BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Peranan adalah sesuatu yang menjadi bagian atau yang

memegang pimpinan utama, yaitu sesuatu yang dapat menentukan

terjadinya suatu peristiwa atau kegiatan selanjutnya.

Sehingga peranan itu administrasi dinilai sangat penting dalam kegiatan

yang harus dilakukan selanjutnya oleh seorang pimpinan. Peranan

administrasi tentunya juga tidak terlepas dari fungsi-fungsi yang harus

dilakukan pada masing-masing lembaga maupun kantor.

Ilmu pengetahuan di bidang administrasi adalah suatu pernyataan

terhadap materi atau content, bentuk atau form, serta objek formal dan

materiilnya. Secara Epistemologi, Ilmu administrasi cenderung untuk

membatasi diri pada hal-hal tentang persepsi dan pemahaman intelektual

seseorang. Pengetahuan ilmu administrasi dapat membawa manusia

kepada peristiwa kesadaran dari seluruh pemaknaan yang dikandung

ilmu administrasi itu sendiri.

Staf atau bawahan adalah sekelompok pegawai yang sifat

tugasnya menunjang tugas pokok, membantu atasannya dalam

melaksanakan tugas kepemimpinan.

Dalam kesempatan ini penulis mengambil penelitian mengenai

apa yang dikerjakan setiap hari pada perusahaan dimana penulis bekerja

sehingga mempermudah penulis dalam melakukan penelitian.

1

2

Oleh karena itu , penulis mengambil judul “Peranan Staff

Administrasi dalam Penjualan Sparepart Mobil di Bandung Oto Shop”

1.2. Identifikasi Masalah

Berdasarkan pada uraian latar belakang di atas, maka di

identifikasikan permasalahn yang ada yaitu sebagai berikut

1. Bagaimanakah peranan staf administrasi dalam penjualan sparepart

mobil di Bandung Oto Shop?

2. .Apa saja hambatan yang dihadapi Staf Administrasi dalam Penjualan

Sparepart Mobil di Bandung Oto Shop?

3. Bagaimana usaha yang dilakukan untuk mengatasi hambatan

tersebut?

1.3. Pembatasan Masalah

Batasan permasalahan dalam penulisan tugas akhir ini adalah

peranan Staff Administrasi dalam Penjualan Sparepart Mobil pada bulan

Desember 2009 di Bandung Oto Shop.

1.4. Maksud dan Tujuan Penelitian

1.4.1 Maksud Penelitian

Secara umum tujuan maksud penulisan ini adalah sebagai salah

satu persyaratan dalam menempuh studi program D III progam studi

Administrasi Bisnis di LP3I Bandung.

3

1.4.2 Tujuan Penelitian

Adapun yang menjadi tujuan pada penelitian ini adalah untuk

mengetahui:

1. Peranan Staf Administrasi dalam Penjualan Spare Part Mobil di

Bandung Oto Shop

2. Hambatan Staf Administrasi dalam penjualan Spare Part Mobil di

Bandung Oto Shop

3. Usaha-usaha yang dilakukan dalam mengatasi hambatan tersebut.

1.5. Kegunaan Penelitian

Hasil penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi semua

pihak, diantaranya:

1.5.1. Bagi penulis

Menambah pengetahuan Administrasi penjualan khususnya dalam

administrasi penjualan. Sebagai perbandingan antara teori yang didapat

pada perkuliahan dengan kenyataan yang terjadi di industry.

1.5.2 Bagi perusahaan,

Penelitian ini diharapkan dapat menjadi bahan masukan bagi

manajemen perusahaan, bahwa dengan dilakukan aktifitas penjualan

yang baik oleh admistrator dapat mendukung efisiensi kerja dalam hal

pengelolaan administrasi, juga sebagai bahan masukan perbandingan

dan pertimbangan dalam rencana pelaksanaan dan mengevaluasi

kegiatan opersional dimasa mendatang.

4

1.5.3 Bagi Pembaca lainnya

Menambah pengetahuan tentang bagaimana penjualan produk di

suatu perusahaan sebagai staf administrasi di dalam persaingan bisnis.

1.6 Metode Penelitian, Teknik Pengumpulan Data dan Analis Data

1.6.1 Metode Penelitian

Metode yang dilakukan dalam penelitian ini adalah metode

deskriptif yaitu suatu penelitian yang berusaha menggambarkan

permasalahan yang digunakan untuk mendeskripsikan atau menjelaskan

peristiwa dan kejadian yang ada pada masa sekarang.

1.6.2 Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data meliputi cara-cara yang digunakan

dalam memperoleh jenis dan macam data, kesesuaian data dan sumber

data.

a. Studi Pustaka (Library Research)

Studi Pustaka adalah teknik pengumpulan data dengan cara

membaca dan mempelajari buku-buku,artikel dan browsing internet untuk

menunjang bahasan penelitian.

b. Studi Lapangan

Studi Lapangan yang dilakukan dalam penelitian ini terdiri dari:

1. Pengamatan (Observasi)

Observasi yaitu penelitian yang dilakukan dengan cara melakukan

pengamatan langsung pada objek penelitian, hal ini di lakukan untuk

mendapatkan data tentang gambaran keadaan yang terjadi di Bandung

5

Oto Shop, khususnya mengenai hal yang berhubungan dengan aktifitas

penjualan.

