P.M.P.K.DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV

DASAR FILOSOFIS SEBUAH KEPUTUSAN PUBLIK

“SETIAP KEPUTUSAN TIDAK SEMATA-MATA DIDASARKAN PADA KOMPETENSI LEGAL,

TETAPI JUGA HARUS MEMENUHI NILAI-NILAI KEBENARAN ETIK DI DALAMNYA”

(Prof. Dr. Djokosantoso Moeljono)

DESKRIPSI SINGKATMata diklat ini menjelaskan pengertian, proses,

teknik analisis, pemilihan alternatif dan pengambilan keputusan.

TUJUAN UMUMSetelah mengikuti pembelajaran ini, peserta

mampu memahami, menjelaskan dan menerapkan keterampilan dalam

memecahkan masalah dan pengambilan keputusan yang tepat, cepat dan benar.

TUJUAN KHUSUSSETELAH MEMPELAJARI MATA AJAR INI, PESERTA MAMPU :• Memahami Alur Pikir Rasional Dalam Proses Pemecahan Masalah;• Memahami Dan Menjelaskan Tahap-tahap Dari Alur Pikir Rasional;• Memahami Dan Menjelaskan Teknik-teknikdalam Mengidentifikasi,

Merumuskan, Menentukan Prioritas, Menganalisis Masalah Dan Menentukan Pilihan;

• Memahami Dan Menjelaskan Teknik-teknik Analisis Persoalan Potensial;

• Memahami, Menjelaskan Dan Menerapkan Konsep-konsep Tersebut Dalam Praktek.

PENGERTIAN

• PEMECAHAN MASALAH DAPAT DIARTIKAN SEBAGAI : Suatu Proses Mengamati, mengenali dan Usaha Mengurangi Perbedaan Antara Situasi Sekarang Dengan Yang Akan Datang (Rencana);

• PENGAMBILAN KEPUTUSAN DIARTIKAN SEBAGAI : Proses Memilih Tindakan Dari Beberapa Alternatif Untuk Mencapai Tujuan/ Sasaran (Proses Mengakhiri Suatu Masalah).

Pengertian ……

• PEMECAHAN MASALAH DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN (PMPK) DAPAT DIARTIKAN : Sebagai Suatu Proses Identifikasi, Mencari Penyebab, Pemilihan Alternatif Dan Mengantisipasi Hambatan Yang Mungkin Menghalangi Terlaksananya Keputusan.

RAGAM MODEL PENGAMBILAN KEPUTUSAN

“PENGAMBILAN KEPUTUSAN” UNTUK :1. Mengetahui hubungan faktor-2 yang bersifat

tunggal relevan dengan masalah yang akan diselesaikan;

2. Memperjelas hubungan yang signifikan di antara variabel yang ada;

3. Merumuskan hipotesis tentang hakekat hubungan antar variabel.

FAKTOR YANG DIPERTIMBANGKAN DALAM MENYUSUN MODEL PENGAMBILAN KEUTUSAN

1. TUJUAN ORGANISASI;2. KENDALA INTERNAL;3. KRITERIA PELAKSANAAN;4. BERBAGAI ALTERNATIF PEMECAHAN

MASALAH.

FAKTOR YANG BERPENGARUH

FAKTOR YANG BERPENGARUH DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN :

1. Keadaan lingkungan dan nilai-nilai yang dipertentangkan;

2. Politik;3. Emosional;4. Tingkat pendidikan;5. Model keputusan faktual.

TAHAPAN PMPK(Secara Umum)

1. IDENTIFIKASI MASALAH;2. ANALISIS MASALAH;3. MERUMUSKAN ALTERNATIF PEMECAHAN

MASALAH;4. MENETAPKAN KEPUTUSAN.

TAHAPAN ANALISIS DALAM PMPK (Menurut Kepner-Tregoe)

No TATARAN KEGIATAN

1 ANALISIS SITUASI (Apa yang terjadi)

1. MENGINVENTARISASI MASALAH;2. MENENTUKAN MASALAH PRIORITAS.

2 ANALISIS PERSOALAN (Mengapa terjadi)

1. MENGIDENTIFIKASI FAKTOR PENYEBAB MASALAH;

2. MENENTUKAN PENYEBAB UTAMA.

3ANALISIS KEPUTUSAN

(Tindakan apa yang harus diambil)

1. MEMBUAT ALTERNATIF PEMECAHAN;2. MENENTUKAN ALTERNATIF YANG PALING

BAIK.

