4.1 Sifat Siklus Pengeluaran

Siklus pengeluaran terdiri dari aktivitas-aktivitas yang berkaitan dengan akuisisi dan

pembayaran barang dan jasa. Aktivitas utama dari siklus pengeluaran adalah 1). Membeli

barang dan jasa – transaksi pembelian. 2) melakukan pembayaran – transaksi pengeluaran

kas. Pembelian dan pengeluaran kas mempunyai pengaruh besar terhadap laporan keuangan.

Gambar Pembelian dan Pengeluaran Kas

Tujuan Audit

Manajemen akan menetapkan asersi implisit atau eksplisit tentang transaksi dan saldo

siklus pengeluaran dalam laporan keuangan perusahaan. Asersi-asersi ini mendefinisikan

tujuan audit spesifik dari program audit siklus pengeluaran. Kebanyakan audit atas siklus

pengeluaran mencakup tujuan-tujuan utama tersebut, tetapi tidak dimaksudkan untuk

membahas semua situasi yang dihadapi klien. Untuk mencapai tujuan audit spesifik tersebut,

auditor menggunakan bagian dari metode perencanaan dan pengujian audit.

Penggunaan Pemahaman Bisnis dan Bidang Usaha Untuk Mengembangkan Strategi

Audit

Pemahaman Bisnis dan Bidang Usaha Klien

Sebelum merancang program audit pengeluaran, auditor harus mempertimbangkan

bisnis klien, kekuatan pasar ekstern yang memicu sektor bisnis, dan bagaimana kekuatan ini

Debet                                        Kredit   Debet                      Kredit              

Persediaan barang dagangan              Utang Dagang                        Kas

Persediaan bahan baku                                                                   Potongan pembelian

Pembelian                                                                                        Retur pembelian

Biaya dibayar dimuka

Aktiva Tetap

Aktiva Lainnya

  Macam-macam Biaya

 

Pembelian Pengeluaran Kas

mempengaruhi siklus pengeluaran perusahaan. Pemahaman tentang bisnis dan industri akan

membantu auditor dalam memahami risiko bisnis klien. Selain itu, pemahaman ini juga akan

membantu auditor dalam membuat pertimbangan tentang :

1. Materialitas

Materialitas siklus pengeluaran bagi pemakai laporan keuangan. Siklus pengeluaran

merupakan proses utama dalam banyak industri dan mencerminkan jumlah serta volume

transaksi dalam siklus ini dimana resiko terjadinya salah saji yang material adalah tinggi.

Pengalokasian materialitas ke akun – akun yang dipengaruhi oleh transaksi dalam siklus

ini akan bervariasi sesuai dengan pertimbangannya. Pentingnya siklus pengeluaran ini

juga bisa bervariasi menurut jenis usaha yang dijalankan. Satu industri dapat memproses

transaksi bernilai millyaran dollar selama suatu siklus operasi, sementara yang lainnya

mungkin lebih kecil. Sistem akuntansi yang terkomputerisasi harus mampu memilah

pengeluaran menurut kelompok beban dan besarnya transaksi, serta memudahkan

perhitungan observasi, jumlah total dan rata – ratanya.

2. Risiko Bawaan

Risiko bawaan dalam siklus pengeluaran. Dalam menilai risiko bawaan untuk asersi-

asersi siklus pengeluaran, auditor harus mempertimbangkan faktor-faktor penting yang

bisa mempengaruhi asersi-asersi diseluruh laporan keuangan, serta faktor-faktor yang

hanya berkaitasn dengan asersi spesifik dalam siklus pengeluaran.

3. Risiko Prosedur Analitis

Pengujian analitis efektif dalam mengidentifikasi rekening-rekening siklus pengeluaran

yang salah saji. Risiko prosedur analitis adalah elemen risiko deteksi berupa kegagalan

prosedur tersebut untuk mendeteksi kekeliruan material. Prosedur analitis yang hanya

berfokus pada pembelian dan hutang usaha akan memberikan informasi yang sangat

dapat diandalkan. Apabila perusahaan sedang berkembang, maka merupakan hal yang

biasa untuk memperkirakan pembelian, persediaan dan hutang tumbuh pada tingkat yang

konsisten.

Pertimbangan Tentang Komponen-Komponen Pengendalian Intern

a. Lingkungan Pengendalian

Dalam rangka mendapatkan pemahaman tentang bagaimana manajemen menetapkan

bertanggungjawaban sumber daya perusahaan, perlu dipelajari hal-hal berikut:

Laporan yang digunakan manajemen untuk menilai review kinerja perusahaan.

