SOP Pengadaan Obat, Bahan, dan Alat Kesehatan

Disususn oleh

1. Eka Rosiana (1507062029)

2. Tsalis Afifah (1507062033)

3. Nasrul Haq (1507062037)

4. Khikmatul Mukaromah (1507062046)

5. Agustina Wardani (1507062052)

FAKULTAS FARMASI

UNIVERSITAS AHMAD DAHLAN

YOGYAKARTA

2015

NAMA SOP :

Pengadaan Obat, Bahan dan Alat Kesehatan Habis Pakai

Tanggal Revisi : 16 Oktober 2019Tanggal Berlaku : Nomor Dokumen : SB/ IFRS/ 01/ R0

1. Tujuan 1. Mengendalikan pengadaan obat2. Pengadaan obat/alat kesehatan di Instalasi Farmasi Rumah sesuai dengan kebutuhan yang ada. 3. Pengadaan obat/alat kesehatan yang diterima di Gudang Farmasi Rumah Sakit “Eka” sesuai dengan nama, jumlah, dan kualitas yang dipesan.

2. Ruang Lingkup Kegiatan pengadaan obat berdasarkan stok persediaan dan stok minimal.

3. Target Mutu 1. Pengadaan obat/alat kesehatan yang diterima di Gudang Farmasi Rumah Sakit “Eka” 100% sesuai dengan nama, jumlah, dan kualitas yang dipesan.

2. Tidak terjadi kekosongan (0%).4. Definisi 1. Pengadan obat merupakan proses pengadaan obat

berdasarkan stok persediaan dan stok minimal melalui prosedur yang efisien dan efektif.

2. Penerimaan obat dan bahan alat kesehatan habis pakai merupakan penerimaan barang baik obat maupun barang alat kesehatan habis pakai

5. Referensi Permenkes Nomor 48 Tahun 2013 Tentang Petunjuk Pelaksanaan, Pengadaan Obat

6. Didistribusikan Kepada

1. Apoteker Penanggung Jawab Gudang2. Petugas Gudang 3. Instalasi Farmasi4. Bagian Keperawatan

7. Ketentuan Umum 1. Pengadaan obat / bahan/ alkes dilakukan berdasarkan kebutuhan setiap bulan dengan cara mengajukan ke kepala instalasi farmasi dan apabila terdapat kebutuhan di luar perencanaan bisa mengajukan sewaktu-waktu.2. Penerimaan obat/alat kesehatan harus sesuai dengan pesanan Instalasi Farmasi Rumah Sakit “Eka”.

8. Prosedur 1. Petugas pengelola obat / bahan / alkes UGD membuat rencana pengadaan kebutuhan untuk 1 bulan beserta jumlah maksimum dan minimumnya.2. Jika di Instalasi Farmasi Rumah Sakit ada penambahan atau pengurangan obat/alat kesehatan, maka orang yang

mengusulkan (dokter) penambahan atau pengurangan obat/alat kesehatan, menulis pada formulir usulan tambahan atau pengurangan kebutuhan obat/alat kesehatan. 3. Formulir usulan tambahan obat/alat kesehatan atau pengurangan kebutuhan obat/alat kesehatan diserahkan ke Gudang Farmasi Rumah Sakit. 4. Jika perlu penambahan atau pengurangan item obat/ alat kesehatan sewaktu-waktu, juga ditulis pada formulir usulan tambahan atau pengurangan kebutuhan obat/alat kesehatan dan diserahkan ke Gudang Farmasi Rumah Sakit. 5. Surat Permintaan Pembelian diotorisai oleh Bagian Gudang Farmasi Rumah Sakit Myria Palembang dan dibuat rangkap tiga, lembar pertama untuk Fungsi Pembelian, lembar kedua untuk arsip Bagian Gudang Farmasi, dan lembar ketiga untuk Fungsi Akuntansi. 7. Petugas pengelola membukukan obat/ bahan/ alkes yang diterima pada buku stock obat

No

Aktivitas Penanggung Jawab Formulir Batas Waktu

1 Rencana pengadaan :a. Apoteker membuat daftar rencana pengadaan obat yang berisi nama obat, suplier, sisa, harga satuan, harga total+ppn, stok akhir, stok maksimal, stok minimal dan jumlah permintaan (bertanda tangan)

Kepala Instalasi Farmasi Rumah Sakit

lampiran 1 minggu sebelum pemesanan

2 Permintaan Pembelian :Logistik Farmasi membuat daftar permintaan pembelian obat berdasarkan daftar rencana pengadaan obat yang berisi nama obat, suplier, sisa, harga satuan, harga total+ppn, stok akhir, stok maksimal, stok minimal dan memeriksa jumlah permintaan berdasarkan stok, menambah produk persamaan komposisi beserta sisa, stok maksimal dan minimal (bertanda tangan)

Kepala Instalasi Farmasi Rumah Sakit

lampiran tiap 3 bulan, tanggal 1-5 november, februari, mei, dst

3 Pemeriksaan kuantitas :a. Manager penunjang medis memeriksa ulang jumlah permintaan obatb. manager penunjang medis merevisi jumlah yang tidak sesuai stok maksimal atau minimal atau tidak rasional

Kepala Instalasi Farmasi Rumah Sakit

lampiran Tiap 1 bulan, di akhir tanggal yaitu 30/31

c. manager penunjang medis memnentukan jumlah berdasarkan stok maksimal atau minimal (stok maksimal fast moving=history 21 hari penjualan fast moving obat 6 bulan sebelumnya atau stok maksimal slow moving=history 9hari penjualan slow moving obat 6 bulan sebelumnya (bertandatangan).

