AWARENESS ISO 9001:2008

Presented byRobby Wahyudi R.

1

Apa yang mesti dilakukan ?

2

organizationorganization

3

organizationorganizationorganizationorganization

4

5

Tujuan

Memiliki pengetahuan berkenaan dengan seluk beluk dasar-dasar Sistem Manajemen Mutu (Quality

Management System) berdasarkan standar ISO 9001:2008 serta pengembangan dan penerapannya

pada suatu organisasi

Setelah berakhirnya penyajian materi diharapkan peserta

6

Apakah ISO itu?

• Bukan singkatan melainkan nama kecil

• Diambil dari Bahasa Yunani ISO = Sama

• Digunakan untuk nama organisasi dan nama standar

ORGANISASI INTERNASIONAL UNTUK STANDARISASI (ISO)

7

the International Organization for Standardization

• Organisasi internasional untuk standardisasi, merupakan federasi dunia badan-badan standar nasional anggota ISO • Didirikan pada tahun 1947, berkedudukan di Jenewa, Swiss • Keanggotaan : Badan standar dari sekitar 130 negara• Tugas : Menghasilkan perjanjian internasional yang diterbitkan menjadi standar internasional • Jumlah standar yang telah diterbitkan sekitar 13.000 standar (termasuk standar ISO 9000)• Memiliki lebih dari 200 Technical Committee

8

Type of ISO Ada sekitar 19,500 ISO standards yang dibuat, dibawah ini yang biasa digunakan:

ISO 9001ISO 9001 is quality management system and the most popular requirement of management system in the world.

ISO 14001Unlike the ISO 9001 standard related to quality management system, the ISO 14001 is a standard that contains the requirements of the environmental management system.

ISO 22000ISO 22000 is a standard that contains the requirements for food safety management system. These standards focus on system and process control in production of food products and beverages.

ISO/IEC 27001ISO/IEC 27001 merupakan standar sistem manajemen keamanan informasi atau dikenal juga dengan Information Security Management System (ISMS). ISO/IEC 27001 sekarang ini telah banyak diterapkan oleh perusahaan-perusahaan yang banyak menggunakan aplikasi IT dalam kegiatan bisnisnya.

ISO/TS 16949Basically ISO / TS 16949 is the Technical Specification issued by ISO as a quality management system for the automotive industry.

ISO/IEC 17025ISO / IEC 17025 is a standard that contains the requirements to be implemented by an agency or laboratory testing.

ISO 28000ISO has published ISO 28000 series of standards in the form of requirements for supply chain security system.

ISO 50001ISO 50001 is a standard for energy management systems.

9

Seri ISO 9000 versi 2000

ISO 9000:2005 Quality Management System -Fundamental and Vocabulary

ISO 9001:2008 Quality Management System -Requirements

ISO 9004:2000 Quality Management System -Guidance for performance improvement

ISO 19011:2005 Guidance on auditing quality and environmental management system

ADOPSI STANDARD ISO 9001

Indonesia SNI 19-9000 Australia AS 3900 Perancis NF-EN 29000 Jerman DIN ISO 9000 Jepang JIS Z 9900:1991 Malaysia MS-ISO 9000:1991 USA ANSI/ASOC 090 Inggris SS ISO 9000:88

10

Standard sistem manajemen mutu ISO 9001 disiapkan dan dikembangkan oleh Technical Committee ISO 176

Secara berkala (5 tahun sekali) standard ditinjau/direvisi. • Edisi pertama ISO 9000 tahun 1987 • Edisi kedua ISO 9000 tahun 1994 • Edisi ketiga ISO 9001 tahun 2000 (ISO

9001:2000).• Edisi ke empat ISO 9001:2008 • Edisi ke lima ISO 9001:2015

(ISO 9001:2008) menggantikan edisi sebelumnya (ISO 9001:2000). Pada edisi ke empat ini, tidak ada perubahan yang drastis dari edisi tiga ISO 9001:2000 yang berlaku sebelumnya.

LATAR BELAKANG REVISI

11

LATAR BELAKANG PROSES REVISI ISO 9001:2008

Justification Study :• Hasil resmi tinjauan sistematik pada ISO 9001:2000 oleh

member ISO/TC 176/SC2 selama 2003 - 2004• Feedback dari ISO/TC 176 / working group pada interpretasi• Hasil worldwide user feedback survey ISO 9001 dan ISO 9004

oleh ISO/TC 176/SC 2/WG 18 dan survey nasional yang sejenis

12

LATAR BELAKANG PROSES REVISI ISO 9001:2008

Hasil Justification Study :• Perlu sebuah amandemen dengan ketentuan bahwa

dampaknya kepada user akan terbatas• Perubahan akan hanya dilakukan ketika ada keuntungan

yang jelas untuk user

Key focuses amandemen :• Memperjelas atau klarifikasi beberapa point ISO 9001:2000• Meningkatkan kompatibilitas/keselarasan dengan

ISO14001:2004

13

14

15

1. Meet Customer Requirement

2. Get More Revenue & Business From New Customers

3. Improve Company & Product Quality

4. Increase Customer Satisfaction

5. Describe, Understand and Communicate Your Company Process

6. Develop a Profesional Culture and Better Employee Morale

7. Improve the Consistency of Your Operations

8. Focus Management and Employee

9. Improve Efficiency, Reduce Waste, and Save Money

10. Achieve International Quality Recognition

Why we need QMS?

