(tqm) pengambilan keputusan dan pemecahan masalah

8/2/2019 (TQM) Pengambilan Keputusan Dan Pemecahan Masalah

1/9

Modul Pengantar Manajemen

PERTEMUAN #5

PEMECAHAN MASALAH DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Dosen

Arief Bowo PK,SE.,MM

PROGRAM KELAS KHUSUS KARYAWANUNIVERSITAS MERCU BUANA

JAKARTA2008


2/9

TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM MODUL 5:

1. Setelah mempelajari modul ini diharapkan mahasiswa memahami pengertian

pemecahan masalah dan pengambilan keputusan.2. Mahasiswa dapat memahami tipe-tipe keputusan, yang terprogram maupun yang

tidak terprogram.

3. Mahasiswa dapat menjelaskan tahapan-tahapan pengambilan keputusan

rasional.

4. Mahasiswa memahami bagaimana keterlibatan bawahan dalam pembuatan

keputusan, serta apa kelebihan dan kelemahan dari pembuatan keputusan yang

dibuat secara bersama.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB ARIEF BOWO PK,SE.MMPENGANTAR MANAJEMEN


3/9

PEMECAHAN MASALAH DAN

PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Pendahuluan

Pengambilan keputusan (decision making) merupakan bagian kunci dari

kegiatan manajer. Akan tetapi, pengambilan keputusan khususnya memainkan peran

penting bila manajer terlibat dalam perencanaan. Dalam suatu proses perencanaan,

para manajer memutuskan masalah-masalah seperti apa tujuan organisasi, kesempatan

apa yang akan digunakan, siapa yang akan mengerjakan setiap tugas yang diperlukan.

Keseluruhan proses perencanaan melibatkan para manajer dalam suatu rangkaian

situasi pengambilan keputusan yang berkesinambungan.

Beberapa pengertian tentang pengambilan keputusan adalah sama diantaranya

menurut Stoner (1996) pengambilan keputusan menggambarkan proses yang

digunakan untuk memilih suatu tindakan sebagai cara pemecahan masalah. Kemudian

menurut Chuck Williams (2001)pengambilan keputusan adalah proses memilih suatu

pemecahan masalah dari beberapa alternatif yang tersedia. Menurut T. Hani Handoko

(1999)pengambilan keputusan didefinisikan sebagai penentuan serangkaian kegiatanuntuk mencapai hasil yang diinginkan.

Pengambilan Keputusan

Penemuan masalah Penentuan

Pilihan

Pemecahan Masalah


Kegiatan yangmenyangkut

penentuan

adanya dan

pentingnya

masalah


pengenalan,

perumusan, dan

diagnosa

masalah


pencarian

pemecahan-

pemecahan

alternatif


pengevaluasian

dan pemilihan di

antara

pemecahan

pemecahan

alternatif


implementasi

pemecahan yang

telah dipilih


4/9

Gambar 1. Penemuan masalah, Penentuan Pilihan, Pengambilan Keputusan dan

Pemecahan Masalah

George P. Huber membedakanpengambilan keputusan dari penentuan pilihan(choice making) dan dari pemecahan masalah (problem solving). Penentuan pilihan

mengacu pada seperangkat kegiatan yang sempit yang terlibat dalam pemilihan suatu

pilihan dari seperangkat pilihan alternatif. Jadi, penentuan pilihan merupakan satu sisi

dari pengambilan keputusan. Pemecahan masalah mengacu pada masalah yang lebih

luas yang terlibat dalam penemuan dan implementasi tindakan untuk memperbaiki

situasi yang tidak memuaskan. Penemuan masalah (probleim finding) mengacu pada

proses pengenalan masalah dan pengambilan keputusan untuk mencoba memecahkan

masalah tersebut. Penemuan masalah sebagai dasar bagi keputusan manajerial yang

efektif.