4 Permintaan pembelian tambahan : Apoteker membuat daftar rencana pengadaan obat yang berisi nama obat, suplier, sisa, harga satuan, harga total+ppn, stok akhir, stok maksimal, stok minimal dan jumlah permintaan (bertanda tangan)

Kepala Instalasi Farmasi Rumah Sakit

lampiran 3 hari sebelum pemesanan tambahan

5 pemerikasaan kuantitas tambahan : Logistik Farmasi membuat daftar permintaan pembelian obat berdasarkan daftar rencana pengadaan obat yang berisi nama obat, suplier, sisa, harga satuan, harga total+ppn, stok akhir, stok maksimal, stok minimal dan memeriksa jumlah permintaan berdasarkan stok, menambah produk persamaan komposisi beserta sisa, stok maksimal dan minimal (bertanda tangan)

Kepala Instalasi Farmasi Rumah Sakit

lampiran akhir bulan, bersamaan dengan pemeriksaan kuantitas bulanan, tiap tanggal 30/31

6 Pesanan pembelian atau pre-order :a. purchasing mempersiapkan pesanan pembelian / pre order berdasarkan permintaan pembelian (bertandatangan)b. direktur keuangan menyetujui pesanan pembelian/ PO. (Bertanda tangan)c. direktur utama menyetujui pesanan pembelian / PO. (Bertanda tangan)jika dirut tidak ada ditempat, tahap persetujuan hanya

Kepala Instalasi Farmasi

lampiran 1 minggu sebelum pemesanan, pertengahan bulan , tanggal 20-23

sampai ditingkat DirKeu. (direktur Keuangan)d. instalasi Farmasi memesan obat melalui telepon ke PBF atau distributor.e. instalasi farmasi mengingatkan PBF Atau distributor untuk tepat waktu dalam pengiriman obat, paling lambat satu hari setelah pembuatan PO.

7 Penerimaan obat dan bahan alat kesehatan habis pakai dari distributor a. Logistik Farmasi menerima obat dan bahan alat kessehatan habis pakai dari kurir distibutor denga memeriksa faktur dan barang baik jumlahnya, expired date, kondisi fisik kemasan.b. logistik farmasi menandatangani faktur dan bila ada barang yang tidak sesuai baik kuantitas, expired date maupun kondisi fisiknya maka, logistik farmasi memberi tanda rektur dalam faktur.

Kepala Instalasi Farmasi Rumah Sakit

lampiran Awal bulan, tiap tanggal 1-2 setelah pemesanan

9. Lampiran Umum :

Disiapkan Oleh : Diperiksa Oleh Disahkan Oleh

Pengendali sistem mutu

( Hikmatul Mukaromah, S.Farm., Apt)

Kepala Perwakilan Manajemen

(Agustina Wardani, S.Farm., Apt)

Wakil Direktur

Bidang Instalasi Farmasi

(Tsalis Afifah, S.Farm., Apt)

Direktur

(Eka Rosiana,S.Farm., Apt)

Jalan Sakit Menuju Sehat No.001 Yogyakarta, Telp. (0274) 12345 , Fax. (0274) 56789

Rencana Pengadaan Obat dan Alat KesehatanNo. XXX/XXX/XXX

Unit Kerja : GudangTanggal :

No.Nama Obat

Supplier SisaHarga satuan

Harga total +

PPN

Stok akhir

Stok maksimal

Stok minimal

Jumlah permintaan

Mengetahui Kepala Instalasi Farmasi

(Eka Rosiana, S.Farm., Apt) SIPA.xxxxxxxxxxxx

Jalan Sakit Menuju Sehat No.001 Yogyakarta, Telp. (0274) 12345 , Fax. (0274) 56789

DAFTAR PERMINTAAN PEMBELIAN OBATNo. XXX/XXX/XXX

Unit Kerja : GudangTanggal :

No. Nama obat Supplier Sisa Harga satuan

Harga total +

PPN

Stok akhir

Stok maksimal

Stok minimal

Mengetahui Kepala Instalasi Farmasi

(Eka Rosiana, S.Farm., Apt) SIPA.xxxxxxxxxxxx

1. Pemeriksaan kuantitas (tidak ada)

2. permintaan pembelian tambahan

Seperti no 1

3. Pemeriksaan kuantitas tambahan Seperti no 2

4. Pesanan pembelian atau PO

Contoh Surat Permintaan Pembelian

Lampiran 2. Daftar Usulan Tambahan Kebutuhan Perbekalan Farmasi

Bukti Penerimaan Barang

Bukti Pengembalian Barang

Bukti Penerimaan Barang

formulir permohonan tambahan kebutuhan obat/alat kesehatan