4 ANALISIS PERSOALAN POTENSIAL(Apa yang kita hadapi)

1. MENGIDENTIFIKASI HAL-HAL YANG MUNGKIN TERJADI;

2. MENENTUKAN TINDAKAN PENCEGAHAN.

TAHAPAN ANALISIS DALAM PMPK

No KEGIATAN UTAMA KERANGKA POKOK(Kepner-Tregoe)

1 IDENTIFIKASI MASALAH(Mengenali Kerisauan)

1. ANALISIS SITUASI (Apa yang terjadi)

2 ANALISIS MASALAH(Belum diketahui Penyebabnya)

2. ANALISIS PERSOALAN (Mengapa terjadi)

3 MERUMUSKAN ALTERNATIF PEMECAHAN MASALAH(Telah diketahui Penyebabnya)

3. ANALISIS KEPUTUSAN (Tindakan apa yang harus diambil)

4 MENETAPKAN KEPUTUSAN(Dilengkapi antisipasi dengan Analisis Masalah Potensial)

4. ANALISIS PERSOALAN POTENSIAL (Apa yang kita hadapi)

TAHAPAN ANALISIS DAN KEGIATANDALAM PMPK

No KEGIATAN UTAMA TATARAN RINCIAN KEGIATAN

1 IDENTIFIKASI MASALAH(Mengenali Kerisauan)

1. ANALISIS SITUASI (Apa yang terjadi)

1. Menginventarisasi Masalah;2. Menentukan Masalah

Prioritas.2

ANALISIS MASALAH(Penyebab Belum diketahui)

2. ANALISIS PERSOALAN (Mengapa terjadi)

3. Mengidentifikasi Faktor Penyebab Masalah;

4. Menentukan Penyebab Utama.

3 MERUMUSKAN ALTERNA- TIF PEMECAHAN MASALAH (Penyebab Telah diketahui)

3. ANALISIS KEPUTUSAN(Tindakan apa yangharus diambil)

5. Membuat Alternatif Pemecahan;

6. Menentukan Alternatif Yang Paling Baik.

4 MENETAPKAN KEPUTUSAN(Dilengkapi antisipasi dengan Analisis Masalah Potensial)

4. ANALISIS PERSOALAN POTENSIAL(Apa yang kita hadapi)

7. Mengidentifikasi Hal-hal Yang Mungkin Terjadi;

8. Menentukan Tindakan Pencegahan.

1 - ANALISIS SITUASI

1) MENGENALI “KERISAUAN”;2) MEMILAH KERISAUAN;3) MENENTUKAN KRITERIA DAN PRIORITAS;4) MERENCANAKAN PENYELESAIAN.

“Kerisauan (Concern) berarti :sesuatu yang dirasakan mengganggu, kurang mengenakkan,

menyita perhatian TAPI kita belum yakin apakah sesuatu itu memang perlu kita atasi”

1). Mengenali Kerisauan :

DAFTAR KERISAUAN KETERANGAN APA YANG BELUM BERHASIL KITA KERJAKAN ? APA DAMPAKNYA THD ORGANISASI ASPEK APA YANG HARUS DIPERBAIKI TINDAKAN APA YANG HARUS SEGERA DIAMBIL ? APA RENCANA KEDEPAN UNTUK MENINDAK LANJUTI ?

2). Memilah Kerisauan :

• Apa yang dimaksud dengan ……;• Apa buktinya sehingga itu tidak ……;• Apakah hal tersebut masih bisa dirinci lebih

lanjut ……;• Apakah hal tersebut telah spesifik …..;

(Menunjukkan “masalah spesifik / tunggal sehingga dapat dianalisis penyelesaaiannya)

3). Menentukan Kriteria & Prioritas Masalah :

(Teori Kepner Tregoe : “USG”)

No SITUASI / KERISAUANPENILAIAN

TNKRITERIAU S G

PENILAIAN MENGGUNAKAN SKALA LIKERT (5 – 4 – 3 – 2 – 1 )TN = TOTAL NILAI

KRITERIA PEMILIHAN MASALAH PRIORITAS

• U (Urgency) : kegawatan yaitu besarnya dampak yang timbul terhadap keselamatan jiwa manusia/uang/produksi/harta benda/reputasi baik individu maupun organisasi.

