Tata Cara Pembuatan Surat DinasOleh: Rustina, S.Sos.

04/17/12

Pengertian Surat Dinas

Surat Dinas/ Naskah Dinas : Bentuk komunikasi kedinasan secara tertulis. (PERMENDIKNAS NO. 37 THN 2006).

04/17/12

Surat Dinas yang Baik dan Benar :

Bentuk yang menarik. Tidak terlalu panjang. Bahasa yang jelas, padat dan sopan. Sesuai dengan kaidah yang ada (Ejaan yang disempurnakan dan Pedoman Tata Persuratan).

Surat Dinas dapat berbentuk :Pernyataan Pemberitahuan Permintaan, dll.04/17/12

Bagian dari Surat Dinas :1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Kepala Surat. Tanggal Surat. Nomor Surat. Lampiran Surat. Hal Surat. Alamat yang dituju. Paragraf pembuka surat. Paragraf isi surat Paragraf penutup surat. Penutup surat Dinas :Nama jabatan penanda tangan, Tanda tangan, Nama pejabat, Nomor Induk Pegawai (NIP),

Tembusan, (jika ada).

04/17/12

Penjelasan

Kepala Surat :Berisi nama organisasi, lambang organisasi, alamat dan garis penutup.

Tanggal Surat :Diketik di sebelah kanan sebaris dengan nomor surat jika ada kepala surat, tanggal tidak diberi tempat/ daerah pembuatan surat.

Nomor surat :Berisikan nomor urut surat, kode jabatan, kode unit kerja, kode hal, dan tahun pembuatan surat.

04/17/12

Cara Penomoran Surat Dinas Keluar :

Surat dibuat oleh pejabat eselon I dengan memakai anb. (Menteri). Contoh : 0900/ MPN. A/ LK/ 2011Tahun pembuatan surat. Kode perihal surat perlengkapan Kode unit kerja Sekretaris Jenderal Kode jabatan Menteri. Nomor urut Surat Dinas Keluar.

04/17/12

Cara Penomoran Surat Dinas Keluar :

Surat dibuat oleh Pejabat Eselon II dan ditandatangani oleh Pejabat Eselon I. Contoh : 0901/ A.A1/ KP/ 2011Tahun pembuatan surat. Kode perihal surat. Kode BiroUmum Kode unit utama Sekretariat Jenderal Nomor urut Surat Dinas Keluar.

04/17/12

Cara Penomoran Surat Dinas Keluar :

Surat dibuat oleh Pejabat Eselon III dan ditandatangani oleh Pejabat Eselon II. Contoh : 0100/ A2. 2/ LN/ 2011Tahun pembuatan surat. Kode perihal surat Kerja sama Luar Negri Kode salah satu unit kerja Biro PKLN Kode unit Biro PKLN Nomor urut Surat Dinas Keluar.

04/17/12

Lampiran :Diketik di bawah nomor dan tidak diketik apabila tidak ada yang dilampirkan.

Hal :Diketik dibawah kata lampiran.

Alamat tujuan Surat Dinas :Diketik dibawah kata hal dan diawali dengan singkatan Yth. Kemudian diikuti nama orang yang dituju. Nama tempat alamat tujuan surat tidak didahului kata di.

04/17/12

Paragraf pembuka surat :Awal kalimat pembuka diketik di bawah dan sejajar dengan alamat tujuan surat.

Paragraf isi surat :Berisikan uraian dari inti surat.

Paragraf penutup :Berisikan kalimat penutup yang mengakhiri Surat Dinas.

04/17/12

Penulisan Bagian Surat :1.

Kepala Surat :Inspektorat Jenderal Kementerian Pendidikan Nasional

Jl. RS. Fatmawati, Kebayoran Jakarta Telepon 7591463 Kotak Pos 6302/ JKSBU 12063

KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL INSPEKTORAT JENDERAL Jalan Jenderal Sudirman, Senayan Jakarta Pusat Telepon : (021) .

04/17/12

Penulisan Bagian Surat2.

Tanggal Surat :Jakarta, 21 - 3 2011,Jakarta, 21 Maret 2011,21 Maret 2011 (Memakai kepala surat).

3.

Nomor Surat :Nomor : 1027/ C1. - 3/ TU/ 2011.No. : 1027/ C1. 3/TU/ 2011.Nomor : 1027/ C1.3/ TU/ 2011 No : 1027/ C1.3/ TU/ 2011

04/17/12

Penulisan Bagian Surat4.

