pedoman penyusunan tor term of reference
TRANSCRIPT
PEDOMANPENYUSUNAN TOR
(TERM OF REFERENCE)
i
PEDOMANPENYUSUNAN TOR
(TERM OF REFERENCE)
KEMENTERIAN AGAMA RIBADAN LITBANG DAN DIKLAT
PUSDIKLAT TENAGA ADMINISTRASI2018
ii
iii
KATA PENGANTAR
Puji Syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT (Tuhan Yang Maha Esa). Berkat rahmat-Nya, Pusdiklat Tenaga Administrasi Badan Litbang dan Diklat Kementerian Agama telah berhasil menyelesaikan penyusunan Pedoman Diklat. Keberhasilan ini tidak lepas dari ketepatan dalam pencapaian target perencanaan pelaksanaan dan evaluasi akhir kegiatan penyusunan Pedoman.
Pedoman ini dapat diselesaikan berkat kontribusi berbagai pihak. Untuk itu, kami mengucapkan terimakasih yang setinggi-tingginya kepada para pengelola dan pelaksana kegiatan serta khususnya kepada penyusun Pedoman. Semoga karya ini menjadi sumbangan berharga untuk mewujudkan kualitas diklat di Kementerian Agama.
Dengan adanya Pedoman ini, diharapkan penyelenggara diklat dapat mengikuti proses yang ada dalam Pedoman, sehingga Diklat dapat berjalan sesuai standar yang sudah ditetapkan
Sebagai buah karya manusia, tentu Pedoman ini tidak sempurna. Untuk itu, kami mohon maaf jika masih terdapat kekurangan sekaligus mengharapkan kepada seluruh pengguna, khususnya penyelenggara Diklat dapat memberikan kritik dan saran perbaikan demi penyempurnaannya.
Semoga Pedoman ini bermanfaat untuk kita semua, dan selamat membaca.
Jakarta, Februari 2018
iv
KEPUTUSAN KEPALA BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN, DAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA
NOMOR : 8A TAHUN 2018
TENTANG
PEDOMAN PENYELENGGARAAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN TENAGA ADMINISTRASI PADA KEMENTERIAN AGAMA
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
KEPALA BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN, DAN PENDIDIKAN DAN
PELATIHAN KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA
Menimbang : a. bahwa dalam rangka meningkatkan kualitas pelaksanaan pendidikan dan pelatihan Aparatur Sipil Negara (ASN) pada Kementerian Agama diperlukan pedoman penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan tenaga administrasi pada kementerian agama sebagai acuan dalam penyelenggaraan diklat;
b. bahwa Pedoman Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan Tenaga Administrasi pada Kementerian Agama sebagaimana tercantum dalam lampiran keputusan ini telah melalui serangkaian pembahasan dan mengacu kepada ketentuan yang berlaku;
c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagai mana dimaksud dalam huruf a dan huruf b diatas, perlu menetapkan Keputusan Kepala Badan Penelitian dan Pengembangan serta Pendidikan dan Pelatihan Kementerian Agama tentang Pedoman Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan Tenaga Administrasi pada Kementerian Agama;
Mengingat : 1. Undang Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara;
2. Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil (PNS);
3. Peraturan Presiden Nomor 83 Tahun 2015 tentang Kementerian Agama;
4. Peraturan Menteri Agama Nomor 59 tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Balai Pendidikan dan Pelatihan Keagamaan;
5. Peraturan Menteri Agama Nomor 75 Tahun 2015 tentang Pedoman Pendidikan dan Pelatihan Pegawai pada Kementerian Agama;
6. Peraturan Menteri Agama RI Nomor 42 Tahun 2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Agama;
7. Peraturan Menteri Agama RI Nomor 43 Tahun 2016 tentang Sistem Informasi Manajemen Pendidikan dan Pelatihan pada Kementerian Agama;
v
MEMUTUSKAN
Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN, DAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEMENTERIAN AGAMA TENTANG PEDOMAN PENYELENGGARAAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN TENAGA ADMINISTRASI PADA KEMENTERIAN AGAMA
KESATU : Pedoman penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan tenaga administrasi pada Kementerian Agama sebagaimana terlampir merupakan pedoman dalam penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan tenaga administrasi pada kementerian agama;
KEDUA
:
Pedoman penyenggaraan pendidikan dan pelatihan tenaga administrasi sebagaimana disebut pada diktum kesatu terdiri dari 16 (enam belas) pedoman;
KETIGA
:
Pusdiklat tenaga administrasi dan balai diklat keagamaan di seluruh indonesia dalam melaksanakan pendidikan dan pelatihan tenaga administrasi mempergunakan pedoman sebagaimana disebut pada diktum kesatu;