• S (Seriousness) : mendesaknya yaitu banyaknya waktu tersedia untuk penanganan suatu masalah.

• G (Growth) : pertumbuhan yaitu perkiraan bertambah buruknya suatu keadaan dibandingkan dengan sebelumnya/keadaan sekarang.

CONTOH “SITUASI”(KERISAUAN-KERISAUAN)

1. PKL KURANG TERTIB.2. LAPORAN MINGGUAN TIDAK TEPAT WAKTU.3. KEMISKINAN MENINGKAT.4. KESULITAN KOORDINASI ANTAR BAGIAN.5. JUMLAH ANAK JALANAN MENINGKAT;6. MENYUSUN KEGIATAN PILKADA.7. TARGET PBB TIDAK TERCAPAI.8. MENYUSUN PRIORITAS PROYEK.9. MEMPERSIAPKAN RAPAT KOORDINASI.10.SI BADU SERING BOLOS.11.PAMERAN UNTUK MENARIK INVESTOR.

KENALI KERISAUAN DAN PILAH KERISAUAN.

No MengenaliKerisauan (Umum)

Memilah Kerisauan(Memperjelas)

Prioritas TN

U S G

1 Perencanaan Proyek Kurang Sempurna. (Bersifat Umum).

a.15% Hasil perencanaan sulit dilaksanakan.b.10% Survei tidak dilakukan dg. Seksama.

3

5

3

5

5

5

2 Perijinan Bangunan Lambat Diselesaikan (Bersifat Umum)

a.S.K IMB lambat disele-Saikan.

5 5 5

3 Peralatan Kerja Kurang.(Umum)

a.Komputer Kurang.b.Filling Kabinet Kurang.

43

54

55

4 Menteri Akan Berkunjung.(Jelas)

a.Mempersiapkan Kunjungan Menteri.

5 5 5

Pertanyaan untuk Memilah Kerisauan:1.Apa yang Anda Maksud Dengan…………2.Bukti Apa yang Anda Punyai………………3.Apakah Kerisauan Masih Bisa Diperinci Lagi?

CONTOH

Indek Skala LIKERT: 1-5; Sangat Penting, Penting, Cukup, Kurang, Sangat Kurang.

MEMILAH KERISAUAN

4). Merencanakan Penyelesaian :

Kemungkinan sifat Masalah Prioritas :a. Masalah prioritas belum diketahui

penyebabnya;b. Masalah prioritas telah diketahui penyebabnya

secara jelas;c. Masalah masih potensial.

= (DILANJUTKAN LANGKAH ANALISIS PERSOALAN)

TEKNIK MERENCANAKAN PENYELESAIAN

No SIFAT MASALAH TEKNIK PENYELESAIAN CATATAN

1Masalah prioritas belum diketahui penyebabnya;

TEKNIK ANALISIS MASALAH

-P. Masalah- USG- P. Sasaran

2 Masalah prioritas telah diketahui penyebabnya;

TEKNIK ANALISIS KEPUTUSAN

-P.Alternatif;-

3 Masalah masih potensial

ANALISIS MASALAH POTENSIAL

C

B

A

TEKNIK ANALISIS MASALAHa. Perumusan Masalah;b. Spesifikasi Penyebab;c. Menguji Penyebab;d. Memverifikasi penyebab (akar masalah);e. Penetapan Tujuan Pengambilan Keputusan;f. Menentukan Kriteria Pemilihan;g. Mengembangkan Alternatif pilihan;h. Mengevaluasi alternatif.

