Download - TA percobaan
BAB 1
PENDAHULUAN
A. Latar belakang
Kantor dapat di ibaratkan sebuah mesin yang menggerakkan elemen-elemen lainyya
yang diatur sedemikian rupa sehingga kegiatan elemen-elemen tersebut terkendali
sesuai dengan fungsinya masing-masing. Dengan demikian kelancaran sebuah aktivitas
kantor tergantung pada letak tata ruang kantor. Tata ruang kantor harus di rencanakan
secara teliti agar tercapainya sebuah pelayanan yang baik kepada masyarakat adalah hal
yang terpenting bagi sebuah kantor di mana kantor tersebut adalah sebuah kantor
pelayanan umum. Tata ruang kantor akan tampak lebih rapi apabila perabot kantornya
seragam misalnya. Lingkungan kantor juga meliputi banyak hal diantarnya adalah ruang
kantor tersebut. Perlengkapan seperti, meja , kursi, dan mesin-mesin seperti mesin
kompoter, penerangan, warna pentilasi udara dan sebagainya. Semua elemen tersebut
sangat membantu pegawai didalam melaksanakan tugasnya.
Penataan suatu ruang kantor diperlukan perancanaan yang baik dan matang.
Pemanfaatan harus seefektif mungkin untuj menghindari ketidakbergunaannya suatu
ruangan. Peletakan mesin-mesin penunjang pekerjaan pun harus pada lokasi yang tepat
dalam suatu ruangan sehingga dapat dicapai dengan mudah dan cepat oleh pera
pegawai, semua itu akan menimbulkan keharmonisan dalam mengguanakan ruang yang
tersedia sehingga dapat berkesan baik bagi setiap tamu ataupun rekanan yang datang.
Pengaturan tata ruang kantor yang akan berdampak kelancaran aktivitas pekerjaan
kantor itu sendiri.
Kelancaran dan efektivitas pada suatu kantor tidak akan terwujud dengan baik dan
mencapai hasil yang maksimal apabila dalam suatu kantor tidak melakuka penataan
ruang kantor yang baik. Penempatan kelengkapan kantor yang tidak tertata, penerangan
dalam suatu ruangan dan sirkulasi udara yang kurang baik akan mengurangi efektivitas
kerja bagi pegawai. Hal itu akan menimbulkan gangguan dalam efektivitas kerja pada
suatu kantor. Oleh karna itu pengaturan tata letak ruang kantor harus diperhatikan
dengan baik.
Dari latar belakang diatas, diketahui bahwa tata ruang kantor pada instansi
pemerintah masih kurang mendapatkan perhatain yang serius. Oleh kerena itu, pada
kesenpatan ini penulis sangat tertrik untuk membahas “ Peranan Tata Ruang Kantor
Dalam Mempelancar Proses Kerja Pegawai Pada Kantor Bupati Kabupaten Kayong Utara “
b. permasalahan
berdasarkan latar belakang yag telah diuraikan diatas. Maka penulis menjadikan
permasalahan dalam penelitian ini adalah : “ bagaimana peranan tata ruang kantor
dalam memperlancar efesiensi dan proses kerja pegawai pada kantor bupati kabupaten
kayong utara “ ?
c. pembatasan masalah dan sub masalah
agar dalam penbahasan sesuai dengan permsalahan dan penulisan ini tidak terlalu
luas, maka penulis membatasi permasalahan ini dan merumuskan beberapa sub masalah
yang akan di uraikan sebagai berikut :
1. Upaya-upaya apa saja yang telah dilakukan dalam penataan tata ruang kantor
untuk memperlancar efektivitas proses kerja pegawai pada kantor bupati kabupaten
kayong utara ?
2. Faktor-faktor apa saja yang dapat mempengaruhi tata ruang kantor dalam memperlancar
efektivitas proses kerja pegawai pada kantor bupati kabupaten kayong utara ?
3. Apa saja peranan tata ruang kantor yang dapat menunjang efektivitas proses kerja
pegawai pada kantor bupati kabupaten kayong utara ?
4. Kendala apa saja yang dihadapi oleh kantor bupati kabupaten kayong utara dalam
meningkatkan efektivitas proses kerja pada pegawai ?
