subag tu kppd gkidul

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELAKSANAAN KEGIATAN

Instansi : Dinas Pendapatan Pengelolaan Keuangan Dan AsetUPTD : Kantor Pelayanan Pajak Daerah Provinsi DIY di Kabupaten Gunung KidulSub Bagian/ Seksi : Sub Bagian Tata Usaha

Tugas pokok dan fungsi Kegiatan Target keluaran kegiatan

Proses/tahapan pelaksanaan kegiatan Keluaran setiap tahapan Penanggung jawab

Hubungan kerja dg Instansi

terkaitKeterkaitan dalam hal

1 2 3 4 5 6 7 8Tugas:Melaksanakan kearsipan, keuangan, kepegawaian, pengelolaan barang, kerumahtanggaan, kehumasan, kepustakaan, serta penyusunan program dan laporan kinerja

Fungsi:a. penyusunan program

Subbagian Tata Usaha;b. penyusunan program Kantor ;c. pengelolaan kearsipan;d. pengelolaan keuangan;e. penyelenggaraan

kepegawaian;f. penyelenggaraan kegiatan

kerumahtanggaan;g. penyelenggaraan kehumasan;h. pengelolaan barang;i. pengelolaan kepustakaan;j. pengelolaan data, pelayanan

informasi dan pengembangan sistem informasi;

k. monitoring, evaluasi dan penyusunan laporan program Kantor ;

l. pelaksanaan evaluasi dan penyusunan laporan kegiatan Subbagian Tata Usaha.

1. Penyusunan program /kegiatan

Rencana program/ kegiatan

1. Mengumpulkan dan inventarisasi rencana program/kegiatan dari masing-masing bagian

Daftar rencana program/kegiatan

- Penyusun Program dan laporan

-

2. Menyusun draft rencana program/kegiatan

Skala prioritas program/kegiatan

- Ka Subbag TU- Penyusun Program

-

3. Rapat Koordinasi internal penentuan skala prioritas program/kegiatan

kesepakatan - Kepala Kantor

4. Menyusun rencana program/kegiatan dalam RKT

R K T - Penyusun Program dan laporan

BAPPEDA Koordinasi dan konsultasi

5. Menyusun RKA sesuai KUA/PPAS berdasarkan masukan dari bagian-bagian

Draf R K A - Ka Sub Bag TU- Penyusun Program

dan laporan

BAPPEDADPPKA

Penetapan DPA

6. Menyiapkan DPA Draf DPA - Ka Sub Bag TU- Penyusun Program

dan laporan

1

BAGAN ALUR (FLOW CHART) STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELAKSANAAN KEGIATAN


Tugas pokok dan Fungsi Kegiatan Target keluaran kegiatan

Proses / tahapan pelaksanaan kegiatan

Pejabat Yang Bertanggung JawabKeterangan

Pengadministrasi Umum

Penyusun program dan

Laporan

Ka Sub Bag Tata Usaha Kepala Kantor









Penyusunan program /kegiatan

Rencana program/ kegiatan

1. Mengumpulkan dan inventarisir rencana program/kegiatan dari masing-masing bagian

2. Menyusun draft rencana program/kegiatan

3. Rapat Koordinasi internal penentuan skala prioritas program/kegiatan

4. Menyusun rencana program/kegiatan dalam RKT

5. Menyusun draft RKA sesuai KUA/PPAS berdasarkan masukan dari bagian-bagian

6. Menyiapkan DPA

2

7. Penetapan Program Kegiatan

3









Subbagian Tata Usaha;b. penyusunan program Kantor

;c. pengelolaan kearsipan;d. pengelolaan keuangan;e. penyelenggaraan


kerumahtanggaan;g. penyelenggaraan

kehumasan;h. pengelolaan barang;i. pengelolaan kepustakaan;j. pengelolaan data, pelayanan




2. Penyusunan rencana strategi instansi

Rencana Strategis

1. Mempelajari RPJMD, tugas fungsi unit kerja

Pemahaman tentang RPJMD, tugas fungsi unit kerja

- Ka subbag TU- Penyusun Program…..

2. Inventarisir isu isu strategis (Analisis SWOT) sesuai tugas dan fungsi

Analisa SWOT - Ka Subbag TU - Penyusun Program

3. Menyiapkan draf visi, misi, sasaran dan tujuan

Draf visi, misi, sasaran dan tujuan

- Ka Subbag TU - Penyusun Program

4. Rapat koordinasi internal membahas draf visi, misi, tujuan, sasaran dan program/ kegiatan organisasi

Kesepakatan Kepala Kantor

5. Penetapan visi, misi, tujuan, sasaran dan program/ kegiatan organisasi

SK Penetapan Kepala Kantor

6. Mensosialisasikan Renstra pada semua personil

Dipahaminya Renstra oleh semua personil

Ka subbag TU

4







Penyusun program


1 2 3 4 5 6 7 9 10Tugas:Melaksanakan kearsipan, keuangan, kepegawaian, pengelolaan barang, kerumahtanggaan, kehumasan, kepustakaan, serta penyusunan program dan laporan kinerja








Penyusunan rencana strategi instansi

Rencana Strategis 1. Mempelajari RPJMD, tugas fungsi unit kerja

2. Inventarisir isu isu strategis (Analisis SWOT)

3. Menyiapkan draf visi, misi, sasaran dan tujuan

4. Rapat koordinasi internal membahas draf visi, misi, tujuan, sasaran dan program/ kegiatan organisasi

5. Penetapan visi, misi, tujuan, sasaran dan program/ kegiatan organisasi

6. Mensosialisasikan Renstra pada semua personil

5




Proses/tahapan pelaksanaan kegiatan Keluaran setiap

tahapan Penanggung jawabHubungan kerja

dg Instansi terkait

Keterkaitan dalam hal


Fungsi:a. penyusunan program Subbagian

Tata Usaha;b. penyusunan program Kantor ;c. pengelolaan kearsipan;d. pengelolaan keuangan;e. penyelenggaraan kepegawaian;f. penyelenggaraan kegiatan





3. Menyusun rencana operasional pelaksanaan kegiatan

ROPK 1. Mengumpulkan data dan bahan penyusunan ROPK

Kumpulan data Penyusun Program dan Laporan

2. Menyusun rencana pelaksanaan program /kegiatan

Time Schedule rencana pelaksanaan fisik dan penyerapan progres keuangan

- Kepala Sub Bagian TU

- Penyusun Program dan Laporan

3. Rapat koordinasi Kesepakatan Kepala Kantor

4. Finalisasi ROPK Legalisasi ROPK Kepala Kantor

5. Pendistribusian ROPK ROPK Penyusun Program dan Laporan

7







Penyusun program









Menyusun rencana operasional pelaksanaan kegiatan

ROPK 1. Mengumpulkan data dan bahan penyusunan ROPK

2. Menyusun rencana pelaksanaan program /kegiatan

3. Rapat koordinasi

4. Finalisasi ROPK

5. Pendistribusian ROPK

8














4. Pengelolaan naskah dinas

Naskah dinas terkelola dengan tertib dan baik

1. Mengentry naskah dinas masuk

Entri data Pengadministrasi Umum

2. Menyampaikan naskah dinas masuk pada pimpinan

Naskah dinas masuk diterima pimpinan

Pengadministrasi UmumKasubag TU

3. Mendistribusikan naskah dinas yang telah mendapat disposisi

Terdistribusinya naskah dinas

Pengadministrasi UmumPenata Usaha Pimpinan

4. Mencatat naskah dinas keluar

Catatan naskah dinas keluar


5. Mengelompokan naskah dinas sesuai klasifikasinya

Klasifikasi naskah dinas


6. Menyimpan naskah dinas sesuai ketentuan /pengelompokan

Naskah dinas tersimpan dengan baik


9







Piñata usaha pimpinan




Subbagian Tata Usaha;b. penyusunan program Kantor ;c. pengelolaan kearsipan;d. pengelolaan keuangan;e. penyelenggaraan kepegawaian;f. penyelenggaraan kegiatan