Tipe Keputusan

Dalam pembuatan keputusan para manajer harus berhati-hati dan memilih keputusan

yang paling rasional dan paling sesuai dengan kebutuhan yang ada. Berbagai jenis

keputusan adalah sebagai berikut:

1. Keputusan terprogram

2. Keputusan tidak terprogram

3. Keputusan dengan kepastian, resiko, dan ketidakpastian.

Keputusan terprogram (programmed decision) adalah keputusan yang diambil

berdasarkan kebiasaan, peraturan, atau prosedur. Keputusan terprogram ini biasanya

diperlukan untuk berbagai masalah yang sering terjadi berulang-ulang dan rutin, seperti

pengambilan keputusan pembayaran gaji seorang karyawan baru dan keputusan

tentang berapa banyak persediaan yang harus dipertahankan untuk suatu produk.

Sebaliknya keputusan tidak terprogram (non programmed decision) adalah keputusan

untuk menghadapi masalah yang unik atau khusus. Bila suatu masalah tidak cukup

sering terjadi sehingga memerlukan perlakuan khusus, maka masalah itu harus

ditangani dengan keputusan yang tidak terprogram, seperti apa yang harus dilakukan

atas suatu produk yang gagal, bagaimana memperbaiki hubungan dengan masyarakat,

bagaimana menghadapi pesaing yang baru memasuki pasar.



5/9

Jika seorang manajer makin naik posisinya dalam tingkatan manajemen, maka

kemampuannya untuk mengambil keputusan tidak terprogram menjadi semakin penting

karena semakin banyak keputusan tidak terprogram yang harus diambil. Oleh karena

itu, sebagian besar program pengembangan manajemen mencoba memperbaiki

kemampuan manajer dalam mengambil keputusan tidak terprogram.Dalam kondisi kepastian kita mengetahui apa yang akan terjadi pada waktu yang

akan datang. Dalam kondisi ini tersedia informasi yang akurat, dapat diukur, dan andal

untuk dipakai sebagai dasar keputusan. Pengambilan keputusan dalam kondisi ini dapat

dilakukan relatif mudah, karena data yang tersedia mengenai kondisi yang akan datang

dapat diprediksikan, sehingga manajer dapat mengambil keputusan lebih cepat dan

tepat. Misalnya kondisi lingkungan eksternal yang relatif stabil dari tahun ke tahun dalam

jangka waktu 5 tahun terakhir akan mempermudah para manajer dalam mengambil

keputusan bisnisnya.

Dalam resiko kita mengertahui besarnya kemungkinan dari setiap hasil yang

diharapkan. Jika prediktabilitas lebih rendah, maka terdapat kondisi resiko. Informasi

yang lengkap tidak tersedia, tetapi kita mempunyai suatu gambaran yang baik tentang

probabilitas hasil-hasil tertentu.

Dalam kondisi ketidakpastian sangat sedikit hal yang diketahui. Kondisi

ketidakpastian pada umumnya menyertai keputusan kita yang sangat penting dan

sangat menarik, misalnya keputusan pembukaan usaha baru secara internasional di

suatu negara yang belum diketahui kebiasaan dan kebudayaannya.

Ambiguitas. Ambiguitas (ambiguity) memiliki arti bahwa sasaran-sasaran yang harus

diraih atau masalah yang harus diselesaikan tidak jelas, alternatif-alternatif sulit

didefinisikan, dan informasi mengenai hasil yang diharapkan tidak tersedia. Ambiguitas

juga disebut sebagai masalah keputusan yang hebat. Masalah-masalah besar

berasosiasi dengan konflik manajer terhadap sasaran dan alternatif keputusan, kondisi

lingkungan yang berubah dengan cepat, informasi yang membingungkan, dan hubungan

yang tidak jelas antar elemen keputusan.Walau sebagian besar keputusan tidak

dicirikan oleh ambiguitas, para manajer harus memikirkan sasaran dan

mengembangkan skenario yang masuk akal bagi alternatif keputusan dalam ketiadaan

informasi.

