BAB 1

PENDAHULUAN

A. Latar belakang

Kantor dapat di ibaratkan sebuah mesin yang menggerakkan elemen-elemen lainyya

yang diatur sedemikian rupa sehingga kegiatan elemen-elemen tersebut terkendali

sesuai dengan fungsinya masing-masing. Dengan demikian kelancaran sebuah aktivitas

kantor tergantung pada letak tata ruang kantor. Tata ruang kantor harus di rencanakan

secara teliti agar tercapainya sebuah pelayanan yang baik kepada masyarakat adalah hal

yang terpenting bagi sebuah kantor di mana kantor tersebut adalah sebuah kantor

pelayanan umum. Tata ruang kantor akan tampak lebih rapi apabila perabot kantornya

seragam misalnya. Lingkungan kantor juga meliputi banyak hal diantarnya adalah ruang

kantor tersebut. Perlengkapan seperti, meja , kursi, dan mesin-mesin seperti mesin

kompoter, penerangan, warna pentilasi udara dan sebagainya. Semua elemen tersebut

sangat membantu pegawai didalam melaksanakan tugasnya.

Penataan suatu ruang kantor diperlukan perancanaan yang baik dan matang.

Pemanfaatan harus seefektif mungkin untuj menghindari ketidakbergunaannya suatu

ruangan. Peletakan mesin-mesin penunjang pekerjaan pun harus pada lokasi yang tepat

dalam suatu ruangan sehingga dapat dicapai dengan mudah dan cepat oleh pera

pegawai, semua itu akan menimbulkan keharmonisan dalam mengguanakan ruang yang

tersedia sehingga dapat berkesan baik bagi setiap tamu ataupun rekanan yang datang.

Pengaturan tata ruang kantor yang akan berdampak kelancaran aktivitas pekerjaan

kantor itu sendiri.

Kelancaran dan efektivitas pada suatu kantor tidak akan terwujud dengan baik dan

mencapai hasil yang maksimal apabila dalam suatu kantor tidak melakuka penataan

ruang kantor yang baik. Penempatan kelengkapan kantor yang tidak tertata, penerangan

dalam suatu ruangan dan sirkulasi udara yang kurang baik akan mengurangi efektivitas

kerja bagi pegawai. Hal itu akan menimbulkan gangguan dalam efektivitas kerja pada

suatu kantor. Oleh karna itu pengaturan tata letak ruang kantor harus diperhatikan

dengan baik.

Dari latar belakang diatas, diketahui bahwa tata ruang kantor pada instansi

pemerintah masih kurang mendapatkan perhatain yang serius. Oleh kerena itu, pada

kesenpatan ini penulis sangat tertrik untuk membahas “ Peranan Tata Ruang Kantor

Dalam Mempelancar Proses Kerja Pegawai Pada Kantor Bupati Kabupaten Kayong Utara “

b. permasalahan

berdasarkan latar belakang yag telah diuraikan diatas. Maka penulis menjadikan

permasalahan dalam penelitian ini adalah : “ bagaimana peranan tata ruang kantor

dalam memperlancar efesiensi dan proses kerja pegawai pada kantor bupati kabupaten

kayong utara “ ?

c. pembatasan masalah dan sub masalah

agar dalam penbahasan sesuai dengan permsalahan dan penulisan ini tidak terlalu

luas, maka penulis membatasi permasalahan ini dan merumuskan beberapa sub masalah

yang akan di uraikan sebagai berikut :

1. Upaya-upaya apa saja yang telah dilakukan dalam penataan tata ruang kantor

untuk memperlancar efektivitas proses kerja pegawai pada kantor bupati kabupaten

kayong utara ?

2. Faktor-faktor apa saja yang dapat mempengaruhi tata ruang kantor dalam memperlancar

efektivitas proses kerja pegawai pada kantor bupati kabupaten kayong utara ?

3. Apa saja peranan tata ruang kantor yang dapat menunjang efektivitas proses kerja

pegawai pada kantor bupati kabupaten kayong utara ?

4. Kendala apa saja yang dihadapi oleh kantor bupati kabupaten kayong utara dalam

meningkatkan efektivitas proses kerja pada pegawai ?