QUALITY EVOLUTION

16

NON QUALITY CULTURE

QUALITY INSPECTION

QUALITY CONTROL

QUALITY ASSURANCE / QUALITY MANAGEMENT SYSTEM

TOTAL QUALITY MANAGEMENT

ISO 9000

SEJARAH MUTU

Sebelum abad ke 18 Era tanpa mutu, produk yang dibuat tidak diperhatikan mutunya Abad ke 18 Inspeksion Era, masalah mutu hanya ada pada produk yang rusak atau cacat, pemilahan terhadap produk akhir dilakukan dengan inspeksi sebelum produk dilepas ke pasar Tahun 1930 Statistical Quality Control Era, Inspeksi pada produk tidak bisa mendeteksi cacat sewaktu pembuatan hingga informasi yang diperoleh tidak bisa digunakan untuk perbaikan produk berikutnya maka diperlukan Qc (Quality control) Tahun 1950 Quality Assurance Era, Konsep mutu mengalami perluasan dari fokus produksi ke tahap design dan koordinasi dengan departemen jasa (perencanaan, pengendalian produksi, pergudangan dll), keterlibatan pemasok dalam menentukan mutu produk memerlukan kebijakan managemen, biaya produksi akan dapat dikurangi bila pencegahan cacat dapat dilakukan sedini mungkin sebelum produk mengalami penyimpangan yang sudah terlanjur terjadi TQM (Total Quality Management) Diterapkan pada perusahaan besar / Corporate dimana seluruh karyawan dilibatkan pada perbaikan mutu agar bisa mengungguli produk lawan, keterlibatan managemen puncak sangat besar

17

18

KONSEP MUTU• Mutu adalah kebutuhan setiap

manusia • Kewajiban setiap orang untuk

memberikan yang bermutu• Siapapun akan puas bilamana

kebutuhan mutunya terpenuhi.• Mutu diartikan sebagai kesesuaian

dengan persyaratan dan peraturan perundang-undangan

19

20

Pengertian MutuPhilip B. Cosby

Mutu adalah memenuhi persyaratan(conformance to requirement)

W.E. Deming

Mutu adalah memenuhi kebutuhan pelanggan (meeting customer need)

Mutu adalah totalitas karakteristik suatu produk yang Menunjang kemampuannya untuk memuaskan kebutuhanYang dispesifikasikan atau ditetapkan

ISO

21

Dimensi Mutu Produk (Barang)

1 Kinerja Produk (Performance)

2 Ciri khas produk (Feature)

3 Keandalan (Reliability)

4 Kesesuaian (Conformity)

5 Ketahanan (Durability)

6 Daya guna (service ability)

7 Estetika (Esthetic)

8 Kualititas yang dirasakan (Perceived Quality)

22

TER

R

A

Komunikasi yang baik, kemudahan untuk di-hubungi, memahami kebutuhan pelanggandan adanya perhatian pribadi

Penampilan fisik kantor, fasilitas, penampilan direksi, sarana komunikasi dan lain sebagainya

Kemampuan memberikan pelayanan sesuai dengan yang dijanjikan secara bertanggung jawab dan akurat

Manajemen memiliki kemampuan, kesopanan kredibilitas dan sifat dapat ipercaya serta adanya jaminan keamanan terhadap produk/jasa yang ditawarkan

Kemauan yang ikhlas untuk membantu pelanggan (staff, direksi dan manajemen) dan memberikan pelayananan dengan cepat dan tanggap

Dimensi Mutu Pelayanan

angible

mpathy

esponsiveness

eliability

ssurance

23

24

Mutu secara resmi diartikan oleh ISO 9000

“Kemampuan dari kesatuan karakteristik produk, sistem atau proses untuk memenuhi persyaratan pelanggan atau pihak terkait yang dinyatakan atau tersirat”

KONSEP MUTU

TUJUAN PENINGKATAN MUTU

1. Peraturan dan perundang-undangan yang berlaku2. Persyaratan dari para pemangku kepentingan

(stakeholder/interested party)3. Persyaratan pelanggan4. Persyaratan yang ditetapkan organisasi/ perusahaan5. dll

25

INDIKATOR MUTUPihak Pemangku Kepentingan

Fokus Kepuasan Mutu

Pemerintah Pemenuhan peraturan perundang-undangan yang berlaku

Pemilik Income returnPelanggan Mutu produk dan layananPegawai Kepuasan kerja, gaji, kondisi kerja,

kepemimpinan dsbPemasok Saling pengertianPemegang saham

Nilai investasi, nilai saham

Masyarakat Kontribusi terhadap masyarakat, lapangan pekerjaan dsb

26

27

Don’t gamble with QUALITYYour customer may not give you a second chance !!!

