1

Maryanto

2

MENGAPA SETIAP KEPUTUSAN PENTING

ARTINYA BAGI ORGANISASI ?

YOUR FUTURE DEPENDS ON

YOUR DECISION

3

DEFINISI PENGAMBILAN KEPUTUSAN

James AF Stoner

Pengambilan keputusan merupakan proses mengidentifikasi dan memilih serangkaian tindakan untuk menghadapi masalah tertentu atau mengambil keuntungan dari suatu kesempatan.

4

5

R. Wayne Mondy

Pengambilan keputusan merupakan proses inventarisir dan menilai alternatif-alternatif dan menentukan pilihan diantara alternatif-alternatif tersebut.

ENAM CARA PENGAMBILAN KEPUTUSAN

(Fremon E. Kast dan James R. Rosenweig)

1. Penggunaan kekuatan supra natural2. Penggunaan kekuatan naluri3. Penggunaan pengetahuan awam4. Penggunaan kekuasaan (otoritas)5. Penggunaan metode ilmiah6. Penggunaan metode rasional

6

POKOK BAHASAN

A. Pengamb. Kep. Model C.H. Kepner &B.B. Tregoe

1. Analisis Situasi 2. Analisis Masalah3. Analisis Keputusan4. Analisis Masalah Potensial

7

B. Alat analisis dan alat bantu analisis

1. Causal Map Analysis2. Fishbone Analysis3. SWOT Analysis4. Force Field analysis5. Matrik Komparasi6. Matrik USG 7. Matrik Cost Benefit 8. Matrik Tapisan

8

9

Merupakan teknik untuk menguraikan kerisauan /masalah.

10

No. MENGENALI KERISAUAN

MEMILH KERISAUAN

2. Terlambatnya urusan kepegawaian

a. Terlambatnya penerbitan SKKP.

b. Kurang cepatnya penyampaian Karpeg kepada yang berhak

ANALISIS SITUASI

11

ANALISIS SITUASI

No. MENGENALI KERISAUAN

MEMILH KERISAUAN GW DS TB

2. Terlambatnya urusan kepegawaian

a. Terlambatnya penerbitan SKKP.

b. Kurang cepatnya penyampaian Karpeg kepada yang berhak

T

S

T

S

T

S

12

NO

MENGENALI KERISAUAN

MEMILAH KERISAUAN

PRIORITAS LANG-KAH

Gw

Ds Tb

Terlambatnya urusan kepegawaian

a. Terlambatnya penerbitan SKKP.

b. Kurang cepatnya penyampaian Karpeg kepada yang berhak

T

S

T

S

T

S

AM

AK

ANALISIS SITUASI

13

Merupakan pendekatan sistematis untuk menemukan penyebab suatu masalah.

14

ANALISIS MASALAHKemungkinan Penyebab dan Pengujinya

No Kemungkinan Penyebab

Jika …….., Maka …….

1. Banyaknya ketergantungan pihak lain menyebabkan SKKP terlambat

Jika banyaknya ketergantungan dengan pihak lain menyebabkan SKKP terlambat, maka kelambatan seharusnya juga terjadi pada SKCPNS yang pengurusannya lebih banyak tergantung pihak lain. TIDAK TERBUKTI, SKPP tidak terlambat.

2. Banyaknya jumlah SKKP

Jika banyaknya SKKP merupakan penyebab, maka SKCPNS yang jumlahnya sedikit seharusnya tidak terlambat. TERBUKTI, SKCPNS tidak terlambat

15

No Kemungkinan Penyebab

Jika …….., Maka …….

3. Kabag. Kepeg yang baru belum mampu melaksana-kan tugasnya.

Jika Kabag yang baru merupakan penyebab, maka kegiatan kepegawaian lainnya seharusnya juga terlambat. TIDAK TERBUKTI, kegiatan kepeg. lainnya tidak terlambat

4. Penambahan 5000 SKKP

Bila penambahan jumlah SKKP menyebabkan keterlambatan, maka SKCPNS yang tidak bertambah seharusnya tidak terlambat. TERBUKTI, SKCPNS tidak terlambat

16

HASIL ANALISIS:

Penyebab keterlambatan penerbitan SKKP adalah:

“Banyaknya SKKP sebagai akibat pengangkatan 5000 pegawai 4 tahun lalu”

17

SIMPULAN ANALISIS

1. Kurangnya jumlah pegawai

2. Kurangnya komputer

Dsb.