Pengelolaan naskah dinas

Naskah dinas terkelola dengan tertib dan baik

1. Mengentry naskah dinas masuk

2. Menyampaikan naskah dinas masuk pada pimpinan

3. Mendistribusikan naskah dinas yang telah mendapat disposisi

4. Mencatat naskah dinas keluar

5. Mengelompokan naskah dinas sesuai klasifikasinya

6. Menyimpan naskah dinas sesuai ketentuan/ pengelompokan

10














5. Pengelolaan kearsipan

Arsip teratur 1. Mengumpulan Arsip Kumpulan Arsip Pe ngelola Arsip dan Bahan Pustaka

2. Pemilahan materi yang berupa arsip dan non arsip

Arsip Terpilah Pe ngelola Arsip dan Bahan Pustaka

3. Pemberkasan arsip Berkas arsip Pe ngelola Arsip dan Bahan Pustaka

4. Pendiskripsian arsip ke dalam kartu

Kartu deskripsi Pe ngelola Arsip dan Bahan Pustaka

5. Manouver kartu Kumpulan kartu Pe ngelola Arsip dan Bahan Pustaka

6. Manouver berkas Kumpulan berkas Pe ngelola Arsip dan Bahan Pustaka

7. Penyusunan Daftar Pertelaan Arsip (DPA)

Daftar Pertelaan Arsip Pe ngelola Arsip dan Bahan Pustaka

8. Menyimpan arsip sesuai ketentuan

Arsip aktif in aktif Pengadministrasi Umum

11





Pejabat Yang Bertanggung Jawab

KeteranganPengadministrasi

Umum

Pengelola Arsip dan Bahan

Pustaka










Pengelolaan kearsipan

Arsip teratur 1. Mengumpulkan Arsip

2. Menyiapkan sarana prasarana kearsipan

3. Pemilahan materi yang berupa arsip dan non arsip

4. Pemberkasan arsip

5. Pendiskripsian arsip ke dalam kartu

6. Manuver kartu

7. Manuver berkas

8. Penyusunan Daftar Pertelaan Arsip (DPA)

12

9. Manyimpan arsip sesuai ketentuan

13

BAGAN ALUR (FLOW CHART) PELAKSANAAN KEGIATAN



Proses/tahapan pelaksanaan kegiatanKeluaran setiap tahapan Penanggung jawab










6. Penyiapan SPP SPP UP/GU/TU/LS Gaji dan LS Barang dan dan Jasa

1. Penyerahan SPD oleh Pengguna Anggaran kepada Bendahara / PPTK dan PPK SKPD

Rencana usulan Pengajuan SPP

Pengelola keuangan (Penyiap SPP)

2. Membuat usulan SPP UP/GU/TU/LS per program dan kegiatan kepada PPK SKPD berdasarkan SPD

SPP UP/GU/TU/LS dengan lampirannya

Pengelola keuangan (Bendahara dan PPTK)

3. Meneliti kelengkapan dokumen SPP UP/GU/TU/LS dan kesesuaiannya dengan SPD dan DPA-SKPD

Dokumen SPP UP/GU/TU/LS

Kepala Sub Bagian TU selaku PPK

4. Membuat rancangan SPM setelah Dokumen SPP UP/GU/TU/LS SPP dinyatakan lengkap dan sesuai dalam jangka waktu maksimal 2 hari kerja sejak SPP diterima

Rancangan SPM Pengelola keuangan (Penyiap SPP)

5. Menyampaikan Rancangan SPM kepada Pengguna Anggaran SKPD untuk mendapatkan otorisasi

SPM UP/GU/TU/LS Kepala Kantor

6. Menyampaikan SPM disertai dokumen-dokumen yang diperlukan yang telah ditandatangani/otorisasi Pengguna Anggaran SKPD disampaikan kepada Kuasa BUD

SPM UP/GU/TU/LS Pengelola keuangan Dinas PPKA Penerbitan SPM UP/GU/TU/LS

14







Pengelola Keuangan

Ka Sub Bag Tata Usaha Kepala

Kantor








Penyiapan SPP SPP UP/GU/TU/LS Gaji dan LS Barang dan dan Jasa

1. Penyerahan SPD oleh Pengguna Anggaran kepada Bendahara / PPTK dan PPK SKPD

2. Membuat usulan SPP UP/GU/TU/LS per program dan kegiatan kepada PPK SKPD berdasarkan SPD

3. Meneliti kelengkapan dokumen SPP UP/GU/TU/LS dan kesesuaiannya dengan SPD dan DPA-SKPD

4. Membuat rancangan SPM setelah Dokumen SPP UP/GU/TU/LS SPP dinyatakan lengkap dan sesuai dalam jangka waktu maksimal 2 hari kerja sejak SPP diterima

15


5. Menyampaikan Rancangan SPM kepada Pengguna Anggaran SKPD untuk mendapatkan otorisasi

6. Menyampaikan SPM disertai dokumen-dokumen yang diperlukan yang telah ditandatangani/otorisasi Pengguna Anggaran SKPD disampaikan kepada Kuasa BUD

16














7. Pelaporan pengeluaran dan atau pendapatan keuangan

Laporan PAD 1. Menyelenggarakan penerimaan dan penyetoran atas penerimaan dari pihak ketiga

Penerimaan Daerah Pengelola keuangan (bendahara penerima)

2. Mencatat penerimaan ke : BKU, Buku Pembantu per rincian obyek penerimaan, Buku Rekapitulasi penerimaan harian

Tertib administrasi pengelolaan uang

Pengelola keuangan (bendahara penerima)

3. Menyusun kelengkapan dokumen terdiri dari : Surat Keterangan Pajak Daerah, Surat Keterangan Retribusi, Surat Tanda Setoran, Surat Tanda Bukti Pembayaran dan bukti penerimaan lainnya yang sah

Kelengkapan dokumen Pengelola keuangan (bendahara penerima)

4. Menyusun Draf Laporan Draf Laporan Kepala Sub Bagian TU

5. Legalisasi Laporan Laporan Final Kepala Kantor

6. Pengarsipan Arsip Pengadministrasi umum - -

17






Pengadministrasi

Umum

Pengelola Keuangan


Kantor








Pelaporan pengeluaran dan atau pendapatan keuangan

Laporan PAD 1. Menyelenggarakan penerimaan dan penyetoran atas penerimaan dari pihak ketiga