Langkah-langkah Pengambilan Keputusan Rasional



6/9

Pengambilan keputusan yang rasional sangat diperlukan bagi setiap organisasi dimana

para manajer dituntut melakukan suatu tindakan yang lebih rasional dalam menghadapi

setiap masalah yang ada. Pengambilan keputusan rasional adalah suatu proses

sistematik di mana manajer menetapkan masalah, mengevaluasi alternatif, dan memilih

pemecahan optimal untuk memberikan manfaat yang maksimal kepada organisasi.Menurut Chuck Williams (2001) langkah-langkah pengambilan keputusan yang rasional

adalah sebagai berikut:

1. Mendefinisikan Masalah

2. Mengidentifikasi Kriteria Keputusan

3. Menimbang Kriteria

4. Membuat alternatif Pilihan Tindakan

5. Mengevaluasi setiap alternatif

6. Memperkirakan keputusan yang paling optimal

1. Mendefinisikan Masalah

Langkah pertama dalam pengambilan keputusan adalah mengenali masalah yang ada.

Suatu masalah timbul apabila ada perbedaan antara keinginan yang ditetapkan dengan

keadaan yang sesungguhnya terjadi. Adanya perbedaan ini tidak menjamin bahwa

manajer akan langsung membuat keputusan untuk menyelesaikan masalah. Pertama,

manajer harus mengetahui adanya perbedaan. Manajer harus mengetahui adanya

masalah sebelum mulai mencari pemecahan masalah. Kedua, menyadari adanya

perbedaan antara keinginan yang ditetapkan dan kenyataan yang sesungguhnya

tidaklah cukup untuk memulai pengambilan keputusan. Manajer harus termotivasi untuk

mengurangi perbedaan tersebut. Ketiga, selain hal-hal tersebut manajer juga harus

memiliki pengetahuan, keterampilan, kemampuan, dan sumber-sumber daya untuk

menyelesaikan masalah tersebut.

2. Mengidentifikasi Kriteria Keputusan

Kriteria keputusan adalah ukuran dasar yang digunakan untuk menuntun pertimbangan

dan keputusan. Pada umumnya, semakin banyak ditemukan kriteria yang

memungkinkan untuk memecahkan masalah, maka akan semakin baik pemecahan

masalahnya.

3. Menimbang Kriteria



7/9

Setelah mengetahui kriteria keputusan, langkah berikutnya adalah memutuskan kriteria

mana yang lebih penting atau kurang penting. Sementara banyak jumlah model

matematika yang dapat dipakai untuk menimbang kriteria keputusan, semuanya

memerlukan pengambil keputusan untuk menentukan peringkat awal kriteria keputusan.

Beberapa menggunakan perbandingan mutlak(absolute comparisons), adalah dimanasetiap patokan dibandingkan dengan ukuran dasar (standar) atau tingkatan atas

manfaatnya sendiri. Metode lain adalah perbandingan nisbi (relative comparisons),

dimana masing-masing patokan dibandingkan secara langsung terhadap tiap-tiap

patokan yang lain.

4. Membuat Alternatif Pilihan Tindakan

Setelah mengenali dan menimbang kriteria keputusan, langkah berikutnya adalah

mengenali pilihan tindakan yang mungkin dapat memecahkan masalah. Pada langkah

ini, pemikirannya adalah untuk menyusun sebanyak mungkin alternatif.

5. Mengevaluasi Setiap Alternatif

Langkah berikutnya adalah secara sistematis mengevaluasi tiap-tiap alternatif terhadap

masing-masing patokan. Karena sejumlah informasi harus dikumpulkan, langkah ini

memakan waktu jauh lebih lama dan lebih mahal dari langkah lain dalam proses

pengambilan keputusan. Kemudian, pada saat informasi telah terkumpul, dapat

dipergunakan untuk mengevaluasi setiap alternatif terhadap setiap patokan.

6. Memperkirakan Keputusan yang Paling Optimal

Langkah terakhir dalam proses pengambilan keputusan adalah memperkirakan

keputusan yang paling optimal dengan menentukan nilai optimal setiap alternatif. Ini

dilakukan dengan mengalikan penilaian setiap patokan (langkah 5) dengan bobot

patokan tersebut (langkah 3), dan kemudian menjumlahkan nilai-nilai tersebut untuk

setiap alternatif rangkaian tindakan yang disusun (langkah 4).

