleh
oleh pengguna. Berkaitan maksudnya data menggambarkan daerah asal
(domain) kepentingan tertentu bagi kelompok pengguna dan pengguna dapat
menggunakan data untuk menjawab pertanyaan seputar domain itu.
2.1.3 Pengertian File
File adalah kumpulan record yang mengandung logically related
data (Connolly, 2002, p8).
2.1.4 Pengertian Record
Tuple (record, baris, row) adalah nama untuk kumpulan atribut tersimpan
yang saling berkaitan membentuk data record yang mempunyai arti
(Connolly, 2002, p73).
2.1.5 Pengertian Field
Atribut (field, kolom) adalah unit terkecil dari data yang disimpan dalam
basis data. (Connolly, 2002, p72).
Menurut Jeffrey A Hoffer ( 2005, p241) field adalah unit terkecil dari
suatu aplikasi data yang dikenal oleh sistem perangkat lunak. Seperti bahasa
pemograman atau sistem pengaturan basis data. Sebuah field sama dengan
atribut sederhana daripada model data logikal, jadi field menampilkan setiap
komponen dari kebalikan atribut.
-
2.2 Konsep Basis Data
Menurut Mcleod (2001, p259), dua tujuan konsep basis data adalah
meminimalisasikan pengulangan data (data redundancy) dan mencapai
independensi data. Pengulangan data (data redundancy) adalah duplikasi data.
Artinya, data yang sama disimpan dalam beberapa file. Independensi data adalah
kemampuan untuk membuat perubahan dalam struktur data tanpa membuat
perubahan pada program yang memproses data. Independensi data dicapai dengan
menempatkan spesifikasi data dalam tabel dan kamus data yang terpisah secara
fisik dari program. Perubahan pada struktur data hanya dilakukan sekali, yaitu
dalam tabel.
2.3 Arsitektur Basis Data
Arsitektur ANSI-SPARC Three-Level menurut Connolly(2002,34) adalah
external level, konseptual level, dan internal level.
2.3.1 External Level
Cara pandang pengguna terhadap basis data.
Menerangkan bagaimana data yang ada direpresentasikan untuk pengguna
yang berbeda.
-
Ekternal level merupakan level pengguna individual, dimana masing-masing
pengguna hanya akan berkepentingan dengan satu bagian saja. Cara pandang
dari masing-masing pengguna bersifat abstrak bila dibandingkan dengan
bagaimana sebenarnya data tersebut disimpan. Masing-masing pandangan
pengguna tersebut disebut external view, yang berisi berbagai tipe eksternal
record. Jadi level ini berkaitan erat dengan pengguna, dimana dari tiap
pengguna hanya memerlukan sebagian dari data yang ada dalam basis data.
Cara pandang secara eksternal hanya terbatas pada entiti, atribut, dan
hubungan antar entiti yang diperlukan saja.
2.3.2 Konseptual Level
Cara pandang keseluruhan basis data (Community view of the database).
Menerangkan data apa saja yang tersimpan dan relasi antar data.
Konseptual view merupakan representasi informasi keseluruhan dari isi basis
data, dimana semua pandangan masing-masing pengguna digabungkan.
Perwujudannya abstrak, bila dibandingkan dengan bagaimana data
sesunggguhnya tersimpan secara fisik. Konseptual view berisi berbagai tipe
dari konseptual record yang didefinisikan oleh konseptual skema, ditulis
dalam data definition language (DDL). Pendefinisian skema konseptual
dimaksudkan untuk menyertakan feature-feature tambahan, seperti security
and integrity.
-
Beberapa tujuan utama dari skema konseptual diantaranya; menggambarkan
enterprise secara lengkap, bagaimana data tersebut digunakan, bagaimana
aliran data didalam enterprise, kegunaan data untuk setiap proses, proses
kontrol atau audit yang diberikan pada setiap proses.
2.3.3 Internal Level
Representasi secara fisik (Physical representation) dari basis data pada
komputer.
Menerangkan bagaimana data yang ada disimpan dalam basis data.
Internal view merupakan level terendah dalam representasi dari keseluruhan
basis data. Internal view berisikan berbagai tipe internal record yang
didefinisikan oleh skema internal. Selain itu juga menjelaskan mengenai
alokasi ruang penyimpanan data dan indeks, bagaimana perwujudan field-
field yang disimpan, deskripsi record untuk penyimpanan (dengan ukuran
penyimpanan untuk data elemen), pemampatan data, dan teknik encription
(pengamanan data). Dengan kata lain level ini berkaitan dengan
penyimpanan basis data atau penyimpanan struktur yang menerangkan
tempat penyimpanan data pada internal view, dan penyimpanan struktur pada
skema internal yang menerangkan hubungannya dengan cara pengaksesan
data yang disimpan.
-
2.4 Pengertian DBMS (Database Management System)
Menurut Date (2000, p43), DBMS merupakan piranti lunak yang menangani
seluruh akses terhadap basis data.
DBMS adalah kumpulan program yang digunakan untuk membuat dan
mengelola basis data. Menurut Petroutsos (2000, p5), DBMS menyediakan fungsi-
fungsi sebagai berikut :
1. DBMS mengizinkan aplikasi mendefinisikan struktur dari basis data dengan
pernyataan SQL. Pernyataan SQL yang mendefinisikan atau mengedit struktur
ini disebut dengan Data Definition Language (DDL).
2. DBMS mengizinkan aplikasi memanipulasi informasi yang disimpan didalam
basis data dengan pernyataan SQL. Pernyataan SQL yang memanipulasi
informasi ini disebut dengan Data Manipulation Language (DML).
3. DBMS melindungi integritas basis data dengan menerapkan beberapa aturan,
yang dimasukkan kedalam perancangan basis data tersebut.
Menurut Connoly (2002, p16), DBMS adalah sistem perangkat lunak yang
memungkinkan pengguna untuk mendefinisikan, membuat, dan memelihara basis
data dan menyediakan kontrol akses untuk basis data. DBMS menyediakan
fasilitas-fasilitas sebagai berikut :
Mengizinkan pemakai untuk mendefinisikan basis data yang biasanya disebut sebagai Data Definition Language (DDL).
Mengizinkan pemakai untuk insert, update, delete, dan retrieve data dari basis data yang biasanya disebut Data Manipulation Language (DML).
-
2.4.1 Data Definition Language (DDL)
Menurut Connolly (2002, p40), DDL adalah suatu bahasa yang
memungkinkan DBA atau pengguna untuk mendefinisikan, menerangkan
dan memberi nama entiti-entiti, atribut, dan relasi yang dibutuhkan untuk
aplikasi, termasuk batasan-batasan keamanan dan integritas-nya.
Hasil kumpulan dari statement DDL adalah satu set table yang
menyimpan file khusus secara bersama dinamakan sistem katalog. Sistem
katalog yang mengintegrasikan meta-data. Meta data adalah data yang
menggambarkan objek dalam basis data dan membuatnya lebih mudah untuk
diakses dan dimanipulasi. Meta-data berisi definisi dari record, data item,
objek lain yang menjadi minat ke para pemakai atau diperlukan oleh DBMS.