18

Masalah: “Kurangnya jumlah pegawai”

Alternatif solusi:

1. Meminta bantuan pensiunan

2. Menugaskan pegawai Bagian Kepegawaian untuk lembur

3. Meminta bantuan tenaga dari bagian lain

19

Merupakan pendekatan sistematis untuk menentukan pilihan

20

Memilih alternatif solusi:

1. Menentukan kriteria

2. Menguji alternatif solusi

21

1. MENENTUKAN KRITERIA

a. Kriteria Keharusan

b. Kriteria Keinginan

c. Gradasi nilai kriteria keinginan

22

a. KRITERIA KEHARUSAN

1) Waktu pengadaan pegawai paling lama 8 hari kerja

2) Biaya tambahan paling banyak Rp 1.000.000,00

3) Waktu penyelesaian pekerjaan paling lama 10 minggu

4) Didukung oleh pegawai Bagian Kepegawaian

23

b. KRITERIA KEINGINAN BOBOT

1) Waktu penyelesaian pekerjaan

2) Biaya

3) Waktu pengadaan pegawai

8

6

8

24

c. GRADASI NILAI KRITERIA KEINGINAN

Waktu pengadaan pegawai

Biaya

(Rp 000)

Waktu pe-nyelesai

pekerjaan

S/d 4 hari = 10

5 – 7 hari = 8

8 – 10 hari = 6

S/d 500 = 10

501 – 750 = 7

751 – 1000 = 5

S/d 4 mg = 10

5 – 7 mg = 8

8 – 10 mg= 5

25

2. MENGUJI ALTERNATIF SOLUSI, DENGAN:

a. Kriteria Keharusan

b. Kriteria Keinginan

c. Faktor kualitatif

26

Menguji alternatif solusi :

a. KRITERIA KEHARUSAN

Bantuan Bag.Lain

Bantuan pensiunan

Lembur

Info L/T Info L/T Info L/T

1) Waktu pengadaan pegawai

2) Baiaya tambahan (Rp 000,00)

3) Waktu penyelesaian

4) Dukungan Bag. Kepeg.

5 hari

700

5 mg

Ya

L

L

L

L

7 hari

900

10 mg

Tidak

L

L

L

T

3 hari

600

8 mg

Ya

L

L

L

L27

b. KRITERIA KEINGINAN

BOBOT BANTUAN BAG.

LAIN

LEMBUR

INFO N NT INFO N NT

1. Waktu pengadaan pegawai

2. Biaya (Rp 000)

3. Waktu penyelesaian

Jumlah

8

6

8

3 hari

700

5 mg

10

7

8

80

42

64

----

186

2 hari

600

8 mg

10

7

5

80

42

40

----

162

28

c. Mempertimbangkan faktor qualitatif

Faktor-faktor kualitatif yang tidak memungkinkan dilaksanakannya

suatu keputusan.

29

Keputusan Faktor kualitatif

1. Mengirim seminar ke Luar negeri

2. Menyewa gedung kantor

a. sedang ikut diklat

b. sedang diperiksa

c. sedang sakit

Dsb

a. Pusat narkoba

b. Banyak penjahat

b. Pemilik beretiket baik

Dsb

Contoh faktor kualitatif

30

Analisis masalah potensial adalah pendekatan sistematis untuk mengamankan pelaksanaan suatu rencana

Masalah potensial adalah masalah yang sekarang ini belum terjadi, namun diperkirakan akan terjadi apabila kita tidak melakukan antisipasi