A

a. Perumusan Masalah

• Perumusan Masalah : Berupa rumusan “kesenjangan” baik kesenjangan “prosedur” maupun “sistem” antara kenyataan (empirik) dengan yang seharusnya (yang diinginkan). Perbedaan antara Das Sain dan Das Sollen dapat dikatakan sebagai “masalah”;

• Ada 2 kemungkinan masalah : “masalah tunggal” (spesifik) bisa langsung dicari faktor penyebabnya. Dan “masalah majemuk” yang harus dicari penyebabnya masing-masing.

b. Spesifikasi Penyebab• Mencari penyebab spesifik yang menggambarkan

hubungan “sebab – akibat” yang logis, yaitu dengan menjawab pertanyaan “mengapa” atau “apabila…..” “maka…..”;

• Jawaban atas pertanyaan “apabila…” merupakan “penyebab” dan “maka” akan timbul suatu masalah sebagai “akibat”;

• Membuat “daftar penyebab” timbulnya “masalah prioritas” yang telah diketemukan/ditetapkan.

Contoh menjawab “MENGAPA” terjadi “Masalah Prioritas” (mis. : Terlambat masuk kantor)

PERTANYAAN “MENGAPA” JAWAB

MENGAPA TERLAMBAT MASUK KANTOR

KARENA MOBIL MOGOK

MENGAPA MOBIL MOGOK KARENA ACCU LEMAH

MENGAPA ACCU LEMAH KARENA AIR ACCU HABIS

MENGAPA AIR ACCU HABIS SERVICE TERLAMBAT

MENGAPA SERVICE TERLAMBAT JADUAL SERVICE BELUM ADA

MENGAPA JADUAL SERVICE BELUM ADA

KARENA KELEMAHAN MANAJEMEN PERAWATAN.

c. Menguji Penyebab

• Daftar yang menyajikan kemungkinan – kemungkinan “penyebab” pada tahap sebelumnya diuji kebenarannya dengan menggunakan pertanyaan :– Apakah penyebab ini sesuai dengan fakta?;– Siapa yang bertanggungjawab atas kebenaran

informasi tsb (sumber informasi diperoleh dari yang berkompeten)?.

d. Memverifikasi Penyebab

• Ada berbagai pisau analisis yang dapat digunakan untuk memverifikasi penyebab, yaitu a.l. :– Fish Bone Diagram (diagram tulang ikan)– Diagram Pohon Masalah;– SWOT– Causal Map– Dll.

CONTOH CAUSAL MAP

MESINRUSAK

MESINRUSAKKLEPKLEP

COILCOIL

BUSIBUSI

AKI AKI AKILEMAH

AKILEMAH

PERAWATANLEMAH

PERAWATANLEMAH

CONTOH FISH BONE DIAGRAM

METODEMETODE SDMSDM

MESINMESIN

MANAJEMEN PERAWATANLEMAH

MANAJEMEN PERAWATANLEMAH

MESIN TDKHIDUP

Lupa servis

Air aki habis

Aki lemah.

Jadwal servistidak ada

MOGOKMOGOKTERLAMBAT

MASUKKANTOR

TERLAMBATMASUK

KANTOR

CONTOH POHON MASALAHTERLAMBAT MASUK

KANTOR

TERLAMBAT MASUKKANTOR

MOBIL MOGOKMOBIL MOGOK

SDM TIDAKTERAMPIL

SDM TIDAKTERAMPIL

MESIN RUSAKMESIN RUSAK SISTEM TER-GANGGU

SISTEM TER-GANGGU

BUSIKOTOR

BUSIKOTOR

AKILEMAH

AKILEMAH

SHILLBOCOR

SHILLBOCOR

AIR AKI HABISAIR AKI HABIS

SERVIS TERLAMBATSERVIS TERLAMBAT

JADWAL SERVIS TDK ADAJADWAL SERVIS TDK ADA

MANAJEMEN PERAWATAN LEMAHMANAJEMEN PERAWATAN LEMAH

AKIBAT

MASALAH UTAMASEBAB UTAMA

MP

MS

Sebab

AKAR MASALAH

MENENTUKAN KRITERIA & PRIORITAS MASALAH :

(Teori Kepner Tregoe : “USG”)

No SITUASI / KERISAUANPENILAIAN

TNKRITERIAU S G

PENILAIAN MENGGUNAKAN SKALA LIKERT (5 – 4 – 3 – 2 – 1 )TN = TOTAL NILAI

MASALAH UTAMA (-)

MASALAH POKOK (-)

MASALAH POKOK (-)

MASALAH POKOK (-)

MS (-) MS (-)MS (-)

AKIBAT (-)POHON

MASALAH

(Faktor yang berpengaruh thd

“Masalah Utama”)

(Akar Masalah)

(MPD)(MP) (MP)

(MSD)(MS) (MS)

Asep Kususanto

e. Penetapan Tujuan Pengambilan Keputusan

• Untuk merumuskan Alternatif Pemecahan Masalah terlebih dahulu dilakukan 3 langkah analisis yang pokok yaitu :– Menentukan Tujuan/Sasaran;– Menilai Alternatif, dan– Menilai Akibat.