2. Wawancara (Interview)

Wawancara adalah teknik pengumpulan data yang ditujukan

secara langsung kepada pemimpin Bandung Oto Shop yaitu Ibu Tita

Ratna Juwita maupun Karyawan Bandung Oto Shop yang telah

memberikan keterangan secara lengkap, jelas dan benar.

1.7 Lokasi dan Waktu Penelitian

1.7.1 Lokasi Penelitian

Penelitian dilakukan pada PT.Bandung Oto Shop.Di mana data

dan informasi yang penulis dapatkan merupakan data nyata,yaitu

meminta ijin langsung kepada perusahaan Bandunng Oto Shop yang

berlokasi di Jl.KiaraCondong 377 Bandung 40198 ph.(022) 7317375 fax.

(022)7317376

1.7.2 Waktu penelitian

Waktu pelaksanaan penelitian dilakukan kurang lebih selama

4(empat) bulan,terhitung mulai bulan Maret sampai dengan Juni 2010.

Adapun jadwal penelitian atau time schedule adalah sebagai

berikut

6

Tabel 1.1

NoJenis Kegiatan

JUNI JULI AGUSTUS SEPTEMBER

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1Pengajuan Judul                                

2Penyusunan TA                                

3Bimbingan

                               

4 Sidang                                

Tabel Jadwal Sidang

1.8 Sistematika Penulisan

Secara garis besar penelitian ini terdiri dari 5 bab yang satu

dengan yang lainnya saling berhubungan, sistematika tersebut adalah

sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Berisi uraian mengenai latar belakang penelitian,identifikasi

masalah, pembatasan masalah, maksud dan tujuan penelitian, kegunaan,

metodologi penelitian, teknik pengumpulan data dan analis data, lokasi

dan waktu penelitian serta sistematika penulisan.

7

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Berisi mengenai teori-teori dan penjelasan ilmiah yang relevan

dengan kegiatan penelitian seperti,pengertian administrasi, fungsi

administrasi, administrasi sebagai pusat kegiatan operasi, pengertian

prosedur, pengertian penjualan, pengertian prosedur penjualan,

pengertian sparepart, siklus penjualan, taktik penjualan.

BAB III OBYEK PENELITIAN

Pada bab ini dijelaskan mengenai gambaran obyek penelitian

yang berisi tentang sejarah singkat perusahaan, aspek kegiatan

organisasi, struktur organisasi, kepegawaian berdasarkan unit kerja:unit

kerja, umur, tingkat pendidikan, masa kerja, fasilitas yang dimiliki,

gambaran umum obyek

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

Berisi uraian mengenai pembahasan masalah yang berkaitan

dengan Peranan Staff Administrasi Dalam Penjualan Sparepart Mobil di

Bandung Oto Shop , hambatan yang dihadapi dalam penjualan spare part

mobil dan usaha-usaha yang dilakukan Staf Administrasi dalam

mengatasi hambatan tersebut.

BAB V PENUTUP

Berisi penutup dari penulisan Tugas Akhir berupa kesimpulan dari

hasil penelitian dan pembahasan serta pemberian saran

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Administrasi

Menurut Hendi Haryadi (hal 1; 2009), ada dua jenis pengertian

administrasi, yaitu administrasi dalam arti sempit dan administrasi dalam

arti luas.Dengan penjelasan di bawah ini :

2.1.1 Administrasi dalam arti sempit

Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan

pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan untuk

menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali

secara keseluruhan dan dalam satu hubungan satu sama

lain.Administrasi dalam arti sempit ini sebenarnya lebih tepat disebut

dengan tata usaha.

2.1.2 Administrasi dalam arti luas

Administrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerja sama yang

dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana

ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumber daya untuk

mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

Support staf yaitu kelompok orang yang bertugas untuk

memberikan masukan, saran, dan dukungan, kepada para pengambil

keputusan.

Administrasi baik dalam pengertian luas maupun sempit di dalam

penyelenggaraannya diwujudkan melalui fungsi-fungsi management yang

8

9

terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan

pengawasan. Jadi administrasi adalah penyelenggaraannya dan

manajemen adalah orang – orang yang menyelenggarakan kerja.Maka

kombinasi dari keduanya adalah penyelenggaraan kerja yang dilakukan

oleh orang – orang secara bersama – sama (kerjasama untuk mencapai

tujuan yang telah di tetapkan).

2.1.3 Peran Ilmuwan Administrasi

Menurut Prof.Dr.H.Makmur, M.Si (hal 62; 2006) salah satu kunci

utama dalam rangka memperkuat bangunan dasar ilmu administrasi sejak

masa lalu, masa sekarang, maupun pada masa yang akan dating adalah

peran para ilmuwan atau para pemikir di bidang ilmu administrasi itu

sendiri.