2. Mencatat penerimaan ke : BKU, Buku Pembantu per rincian obyek penerimaan, Buku Rekapitulasi penerimaan harian

3. Menyusun kelengkapan dokumen terdiri dari : Surat Keterangan Pajak Daerah, Surat Keterangan Retribusi, Surat Tanda Setoran, Surat Tanda Bukti Pembayaran dan bukti penerimaan lainnya yang sah

4. Menyusun Draf Laporan

5. Finalisasi Laporan

18

6. Pengarsipan

19














8. Pelaksanaan verifikasi SPJ

Buku Kas Umum, Buku Pajak PPN/PPh, Bukti Pengeluaran yang sah

1. Meneliti kelengkapan dokumen SPJ dan keabsahan bukti-bukti pengeluaran yang dilampirkan

SPJ lengkap Pengelola Keuangan (Bendahara Pengeluaran Pembantu)

2. Menguji kebenaran perhitungan atas pengeluaran per rincian obyek yang tercantum dalam ringkasan per rincian obyek

Kecocokan SPJ dengan DPA

Pengelola Keuangan (Bendahara Pengeluaran Pembantu)

3. Menghitung pengenaan PPN/PPh atas beban pengeluaran perrincian obyek

Kebenaran penghitungan pajak

Pengelola Keuangan (Bendahara Pengeluaran Pembantu)

4. Menguji kebenaran sesuai dengan SPM dan SP2D yang diterbitkan periode sebelumnya

Ketersediaan dana Kasubbag TU,

20







Pengelola Keuangan


Kantor








Pelaksanaan verifikasi SPJ

Buku Kas Umum, Buku Pajak PPN/PPh, Bukti Pengeluaran yang sah

1. Meneliti kelengkapan dokumen SPJ dan keabsahan bukti-bukti pengeluaran yang dilampirkan

2. Menguji kebenaran perhitungan atas pengeluaran per rincian obyek yang tercantum dalam ringkasan per rincian obyek

3. Menghitung pengenaan PPN/PPh atas beban pengeluaran perrincian obyek

4. Menguji kebenaran sesuai dengan SPM dan SP2D yang diterbitkan periode sebelumnya

21














9. Penyusunan laporan bulanan, triwulanan, semesteran, prognosis dan laporan akhir keuangan

Laporan realisasi semester pertama APBD dan prognosis 6 bulan berikutnya

1. Penyusunan laporan realisasi pelaksanaan anggaran semester pertama

Laporan realisasi semester pertama APBD

Kepala Sub Bagian TU

2. Menyusun capaian realisasi anggaran dari masing masing bagian

Draf laporan realisasi anggaran

Pengelola Keuangan

3. Penyusunan prognosis untuk 6 bulan berikutnya

Prognosis untuk 6 bulan berikutnya


4. Finalisasi laporan realisasi semester pertama APBD dan prognosis

Legalisasi laporan realisasi APBD dan prognosis

Kepala Kantor

5. Penyampaian laporan realisasi semester pertama APBD serta prognosis untuk 6 bulan berikutnya

Kumpulan laporan Caraka DPPKA Pelaksana pengelolaan APBD dan selaku BUD/PPKD

22






Keterangancaraka Pengelola keuangan

Ka Sub BagT U

Kepala Kantor








Penyusunan laporan bulanan, triwulanan, semesteran, prognosis dan laporan akhir keuangan

Laporan realisasi semester pertama APBD dan prognosis 6 bulan berikutnya

1. Menyusun draf laporan bulanan, triwulan, semesteran realisasi pelaksanaan anggaran semester pertama

2. Menyusun capaian realisasi anggaran dari masing masing bagian

3. Menyusun draf prognosis untuk 6 bulan berikutnya

4. Finalisasi laporan realisasi semester pertama APBD dan prognosis

5. Menyampaikan laporan realisasi semester pertama APBD serta prognosis untuk 6 bulan berikutnya

23














10. Penyusunan laporan pertanggungjawaban anggaran

Laporan Pertanggungjawaban Anggaran

1. Pengumpulan data dan bahan penyusunan laporan

Kumpulan data Penyusun Program dan Laporan

2. Menyusun LRA, Neraca, CALK

Laporan LRA, Neraca dan CALK

Kepala Sub Bagian TUPenyusun Program dan Laporan

3. Finalisasi laporan keuangan Legalisasi laporan keuangan

Kepala Kantor

4. Menyampaikan Laporan keuangan kepada Kepala Daerah melalui PPKD sebagai dasar penyusunan laporan keuangan Pemerintah Daerah

Kumpulan laporan keuangan

Caraka DPPKA Laporan

24






Keterangancaraka Pengelola keuangan

Ka Sub BagT U

Kepala Kantor








Penyusunan laporan pertanggungjawaban anggaran

Laporan Pertanggungjawaban Anggaran

1. Pengumpulan data dan bahan penyusunan laporan

2. Menyusun LRA, Neraca, CALK

3. Finalisasi laporan keuangan

4. Menyampaikan Laporan keuangan kepada Kepala Daerah melalui PPKD sebagai dasar penyusunan laporan

25









Subbagian Tata Usaha;

b. penyusunan program Kantor ;

c. pengelolaan kearsipan;d. pengelolaan keuangan;e. penyelenggaraan



kehumasan;h. pengelolaan barang;i. pengelolaan kepustakaan;j. pengelolaan data,

pelayanan informasi dan pengembangan sistem informasi;



11. Pengelolaan barang

Tertib administrasi pengelolaan Barang Milik Daerah sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku

1. Menyusun rencana kebutuhan barang

Rencana kerja kebutuhan barang - Pengelola barang- Kepala Sub Bagian

TU

2. Pengadaan barang Tersedianya barang - Pengelola barang- Kepala Sub Bagian

TU

3. Menerima, barang hasil pengadaan/pembelian yang berada pada kuasa pengguna anggaran/barang

Daftar hasil pengadaan barang dan Daftar Barang Milik Daerah (DBMD)

Pengelola barang

4. Melaksanakan pendaftaran dan pencatatan BMD (Barang Milik Daerah)

- Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)

- Keputusan Gubernur tentang status pengguna BMD

Pengelola barang

5. Melaksanakan penyaluran barang sesuai kebutuhan

Surat Perintah Pengeluaran Barang (SPPB) dan Berita Acara Serah Terima (BAST) barang


6. Melakukan pencatatan dan inventarisasi BMD yang berada dalam penguasaannya

Penatausahaan BMD berupa : Kartu Inventaris Ruangan (KIR), Kartu Inventaris Barang (KIB), dan Buku Inventais (BI)

Pengelola barang

7. Mengurus, mengamankan dan memelihara penggunaan BMD yang dalam pemakaian pada masing-masing Bagian dan atau Sub Bagian

- Daftar Pemeliharaan BMD (DPBMD)

- Berita Acara Stock Opname Barang persediaan

Pengelola barang

8. Menyusun laporan barang kuasa pengguna semesteran dan tahunan

Laporan Barang Kuasa Pengguna Semesteran (LBKPS) dan Laporan Barang Kuasa Pengguna Tahunan (LBKPT)

Pengelola Barang, Kepala Sub Bag TUKepala Kantor


26





Keterangancaraka Pengelola Barang

Ka Sub BagT U Kepala Kantor









Pengelolaan barangTertib administrasi pengelolaan Barang Milik Daerah sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku

