beban kerja subag adm sdm

KONDISI RIIL JUMLAH SDM/TENAGASUBBAG ADMINISTRASI SDM

NO Unit Kerja Kategori SDM

SLTA D-III S1 S2 Jumlah

Sub Bagian administrasi SDM 1 Kepala Subbag 1 1Bag. SDM 2 Administrator 2 2Dir. USP 3 Analis Kepegawaian 1 1RSUP dr. M djamil Padang 4 Pranata Komputer 1 1

5 Arsiparis 1Jumlah 1 0 4 0 5

Nama

MasrianaSafitra, AsniartiKhairilArifMasri

Seluruh calon pegawai Non PNS yang akan bertugas harus mengikuti program layanan orientasi umum yang diselenggarakan oleh Bag. Diklit dan program layanan orientasi

1. Bag. SDM membuat formasi sesuai kebutuhan di RSUP Dr. M. Djamil Padang.

2. Bag. SDM membuat pengumuman rekruitmen Pegawai Non PNS dan dipajang di papan pengumuman serta media cetak yang tersedia

3. Surat lamaran yang sudah masuk di bagian SDM akan dilakukan seleksi administrasi dan sesuai kriteria yang ditentukan.

4. Panitia Penerimaan Tenaga Non PNS bertanggung jawab menentukan jadwal kegiatan dan membuat panggilan/pengumuman untuk pelamar yang memenuhi syarat

5. Bagi pelamar yang lulus seleksi administrasi akan diumumkan di media cetak /papan pengumuman untuk mengikuti tes tertulis.

6. Bagi peserta yang lulus seleksi/ tes tertulis khusus tenaga keperawatan akan diteruskan ke Komite Keperawatan (kredential/uji kompetensi teknis) untuk persetujuan rekomendasi yang bersangkutan.

7. Bagi peserta yang direkomendasikan baik (khusus tenaga perawatan) dan lulus tertulis akan mengikuti seleksi selanjutnya sesuai ketentuan berupa psikotes dan wawancara.

8. Hasil pemeriksaan kesehatan adalah sebagai penentu terkahir bagi Calon tenaga Non PNS (biaya ditanggung peserta)

9. Bag. SDM c.q. Subag Administrasi SDM membuat surat panggilan/pengumuman kepada calon pegawai yang lulus seluruh proses seleksi.

Seluruh calon pegawai Non PNS yang akan bertugas harus mengikuti program layanan orientasi umum yang diselenggarakan oleh Bag. Diklit dan program layanan orientasi

document.xls54

No Kegiatan PokokKegiatan

Uraian Tugas

I Pengelolaan Tata Persuratan dan

Kearsipan Dinamis

II 1 Pengumpulan data pegawai

2 Menusun Data base pegawai (DUK, TMT Peg KP,KGB,Pensiun)

3 Penyimpanan arsip/data pegawai secara manual (back up arsip)

III Pengadaan Pegawai 1 Menyusun perencanaan kebutuhan

2 Melakukan pertemuan koordinasi denagan jajaran terkait

3 Menyampaikan usulan kebutuhan tenaga ke Biro kepegawaian

4 Menerima alokasi fprmasi tenaga dari Biro Kepegawaian

5 Melakuan pembahasan/desk alokasi formasi tenaga

6 Penyelenggaraan Test CPNS on Line

IV Pengembangan Pegawai 1

2

3

4

jajaran terkait lainnya

5 Menyampaikan usulan ujian dinas ke Biro Kepegawaian

6 Menyampaikan usulan fellowship/study banding ke jajaran terkait

7 Menyampaikan usulan tugas belajar ke BPPSDM

Pengelolaan data kepegawaian

Menyampaikan usulan Pra Jabatan CPNS ke Biro KepegawaianMenyampaikan usulan Diklat PIM ke Biro KepagawaianMenyampaikan usulan jabatan struktural ke Biro KepewgawaianMenyampaikan usulan jabatan funsional ke Biro Kepegawain dan

