Modul ke:

Fakultas

Program Studi

Manajemen Persediaan

02 FEB

Manajemen

Manajemen Pembelian

Pembelian

• Salah satu fungsi manajemen persediaan yang berkaitan dengan pengadaan barang.

• Biaya pembelian mencapai 50%- 70% total biaya produksi

• Menjamin ketersediaan barang sesuai standar yang ditetapkan oleh bagian produksi

• Memberi jaminan ketepatan waktu, efisiensi biaya, dan mutu barang

Tahap pembelian

• Pengadaan

– Berhubungan dengan pemasok

• Penyimpanan

– Berhubungan dengan bagian gudang

• Penyerahan barang untuk produksi

– Berhubungan dengan bagian produksi

Tugas bagian pembelian

• Melakukan pengadaan barang untuk kegiatan proses produksi dengan jumlah yang sesuai dengan kebutuhan, haga yang layak, penyerahan yang tepat waktu, dan kualitas yang sesuai dengan ketetuan

• Mengikuti perkembangan teknologi dan sistem persediaan

Tanggung jawab departemen pembelian

• Menempatkan, mengevaluasi, dan mengembangkan sumber daya material persediaan dan layanan yang dibutuhkan perusahaan

• Menjamin hubungan kerja yang baik dalam hal kualitas, pengiriman, pembayaran, dan penukaran, serta pengembalian

• Mencari material baru serta sumber baru untuk peningkatan kualitas perusahaan

• Melakukan pembelian item yang dibutuhkan pada harga yang terbaik dengan kualitas sesuai dengan standar perusahaan

• Berinisiatif dan bekerjasama melakukan program pengurangan biaya, analisis nilai, studi/ analisa pasar, dan membuat perencanaan jangka panjang

• Melakukan komunikasi yang efektif antar departemen di perusahaan dan antar perusahaan dengan pemasok

• Menyeleksi pemasok • Melakukan ekspedisi dan menjamin waktu pengiriman sesuai jadwal, serta

negosiasi perubahan jadwal pembelian • Melakukan pengendalian kualitas atas produk yang dipesan • Mencari produk baru, material, dan pemasok yang dapat meningkatakan

keuntungan perusahaan.

Proses penyeleksian pemasok

• Melakukan survey terhadap semua kemungkinan sumber produk yang dicari

• Menganalisis persyaratan relatif dan keuntungan sumber-sumber yang potensial

• Melakukan negosiasi dan seleksi

• Mencari sumber-sumber yang memuaskan sebelum menjalin hubungan dengan pemasok

Pembelian dengan metode JUST in TIME

• Pembelian dilakukan dengan membuat persetujuan dengan penjual untuk mengirimkan jumlah material yang sedikit dan tepat waktu pada saat produksi

Proses transformasi dengan JIT

• Memilih biaya dan volume yang elatif baik dari sisi komponen, material atau layanan

• Menentukan item yang dibutuhkan dan diharapkan berdasarkan fungsinya

• Menjawab pertanyaan seputar pemasok

• Meminta sampel dan memilih kemungkinan terbaik

Pertanyaan seputar supplier

• Apakah memberikan kontribusi nilai?

• Apakah biayanya proporsional dengan manfaatnya?

• Apakah membutuhkan fitur ini?

• Apakah ada yang lebih baik?

• Apakah item dapat dieliminasi?

• Apakah item sudah memenuhi standar?

• Apakah item memiliki kapasitas yang lebih besar sehingga dapat memenuhi kebutuhan?

• Apakah item yang sama dalam persediaan dapat digunakan?

• Apakah ukurannya dapat dikurangi?

• Adakah toleransi?

• Apakah kualitasnya komersial?

• Dapatkah harga itemnya dipermurah?

• Dapatkahmembeli dalam jumlah yang lebih sedikit?

• Dapatkan item dikirim dengan harga yang lebih murah?

• Dapatkah biaya pengepakan dikurangi?

• Mungkinkah meminta supplier untuk mengurangi biayanya?

• Apakah biaya material, tenaga kerja, overhead mahal?

• Apakah ada supplier lain yangmemeberikan harga lebih rendah?

• Adakah orang lain yang membeli dengan harga yang lebih rendah?