KEEMPAT : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan ketentuan apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan, akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di : Jakarta, 15 Januari 2018 Pada tanggal : 15 Januari 2018 KEPALA BADAN PENELITIAN DAN
PENGEMBANGAN SERTA PENDIDIKAN DAN PELATIHAN,
ABD. RACHMAN
vi
LAMPIRAN KEPUTUSAN KEPALA BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN, DAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 8A TAHUN 2018 TENTANG PEDOMAN PENYELENGGARAAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN TENAGA ADMINISTRASI PADA KEMENTERIAN AGAMA
NO JUDUL 1. Petunjuk Teknis Pelaksanaan Akreditasi Balai Diklat Keagamaan 2. Pedoman Standar Program Pelatihan 3. Pedoman Standar Tenaga Kediklatan 4. Pedoman Standar Fasilitas Diklat 5. Pedoman Evaluasi Penyelenggaraan Kegiatan Diklat 6. Pedoman Penyelenggaraan Diklat Di Tempat Kerja (DDTK) 7. Pedoman Penyusunan Pelaporan 8. Pedoman Penjaminan Mutu Diklat 9. Pedoman Pelaksanaan Pengembangan Kompetensi ASN pada Instansi Lain 10. Pedoman Pelatihan Teknis Pengelolaan Pengeluaran Keuangan Negara 11. Pedoman Penyusunan Modul Pelatihan Teknis Administrasi 12. Pedoman Penyusunan TOR (Term Of Reference) 13. Pedoman Penyelenggaraan Diklat PIM Tk III 14. Pedoman Monitoring dan Evaluasi (Monev) Penyelenggaraan Pelatihan
Administrasi pada Kementerian Agama 15. Pedoman Diklat Di Wilayah Kerja (DDWK) untuk Pelatihan Teknis
Administrasi 16. Pedoman Program Pengembangan Kompetensi Widyaiswara Pengampu
Dikla Kepemimpinan Tk. III dan IV melalui Magang
KEPALA BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN SERTA PENDIDIKAN DAN PELATIHAN,
ABD. RACHMAN
vii
DAFTAR ISI
Kata Pengantar ....................................................................................... iii Keputusan Kepala Badan Litbang dan Diklat Kementerian Agama RI Nomor 8A Tahun 2018 ........................................................................... iv Lampiran Keputusan Kepala Badan Litbang dan Diklat Kementerian Agama RI Nomor 8A Tahun 2018 .......................................................... vi Daftar Isi ............................................................................................. vii BAB I PENDAHULUAN ............................................................. 1
A. Latar Belakang .............................................................. 1 B. Tujuan, Sasaran dan Pengertian .................................... 2
1. Tujuan ..................................................................... 2 2. Sasaran .................................................................... 2 3. Pengertian ............................................................... 2
C. Ruang Lingkup ............................................................. 3 D. Dasar Hukum ................................................................ 4
BAB II TOR USULAN RENCANA KERJA/ANGGARAN (KAK) ................................................................................ 5
A. Hal-Hal Yang Perlu Diperhatikan ............................... 5 B. Format KAK ................................................................. 6 C. Petunjuk Pengisian ........................................................ 7
BAB III TOR ACUAN PELAKSANAAN KEGIATAN .............. 8
A. Hal-Hal Yang Perlu Diperhatikan ................................ 8 B. Format TOR .................................................................. 8 C. Petunjuk Pengisian ........................................................ 9
BAB IV P E N U T U P .................................................................... 12
viii
1
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Pelaksanaan program dan kegiatan membutuhkan tata kelola
yang baik. Prinsip-prinsip transparansi, akuntabilitas, efisiensi serta efektifitas menjadi bagian penting dan mendasar dari implementasi program dan kegiatan suatu lembaga penyelenggara diklat pemerintah. Dalam kerangka meletakkan hal-hal tersebut, maka suatu pelaksanaan program dan kegiatan harus memiliki perencanaan dan perancangan yang matang dan jelas serta tegas. Agar tata kelola pelaksanaan program dan kegiatan menjadi jelas dibutuhkan suatu kerangka acuan yang dalam istilah bahasa Inggris adalah Term of Reference (TOR).