Profesional atau pekerja administrasi yang memiliki kekuatan dalam

melaksanakan kekuasaannya yang dipaksakan kepada orang lain,

mempunyai kemungkinan bangunan dasar ilmu administrasi itu tidak akan

memiliki kekuatan yang fundamental, tetapi hanya mempunyai kekuatan

sementara.

2.2 Fungsi Administrasi

Menurut Quible ( hal 3; 2004); ada lima jenis fungsi pendukung

administrasi dalam perkantoran, diantaranya adalah :

2.2.1 Fungsi Rutin

Fungsi rutin yaitu fungsi administrasi perkantoran yang

membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan

10

penggandaan.Biasanya, fungsi ini dilaksanakan oleh staf administrasi

yang bertanggung jawab atas kegiatan administrasi sehari-hari.

2.2.2 Fungsi Teknis

Fungsi teknis yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan

pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai,

seperti bisa menggunakan beberapa progam aplokasi komputer. Fungsi

ini biasanya oleh staf administrasi yang tergabung dalam departemen

teknologi informasi.

2.2.3 Fungsi Analis

Fungsi analis yaitu fungsi yang membutuhkan pemikiran yang

kritis dan kreatif, disertai kemampuan untuk mengambil keputusan,

seperti membuat dan menganalisis laporan dan membuat keputusan

pembelian.Fungsi ini biasanya dilakukan oleh seorang manajer yang

bertanggung jawab men-support keputusan yang akan dibuat oleh

atasannya.

2.2.4 Fungsi Interpersonal

Fungsi Interpersonal yaitu fungsi yang membutuhkan penilaian

dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan, serta keterampilan

yang berhubungan dengan orang lain, seperti mengoordinasikan tim

proyek.Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf administrasi sebagai

jenjang karier sebelum naik menjadi manajer pada suatu organisasi.

2.2.5 Fungsi manajerial

Fungsi manajerial yaitu fungsi yang membutuhkan perencanaan,

pengorganisasian pengukuran, dan pemotivasian, seperti pembuatan

11

anggaran dan pengevaluasian karyawan.Fungsi ini dilakukan oleh staf

setingkat manajer yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem

dan prosedur administrasi.

2.3 Administrasi sebagai proses kegiatan organisasi

Menurut Drs.Saiman, M.Si (hal 80, 2005) Organisasi adalah

merupakan bentuk kerja sama diantara dua orang atau lebih untuk

mencapai suatu tujuan. Jadi dengan kata lain, organisasi merupakan

suatu tenpat atau wadah, yang mana terdapat orang-orang yang saling

bekerja sama untuk mencapai tujuan.

Salah satu bagian yang sangat penting dalam organisasi adalah

proses administrasi, sehingga administrasi juga merupakan bagian apa

yang disebut manajemen, karena dalam proses administrasi terdapat

unsur penataan dan pengelolaan suatu kegiatan untuk mempermudah

mencapai tujuan.

2.4 Pengertian Prosedur

Menurut Sukoco, Badri Munir (hal 25; 2005) :

“Prosedur adalah tata cara atau urutan kegiatan yang harus dilalui “.

“ Prosedur adalah suatu urutan – urutan pekerjaan kerani (clerical),

biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu bagian atau lebih,

disusun untuk menjamin adanya perlakuan seragam terhadap transaksi –

transaksi di perusahaan yang sering terjadi. ”

12

2.5 Pengertian Penjualan

Menurut Salusu, J (hal 52; 2006) “Penjualan adalah suatu usaha

yang terpadu untuk mengembangkan rencana – rencana strategis yang

diarahkan pada usaha pemuasan kebutuhan dan keinginan pembeli ,

guna mendapatkan penjualan yang menghasilkan laba.”

Dari uraian diatas dapat penulis simpulkan bahwa pengertian

penjualan merupakan komunikasi yang dilakukan oleh seseorang atau

sekelompok orang secara langsung yang dilakukan untuk mencapai

tujuan dengan cara memasarkan suatu barang atau jasa.

2.6 Pengertian Prosedur Penjualan

Menurut Sukoco, Badri Munir (hal 56; 2005) :

“Prosedur penjualan adalah urutan-urutan sejak diterimanya

pesanan dari pembeli pengiriman barang, pembuatan faktur penagihan

dan pencatatan penjualan “

Prosedur penjualan melibatkan beberapa bagian dalam

perusahaan dengnan maksud agar penjualan yang terjadi dapat diawasi

dengan baik.

Fungsi dari tiap –tiap bagian adalah sebagai berikut :

2.6.1 Bagian Pemesanan Penjualan

Bagian ini berfungsi untuk mengawasi semua pesanan yang

diterima, memeriksa surat pesanan yang diterima, meminta otorisasi

kredit pada bagian kredit, menentukan tanggal pengiriman dan membuat

surat perintah pengiriman.

13

2.6.2 Bagian Kredit

Bagian ini berfungsi memenuhi pesanan pembelian yang

syaratnya kredit dan memberikan otorisasi kredit kepada pelanggan.

2.6.3 Bagian Gudang

Bagian ini berfungsi untuk menyiapkan barang seperti yang

tercantum dalam surat perintah pengiriman.