31

32

CONTOH ANALISIS KEPUTUSANMemilih rekanan untuk pembelian 5 buah komputer

I. KRITERIA KEHARUSAN

1. Berkas penawaran lengkap

2. Harga penawaran maksimal Rp 50 jt

3. Waktu pemasangan maksimal 3 bulan

4. Masa pemeliharaan minimal 6 bulan

II. KRITERIA KEINGINAN BOBOT

1. Harga penawaran lebih rendah

2. Waktu pemasangan lebih cepat

3. Masa pemeliharaan lebih lama

4. Paket tambahan lebih banyak

10

8

6

4 33

GRADASI NILAI KRITERIA KEINGINAN

Harga Penawaran

Waktu Pemasangan

Masa Pemeliharaan

Paket Tambahan

35-38 jt = 10

39-42 jt = 8

43-46 jt = 6

47-50 jt = 4

1 bln = 10

2 bln = 8

3 bln = 6

11-12 bln = 10

9 – 10 bln = 8

6 – 9 bln = 6

5-6 macam = 10

3-4 macam = 8

1-2 macam = 6

0 = 4

34

ANALISIS KEPUTUSANMemilih rekanan untuk pembelian 5 buah komputer

KRETERIA KEHARUSAN

REKANAN “A”

REKANAN “B”

REKANAN “C”

INFO T/L INFO T/L INFO T/L

1. Berkas penawaran lengkap

2. Harga penawaran paling tinggi Rp 50 juta

3. Waktu pemasangan paling lama 3 bulan

4. Masa pemeliharaan minimal 6 bulan

Lengkap

40 juta

2 bln

9 bln

L

L

L

L

Lengkap

40 juta

3 bln

8 bln

L

L

L

l

Lengkap

47 juta

4 bln

10 bln

L

L

T

L

35

KRITERIA KEINGINAN BOBOT

REKANAN

“A”

REKANAN

“B”

INFO N NT INFO N NT

1. Harga penawaran (Rp)

2. Waktu pemasangan

3. Masa pemeliharaan

4. Paket tambahan

10

8

6

4

46 jt

2 bln

9 bln

4 mcm

6

8

8

8

60

64

48

32

38 jt

3 bln

12 bln

6 mcm

10

6

10

10

100

48

60

40

JUMLAH NILAI TERTIMBANG (NT) 204 248

36

ANALISIS MASALAH POTENSIAL

Analisis masalah potensial adalah pendekatan sistematis untuk mengamankan

pelaksanaan suatu rencana

37

38

Masalah potensial adalah masalah yang sekarang ini belum terjadi, namun diperkirakan akan terjadi

apabila kita tidak melakukan antisipasi

39

Redahnya Realisasi APBN s/d

Bln. Agustus

Kurang akuratnyarencana

Kurangnya Informasi/

data

CAUSAL MAP

Kurangnya Kompetensiperencana

KurangnyaKomitmenpimpinan

40

DIAGRAM TULANG IKAN / FISH BONE

Redahnya Realisasi APBN s/d

Bln. Agustus

RENCANA

Kurang jelasnya rencana kegiatan

Kurang sesuainya tarip dg harga pasar

Kurang cepatnya penerbitan DIPA

.

.

41

MATRIK USGMemilih penyebab dominan: RENCANA

No Penyebab U S G Total

1.

2.

3.

Kurang jelasnya

rencana kegiatan

Kurang sesuainya

tarip dg harga pasar

Kurang cepatnya

penerbiitan DIPA

5

3

3

4

4

2

3

2

3

12

9

8

KeteranganSkala 1 - 5U = Urgent, semakin mendesak wakunya, semakin besar nilainya.S = Serious, semakin mengganggu dalam pencapaian tujuan, semakin besar nilainya.G = Growth, semakin berkembang masalahnya, semakin besar nilainya.Pilihan pada jumlah / total terbesar.

42

MATRIK KOMPARASIMemilih penyebab dominan : RENCANA

No Faktor Penyebab

Faktor yang lebih urgen

Peringkat

a b c Total Bobot (%)

a. Kurang jelasnya

rencana kegiatan

x a a 2 2/3 x 100% = 66,66%

1

b. Kurang sesuainya

tarip dg harga pasar

a x b 1 1/3 x 100% = 33,33%

2

c. Kurang cepatnya

penerbiitan DIPA

a b x 0 0/3 x 100% = 0% 3

J u m l a h 3 100,00%Keterangan:

Semakin besar bobotnya, semakin tinggi tingkat urgensinya.Pilihan pada peringkat 1.