1. Menyusun rencana kebutuhan barang

2. Pengadaan barang

3. Menerima, barang hasil pengadaan/pembelian yang berada pada kuasa pengguna anggaran/barang

4. Melaksanakan pendaftaran dan pencatatan BMD (Barang Milik Daerah)

5. Melaksanakan penyaluran barang sesuai kebutuhan

6. Melakukan pencatatan dan inventarisasi BMD yang berada dalam penguasaannya

27

7. Mengurus, mengamankan dan memelihara penggunaan BMD yang dalam pemakaian pada masing-masing Bagian dan atau Sub Bagian

8. Menyusun laporan barang kuasa pengguna semesteran dan tahunan

28














12. Penyiapan bahan penilaian dan penghapusan barang

Penghapusan BMD yang ada dalam penguasaannya dan pencoretan status BMD dari Daftar Kuasa Pengguna

1. Menyusun dan mengkompilasi data BMD yang ada dalam penguasaannya

Kompilasi data BMD Pengelola Barang

2. Menginventarisir BMD yang akan dinilai

Data BMD yang akan dinilai

Pengelola Barang

3. Mengklasifikasikan dan menilai barang yang rusak berat dan tidak dapat dipergunakan atau barang yang berlebih untuk dihapuskan

Hasil klasifikasi dan penilaian BMD

Pengelola Barang

4. Membuat draf usulan penghapusan BMD berdasarkan hasil penilaian kepada Pengelola Barang lewat Kepala DPPKA selaku pembantu pengelola barang

Draf Usulan penghapusan BMD

- Pengelola Barang- Ka Sub Bag TU

5. Finalisasi usulan penghapusan BMD

Usulan penghapusan BMD

Kepala Kantor

29















Penyiapan bahan penilaian dan penghapusan barang

Penghapusan BMD yang ada dalam penguasaannya dan pencoretan status BMD dari Daftar Kuasa Pengguna

1. Menyusun dan mengkompilasi data BMD yang ada dalam penguasaannya

2. Menginventarisir BMD yang akan dinilai

3. Mengklasifikasikan dan menilai barang yang rusak berat dan tidak dapat dipergunakan atau barang yang berlebih untuk dihapuskan

4. Membuat draf usulan penghapusan BMD berdasarkan hasil penilaian kepada Pengelola Barang lewat Kepala DPPKA selaku pembantu pengelola barang

5. Finalisasi usulan penghapusan BMD

30




Proses/tahapan pelaksanaan kegiatan

Keluaran setiap tahapan Penanggung jawabHubungan kerja

dg Instansi terkait









13. Penyusunan laporan bulanan, semesteran, dan tahunan

Laporan Barang Semesteran dan Laporan Barang Tahunan

1. Menyusun draf Laporan Barang Kuasa Pengguna Semesteran (LBKPS) dan Laporan Barang Kuasa Pengguna Tahunan (LBKPT)

Draf Laporan Barang Kuasa Pengguna Semesteran (LBKPS) dan Laporan Barang Kuasa Pengguna Tahunan (LBKPT)

Pengelola Barang, DPPKA Koordinasi dan Konsultasi

2. mencermati Laporan Barang Kuasa Pengguna Semesteran dan Laporan Barang Kuasa Pengguna Tahunan

Kebenaran Laporan Barang Kuasa Pengguna Semesteran (LBKPS) dan Laporan Barang Kuasa Pengguna Tahunan (LBKPT)

Kepala Sub BagTU Kepala Kantor

3. mengkompilasikan Laporan Barang Kuasa Pengguna Semesteran dan Laporan Barang Kuasa Pengguna Tahunan

Kebenaran Laporan Barang Kuasa Pengguna Semesteran (LBKPS) dan Laporan Barang Kuasa Pengguna Tahunan (LBKPT)

Pengelola Barang

4. Finalisasi Laporan Barang Kuasa Pengguna Semesteran dan Laporan Barang Kuasa Pengguna Tahunan

Laporan Barang Kuasa Pengguna Semesteran (LBKPS) dan Laporan Barang Kuasa Pengguna Tahunan (LBKPT)

Kepala Kantor

5. Menyampaikan Laporan Barang Kuasa Pengguna Semesteran dan Laporan Barang Kuasa Pengguna Tahunan

Terkirimnya Laporan Barang Kuasa Pengguna Semesteran (LBKPS) dan Laporan Barang Kuasa Pengguna Tahunan (LBKPT

Caraka DPPKA

31







Ka Sub BagT U

Kepala Kantor








Penyusunan laporan bulanan, semesteran, dan tahunan

Laporan Barang Semesteran dan Laporan Barang Tahunan

1. Menyusun draf Laporan Barang Kuasa Pengguna Semesteran (LBKPS) dan Laporan Barang Kuasa Pengguna Tahunan (LBKPT)

2. mencermati Laporan Barang Kuasa Pengguna Semesteran dan Laporan Barang Kuasa Pengguna Tahunan

3. mengkompilasikan Laporan Barang Kuasa Pengguna Semesteran dan Laporan Barang Kuasa Pengguna Tahunan

