Term of Reference (TOR)Ditulis pada 05/09/2012

Term of Reference (TOR) adalah gambaran tujuan, ruang lingkup dan struktur sebuah proyek (kegiatan) atau kepanitiaan yang telah disepakati untuk bekerja sama untuk mencapai tujuan

bersama.

Definisi di atas mungkin terlalu umum dan sulit dipahami. Penjelasan secara sederhana, jika kita mengadakan sebuah kegiatan, tentunya ada alasan (motif) kenapa kita melakukanya, batasan sejauh apa kita mau melakukannya dan untuk apa kita melakukannya. Itulah yang dituangkan dalam TOR. Dalam artikel ini, yang akan saya perkenalkan (atau buat mengingatkan bagi yang sudah tahu) adalah TOR ketika kita meminta seseorang menjadi narasumber untuk mengisi materi.

Kebiasaan BurukSeringkali (bahkan setiap kali) saya menerima permintaan tolong untuk mengisi materi dalam pelatihan, saya bertanya-tanya materi seperti apa yang diinginkan? Jawabannya selalu sama, “Pokoknya tentang ini, Mas. Yag penting bagus dan menarik.”

Saat saya bertanya lebih spesifik tentang materi yang diminta, biasanya panitia yang bersangkutan malah bingung. Bahkan mereka kadang heran, karena saya bertanya pesertanya berapa, materi sebelum dan sesudahnya apa, pesertanya pernah mendapat materi apa saja? Padahal, sangat penting bagi seseorang yang akan bicara di depan publik, mengetahui batasan dari materi yang akan disampaikan. Bagaimana audience (pendengar) yang akan dihadapi, baik jumlahnya, kondisi fisiknya (udah capek, bosen atau masih segar), tingkat kecerdasan dan perhatiannya, dan sebagainya.

Itulah sedikit kebiasaan buruk yang saya temukan. Ambil mudahnya saja, tidak penting pembicara nanti mengisi materi apa, yang penting pesertanya tertarik dan banyak tertawa.

TOR untuk NarasumberDalam hal ini, TOR berarti dokumen yag menunjukkan batasan materi yag perlu disampaikan oleh narasumber (pembicara) dan bagaimana kondisi audience (pendengar) saat materi itu diberikan. Maka, ada beberapa poin pokok yang perlu dimasukkan dalam TOR untuk tujuan ini.

Judul materi. Hukumnya wajib dan mutlak (mutlaq pake Q kalao perlu). Sering ditemui permintaan tolong mengisi materi, judulnya “tentang KEPRAMUKAAN”. Padahal materi berhubungan dengan kepramukaan ada banyak. maka, jika kamu menjadi panitia sebuah pelatihan, pastikan setiap materi memiliki judul yang spesifik.

Tujuan. Sampaikan juga, alasan kenapa materi ini perlu disampaikan. Bila perlu buat dalam kategori tujuan umum dan tujuan khusus.

Waktu dan jadwal. Penting sekali untuk pemateri memperkirakan bagaimana kondisi peserta saat menerima materi.Masih segar kah atau sudah capek dan kebosanan. Bila perlu, sampaikan jadwal dan materi-materi apa saja yang sudah diberikan dan akan diberikan.

Resume. Logikanya, jika kamu memilih sebuah judul materi untuk disampaikan pada peserta, kamu sudah tahu gambaran isi materi yang akan disampaikan. Tidak masalah jika gambaran itu nanti berbeda dengan yang ada dalam pemikiran pemateri. Setidaknya, jika sudah ada garis besar isi materi, pemateri lebih mudah mempersiapkan diri.

Kondisi peserta. Berikan juga gambaran kondisi peserta yang perlu diketahui sebelumnya oleh pemateri.

Metode. Bagaimana hendaknya materi akan disampaikan. Apakah menghendaki ada waktu untuk tanya jawab, praktek atau penugasan?

Keterangan tambahan lainnya yang perlu disampaikan.

Poin-poin di atas hanya salah satu alternatif yang sering saya masukkan jika saya membuat TOR untuk narasumber.

Edukasi

I

Made

Arimbawahttp://madecerik.wordpress.com

TERVERIFIKASIJadikan Teman |  Kirim Pesan

0inShare

Menyusun Kerangka Acuan Kerja/Term of Reference (KAK/TOR) Untuk Pengadaan SIMRSREP | 04 February 2012 | 16:45 Dibaca: 17698   Komentar: 0   0

Istilah KAK atau TOR sering disebutkan dalam pengadaan SIMRS (Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit). KAK/TOR sendiri adalah dokumen perencanaan kegiatan yang berisi penjelasan/keterangan mengenai apa, mengapa, siapa, kapan, di mana, bagaimana, dan berapa perkiraan biayanya suatu kegiatan. Dengan kata lain, Kerangka Acuan Kerja berisi uraian tentang latar belakang, tujuan, ruang lingkup, masukan yang dibutuhkan, dan hasil yang diharapkan dari suatu kegiatan.