DBMS secara normal berkonsultasi kepada sistem katalog sebelum data yang
aktual diakses dalam basis data.
2.4.2 Data Manipulation Language (DML)
Menurut Connolly (2002, p41), DML adalah suatu bahasa yang
memberikan set operasi untuk mendukung operasi manipulasi data dasar
pada data yang tersimpan di dalam basis data.
Operasi manipulasi pada data meliputi :
1. Menambahkan data baru ke dalam basis data.
2. Memodifikasi data yang tersimpan dalam basis data.
3. Memperoleh kembali data yang terdapat dalam basis data.
4. Menghapus data dari basis data.
-
DML dibedakan oleh perolehan bentuk dasar pencarian mereka, kita
dapat membedakan dalam 2 jenis DML yaitu :
1. Procedural DML
Suatu bahasa yang memungkinkan pengguna untuk memberi instruksi
ke sistem mengenai data yang dibutuhkan dan cara pemanggilannya.
Artinya, pengguna harus menjelaskan operasi pengaksesan data yang
akan digunakan dengan menggunakan prosedur yang ada untuk
mendapatkan informasi yang dibutuhkan.
2. Non-procedural DML
Suatu bahasa yang memungkinkan pengguna untuk menentukan
data yang dibutuhkan dengan menyebutkan spesifikasinya tanpa men-
spesifikasikan bagaimana cara mendapatkannya.
2.5 Komponen Komponen DBMS
Menurut Connolly (2002, pp18 - 20), Database Management System ( DBMS )
memiliki lima komponen penting yaitu:
1. Data
Data pada sebuah sistem basis data baik itu single-user sistem maupun
multi-user sistem harus terintegrasi dan dapat digunakan bersama (Integrated
and Shared)
-
2. Perangkat Keras
Perangkat keras yang digunakan terdiri dari :
- Penyimpanan secondary (manegtic disk), I/O device ex : disk drives),
device Controller, I/O Channels, dan lainnya.
- Hardware processor dan main memory, digunakan untuk mendukung
saat eksekusi sistem software basis data.
3. Perangkat Lunak
DBMS, operating system, network software (jika diperlukan) dan
program aplikasi pendukung lainnya.
4. Prosedur
Prosedur berhubungan dengan instruksi dan peraturan yang mengatur
perancangan dan kegunaan dari basis data. Pengguna sistem tersebut dan
karyawan yang mengelola basis data memerlukan dokumentasi prosedur dan
bagaimana sistem itu dijalankan. Prosedur tersebut meliputi :
a. masuk ke dalam DBMS
b. Menggunakan fasilitas DBMS atau aplikasi program
c. Memulai dan menghentikan DBMS
d. Membuat backup dan recovery basis data
e. Menangani kesalahan perangkat keras dan perangkat lunak
-
5. Pengguna
Pengguna terdiri dari :
- Aplication Manager, bertanggungjawab untuk membuat aplikasi basis
data dengan menggunakan bahasa pemrograman yang ada, seperti : C++,
Java, dan lainnya.
- End Users, siapapun yang berinteraksi dengan sistem secara online
melalui workstation/terminal.
- DA (Data Administrator), seseorang yang berwenang untuk membuat
keputusan stategis dan kebijakan mengenai data yang ada, DBA
(Database Administrator), menyediakan dukungan teknis untuk
implementasi keputusan tersebut, dan bertanggungjawab atas keseluruhan
kontrol sistem pada level teknis.
2.6 Pengertian Entiti
Menurut Connolly (2002, p15), entiti adalah objek berbeda (orang, tempat,
benda, konsep, atau kejadian) dalam organisasi untuk direpresentasikan di dalam
basis data.
2.7 Pengertian Relasi
Pengertian tipe relasi menurut Connolly (2002, p334) adalah sekumpulan
hubungan antara satu atau lebih tipe-tipe entiti.
-
Derajat dari relasi adalah jumlah dari partisipasi (participating) tipe entiti dalam
sebuah tipe relasi tertentu. Entiti yang berkaitan dalam sebuah tipe relasi dikenal
sebagai participant dalam relasi dan jumlah participant dalam relasi disebut sebagai
derajat (degree) dari relasi. Oleh karena itu, derajat dari sebuah relasi menunjukkan
jumlah dari entiti yang terkait dalam relasi. Sebuah relasi berderajat dua disebut
binary, relasi berderajat tiga disebut sebagai ternary, dan relasi berderajat empat
disebut sebagai quartenar.
Sifat-sifat Relasi :
Nama relasi berbeda satu sama lain dalam skema relasional Setiap sel (baris,kolom) dari relasi berisi satu nilai atomik Setiap atribut memiliki nama yang berbeda Nilai suatu atribut berasal dari domain yang sama Setiap tuple berbeda, dan tidak ada dupikasi tuple.
Relational Keys :
Superkey Superkey didefinisikan sebagai sebuah atribut atau himpunan atribut
yang mengidentifikasi secara unik tuple-tuple yang ada dalam relasi.
Candidate Key Candidate Key didefinisikan sebagai jumlah minimal dari atribut-
atribut yang nilainya dapat secara unik mengidentifikasikan suatu entiti
(Connolly, 2002, p340).
-
Primary Key Primary Key didefinisikan sebagai candidate key yang dipilih untuk
identifikasi tuple secara unik dalam suatu relasi. (Connolly, 2002, p341)
Alternate Keys Alternate Key didefinisikan sebagai candidate key yang tidak terpilih
sebagai primary key
Composite Key Composite Key didefinisikan sebagai candidate key yang terdiri atas
dua atau lebih atribut (Connolly, 2002, p341)
Foreign Key Foreign Key didefinisikan sebagai atribut atau himpunan atribut
dalam relasi yang dibandingkan dengan candidate key pada beberapa relasi.
Relational Integrity :
1. Null
- Representasi nilai atribut yang tidak diketahui atau tidak digunakan
dalam tuple
- Berkaitan dengan ketidaklengkapan/pengecualian data
- Representasi tidak adanya suatu nilai dan tidak sama dengan Nol atau
Spasi
2. Integritas Entiti
-
Pada relasi dasar, tidak ada atribut ataupun primary key yang
bernilai NULL
3. Integritas Referensi
Jika terdapat foreign key dalam suatu relasi, maka nilai foreign
key tersebut akan dibandingkan (match) dengan nilai candidate key dari
beberapa tuple pada relasi itu sendiri atau nilai foreign key harus NULL
seluruhnya.
4. Enterprise Constraints
Aturan tambahan yang dispesifikasikan oleh user atau DBA.
Terdapat tiga jenis relasi biner:
Relasi biner 1 : 1 Relasi ini terjadi jika suatu instance entiti tunggal berelasi dengan
instance entiti tunggal lainnya (Kroenke, 2002, p53).