D. tujuan penelitian
Berdasarkan masalah yang dikemukakan diatas, maka yang menjadi tujuan dalam
penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui upaya-upaya yang dilakukan oleh kantor bupati kabupaten kayong
utara dalam memperlancar efektivitas proses kerja pegawai.
2. Unutuk mengetahui factor-faktor yang dapat mempengaruhi tata ruang kantor pada
kantor bupati kabupaten kayong utara.
3. Untuk mengetahui peranan tata ruang kantor yang dapat menunjang efektivitas
proses kerja pegawai pada kantor bupati kabupaten kayong utara.
e. manfaat penelitian
diharapkan penelitian ini dapat memberi manfaat yang dapat diuraikan sebagai
berikut :
1. Bagi penulis
Selain dapat menerapkan ilmu slama yang ini telah didapat dibangku kuliah, juga akan
menambah pengetahuan tantang masalah-masalah yang terjadi dilapangan dan
menambah pengalaman melalui orang lain dengan banyak-banyak bertanya kepada
orang yang telah lama berkecimpung dalam bidangnya. Dalam penelitian ini penulis
juga bersosialisasi dengan orang lain khususnya orang-orang yang berada didalam
lingkungan atau melakukan aktivitas pada kantor Bupati Kabupaten Kayong Utara.
2. Bagi kantor Bupati Kabupaten Kayong Utara
Dari hasil penelitian ini diharapkan agar dapat memberikan informasi dan solusi yang
bermanfaat dalam memecahkan setiap permasalahan yang sedang dihadapi serta
dapat dijadikan pedoman dan panduan pada kantor bupati kabupaten kayong uatara
dalam menetepkan kebijakan dalam menentukan penataan letak tata ruang kantor
demi untuk menunjang kelancaran efektivitas proses kerja pada pegawai.
3. Bagi manajemen ASMI
Dari hasil penelitian ini diharapkan agar dapat berguna untuk bahan perbandingan
yang akan digunakan dalam memecahkan permasalahan pada kasus yang serupa
dengan penulisan ini.
F. penjelasan operasional
Dalam istilah ini bertujuan untuk memperjelas ruang lingkup penulis dan menyadari
adanya penefsiran yang berbeda-beda terhdap istilah yang digunakan dalam
penulisan ini, maka penulis perlu memperjelas istilah tersebit yaitu :
1. Peranan
Menurut pendapat kamus besar bahasa Indonesia ( 1991 ; 135 ) peranan adalah suatu
tokoh yang dimainkan atau ikut serta dalam suatu kegiatan, jadi yang dimaksud
dengan peranan dalam penelitian ini dalam sejauh mana keikutsertaan peranan
tersebut ikut dalam suatu kegiatan lingkungan organisasi atau lingkungan kantor.
2. Tata ruang kantor
Tata ruang kantor adalah tata letak dari pada kondiasi fisik yang ada pada suatu kantor
untuk menciptakan kelancaran arus kerja yang lebih baik sehingga menimbulkan
kepuasa kerja bagi para pegawaidalam melaksanakan pekerjaanya.
3. Kantor bupati kabupaten kayong utara
Kantor bupati kebupaten kayong utara adalah kantor yang terletak di jalan tanah
merah sukadana kabupaten kayong utara, untuk memperlancar proses kerja
diantaranya : dalam hal pengurusan administrasi, dan proses pelayanan pubik yang
lainya, dan sekaligus menjadi tempat di mana penulis melakukan penelitian.
G. metode penelitian
1. Metode dan bentuk penelitian
a. Metode penelitian
Metode ataupendekatan suatu penelitian dapat diartikan sebagai suatu cara yang
digunakan oleh peneliti untuk memecahkan masalah, maka dari perlu metode yang
tepat.
Adapun jenis metode penelitian yang digunakan dalam sebuah penelitian seperti
yang dikemukakan sugiyono ( 2001 ; 11 ) adalah :
1. “ metode deskriptip
2. Metode kompratif
3. Metode asosiatif
Menurut hadari nawawi ( 1998 ; 63 ) metode deskriptip adalah : “ prosedur
pemecahan masalah yang dapat di selidiki dengan menggambarkan atau melukiskan atau
objek penelitian ( seseorang, masyarakat, lembaga dan lain-lain ) pada saat sekarang
berdasarkan fakta yang ditujukan untuk menentukan gejala-gejala yang lengkap dengan
aspek yang diselidiki sehingga menjadi jelas “.