document.xls54

No Kegiatan PokokKegiatan

Uraian Tugas

V Mutasi Pegawai 1

2

3

4

5 Menyampaikan usulan mutasi/pindah pegawai ke Biro Kepegawaian

VI Kesejahteraan Pegawai 1

2

3

4

5 Menerbitkan/meneruskan surat izin cuti

VII Pembinaan Pegawai 1

2 Mengisi Kartu Penilaian Pegawai

3 Pengisian Daftar Hadir

4 Melakukan motivasi Pegawai

VIII Permasalahan Pegawai 1 Memproses usulan perceraian

2 Memproses pelanggaran disiplin pegawai

3

4 tunjangan jabatan, pensian, taspen, dll

IX Perencanaan Kegiatan dan

Menerbitkan SK Kenaikan Gaji Berkala (KGB)Menyampaikan usulan Kenaikan Pangkat ke Biro KepegawaianMenyampaikan usulan pensiun ke Biro KepegawaianMenerbitkan PAK Jafung Dokter, Dokter Gigi dan Perawat Gol IV

Membuat usulan Kartu Pegawai ke Biro KepegawaianMembuat usulan Taspen ke Biro KepegawaianMembuat usulan Kartu Suami/Isteri ke Biro KepegawaianMembuat usulan Penghargaan masa kerja ke Biro kepegawaian

Membuat Daftara Penialaian Prestasi Kerja Pegawai

Memproses kelebihan/kekurangan pemabayaran gaji pokok,KGB,

document.xls54

KegiatanWaktu

Frekuensidibutuhkan

Menit /Tahun

Menit /Tahun

Menit /Tahun

Menit /Tahun

Menit /Tahun

Menit /Tahun

Menit /Tahun

Menit /Tahun

Menit 5 /Tahun

Menit 5 /Tahun

Menit 5 /Tahun

Menit 5 /Tahun

document.xls54

KegiatanWaktu

Frekuensidibutuhkan

Menit /Tahun

Menit /Tahun

Menit /Tahun

Menit /Tahun

Menit /Tahun

Menit /Tahun

Menit /Tahun

Menit /Tahun

Menit /Tahun

Menit /Tahun

Menit /Tahun

Menit /Tahun

Menit /Tahun

Menit /Tahun

Menit /Tahun

Menit /Tahun

Menit /Tahun

Menit /Tahun

Menit /Tahun

Menit /Tahun

Menit /Tahun

Menit /Tahun

Menit /Tahun

Menit /Tahun

Menit /Tahun

Menit /Tahun

Menit /Tahun

Menit /Tahun

Menit /Tahun

Menit /Tahun

Menit /Tahun

Menit /Tahun

Menit /Tahun

KEBUTUHAN SDM BERDASARKAN ANALISIS BEBAN KERJA

Form 1 Unit Kerja dan Kategori SDM

NO Unit Kerja Kategori SDM

Sub Bagian administrasi SDM 1 Kepala SubbagBag. SDM 2 AdministratorDir. USP 3 Analis KepegawaianRSUP 4 Pranata Komputer

5 Arsiparis6 Pengantar surat


Form 2 Waktu Kerja Tersedia

KODE FAKTORJumlah

KeteranganHariPer Tahun hari kerja

A Hari Kerja 312 Hari/Tahun 52 6 312

B Cuti Tahunan 12 Hari/Tahun

C Hari Libur Nasional 10 Hari/Tahun

D Ketidakhadiran Kerja 3 Hari/Tahun 264

E Waktu Kerja (Efektif) 6 Jam/Hari 29

8 jam

Waktu Kerja Tersedia 287 Hari Kerja/Tahun

1722 Jam/Tahun 235

103320 Menit/Tahun 1410 x 60

CONTOH FORM 3KEBUTUHAN SDM BERDASARKAN ANALISIS BEBAN KERJA

Unit Kerja : Sub Bagian Administrasi SDM : Bag. SDM RSUP Dr.M.Djamil Padang

NO Kegiatan Pokok URAIAN TUGAS PRODUK YANG DIHASILKAN JUMLAHPRODUKPER TAHUN

I Pengelolaan Persuratan dan 1 Agenda Surat Masuk 1 Arahan Lembar Disposisi 1000Kearsipan 2 Agenda Surat Keluar 2 Net Surat keluar 1000