Relasi biner 1 : * Relasi ini terjadi jika suatu instance entiti tunggal berelasi dengan
lebih dari satu instance entiti lainnya (Kroenke, 2002, p53)
Relasi biner * : * Relasi ini terjadi jika banyak instance entiti berelasi dengan
banyak instance entiti lainnya (Kroenke, 2002, p54)
2.8 Pengertian Atribut
-
Atribut merupakan properti dari suatu entiti maupun relasi (Connolly, 2002,
p338). Atribut bisa bernilai tunggal (single-valued) ataupun bernilai jamak (multi-
valued).
Tipe tipe atribut :
Attribute Domain
Set nilai yang dibolehkan dari satu atau banyak atribut.
Simple Attribute
- Atribut yang mempunyai komposisi komponen tunggal dengan keadaan
independent.
Composite Attribute
Atribut yang mempunyai komponen multi yang keadaannya satu dengan
yang lain dalam kondisi independent.
Single-valued Attribute
Atribut yang mempunyai nilai tunggal untuk setiap occurrence pada suatu
tipe entiti
Multi-valued Attribute
Atribut yang mempunyai nilai jamak untuk suatu occurrence pada suatu tipe
entiti
Derived Attribute
Merupakan satu atau lebih atribut yang berhubungan satu sama lain, nilai dari
satu atribut ditentukan oleh nilai atribut lain atau nilai beberapa atribut
berasal dari hubungan entiti.
-
2.9 Permodelan Relasi Entiti
Pemodelan ER merupakan pemodelan data tingkat tinggi yang termasuk dalam
pendekatan top down dalam perancangan basis data. Pemodelan ini didasarkan pada
persepsi dunia nyata yang terdiri atas sekumpulan objek-objek dasar yang disebut
dengan entiti, serta relasi diantara objek-objek tersebut (Silberschatz, 2002, p25).
Adapun notasi diagramatik yang dipilih untuk pemodelan ER dalam penulisan
skripsi ini adalah menggunakan bahasa pemodelan berorientasi objek yang dikenal
sebagai Unified Modeling Language (UML).
2.10 Daur Hidup Aplikasi Basis Data
Tahapan daur hidup aplikasi basis data yang tampak pada Gambar 2.1.
berikut ini tidak mutlak dilaksanakan secara terurut, melainkan melalui
sejumlah pengulangan dari tahapan terdahulu agar didapatkan hasil semaksimal
mungkin.
-
Gambar 2.1Tahapan dalam daur hidup aplikasi basis data (Database Systems:
A Practical Approach to Design, Implementation, and Management, 2002, p272)
Penjelasan dari tahapan-tahapan pada Gambar 2.1 adalah sebagai berikut:
2.10.1 Perencanaan Basis Data
Merupakan aktivitas merencanakan bagaimana tahapan dari daur
hidup aplikasi basis data dapat direalisasikan secara lebih efisien dan
efektif. Langkah penting yang dilakukan pada tahap ini adalah
mendefinisikan tujuan dari pengerjaan proyek basis data, serta
mengidentifikasi manfaat apa yang bisa didapat sebagai hasilnya.
Aktivitas perencanaan basis data juga menentukan bagaimana data akan
dikumpulkan, dokumen-dokumen apa saja yang dibutuhkan, serta
bagaimana perancangan dan implementasi akan dilakukan (Connolly,
2002, p273-274).
2.10.2 Definisi Sistem
Menentukan jangkauan beserta batasan dari aplikasi basis data,
penggunanya, dan area aplikasinya. Sebelum dilakukan perancangan
basis data, amatlah penting untuk mengidentifikasikan batasan dari sistem
yang sedang ditelusuri serta bagaimana sistem tersebut berinteraksi
dengan bagian lain dalam sistem informasi organisasi (Connolly, 2002,
p274).
-
2.10.3 Kebutuhan Pengumpulan dan Analisis
Merupakan proses mengumpulkan dan menganalisis informasi
mengenai bagian dari organisasi yang akan didukung oleh aplikasi basis
data, serta menggunakan informasi ini guna mengidentifikasi kebutuhan
dari pengguna pada sistem yang baru. Ada banyak teknik yang dapat
digunakan guna mengumpulkan informasi ini, yang dikenal dengan
istilah teknik fact finding (Connolly, 2002, p276).
Secara umum, terdapat lima macam teknik fact finding yang sering
digunakan, meliputi pemeriksaan dokumen-dokumen, wawancara,
observasi pada organisasi, riset, dan menyebarkan kuisioner (Connolly,
2002, p305).
2.10.4 Perancangan Basis Data
Metodologi perancangan merupakan suatu pendekatan terstruktur
yang mempergunakan prosedur, teknik, alat, serta perangkat dokumentasi
guna mendukung dan memfasilitasi proses perancangan. Metodologi
perancangan mencakup beberapa tahapan yang masing-masing terdiri
atas sejumlah langkah, yang berguna dalam memberikan panduan kepada
perancang mengenai teknik yang sesuai pada setiap tahapan dalam
proyek (Connolly, 2002, p418-419).
Metode perancangan basis data merupakan proses membangun
suatu rancangan basis data yang akan mendukung aktivitas organisasi.
Terdapat dua pendekatan utama yang digunakan dalam merancang basis
-
data, yakni pendekatan secara bottom up dan pendekatan secara top
down.
Pendekatan secara bottom up dilakukan melalui analisis terhadap
atribut (properti dari entiti dan relasi) beserta asosiasinya. Proses
normalisasi merupakan representasi pendekatan secara bottom up ini.
Normalisasi mencakup pengidentifikasian atribut-atribut yang diperlukan
beserta agregasi berikutnya menjadi relasi yang telah dinormalkan
dengan berdasarkan pada ketergantungan fungsional diantara atribut-
atribut.
Pendekatan secara top down dilakukan dengan terlebih membangun
model data tingkat tinggi guna kemudian membangun model data yang
lebih sederhana. Pendekatan ini diilustrasikan melalui konsep model
Entity-Relasi (ER).
Adapun pendekatan yang digunakan dalam penulisan skripsi ini
adalah pendekatan top down.
Perancangan basis data terbagi kedalam tiga tahapan utama, yakni
perancangan basis data secara konseptual, logikal, dan fisikal (Connolly,
2002, p419).
2.10.4.1 Perancangan Basis Data Konseptual
Perancangan basis data konseptual adalah proses
membangun model informasi yang digunakan dalam perusahaan,
terlepas dari segala pertimbangan fisik (Connolly, 2002, p419).
-
Langkah-langkah perancangan basis data konseptual
adalah sebagai berikut:
Membangun model data konseptual lokal untuk setiap view
dengan cara :
1) Identifikasi tipe entiti : mengidentifikasi entiti-entiti untuk
model yang akan dibangun.
2) Identifikasi tipe relasi : mengidentifikasi relasi yang terjadi
antar entiti.
3) Identifikasi dan asosiasikan atribut dengan tipe entiti dan
relasi : mengidentifikasi atribut-atribut yang dimiliki oleh
entiti maupun relasi
4) Tentukan domain atribut: menentukan batasan nilai yang
valid bagi atribut-atribut.
5) Tentukan atribut-atribut candidate key dan primary key :
mengidentifikasi candidate key untuk setiap entiti, dan
kemudian menentukan primary key.