MENENTUKAN TUJUAN/SASARAN

MENILAI AKIBAT YANG TIMBUL

MENILAI ALTERNATIF

SASARAN UTAMA (+)

SASARAN POKOK (+)

SASARAN POKOK (+)

SASARAN POKOK (+)

SS (+) SS (+)SS (+)

DAMPAK (+)POHON TUJUAN/

SASARAN

(Faktor yang berpengaruh thd

“Masalah Utama”)

(Akar Masalah)

(A) (C) (B)Asep Kususanto

F. Menentukan Kriteria Pemilihan

• ADA 2 KRITERIA PERSYARATAN APA YANG HARUS DIPENUHI CALON KEPUTUSAN :– Kriteria Wajib/Keharusan (mutlak, terukur dan

realistis)– Kriteria Keinginan.

• PEMBUATAN KRITERIA MERUPAKAN LANGKAH YANG BERSIFAT SUBSTANTIF, IMAJINATIF DAN KREATIF, SESUAI DENGAN TUJUAN KEPUTUSAN ITU DIAMBIL.

NO KRITERIABobot

(BOBOT X NILAI)

KETA B C

1 Kriteria Wajib / Keharusan :(Bersifat Mutlak, Terukur

dan Realistis)

6 5x6=30 4x6=24 5x6=30

2 Kriteria Keinginan / Harapan :(Bersifat Relatif, dikaitkan dg keinginan tertentu)

4 4x4=16 4x4=16 5x4=20

JUMLAH = 10 46 40 50

RANGKING = II III IA = MENINGKATKAN MOTIVASI PEGAWAI;B = MENINGKATKAN KINERJA;C = MEWUJUDKAN DISIPLIN PEGAWAI.

PENILAIAN “TUJUAN” KEPUTUSAN(Masalah : Pegawai secara umum sering terlambat)

TUJUAN :

G. Mengembangkan Alternatif Pilihan ( “Analisis Keputusan”)

• Merumuskan beberapa “alternatif” sebagai pilihan untuk memecahkan masalah atau untuk mencapai tujuan yang ditetapkan, dengan cara “curah pendapat”; Atau :

• Menggunakan pisau analisis :– Pohon Alternatif;– FFA;– SWOT.

B

SASARAN UTAMA (+)

SASARAN POKOK

Dominan (+)

SAS SPESIFIK DOMINAN (+)

DAMPAK (+)POHON ALTERNATIF

ALTERNATIF –

2

ALTERNATIF –

3

ALTERNATIF –

I

Asep Kususanto

CONTOH FFA(Guna Merumuskan Alternatif)

• ALTERNATIF STRATEGI :– Tingkatkan Jumlah Insentif Bulanan;– Optimalkan Pelaksanaan Apel;– Tegakkan Peraturan Disiplin.

ARAH PERUBAHAN

TRANSPORTASI SULIT

SANKSI KURANG TEGASADANYA APEL

ADANYA INSENTIF

(FAKTOR PENDORONG) (FAKTOR PENGHAMBAT)

FORMULASI STRATEGI SWOT INTERNAL

EKSTERNAL

STRENGTHS :1. Ada program pelatihan TI yang praktis2. Tersedia Workshop TI

WEAKNESSES :1. Tugas Sitel kurang menarik2. Pegawai berpendidikan TI terbatas

OPPORTUNITIES :1. Ada keinginan berbagai unit untuk membangun SIM2. Banyak pegawai di ber bagai unit siap latih SIM

STRATEGI : SO1. Kembangkan Program SIM 2. Kembangkan kompeten si SIM terpadu

STRATEGI : WO1. Susun jabatan fungsio- nal pranata komputer2. Tingkatkan ketrampilan pegawai dibidang TI