3 Penyimpanan Arsip Aktif 3 Berkas - Dokumen Arsip Kepegawaian 3000

II Pengelolaan Adm SDM 1 Pembuatan Surat tugas Surat tugas 3902 Pembuatan surat izin meninggalkan tugas Surat izin meninggalkan tugas 1753 Pembuatan SPPD Pembuatan SPPD 3004 Pembuatan surat izin paspor Surat izin pembuatan paspor 505 Pembuatan SK perjanjian kerja non pns SK perjanjian kerja non PNS 4206 Pembuatan KP4 KP4 pegawai 200

III Pengelolaan data kepegawaian 1 Menyusun Data base pegawai (SIMK,DUK) 1 SofCopy Data Base Pegawai 500

2 Penyimpanan arsip/data pegawai secara manual (back up arsip) 2 Daftar DUK Pegawai 1

IV Pengadaan Pegawai 1 Penyelenggaraan Test CPNS on Line 1 Formulir Jawaban Peserta Tes Penerimaan Peg 3897

2 Melaksanakan rekruitmen pegawai Non PNS 2 Jumlah pegawai Non PNS 1

V Pengembangan Pegawai 1 Menyampaikan usulan Pra Jabatan CPNS ke Biro Kepegawaian 1 Daftar Peserta Prajabatan CPNS 40

2 Menyampaikan usulan Diklat PIM ke Biro Kepagawaian 2 Daftar Peserta Dikalt Pim 1

3 Menyampaikan usulan jabatan struktural ke Biro Kepegawaian 3 SK Pengisian Jab.Struktural 1

4 Mengentri kenpa online dengan aplikasi SIMK 4 Nota usul D2 270

VI Kesejahteraan Pegawai 1 Membuat usulan Kartu Pegawai ke Biro Kepegawaian 1 Kartu Pegawai 40

2 Membuat usulan Taspen ke Biro Kepegawaian 2 Kartu Taspen PNS 40

3 Membuat usulan Penghargaan masa kerja ke Biro kepegawaian 3 SK Penghargaan PNS` 100

4 Memproses usulan TKHI ke Pusat Kesehatan Haji Kemenkes RI 4 Surat usulan TKHI 200

5 Menerbitkan/meneruskan surat izin cuti tahunan 5 Surat Izin Cuti tahunan' 1260

6 Menerbitkan/meneruskan surat izin cuti melahirkan 6 Surat Izin Cuti melahirkan 50

7 Menerbitkan/meneruskan surat izin cuti besar 7 Surat Izin Cuti besar 15

8 Membuat usulan tunjangan kesejahteraan pegawai 8 SK TKP 2

9 Membuat usulan uang suka duka pegawai 9 Surat usulan dana suka duka 12

10 Membuat usulan cendramata bagi pensiun sesuai BUP 10 Surat usulan cendramata 1

11 Membuat usulan uang makan pegawai 11 Surat usulan uang makan 12

VII Pembinaan Pegawai 1 Membuat Daftar Penilaian Prestasi Kerja Pegawai (DP3) 1 DP3 Pegawai 1600

2 Memproses usulan perceraian 1 Surat pengantar beserta berkas perceraian 4

3 Memproses pelanggaran disiplin pegawai 2 SK Sanksi/Hukuman Pelanggaran Disiplin Pegawai 100


Unit Kerja :

NO Uraian Tugas Instruksi Kerja Hasil Kerja lama/waktuPRODUKPER TAHUN

I

II

III

IV

V

VI

VII


Unit Kerja :