Sedangkan menurut winaryo surakhmad ( 1998 : 140 ) bahwa metode deskriftif
mempunyai sifat yang dapat dipandang sebagai cirri dari metode ini.
1. “ memusatkan diri pada pemecahan masalah-masalah yang ada pada masa
sekarang/masa yang actual.
2. Data yang dikumpulkan mula-mula disusun, dijelaskan, dan kemudian, dianalisa
( karena itu metode ini sering juga disebut metode analitik )”.
Sesuai dengan permasalahn yang diteliti, maka penulis menggunakan metode
deskriftif-analitik, dengan maksud mengungkapkan keadaan yang sebenarnya pada saat
penelitian dilaksanakan berdasarkan fakta, data yang dikumpulkan, yang disusun,
dijelaskan kemudian dianalisa.
b. Bentuk penelitian
Dalam menggunakan metode deskriftif-analitik ada bebrapa bentuk penelitian
yang digunakan, menurut winaryo surakhnad ( 1998 : 141-145 ) dalam menggunakan
metode deskriftif-analitik ada 7 bentuk penelitian yaitu :
a. Survey b. Studi kasusc. Studi komperatifd. Studi waktu dan gerak e. Analisa tingkah lakuf. Analisa kuatitatifg. Studi operasional
Adapun dalam penelitian ini penulis peneliti menggunakan studi kasus, karena
untuk melihat fakta yang terjadi pada suatu objek penelitian dan berusaha
mengungkapkan fakta lainya sebagaiman adanya, kemusian tiap fakta yang
dihubungkan dengan satu dengan yang lainya secara objektif, sebagai suatu kondisi atau
pristiwa yang dapat dipahami dengan baik.
Studi kasus menurutwinarno surakhmad ( 1998 : 143 ) bahwa studi kasus “
memusatkan perhatian pada suatu kasus secara intensif dan mendeteil, subjek yang
diteliti dari suatu unit ( atau satu kesatuan unit ) yang sipandang sebagai suatu kasus “.
2. teknik dan alat pengumpulan data
a. teknik pengumpulan data
dalam penelitian ini penulis menggunakan beberapa teknik antara lain :
1. Teknik komunikasi langsung
Teknik pengumpulan data dengan cara melakukan hubungan langsung dengan sumber
data.
2. Teknik komunikasi tidak langsung
Teknik pengumpulan data dengan cara memberikan data kuesioner untuk dapat diisi
oleh responden guna mendapatkan informasi yang diperlukan.
3. Teknik studi dekumenter
Teknik pengumpulan data dengan cara mempelajari literature-literatur dan dokumen-
dokumen ( catatan-catatan ) yang hubunganya dengan permasalahan.
b. alat pengumpulan data
1. pedoman wawancara
Alat pengumpulan data dengan cara membuat daftar pertanyaan yang dijadikan
pedoman untuk mengadakan wawancara dengan pimpinanan serta pegawai kantor
pada kantor bupati kabupaten kayong utara.
2. kuesioner
Yaitu daftar pertanyaan yang diseberkan kepada responden untuk mendapatkan
informasi dan data secara tepat dan terarah, disebarkan kepada pegawai kantor
bupati kabupaten kayong utara.
3. lembar catatan
Merupakan alat yang nedukung dalam penelitian skripsi minor, dalam penulisan ini penulis
memperoleh data berupa arsip-arsip / dokumen yang berhubungan dengan permasalahan
pada kantor bupati kabupaten kayong utara.
3. analisis data
Menurut moelong ( 2007 : 280 ) analisis data merupakan proses mengorganisasikan dan
mengurutkan data ke dalam pola, kata gori dan satuan uraian dasar sehingga dapat ditemukan
tema dan dapat ditemukan hipotesis kerja.