6) Pertimbangkan penggunaan enhanced modeling concepts
(langkah ini bersifat opsional) : mempertimbangkan
penggunaan konsep-konsep seperti
specialization/generalization, aggregation, ataupun
composition.
7) Periksa model terhadap redudansi : mengecek apakah
terdapat redundansi pada model.
-
8) Validasi model konseptual lokal terhadap transaksi
pengguna: memastikan bahwa model konseptual lokal
mendukung transaksi yang dibutuhkan.
9) Tinjau kembali model data konseptual lokal bersama
dengan pengguna: meninjau model yang telah dibangun
guna memastikan bahwa model tersebut merupakan
representasi yang sesuai.
2.10.4.2.Perancangan Basis Data Logikal
Perancangan basis data logikal adalah proses membangun
model informasi yang digunakan dalam perusahaan dengan
berdasarkan pada suatu model data spesifik, tetapi masih terlepas
dari DBMS tertentu beserta pertimbangan fisik lainnya
(Connolly, 2002, p419).
Langkah-langkah perancangan basis data logikal adalah
sebagai berikut:
1) Bangun dan validasi model data logikal lokal untuk setiap
view dengan cara
1.1) Hilangkan fitur-fitur yang tidak kompatibel dengan
model relasional (langkah ini bersifat opsional):
melakukan perbaikan terhadap model data konseptual
lokal dengan menghilangkan fitur-fitur yang tidak
kompatibel. Menghaluskan model logikal data
-
konseptual dengan menghilangkan features yang tidak
kompatibel terhadap model relasional. Meliputi :
a)Hilangkan tipe relasi binary *:*;
b)Hilangkan tipe relasi recursive *:*;
c)Hilangkan tipe relasi kompleks;
d)Hilangkan tipe attribute multi-valued.
1.2) Dapatkan relasi untuk model data logikal local :
membangun relasi untuk model data logikal lokal untuk
merepresentasikan entiti, relasi, dan atribut yang telah
diidentifikasi. Meliputi :
a) Buat relasi untuk semua entity strong yang terdapat
pada model data.
b) Buat relasi untuk semua entity weak yang terdapat
pada model data.
c) Tipe Relasi Biner One to Many (1:*)
d) Tipe Relasi Biner One to One ( 1:1)
e) Tipe Relasi Recursive One to One
f) Tipe Relasi Superclass/Subclass (Model Enhanced)
g) Tipe Relasi Biner Many-to-many (*:*)h) Tipe relasi
kompleks
i) Attribute multi-valued
1.3) Validasi relasi dengan menggunakan normalisasi :
Normalisasi merupakan proses mendekomposisi relasi
yang mengandung anomali guna menghasilkan relasi
-
yang lebih sederhana dan terstruktur dengan baik
(Hoffer, 2002, p189).
1.4) Validasi relasi terhadap transaksi pengguna: memastikan
bahwa relasi pada model data logikal lokal dapat
mendukung transaksi yang dibutuhkan.
1.5) Definisikan integrity constraints: mendefinisikan
batasan-batasan yang meliputi required data, attribute
domain constraints, entity integrity, referential integrity,
serta enterprise constraints.
1.6) Tinjau kembali model data logikal lokal bersama dengan
pengguna: meninjau model yang telah dibangun guna
memastikan bahwa model tersebut merupakan
representasi yang sesuai.
2) Bangun dan validasi model data logikal global
2.1) Gabungkan model data logikal lokal ke dalam model
global: mendapatkan suatu model data logikal global dari
organisasi.
2.2) Validasi model data logikal global: memvalidasi relasi
dengan teknik normalisasi dan memastikan relasi tersebut
mendukung transaksi yang dibutuhkan.
2.3) Periksa untuk perkembangan di masa yang akan datang:
memperkirakan apakah di masa yang akan datang akan
ada perubahan berarti serta menentukan apakah model
-
yang telah dibangun dapat mengakomodasi perubahan
tersebut.
2.4) Tinjau kembali model data logikal global bersama
dengan pengguna: meninjau model yang telah dibangun
guna memastikan bahwa model tersebut merupakan
representasi yang sesuai.
Macam Macam Ketergantungan
(Connolly, 2002, pp379-394) :
Functional dependency (Ketergantungan fungsional) Mengindikasikan kondisi dimana jika A dan B adalah
atribut pada suatu relasi, nilai B dianggap tergantung
fungsional terhadap atribut A jika dan hanya jika setiap nilai
atribut A hanya mempunyai satu nilai atribut B. Relasi ini
ditulis dengan notasi AB.
Full functional dependency (Ketergantungan fungsional penuh)
Mengindikasikan kondisi dimana jika A dan B adalah
atribut pada suatu relasi, B dianggap tergantung fungsional
penuh terhadap A jika B tergantung fungsional terhadap A,
dan bukan terhadap sebagian anggota dari himpunan bagian
A.
Transitive dependency (Ketergantungan transitif)
-
Suatu kondisi dimana A, B, dan C merupakan atribut dari
suatu relasi sedemikian sehingga A B dan B C, maka C
tergantung transitif terhadap A melalui B (dengan syarat A
tidak tergantung fungsional terhadap B atau C).
Proses Normalisasi (Connolly, 2002, pp386-394)
Normal Form (Bentuk Normal) Keadaan suatu relasi yang merupakan hasil dari
penerapan aturan-aturan functional dependencies
(ketergantungan fungsional) atau hubungan antar atribut pada
relasi tersebut.
Unnormalized form (UNF) Pada bentuk tidak normal (unnormalized formUNF),
tabel masih mengandung satu atau lebih kelompok
pengulangan (repeating groups). Tabel UNF ini dibuat dengan
mentransformasi data dari sumber informasi ke dalam table
berbentuk baris dan kolom.
First normal form (1NF) Pada bentuk normal pertama (first normal form 1NF),
suatu relasi dimana pada setiap sel (perpotongan dari baris dan
-
kolom) memuat satu dan hanya satu nilai, setiap sel
mengandung nilai atomic (atau single value).
Second normal form (2NF) Pada bentuk normal kedua (second normal form 2NF),
suatu relasi telah melalui bentuk normal pertama dan setiap
atribut bukan primary key (PK) tergantung fungsional penuh
terhadap PK.
Third normal form (3NF) Pada bentuk normal ketiga (third normal form 3NF),
suatu relasi telah melalui bentuk normal pertama dan kedua,
serta tidak ada atribut bukan PK tergantung transitif terhadap
atribut bukan PK yang lain.
2.10.4.3 Perancangan Basis Data Fisikal
Perancangan basis data fisikal adalah proses menghasilkan
deskripsi dari implementasi basis data pada perangkat
penyimpanan sekunder, dengan menggambarkan basis relasi,
organisasi file, dan indeks yang digunakan untuk memperoleh
akses yang efisien terhadap data, beserta segala integrity
constraints yang terkait dan pertimbangan keamanan (Connolly,
2002, p419).
