Aplikasi TQMSenin, 30 Mei 2011

Penerapan Total Quality Management dalam perusahaan

Reaksi: 

TQM adalah pendekatan berorientasi pelanggan yang memperkenalkan perubahan

manajemen yang sistematik dan perbaikan terus menerus terhadap proses, produk dan

pelayanan suatu organisasi.

Seperti digambarkan pada diagram di bawah ini, proses TQM bermula dari

pelanggan dan berakhir pada pelanggan pula. Proses TQM memiliki input yang spesifik

(keinginan, kebutuhan dan harapan pelanggan), mentransformasi (memproses) input dalam

organisasi untuk memproduksi barang atau jasa yang, pada gilirannya, memberikan

kepuasan kepada pelanggan (output).

TQM adalah faktor yang penting dalam suatu perusahaan dan juga dalam

teknologi informasi adapun konsep dasar dari total quality adalah:

1. Tujuan : 

Perbaikan proses secara terus-menerus. Artinya kualitas selalu diperbaiki dan disesuaikan

dengan perubahan yang menyangkut kebutuhan dan keinginan para pelanggan.

2. Prinsip : 

Difokuskan pada pelanggan, perbaikan proses dan keterlibatan total.

3. Elemen : 

Kepemimpinan, pendidikan dan pelatihan, struktur pendukung, Komunikasi, ganjaran dan

pengakuan serta pengukuran.

Tiga prinsip mutu yaitu :

1. Fokus pada pelanggan

Mutu berdasarkan pada konsep bahwa setiap orang mempunyai pelanggan dan bahwa

kebutuhan dan harapan pelanggan harus dipenuhi setiap saat kalauorganisasi/perusahaan

secara keseluruhan bermaksud memenuhi kebutuhan pelanggan eksternal (pembeli).

2. Perbaikan proses

Konsep perbaikan terus menerus dibentuk berdasarkan pada premisi suatu seri

(urutan) langkah-langkah kegiatan yang berkaitan dengan menghasilkan output seperti

produk berupa barang dan jasa. Perhatian secara terus menerus bagi setiap langkah dalam

proses kerja sangat penting untuk mengurangi keragaman dari output dan memperbaiki

keandalan. Tujuan pertama perbaikan secara terus menerus ialah proses yang handal, dalam

arti bahwa dapat diproduksi yang diinginkan setiap saat tanpa variasi yang diminimumkan.

Apabila keragaman telah dibuat minimum dan hasilnya belum dapat diterima maka tujuan

kedua dari perbaikan proses ialah merancang kembali proses tersebut untuk memproduksi

output yang lebih dapat memenuhi kebutuhan pelanggan, agar pelanggan puas.

3. Keterlibatan total

Pendekatan ini dimulai dengan kepemimpinan manajemen senior yang aktif dan

mencakup usaha yang memanfaatkan bakat semua karyawan dalam suatu organisasi untuk

mencapai suatu keunggulan kompetitif (competitive advantage) di pasar yang dimasuki.

Karyawan pada semua tingkatan diberi wewenang/kuasa untuk memperbaiki output melalui

kerjasama dalam struktur kerja baru yang luwes (fleksibel) untuk memecahkan persoalan,

memperbaiki proses dan memuaskan pelanggan. Pemasok juga dilibatkan dan dari waktu ke

waktu menjadi mitra melalui kerjasama dengan para karyawan yang telah diberi

wewenang/kuasa yang dapat menguntungkan organisasi/perusahaan. Pada waktu yang sama

keterlibatan pimpinan bekerjasama dengan karyawan yang telah diberi kuasa tersebut.

Elemen pendukung dalam TQM

1. Kepemimpinan

Manajer senior harus mengarahkan upaya pencapaian tujuan dengan

memberikan, menggunakan alat dan bahan yang komunikatif, menggunakan data

dan menggali siapa-siapa yang berhasil menerapkan konsep manajemen mutu

terpadu. Ketika memutuskan untuk menggunakan TQM sebagai kunci proses

manajemen, peranan manajer senior sebagai penasihat, guru dan pimpinan tidak

bisa diremehkan. Pimpinan Senior suatu organisasi harus sepenuhnya menghayati

implikasi manajemen di dalam suatu ekonomi internasional di mana manajer yang

paling berhasil, paling mampu dan paling hebat pendidikannya di dunia, harus

diperebutkan melalui persaingan yang ketat. Kenyataan hidup yang berat ini akan

menyadarkan manajer senior mengakui bahwa mereka harus mengembangkan

secara partisipatif, baik misi dan visi mereka maupun proses manajemen, yang

dapat mereka pergunakan untuk mencapai keduanya. Pimpinan bisnis harus

mengerti bahwa TQM adalah suatu proses yang terdiri dari tiga prinsip dan elemen-

elemen pendukung yang harus mereka kelola agar mencapai perbaikan mutu yang

berkesinambungan sebagai kunci keunggulan bersaing.

2. Pendidikan dan Pelatihan

Mutu didasarkan pada ketrampilan setiap karyawan yang pengertiannya tentang apa

yang dibutuhkan oleh pelanggan ini mencakup mendidik dan melatih semua karyawan,

memberikan baik informasi yang mereka butuhkan untuk menjamin perbaikan mutu dan

memecahkan persoalan. Pelatihan inti ini memastikan bahwa suatu bahasa dan suatu set alat

yang sama akan diperbaiki di seluruh perusahaan. Pelatihan tambahan pada bench marking,

statistik dan teknik lainnya juga dipergunakan dalam rangka mencapai kepuasan pelanggan

yang paripurna.