TOR adalah landasan atau rujukan kerja yang digunakan sebagai dasar tata kelola dan tata laksana suatu pekerjaan (kegiatan). Selain itu, TOR adalah dokumen pendukung yang wajib disertakan dalam penyusunan RKA-KL. Hal ini sebagaimana disebutkan dalam Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 143/PMK.02/2015 Tentang Petunjuk Penyusunan dan Penelaahan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian Negara/Lembaga dan Pengesahan Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran pasal 7 ayat (2), bahwa RKA-KL harus dilengkapi dengan dokumen pendukung antara lain berupa Term of Reference (TOR)/Rincian Anggaran Biaya (RAB) dan dokumen terkait lainnya. Dalam hal ini, TOR merupakan suatu dokumen usulan rencana kerja/anggaran yang menginformasikan gambaran umum dan penjelasan mengenai keluaran kegiatan yang akan dicapai sesuai dengan tugas dan fungsi Kementerian Negara/Lembaga.
Selain sebagai dokumen pendukung RKA-KL, TOR menjadi suatu hal yang perlu disusun untuk acuan pelaksanaan program/kegiatan. Kualitas TOR yang disusun saat ini pada kenyataannya dinilai masih belum sesuai dengan kaidah-kaidah penyusunan yang dipersyaratkan. Penyusunan TOR masih belum merumuskan secara jelas analisis kebutuhan, komponen biaya dalam RAB tidak sinkron dengan TOR, tidak memberikan gambaran/kondisi mengapa kegiatan dilaksanakan
2
dan belum memakai format yang sudah dicontohkan pada PMK Nomor 143/PMK.02/2015 Tentang Petunjuk Penyusunan dan Penelaahan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian Negara/Lembaga dan Pengesahan Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran. Berdasarkan hal tersebut, maka Pusdiklat Tenaga Administrasi Badan Litbang dan Diklat Kementerian Agama memandang perlu menyusun pedoman penyusunan TOR yang dapat menjadi acuan berisi aturan/pola sistematika yang seragam agar lebih jelas dan terarah.
B. Tujuan, Sasaran dan Pengertian
1. Tujuan a. Tujuan Umum
1) Mewujudkan tatakelola yang baik dengan mengedepankan prinsip-prinsip transparansi, akuntabilitas dan efisiensi serta efektifitas dalam implementasi program dan kegiatan;
2) Memberikan kemudahan dan pemahaman bagi pihak-pihak yang bertanggungjawab, mengusulkan rencana kerja/ anggaran dan melaksanakan program dan kegiatan.
b. Tujuan Khusus Untuk menjadi acuan bagi Pusdiklat Tenaga Administrasi dan
Balai Diklat Keagamaan dalam menyusun Term of References (TOR) sebagai dokumen pendukung usulan rencana kerja/ anggaran dan sebagai kerangka acuan dari suatu pelaksanaan program dan kegiatan.
2. Sasaran Tersedianya pedoman penyusunan TOR di Kementerian Agama 3. Pengertian
a. TOR singkatan dari Term of Reference adalah kerangka acuan yang digunakan sebagai acuan suatu pelaksanaan program/ kegiatan baik kediklatan maupun non kediklatan;
b. Kerangka Acuan Kerja adalah TOR yang digunakan sebagai dokumen pendukung yang harus disertakan dalam usulan rencana kerja/anggaran;
3
c. Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian Negara/Lembaga yang selanjutnya disingkat RKA-K/L adalah dokumen rencana keuangan tahunan Kementerian/Lembaga yang disusun menurut bagian anggaran Kementerian/Lembaga;
d. Rincian Anggaran Biaya (RAB) adalah suatu dokumen yang berisi rincian komponen-komponen masukan (input) dari sebuah kegiatan serta besaran biaya dari masing-masing komponen. RAB merupakan penjabaran lebih lanjut dari unsur perkiraan biaya (how much) dalam TOR;
e. Keluaran adalah barang atau jasa yang dihasilkan oleh suatu kegiatan yang dilaksanakan untuk mendukung pencapaian sasaran dan tujuan program dan kebijakan.
C. Ruang Lingkup
Ruang lingkup pedoman ini terdiri dari : 1. Pedoman TOR yang dipergunakan untuk usulan rencana kerja/
anggaran yang dalam pedoman ini disebut Kerangka Acuan Kerja (KAK). Untuk keperluan usulan rencana kerja/anggaran, pedoman ini lebih mengacu pada ketentuan Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 143/PMK.02/2015 Tentang Petunjuk Penyusunan dan Penelaahan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian Negara/Lembaga dan Pengesahan Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran;
2. Pedoman TOR yang dipergunakan sebagai acuan suatu pelaksanaan program/kegiatan. Dalam hal ini, TOR meliputi latar belakang, kegiatan yang dilaksanakan (what), maksud dan tujuan, indikator keluaran dan keluaran pelaksanaan kegiatan (how), tempat pelaksanaan kegiatan (where), pelaksana dan penanggung jawab kegiatan, penerima manfaat kegiatan baik dari internal maupun eksternal (who), jadwal kegiatan, biaya (how much) atau total biaya yg diperlukan dan penandatanganan TOR.