D. tujuan penelitian

Berdasarkan masalah yang dikemukakan diatas, maka yang menjadi tujuan dalam

penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Untuk mengetahui upaya-upaya yang dilakukan oleh kantor bupati kabupaten kayong

utara dalam memperlancar efektivitas proses kerja pegawai.

2. Unutuk mengetahui factor-faktor yang dapat mempengaruhi tata ruang kantor pada

kantor bupati kabupaten kayong utara.

3. Untuk mengetahui peranan tata ruang kantor yang dapat menunjang efektivitas

proses kerja pegawai pada kantor bupati kabupaten kayong utara.

e. manfaat penelitian

diharapkan penelitian ini dapat memberi manfaat yang dapat diuraikan sebagai

berikut :

1. Bagi penulis

Selain dapat menerapkan ilmu slama yang ini telah didapat dibangku kuliah, juga akan

menambah pengetahuan tantang masalah-masalah yang terjadi dilapangan dan

menambah pengalaman melalui orang lain dengan banyak-banyak bertanya kepada

orang yang telah lama berkecimpung dalam bidangnya. Dalam penelitian ini penulis

juga bersosialisasi dengan orang lain khususnya orang-orang yang berada didalam

lingkungan atau melakukan aktivitas pada kantor Bupati Kabupaten Kayong Utara.

2. Bagi kantor Bupati Kabupaten Kayong Utara

Dari hasil penelitian ini diharapkan agar dapat memberikan informasi dan solusi yang

bermanfaat dalam memecahkan setiap permasalahan yang sedang dihadapi serta

dapat dijadikan pedoman dan panduan pada kantor bupati kabupaten kayong uatara

dalam menetepkan kebijakan dalam menentukan penataan letak tata ruang kantor

demi untuk menunjang kelancaran efektivitas proses kerja pada pegawai.

3. Bagi manajemen ASMI

Dari hasil penelitian ini diharapkan agar dapat berguna untuk bahan perbandingan

yang akan digunakan dalam memecahkan permasalahan pada kasus yang serupa

dengan penulisan ini.

F. penjelasan operasional

Dalam istilah ini bertujuan untuk memperjelas ruang lingkup penulis dan menyadari

adanya penefsiran yang berbeda-beda terhdap istilah yang digunakan dalam

penulisan ini, maka penulis perlu memperjelas istilah tersebit yaitu :

1. Peranan

Menurut pendapat kamus besar bahasa Indonesia ( 1991 ; 135 ) peranan adalah suatu

tokoh yang dimainkan atau ikut serta dalam suatu kegiatan, jadi yang dimaksud

dengan peranan dalam penelitian ini dalam sejauh mana keikutsertaan peranan

tersebut ikut dalam suatu kegiatan lingkungan organisasi atau lingkungan kantor.

2. Tata ruang kantor

Tata ruang kantor adalah tata letak dari pada kondiasi fisik yang ada pada suatu kantor

untuk menciptakan kelancaran arus kerja yang lebih baik sehingga menimbulkan

kepuasa kerja bagi para pegawaidalam melaksanakan pekerjaanya.

3. Kantor bupati kabupaten kayong utara

Kantor bupati kebupaten kayong utara adalah kantor yang terletak di jalan tanah

merah sukadana kabupaten kayong utara, untuk memperlancar proses kerja

diantaranya : dalam hal pengurusan administrasi, dan proses pelayanan pubik yang

lainya, dan sekaligus menjadi tempat di mana penulis melakukan penelitian.

G. metode penelitian

1. Metode dan bentuk penelitian

a. Metode penelitian

Metode ataupendekatan suatu penelitian dapat diartikan sebagai suatu cara yang

digunakan oleh peneliti untuk memecahkan masalah, maka dari perlu metode yang

tepat.

Adapun jenis metode penelitian yang digunakan dalam sebuah penelitian seperti

yang dikemukakan sugiyono ( 2001 ; 11 ) adalah :

1. “ metode deskriptip

2. Metode kompratif

3. Metode asosiatif

Menurut hadari nawawi ( 1998 ; 63 ) metode deskriptip adalah : “ prosedur

pemecahan masalah yang dapat di selidiki dengan menggambarkan atau melukiskan atau

objek penelitian ( seseorang, masyarakat, lembaga dan lain-lain ) pada saat sekarang

berdasarkan fakta yang ditujukan untuk menentukan gejala-gejala yang lengkap dengan

aspek yang diselidiki sehingga menjadi jelas “.