NO Uraian Tugas Instruksi Kerja Hasil Kerja lama/waktu JUMLAHPRODUK

PER TAHUNI

II

III

IV

V

VI


Form 4 Beban Kerja1 Pengelolaan Persuratan dan Kearsipan

Uraian Tugas Pengelolaan Surat masuk dan Surat Keluar

Produk Yang Dihasilkan 1000 Surat masuk dan Surat KeluarFrekuensi 1 kali/Tahun

No Langkah Pelaksanaan Kegiatan Beban Kerja Per Kategori

2 3 4 5Kasub P.Komp Administrat Arsiparis Analis Pengantar surat

1 Pencatatan/agenda/File surat masuk 1 5 52 Penyerahan disposisi ke Kabag 1 5 53 Menerima disposisi surat masuk dari Kabag 1 2.5 2.54 Pengarahan disposisi surat masuk ke staf 1 5 55 Penyerahan disposisi untuk distribusi ke Ybs dari Kasubag 1 1 16 Menerima Surat keluar dari Kasubag/Kabag 1 3 37 Mencatat/agenda proses surat keluar ke Subag TU 1 10 108 Menerima surat untuk diserahkan ke unit kerja/ybs 1 5 5

Jumlah 26.5 5 0 0 21.5x x x x x

Jumlah Produk per tahun 1000 1000 1000 1000 1000Jumlah Total 5000 0 0 21500

KeteranganKolom (2) : Langkah Pelaksanaan Kegiatan adalah kegiatan yang dilaksanakan untuk menghasilkan produkKolom (3) : Frekuensi Pelaksanaan Kegiatan adalah frekuensi untuk melaksanakan kegiatan dalam setahunKolom (4) : Rata-rata waktu Kolom (5) : Beban Kerja merupakan perkalian Frekuensi dengan Norma Waktu [ kolom(3) x kolom(4)

Frekuensi Pelaksanaan

Kegiatan

Rata - rata

waktu

2 Pengolahan Data KepegawaianUraian Tugas Penyimpanan Arsip Aktif

Produk Yang Dihasilkan 3000 arsipFrekuensi 1 kali/Tahun



1 mencari alpabet nama pegawai 1 5 52 mengambil bundel arsip pegawai 1 3 33 memasukkan arsip ke bundel pegawai ybs 1 3 3

Jumlah 11 0 0 0 11 0x x x x x x

Jumlah Produk per tahun 3000 3000 3000 3000 3000Jumlah Total 0 0 0 33000 0

Keterangan Kolom (2) : Langkah Pelaksanaan Kegiatan adalah kegiatan yang dilaksanakan untuk menghasilkan produkKolom (3) : Frekuensi Pelaksanaan Kegiatan adalah frekuensi untuk melaksanakan kegiatan dalam setahunKolom (4) : Rata-rata waktu Kolom (5) : Beban Kerja merupakan perkalian Frekuensi dengan Norma Waktu [ kolom(3) x kolom(4)


Kegiatan

Rata - rata

waktu

3 Uraian Tugas Pembuatan / up date Data Base Pegawai di SIMK

Produk Yang Dihasilkan Daftar Pegawai (1500 Pegawai)Frekuensi 4 kali/Tahun



1 Menyiapkan berkas pegawai 4 5 202 Entri Data Elektronik 4 90 3603 Perapian Data Entri 4 20 805 Validasi Draft Printout Data Base Peg 4 20 80 806 Finalisasi entri data base pegawai 4 45 1807 Prinout Net Data Base pegawai /DUK 4 20 808 Menyimpan printou data base peg 4 5 20

Jumlah 205 80 820 0 0x x x x x

Jumlah Produk per tahun 1 1 1 1Jumlah Total 80 820 0 0



Kegiatan

Rata - rata

waktu

II Pengelolaan Adm SDM4 Uraian Tugas Pembuatan Surat tugas/izin meninggalkan tugas