Dalam penelitian ini analisis data yang digunakan adalah analisis data kualitatif, untuk
menganalisa data yang telah dikumpulkan maka data yang telah dikumpulkan akan diklarifikasi
dan dianalisa untuk mengetehui bagaimana peranan tata ruang kantor bupati kabupaten kayong
utara dalam memperlancar efektivitas proses kerja pegawai yang menjadi objek dalam penelitian
ini dan analida menggunakan rumus sebagai berikut :
Persentase = ∑x
Keterangan :
X = jumlah jawaban responden
N = jumlah responden
Bab ii
Landasan teori
A. Pengertian peranan
Peranan adalah suatu bagian yang kita perankan pada setiap keadaan dan cara
bertingkah laku dalam menyesuaikan atau menyelaraskan diri kita dengan keadaan
lingkungan yang dihadapi, menurut pendapat kamus besar bahasa Indonesia ( 1991 : 135 )
peranan adalah suatu tokoh yang dimainkan atau ikut serta dalam suatu kagiatan, jadi
yang dimaksud dengan peranan dalam penelitian ini adalah sejauh mana keikut sertaan
peranan tersebut ikut dalam suatu kegiatan lingkungan organisasi atau lingkungan kantor.
B. Pengertian tata ruang kantor
Bidang-bidang kerja dalam suatu manajemen perkantoran oleh Charles o libbey,
sebagaiman dikutip dari bukunya “administrasi perkantoran modern “ karangan the liang
gie ( 1996 : 1,5 ) dikelompokkan atas :
Office space ( ruang kantor ) Communication ( tata hubungan ) Office personil ( kepegawaian kantor ) Furniture and equipmen ( perabotan dan perlengkapan ) Appliance and machine ( perkakas dan mesin ) Supplay and stationary ( bahan-bahan untuk keperluan tulis ) Executive ( tata cara )
Semua bidang pekerjaan ini dikoordinir ke dalam suatu komponen kesatuan
kegiatan penataan ruang kantor yang baik sehingga kegiatan pelaksanaan pekerjaan
kantor dapat diselesaikan dengan lancer dan efektif.
Tata ruang kantor dalam hal ini maksudnya untuk mengatur semua komponen
yang digunakan dalam melakdanakan pekerjaan kantor itu sendiri dan diartikan oleh
beberapa ahli diantaranya :
Menurut drs komaruddin ( 1991 : 169 ) dalam bukunya “ manajemen kantor “
mengatakan bahwa tata ruang merupakan suatu metode untuk membenahi dan menusun
alat-alat pembantu dan perlengkapan didalam ruangan yang bertujuan memberikan
asaran bagi para pekerja.sedangkan menurut the liang gie ( 1991 : 160 ) dalam bukunya
yang berjudul “ administrasi perkantoran modern “ mengatakan bahwa tata ruang adalah
penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat pekerjaan
yang menimbulkan kepuasan bekeja bagi para pegawai.
Dari apa yang telah dikemukakan diatas, maka penulis dapat merumuskan bahw
tata ruang kantor adalah suatu kegiatan pengaturan atau pengolahan terhadap semua
bidang pekerjaan kantor seperti penyusunan tempat atau ruang kerja yang sebaik-
baiknya, penempetan perlengkapan alat-alat kantor yang digunakan oleh para pegawai
sebagai alat bantu dalam melaksanakan pekerjaan kantor seperti penggunaan
penerangan, penggunaan sirkulasi udara, pemanfaatan musik dan sebagainya.