-
Langkah-langkah perancangan basis data fisikal adalah
sebagai berikut:
1) Terjemahkan model data logikal global terhadap DBMS
yang telah ditentukan
1.1) Rancang relasi dasar: menentukan bagaimana relasi
dasar akan direpresentasikan pada DBMS target.
1.2) Rancang representasi dari data yang telah didapat:
menentukan bagaimana merepresentasikan data
yang terdapat pada model data logikal global ke
dalam DBMS target.
1.3) Rancang enterprise constraints: merancang
enterprise constraint terhadap DBMS target.
2) Rancang representasi fisik
2.1) Analisa transaksi: guna memahami fungsionalitas
dari transaksi yang akan berjalan didalam basis data
serta menganalisa transaksi yang penting.
2.2) Pilih organisasi file: menentukan organisasi file
yang efisien untuk setiap basis relasi.
2.3) Pilih indeks: menentukan apakah penggunaan
indeks akan dapat meningkatkan performansi dari
sistem.
Perkirakan kebutuhan disk space: memperkirakan
kapasitas disk space yang akan dibutuhkan oleh
basis data.
-
3) Rancang user views: merancang user views yang telah
identifikasikan pada tahap pengumpulan kebutuhan dan
analisis pada daur hidup aplikasi basis data.
4) Rancang mekanisme keamanan: merancang mekanisme
keamanan pada basis data.
5) Pertimbangkan penggunaan dari redundansi terkontrol:
menentukan apakah penggunaan redundansi secara
terkontrol akan dapat meningkatkan performansi sistem.
6) Lakukan pengawasan dan pemeliharaan terhadap sistem
operasi: Mengawasi sistem operasional dan
meningkatkan performansi sistem guna memperbaiki
rancangan-rancangan yang kurang sesuai atau sebagai
refleksi adanya perubahan kebutuhan.
2.10.5 DBMS selection (optional)
Melakukan pemilihan DBMS yang sesuai guna mendukung
aplikasi basis data (Connolly, 2002, p284). Pemilihan dapat dilakukan
dengan mengikuti beberapa langkah berikut ini:
Definisikan persyaratan atas referensi pemilihan DBMS Buat daftar beberapa produk yang dapat dijadikan pilihan Evaluasi fitur dari masing-masing produk Buat rekomendasi pemilihan beserta laporannya
-
Pemilihan DBMS juga bisa dilakukan dengan berdasar pada
Analisis Kelayakan (Feasibility Analysis). Analisis kelayakan ini terbagi
atas empat hal, yaitu:
Kelayakan Operasional (Operational Feasibility)
Kelayakan Operasional merupakan ukuran sejauh mana
solusi dapat berguna bagi perusahaan dan juga mengukur
bagaimana penerimaan orang-orang terhadap solusi itu.
Kelayakan Operasional berorientasi pada orang.
Kelayakan Teknis (Technical Feasibility)
Kelayakan teknis mengukur seberapa praktis solusi
teknis dan ketersediaan sumber daya teknis serta keahlian yang
dibutuhkan serta berorientasi pada komputer
Kelayakan Jadwal (Schedule Feasibility)
Kelayakan jadwal merupakan ukuran yang menyatakan
seberapa masuk akal tenggat waktu proyek dan menentukan
apakah waktu yang dialokasikan untuk sebuah proyek akurat
Kelayakan Ekonomis (Economic Feasibility)
Mengukur efektivitas biaya dari suatu proyek atau
solusi. Kelayakan ekonomis berhubungan dengan biaya dan
manfaat yang diperoleh dari sistem informasi. Garis dasar
kebanyakan proyek adalah kelayakan ekonomis.
2.10.6 Application design
-
Merancang tampilan untuk pengguna beserta program aplikasi
yang akan mengakses dan memproses basis data. Tampilan merupakan
salah satu komponen penting, karena akan menentukan keberhasilan
penyampaian informasi kepada penggunanya (Connolly, 2002, p287-
288).
2.10.7 Prototyping (optional)
Membangun suatu model kerja dari aplikasi basis data. Model
kerja ini tidak selalu harus memiliki seluruh fitur-fitur yang dibutuhkan
atau menyediakan fungsi menyeluruh dari hasil akhir sistem. Tujuan
utama dari tahapan ini adalah untuk memberikan kesempatan kepada
pengguna untuk mencoba prototype guna mengidentifikasi fitur-fitur
yang telah berkerja dengan baik, ataupun masih memiliki kekurangan,
agar dapat dilakukan perbaikan terhadap aplikasi basis data (Connolly,
2002, p291).
2.10.8 Implementation
Membangun realisasi secara fisik dari basis data dan rancangan
aplikasinya. Implementasi dari basis data dilakukan dengan membangun
struktur dan file dari basis data, yang juga berkaitan dengan penggunaan
DBMS tertentu. Sementara program aplikasinya diimplementasikan
dengan menggunakan bahasa pemograman yang telah ditentukan
(Connolly, 2002, p292).
-
2.10.9 Data conversion and loading
Pemindahan data ke dalam basis data yang baru dan melakukan
konversi terhadap aplikasi yang ada untuk digunakan pada basis data
yang baru tersebut (Connolly, 2002, p292).
2.10.10 Testing
Proses pengeksekusian program aplikasi dengan tujuan
menemukan error (kesalahan). Aplikasi basis data diuji dan divalidasi
terhadap kebutuhan yang telah dispesifikasikan oleh pengguna
(Connolly, 2002, p293).
2.10.11 Operational maintenance
Aplikasi basis data diimplementasikan secara menyeluruh. Sistem
diawasi dan dipelihara secara berkesinambungan. Dan jika dibutuhkan,
kebutuhan-kebutuhan baru akan ditambahkan ke dalam aplikasi basis
data dengan melalui tahap-tahap terdahulu dari daur hidup (Connolly,
2002, p273).
2.11 Keamanan Data
Database Security menurut Connoly ( 2005 , p542 ) adalah mekanisme yang
melindungi database dari ancaman yang disengaja ataupun tidak disengaja.
Keamanan bukan saja pada data yang terdapat pada basis data. Pelanggaran
-
keamanan dapat menyebabkan efek untuk beberapa bagian sistem, dimana dapat
menyebabkan efek basis data. Secara konsekuen keamanan basis data
melindungi perangkat keras, perangkat lunak, pengguna, dan data. Keamanan
Basis data dapat meliputi perlindungan terhadap pencurian, kehilangan data yang
bersifat rahasia, kehilangan data yang bersifat pribadi, kehilangan integritas data.
Untuk pencurian data tidak hanya mengakibatkan efek untuk lingkungan basis
data tetapi juga berakibat terhadap organisasi dalam perusahaan. Pencurian
terhadap data dapat menyebabkan kehilangan data data yang bersifat pribadi
dan rahasia.
Kehilangan integritas data dapat menyebabkan tidak validnya sebuah data dan
menyebabkan data rusak. Ini akan menyebabkan kerusakan serius pada
operasional perusahaan.
Beberapa cara untuk menambahkan keamanan pada data data perusahaan
antara lain :
1. Backup and Recovery
Backup menurut Connoly ( 2005 , p550 ) adalah sebuah proses secara
berkala yang mengambil salinan daripada basis data dan log file ke media
penyimpanan yang offline.