2.6.4 Bagian Pengiriman

Bagian ini berfungsi untuk mengirimkan barang – barang pada

pembeli. Pengiriman ini hanya boleh dilakukan apabila ada surat perintah

pengiriman yang sah. Selain itu bagian ini berfungsi mengirimkan kembali

barang – barang kepada penjual dalam transaksi retur penjualan.

2.6.5 Bagian Filling

Bagian ini berfungsi membuat dan mengirimkan faktur penjualan

kepada pelanggan serta menyiapkan copy faktur bagi kepentingan

pencatan penjualan oleh bagian piutang, bagian kartu persediaan,

bagian biaya , bagian jurnal, bagian buku besar dan laporan.

2.6.6 Bagian Piutang

Bagian ini berfungsi untuk mencatat piutang yang timbul dari

transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan

piutang kepada debitur.

2.6.7 Bagian Jurnal, Buku Besar dan Laporan

Bagian ini berfungsi untuk mencatat transaksi penjualan dan

membuat laporan penjualan.

14

2.7 Pengertian Sparepart

Menurut John M E chols dan Hassan Shadly,(hal 70;2006 )menyatakan :

“Sparepart berarti Onderdil “

Maka dapat disimpulkan Sparepart adalah suku cadang atau alat – alat

untuk kendaraan bermotor.

2.8 Siklus Penjualan

Untuk melakukan penjualan melalui pesanan atau penjualan tidak

langsung, maka dilakukan langkah-langkah penjualan diantaranya untuk

membuat

1. Delivery Order (Pemesanan Penjualan )

2. Cetak Form Surat Order ( Pemesanan Penjualan )

3. Send Surat Order ( pemenuhan Pemesanan )

4. Invoice ( Faktur Penjualan )

5. Cetak Invoice

6. Posting Account Receivable ( Buku Piutang Dagang)

7. Pengiriman barang kepada pelanggan dengan menyertakan invoice

Proses penjualan dimulai dari permintaan pembelian dari

pelanggan atau pemesanan. Pemesanan ini berupa Purchase Order dari

pelanggan yang biasanya diterima via fax ,telpon atau E-mail dan lain –

lain.

Purchase Order selanjutnya diproses oleh Sales Order.

Transaksi Surat Order adalah Proses pengisian form surat order

dan pencetakan form surat order berdasarkan purchase order dari

pelanggan. Selanjunya pemesanan berikutnya dibuat dan diurut

berdasarkan tanggal pembuatan purchase order seluruh pemesanan

15

pembelian dibuat dan diarsipkan. Selanjutnya proses pemenuhan

pembelian dibuat dan diarsipkan. Selanjutnya proses pemenuhan

pesanan penjualan Send Surat Order Transaction. Jika stock on hand

mencukupi pesanan dipenuhi dengan membuat form send surat order

transaction.Form ini selesai dibuat mutasi barang dari gudang atau

tempat penyimpanana lain ketempat penjualan.

2.9 Taktik Penjualan

Menurut Sukoco, Badri Munir (hal 26; 2005).

Untuk Melaksanakan penjualan yang baik penjual dapat

menggunakan metode DIPADA , yaitu

2.9.1Definition (Definisi )

Penjual membuat penyesuaian dengan hati – hati tentang

kebutuhan dan keinginan pembeli

2.9.2 Identification ( Identifikasi )

Penjual melakukan penyesuaian diri dengan pembeli melalui

penyajian.

2.9.3 Proff and Acceptance ( Bukti dan Penerimaan )

Menawarkan barang – barang dan mempengaruhi pembeli agar

mengerti dan berkenan

2.9.4 Desire (Hasrat )

Penjual membangkitkan keinginan pembeli dan meyakinkannya

untuk mengambil keputusan.

16

2.9.5 Action ( Aksi )

Penjual menutup penjualan dengan kata penutup setelah pembeli

mengambil keputusan untuk membeli.

Tiga pokok kepuasan menurut G.Findler dalam buku Pengantar

Bisnis Ilmu Menjual ,menyebutkan adanya tiga kepuasan yang

menyebabkan pembeli sering dating ke sebuah took.

Ketiga hal tersebut adalah sebagai berikut

1.Merasa puas dengan barang yang dijual

2.Puas dengan cara menjual

3.Puas dengan harga yang dibayar untuk barang yang di inginkan.

BAB III

OBYEK PENELITIAN

3.1 Sejarah Singkat Perusahaan

Bandung Oto Shop adalah anak perusahaan dari PT.OTO SHOP

yang berlokasi di Jepang.Bandung Oto Shop berdiri pada tanggal 7

Oktober 2005 yang berlokasi di jalan kiara condong no.377 Bandung

dengan area sales : Bandung, Jakarta, Bogor, Sukabumi. Bandung Oto

Shop merupakan distributor spare part mobil khusus mobil-mobil mewah

seperti: Strada, Cevrolet, Jaguar, serta semua jenis tipe mobil BMW.