Tujuan pembelian dengan metode JIT

• Menghilangkan kegiatan penerimaan dan inspeksi

• Menghilangkan persediaaan dalam perusahaan

• Menghilangkan perpindahan persediaan

• Memperbaiki kualitas dan kehandalan

Keuntungan pembelian dengan JIT

• Pengurangan ukuran lot

• Biaya rendah, tidak perlu penyediaan peralatan dan gudang untuk menyimpan persediaan

• Perhatian khusus dari supplier

• Jadwal pengiriman lebih tepat, pesanan harus sampai saat proses produksi berlangsung

• Lead time sangat rendah karena sesuai pesanan

• Kualitas yang tinggi terjamin dalam pembelian material

Kriteria pembelian JIT

• Pemasok – Sedikit, jaraknya dekat, perukang pembalian dengan pemasok

yang sama, evaluasi kinerja pemasok

• Jumlah pembelian – Menetapkan jumlah output, frekuensi pengiriman dalam lot

kecil, perjanjian jangka panjang, jumlah pengiriman yang tepat, pengepakan dalam jumlah yang tepat

• Kualitas material – Spesifikasi produk yang tersedia di pemasok, membantu

pemasok menemukan kulitas yang dibutuhkan, menjaga hubungan baik untuk jaminan kualitas, mendorong pemasok menggunakan bagan pengendalian proses dan inspeksi sampling

• Pengiriman – Penjadwalan muatan, pengendalian dengan pemilik ataupun

kontrak armada dan perusahaan pergudangan

Keterkaitan bagian pembelian

• Bagian operasi

• Hukum

• Akuntansi

• Pemrosesan data

• Desain

• Penerimaan

• pemasok

Persyaratan bagian pembelian

• Memahami pengetahuan manajemen dan memiliki keahlian serta pengetahuan tentang manajemen pembelian

• Selalu mengikuti perkembangan teknologi dan informasi barang yang dibutuhkan oleh perusahaan

• Tanggap terhadap perubahan perekonomian yang terjadi seperti inflasi, perubahan nilai rupiah, dll

• Memiliki pengetahuan tentang biaya pembelian dan dapat menganalisa perkiraan pembelian dan biaya pembelian

Langkah-langkah dalam Pembelian

• Membuat perencanaan produksi

• Mengukur kemampuan pemasok

• Menentukan waktu tunggu

• Mempertimbangkan harga

• Menentukan jumlah pembelian

Alur pengadaan persediaan

• Merencanankan produksi • Merencanakan pengadaan]menerbitkan surat

pesanan • Mengirim surat ke pemasok • Menunggu pemasok • Inspeksi penyerahan • Penerimaan persediaan • Inspeksi persediaan • Penyimpanan • Pengiriman ke bagian produksi • Proses produksi

Job deskripsi bagian pembelian

• Mencocokan data surat jalan dengan persediaan yang diterima

• Memeriksa jumlah persediaan yang diterima sesuai dengan surat jalan dari pemasok

• Mencocokan waktu penyerahan sesuai jadwal dalam surat pesanan

• Memeriksa kondisi pengepakan dalam kondisi baik

• Membuat data administratif penerimaan persediaan

Job deskripsi bagian pengendalian kualitas

• Memeriksa kualitas pesanan sesuai dengan standar yang telah di tetapkan secara sampling dan keseluruhan

• Membuat data pengecekan terhadap penerimaan pesanan

Job deskripsi bagian gudang

• Memeriksa jumlah barang yang masuk gudang sesuai dengan bagian penerimaan

• Menyusun laporan jumlah persediaan dan perputarab yangada di gudang secara periodik untuk menghindari kerusakan dan kehilangan persediaan

Kerjasama dengan Pemasok

• Memilih pemasok

• Melakukan kontrak kerjasama

• Melakukan evaluasi terhadap pemasok

Pembelian dengan Analisa Break event poin

• TR = PxQ • TC = TFC + TVC jika TFC = a dan TVC =bQ maka • Tc = a + bQ • Syarat BEP: TR + TC • TR= total revenue • TC= total cost • TFC= total fixed cost • TVC=total variable cost • Q= Jumlah persediaan • P= harga persediaan • A = konstanta • B= koefisien

• Apabila TR =TC perusahaan dalam kondisi BEP

• Jika TR > TC maka perusahaan profit

• Jika TR < TC maka perusahaan loss

Daftar Pustaka

• Richardus Eko Indrajit, (2005), Manajemen Persediaan, Grasindo, Jakarta

• Heizer Jay, B.Rander, (206), Manajemen Operasi, Salemba Empat, Jakarta

• Hani handoko, (2002), Manajemen Produksi dan Operasi, BPFE, Yogyakarta

• Siswanto, (2005), Riset Operasi, Erlangga, Jakarta

• M. Syamsul Ma’arif, (2003), Manajemen Operasi, Grasindo, Jakarta

• Sofyan Assauri, (2001), Manajemen Operasi, BPFE, Jakarta

• Martinich, (2003), Operation Manaement, Prenice hall, New Yory

Terima Kasih