Konsep dan Proses Manajemen Proyek Sistem Informasi

PERTEMUAN 2

KONTEKS ORGANISASISTRATEGI, STRUKTUR, dan BUDAYA

STRATEGI

STRATEGIC MANAGEMENT

• Ilmu merumuskan, melaksanakan, dan mengevaluasi keputusan lintas fungsional yang memungkinkan organisasi untuk mencapai tujuannya

ELEMEN DARI STRATEGIC MANAGEMENT

• Mengembangkan pernyataan visi dan misi

• Merumuskan, melaksanakan, dan mengevaluasi

• Keputusan lintas fungsional• Mencapai tujuan

CONTOH DARI PROYEK YANG MEREFLEKSIKAN STRATEGI

STRATEGI• Teknikal atau evaluasi

(seperti desentralisasi pabrik)

• Pembangunan kembali produk untuk pasar yang lebih besar

• Perubahan strategis atatu konfigurasi ulang portofolio produk

PROYEK• Pembangunan pabrik

baru atau membaharui fasilitas

• Reengineering projects

• Membuat produk baru

HUBUNGAN ANTARA ELEMEN-ELEMEN STRATEGI

ILLUSTRATING ALIGNMENT BETWEEN STRATEGIC ELEMENTS AND PROJECTS

STAKEHOLDER

PROJECT STAKEHOLDER

• Semua individu atau kelompok yang memiliki kepentingan yang aktif dalam proyek dan berpotensi untuk mempengaruhi perkembangan proyek, baik secara positif ataupun negatif.

PROJECT STAKEHOLDER RELATIONSHIP

MANAGING STAKEHOLDER• Menilai lingkungan• Mengidentifikasi tujuan dari pelaku

utama (parent organization)• Menilai kemampuan diri sendiri• Menentukan masalah• Mengembangkan solusi• Menguji dan menyempurnakan solusi

PROJECT STAKEHOLDER MANAGEMENT CYCLE

STRUKTUR ORGANISASI

Tiga Elemen Kunci dari Struktur Organisasi• Struktur Organisasi menunjukan hubungan

formal, termasuk jumlah tingkatan dalam hirarki dan rentang kendali seorang manajer dan supervisor.

• Struktur organisasi mengidentifikasi pengelompokan individu ke departemen dan departemen ke dalam organisasi total.

• Struktur organisasi meliputi desain sistem untuk memastikan komunikasi yang efektif, koordinasi, dan integrasi usaha di seluruh departemen.

BENTUK STRUKTUR ORGANISASI

BENTUK STRUKTUR ORGANISASI

• FUNCTIONAL ORGANIZATIONS –Perusahaan disusun oleh sekelompok orang yang melakukan kegiatan serupa dalam satu departemen.

• PROJECT ORGANIZATIONS –Perusahaan yang terstruktur dengan mengelompokkan orang ke dalam suatu tim proyek pada tugas sementara.

• MATRIX ORGANIZATIONS - Perusahaan disusun dengan membuat hirarki ganda di mana fungsi dan proyek memiliki keunggulan yang sama.

Contoh dari Functional Organization

Kelebihan & Kekurangan Functional StructureKelebihan (untuk Manajemen Proyek)• Proyek dikembangkan dalam

struktur fungsional dasar organisasi, tidak ada gangguan atau perubahan terhadap desain perusahaan.

• Memungkinkan pengembangan pengetahuan yang mendalam dan menjadi modal intelektual

• Allows for standard career paths. Project team members only perform their duties as needed while maintaining maximum connection with their functional group

• Anggota tim proyek hanya melakukan tugasnya sesuai dengan kebutuhan, tetapi tetap menjaga hubungan dengan kelompok fungsional mereka

Kekurangan (untuk Manajemen Proyek)• Terkadang sulit untuk membuat

kerjasama lintas fungsional• Fokus terhadap customer

kurang• Umumnya memakan waktu lebih

lama untuk menyelesaikan sebuah proyek karena masalah struktural, komunikasi yang lambat, kurangnya keterlibatan owner dalam proyek, dan adanya persaingan prioritas di antara departemen fungsional.

• Hasil proyek tidak optimal

Contoh dari Project Organizations

Kelebihan & Kekurangan Project StructureKelebihan (untuk Manajemen Proyek)• Memberikan otoritas semata-

mata untuk manajer proyek.• Memimpin untuk meningkatkan

komunikasi di seluruh organisasi dan di antara kelompok-kelompok fungsional.

• Pembuatan keputusan yang cepat.

• Mempromosikan penciptaan kader ahli manajemen proyek.

• Mendorong respon yang cepat terhadap peluang pasar.

Kekurangan (untuk Manajemen Proyek)• Biaya persiapan dan

pemeliharaan tim mahal• Anggot tim proyek berpotensi

untuk mengembangkan loyalitas mereka kepada proyek daripada organisasi secara keseluruhan

• Sulit untuk mempertahankan modal intelektual yang sudah dikumpulkan

• Kekhawatiran di antara anggota tim proyek tentang masa depan mereka setelah proyek berakhir.