THREATS :1. Adaptasi perkembang- an SIM lambat2. Konsep social engineering belum mantap

STRATEGI : ST1. Bentuk gugus inovasi program TI2. Kembangkan social engineering

STRATEGI : WT1. Tingkatkan forum kaji- an terapan TI2. Mantapkan budaya TI

CONTOH

G. MENGEMBANGKAN ALTERNATIF……......

TUJUAN : (Sasaran Spesifik)A = Meningkatkan Motivasi Pegawai; (II)B = Meningkatkan Kinerja; (III)C = Mewujudkan Disiplin Pegawai.(I) (Sas.Spesifik

Dominan/ SSD)

ALTERNATIF KEPUTUSAN1. TINGKATKAN JUMLAH INSENTIF BULANAN;2. OPTIMALKAN PELAKSANAAN APEL;3. TEGAKKAN PERATURAN DISIPLIN PEGAWAI.

H. Mengevaluasi Alternatif• Setiap alternatif dievaluasi dengan 2 kriteria yang

telah ditetapkan yaitu : “Kriteria Keharusan” dan “Kriteria Keinginan”;

• Mempertimbangkan “Resiko” yang bersifat “negatif” dari alternatif yang dipilih;

• Selanjutnya mengevaluasi alternatif dengan menggunakan “Teori Tapisan” dari Mc. Namara, atau dengan metode “Cost Benefit Analisys”.

PEMILIHAN ALTERNATIF PEMECAHAN MASALAH

NO ALTERNATIF STRATEGI

EFEKTIVITAS EFISIENSI (biaya) KEMUDAHAN TOTAL KET

1 TINGKATKAN JUMLAH INSENTIF BULANAN

3 5 5 13

2 OPTIMALKAN PELAKSANAAN APEL

4 5 5 14

3 TEGAKKAN PERATURAN DISIPLIN PE

5 5 5 15 Terpi lih

( TEORI TAPISAN)

(MATRIKS COST BENEFIT ANALISYS)

ALTERNATIF BENEFIT(Manfaat)

COST(Biaya)

RATIO PILIHAN

ALTERNATIF I

ALTERNATIF II

10

9

5

3

2

3

2

1

PENENTUAN ALTERNATIF PEMECAHAN MASALAH

ANALISIS PERSOALAN POTENSIAL

Persoalan Potensial Adalah Sesuatu Yang Pada Saat Ini Belum Terjadi Masalah, Namun

Dikhawatirkan Masalah Itu Akan Timbul Atau Terjadi Dimasa Yang Akan Datang.

(yang diasumsikan dapat mengganggu pelaksanaan pencapaian tujuan

organisasi/pelaksanaan misi/tupoksi)

C

LANGKAH – LANGKAH MENGANTISIPASI MASALAH POTENSIAL

1. Mengidentifikasi secara kritis prakiraan persoalan yang diperkirakan akan terjadi di masa yang akan datang;

2. Mengidentifikasi faktor-faktor penyebab dari persoalan potensial tsb;

3. Menyiapkan rencana tindakan untuk mencegah atau menanggulangi persoalan potensial tsb.

MANFAAT ANALISIS PERSOALAN POTENSIAL

1. Mengamankan Sebuah Keputusan;2. Melengkapi Sebuah Rencana Sebelum

Dilaksanakan;3. Memantau Sebuah Rencana Yang Sedang

Berjalan; Dan4. Memperbaiki Pelaksanaan Kegiatan Yang

Sedang Berjalan.

ANALISIS PERSOALAN POTENSIALNo. Kegiatan Persoalan

PotensialPertanyaan utk Solusi

Alternatif Pencegahan

1Peresmian Gedung Kantor Baru, oleh Bupati;

Bagaimana apabila Bupati berhalangan datang;

Siapa yang akan menggantikan Bupati;

-Wakil Bupati;- Sekretaris Daerah;- Asisten I Sekda.

Jam berapa rombongan harus menuju lokasi.

Bagaimana jika terlambat.

-Datang lebih awal;- Penggunaan pengawalan forreder;- Menutup jalan yang dilalui rombongan.

SEKIAN & TERIMA KASIH