Lampiran Surat :Lampiran : satu berkas.Lamp. : 2 (dua) eksemplar.Lampiran : satu berkas Lamp. : dua eksemplar

5.

Hal Surat :Hal : Permintaan sebagai narasumber dalam rangka Pendidikan dan Pelatihan Tata Persuratan Dinas yang akan diselenggarakan pada tanggal 8 Juni 2011 Hal : Permohonan sebagai narasumber

04/17/12

Penulisan Bagian Surat6.

Alamat Surat : Yth. Bapak Kepala Biro Umum Sekretariat Jenderal KementerianPendidikan Nasional Yth. Kepala Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Pendidikan Nasional Jalan Jenderal Sudirman, Senayan Jakarta

04/17/12

Penulisan Bagian Surat7.

Paragraf pembuka : Dengan hormat. Bersama ini kami lampirkan data pegawai Subbagian Persuratan.... Dengan hormat, bersama ini kami lampirkan data pegawai Subbagian Persuratan (ada yang dilampirkan) Isi surat : Bersama surat ini kami mengundang Bapak menghadiri rapat... Kami mengharapkan kehadiran Bapak dalam Rapat Koordinasi Ketatausahaan yang akan diselenggarakan pada... (bentuk surat undangan)

8.

04/17/12

Penulisan Bagian Surat9.

Paragraf penutup :Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih. Atas bantuan Saudara, diucapkan terima kasih. (surat dinas yang menyatakan permintaan)

04/17/12

Penulisan Bagian Surat10.

Penutup Surat Dinas :Salam, Kepala Biro Umum(tanda tangan)

Kepala Biro Umum(tanda tangan) Cap dinas

(Hindun Basri Purba,S.H.,M.Si.) NIP:............................................

Hindun Basri Purba,S.H., M.Si. NIP...........................................

04/17/12

Kalimat Surat Dinas :Kalimat-kalimat yang dipakai dalam Surat Dinas :

Sesuai dengan kaidah bahasa. Singkat dan jelas. Mudah dibaca. Memiliki subjek dan predikat.

04/17/12

Contoh Kalimat Surat Dinas :Menurut rencana, dalam rapat itu akan dihadiri Sekretaris Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar Seharusnya : Menurut rencana, rapat itu akan dihadiri Sekretaris Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar Bersama surat ini kami ingin memberitahukan bahwa... Seharusnya : Dengan ini kami ingin memberitahukan bahwa...

04/17/12

Contoh Kalimat Surat Dinas :Atas kerja samanya, kami ucapkan terima kasih. Seharusnya : Atas kerja sama Bapak, kami ucapkan terima kasih. Atas kehadirannya, kami ucapkan banyak terima kasih. Seharusnya : Atas kehadiran Saudara, kami ucapkan terima kasih.

04/17/12

Contoh Paragraf Pembuka Surat :1.

Surat Pemberitahuan :Dengan ini kami beritahukan, bahwa seleksi Penerimaan CPNS Tahun 2010 telah selesai dilaksanakan di (tanpa lampiran). Bersama ini kami lampirkan laporan keuangan Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Pertama. (ada lampiran).

04/17/12

Contoh Paragraf Pembuka Surat :2.

Surat Balasan :Sehubungan dengan surat Kepala Biro Umum, tanggal 4 Juni 2011, Nomor 0900/ A1. 5/TU/2011, tentang Sosialisasi Tata Persuratan dan Tata Kearsipan kami mengirimkan peserta dari Subbagian Persuratan

04/17/12

Contoh Paragraf Pembuka Surat :3.

Surat Undangan :

Kami mengharapkan kehadiran Bapak dalam pertemuan Panitia Rapat Pelaksanaan Pelatihan Tata Persuratan dan Tata Kearsipan yang akan dilaksanakan pada, hari : Kamis tanggal : 4 Juni 2011 pukul : 10.00 WIB tempat : Pusat Perbukuan acara : persiapan pelaksanaan pelatihan tata persuratan 04/17/12

Contoh Paragraf Penutup Surat :1.

Surat Pemberitahuan :Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.

2.

Surat Permintaan :Atas perhatian dan bantuan Saudara, kami ucapkan terima kasih.

3.

Surat Undangan :Atas kehadiran Saudara, kami ucapkan terima kasih.

04/17/12

ampaikan informasi segerasah resah dan kecil hati aih prestasi dengan lurus hati sa yang dinanti pasti kan datang ebarkan senyum yang tulus disetiap langkahmu04/17/12