Contoh dari Matrix Organizations

Kelebihan & Kekurangan Matrix StructureKelebihan (untuk Manajemen Proyek)• Cocok untuk lingkungan

yang dinamis.• Menekankan pentingnya

peran ganda dalam manajemen proyek dan efisiensi fungsional.

• Meningkatkan koordinasi lintas unit fungsional.

• Memaksimalkan sumber daya yang langka antara proyek bersaing dan tanggung jawab fungsional

Kekurangan (untuk Manajemen Proyek)• Hirarki ganda berarti bos.• Membutuhkan waktu yang

cukup banyak untuk bernegosiasi tentang berbagi sumber daya kritis antara proyek-proyek yang ada di departemen.

• Bisa membuat frustasi bagi pekerja yang terperangkap antara proyek dan tuntutan fungsional.

Dampak Struktur Organisasi Terhadap Kinerja Proyek

BUDAYA ORGANISASI

Budaya• Mengacu pada aturan-aturan tidak tertulis dari

perilaku, atau norma-norma yang digunakan untuk membentuk dan membimbing perilaku, yang dibagi oleh beberapa subset dari anggota organisasi, dan diajarkan kepada semua anggota baru perusahaan.

Faktor Kunci yang Mempengaruhi Perkembangan Budaya

• Teknologi • Lingkungan• Lokasi Geografis• Sistem Reward• Aturan dan prosedur• Anggota kunci organisasi• Insiden kritis

Implikasi dari Budaya Organisasi pada Proses Manajemen Proyek

• Interaksi antar departemen• Karyawan berkomitmen untuk

mencapai tujuan• Perencanaan proyek• Evaluasi kinerja

PROJECT LIFE CYCLE

CONSEPTUALIZATION

• Inisiasi Proyek• Kelayakan Proyek• Permintaan Proposal• Proposal Proyek• Pemilihan Proposal• Negosiasi Kontrak

Term Of ReferencePernyataan kebutuhan pekerjaan yang berisi :

• Latar belakang• Tujuan (pelaksanaan pekerjaan)• Sasaran (dampak hasil pekerjaan)• Lingkup kegiatan• Deliverables (hasil pekerjaan ; dokumentasi)• Resouce (man power, equipment, tools, dll)• Waktu pelaksanaan• Syarat lain (metodologi, organisasi pelaksana, dll)

PLANNING• Jadwal pekerjaan• Anggaran dan sistem pengendalian biaya• Work breakdown structure (rincian struktur kerja)• Bagian-bagian yang beresiko tinggi dan cukup

sulit dan rencana tentang kemungkinan-kemungkinan yang akan muncul

• Rencana pemakaian SDM dan sumber daya lain• Rencana pengujian hasil proyek• Rencana dokumentasi• Rencana peninjauan pekerjaan• Rencana pelaksanaan hasil proyek

EXECUTION

• Desain• Pengadaan• Produksi• implementasi

TERMINATION

Setelah hasil proyek diserahkan kepada user, maka proyek dianggap selesai

SOFTWARE LIFECYCLE

Waterfall (Sequence Linear)

Sequence Linear

• Kelebihan– Terbukti handal terutama untuk sistem berskala besar– Setiap tahapannya jelas

• Memudahkan mengontrol proyek pengembangansoftware

• Kekurangan– Tahapan yang tidak fleksibel– Sulit merespon perubahan persyaratan

• sehingga sistem kurang cocok dengan kebutuhan user sebenarnya

– Memerlukan waktu yang lama– Iterasi menyebabkan biaya menjadi mahal dan pengerjaan

ulang yang signifikan

Evolutionere

Spiral

Spiral

Empat Sektor Spiral

• Penentuan tujuan– Tujuan yang spesifik untuk fase proyek

didefinisikan• Penilaian dan pengurangan risiko

– Dalam setiap risiko proyek yang telah diidentifikasi, dilakukan analisis yang rinci untuk memperkecil risiko

• Pengembangan dan validasi– Pemilihan model pengembangan sistem

• Perencanaan– Proyek ditinjau ulang dan membuat

keputusan untuk melanjutkan untaian spiral berikutnya

Incremental

Pengembangan Incremental

Solusi beberapa masalah perubahan konstan yang mencirikan pembuatan prototipe evolusioner

Arsitektur sistem yang menyeluruh ditentukan pada awal proses sebagai kerangka kerja

Komponen sistem dikembangkan secara incremental, dan diserahkan setelah divalidasi terlebih dahulu

Model incremental lebih dapat dipahami daripada prototipe evolusioner, karena berdasarkan pada standar proses software normal

Rapid Application Development (RAD)

• RAD ≈ seperangkat strategi, metodologi dan peralatan yang terintegrasi dalam satu kerangka kerja menyeluruh (Information Engineering – IE).

• Metodologi RAD harus mampu merespon dengan cepat terhadap kebutuhan pengguna, tetapi ruang lingkup yang lebih luas.