Produk Yang Dihasilkan Surat tugas pegawaiFrekuensi 565



1 Menerima disposisi dari Direksi/Kabag 1 2 2Memberikan disposisi pembuatan surat tugas ke pelaksana 1 1 1

2 Membuat konsep surat tugas 1 15 15Validasi konsep surat tugas 1 5 5

3 Menaikkan konsep ke Kasubag/kabag 1 5 5 5Cetak surat tugas 1 5 5

4 Menandatangani/paraf surat tugas 1 5 5 255 Mencatat nomor surat tugas ke agenda dan stempel dinas 1 10 10

Meneruskan surat untuk ditandatangani Direksi 1 10 106 Membuat tanda terima surat tugas ke pegawai ybs 1 5 5

Jumlah 63 11 0 27 10 0 45x x x x x

Jumlah Produk per tahun 565 565 565 565 565 565Jumlah Total 6215 0 15255 5650 0 25425


5 Uraian Tugas Pembuatan Nota Dinas/PLH

Produk Yang Dihasilkan 60 Nota Dinas/PLH


Kegiatan

Rata - rata

waktu

Frekuensi 1x / tahun



1 Menerima disposisi dari Direksi/Kabag 1 2 2Memberikan disposisi pembuatan nota dinas ke pelaksana 1 1 1

2 Membuat konsep nota dinas 1 15 153 Menaikkan konsep ke Kasubag/kabag 1 2 1

Mencetak nota dinas/plh 1 10 104 Menandatangani/paraf nota dinas/plh 1 5 5 25

Meneruskan surat untuk ditandatangani Direktur USP/Dirut 1 10 105 Mencatat nomor surat tugas ke agenda dan stempel dinas 1 5 56 Membuat tanda terima surat tugas ke pegawai ybs 1 5 5

Jumlah 55 6 0 32 0 0 41x x x x x




Kegiatan

Rata - rata

waktu

6 Uraian Tugas Pembuatan SPPD

Produk Yang Dihasilkan SPPDFrekuensi 350 kali/Tahun



1 Memberikan disposisi ke pelaksana 1 2 22 Membuat konsep SPPD 1 10 103 Menaikkan konsep SPPD ke Kasubag untuk diparaf 1 2 2 24 Memberikan nomor SPPD & Stempel 1 10 10

Meneruskan SPPD untuk ditandatangani Dirut 1 10 105 Pencatatan dan Menyerahkan SPPD kepegawai ybs 1 5 5

Jumlah 39 4 0 25 12x x x x x

Jumlah Produk per tahun 350 350 350 350 350 350Jumlah Total 1400 0 8750 4200


7 Uraian Tugas Pembuatan Telaahan staf

Produk Yang Dihasilkan Telaahan stafFrekuensi 50 kali/Tahun



Kegiatan

Rata - rata

waktu


Kegiatan

Rata - rata

waktu


1 Memberikan disposisi ke pelaksana 1 2 22 Membuat konsep telaahan staf 1 120 120 1203 Koreksi konsep telaahan staf 1 10 10

Validasi ulang telaahan staf 1 15 15 154 Cetak telaahan staf 1 10 10 105 Paraf telaahan staf 1 3 36 Meneruskan telaahan staf ke Direktur USP/Dirut 1 10 10

Jumlah 170 15 0 145 0 145 10x x x x x

Jumlah Produk per tahun 50 25 24 25 50Jumlah Total 750 0 3625 0 3625 500


8 Uraian Tugas Pembuatan surat izin pembuatan paspor

Produk Yang Dihasilkan Surat izin pasporFrekuensi 100 kali/Tahun



1 Pengarahan /disposisi surat masuk 1 2 22 Membuat konsep surat izin pembuatan paspor 1 10 103 Menaikkan konsep surat ke Kasubag 1 2 2