4
D. Dasar Hukum 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2014 tentang
Aparatur Sipil Negara; 2. Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen
PNS; 3. Peraturan Menteri Agama Nomor 13 Tahun 2012 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Kementerian Agama; 4. Peraturan Menteri Agama Nomor 75 Tahun 2015 tentang
Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Pada Kementerian Agama; 5. Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor
143/PMK.02/2015 Tentang Petunjuk Penyusunan dan Penelaahan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian Negara/Lembaga dan Pengesahan Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran.
6. Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 33/PMK.02/2016 tentang Standar Biaya Masukan Tahun 2017;
7. Peraturan Menteri Agama Nomor 42 Tahun 2016 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja di lingkungan Kementerian Agama;
8. Rencana Strategis Badan Litbang dan Diklat Kementerian Agama Tahun 2015-2019;
9. DIPA Badan Litbang dan Diklat Kementerian Agama Tahun 2017.
5
BAB II TOR USULAN RENCANA KERJA/ANGGARAN
(KAK)
A. Hal-Hal Yang Perlu Diperhatikan Ada beberapa hal yang perlu mendapat perhatian dalam penyusunan
Kerangka Acuan Kerja (KAK) sebagai dokumen pendukung dalam usulan Rencana Kerja/Anggaran sebagai berikut: 1. KAK berada pada level keluaran kegiatan. KAK disusun hanya
untuk keluaran inisiatif baru (apabila terdapat perbedaan yang signifikan dengan proposal inisiatif baru) dan angka dasar yang terdapat perubahan dalam level komponen;
2. KAK dalam kerangka inisiatif baru disusun dan diajukan sebagai dasar alokasi anggaran keluaran kegiatan inisiatif baru. KAK ini adalah yang sudah disesuaikan dengan persetujuan anggaran dari Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional/Bappenas dan Kementerian Keuangan c.q. Ditjen Anggaran;
3. KAK dalam kerangka angka dasar yang berubah komponennya disusun dan diajukan sebagai dasar alokasi anggaran keluaran kegiatan angka dasar. KAK ini adalah yang sudah disesuaikan dengan bagian/tahapan sebagai komponen Keluaran pada tahun yang direncanakan;
4. KAK dibuat per Output; 5. Tahapan aktifitas (komponen) untuk mencapai keluaran (output)
harus diuraikan secara detail dalam KAK pada huruf C angka 2, yaitu tahapan dan kurun waktu pelaksanaan, termasuk jenis komponennya;
6. Apabila dalam pencapaian output melalui suboutput, maka masing-masing suboutput beserta komponennya harus diuraikan detil dalam KAK;
7. Jumlah dana yang dibutuhkan untuk pencapaian output harus dirinci dalam Rincian Anggaran Biaya (RAB);
8. KAK ditandatangani oleh KPA/Eselon II.
6
B. Format KAK KAK untuk tiap keluaran kegiatan disusun mengacu pada format
sebagaimana tercantum di bagian akhir Lampiran V Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 143/PMK.02/2015 Tentang Petunjuk Penyusunan dan Penelaahan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian Negara/Lembaga dan Pengesahan Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran hal. 27. Format KAK terlihat sebagai berikut :
KERANGKA ACUAN KERJA (TERM OF REFERENCE)
KEMENTERIAN NEGARA/LEMBAGA : ..................................... (1) UNIT ESELON I/II : ..................................... (2) PROGRAM : ...................................... (3) HASIL (OUTCOME) : …….............................. (4) KEGIATAN : ...................................... (5) INDIKATOR KINERJA KEGIATAN : ...................................... (6) JENIS KELUARAN (OUTPUT) : ……………………….. (7) VOLUME KELUARAN (OUTPUT) : ...................................... (8) SATUAN UKUR KELUARAN (OUTPUT): …………………….… (9) A. Latar Belakang 1. Dasar Hukum (10) 2. Gambaran Umum (11) B. Penerima Manfaat (12) C. Strategi Pencapaian Keluaran
1. Metoda Pelaksanaan (13) 2. Tahapan dan Waktu Pelaksanaan (14)
D. Kurun Waktu Pencapaian Keluaran (15) Biaya Yang Diperlukan (16) Penanggung Jawab Kegiatan Nama…………….(17) NIP ………………(18)
7
C. Petunjuk Pengisian No Uraian (1) Diisi nama Kementerian/Lembaga. (2) Diisi nama unit eselon I/II sebagai penanggung jawab Program. (3) Disi nama program sesuai dengan dokumen Renja K/L. (4) Diisi dengan hasil (outcome) yang akan dicapai dalam Program. (5). Diisi nama kegiatan sesuai dengan dokumen Renja K/L. (6) Diisi uraian indikator kinerja kegiatan. (7) Diisi nama/nomenklatur keluaran secara spesifik. (8) Diisi mengenai jumlah/banyaknya kuantitas keluaran yang
dihasilkan (9) Diisi uraian mengenai satuan ukur yang digunakan dalam rangka
pengukuran kuantitas keluaran sesuai dengan karakteristiknya (10) Diisi dengan dasar hukum tugas fungsi dan/atau ketentuan yang
terkait langsung dengan keluaran kegiatan yang akan dilaksanakan.