4. Finalisasi Laporan Barang Kuasa Pengguna Semesteran dan Laporan Barang Kuasa Pengguna Tahunan

5. Menyampaikan Laporan Barang Kuasa Pengguna Semesteran dan Laporan Barang Kuasa Pengguna Tahunan

32






dg Instansi terkait









14. Penyusunan neraca aset

Neraca aset 1. Menyusun daftar aset yang akan dinilai

Daftar aset yang dinilai - Pengelola barang DPPKA Koordinasi dan Konsultasi

2. Melakukan penilaian asset berdasarkan :-Tahun Pembelian-Keadaan Barang-Harga pasar

Dafatr nilai barang - TIM- Pengelola barang

DPPKA Koordinasi dan Konsultasi

3. Memasukkan nilai aset kedalam neraca beserta harganya

Neraca aset Pengelola barang DPPKA Koordinasi dan Konsultasi

4. Finalisasi laporan neraca asset Laporan final neraca aset

Kepala Kantor

5. Menyampaikan laporan neraca aset

Terkirimnya laporan neraca aset

caraka DPPKA Pengiriman laporan

33






Keterangancaraka Pengelola

BarangKa Sub Bag

T U Kepala Kantor








Penyusunan neraca aset

Neraca aset 1. Menyusun daftar aset yang akan dinilai

2. Melakukan penilaian asset berdasarkan :- Tahun Pembelian- Keadaan Barang- Harga pasar

3. Memasukkan nilai aset kedalam neraca beserta harganya

4. Finalisasi laporan neraca asset

5. Menyampaikan laporan neraca asset

34






dg Instansi terkait










15. Pemeliharaan kebersihan dan kenyamanan kantor

Kantor terpelihara dengan baik

1. Mengatur dan menata sarana dan prasarana tempat kerja dengan baik

Sarana dan prasarana kerja tertata dengan baik

Pramu kantor

2. Membersihkan sarana dan prasarana kerja

Kebersihan sarana dan prasarana tempat kerja

Pramu kantor

3. Memelihara dan merawat sarana dan prasarana kerja

Sarana dan Prasarana Kerja terpelihara dengan baik

Pramu kantor

4. Mengadakan perbaikan sarana kerja yang rusak

Terpeliharanya sarana dan prasarana kerja

- Pramu kantor- Pengelola barang

5. Memperbaiki sarana kerja yang rusak

Sarana kerja tetap baik rusak

- Pramu kantor- Pengelola barang

35






KeteranganPramu Kantor Pengelola barang

Ka Sub BagT U

Kepala Kantor








Pemeliharaan kebersihan dan kenyamanan kantor

Kantor terpelihara dengan baik

6. Mengatur dan menata sarana dan prasarana tempat kerja dengan baik

7. Membersihkan sarana dan prasarana kerja

8. Memelihara dan merawat sarana dan prasarana kerja

9. Melaporkan sarana kerja yang rusak

10.Memperbaiki sarana kerja yang rusak

36






dg Instansi terkait









16. Pelayanan kendaraan dinas

Kendaraan dinas siap pakai

1. Membersihkan kendaraan dinas sebelum operasional

Kendaraan siap pakai pengemudi

2. Mengecek kondisi kendaraan

Kondisi kendaraan siap pakai

pengemudi

3. Mengadakan service kendaraan

Keadaan terpelihara dengan baik

Pengelola barangpengemudi

Umum Konsultasi

4. Memperbaiki kendaraan yang rusak

Kendaraan dalam keadaan baik

Pengelola barang Biro umum Konsultasi

5. Menuiapkan administrasi surat surat kendaraan dinas

Tertib administrasi Pengelola barang

37






KeteranganPramu Kantor Pengelola barang

Ka Sub BagT U

Kepala Kantor








Pelayanan kendaraan dinas

Kendaraan dinas siap pakai

1. Membersihkan kendaraan dinas sebelum operasional

2. Mengecek kondisi kendaraan

3. Mengadakan service kendaraan

4. Memperbaiki kendaraan yang rusak

5. Menyiapkan administrasi surat surat kendaraan dinas

38





Hubungan kerja dg

Instansi terkaitKeterkaitan dalam hal








17. Pelayanan akomodasi pertemuan internal

Kelancaran pertemuan

1. Mencatat hari, tanggal pelaksanaan rapat/pertemuan, tempat, acara, peserta rapat yang diundang

Data pelaksanaan Pengadministrasi umum

2. Menyiapkan tempat dan fasilitas lainnya

Kepastian tempat dan akomodasi lainnya

Pramu kantor

3. Menyiapkan undangan, daftar hadir dan administrasi lainnya

Kesiapan administrasi Pengadministrasi umum

4. Menyiapkan hidangan hadir Tersedianya hidangan Pengadministrasi umum

5. Membuat notulen rapat/pertemuan

Notulen rapat Pengadministrasi umum

39






KeteranganPramu Kantor Pengadministrasi Umum









Pelayanan akomodasi pertemuan internal

Kelancaran pertemuan

1. Mencatat hari, tanggal pelaksanaan rapat/pertemuan, tempat, acara, peserta rapat yang diundang

2. Menyiapkan tempat dan fasilitas lainnya

3. Menyiapkan undangan, daftar hadir dan administrasi lainnya

4. Menyiapkan hidangan hadir

5. Membuat notulen rapat/pertemuan

40






dg Instansi terkait









18. Pelayanan tamu nternal

Terlaksananya pelayanan tamu

1. Menerima dan mencatat hari, tanggal pelaksanaan kunjungan tamu, maksud dan tujuan kunjungan

Catatan kedatangan tamu

Penata usaha pimpinan

2. Menyampaikan informasi kunjungan tamu kepada pimpinan

Terinformasikannya kunjungan tamu

Penata usaha pimpinan

3. Menyiapkan akomodasi tamu Kesiapan penyambutan tamu

Pengadministrasi umum

4. Menerima kedatangan/kunjungan tamu

Tamu diterima Kepala Kantor

41







Umum

Penatajusaha pimpinan

Ka Sub BagT U Kepala

Kantor








Pelayanan tamu nternal

Terlaksananya pelayanan tamu

1. Menerima dan mencatat hari, tanggal pelaksanaan kunjungan tamu, maksud dan tujuan kunjungan

2. Menyampaikan informasi kunjungan tamu kepada pimpinan

3. Menyiapkan akomodasi tamu

4. Menerima kedatangan/kunjungan tamu

42






dg Instansi terkait









19. Pengelolaan data kepegawaian

( Buku Penjagaan kenaikan pangkat,data nominatif, DUK)Penyimpanan Hard Copy pengiriman dokumen

1. Menyiapkan file pegawai sebagai bahan untuk entry data ke SIMPEG

Data pegawai yang belum masuk ke Data SIMPEG

Pengadministrasi Kepegawaian

BKD Provinsi DIY

Fasilitasi program SIMPEG

2. Entry data pegawai ke dalam program SIMPEG apabila terjadi perubahan data pegawai (Kenaikan pangkat, KGB, Mutasi, Daftar Riwayat Hidup, dsb)

Entry data kepegawaian


BKD Provinsi DIY

Fasilitasi program SIMPEG

3. Menyusun penjagaan-Pensiun-Kenaikan pangkat-Gaji berkala-Usulan Satya Lencana

Buku Penjagaan - Pengadminsi trasi Kepegawaian

BKD Koordinasi dan konsultasi

43






KeteranganPenyiap fasilitasi pengembangan kinerja pegawai

Pengadministrasi kepegawaian


Kantor








Pengelolaan data kepegawaian

( Buku Penjagaan kenaikan pangkat,data nominatif, DUK)Penyimpanan Hard Copy pengiriman dokumen

1. Menyiapkan file pegawai sebagai bahan untuk entry data ke SIMPEG

2. Entry data pegawai ke dalam program SIMPEG apabila terjadi perubahan data pegawai (Kenaikan pangkat, KGB, Mutasi, Daftar Riwayat Hidup, dsb)