43

MATRIK COST BENEFITMemilih alternatif solusi terbaik

Masalah: Kurang jelasnya rencana kegiatan

Alternatif Solusi Manfaat Biaya Ratio

1. Memerinci Rencana Kegiatan 9 3 3,00

2. Menyusun Prioritas Rencana 6 3 2,00

Keterangan: Skala 1 – 10Semakin tinggi manfaatnya, semakin besar nilainya.Semakin tinggi biayanya, semakin besar nilainya.Pilihan pada ratio terbesar.

44

MATRIK TAPISANMemilih alternatif solusi terbaik

Masalah: Kurang jelasnya rencana kegiatan

Alternatif

Tapisan

Kontribusi Biaya Kelayakan Total

1. Memerinci Rencana Kegiatan

4 4 3 11

2. Menyusun Prioritas Rencana

2 4 3 9

Keterangan; Skala 1 – 5Semakin besar kontribusinya, semakin besar nilainyaSemakin besar biayanya, semakin kecil nilainyaSemakin tinggi tingkat kelayakannya semakin besar nilainyaPilihan pada jumlah / total terbesar. 45

SWOT

Berfungsi untuk:

Mengetahui peta:

Kekuatan (Strengths).Kelemahan (Weaknesses)Peluang (Opportunity)Ancaman (Threats)

1.Mengetahui perubahan lingkungan

2. Mengetahui kemampuan pesaing dan diri sendiri

3. Menyesuaikan visi, misi dan tujuan 46

BARANG SIAPA YANG MENGETAHUI MEDAN KEKUATAN DAN KELEMAHAN LAWAN DAN DIRI SENDIRI AKAN MEMENANGKAN PERJUANGAN

47

BARANG SIAPA YANG DAPAT MEMADUKAN ATAU MENCIPTAKAN INTERAKSI EFEKTIF ANTARA KEKUATAN (STRENGHTS) DENGAN PELUANG (OPPROTUNITIES) DAN MEMINIMALKAN KELEMAHAN (WEAKNESSES) DENGAN ANCAMAN (THREATS) AKAN MEMILIKI KEUNGGULAN MERAIH SUKSES.

48

Kekuatan Eksternal /Opportunities= O

Kelemahan Internal/

Weaknesses = W

Kekuatan Internal / Strengths = S

Ancaman Eksternal

Threats = T

ANALISIS SWOT

STRATEGI WO3. Mendukung strategiTurn arround

STRATEGI WT4. Mendukung strategi defensif

1. STRATEGI SO Mendukung Strategi Agresif

STRATEGI ST 2. Mendukung Strategi diversifikasi

49

KEKUATAN

INTERNAL.

KEKUATAN

EKSTERNAL.

STRENGTHS (S)

Tentukan 5-10 faktor kekuatan internal

WEAKNESSES (W)

Tentukan 5 – 10 faktor kelemahan internal

OPPORTUNITY (O)

Tentukan 5- 10 faktor peluang eksternal

STRATEGI SO

Ciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang

STRATEGI WO

Ciptakan strategi yang meminimalkan kelemahan untuk memanfaatkan peluang

THEATHS (T)

Tentukan 5 – 10 faktor

ancaman eksternal

STRATEGI ST

Ciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk mengatasi ancaman

STRATEGI WT

Ciptakan strategi yang meminimalkan kelemahan dan menghindari ancaman

MATRIK SWOT

50

FORCE FIELD ANALYSIS / ANALISIS MEDAN KEKUATAN(Kurt Levin)

Force field Analysis (Analisis Medan Kekuatan), merupakan teknik mengidentifikasi dan menganalisis secara visual tentang tekanan / kekuatan (forces) yang mempengaruhi rencana perubahan dalam organisasi

51

KONSEP DASAR ANALISIS MEDAN KEKUATAN

1. DIPERGUNAKAN UNTUK MENGELOLA PERUBAHAN

2. KEADAAN SEKARANG DILIHAT SEBAGAI EQUILIBRIUM SEMENTARA

3. DALAM SETIAP MELAKUKAN PERUBAHAN TERDAPAT FAKTOR PENDORONG DAN FAKTOR PENGHAMBAT

4. STRATEGI: DENGAN MEMPERKUAT PENDORONG

DAN MEMPERLEMAH PENGHAMBAT

52

0

DIAGRAM MEDAN KEKUATAN

PENDORONG

PENGHAMBAT

53

54