Adalah Ibu Tita Ratna Juwita sebagai owner (pemilik) yang

mendirikan perusahaan yang bergerak di bidang otomotif dalam rangka

membantu progam pemerintah untuk menciptakan lapangan kerja

khususnya bagi masyarakat Bandung dan sekitarnya.Sarana yang di

bangun saat ini adalah

1. Café mini dengan kapasitas 52 pax

2. Free Hot Spot

3. Smooking Area dengan kapasitas 30 pax

3.2 Visi dan Misi

3.2.1 Visi dari Bandung Oto Shop

“Menjadi distributor sparepart mobil yang besar dan terpercaya

dengan memenuhi kebutuhan sparepart mobil semua merk dengan harga

terjangkau.”

3.2.2 Misi dari Bandung Oto Shop

Memasyarakatkan saprepart mobil mewah dengan motto :

17

18

“Jaminan Kepuasan Konsumen “

3.3 Aspek Kegiatan Usaha

Bandung Oto Shop merupakan perusahaan yang bergerak

dibidang distributor penjualan sparepart kendaraan bermotor. Sebagai

perusahaan distributor sparepart Bandung Oto Shop memberikan jaminan

kualitas dan pelayanan terhadap customer dengan memberikan jaminan

garansi 3 bulan apabila barang rusak. Kegiatan penjualan tidak dilakukan

ditempat tetapi dengan mengantarkan langsung pada customer melalui

kurir-kurir dan sales-sales.Bandung Oto Shop menyediakan semua jenis

sparepart mobil untuk semua jenis mobil mewah.

3.4 Stuktur Organisasi Perusahaan

Struktur Organisasi Bandung Oto Shop

Gambar 3.1

19

3.4.1 Uraian Tugas

Adapun uraian singkat dari tugas dan tanggung jawab masing-

masing bagian adalah sebagai berikut :

1. Direktur

Tugas : Merencanakan, mengatur, mengontrol kegiatan perusahaan.

Bertanggung jawab terhadap kegiatan dan kelangsungan perusahaan.

2. Tugas dan tanggung jawab Kepala Provinsi

Tugas :

a. Menetapkan rencana kerja dan melakukan pengawasan

terhadap pelaksanaan kegiatan kerja seluruh cabang.

b. Mendelegaskan wewenang dan tanggung jawab pada masing-

masing bagian.

Tanggung Jawab :

a. Bertanggung jawab atas semua kegiatan penjualan

b. Bertanggung jawab atas segala akibat dari pengambilan

keputusan atau kebijakan

3. Tugas dan Tanggung jawab Kepala Cabang

Tugas :

a. Mengevaluasi kerja masing- masing sales post

b. Koordinasi dengan sales supervisor masing- masing post

mengenai out standing

c. Mengontrol invoice bermasalah

d. Kunjungan rutin tiap bulan ke masing-masing cabang dan

membuat laporan

20

e. Memberikan informasi mengenai pesainng pasar/permintaan

dengan member solusi

f. Berkoordinasi untuk pengadaan barang

g. Mencari lokasi baru yang ideal untuk sales post

Tanggung Jawab:

a. Bertanggung jawab terhadap pencapaian target penjualan

ataupun collection

b. Bertanggung jawab terhadap segala kegiatan dan operasional

masing-masing sales post dan cabang.

4. Tugas dan Tanggung jawab Staff Administrasi

Tugas :

a. Merencakan kegiatan perusahaan dengan pemimpin

b. Merencanakan tagihan dengan koordinasi kolektor

c. Membuat laporan bengkel-bengkel yang bermasalah dan

koordinasikan dengan pimpinan

d. Invoice bengkel yang bermasalah dipisahkan filenya dan selalu

koordinasikan dengan kolektor, sales untuk penyelesaiannya.

e. Stock of name gudang setiap bulannya koordinasikan dengan

kepala gudang dan laporkan pada pimpinan.

f. Merapihkan dan menyusun arsip perusahaan dengan sebaik-

baiknya.

g. Menghitung gaji karyawan

Tanggung Jawab :

a. Bertanggung jawab atas semua invoice pada setiap bengkel

21

b. Bertanggung jawab sepenuhnya mengenai administrasi semua

kegiatan perusahaan.

5. Tugas dan Tanggung Jawab Kepala Gudang

Tugas :

a. Merapihkan dan mengatur barang yang ada di gudang

b. Menginformasikan barang yang kosong pada sales

c. Merencanakan pesanan barang ke pusat koordinasi dengan

sales

d. Melaporkan semua kegiatan pada pimpinan

e. Menjaga tata tertib dan kebersihan gudang

f. Melaporkan stock of name pada staff administrasi

Tanggung Jawab :

a. Bertanggung jawab terhadap masuknya barang

b. Bertanggung jawab penuh terhadap keluar masuknya

barang dari dan keluar gudang.

6. Tugas dan tanggung jawab Kolektor

Tugas :

a. Melaporkan hasil kegiatan penagihan setiap hari kepada

staff administrasi dan pimpinan

b. Melakukan Penagihan kepada konsumen

Tanggung jawab :

a. Bertanggung jawab dalam penagihan hutang ke setiap

bengkel

b. Bertanggung jawab atas semua kwitansi pembayaran.