28

SISTEM MANAJEMEN MUTU

ISO 9000:2005 mengartikan “sistem manajemen mutu” sebagai :

“Sistem penetapan kebijakan, sasaran dan pencapaian sasaran secara langsung dan terkendali dalam sebuah organisasi yang

berpengaruh terhadap mutu”

29

QQ

30

Aspek-aspek Manajemen MutuQuality Management(Manajemen Mutu)

Quality Planning(perencanaan

mutu)

Quality Control(pengendalian

mutu)

Quality Assurance(jaminan mutu)

Quality Improvement

Quality Leadership(Kepemimpinan Mutu)

31

DELAPANPRINSIP MANAJEMEN MUTU

32

FOKUS PADA PELANGGAN

Organisasi bergantung pada pelanggannya sehingga mereka harus memahami kebutuhan pelanggan pada saat ini dan masa datang, agar organisasi dapat memenuhi persyaratan pelanggan dan mampu melebihi harapan pelanggan

33

KEPEMIMPINAN

Pemimpin menetapkan kesatuan tujuan dan arah organisasi. Mereka hendaknya menciptakan dan memelihara lingkungan intern tempat orang dapat melibatkan dirinya secara penuh dalam pencapaian tujuan organisasi

34

PELIBATAN SELURUH PERSONEL

SDM adalah aset terpenting dari suatu organisasi, keterlibatan kemampuannya secara penuh sangat bermanfaat bagi organisasi, Dibutuhkan perekrutan yang tepat, dan peningkatan kompetensi setiap karyawan yang terlibat dalam semua proses-proses yang ada, karyawan yang kurang mampu harus menjalani training

Untuk mencapai keterlibatan personel, tingkat pencapaiannya ditentukan oleh sejauh mana organisasi mensosialisasikan Sistem ini kepada karyawannya dan apakah karyawan disiplin untuk melaksanakanya, ada 3 tingkatan keterlibatan karyawa

a) SMM on paperb) SMM on headc) SMM on heart

35

PENDEKATAN PROSESHasil yang dikehendaki akan dicapai secara lebih efisien bila sumber-daya dan kegiatan dikelola sebagai suatu proses

36

Input Proses Hasil/Output

PENDEKATAN SISTEM

Mengidentifikasi, menetapkan, memahami dan mengelola sistem sebagai proses yang saling terkait untuk mencapai sasaran akan meningkatkan efektifitas dan efisiensi organisasi

37

PENINGKATAN TERUS MENERUS

Peningkatan berkelanjutan (Continual Improvement) haruslah selalu menjadi tujuan/sasaran permanen dari organisasi.Contoh :Hari ini lebih baik dari kemarinHari esok lebih baik dari hari ini

38

PENDEKATAN FAKTA DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN

39

Pembuatan keputusan berdasarkan fakta Keputusan yang efektif adalah yang

berdasarkan analisis dan informasi yang dapat dipertanggung jawabkan

Sebelum mengambil keputuan mengumpulkan data dan menguji apakah data tsb benar,

Memahami teknik statistik adalah sangat penting,

Mengambil keputusan dan menindak lanjutinya dengan berdasarkan hasil analisis dan pengalaman

HUBUNGAN SALING MENGUNTUNGKAN

Suatu organisasi dan pemasoknya saling ketergantungan satu dan lainnya, dan suatu hubungan yang saling menguntungkan yang akan meningkatkan kemampuan keduanya untuk menciptakan manfaat

Contoh: Hubungan dengan Pemasok/Supplier/Vendor

40

PanitiaPengarah

PenerapanSistem

Pengembangan

SistemMR danTim ISO Pelatihan

KomitmenPimpinan

Latihan Internal Audit

Internal AuditSERTIFIKAT

Temuan

Tindakan Koreksi

10 LANGKAH UNTUK MEMPEROLEH SERTIFIKAT ISO

1

2 3 4 5 6

7

Tinjauan Manajemen

9 8

Audit Sertifikasi

10

41

42

Jangan menolak perubahan hanya karena anda takut kehilangan yang

telah dimiliki, karena dengannya anda merendahkan nilai yang bisa anda capai melalui perubahan itu

43

Anda tidak akan berhasil menjadi pribadi baru bila anda berkeras untuk mempertahankan cara-

cara lama anda. Anda akan disebut baru, hanya bila cara-

cara anda baru

44

Anda hanya dekat dengan mereka yang anda sukai. Dan seringkali anda menghindari orang yang tidak anda sukai,

padahal dari dialah Anda akan mengenal sudut pandang yang

baru45

Terima kasih

Arigato Gozaimasu

Maturnuwun

Syukran Katsira

46