Seberapa sering dan seberapa cepat laporan manajemen direview.

Keputusan yang didasarkan pada laporan.

Kebijakan perusahaan untuk menindaklanjuti persoalan-persoalan yang diangakat

dari laporan-laporan utama.

b. Perhitungan Risiko Manajemen

Perhitungan risiko manajemen yang berkaitan dengan siklus pengeluaran meliputi

pertimbangan atas hal-hal berikut :

o Kemampuan perusahaan untuk memenuhi kebutuhan aliran kas untuk transaksi

pembelian.

o Kerugian tak terduga yang mungkin timbul dari komitmen pembelian.

o Ketersedian supplies penting berkelanjutan dan stabilitas pemasok-pemasok

penting.

o Pengaruh kenaikan biaya terhadap perusahaan.

o Atensi perusahaan terhadap risiko terjadinya pembayaran dobel.

o Atensi perusahaan terhadap risiko terjadinya kecurangan yang dilakukan pegawai.

c. Informasi dan Komunikasi (Sistem Akuntansi)

Pemahaman atas sistem akuntansi memerlukan pengetahuan tentang metode pemrosesan

data dan dokumen serta catatan penting yang digunakan dalam pemrosesan transaksi

siklus pengeluaran. Informasi penting yang harus dipahami auditor meliputi :

Bagaimana pembelian, pembayaran, dan retur diawali.

Bagaimana transaksi pembelian diperhitungkan ketika barang dan jasa diterima

atau barang dikembalikan.

Catatan akuntansi, dokumen, akun, dan file komputer apa yang digunakan dalam

akuntansi untuk berbagai tahapan dari setiap transaksi siklus pembelian.

Proses yang mengawali terjadinya pembayaran atas barang dan jasa.

d. Pemonitoran

Aktivitas pemantauan yang mengharuskan auditor mendapatkan pengetahuan, apabila

berlaku, mencakup: (1) Umpan balik yang terus menerus dari pemasok perusahaan

menyangkut setiap masalah masalah pembayaran atau masalah pengiriman di masa

depan. (2) Komunikasi dari auditor eksternal tentang kondisi yang dapat dilaporkan atau

kelemahan yang material atas pengendalian internal yang relevan, yang ditemukan

selama audit sebelumnya. (4) Penilaian periodik oleh auditor internal tentang kebijakan

serta prosedur pengendalian yang berhubungan dengan siklus pengeluaran.

e. Penilaian awal atas risiko pengendalian

Prosedur-prosedur yang digunakan auditor untuk memperoleh pemahaman mengennai

keempat komponen pengendalian intern meliputi rancangan tentang kebijakan dan

prosedur serta apakah hal tersebut telah dilaksanakan, tetapi tidak mencakup penilaian

mengenai efektivitas pengendalian tersebut. Auditor dapat melaksanakan beberapa

pengujian pengendalian secara berbarengan dengan prosedur untuk mendapatkan

pemahaman yang diperlukan. Dalam kasus ini, auditor dapat memperoleh kepastian yang

terbatas mengenai keefektifan pengendalian bersangkutan. Bukti yang diperoleh dari

pengujian pengendalian secara berbarengan tersebut dapat mendukung penurunan

penilaian awal atas risiko pengendalian untuk asersi-asersi terkait tertentu sedikit dibawah

maksimum atau tinggi.

4.2 Aktivitas Pengendalian-Transaksi Pembelian

Dewasa ini hampir semua perusahaan telah menerapkan sistem informasi akuntansi

berkomputer. Oleh karena itu pembahasan akan difokuskan pada nagaimana manajemen

menerapkan pengendalian aktivitas dengan menggunakan prosedur-prosedur pengendalian

yang terprogram. Pengendalian berkomputer terdiri dari dua jenis:

Pengendalian Umum, yang berkaitan dengan lingkungan komputer dan yang

mempunyai pengaruh besar terhadap aplikasi komputer.

Pengendalian Aplikasi, yang berkaitan dengan aplikasi akuntansi berkomputer

individual, seperti misalnya siklus pengeluaran.

Apabila pengendalian umum tidak efektif, maka pengendalian aplikasi jarang bisa

diandalkan. Dalam pembahasan selanjutnya, diasumsikan bahwa pengendalian umum cukup

efektif, termasuk pula prosedur-prosedur tindak lanjut yang digunakan perusahaan untuk

menyelidiki berbagai persoalan yang ditimbulkan oleh pengendalian aplikasi.