(11) Diisi gambaran umum mengenai keluaran kegiatan dan volumenya yang akan dilaksanakan dan dicapai.
(12) Diisi dengan penerima manfaat baik internal dan/atau eksternal Kementerian/Lembaga.
(13) Diisi dengan cara pelaksanaannya berupa kontraktual atau swakelola.
(14), Diisi dengan komponen/tahapan yang digunakan dalam pencapaian keluaran kegiatan, termasuk jadwal waktu (time table) pelaksanaan dan keterangan sifat komponen/tahapan tersebut termasuk biaya utama atau biaya penunjang.
(15). Diisi dengan kurun waktu pencapaian pelaksanaan. (16) Diisi dengan total anggaran yang dibutuhkan untuk pencapaian
keluaran dan penjelasan bahwa rincian biaya sesuai dengan RAB terlampir.
(17) Diisi dengan nama penanggung jawab kegiatan. (18) Diisi dengan NIP penanggung jawab kegiatan
8
BAB III TOR ACUAN PELAKSANAAN KEGIATAN
A. Hal-Hal Yang Perlu Diperhatikan TOR disusun dengan memperhatikan 5 W dan 1 H, yaitu:
1. Uraian mengenai apa (what) meliputi pengertian dan apa keluaran/output yang akan dicapai dari kegiatan yang dilaksanakan;
2. Mengapa (why) kegiatan tersebut meliputi alasan perlu dilaksanakan dalam hubungan dengan tugas pokok dan fungsi dan atau sasaran program yang hendak dicapai oleh Satker;
3. Siapa (who) berisi penjelasan satker/panitia/tim/personil yang bertanggungjawab melaksanakan dalam pencapaian keluaran/output dan siapa yang menerima manfaat dari kegiatan tersebut;
4. Kapan (when), menunjukkan waktu kegiatan dimulai dan selesai, berapa lama (how long) waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikanya;
5. Dimana/lokasi (where) kegiatan tersebut dilaksanakan; 6. Bagaimana (how) kegiatan tersebut dilaksanakan; 7. Berapa perkiraan biayanya (how much) yang dibutuhkan.
B. Format TOR Penyusunan TOR dengan format tersebut akan terlihat sebagai berikut.
TERM OF REFERENCE (TOR)
JUDUL KEGIATAN (harus merujuk pada RKA/KL, menyebutkan nama instansi dan tahun)
9
1. latar belakang, 2. dasar hokum, 3. tujuan dan sasaran (meliputi tujuan dan sasaran), 4. tahapan kegiatan (meliputi tahap persiapan, pelaksanaan dan
pelaporan), 5. tempat pelaksanaan, 6. penyelenggara kegiatan (meliputi pelaksana dan penangggung
jawab), 7. jadwal kegiatan, 8. pembiayaan, dan 9. tandatangan.