(RAD)

47

Unsur-unsur Penting RAD

• Manajemen menyediakan lingkungan kerja yang kondusifkegiatan pengembangan software yang menyenangkan

• Perlu disusun beberapa Tim spesialisasi dikenal istilah SWAT (Skilled With Advanced Tools).

• Tahapan RAD : perencanaan kebutuhan, rancangan pemakai, konstruksi, dancutover.

• Peralatan : Bahasa pemrograman generasi ke-4 dan CASE Tools (Computer Aided Software Engineering)

Keuntungan Evolutionere

• Penyerahan sistem yang dipercepat– Kecepatan perubahan bisnis berarti pentingnya

penyediaan software pendukung yang cepat.– Pada beberapa kasus, penyerahan dan

kemampupakaian (usability) dalam waktu cepat (jangka pendek) lebih penting dari fungsionalitas atau pemeliharaan software jangka panjang.

• Keterlibatan user dengan sistem– Keterlibatan user dengan proses pengembangan

tidak hanya berarti bahwa sistem lebih mungkin memenuhi persyaratan mereka.

– End-user sistem telah membuat komitmennya dan ingin membuat sistem tersebut dapat dipakai

Masalah EvolutionereM

anaj

emen

Manajerkesulitanmenggunakanstaff yg ada ygkurang ahliPengembanganprototipe ygcepat perluteknologikhusus.

Pem

elih

araa

n

Perubahan ygterus-meneruscenderungmeruksakstruktur sistemprototipe.

Kont

rak

Pelanggan tidaksenang denganmembayarsampai bataswaktu proyek.Pengembang tidak menerima kontrak dengan harga yg fixed karena susah mengontrol perubahan kebutuhan user.

Prototyping

Dua tipe prototype

Evolutionere

• Memulai dengan persyaratan user yang dipahami paling baik danmemiliki prioritas paling tinggi.

• Menyerahkan sistem yang dapat dipakai kepada end-user.• Persyaratan dg prioritas lebih rendah dan lebih tidak jelas dibuat jika

diminta user.

Throw-away

• Menvalidasi atau menurunkan persyaratan sistem.• Mulai dari persyaratan yg tidak dipahami dengan baik karena perlu

mencari tahu lebih banyak ttg persyaratan tersebut.• Persyaratan yg mudah tidak perlu dibuat prototype

Prototype Evolutionere

Identifikasi Kebutuhan Pengguna

MengembangkanPrototipe

Ujicoba SistemPrototipe

DeliverySistem

MemenuhiSyarat?

Tidak

Ya

Prototipe Throw-away

PersyaratanOutline

BuatPrototype

EvaluasiPrototype

SpesifikasiSistem

KembangkanSoftware

ValidasiSistem Delivery

Kegunaan Prototype• Salah satu teknik analisis dan rancangan yang

memungkinkan pengguna ikut serta dalam– menentukan kebutuhan sistem

• yang belum ditentukan dalam proses analisis• yang belum didefinisikan dengan baik

– pembentukan sistem yang akan dibuat dalammemenuhi kebutuhan tersebut

• Mempersempit kesenjangan antara apa yang pengguna pikirkan dengan yang mereka inginkandari sistem, dan apa yang sebenarnya yang mereka bisa dapatkan– apa yang pengguna minta tidak selalu apa yang

mereka inginkan– apa yang mereka inginkan tidak selalu apa yang

mereka butuhkan.

Joint Application Development (JAD)

• Pengembangan Aplikasi Bersama• Teknik yang dikembangkan oleh James Martin

dkk untuk menyatakan tujuan keterlibatanpemakai dalam pengembangan sistem.

• JAD bisa digunakan dalam semua tahapanmetodologi pengembangan sistem.

• Terutama bermanfaat selama perencanaansistem, analisis sistem dan rancangan sistemgeneral(konseptual).

Hasil JAD

Persetujuan antara parapengguna danprofessional sistem• Tentang apa kebutuhan sistem

informasi general

Syarat JAD

• Ruangan JAD tidak dilengkapi telepon, belatau lainnya yang dapat berkomunikasidengan dunia luar.

• Dijauhkan peserta dari kegiatan bisnis sehari-hari, agar bisa memusatkan perhatian padasesi JAD.

• Peserta diposisikan di meja berbentuk hurufU.

• Tidak memperhatikan jabatan masing-masing, apapun wewenang mereka di luar ruang JAD.

• Semua kepentingan pribadi ditinggalkan.

Pembagian Posisi JAD

• Fasilitator• Penulis• Karyawan yang terkait• Professional• pengamat

Tata Letak Ruang JAD

Fasilitator

Penulis

Mencatat temuan darisesi JAD

Mendokumentasikan seluruh kegiatan JAD

Pengamat

Karyawan lain dari perusahaan

Professional: DBA, Teknisi IT, Pengacara yang bisa memecahkan masalah teknis, hukum dan bisnis

FRAMEWORK MANAJEMEN PROYEK