KAK/TOR sendiri disusun dengan format yang umum (Why, What, Who, Whom,Where, How) , sebagai berikut :

A. Latar Belakang Permasalahan - Why

Latar belakang permasalah mengenai pengadaan SIMRS tentunya dikarenakan adanya kebutuhan, baik kebutuhan untuk pengembangan Existing System maupun kebutuhan implementasi primer/pertama kali. Selain faktor internal tadi, bisa juga didasarkan karena faktor external seperti kewajiban penggunaan SIMRS seperti tertuang dalam UU No 44/2009, BAB XI Tentang Pencatatan dan Pelaporan, pada Pasal 52(1) disebutkan bahwa :”Setiap Rumah Sakit wajib melakukan pencatatan dan pelaporan tentang semua kegiatan penyelenggaraan Rumah Sakit dalam bentuk Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit”, sehingga kebutuhan terhadap Sistem Informasi Rumah Sakit (SIMRS) adalah hal yang wajib.

Faktor internal & eksternal tadi tentunya berhubungan dengan Visi Indonesia Sehat maupun target dari Millenium Development Goals (MDGs) dalam bidang kesehatan. Pada akhirnya latar belakang permasalahan yang paling penting adalah peningkatan kinerja dan kualitas pelayanan RS terhadap pasien, yang tidak lepas dari faktor SDM (Medis, Non Medis), Process Bisnis Internal (Sistem Pelayanan di RS), Customer (Internal/External), faktor keuangan dan keputusan-keputusan manajerial.

Jadi 3 (tiga) hal yang terdapat didalam bagian/bab ini adalah : Gambaran Umum, Dasar Hukum dan Alasan Kegiatan Pengadaan SIMRS dilaksanakan.

B. Kegiatan Yang Dilaksanakan - What

Ruang Lingkup Pengadaan (Uraian Kegiatan)

Bagian ini berisi penjelasan mengenai uraian umum pelaksanaan kegiatan, serta metode pengadaan (procurement) apakah melalui lelang terbuka, penunjukan langsung ataupun bentuk lainnya. Selain itu ruang lingkup kegiatan ini juga mengandung penjelasan global mengenai beberapa hal seperti hasil requirement/analisa kebutuhan, kegiatan desain sistem, development, integrasi sistem, pengujian sistem, dokumentasi teknik & non teknis, transfer knowledge, implementasi (go live). Dan masing-masing kegiatan disebutkan juga deliverable/outputnya.

Ruang Lingkup Sistem

Ruang lingkup sistem berisi penjelasan mengenai sistem SIMRS itu sendiri yang dibagi menjadi 3 (tiga) bagian yakni Software, Hardware dan Brainware. Dari segi software perlu modul-modul apa saja yang diperlukan oleh rumah sakit, sesuai dengan analisa kebutuhan awal. Setiap rumah sakit akan berbeda kebutuhannya sesuai dengan unit/bagian yang ada di dalamnya, tipe rumah sakit (umum/khusus/swasta, rs pendidikan, penerapan BLUD, dll). Ruang lingkup mengenai Hardware tentunya berhubungan dengan kebutuhan modul-modul softwarenya. Dan ruang lingkup brainware mencakup kebutuhan SDM penanggung jawab dan pelaksana kegiatan

Ruang Lingkup Pekerjaan (Batasan Kegiatan)

Batasan kegiatan perlu dibuat, karena indikator kata “project” adalah ada awal dan ada akhir, sehingga batasan-batasan kegiatan perlu dibuat dari awal guna mendukung suksesnya pengadaan dan implementasi SIMRS

C. Maksud, Tujuan & Manfaat Kegiatan

Maksud & Tujuan Kegiatan

Berisi uraian & tujuan kegiatan pengadaan SIMRS. Maksud dan tujuan ini tentunya masih berhubungan dengan latar belakang masalah yang sudah dipaparkan di bagian sebelumnya

Manfaat Kegiatan (SIMRS)

Manfaat-manfaat kegiatan secara umum seperti :

Melakukan pendataan/arsip digital terhadap rekam medis seluruh pasien rumah sakit sehingga penyelenggaraan program-program pelayanan rumah sakit dapat berjalan dengan efisien dan efektif,

Pengadaan obat-obatan dan alat/bahan kesehatan akan lebih efektif, efisien dan akurat/tepat sasaran sesuai,

Pencatatan Rekam Medis (Medical Record) menjadi lebih rapi, terpelihara dan dapat dipertanggung jawabkan.