Mencetak surat izin pembuatan paspor 1 5 5Tandatangan surat 1 3 3

4 Mengagendakan dan stempel dinas 1 5 5

Jumlah 27 7 0 20 0x x x x x



9 Uraian Tugas Pembuatan SK Non PNS

Produk Yang Dihasilkan 420 SK Non PNSFrekuensi 1 kali/Tahun


2 3 4 5


Kegiatan

Rata - rata

waktu


Kegiatan

Rata - rata

waktu

Kasub P.Komp Administrat Arsiparis Analis Pengantar surat

1 Membuat data based SK non PNS 420 10 42002 Mencetak konsep SK non PNS 420 5 21003 Paraf konsep SK Non PNS ke kasubag 420 5 21004 Koreksi SK 200 5 10005 Meneruskan SK non PNS ke Direksi untuk ditangani 20 10 2006 Memberikan nomor SK dan stempel dinas 420 6 25207 Mengagendakan SK 420 5 21008 Mengarsipkan SK 420 3 1260

Jumlah 49 2100 0 10660 2720x x x x x



10 Uraian Tugas Pembuatan surat perjanjian kerja non pns

Produk Yang Dihasilkan SK perjanjian kerja non pnsFrekuensi 420 kali/Tahun



1 Membuat data based perjanjian kerja non PNS 420 10 42002 Mencetak SK perjanjian kerja Non PNS 420 5 21003 Paraf konsep SK perjanjian kerja ke kasubag 420 3 1260

Koreksi SK 200 5 10004 Meneruskan SK perjanjian kerja ke Direksi untuk ditangani 20 10 2005 Memberikan nomor SK dan stempel dinas 420 6 25206 Mengagendakan SK 420 5 21007 Mengarsipkan SK 420 2 840

Jumlah 46 1260 0 10240 2720x x x x x



10 Uraian Tugas Pembuatan KP4

Produk Yang Dihasilkan KP4Frekuensi 1kali/Tahun

Langkah Pelaksanaan Kegiatan Beban Kerja Per Kategori


Kegiatan

Rata - rata

waktu


Kegiatan

Rata - rata

waktu

Langkah Pelaksanaan Kegiatan Beban Kerja Per Kategori


Mengentrikan data KP4 pegawai 1 10 10Mencetakkan KP4 1 5 5Meneruskan KP4 ke Kasubag / kabag untuk ditandatangani 1 1 1Memberi stempel dinas 1 1 1

Jumlah 17 1 15 0 1x x x x x



11 Uraian Tugas Seleksi Administrasi CPNS Produk Yang Dihasilkan Daftar Peserta yang lulus seleksi Administrasi CPNS Frekuensi 1 kali/Tahun



Menjemput berkas ke Kantor POS 1 30 30Serah terima berkas dari petugas penjemput ke Penanggung jawa 1 15 15 15

Menerima berkas lamaran CPNS 1 120 120 960 120 840 120

Melakukan seleksi berkas lamaran sesuai ketentuan 1 1800 60 9000 1800 7200 1800


Kegiatan

Rata - rata

waktu


Kegiatan

Rata - rata

waktu

Paraf berkas yang memenuhi syarat 1 120 120 600 120 480 120

Validasi ulang berkas yang memenuhi syarat 1 1800 1800 1800 7200 3600

Membuat BAP berkas yang tidak memenuhi persyaratan 1 120 120 120 840 120 720

1 240 240 240 1200 240 960 240

Mengawas Ujian 1 360 360 360 2880 360 2160 360

Jumlah 4605 2715 2280 19845 2760 13800 2280x x x x x



11 Uraian Tugas Seleksi wawancara CPNS/Non PNSProduk Yang Dihasilkan Daftar Peserta yang lulus seleksi wawancaraFrekuensi 1 kali/Tahun



1 30 30

1 60 60

Mewawancarai calon pegawai sesuai criteria 1 1800 1800

Mengelompokkan berkas yang tidak memenuhi syarat pada kotak/tempat yang telah ditetapkan


Kegiatan

Rata - rata

waktu

Panitia seleksi membagikan daftar nama calon pegawai yang akan mengikuti seleksi wawancara