22

7. Tugas dan Tanggung jawab Sales

Tugas:

a. Mencapai target penjualan setiap bulannya

b. Menjual barang bukan konsinyasi ( titipan ) diusahakan tidak

ada retur kecuali claim

c. Melaporkan kegiatannya pada pimpinan mengenai hal-hal

yang berhubungan untuk meningkatkan penjualan

d. Memberi informasi kepada pimpinan mengenai produk

pesaing di lapangan

e. Menginformasikan pada bagian ngudang mengenai barang

yang di claim bengkel

Tanggung jawab :

Bertanggung jawab bila ada bengkel yang bermasalah

3.4.2 Kepegawaian berdasarkan : Unit Kerja, Umur, Tingkat Pendidikan,

Masa Kerja, Jenis Kelamin, Keadaan dan Jumlah Pegawai

23

Tabel 3.2

Tabel Unit Kerja

No KLARIFIKASI JUMLAH KETERANGAN

1

Jenis Kelamin          Pria 12 Orang  

      Wanita 4 Orang  

     

2

Umur          20-25 Tahun 7 Orang  

      26-35 Tahun 6 Orang  

      36-45 Tahun 3 Orang  

3

Masa Kerja          4 Tahun 3 Orang  

      3 Tahun 5 Orang  

      1 Tahun 8 Orang  

4

Unit Kerja     Direktur 1 Orang   Accounting 2 Orang   StafAdministrasi 2 Orang   Gudang 2 Orang   Colector 4 Orang   Sales 5 Orang  

5

Tingkat Pendidikan     SMU 7 Orang   DIII 6 Orang   S1 3 Orang  

     

3.5 Fasilitas yang dimiliki

24

3.5.1 Berikut adalah fasilitas yang dimiliki oleh Bandung Oto Shop

Tabel Peralatan Kantor

Sumber Bandung Oto Shop

3.5.2 Fasilitas umum

a. Café mini dengan kapasitas 52 pax

b. Free Hot Spot

c. Smooking Area dengan kapasitas 30 pax

3.6 Gambaran Umum Obyek Penelitian

Bandung Oto Shop berlokasi di Jalan Kiara Condong No.377

Bandung.Telepon (022) 7317375, Fax (022) 7317376. Bandung Oto Shop

bergerak di bidang penjualan sparepart mobil-mobil mewah.Memiliki

karyawan 16 orang di cabang Bandung. Kegiatan sehari-hari yang

dilakukan adalah melakukan penjualan ke bengkel-bengkel kecil.

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

4.1 Peranan Staff Administrasi dalam menangani Penjualan Sparepart

Mobil di Bandung Oto Shop

Adapun peranan dari staff administrasi dalam menangani penjualan

sparepart mobil adalah: Perantara antara perusahaan dan konsumen

dalam setiap transaksi pembelian sparepart mobil.

Dalam kegiatan penjualan di bandung oto shop terdapat aktifitas

penjualan yang setiap hari dilakukan dalam kegiatan transaksi

penjualannya. Dalam melakukan aktifitas penjualan dilakukan oleh staff

administrasi.Setelah penulis melakukan penelitian di Bandung Oto Shop

tugas staff administrasi sangat penting dalam kelancaran aktifitasnya.

Adapun tugas dari staff administrasi adalah:

4.1.1 Tugas Rutin

1. Mengisi Form Purchase Order

Form Purchase Order adalah formulir pembelian (pemesanan)

barang dari konsumen yang terdiri dari 2 lembat berwarna merah

dan putih.terdiri dari :

a. Warna Putih untuk arsip staff administrasi

b. Merah sebagai tembusan yang dikirimkan kebagian

gudang agar disiapkan barang-barang yang akan dikirim.

2. Mengisi Form Delivery Order

25

26

Form Delivery Order adalah formulir yang menerangkan

pemberitahuan bahwa pesanannya sudah diterima oleh

konsumen.

Form Delivery Order terdiri dari 3 warna yaitu :

a. Putih untuk tembusan di staff administrasi

b. Kuning untuk tembusan ke pembeli

c. Merah muda untuk tembusan kolektor

3. Mengisi Form invoice

Invoice adalah tembusan untuk pemberitahuan kepada konsumen

tentang tagihan yang harus di bayar. Tembusan dari invoice terdiri

dari 4 warna yaitu :

a. Warna putih untuk kolektor yang akan dibawa kembali

pada saat penagihan jatuh tempo

b. Warna merah untuk tembusan staff administrasi

c. Warna kuning untuk konsumen sebagai bukti hutangya

d. Warna hijau yang akan dikirim ke pusat sebagai bukti

laporan.

4. Mengisi Form Claim Note

Form Claim Note adalah formulir pemeriksaan pengaduan

sparepart mobil yang menerangkan tentang sparepart mobil yang

diadukan.Formulir ini berisi tentang sebab kerusakan, toko mana

yang ngadukan, jenis barang apa yang diadukan, kemudian

dianalisa oleh bagian gudang dengan melihat keadaan barang

apakah terjadi karena kesalahan pabrik/kesalahan pemakai yang

27

pada akhirnya akan diambil keputusan apakah barang akan

diganti/ditolak.