Dokumen dan Catatan

Sistem PDE tertentu mungkin menggunakan bentuk dokumen dan file yang berbeda.

Untuk perusahaan yang menggunakan sistem database, catatan transaksi disimpan dalam

suatu database dan auditor perlu memahami tabel-tabel utama yang menggerakkan akses ke

informasi dalam sistem ini, serta bagaimana tabel tersebut saling berkaitan. Berikut akan

dibahas dokumen dan catatan yang paling sering dijumpai dalam sistem akuntansi.

Permintaan pembelian, permintaan tertulis terhadap barang/jasa dari departemen

yang berwenang untuk mengajukan hal ini ke departemen pembelian.

Order pembelian, permintaan tertulis dari departemen pembelian kepada pemasok

untuk membeli barang/jasa yang tertulis dalam order tersebut.

Laporan penerimaan, laporan yang dibuat berdasarkan jenis dan jumlah barang yang

diterima dari pemasok.

Faktur penjualan, tagihan dari pemasok yang memuat jenis barang/jasa yang

diberikan, jumlah yang harus dibayar, termin pembayaran serta tanggal tagihan.

Voucher, formulir intern perusahaan yang menyebutkan nama pemasok, jumlah yang

harus dibayar dan tanggal pembayaran untuk pembelian yang telah diterima.

Dokumen ini digunakan untuk otorisasi dalam melakukan pencatatan dan

pembayaran utang.

Laporan pengecualian, laporan yang berisi informasi tertentu yang perlu diselidiki

oleh pengendalian aplikasi komputer.

Ikhtisar voucher, laporan yang berisi seluruh voucher yang diproses dalam suatu

batch atau dalam satu hari.

Register voucher, catatan akuntansi formal tentang utang yang telah mendapat

persetujuan untuk dibayar.

File induk pemasok yang telah disetujui, file komputer yang birisi informasi tentang

penjual dan pemasok yang telah disetujui perusahaan.

File order pembelian terbuka, file komputer yang berisi order pembelian yang telah

dikirim ke pemasok tetapi barang/jasanya belum diterima.

File penerimaan, file komputer yang berisi informasi tentang kuantitas barang yang

diterima dari pemasok.

File transaksi pembelian, file komputer yang berisi data voucher yang telah disetujui

untuk pembelian yang telah diterima.

File induk utang dagang, file komputer yang berisi data voucher yang belum dibayar

dan biasanya disusun berdasarkan pemasok.

File penolakan, file komputer yang menahan transaksi pembelian yang belum

diproses karena ditolak oleh program aplikasi komputer.

Fungsi-fungsi

Pengolahan transaksi pembelian melibatkan fungsi-fungsi pembelian berikut:

a) Pengajuan pembelian

Pada umumnya suatu transaksi pembelian diawali dengan proses pemberian

persetujuan atas transaksi yang akan dilakukan dengan pihak ketiga. Permintaan

perusahaan untuk bertransaksi dengan perusahaan lain, meliputi:

Mencantumkan nama pemasok dalam daftar pemasok. Proses pemberian otorisasi

untuk melakukan pemesanan merupakan tahap pengendalian yang penting, terutama

dalam sistem akuntansi yang mengandalkan pengendalian komputer. Apabila

manajemen telah melakukan pengendalian yang ketat dalam menetapkan pemasok

yang dicantumkan dalam daftar pemasok maka karyawan akan sulit melakukan

pembelian fiktif.

Mengajukan permintaan barang dan jasa. Permintaan pembelian merupakan awal

dari alur bukti dokumen transaksi yang mendukung asersi manajemen tentang

keberadaan atau keterjadian transaksi pembelian. Faktor pengendalian yang harus

diperhatikan adalah bahwa semua permintaan harus memenuhi kebijakan otorisasi

yang ditetapkan perusahaan. Dalam sistem berkomputer harus digunakan sistem

pemberian nomor pada dokumen yang unik dan berurutan dari departemen manapun

asal permintaan itu. Data yang ditolak dalam sistem on-line akan menghasilkan

laporan yang perlu segera ditindaklanjuti atau harus diperbaiki oleh departeman yang

membuatnya dan diajukan kembali jika permintaannya sah.