Sedangkan menurut winaryo surakhmad ( 1998 : 140 ) bahwa metode deskriftif

mempunyai sifat yang dapat dipandang sebagai cirri dari metode ini.

1. “ memusatkan diri pada pemecahan masalah-masalah yang ada pada masa

sekarang/masa yang actual.

2. Data yang dikumpulkan mula-mula disusun, dijelaskan, dan kemudian, dianalisa

( karena itu metode ini sering juga disebut metode analitik )”.

Sesuai dengan permasalahn yang diteliti, maka penulis menggunakan metode

deskriftif-analitik, dengan maksud mengungkapkan keadaan yang sebenarnya pada saat

penelitian dilaksanakan berdasarkan fakta, data yang dikumpulkan, yang disusun,

dijelaskan kemudian dianalisa.

b. Bentuk penelitian

Dalam menggunakan metode deskriftif-analitik ada bebrapa bentuk penelitian

yang digunakan, menurut winaryo surakhnad ( 1998 : 141-145 ) dalam menggunakan

metode deskriftif-analitik ada 7 bentuk penelitian yaitu :

a. Survey b. Studi kasusc. Studi komperatifd. Studi waktu dan gerak e. Analisa tingkah lakuf. Analisa kuatitatifg. Studi operasional

Adapun dalam penelitian ini penulis peneliti menggunakan studi kasus, karena

untuk melihat fakta yang terjadi pada suatu objek penelitian dan berusaha

mengungkapkan fakta lainya sebagaiman adanya, kemusian tiap fakta yang

dihubungkan dengan satu dengan yang lainya secara objektif, sebagai suatu kondisi atau

pristiwa yang dapat dipahami dengan baik.

Studi kasus menurutwinarno surakhmad ( 1998 : 143 ) bahwa studi kasus “

memusatkan perhatian pada suatu kasus secara intensif dan mendeteil, subjek yang

diteliti dari suatu unit ( atau satu kesatuan unit ) yang sipandang sebagai suatu kasus “.

2. teknik dan alat pengumpulan data

a. teknik pengumpulan data

dalam penelitian ini penulis menggunakan beberapa teknik antara lain :

1. Teknik komunikasi langsung

Teknik pengumpulan data dengan cara melakukan hubungan langsung dengan sumber

data.

2. Teknik komunikasi tidak langsung

Teknik pengumpulan data dengan cara memberikan data kuesioner untuk dapat diisi

oleh responden guna mendapatkan informasi yang diperlukan.

3. Teknik studi dekumenter

Teknik pengumpulan data dengan cara mempelajari literature-literatur dan dokumen-

dokumen ( catatan-catatan ) yang hubunganya dengan permasalahan.

b. alat pengumpulan data

1. pedoman wawancara

Alat pengumpulan data dengan cara membuat daftar pertanyaan yang dijadikan

pedoman untuk mengadakan wawancara dengan pimpinanan serta pegawai kantor

pada kantor bupati kabupaten kayong utara.

2. kuesioner

Yaitu daftar pertanyaan yang diseberkan kepada responden untuk mendapatkan

informasi dan data secara tepat dan terarah, disebarkan kepada pegawai kantor

bupati kabupaten kayong utara.

3. lembar catatan

Merupakan alat yang nedukung dalam penelitian skripsi minor, dalam penulisan ini penulis

memperoleh data berupa arsip-arsip / dokumen yang berhubungan dengan permasalahan

pada kantor bupati kabupaten kayong utara.

3. analisis data

Menurut moelong ( 2007 : 280 ) analisis data merupakan proses mengorganisasikan dan

mengurutkan data ke dalam pola, kata gori dan satuan uraian dasar sehingga dapat ditemukan

tema dan dapat ditemukan hipotesis kerja.