Partisipasi dalam Pengambilan Keputusan

Keputusan utama dalam dunia bisnis jarang dibuat oleh seorang individu. Pengambilan

keputusan yang efektif sering tergantung pada apakah para manajer melibatkan orang-

orang yang benar dengan cara yang tepat dalam membantu mereka menyelesaikan

masalah. Saat ini banyak manajer yang melibatkan karyawan level bawah dalam proses



8/9

pengambilan keputusan apabila memungkinkan. Sejumlah keputusan mungkin

membutuhkan derajat partisipasi bawahan yang lebih tinggi.

Model Vroom-Jago

Victor Vroom dan Arthur Jago mengembangkan model partisipasi dalampengambilan keputusan yang menyajikan petunjuk bagi para manajer praktisi. Model

Vroom-Jago membantu manajer menaksir jumlah partisipasi bawahan sesuai dengan

kebutuhan. Model ini menggunakan lima level partisipasi bawahan dalam pengambilan

keputusan yang berkisar dari sangat otokratis sampai sangat demokratis. Manajer

sebaiknya memilih salah satu gaya yang disesuaikan dengan situasi. Apabila situasi

terjamin, manajer dapat membuat keputusan sendiri, membagi masalah dengan

bawahan secara individu, atau membiarkan para anggota kelompok membuat

keputusan.

Beberapa gaya keputusan masih dapat diterima pada berbagai situasi. Apabila

hal demikian terjadi, Vroom dan Jago mencatat bahwa gaya otokratis menghemat waktu

tanpa mengurangi kualitas keputusan atau penerimaan. Bagaimanapun juga, dalam

lingkungan kerja yang berubah dengan cepat saat ini, di mana karyawan kerap diminta

lebih memberikan partisipasi, para manajer sebaiknya berusaha untuk melibatkan

bawahannya dalam pengambilan keputusan bila memungkinkan.

Keunggulan dan kelemahan dalam Pengambilan Keputusan Partisipatif

Kebaikan pengambilan keputusan partisipasi:

1. Memberikan jumlah pengetahuan yang lebih besar. Kelompok menawarkan

pengetahuan dan fakta yang lebih banyak dalam rangka mengidentifikasi solusi

potensial dan menghasilkan beberapa alternatif keputusan.

2. Kelompok lebih menerima resiko. Kelompok diskusi dapat meningkatkan

kepuasan anggota dan menghasilkan dukungan bagi kemungkinan keputusan

yang beresiko.

3.

Para anggota lebih termotivasi untuk melakukan keputusan. Individu yang ambilbagian dalam pengambilan keputusan akan merasa puas dengan keputusan

yang diambil dan akan berusaha mendukung keputusan tersebut, sehingga akan

memfasilitasi implementasi.

4. Kreativitas lebih besar. Individu-individu dalam kelompok yang diberikan

kebebasan dalam memebrikan saran-saran dan pendapat kepada pimpinan

akan terdorong lebih kreatif dan inovatif.



9/9

Kelemahan pengambilan keputusan partisipasi:1. Memakan biaya dan waktu. Keputusan yang diambil secara kelompok biasanya

lebih membuang waktu. Orang-orang harus saling melakukan konsultasi,

mendiagnosis masalah dan mendiskusikan solusi.

2. Hasil kompromi, bukan keputusan kelompok. Kurang optimalnya hasil keputusan

karena biasanya kelompok berusaha meraih kompromi solusi.

3. Salah satu anggota dominan, bukan keputusan kelompok. Pemikiran kelompok

merupakan fenomena di mana orang-orang begitu terikat dengan kesatuan

kelompok sehingga mereka enggan mengeluarkan pendapat yang bertentangandengan mengesampingkan motivasi untuk secara realistis mempertimbangkan

beberapa alternatif.

DAFTAR PUSTAKA

Daft, Richard L. 2000. Manajemen (Terjemahan). Penerbit Erlangga. Jakarta.

Handoko, T. Hani. 1999. Manajemen. BPFE-Yogyakarta.

Stoner, James. A.F. 1996. Manajemen (Terjemahan). Penerbit Erlangga. Jakarta.

Williams, Chuck. 2001. Manajemen (Terjemahan). Penerbit Salemba Empat. Jakarta.


(tqm) pengambilan keputusan dan pemecahan masalah

Documents