Backup terdiri dari Full Backup dan Differential Backup dimana Full
Backup berarti suatu proses yang mengambil salinan daripada basis data
secara keseluruhan ke media penyimpanan yang offline. Biasanya full
backup dilakukan dalam skala waktu yang lama seperti skala bulan, skala
tahun, skala lustrum. Sedangkan Differential Backup berarti suatu proses
-
yang mengambil salinan yang hanya jika berbeda dengan salinan basis data
sebelumnya, kemudian disimpan ke media penyimpanan. Biasanya
differential backup dilakukan dalam skala waktu yang pendek seperti jam,
hari, dan minggu.
Recovery menurut Connoly ( 2005 , p550 ) adalah sebuah proses untuk
mempertahankan dan memelihara dengan mengembalikan salinan daripada
backup yang telah dilakukan pada database untuk menghindari
ketidakefektifan apabila terjadi kerusakan ataupun kesalahan.
2. Encryption
Encryption menurut Connoly ( 2005 , p551 ) adalah sebuah pengkodean
daripada data dengan algortima khusus yang mengacak data supaya tidak
dapat terbaca oleh program lain tanpa adanya kunci untuk dekripsi data
tersebut.
3. Setting Password
Setting Password menurut Connoly ( 2005 , p555 ) merupakan cara
keamanan yang termudah untuk membuka sebuah basis data. Sekali
password dikirimkan ( dari menu keamanan ) maka halaman permintaan
password akan muncul dan meminta password. Hanya orang orang yang
memiliki password tersebut yang dapat membuka basis data tersebut.
4. View
-
View digunakan untuk menyembunyikan data data yang penting dari
beberapa user yang tidak diijinkan untuk melihat data tersebut.
2.12 Persediaan
Menurut Handoko (1993, p333), istilah persediaan adalah suatu istilah
umum yang menunjukkan segala sesuatu atau sumber daya-sumber daya
organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan.
Menurut Hendriksen (1997, p2), istilah persediaan meliputi barang barang
dagangan yang dimaksudkan untuk dijual dalam kondisi usaha normal dan bahan
baku serta bahan pembantu yang dipergunakan dalam proses produksi untuk
dijual.
Berdasarkan jenisnya, persediaan menurut Horngren (2002, p759)
dibedakan atas:
Persediaan bahan mentah
Persediaan bahan-bahan mentah yang digunakan dalam proses manufaktur.
Persediaan barang dalam proses
Persediaan barang-barang yang telah melalui beberapa tahap pada proses
manufaktur, tapi masih perlu untuk diolah lagi.
Persediaan barang jadi
Persediaan barang-barang yang telah selesai diproses dan siap untuk dijual.
Fungsi fungsi persediaan menurut Handoko (1993, p375) terdiri atas:
Fungsi Decoupling
-
Fungsi penting persediaan adalah memungkinkan operasi-operasi perusahaan
internal dan eksternal mempunyai kebebasan. Persediaan decouples ini
memungkinkan perusahaan dapat memenuhi permintaan pelanggan tanpa
tergantung pada supplier.
Fungsi Economic Lot Sizing
Melalui penyimpanan persediaan, perusahaan dapat memproduksi dan
membeli sumber daya-sumber daya dalam kuantitas yang dapat mengurangi
biaya-biaya per unit.
-
Fungsi Antisipasi
Keberadaan kuantitas persediaan ektra terkadang diperlukan ketika
perusahaan menghadapi situasi seperti fluktuasi permintaan berdasar
pengalaman-pengalaman masa lalu atau terjadinya ketidakpastian jangka
waktu pengiriman dan permintaan akan barang-barang. Untuk itu, persediaan
antisipasi ini penting agar kelancaran proses produksi tidak terganggu.
Menurut Assauri (1998, p169), persediaan adalah suatu aktiva yang meliputi
barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu
periode usaha yang normal, atau persediaan barang-barang yang masih dalam
pengerjaan/proses produksi ataupun persediaan bahan baku yang menunggu
penggunaannya dalam suatu proses produksi.
2.12.1 Jenis-jenis Persediaan
Menurut Mulyadi (2001, p553); Dalam perusahaan manufaktur, persediaan
terdiri dari persediaan produk jadi, persediaan produk dalam proses, persediaan
bahan baku, persediaan bahan penolong, persediaan bahan habis pakai pabrik,
dan persediaan suku cadang.
Transaksi yang mengubah persediaan produk jadi, persediaan bahan baku,
persediaan bahan penolong, persediaan bahan habis pakai pabrik, dan persediaan
suku cadang, bersangkutan dengan transaksi intern perusahaan dan transaksi
yang menyangkut pihak luar perusahaan (penjualan dan pembelian), sedangkan
transaksi yang mengubah persediaan produk dalam proses seluruhnya berupa
transaksi intern perusahaan.
-
Menurut Assauri (1998, p179), persediaan dapat dibedakan atau
dikelompokkan menurut jenis dan posisi barang tersebut di dalam urutan
pengerjaan produk yaitu :
1. Persediaan Bahan Baku (Raw Materials Stock)
Persediaan dari barang-barang berwujud yang digunakan dalam
proses produksi, dimana dapat diperoleh dari sumber-sumber alam
ataupun dibeli dari supplier atau perusahaan yang menghasilkan
bahan baku bagi perusahaan pabrik yang menggunakannya.
2. Persediaan bagian produk atau parts yang dibeli (Purchased Parts /
Komponen Stock)
Persediaan barang-barang yang terdiri dari parts yang diterima dari
perusahaan lain, yang dapat secara langsung di-assembling dengan
parts lain, tanpa melalui proses produksi sebelumnya. Jadi bentuk
barang yang merupakan parts ini tidak mengalami perubahan dalam
operasi.
3. Persediaan bahan-bahan pembantu atau barang-barang perlengkapan
(Supplies Stock)
Persediaan barang-barang atau bahan-bahan yang diperlukan dalam
proses produksi untuk membantu berhasilnya produksi atau
digunakannya dalam kerja suatu perusahaan, tetapi tidak merupakan
bagian atau komponen dari barang jadi.
4. Persediaan barang setengah jadi atau barang dalam proses (Work in
Process / Progress Stock)
-
Persediaan barang-barang yang keluar dari tiap-tiap bagian dalam
satu pabrik atau bahan-bahan yang telah diolah menjadi suatu bentuk,
tetapi masih perlu diproses kembali untuk menjadi barang jadi.
5. Persediaan barang jadi (Finished Goods Stock)
Persediaan barang-barang jadi yang telah selesai diproses atau diolah
dalam pabrik dan siap untuk dijual kepada pelanggan atau perusahaan
lain.
2.12.2 Metode Pencatatan Persediaan
Menurut Mulyadi (2001, p556); Ada dua macam metode pencatatan
persediaan, yaitu: metode mutasi persediaan (perpetual inventory method) dan
metode persediaan fisik (physical inventory method). Dalam metode mutasi
persediaan, setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu persediaan.