Dalam penelitian ini analisis data yang digunakan adalah analisis data kualitatif, untuk

menganalisa data yang telah dikumpulkan maka data yang telah dikumpulkan akan diklarifikasi

dan dianalisa untuk mengetehui bagaimana peranan tata ruang kantor bupati kabupaten kayong

utara dalam memperlancar efektivitas proses kerja pegawai yang menjadi objek dalam penelitian

ini dan analida menggunakan rumus sebagai berikut :

Persentase = ∑x

Keterangan :

X = jumlah jawaban responden

N = jumlah responden

Bab ii

Landasan teori

A. Pengertian peranan

Peranan adalah suatu bagian yang kita perankan pada setiap keadaan dan cara

bertingkah laku dalam menyesuaikan atau menyelaraskan diri kita dengan keadaan

lingkungan yang dihadapi, menurut pendapat kamus besar bahasa Indonesia ( 1991 : 135 )

peranan adalah suatu tokoh yang dimainkan atau ikut serta dalam suatu kagiatan, jadi

yang dimaksud dengan peranan dalam penelitian ini adalah sejauh mana keikut sertaan

peranan tersebut ikut dalam suatu kegiatan lingkungan organisasi atau lingkungan kantor.

B. Pengertian tata ruang kantor

Bidang-bidang kerja dalam suatu manajemen perkantoran oleh Charles o libbey,

sebagaiman dikutip dari bukunya “administrasi perkantoran modern “ karangan the liang

gie ( 1996 : 1,5 ) dikelompokkan atas :

Office space ( ruang kantor ) Communication ( tata hubungan ) Office personil ( kepegawaian kantor ) Furniture and equipmen ( perabotan dan perlengkapan ) Appliance and machine ( perkakas dan mesin ) Supplay and stationary ( bahan-bahan untuk keperluan tulis ) Executive ( tata cara )

Semua bidang pekerjaan ini dikoordinir ke dalam suatu komponen kesatuan

kegiatan penataan ruang kantor yang baik sehingga kegiatan pelaksanaan pekerjaan

kantor dapat diselesaikan dengan lancer dan efektif.

Tata ruang kantor dalam hal ini maksudnya untuk mengatur semua komponen

yang digunakan dalam melakdanakan pekerjaan kantor itu sendiri dan diartikan oleh

beberapa ahli diantaranya :

Menurut drs komaruddin ( 1991 : 169 ) dalam bukunya “ manajemen kantor “

mengatakan bahwa tata ruang merupakan suatu metode untuk membenahi dan menusun

alat-alat pembantu dan perlengkapan didalam ruangan yang bertujuan memberikan

asaran bagi para pekerja.sedangkan menurut the liang gie ( 1991 : 160 ) dalam bukunya

yang berjudul “ administrasi perkantoran modern “ mengatakan bahwa tata ruang adalah

penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat pekerjaan

yang menimbulkan kepuasan bekeja bagi para pegawai.

Dari apa yang telah dikemukakan diatas, maka penulis dapat merumuskan bahw

tata ruang kantor adalah suatu kegiatan pengaturan atau pengolahan terhadap semua

bidang pekerjaan kantor seperti penyusunan tempat atau ruang kerja yang sebaik-

baiknya, penempetan perlengkapan alat-alat kantor yang digunakan oleh para pegawai

sebagai alat bantu dalam melaksanakan pekerjaan kantor seperti penggunaan

penerangan, penggunaan sirkulasi udara, pemanfaatan musik dan sebagainya.

1. Tujuan tata ruang kantor

Dengan tata ruang kantor yang biak akan diperoleh berbagai keuntungan seperti

yang disebutkan oleh the liang gie ( 1998 : 188 ) dalam bukunya “ administrasi modern “

yaitu :

Mencegah pemborosan tenaga waktu pegawai kerana mondar-mandir Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan

menemui suatu bagian tertentu

Sedangkan menurut moekijat ( 1991 : 111 ) dalam bukunya “ tata laksana kantor “

bahwa tata ruang yang baik akan memberikan manfaat sebagai berikut :