C. Petunjuk Pengisian
1. Latar Belakang, mencakup penjabaran tentang gambaran umum, alasan kegiatan dilaksanakan, kegiatan yang dilaksanakan, batasan kegiatan
- Gambaran umum merupakan penjelasan secara singkat program/kegiatan yang akan dilaksanakan serta keterkaitan kegiatan yang dipilih dengan kegiatan keluaran (output) dalam mendukung pencapaian sasaran, kinerja program, dan volume yang akan dilaksanakan dan dicapai serta penjelasan tentang manfaat (outcome) kegiatan yang pada akhirnya akan mendukung pencapaian tujuan kebijakan;
- Alasan kegiatan dilaksanakan merupakan penjelasan secara singkat mengapa (why) kegiatan tersebut dilaksanakan/alasan penting kegiatan tersebut dilaksanakan;
- Kegiatan yang dilaksanakan merupakan penjelasan tentang uraian kegiatan apa (what) yang akan dilaksanakan, siapa saja pesertanya dan narasumber yang dihadirkan;
- Batasan kegiatan merupakan penjelasan tentang batasan kegiatan yang dilakukan seperti batasan wilayah alokasi, batasan terkait kepesertaan, tahun anggaran, dll;
10
2. Dasar Hukum
Mencakup peraturan/kebijakan yang dikeluarkan Kementerian Negara/Lembaga yang merupakan dasar keberadaan kegiatan/ aktifitas termasuk perundang-undangan yang berlaku, rencana strategis Kementerian Negara/Lembaga, dan tugas fungsi Kementerian Negara/Lembaga. Dasar hukum yang disebutkan memperhatikan hirarki/tingkatan perundangan, unsur kebaruan dan terkait langsung dengan kegiatan dimaksud;
3. Tujuan dan Sasaran (menjabarkan tujuan dan sasaran)
a. Tujuan
merupakan penjelasan tentang tujuan kegiatan yang akan dicapai;
b. Sasaran
merupakan penjelasan tentang sasaran kegiatan yang akan diwujudkan (menggunakan kalimat berawalan ter...);
4. Tahapan Kegiatan
a. Persiapan merupakan penjelasan tentang bagaimana kegiatan persiapan yang dilakukan;
b. Pelaksanaan meliputi berapa lama dan kapan pelaksanaan kegiatan tersebut;
c. Pelaporan berisi penjelasan mengenai kepada siapa pelaporan disampaikan;
5. Tempat Pelaksanaan
Merupakan penjelasan tentang dimana tempat pelaksanaan kegiatan (lengkap dengan alamat);
6. Penyelenggara Kegiatan
Merupakan penjelasan tentang penyelenggara kegiatan yang menyebutkan siapa saja pelaksana dan penangggung jawab kegiatan;
11
7. Jadwal Kegiatan Merupakan rincian tentang jadwal kegiatan yang dilakukan
diantaranya meliputi kegiatan per hari, materi, narasumber dan keterangan;
8. Pembiayaan Berisikan total biaya kegiatan sebesar nilai nominal tertentu yang
tertera pada RKA/KL dan sumber pembiayaan; 9. Tandatangan TOR ditandatangani oleh Pimpinan Unit Kerja.
12
BAB IV PENUTUP
Pedoman ini dipergunakan sebagai acuan minimal dalam penyusunan TOR pada Pusdiklat Tenaga Administrasi dan Balai Diklat Keagamaan.
13
Lampiran TERM OF REFERENCES
PELATIHAN KEHUMASAN DI LINGKUNGAN PUSDIKLAT TENAGA ADMINISTRASI BADAN LITBANG DAN DIKLAT KEMENTERIAN AGAMA
TAHUN 2017
1. LATAR BELAKANG Peranan humas di lingkungan pemerintahan sangat penting dalam
membangun citra positif bangsa dan negara. Pada era keterbukaan informasi dan birokrasi, banyak informasi yang harus disampaikan kepada masyarakat, baik melalui media cetak maupun elektronik tentang kegiatan atau isu yang sedang berkembang berkaitan dengan organisasi atau lembaga yang perlu diketahui masyarakat. Informasi yang harus disampaikan perlu dikemas sedemikian rupa agar jelas dan tidak menimbulkan multitafsir. Dalam hal ini, peran Humas Pemerintah adalah sebagai Komunikator, Katalisator, Diseminator, Fasilitator, konselor, advisor, dan interprator serta Prescriber.
Kehumasan pemerintah mempunyai visi yakni terciptanya pengelolaan kehumasan (kelembagaan, ketatalaksanaan, dan SDM) yang proporsional, profesional, efektif dan efisien dalam mendukung penerapan prinsip-prinsip tata kepemerintahan yang baik. Sedangkan salah satu misinya adalah membangun citra dan reputasi positif Pemerintah, membangun kepercayaan publik (public trust) dan mensosialisasikan kebijakan dan program pemerintah.
Dalam rangka melaksanakan visi dan misi tersebut, maka tugas seorang humas pemerintah adalah melaksanakan komunikasi timbal balik antara instansi pemerintah dan publik secara terencana untuk menciptakan saling pengertian dalam mencapai tujuan demi memperoleh manfaat bersama serta meningkatkan kelancaran arus informasi dan aksesibilitas publik.
Selama ini peran dan fungsi humas di lingkungan pemerintahan masih sangat terbatas dan belum optimal. Hal ini karena keterbatasan kemampuan SDM dari para pejabat humas itu sendiri dalam penguasaan substansi tugas dan peran. Selain itu, pada kenyataannya,
14
kurangnya pejabat yang berkualifikasi kehumasan dari sisi pendidikan formal, serta masih terbatasnya pemahaman tentang arti dan fungsi dari humas itu sendiri.