5. Mengisi Form Report Purchase Order

Form Report Order adalah formulir yang berisi data-data

mengenai pembelian pada hari ini.

6. Mengisi Form Account Report

Form Account Report adalah formulir yang berisi tentang laporan

pembelian selama 1 (satu) minggu.

b.Tugas Mingguan

1. Membuat Rencana Pengeluran Administrasi

Rencana pengeluaran administrasi dibuat setiap 1(satu) minggu

sekali.Rencana Ini dibuat setelah melihat jumlah penjualan selama satu

minggu, berapa laba/ruginya, barang apa saja yang sedang laris/kurang

laku, sehingga dapat menekan biaya pengeluaran bulanan.

2. Menghitung Komisi Sales yang dapat mereka

Komisi sales di hitung berdasarkan target penjualan yang dapat mereka

peroleh dari toko - toko yang melakukan pemesanan barang melalui

mereka. Komisi yang mereka dapat adalah sebesar 1% dari target yang

berhasil mereka capai diluar gaji pokok.Tetapi apabila dalam satu bulan

sales tidak dapat mencapai target penjualan maka mereka hanya

mendapatkan gaji pokoknya saja.

c.Tugas Bulanan

1. Membuat daftar hadir pegawai

Pembuatan daftar hadir ini dilakukan setiap tanggal 25.Berisi

tentang berapa banyaknya sakit, ijin,alfa, serta keterlambatan setiap staff.

28

2. Menghitung gaji pegawai yang ada di cabang

Data dari daftar hadir karyawan yang telah dikirimkan oleh kepala

cabang dari setiap cabang kemudian dihitung berdasarkan jabatan,

kehadiran, serta komisi.

3. Menghitung komisi kolektor

Komisi kolektor di hitung berdasarkan tagihan penjualan yang

dapat mereka peroleh dari toko - toko yang melakukan pemesanan

barang melalui sales Komisi yang mereka dapat adalah sebesar 1,2%

dari total tagihan selama satu bulan yang berhasil mereka dapat diluar

gaji pokok.

4. Membuat Laporan Penjualan bulanan

Laporan penjualan bulanan dilakukan pada tgl 24.Laporan ini

dbuat ke dalam buku besar penjualan yang datanya diambil dari data

penjualan mingguan,sehingga terlihat laba/rugi perusahaan.

4.2 Aktifitas Penjualan Pada Bandung Oto Shop

Dengan aktifitas penjualan yang baik, akan dapat dicapai omset

penjualan yang besar dan kepuasan bagi penjual maupun pembeli.

Aktifitas penjualan dimulai dari permintaan pesanan dari pelanggan.

Pemesanan ini berupa Purchase Order dari pelanggan yang biasanya

diterima via fax, telp atau sales dating langsung menemui konsumen.

Untuk itu dalam melakukan kegiatan usahanya Bandung Oto Shop

melakukan aktifitas penjualan sebagai berikut

29

1. Mengisi formulir pemesanan yang diberikan oleh sales kepada

staff administrasi. Formulir yang digunakan dalam aktifitas

pemesanan

penjualan adalah surat perinah pengiriman (shipping order)

dengan beberapa tembusan yang masing- masing mempunyai

fungsi sendiri – sendiri. Yang terdiri dari dua warna yaitu merah

untuk sales dan warna putih untuk staff administrasi untuk di

jadikan purchase order.

2. Formulir Purchase Order dimana terdiri dari 2 lembar berwarna

merah dan putih. Yaitu:

a. Warna Putih untuk arsip staff administrasi

b. Merah sebagai tembusan yang dikirimkan kebagian gudang

agar disiapkan barang-barang yang akan dikirim.

3. Formulir Delivery Order sebagai tembusan yang dikirimkan

kepada pembeli sebagai pemberitahuan bahwa pesanannnya

sudah diterima.Formulir Delivery Order terdiri dari 3 warna yaitu

a. Putih untuk tembusan di staff administrasi

b. Kuning untuk tembusan ke pembeli

c. Mera muda untuk tembusan kolektor

4. Formulir Invoice yaitu tembusan untuk pemberitahuan kepada

konsumen tentang tagihan yang harus di bayar. Tembusan dari

invoice terdiri dari 4 warna yaitu

a. Warna putih untuk kolektor yang akan dibawa kembali

pada saat penagihan jatuh tempo

b. Warna merah untuk tembusan staff administrasi

30

c. Warna kuning untuk konsumen sebagai bukti hutangya

d. Warna hijau yang akan dikirim ke pusat sebagai bukti

laporan.

5. Kurir akan mengirim kan barang disertai dengan surat Delivery

Order dan Invoice. Setelah barang diterima oleh konsumen kurir

akan membawa kembali bukti bahwa barang teleh diterima dan

konsumen telah menandatangani surat invoice dan delivery order

tersebut.

Melihat dari teori yang ada tentang aktifitas penjualan, penulis

melihat bahwa aktifitas penjualan yang dilakukan di Bandung Oto

Shop telah sesuai dengan yang terdapat di teori yang didapat oleh

penulis pada bab II walaupun pada kenyatannya sering terjadi ketidak

sesuaian antara teori dan kenyataan di lapangan.