Perencaan yang baik akan membantu efisiensi melakukan pekerjaan Penghematan penggunaan ruang kantor yang tepat Pengawasan dapat dipermudah Perlengkapan dan mesin kantor berguna lebih baik Dapat menambah kesenangan dan motivasi kerja bagi pegawai, sedangkan

tata ruang yang tidak baik akan mempunyai pengaruh sebaliknya

Sedangkan menurut para ahli yang bersal dari inggris seperti Geoffrey mill dan

oliver standing frod ( 1998 : 189 ) mengatakan bahwa berbagai tujuan penyusunan tata

ruang kantor yang baik bagi suatu kantor adalah :

Persyaratan peraturan perundang-rundangan dipenuhi Ruangan dipergunakan sampai manfaat yang terbesar Pelayanan-pelayanan tersedia sepanjang diperlikan Persyaratan kerja yang baik disediakan bagi setiap orang Pengawas dapat melihat setiap pegewai yang sedang bekerja Rasa kesatuan dan kesitian terhadap kelompok terpelihara Komunikasidan dan arus kerja diperlancar

Pelaksanaan kerja yang gaduh dan menggangu perhatian dipisahkan Kebebasa diri dan keamanan diusahakan sepanjan perlu

Dari beberapa pendapat para ahli yang di sebutkan diatas, maka tujuan dari tata

ruang kantor adalah dapatlah dirumuskan bahwa segenap ruang yang ada dapat

dipergunakan secara efisien, arus pekerjaan yang efektif atau rangkaian aktivitas yang

mengalir secar lancer dan pengawasan terhadap pegawai dapat dilakuakan secar

menyeluruh serta kesehatan dan kepuasa bagi para pegawai dapt dipelihara.

2. Azas-azas tat ruang kantor

Menurut the liang gie ( 1998 : 193 ) tata ruang kantor dapat dibedakan menjadi

dua yaitu : “ tata ruang yang terpisah-pisah dan tata ruang yang terbuka “

Tata ruang yang terpisah-pisah, maksud pada susunan ini ruang untuk bekerja

terbagi-bagi dalam beberapa satuan, pembagian ini terjadi karena keadaan gedungnya

yang terdiri atas kamar-kamar maupun karena memeng sengaja dibuat pemisah buatan,

misalnya bagian penjualn suatu perusahaan terbagi dalam beberap seksi ( seksi pesanan,

seksi pembukuan, seksi iklan ), pelaksanaan fungsi tiap-tiap seksi itu dilakukan pada ruang

kerja yang terpisah-pisah.

Tata ruang yang terbuka, menurut susunan ini ruang kerja yang bersangkutan tidak

terpisah-pisah, ruang besar terbuka dalah lebih baik daripada yang sama luasnya satuan

satuan kecil. Satuan tata ruang kantor yang terbuka adalah yang lebih memuaskan

daripada yang terpisah-pisah karena :

Memungkinkan pengawasan yang lebih efiktif terhadap segenap pegawai

Lebih memudahkan hubungan diantara pegawai

Jika terjadi penambahan pegawai atau alat- alat kantor apapun perubahan

Mengenai proses penyelesaian suatu pekerjaan , maka tata ruang terbuka

lebihhmudah menampungnya

Namun kerugian dari sistemtata ruang kantor yang terbuka adalah :

Mengurangi keamaanan bagi pekerja rahasia, sehingga tidak menunjukan

suasan yang pribadi

Pekerjaan akan kehilangan kepribadianya, kehilangan status dan

kekurangan rasa memiliki

Peralatan kantor yang dapat menimbulkan suatu gerak yang akan

mengganggu pekerja lainya yang membutuhkan ketenangan dan

kosentrasi tinggi

Pimpinan senior lebih terganggu ketenangan kerjnya dibandingkan dengan

ruangan yang tertutup

Apabila ada pegawai yang ngobrol dan bermales-malesan, dapat

mengganggu pekerja yang lainyya

Dari defenisi diatas mengenai jenis-jenis tata rang kantor dapat dirumuskan

sebagai berikut : langkah yang pertama dalam ruang kantor hendaknya terlebihmdahulu

diketahui jenis tata ruang kantor yang mana paling cocok untuk kantor yang bersangkutan

dan sifat dari pekerjanya perlu juga diperhatikan. Hal ini perlu karena untuk menentukan

letak yang tepat bagi kantor, pada waktu akan merancang diperlukan, berkumpul didalam

suatu ruanganyang luas.