Upaya merevitalisasi peranan kehumasan saat ini menjadi sangat penting dan merupakan tuntutan kebutuhan yang mendesak. Untuk itu, upaya tersebut wajib dilaksanakan di semua instansi pemerintah, sebagai momentum strategis untuk melakukan perubahan tatanan peranan kehumasan yang dapat bersinergi secara efektif. Humas pemerintah selalu dituntut kemampuannya dalam menghadapi tantangan dan perubahan lingkungan yang sangat cepat. Untuk memantapkan pemahaman mengenai peranan humas di lingkungan Kementerian Agama, maka Pusat Pendidikan dan Pelatihan Tenaga Administrasi memandang perlu diadakannya Pelatihan Kehumasan.
Agar lebih fokus pada pencapaian tujuan secara efektif dan efisien, pelatihan ini dibatasi pada target capaian pelatihan tahun anggaran 2017 dalam lingkup kegiatan kehumasan di lingkungan pemerintah. Peserta pelatihan ini berjumlah 40 orang yakni para humas di lingkungan Kanwil Kementerian Agama Provinsi Sedangkan narasumber/tenaga pengajar yang akan dihadirkan selain widyaswara pengampu mata diklat kehumasan adalah para pengajar di perguruan tinggi maupun praktisi bidang kehumasan, dan para pejabat di lingkungan Kementerian Agama.
2. DASAR HUKUM
a) Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik;
b) Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik; c) Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan
Informasi Publik; d) Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang ASN; e) PP Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan UU Nomor 14
Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik; f) Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2014 Tentang
15
Jabatan Fungsional Pranata Hubungan Masyarakat Dan Angka Kreditnya;
g) Peraturan Menteri Agama Nomor 13 Tahun 2012 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal di lingkungan Kementerian Agama;
h) Peraturan Menteri Agama Nomor 75 Tahun 2015 tentang Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Pada Kementerian Agama;
i) Peraturan Menteri Agama Nomor 42 Tahun 2016 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja di lingkungan Kementerian Agama;
j) Rencana Strategis Badan Litbang dan Diklat Kementerian Agama Tahun 2015-2019;
k) DIPA Badan Litbang dan Diklat Kementerian Agama tahun 2017. 3. TUJUAN DAN SASARAN
a. Tujuan Pelatihan Kehumasan bertujuan memantapkan pemahaman, sikap
dan keterampilan yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi Aparatur Sipil Negara sebagai tenaga kehumasan Kementerian Agama.
b. Sasaran Terwujudnya 40 orang tenaga kehumasan di lingkungan
Kementerian Agama yang mampu melaksanakan tugas dan fungsinya secara profesional.
4. TAHAPAN KEGIATAN
a. Persiapan - Melakukan rapat persiapan untuk menentukan berbagai hal
terkait dengan teknis penyelenggaraan diklat; - Membahas isi maupun muatan lain dari materi yang tercantum
dalam struktur kurikulum; - Merekrut, menyeleksi dan menetapkan para panitia, peserta,
maupun narasumber sesuai materi/substansi yang dibutuhkan;
16
- Membuat checklist persiapan; - Mengkoordinasikan rencana pelatihan kepada pihak-pihak yang
memenuhi persyaratan substansi; - Menentukan jadwal kegiatan; - Menyiapkan berbagai perlengkapan yang dibutuhkan baik oleh
peserta maupun untuk persiapan pembukaan dan ketersediaan fasilitas penunjang;
- Mengkoordinasikan sumberdaya yang terkait; - Menyiapkan bahan-bahan materi narasumber; - Menyiapkan dan menggandakan panduan pelaksanaan; - Menyiapkan soal pretes-post tes.
b. Pelaksanaan Pelatihan Kehumasan akan dilaksanakan selama 7 hari atau 50 jam
pelatihan dari tanggal 23 s.d 29 November 2017 sesuai jadwal yang telah ditetapkan.
c. Pelaporan Tahap penyusunan pelaporan Pelatihan Kehumasan adalah:
- Menganalisis hasil kegiatan Pelatihan Kehumasan baik dalam proses persiapan, pelaksanaan maupun hasil evaluasinya;
- Menyusun laporan pelaksanaan kehumasan. Pelaporan Pelatihan Kehumasan akan disampaikan setelah 10 hari pelaksanaan selambatnya tanggal 11 Desember 2017 kepada Kepala Pusdiklat Tenaga Administrasi.