3. Menyusun penjagaan- Pensiun- Kenaikan pangkat- Gaji berkala- Usulan Satya Lencana

44






dg Instansi terkait









20.Penyiapan bahan perencanaan kebutuhan pegawai

Formasi pegawai untuk

1. Mengumpulkan data formasi pegawai

Formasi pegawai Pengadministrasi Kepegawaian

2. Menyusun rencana kebutuhan pegawai sesuai ketentuan yang telah ditetapkan

Rencana kebutuhan pegawai

- Penyiap fasilitasi pengembangan kinerja pegawai

- Ka subbag tata Usaha

3. Membuat draft surat usulan kebutuhan pegawai

Draft surat usulan kebutuhan pegawai


4. Memintakan persetujuan kepada Sekretaris DPRD

Surat usulan kebutuhan pegawai

Kepala Kantor

5. Mengirim surat usulan kebutuhan formasi pegawai

Terkirimnya surat usulan kebutuhan pegawai


BKD Koordinasi

6. Menyimpan data usulan kebutuhan pegawai

Arsip usulan kebutuhan pegawai


45






KeteranganPenyiap fasilitasi pengembangan kinerja pegawai



Kantor








Penyiapan bahan perencanaan kebutuhan pegawai

Formasi pegawai untuk

Mengumpulkan data formasi pegawai

Menyusun rencana kebutuhan pegawai sesuai ketentuan yang telah ditetapkan

Membuat konsep surat usulan kebutuhan pegawai

persetujuan surat oleh Pimpinan

Mengirim surat usulan kebutuhan formasi pegawai

Menyimpan data usulan kebutuhan pegawai

46














21. Penyiapan gaji berkala

SK Kenaikan gaji berkala

1. Membuat penjagaan kenaikan gaji berkala

Data penjagaan kenaikan gaji berkala


2. Membuat, meneliti dan menghitung masa kerja untuk pembuatan SK Gaji Berkala sesuai skala gaji yang berlaku

Data Kenaikan gaji Berkala


3. Menyiapkan konsep SK Gaji Berkala

Konsep SK Kenaikan Gaji Berkala


4. Finalisasi SK Gaji Berkala SK Kenaikan Gaji Berkala

Kepala Kantor

5. Membuat peremajaan gaji berkala untuk diajukan ke DPPKA Provinsi DIY

Tersampaikannya data peremajaan pegawai

Pengelola keuangan DPPKA Provinsi DIY

Peremajaan gaji

6. Menyampaikan salinan SK Kenaikan Gaji Berkala ke Bendahara Gaji untuk lampiran gaji

Terkirimnya Salinan SK Kenaikan Gaji Berkala

caraka Bendahara Gaji

48






Keterangancaraka Pengadministrasi kepegawaian

Pengelola keuangan


Kantor

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10Tugas:Melaksanakan kearsipan, keuangan, kepegawaian, pengelolaan barang, kerumahtanggaan, kehumasan, kepustakaan, serta penyusunan program dan laporan kinerja








Penyiapan gaji berkala

SK Kenaikan gaji berkala

1. Membuat penjagaan kenaikan gaji berkala

2. Membuat, meneliti dan menghitung masa kerja untuk pembuatan SK Gaji Berkala sesuai skala gaji yang berlaku

3. Menyiapkan konsep SK Gaji Berkala

4. Finalisasi SK Gaji Berkala

5. Membuat peremajaan gaji berkala untuk diajukan ke DPPKA Provinsi DIY

49

6. Menyampaikan salinan SK Kenaikan Gaji Berkala ke Bendahara Gaji untuk lampiran gaji

50














22. Penyiapan bahan usulan mutasi promosi jabatan

Usulan mutasi promosi jabatan

1. Menyiapkan data PNS yang telah memenuhi syarat untuk mutasi, promosi

Data pegawai untuk usulan promosi jabatan


2. Menyusun draf usulan mutasi, promosi

Draf usulan mutasi, promosi

- Pengadministrasi kepegawaian

- Kasubbag tata Usaha

3. Memintakan persetujuan pimpinan

Persetujuan usulan promosi

Kepala Kantor

4. Mengirimkan surat usulan mutasi promosi ke BKD

terkirimnya surat usulan promosi ke BKD

Caraka BKD Proses tindak lanjut

51















Penyiapan bahan usulan mutasi promosi jabatan

Usulan mutasi promosi jabatan

1. Menyiapkan data PNS yang telah memenuhi syarat untuk mutasi, promosi

2. Menyusun draf usulan mutasi, promosi

3. Memintakan persetujuan pimpinan

4. Mengirimkan surat usulan mutasi promosi ke BKD

52






dg Instansi terkait










23. Penyiapan bahan usulan kenaikan pangkat

SK Kenaikan Pangkat

1. Membuat penjagaan Kenaikan Pangkat

Data penjagaan Kenaikan Pangkat


2. Meneliti dan menyiapkan berkas-berkas sebagai syarat kenaikan pangkat

Kumpulan bahan Pengadministrasi kepegawaian

3. Membuat draf surat usulan kenaikan pangkat

Draf Surat usulan Pengadministrasi kepegawaian

Ka Sub Bag TU

4. Mengajukan surat usulan kenaikan pangkat dan lampirannya ke Kepala Kantor

Surat usulan Kepala Kantor

5. Menyusun kelengkapan usulan kenaikan pangkat

Susunan usulan kenaikan pangkat


6. Mengirimkan surat usulan kenaikan pangkat dan lampirannya

Terkirimnya usulan kenaikan pangkat

Caraka BKD

53







Ka Sub BagT U

Kepala Kantor








Penyiapan bahan usulan kenaikan pangkat

SK Kenaikan Pangkat

Membuat penjagaan Kenaikan Pangkat

Meneliti dan menyiapkan berkas-berkas sebagai syarat kenaikan pangkat

Membuat draf surat usulan kenaikan pangkat

Mengajukan surat usulan kenaikan pangkat dan lampirannya ke Pimpinan

Menyusun kelengkapan usulan kenaikan pangkat

54

Mengirimkan surat usulan kenaikan pangkat dan lampirannya

55















24. Penyiapan bahan pensiun dan atau pemberhentian pegawai

Usulan pensiun dan atau pemberhentian

1. Membuat penjagaan calon pension Data penjagaan calon pensiun


2. Mengikuti rapat yang diselenggarakan BKD Provinsi DIY tentang PNS yang pensiun untuk periode tertentu (Januari s.d. Juni, Juli s.d. Desember)

Blk isian Daftar Calon Pensiun


BKD Provinsi DIY

Cross cek data

3. Membuat data nominatif calon pensiun

Data nominatif calon pensiun


4. Menyampaikan data nominatif calon pensiun ke BKD Provinsi DIY

Usulan Calon Pensiun Caraka BKD Provinsi DIY

Proses tindak lanjut

5. Rapat dalam rangka cross cek data calon pensiun dan menerima blangko Data Pengisian Calon Pensiun (DPCP)

Kepastian yang akan pensiun untuk periode tertentu


BKD Provinsi DIY

Cros cek terakhir

6. Menyampaikan DPCP kepada PNS calon pensiun untuk mengisi dan melengkapi persyaratan untuk pension

Blk. yang harus diisi oleh calon pensiun


7. Meneliti kelengkapan persyaratan calon pensiun

Kelengkapan persyaratan calon pensiun


8. Membuat pengantar pengiriman kelengkapan data PNS calon pensiun ke BKD

Surat pengantar pengiriman kelengkapan data PNS calon pensiun

Ka sub Bag TU BKD Provinsi DIY


56








Kantor









Penyiapan bahan pensiun dan atau pemberhentian pegawai

Usulan pensiun dan atau pemberhentian

Membuat penjagaan calon pension

Mengikuti rapat yang diselenggarakan BKD Provinsi DIY tentang PNS yang pensiun untuk periode tertentu (Januari s.d. Juni, Juli s.d. Desember)

Membuat data nominatif calon pensiun

Menyampaikan data nominatif calon pensiun ke BKD Provinsi DIY

57

Rapat dalam rangka cross cek data calon pensiun dan menerima blangko Data Pengisian Calon Pensiun (DPCP)

Menyampaikan DPCP kepada PNS calon pensiun untuk mengisi dan melengkapi persyaratan untuk pension

Meneliti kelengkapan persyaratan calon pensiun

Membuat pengantar pengiriman kelengkapan data PNS calon pensiun ke BKD

58














25. Penyiapan bahan pemberian tanda kehormatan dan atau penghargaan

Usulan tanda kehormatan dan atau penghargaan

1. Menginventarisir/menyiapkan nama PNS yang berhak untuk menerima tanda kehormatan/penghargaan dengan mempertimbangkan masa kerja dan prestasi kerja