Dalam metode persediaan fisik, hanya tambahan persediaan dari pembelian
saja yang dicatat, sedangkan mutasi berkurangnya persediaan karena pemakaian
tidak dicatat dalam kartu persediaan.
2.13 Penjualan
Menurut Boockholdt (1999, p527), penjualan merupakan komponen keempat
dalam siklus aktivitas bisnis, yang didefinisikan sebagai kegiatan menjual barang
atau jasa guna meraup penghasilan bagi bisnis.
-
Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan (Mulyadi, 2001, p211) adalah:
1) Fungsi penjualan, bertanggung jawab untuk menerima order, mengedit order,
meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan bertanggung
jawab atas transaksi penjualan.
2) Fungsi gudang, bertanggung jawab untuk menyimpan dan menyiapkan barang
yang dipesan serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.
3) Fungsi pengiriman, bertanggung jawab menyerahkan barang kepada
pelanggan berdasarkan surat jalan yang diterimanya dari fungsi penjualan.
4) Fungsi penagihan, bertanggung jawab membuat dan mengirimkan faktur
penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan
pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi.
5) Fungsi akuntansi, bertanggung jawab mencatat piutang yang timbul dari
transaksi penjualan dan membuat laporan penjualan.
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan (Mulyadi, 2001, p219)
adalah sebagai berikut:
1) Prosedur order penjualan
Fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi
penting pada surat order. Fungsi penjualan kemudian membuat surat jalan
dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi yang lain untuk
memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam melayani
order dari pembeli.
-
2) Prosedur pengiriman
Fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan
informasi yang tercantum dalam surat jalan.
3) Prosedur penagihan
Fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada
pembeli. Dalam metode tertentu faktur penjualan dibuat oleh fungsi
penjualan sebagai tembusan pada waktu bagian ini membuat surat jalan.
4) Prosedur pencatatan piutang
Fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu
piutang atau dalam metode pencatatan tertentu mengarsipkan dokumen
tembusan menurut abjad yang berfungsi sebagai catatan piutang.
5) Prosedur distribusi penjualan
Fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang
diperlukan oleh manajemen.
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan (Mulyadi, 2001,
p214) meliputi:
1) Surat jalan dan tembusannya
2) Faktur dan tembusannya
3) Rekapitulasi harga pokok penjualan
4) Bukti memorial
-
Dari alamat website di internet http://library.usu.ac.id/modules.php definisi
penjualan :
Menurut Philip dan Duncan adalah : Penjualan oleh perorangan yang mencakup kontak perorangan antara
penjual atau wakilnya dengan pembeli merupakan cara penjualan yang
tertua dan terpenting.
Menurut Converse, Huegy dan Mitchell memberikan defenisi penjualan sebagai berikut :
Penjualan oleh perorangan dapat didefinisikan sebagai suatu penyajian
secara lisan dalam bentuk percakapan dengan satu atau lebih calon
langganan dengan maksud mengadakan penjualan.
Menurut Kotler penjualan mempunyai defenisi sebagai berikut : Penjualan oleh perorangan ialah penyajian secara lisan dalam bentuk
percakapan dengan satu atau lebih calon pembeli dengan maksud
melakukan penjualan.
Beberapa bentuk penjualan yang dikenal dari
http://library.usu.ac.id/modules.php, antara lain :
a) Penjualan sepanjang kounter. Bentuk ini dipakai oleh perusahaan yang self
service retail store.
b) Para pedagang besar mengirim tenaga penjualnya pada pengecer.
c) Para penjual mengunjungi rumah-rumah calon pembeli.
d) Para penjual perusahaan mengunjungi pengecer maupun pedagang besar.
-
e) Pimpinan perusahaan langsung mengunjungi/ menghubungi calon pembeli.
f) Sebelum para penjual menjalankan tugasnya diberikan pendidikan khusus
mengingat produk yang hendak dijual memerlukan jasa-jasa pelayanan dan
penjelasan mengenai penggunaannya. Pada umumnya orang yang langsung
mendatangi pembeli dengan menawarkan suatu barang atau jasa disebut para
penjual.
Pada dasarnya para penjual dapat dibagi tiga kelompok besar menurut
http://library.usu.ac.id/modules.php, yaitu :
a) Order getters, yaitu para penjual yang bertugas untuk mencari pembeli dan
mengusahakan agar pembeli tersebut menjadi langganan perusahaan. la harus
mempunyai pengetahuan yang baik tentang produknya, dan harus
mempunyai pengetahuan yang cukup mengenai calon pembelinya, agar ia
dapat menunjukkan kegunaan dan keuntungan membeli produk tersebut
sesuai dengan kebutuhannya.
b) Order taker, yaitu para penjual yang bertugas untuk mendatangi pembeli
yang sama secara rutin untuk menciptakan suatu penjualan. Dalam tugasnya
ini ia harus mencatat apa yang diinginkan dibutuhkan oleh pembeli serta
membantu pembeli dalam memilih dan menetapkan jumlah produk yang
akan dibelinya dan kualitasnya. Order taker ini banyak dipergunakan dalam
dunia perdagangan, misalnya para penjual pengecer, pedagang besar, dan
para penjual dari pabrik.
c) Supporting salesman, yaitu para penjual yang bertugas untuk membantu dan
mendukung terciptanya suatu pesanan.
-
2.13.1 Order Penjualan
Menurut Bodnar (2000, p265) order penjualan memuat prosedur-
prosedur yang tercakup dalam penerimaan dan pengiriman order
pelanggan dan dalam menyajikan faktur-faktur yang menguraikan
produk, pelayanan, dan penilaian. Order pelanggan dipenuhi dari
persediaan barang. Order penjualan merupakan penghubung antara
beragam fungsi yang diperlukan untuk memproses order pelanggan.
Fungsi order penjualan mengawali pemrosesan order pelanggan dengan
menyiapkan order penjualan. Order penjualan memuat deskripsi
mengenai produk yang dipesan, harga produk, dan keterangan mengenai
pelanggan, seperti nama, alamat pengiriman, dan jika perlu, alamat
penagihan. Pada titik ini jumlah aktual yang dikirimkan dan biaya
pengiriman (jika ada) belum diketahui.
Faktur dibuat setelah barang dikirimkan dengan memberitahukan
kegiatan ini ke departemen penagihan. Karena faktur dibuat setelah
pengiriman, pengorderan dan penagihan terpisah ini disebut juga post-
biling.
Jenis-jenis sistem order penjualan menurud Bodnar (2000, p271), yaitu :
Sistem pra-penagihan lengkap Faktur lengkap disajikan pada saat yang sama dengan order
pengiriman. Dalam hal ini order pengiriman merupakan rangkapan
faktur. Sistem ini akan meminimalkan pemakaian kertas kerja. Faktur
-
dikeluarkan setelah barang dikirim. Sistem pra-penagihan lengkap
mensyaratkan bahwa seluruh informasi pemfakturan diketahui
sebelum penyiapan faktur. Ini mengharuskan adanya beberapa
dokumen yang didistribusikan bolak-balik mengenai masalah-
masalah persediaan. Juga, beban pengiriman dan beban lainnya harus
dicakup oleh si penjual dan distandarisasikan. Setiap perubahan
dalam order pelanggan yang telah ditulis dan yang benar-benar
dikirimkan harus dibuatkan fakur baru, dan faktur lama harus
digantikan. Jika situasi ini umum terjadi, pra-penagihan yang lengkap
menjadi tidak efisien.