3. Struktur Pendukung

Manajer senior mungkin memerlukan dukungan untuk melakukan perubahan yang

dianggap perlu melaksanakan strategi pencapaian mutu. Dukungan semacam ini mungkin

diperoleh dari luar melalui konsultan, akan tetapi lebih baik kalau diperoleh dari dalam

organisasi itu sendiri. Suatu staf pendukung yang kecil dapat membantu tim manajemen

senior untuk mengartikan konsep mengenai mutu, membantu melalui "network" dengan

manajer mutu di bagian lain dalam organisasi dan membantu sebagai narasumber mengenai

topik-topik yang berhubungan dengan mutu bagi tim manajer senior.

4. Komunikasi

Komunikasi dalam suatu lingkungan mutu mungkin perlu ditempuh dengan cara

berbeda-beda agar dapat berkomunimasi kepada seluruh karyawan mengenai suatu komitmen

yang sungguh-sungguh untuk melakukan perubahan dalam usaha peningkatan mutu. Secara

ideal manajer harus bertemu pribadi dengan para karyawan untuk menyampaikan informasi,

memberikan pengarahan, dan menjawab pertanyaan dari setiap karyawan.

5. Ganjaran dan Pengakuan

Tim individu yang berhasil menerapkan proses mutu harus diakui dan mungkin diberi

ganjaran, sehingga karyawan lainnya sebagai anggota organisasi akan mengetahui apa yang

diharapkan. Gagal mengenali seseorang mencapai sukses dengan menggunakan proses

menejemen mutu terpadu akan memberikan kesan bahwa ini bukan arah menuju pekerjaan

yang sukses, dan menungkinkan promosi atau sukses individu secara menyeluruh. Jadi pada

dasarnya karyawan yang berhasil mencapai mutu tertentu harus diakui dan diberi ganjaran

agar dapat menjadi panutan/contoh bagi karyawan lainnya.

6. Pengukuran

Penggunaan data hasil pengukuran menjadi sangat penting di dalam menetapkan

proses manajemen mutu. Jelaskan, pendapat harus diganti dengan data dan setiap orang harus

diberitahu bahwa yang penting bukan yang dipikirkan akan tetapi yang diketahuinya

berdasarkan data. Di dalam menentukan penggunaan data, kepuasan pelanggan eksternal

harus diukur untuk menentukan seberapa jauh pengetahuan pelanggan bahwa kebutuhan

mereka benar-benar dipenuhi. Pengumpulan data pelanggan memberikan suatu tujuan dan

penilaian kinerja yang realistis serta sangat berguna di dalam memotivasi setiap

orang/karyawan untuk mengetahui persoalan yang sebenarnya.

Prinsip dari sistem TQM adalah melibatkan semua elemen karyawan mulai

dari " Top Management" sampai dengan pelaksana teknis " Button Up

Management". Sistem TQM harus dimengerti, dipahami dan diterapkan dengan

efisien dam efektif dalam semua aktifitas di lingkungan perusahaan untuk mencapai

tujuan, sasaran dan target produktivitas sesuai dengan kebijakan top management,

yang dapat membantu perusahaan mewujudkan hasil yang berpotensi dari teknologi

informasi.

Dalam era informasi sekarang ini, kepemilikan informasi merupakan hal yang

sangat penting dan berharga, namun jika digunakan dengan tidak bijaksana akan

menimbulkan masalah. Suatu teknologi tidak dapat berjalan dengan sendirinya

dalam setiap permasalahan.

TQM dapat diterapkan dalam teknologi informasi apabila memenuhi syarat-

syarat berikut:

1.      Setiap perusahaan/organisasi harus secara terus menerus melakukan perbaikan

proses pada mutu produk dan layanan, sehingga dapat memuaskan konsumen.

2.      Memberikan kepuasan kepada pemilik, supplier, karyawan dan para pemegang

saham

3.      Memiliki wawasan dan pandangan jauh kedepan dalam meningkatkan profit dari

penjualan produk atau layanan.

4.      Fokus utama ditujukan pada proses, baru pada hasil.

5.      Menciptakan kondisi di mana para karyawan dapat aktif berpartisipasi dalam

menciptakan keunggulan mutu.

Oleh karena itu penggunaan teknologi informasi bagi perusahaan harus disesuaikan

dengan kondisi, beberapa penggunaan teknologi informasi yang dapat diterapkan

bagi perusahaan.

1.      Menggunakan IT untuk meningkatkan jumlah customer dengan memperbesar pasar

melalui internet. Cara yang termudah adalah dengan membuat website, karena

sudah banyak tersedia program-program komputer untuk memudahkan dalam

membuat website.

2.      Menggunakan IT untuk meningkatkan kualitas produk yang dihasilkan perusahaan.

Dengan menggunakan IT perusahaan dapat lebih mudah dalam mencari informasi

yang dapat membantu meningkatkan produknya. Misalnya bertukar informasi

dengan pakar yang secara fisik berlokasi jauh dengan menggunakan email.

3.      Menggunakan IT untuk meningkatkan kinerja perusahaan/organisasi. Sebagai

contoh LAN intranet dapat dipasang di perusahaan/organisasi untuk mempercepat

proses pertukaran informasi dalam bentuk email dan file sharring.