Kumpulan data/bahan Pengadministrasi kepegawaian

2. Menyusun daftar usulan nama PNS yang berhak untuk menerima tanda kehormatan/penghargaan

Daftar usulan nama PNS yang berhak untuk menerima tanda kehormatan/penghargaan


- Ka Subbag TU

3. Memintakan persetujuan kepada pimpinan

Persetujuan usulan nama PNS yang berhak untuk menerima tanda kehormatan/penghargaan

Kepala Kantor

4. Menyiapkan dan meneliti kelengkapan untuk persyaratan memperoleh tanda kehormatan/penghargaan

Kelengkapan persyaratan


- Ka Subbag TU

5. Menyampaikan usulan PNS yang berhak untuk menerima tanda kehormatan/ penghargaan

Usulan PNS yang berhak untuk menerima tanda kehormatan/ penghargaan

Caraka BKD Provinsi DIY


59






caraka Pengadministrasi kepegawaian


Kantor








Penyiapan bahan pemberian tanda kehormatan dan atau penghargaan

Usulan tanda kehormatan dan atau penghargaan

1. Menginventarisir/menyiapkan nama PNS yang berhak untuk menerima tanda kehormatan/penghargaan dengan mempertimbangkan masa kerja dan prestasi kerja

2. Menyusun daftar usulan nama PNS yang berhak untuk menerima tanda kehormatan/penghargaan

3. Memintakan persetujuan kepada pimpinan

4. Menyiapkan dan meneliti kelengkapan untuk persyaratan memperoleh tanda kehormatan/ penghargaan

60

5. Menyampaikan usulan PNS yang berhak untuk menerima tanda kehormatan/ penghargaan

61





Keluaran setiap tahapan Penanggung jawab Hubungan kerja dg Instansi terkait










26. Penyiapan bahan usulan pengurusan Taperum, Askes, Taspen

Kartu ASKES, TAPERUM dan TASPEN

1. Mengambil blanko ke PT ASKES / PT TASPEN untuk disampaikan kepada PNS yang belum memiliki KARTU

Blangko isian Pengadministrasi kepegawaian

PT ASKES Tempat pengambilan blangko

2. Mengumpulkan berkas usulan

Blangko yang sudah diisi, data kepegawaian


3. Meneliti data yang mengajukan permohonan yang sudah diisi untuk diteliti kebenaran pengisiannya

Kevalidtan data isian Pengadministrasi kepegawaian

4. Mengajukan/mengirimkan permohonan ke PT ASKES/PT TASPEN

Usulan Kartu ASKES/TASPEN


PT ASKES / PT TASPEN

Penerbitan Kartu ASKES / TASPEN

62








Kantor








Penyiapan bahan usulan pengurusan Taperum, Askes, Taspen


1. Mengambil blanko ke PT ASKES / PT TASPEN untuk disampaikan kepada PNS yang belum memiliki KARTU

2. Mengumpulkan berkas usulan

3. Meneliti data yang mengajukan permohonan yang sudah diisi untuk diteliti kebenaran pengisiannya

4. Mengajukan/mengirimkan permohonan ke PT ASKES/PT TASPEN

63














27. Penyiapan bahan usulan pengurusan Kartu Pegawai, Kartu Suami, Istri dan bentuk kesejahteraan lainnya

KARPEG, KARSU, KARIS

1. Menyiapkan usul dan persyaratan kelengkapan untuk memperoleh KARPEG, KARSU, KARIS



2. Membuat surat usulan permohonan

Draf surat permohonan Pengadministrasi kepegawaian

3. Meneliti kelengkapan persyaratan


Ka Subbag TU

4. Persetujuan usulan permohonan KARPEG, KARSU, KARIS ke BKD Provinsi DIY

Surat permohonan Kepala Kantor

5. Mengirimkan berkas permohonan ke BKD

Terkirimnya berkas caraka BKD Proses tindak lanjut

64








Kantor








Penyiapan bahan usulan pengurusan Taperum, Askes, Taspen


Menyiapkan usul dan persyaratan kelengkapan untuk memperoleh KARPEG, KARSU, KARIS

Membuat surat usulan permohonan

Meneliti kelengkapan persyaratan

Persetujuan usulan permohonan KARPEG, KARSU, KARIS

Mengirimkan berkas permohonan ke BKD

65














28. Penyiapan bahan fasilitasi peningkatan kinerja pegawai

Hasil penilaian kinerja pegawai

1. Menyampaikan format isian penilaian kinerja pegawai kepada para pejabat struktural

Format yang telah diisi Penyiap fasilitasi pengembangan kinerja pegawai

2. Mengkompilasi, mengentry dan meneliti hasil isian penilaian kinerja pegawai dengan data presensi

Data penilaian kinerja pegawai

Penyiap fasilitasi pengembangan kinerja pegawai

3. Rekapitulasi Hasil Penilaian Kinerja Pegawai

Data rekapitulasi Penyiap fasilitasi pengembangan kinerja pegawai

4. Finalisasi hasil penilaian kinerja pegawai

Legalisasi hasil penilaian

Kepala Kantor

5. Menyampaikan Hasil Penilaian Kinerja ke BKD Provinsi DIY

Data Hasil Penilaian Kinerja

Caraka BKD Provinsi DIY


66






caraka Penyiap fasilitasi pengembangan kinerja pegawai


Kantor








Penyiapan bahan fasilitasi peningkatan kinerja pegawai

Hasil penilaian kinerja pegawai

Menyampaikan format isian penilaian kinerja pegawai kepada para pejabat struktural

Mengkompilasi, mengentry dan meneliti hasil isian penilaian kinerja pegawai dengan data presensi

Rekapitulasi Hasil Penilaian Kinerja Pegawai

Finalisasi hasil penilaian kinerja pegawai

Menyampaikan Hasil Penilaian Kinerja ke BKD Provinsi DIY

67






dg Instansi terkait









29. Penilaian kinerja DP3, usulan pegembangan dan pembinaan SDM

Hasil penilaian kinerja DP3

1. Menyampaikan bahan penilaian (DP3 tahun yang lalu dan blangko isian) untuk pertimbangan bahan penilaian

Konsep penilaian Pengadministrasi kepegawaian

2. Mengentry hasil penilaian DP3 ke format yang telah ditentukan

Kumpulan Data penilaian


3. Menyampaikan DP3 kepada atasan langsungnya untuk ditandatangani

DP3 telah ditandatangani


4. Menyampaikan DP3 kepada masing-masing PNS untuk disetujui dan ditandatangani

Persetujuan PNS Pengadministrasi kepegawaian

5. Menyampaikan DP3 kepada atasan Pejabat Penilai untuk dimintakan tanda tangah

DP3 telah ditandatangani


68






caraka Penyiap fasilitasi pengembangan kinerja pegawai

Ka Sub BagT U

Kepala Kantor









Penilaian kinerja DP3, usulan pegembangan dan pembinaan SDM

Hasil penilaian kinerja DP3

Menyampaikan bahan penilaian (DP3 tahun yang lalu dan blangko isian) untuk pertimbangan bahan penilaian