Keseluruhan data tersimpan dalam suatu Database Seluruh kegiatan-kegiatan medis & non medis dari unit-unit/instalasi-instalasi rumah

sakit dapat dipantau secara real-time/semi-real time oleh pihak-pihak yang berwenang melalui laporan-laporan atau grafik-grafik yang dihasilkan

Kinerja rumah sakit dapat dipantau/termonitor dengan lebih baik. Pelayanan kepada pasien akan dapat lebih cepat, karena konsep integrasi sistem SIMRS

di semua unit rumah sakit Rumah sakit akan dapat mengolah semua sumber daya dan data/informasi yang

terintegrasi untuk memaksimalkan kinerja rumah sakit Manajemen/Direksi dapat melakukan akses data/informasi rumah sakit secara real time

untuk melihat perkembangan/kinerja rumah sakit setiap saat. Laporan keuangan rumah sakit dapat dilihat setiap saat. Seluruh kegiatan-kegiatan rumah

sakit yang ada hubungannya dengan biaya akan langsung terhubung ke bagian akuntansi/keuangan.

D. Cara Pelaksanaan Kegiatan - How

Spesifikasi Umum

Spesifikasi umum berkaitan dengan kemampuan sistem SIMRS secara umum serta dari segi kehandalan (reliabilitas), keamanan (security), ketersediaan (avaibility), keutuhan (integrity), dan kontrol akses (access control)

Spesifikasi Kebutuhan SIMRS

Spesifikasi kebutuhan SIMRS terdiri dari spesifikasi kebutuhan Software dan spesifikasi kebutuhan hardware. Kebutuhan software biasanya terkait dengan penjabaran ke modul-modul aplikasi termasuk bisa didalamnya sub modul atau menu dari software tersebut. Modul-modul umum yang bisanya diperlukan berkaitan dengan instalasi, bagian atau unit yang ada di RS tersebut. Modul-modul secara umum antara lain :

Perawatan Rawat Jalan (Poliklinik) / Out Patient Gawat Darurat / Emergency Perawatan Rawat Inap / In Patient Bedah Sentral / Operating Central Laboratorium / Laboratory Radiologi / Radiology Logistik Medis : Gudang Farmasi / Pharmacy dan Depo Apotek / Dispensary Logistik Non Medis : Gudang Umum Rekam Medis / Medical Record Kasir / Cashier Akuntansi & Anggaran / Accounting & Budgeting SDM/HRD Manajemen Asset / Asset Management Pengadaan Barang & Jasa / Procurement Pemulasaraan Jenazah / Corpse Service Gizi / Nutrition CSSD Front Office Information/Humas Executive Information System (EIS) System Admin

Untuk RS Khusus biasanya ada beberapa tambahan misalnya Modul Instalasi Lasik untuk RS Khusus Mata. Sedangkan untuk RS Pendidikan ada modul tambahan yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan pendidikan dalam hubungannya dengan masalah administratif ke universitas pengirim.

Metodelogi Implementasi

Metode implementasi berkaitan dengan Software Development Life Cyle (SDLC), dimana metodelogi yang umum digunakan adalah metode Waterfall (air terjun), terkadang bisa juga metode Prototyping.

Arsitektur Sistem

Arsitektur sistem paling tidak mengandung informasi-informasi seperti arsitektur sistem aplikasi (2-tier, 3-tier, client-server, SOAP, dll), topologi/desain jaringan, arsitektur integrasi sistem dan alur proses pelayanan pasien

Platform Teknologi

Platform teknologi ini mengandung informasi mengenai platform yang dipergunakan dari segi arsitektur aplikasi (dekstop/web), sistem operasi yang kompatible, basis data/database, bahasa pemrograman dan tipe jaringan komputer.

E. Tempat Pelaksanaan Kegiatan - Where

Mengandung informasi tempat pelaksanaan kegiatan implementasi/pengadaan SIMRS

F. Persyaratan dan Penanggung Jawab Kegiatan

Penanggung Jawab Kegiatan

Penanggung jawab kegiatan di RS menyesusaikan dengan susunan panitia di RS. Untuk RS Pemerintah biasanya terdiri dari Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran (PA/KPA), Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), Pejabat Pelaksana Teknis (PPTK), dan panitia pengadaan

Persyaratan Umum

Persyaratan umum lebih mengacu kepada persyaratan administratif dan teknis bagi calon vendor/konsultan yang akan melaksanakan kegiatan ini.

Persyaratan Personil/SDM

Persyaratan personil/SDM berisi informasi tentang posisi/jabatan yang diperlukan serta tingkat pendidikan, keahlian dan pengalaman yang dimilikinya.

G. Jadwal Kegiatan

Berisi informasi mengenai jadwal pelaksanaan kegiatan dari awal sampai dengan serah terima maupun masa maintenance/garansi.

H. Total Biaya Yang Diperlukan

Anggaran yang perlu disusun untuk mengetahui besaran total biaya yang diperlukan untuk kegiatan pengadaan SIMRS ini

I. Indikator Output (Kuantitatif & Kualitatif)

Indikator output dipergunakan sebagai Project Goal (Objectives) dari kegiatan, baik berupa yang terukur maupun yang tidak terukur.