Sistem pengorderan dan penagihan terpisah Order pengiriman dalam sistem ini disajikan terpisah dari faktur.
Faktur disajikan setelah barang disiapkan untuk dikirim.
Sistem pengorderan dan penagihan terpisah, penting jika terdapat
perbedaan significant antara informasi order pengiriman (intern ke
penjual) dan faktur. Sebagai contoh, spesifikasi-spesifikasi teknis
dalam order pengiriman tidak diperlukan dalam faktur. Pengembalian
order dan kondisi tidak ada persediaan juga menjamin pendekatan ini,
karena isi akhir dari faktur tidak dapat ditetapkan sampai barang siap
dikirimkan. Dalam banyak industri pengubahan atau penggantian
barang yang dipesan merupakan hal yang diperbolehkan. Sebagai
contoh, dalam perdagangan eceran, jenis dan warna pakaian yang
berbeda dapat ditukarkan. Perubahan spesifikasi dari order pelanggan
tersebut harus tampak dalam faktur. Dalam kata lain, beberapa
-
pengiriman dilakukan kepada pelanggan yang sama dalam rentang
waktu tertentu dengan satu blanko order. Dalam kasus ini, tidak ada
hubungan satu-satu antara order pelanggan dengan faktur-faktur.
Biasanya satu blanko order membutuhkan faktur-faktur terpisah. Satu
untuk masing-masing pengiriman sesuai blanko order tersebut.
Pra-penagihan tidak lengkap Merupakan jenis ketiga dalam sistem order penjualan. Sistem pra-
penagihan tidak lengkap sangat mirip dengan sistem pengorderan dan
penagihan terpisah. Perbedaan satu-satunya adalah bahwa faktur
disiapkan oleh departemen order penjualan dan bukan dengan order
penjualan saja.
Faktur dilengkapkan sesuai kejadian, tetapi karena kuantitas aktual
yang dikirimkan dan beban pengiriman (jika ada) tidak dapat
diketahui sampai barang dikirimkan, faktur menjadi tidak lengkap
(yaitu, hanya lengkap sebagian saja). Faktur ini kemudian
didistribusikan dengan cara yang sama seperti order penjualan pada
sistem order dan penagihan terpisah, dimana rangkapan dikirimkan ke
departemen-departemen barang, pengiriman, dan penagihan, kecuali
rangkapan- rangkapan faktur tidak dikirimkan ke departemen
penagihan. Pada saat departemen penagihan menerima notifikasi
pengiriman, mereka akan membuat rangkapan-rangkapan faktur dan
melengkapinya. Dalam sistem pengorderan dan penagihan terpisah,
departemen penagihan menyiapkan rangkapan faktur asli pada saat
menerima notifikasi dari departemen pengiriman. Baik sistem
-
pengorderan dan penagihan terpisah maupun pra-penagihan tidak
lengkap merupakan sistem pasca-penagihan. Penagihan tidak lengkap
umumnya digunakan dalam sistem manual, karena hanya satu
dokumen (faktur) dan bukan dua (faktur dan order penjualan) yang
harus disajikan.
2.13.2 Faktur Penjualan
Menurut Bodnar (2000, p271) faktur merupakan notifikasi resmi
si pelanggan mengenai jumlah sesuai pengiriman. Bukti pengiriman
barang (bill of lading) merupakan faktur untuk pembebanan pengiriman.
2.13.3 Retur Penjualan
Transaksi retur penjualan terjadi jika perusahaan menerima
pengembalian barang dari pelanggan, karena terjadi ketidaksesuaian
seperti barang yang diterima tidak cocok dengan spesifikasi pada surat
order atau barang telah kadaluarsa. Pengembalian barang oleh pelanggan
harus diotorisasi oleh fungsi penjualan dan diterima oleh fungsi
penerimaan.
Menurut Bodnar (2000, p275) pengembalian dan potongan
penjualan umumnya memerlukan pengendalian yang seksama. Potongan
timbul apabila terjadi kerusakan barang, penyusutan jumlah, kekeliruan
pencatatan, dan sejenisnya, dengan itu pelanggan dan penjual sepakat
untuk mengurangi jumlah piutang pelanggan. Dalam kondisi itu,
umumnya, barang akan diambil atau dirusak oleh si pelanggan. Jumlah
-
potongan dinegosiasikan antara pelanggan dengan tenaga penjual.
Potongan harus ditelaah dan disahkan oleh pihak independen (biasanya
departemen kredit); pada saat diotorisasi, departemen penagihan
menerbitkan memo kredit untuk mendokumentasikan pengurangan pada
piutang pelanggan. Prosedur pengembalian penjualan, yaitu untuk barang
yang benar-benar dikembalikan, umumnya dengan kredit penuh)
biasanya dimulai dari departemen penerimaan barang. Jika barang telah
diterima dan dikembalikan ke persediaan untuk tujuan pengendalian yang
memadai (akan disertai dengan bukti), manajer kredit memerintahkan
departemen kredit untuk menerbitkan memorandum kredit.
Untuk retur dan potongan penjualan, diperlukan dua pihak yang
independen untuk mengesahkan transaksi, dimana pihak yang ketiga
melakukan pencatatan.
Fungsi yang terkait dalam sistem retur penjualan (Mulyadi, 1993, p233)
adalah:
1) Fungsi penjualan, bertanggung jawab untuk penerimaan
pemberitahuan mengenai pengembalian barang yang telah dibeli oleh
pembeli. Otorisasi penerimaan kembali barang yang telah dijual
tersebut dilakukan dengan cara membuat memo kredit yang
dikirimkan kepada fungsi penerimaan.
2) Fungsi penerimaan, bertanggung jawab untuk penerimaan barang
berdasarkan otorisasi yang terdapat dalam memo kredit yang diterima
dari fungsi penjualan.
-
3) Fungsi gudang, bertanggung jawab untuk penyimpan kembali barang
yang diterima dari retur penjualan setelah barang tersebut diperiksa
oleh fungsi penerimaan. Barang yang diterima dari transaksi retur
penjualan dicatat oleh fungsi gudang dalam kartu gudang.
4) Fungsi akuntansi, bertanggung jawab untuk pencatatan transaksi retur
penjualan ke dalam jurnal umum (atau jurnal retur penjualan) dan
pencatatan berkurangnya piutang dan bertambahnya persediaan akibat
retur penjualan dalam kartu piutang dan kartu persediaan.
5) Disamping itu, fungsi akutansi juga bertanggung jawab untuk
mengirimkan memo kredit kepada pembeli yang bersangkutan.
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan (Mulyadi,
2001, p214) meliputi:
1) Memo kredit
2) Laporan penerimaan barang0