Membuat order pembelian. Pembuatan order pembelian merupakan kelanjutan dari

proses memulai transaksi. Sistem berkomputer memiliki daftar pemasok yang telah

diotorisasi dan daftar harga mutakhir dari semua barang yang umumnya dibeli oleh

perusahaan. order pembelian dibuat dengan menggunakan informasi dari daftar

tersebut. Order pembelian harus bernomor urut cetak dan ditandatangani oleh pejabat

yang berwenang di bagian pembelian (atau orang tertentu yang berwenang). Lembar

asli dikrimkan kepada pemasok dan tembusannya didistribusikan ke bagian lain

perusahaan.

b) Penerimaan barang dan jasa

Order pembelian yang sah merupakan otorisasi bagi bagian penerimaan untuk

menerima barang yang dikirimkan oleh pemasok. Penerimaan ini biasanya membuktikan

kelengkapan suatu transaksi dan penetapan utang. Penerimaan fisik barang atau

pengiriman kembali barang meliputi:

Membuat laporan penerimaan barang. Laporan penerimaan barang yang bernomor

urut tercetak harus dibuat untuk setiap order yang telah diterima barangnya, sebagai

bukti bahwa barang telah diterima dan bahwa utang telah terjadi. Laporan

penerimaan merupakan dokumen yang sangat penting dalam mendukung asersi

keberadaan atau keterjadian transaksi pembelian.

Menyimpan barang yang diterima digudang. Setelah barang diserahkan ke

gudang/departemen yang membutuhkan, bagian penerimaan harus memintan tanda

tangan penerima sebagai bukti bahwa barang telah diterima ditempat itu. Hal ini

merupakan pertanggungjawaban atas barang yang dibeli. Selanjutnya dilakukan

pemisahan barang untuk persediaan dan fungsi lainnya untuk menghindari

pembelian yang tidak sah dan penyalahgunaan barang.

c) Pencatatan utang

Penerimaan barang atau jasa biasanya menjadi landasan bagi timbulnya

kewajiban perusahaan untuk menyelesaikan suatu transaksi. Banyak perusahaan

menggunakan voucher untuk mengakui dan mencatat kewajibannya. Pengendalian atas

pencatatan utang meliputi : pencocokan detil voucher denganfaktur penjualan, laporan

penerimaan dan order pembelian; pembandingan tanggal; pengecekan ketelitian

penghitungan; penentuan kebenaran pencatatan voucher; penentuan voucher

mencerminkan kewajiban perusahaan dengan menunjuk orang untuk otorisasi

pembayaran voucher;penentuan kode untuk pendistribusian rekening; kelengkapan

dokumen pendukung.

Pembuatan voucher dan pencatatan utang. Voucher adalah dokumen bernomor urut

tercetak yang berhubungan dengan pencatatan utang dalm jurnal tau register

voucher. Setelah menerima faktur dari penjual, pegawai bagian utang dagang

memasukkan data transaksi melalui terminal. Total batch dan total batch to run harus

menjamin bahwa semua transaksi telah dibukukan. Seorang petugas akuntansi harus

melakukan pengecekan independen terhadap voucher tersebut.

Mendapatkan pemahaman dan penetapan risiko pengendalian

Auditor harus memperoleh pemahaman tentang siklus pembelian yang cukup untuk

membuat perencanaan audit. Hal ini berarti auditor perlu memperoleh pemahaman yang

cukup sehingga ia mampu mengidentifikasi jenis-jenis salah saji potensial,

mempertimbangkan faktor yang mempengaruhi risiko salah saji material dan merancang

pengujian substantive. Apabila auditor merencanakan untuk menetapkan risiko pengendalian

pada tingkat moderat atau tinggi, maka ia bisa menggunakan pengetahuan tentang efektivitas

pengendalian yang diperolehnya ketika sedang berusaha mendapatkan pemahaman

pengendalian intern. Apabila auditor merencanakan untuk menetapkan risiko pengendalian

pada tingkat rendah, ia harus: (1) menguji efektivitas pengendalian umum (2) menggunakan

teknik audit berbantuan komputer untuk mengevaluasi efektivitas pengendalian terprogram,

dan (3) menguji efektivitas prosedur untuk menindaklanjuti penyimpangan yang ditunjukkan

oleh pengendalian terprogram.

4.3 Aktivitas Pengendalian-Transaksi Pengeluaran Kas

Jusuf, Al Haryono.2002. Auditing (Pengauditan) Buku 2. STIE YKPN: Yogyakarta