Mengentry hasil penilaian DP3 ke format yang telah ditentukan

Menyampaikan DP3 kepada atasan langsungnya untuk ditandatangani

Menyampaikan DP3 kepada masing-masing PNS untuk disetujui dan ditandatangani

Menyampaikan DP3 kepada atasan Pejabat Penilai untuk dimintakan tanda tangan

69









Subbagian Tata Usaha;

b. penyusunan program Kantor ;

c. pengelolaan kearsipan;d. pengelolaan keuangan;e. penyelenggaraan



kehumasan;h. pengelolaan barang;i. pengelolaan kepustakaan;j. pengelolaan data, pelayanan




30. Penyiapan bahan pemberian sanksi pegawai

1. Hukuman disiplin ringan

1. Tegoran lesan Hasil tegoran lesan dibuat secara tertulis

Pejabat Eselon II, III, IV BKD Provinsi DIY

Penyampaian tembusan

2. Tegoran tertulis Surat tegoran secara tertulis Pejabat Eselon II, III, IV BKD Provinsi DIY


3. Pernyataan tidak puas secara tertulis

Surat Pernyataan tidak puas secara tertulis

Pejabat Eselon II, III, IV BKD Provinsi DIY


2. Hukuman disiplin sedang

1. Penundaan Kenaikan Gaji Berkala untuk paling lama 1 tahun

Surat keputusan Penundaan Kenaikan Gaji Berkala untuk paling lama 1 tahun

Pejabat Eselon III, II BKD Provinsi DIY


2. Penurunan gaji sebesar satu kali kenaikan gaji berkala untuk paling lama 1 tahun

Surat Keputusan Penurunan gaji sebesar satu kali kenaikan gaji berkala untuk paling lama 1 tahun

Pejabat Eselon II BKD Provinsi DIY


3. Penundaan Kenaikan pangkat untuk paling lama 1 tahun

Surat Penundaan Kenaikan pangkat untuk paling lama 1 tahun

Pejabat Eselon II BKD Provinsi DIY


3. Hukuman disiplin berat

1. Penurunan pangkat setingkat lebih rendah untuk paling lama 1 tahun

Usulan Penurunan pangkat setingkat lebih rendah untuk paling lama 1 tahun

Kepala Kantor BKD Provinsi DIY


2. Pembebasan dari jabatan Usulan Pembebasan dari jabatan

Kepala Kantor BKD Provinsi DIY


3. Pemberhentian dengan hormat tidak atas permintaan sendiri

Usulan Pemberhentian dengan hormat tidak atas permintaan sendiri

Pejabat yang berwenang menghukum (Inspektorat Provinsi DIY)

BKD Provinsi DIY


4. Pemberhentian tidak dengan hormat sebagai PNS

Usulan Pemberhentian tidak dengan hormat sebagai PNS

Pejabat yang berwenang menghukum (Inspektorat Provinsi DIY)

BKD Provinsi DIY



70














31. Pegelolaan kepustakaan

Perpustakaan terkelola dengan baik

1. Menginventarisasi kebutuhan buku dari masing-masing Sub Bagian

Data kebutuhan buku Pengelola perpustakaan

2. Pengadaan buku-buku dengan melihat kecukupan dana yang tersedia

Buku-buku Pengelola perpustakaan

3. Mengklasifikasi buku sesuai dengan judulnya

Klasifikasi buku Pengelola perpustakaan

4. Memberikan nomor kode pada buku

Buku perpustakaan terkode

Pengelola perpustakaan

5. Menata buku-buku sesuai dengan klasifikasinya

Buku-buku tertata dengan rapi

Pengelola perpustakaan

6. Melayani peminjaman buku PNS yang terlayani Pengelola perpustakaan

7. Mencatat peminjam buku dengan mencantumkan tanggal peminjaman dan nama peminjam

Kartu pinjaman Pengelola perpustakaan

8. Perawatan buku kepustakaan

Keawetan buku Pengelola perpustakaan

71






KeteranganPengadministrasi umum

Pengelola Arsip dan bahan

pustaka


Kantor








Pegelolaan kepustakaan

Perpustakaan terkelola dengan baik

1. Menginventarisasi kebutuhan buku dari masing-masing Sub Bagian

2. Pengadaan buku-buku dengan melihat kecukupan dana yang tersedia

3. Mengklasifikasi buku sesuai dengan judulnya

4. Memberikan nomor kode pada buku

5. Menata buku-buku sesuai dengan klasifikasinya

6. Melayani peminjaman buku

7. Mencatat peminjam buku dengan mencantumkan tanggal peminjaman dan nama peminjam

72

8. Merawat buku kepustakaan

73






dg Instansi terkait









32. Pelayanan informasi

Pelayanan Informasi yang valid

1. Mengumpulkan dan inventarisir data dan informasi yang diperlukan

data dan informasi tentang


2. Mengolah data dan informasi

Data siap saji Pengadministrasi umum

3. Memberikan pelayanan informasi kepada pihak pihak yang memerlukan

Pelayanan informasi Pengadministrasi umum

4. mendokumentasikan data dan informasi

Dokumentasi data dan informasi


74







umum

Pengelola Arsip dan bahan

pustaka


Kantor








Pelayanan informasi Pelayanan Informasi yang valid

1. Mengumpulkan dan inventarisir data dan informasi yang diperlukan

2. Mengolah data dan informasi

3. Memberikan pelayanan informasi kepada pihak pihak yang memerlukan

4. mendokumentasikan data dan informasi

75






dg Instansi terkait










33. Penyusunan LAKIP

LAKIP 1. Pengumpulan data-data pendukung (RKT tahun ybs, laporan realisasi keuangan dan fisik/monev, peraturan perundang-undangan)

Data-data pendukung Penyusun program dan laporan

Organisasi Pendampingan penyusunan LAKIP

2. Menyusun PKK (Pengukuran kinerja kegiatan) dan PPS

PKK, PPS Penyusun program dan laporan

3. Menganalisa data dari pengukuran kinerja kegiatan

Analisa data Penyusun program dan laporan

4. Klarifikasi data dengan masing-masing Sub Bagian/PPTK untuk penyusunan draft LAKIP

Draf LAKIP - Kepala Sub Bag.TU - Penyusun program

dan laporan

5. Menyusun laporan AKIP Draf Laporan AKIP Penyusun program dan laporan

6. Finalisasi Laporan AKIP Legalisasi Laporan AKIP

Kepala Kantor

7. Menyampaikan Laporan AKIP Terkirimnya LAKIP caraka - Organisasi- Inspektorat- BAPPEDA

Lakip

BAGAN ALUR (FLOW CHART) STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELAKSANAAN KEGIATAN 76


Tugas pokok dan Fungsi Kegiatan Target keluaran kegiatan Proses / tahapan pelaksanaan kegiatan


KeteranganCaraka Penyusun Program


Kantor








Penyusunan LAKIP

LAKIP 1. Pengumpulan data-data pendukung (RKT tahun ybs, laporan realisasi keuangan dan fisik/monev, peraturan perundang-undangan)

2. Menyusun PKK (Pengukuran kinerja kegiatan) dan PPS

3. Menganalisa data dari pengukuran kinerja kegiatan

4. Klarifikasi data dengan masing-masing Sub Bagian/PPTK untuk penyusunan draft LAKIP

5. Menyusun laporan AKIP

6. Finalisasi Laporan AKIP

77

7. Menyampaikan Laporan AKIP

78

subag tu kppd gkidul

Documents