Matrik tahapan kegiatan adalah sebagai berikut :
No Kegiatan Tahap
1 2 3 1 Persiapan 2 Pelaksanaan 3 Evaluasi dan Pelaporan
17
5. TEMPAT PELAKSANAAN Kegiatan Diklat Kehumasan bertempat di Kampus Pusdiklat Tenaga
Administrasi Badan Litbang dan Diklat Kementerian Agama Jl Ir. H. Djuanda No. 37 Ciputat
6. PENYELENGGARA KEGIATAN a. Pelaksana Pelaksana pelatihan kehumasan tahun 2017 adalah bidang
penyelenggaraan Diklat sebagaimana yang ditetapkan dalam Surat Keputusan Kepala Pusdiklat Tenaga Administrasi
b. Penangggung Jawab Penanggungjawab pelatihan kehumasan tahun 2017 adalah Kepala
Pusdiklat Tenaga Administrasi 7. JADWAL KEGIATAN
JADWAL DIKLAT KEHUMASAN PUSDIKLAT TENAGA ADMINISTRASI KEMENTERIAN AGAMA
Ciputat, 23 s.d 28 November 2017 No. Hari/Tanggal Waktu Mata Diklat JP Pengajar/Penceramah 1 Kamis 13.00 - 15.00 Check in Panitia 23-Nov-17 15.00 - 16.00 Istirahat 16.00 - 18.15 Overview Diklat 3 Panitia 18.15 - 19.30 ISHOMA 19.30 - 20.30 Pre-test s.d.a 2 Jumat 08.00 - 08.30 Pembukaan Panitia
24-Nov-17 08.30 - 10.00 Building Learning Commitment 2 Pusdiklat T. Adm
10.00 - 10.15 Coffee Break 10.15 - 11.00 Lanjutan 1 s.d.a 11.00 - 13.00 ISHOMA
13.00 - 15.15 Dasar-dasar Komunikasi 3 Praktisi Kehumasan
15.15 - 15.45 Coffee Break
15.45 - 18.00 Manajemen Public Relation 3 Praktisi Kehumasan
18.00 - 19.30 ISHOMA 19.30 - 21.45 Lanjutan 3 s.d.a
18
3 Sabtu 07.30 - 09.45 Kapita Selekta Kemenag
3 Kapusdiklat
25-Nov-17 09.45 - 10.00 Coffee Break
10.00 - 12.15 Retorika 3 Praktisi Kehumasan 12.15 - 13.15 ISHOMA 13.15 - 14.00 Lanjutan 1 s.d.a 14.00 - 15.30 Image Building 2 s.d.a 15.30 - 16.00 Coffee Break 16.00 - 17.30 Lanjutan 2 s.d.a 18.15 - 19.30 ISHOMA 19.30 - 21.45 Stakeholder Relations 3 Pusdiklat T. Adm 4 Ahad Mandiri 26-Nov-17 5 Senin 07.30 - 09.45 Lanjutan Stakeholder
Relations 3 Pusdiklat T. Adm
27-Nov-17 09.45 - 10.00 Coffee Break 10.00 - 12.15 Media Handling 3 Praktisi Kehumasan 12.15 - 13.15 ISHOMA 13.15 - 14.45 Lanjutan 2 s.d.a 14.45 - 15.30 Publisitas 1 s.d.a 15.30 - 16.00 Coffee Break 16.00 - 18.15 Lanjutan 3 s.d.a 18.15 - 19.30 ISHOMA
19.30 - 21.45 Publisitas 3 s.d.a 6 Selasa 07.30 - 08.00 Post Test Panitia
28-Nov-17 08.00 - 10.15 Kebijakan Kehumasan (Revitalisasi Peran Humas Kementerian Agama)
3
Ka.Biro Humas, Data dan Informasi
10.15 - 10.30 Coffee Break
10.30 – 12.45 Kebijakan
Manajemen ASN Kemenag
3 Kepala Badan
12.45 - 13.30 ISHOMA 13.30 – 14.15 Evaluasi Program Pusdiklat T. Adm
* 14.15 - 15.00 Penutupan 50 JP
19
8. PEMBIAYAAN Seluruh pembiayaan Diklat Kehumasan dibebankan Daftar Isian
Pelaksanaan Anggaran (DIPA) Badan Litbang dan Diklat Kementerian Agama Tahun Anggaran 2017 Nomor: SP DIPA- 025.1.1.1.426318/2017 tanggal 07 Desember 2016.
9. TOTAL ANGGARAN : Rp 104.295.000 (Seratus Empat Juta Dua
Ratus Sembilan Puluh Lima Ribu Rupiah)
Jakarta, November 2017 Kepala Pusdiklat Tenaga Administrasi Drs. H. Saeroji, MM NIP. 19590810 197803 1 006
PEDOMANPENYUSUNAN MODUL
PELATIHAN TEKNIS ADMINISTRASI