4.3 Hambatan yang dihadapi dalam aktifitas penjualan di Bandung Oto Shop

Adapun hambatan yang terjadi di Bandung Oto Shop adalah

4.3.1 Administrasi penjualan tidak tersususn baik, sehingga terjadi:

a. Ketidak sesuaian pembukuan antara data invoice yang ada di

staf administrasi dan data invoice yang ada di kolektor

Keterangan; Data kadang tidak sesuai dengan staf

administrasi

b. Data barang yang ada di gudang dan di staff administrasi tidak

sesuai.

Keterangan: Data terkadang tercampur menjadi satu arsip

c.Banyaknya tugas staff administrasi mengakibatkan adanya

penumpukan pekerjaan pada bagian administrasi.

31

Keterangan: Semua data dalam satu hari terkumpul di meja staff

administrasi sehingga sering tercecer arsip.

d. Tagihan macet akibatnya target penagihan tidak tercapai.

Keterangan: Pembayaran konsumen terkadang melebihi batas waktu

yang telah di sepakati antara perusahaan dan konsumen.

4.4 Usaha untuk Mengatasi Hambatan Aktifitas Penjualan di Bandung Oto

Shop

Adapun usaha yang dilakukan untuk mengatasi hambatan dengan cara :

4.4.1 Dalam administrasi penjualan tidak tersusun rapih yaitu menyamakan

jumlah tagihan antara data manual yang ada di kolektor dengan data

yang ada di administrasi berupa file-file yang ada di komputer. Adapu

caranya adalah :

a. Membuka bukti- bukti pembayaraqn yang ada di kolektor seperti :

kwitansi, form colection,dan data piutang.Bukti manual di input oleh

staff administrasi ke file komputer.Antara kolektor dan staff

administrasi saling komunikasi apabila terdapat ketidak cocokan

dalam pembayaran.

b. Dalam menyamakan data barang yang ada di gudang dan data

yang ada di staff administrasi berupa file-file dalam computer

dengan cara:

a. Menghitung fisik barang yang ada dan di catat

Penghitungan fisik batrang dilakukan dengan cara

melakukan inventory setiap bulannya.

32

b. Menghitung barang dari stock awal barang, barang yang

keluar dijual, barang yang di retur dan barang yang di

claim.

c. Setelah data akhir diketahui di input ke computer oleh

staff administrasi sehingga barang akan sama antara data

yang di komputer dan manual.

4.4.2 Usaha yang dilakukan untuk mengatasi hambatan penumpukan

pekerjaan adalah dengan mengirimkan laporan harian dan data kasir

melalui fax, mencatat laporan tagihan harian di white board,

menerima telepon yang masuk.

4.4.3 Usaha yang dilakukan dalam menanggulangi tagihan yang macet :

a. Melakukan negosiasi dengan pemilik bengkel bersama sales yang

bersangkutan.

Sales menagmbil jalan keluar yang terbaik tentang bagaimana

pembayaran akan dilakukan.

b. Jika negosiasi mengalami jalan buntu maka perusahaan menarik

kembali barang sesuai dengan jumlah tagihan yang ada.

Perusahaan akan menarik kembali barang apabila pemilik bengkel

tidak dapat melunasi tagihan.

c. Jika terjadi selisih total tagihan maka pemilik bengkel tetap

berkewajiban menyelesaikan pembayaran baik itu secra tunai atau

kredit.

BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan, maka penulis

mengambil kesimpulan-kesimpulan sebagai berikut;

1. Peranan staff administrasi dalam penjualan sparepart mobil di

Bandung Oto Shop, antara lain sebagai perantara antara perusahaan

dan konsumen serta sebagai pusat terjadinya transaksi penjualan.

2. Hambatan dalam aktifitas penjualan sparepart mobil di Bandung Oto

Shop antara lain adalahpengarsipan yang tidak tersusun rapi,

penumpukan pekerjaan pada staff administrasi, serta tagihan macet

konsumen.

3. Usaha-usaha yang dilakukan untuk mengatasi hambatan tersebut

adalah melakukan pengadministrasian ulang, serta mendatangi

pemilikbengkel untuk mencari jalan keluar dalam pembayaran tagihan

yang macet.

5.2 SARAN

Penulis bermaksud untuk memberikan saran-saran yang ditujukan

kepada pihak-pihak yang terkait dalam penulisan Tugas Akhir ini,

diantaranya:

5.2.1 Politeknik LP3i Bandung

Menambah sumber bacaan terutama yang ada

kaitannya dengan Administrasi Bisnis

33

34

5.2.2 Bandung Oto Shop

Melihat dinamika perusahaan yang setiap harinya

melakukan transaksi penjualan yang otomatis menambah

jumlah tagihan alangkah lebih baiknya bila perusahaan

menerapkan aktifitas penjualan dengan sistem administrasi

yang lebih baik dengan menempatkan orang-orang yang ahli

dibidangnya dan melakukan pengecekan barang setiap

bulannya.