1. Tujuan tata ruang kantor
Dengan tata ruang kantor yang biak akan diperoleh berbagai keuntungan seperti
yang disebutkan oleh the liang gie ( 1998 : 188 ) dalam bukunya “ administrasi modern “
yaitu :
Mencegah pemborosan tenaga waktu pegawai kerana mondar-mandir Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan
menemui suatu bagian tertentu
Sedangkan menurut moekijat ( 1991 : 111 ) dalam bukunya “ tata laksana kantor “
bahwa tata ruang yang baik akan memberikan manfaat sebagai berikut :
Perencaan yang baik akan membantu efisiensi melakukan pekerjaan Penghematan penggunaan ruang kantor yang tepat Pengawasan dapat dipermudah Perlengkapan dan mesin kantor berguna lebih baik Dapat menambah kesenangan dan motivasi kerja bagi pegawai, sedangkan
tata ruang yang tidak baik akan mempunyai pengaruh sebaliknya
Sedangkan menurut para ahli yang bersal dari inggris seperti Geoffrey mill dan
oliver standing frod ( 1998 : 189 ) mengatakan bahwa berbagai tujuan penyusunan tata
ruang kantor yang baik bagi suatu kantor adalah :
Persyaratan peraturan perundang-rundangan dipenuhi Ruangan dipergunakan sampai manfaat yang terbesar Pelayanan-pelayanan tersedia sepanjang diperlikan Persyaratan kerja yang baik disediakan bagi setiap orang Pengawas dapat melihat setiap pegewai yang sedang bekerja Rasa kesatuan dan kesitian terhadap kelompok terpelihara Komunikasidan dan arus kerja diperlancar
Pelaksanaan kerja yang gaduh dan menggangu perhatian dipisahkan Kebebasa diri dan keamanan diusahakan sepanjan perlu
Dari beberapa pendapat para ahli yang di sebutkan diatas, maka tujuan dari tata
ruang kantor adalah dapatlah dirumuskan bahwa segenap ruang yang ada dapat
dipergunakan secara efisien, arus pekerjaan yang efektif atau rangkaian aktivitas yang
mengalir secar lancer dan pengawasan terhadap pegawai dapat dilakuakan secar
menyeluruh serta kesehatan dan kepuasa bagi para pegawai dapt dipelihara.
2. Azas-azas tat ruang kantor
Menurut the liang gie ( 1998 : 193 ) tata ruang kantor dapat dibedakan menjadi
dua yaitu : “ tata ruang yang terpisah-pisah dan tata ruang yang terbuka “
Tata ruang yang terpisah-pisah, maksud pada susunan ini ruang untuk bekerja
terbagi-bagi dalam beberapa satuan, pembagian ini terjadi karena keadaan gedungnya
yang terdiri atas kamar-kamar maupun karena memeng sengaja dibuat pemisah buatan,
misalnya bagian penjualn suatu perusahaan terbagi dalam beberap seksi ( seksi pesanan,
seksi pembukuan, seksi iklan ), pelaksanaan fungsi tiap-tiap seksi itu dilakukan pada ruang
kerja yang terpisah-pisah.
Tata ruang yang terbuka, menurut susunan ini ruang kerja yang bersangkutan tidak
terpisah-pisah, ruang besar terbuka dalah lebih baik daripada yang sama luasnya satuan
satuan kecil. Satuan tata ruang kantor yang terbuka adalah yang lebih memuaskan
daripada yang terpisah-pisah karena :
Memungkinkan pengawasan yang lebih efiktif terhadap segenap pegawai
Lebih memudahkan hubungan diantara pegawai
Jika terjadi penambahan pegawai atau alat- alat kantor apapun perubahan
Mengenai proses penyelesaian suatu pekerjaan , maka tata ruang terbuka
lebihhmudah menampungnya
Namun kerugian dari sistemtata ruang kantor yang terbuka adalah :
Mengurangi keamaanan bagi pekerja rahasia, sehingga tidak menunjukan
suasan yang pribadi
Pekerjaan akan kehilangan kepribadianya, kehilangan status dan
kekurangan rasa memiliki
Peralatan kantor yang dapat menimbulkan suatu gerak yang akan
mengganggu pekerja lainya yang membutuhkan ketenangan dan
kosentrasi tinggi
Pimpinan senior lebih terganggu ketenangan kerjnya dibandingkan dengan
ruangan yang tertutup
Apabila ada pegawai yang ngobrol dan bermales-malesan, dapat
mengganggu pekerja yang lainyya
Dari defenisi diatas mengenai jenis-jenis tata rang kantor dapat dirumuskan
sebagai berikut : langkah yang pertama dalam ruang kantor hendaknya terlebihmdahulu
diketahui jenis tata ruang kantor yang mana paling cocok untuk kantor yang bersangkutan
dan sifat dari pekerjanya perlu juga diperhatikan. Hal ini perlu karena untuk menentukan
letak yang tepat bagi kantor, pada waktu akan merancang diperlukan, berkumpul didalam
suatu ruanganyang luas.