Panitia seleksi memanggil calon pegawai untuk menghadap petugas pewawancara

1 60 60

1 120 120Mengumumkan Hasil seleksi berdasarkan hasil rapat dengan Direksi 1 30 30 30

Jumlah 2100 2010 0 120 0 0 0x x x x x


KeteranganKolom (2) : Langkah Pelaksanaan Kegiatan adalah kegiatan yang dilaksanakan untuk menghasilkan produkKolom (3) : Frekuensi Pelaksanaan Kegiatan adalah frekuensi untuk melaksanakan kegiatan dalam setahun

Memberikan nilai dan rekomendasi atas hasil wawancara yang telah dilakukan

Melaporkan hasil seleksi wawancaran calon pegawai yang akan diterima ke Direksi

Kolom (4) : Rata-rata waktu Kolom (5) : Beban Kerja merupakan perkalian Frekuensi dengan Norma Waktu [ kolom(3) x kolom(4)

11 Uraian Tugas Seleksi PsikotestProduk Yang Dihasilkan Daftar Pegawai Yang Lulus Seleksi PsikotestFrekuensi 1 kali/Tahun



1 30 30

Melakukan psikotes sesuai ketentuan yang berlaku 1 180 180 180

1 120

Psikolog memberikan hasil psikotes ke panitia seleksi 1 20 20 20Panitia melaporkan hasil seleksi psikotes calon pegawai yang akan diter 1 120 120

Jumlah 470 140 0 230 0 180 0x x x x x



4Kolom (5) : Beban Kerja merupakan perkalian Frekuensi dengan Norma Waktu [ kolom(3) x kolom(4)


Kegiatan

Rata - rata

waktu

Menyerahkan daftar nama calon pegawai yang akan mengikuti psikotes ke psikolog

Memberikan nilai dan rekomendasi atas hasil wawancara yang telah dilakukan

9 Uraian Tugas Melaksanakan rekruitmen pegawai Non PNSProduk Yang Dihasilkan Daftar pegawai Non PNSFrekuensi 1 kali/Tahun



1 Membuat formasi sesuai kebutuhan di RSUP Dr. M. Djamil Padang. 1 120 120 1202 Membuat pengumuman rekruitmen Pegawai Non PNS 1 20 103 Seleksi administrasi 1 1080 1080 1080 1080 1080 1080 4 Mengonsep jadwal kegiatan 1 20 20

5 1 30 306 1 10 10

Mengawas ujian 1 360 360 360 360 360 360 360

7 1 10 10 108 Mempersiapkan bahan untuk psikotest dan wawancara 1 60 60

9 1 30 3010 Membuat surat untuk layanan orientasi 1 15 15

Koreksi dan paraf surat 1 10 10 10Mengantar surat untuk layanan orientasi 1 10 10Jumlah 1775 480 1440 1755 1440 1440 1460

x x x xJumlah Produk per tahun 1 1 1 1 1 1Jumlah Total 480 1440 1755 1440 1440 1460

KeteranganKolom (2) : Langkah Pelaksanaan Kegiatan adalah kegiatan yang dilaksanakan untuk menghasilkan produkKolom (3) : Frekuensi Pelaksanaan Kegiatan adalah frekuensi untuk melaksanakan kegiatan dalam setahunKolom (4) : Rata-rata waktu


Kegiatan

Rata - rata

waktu

Membuat panggilan/pengumuman untuk pelamar yang memenuhi syarat Membuat pengumuman untuk mengikuti tes tertulis.

Meneruskan peserta yang lulus seleksi/ tes tertulis ke Komite Keperawatan (untuk perawat)

Membuat pengumuman kepada calon pegawai yang lulus seluruh proses seleksi.

Kolom (5) : Beban Kerja merupakan perkalian Frekuensi dengan Norma Waktu [ kolom(3) x kolom(4)

III Pengembanagan Pegawai10 Uraian Tugas Menyampaikan usulan Pra Jabatan CPNS ke Biro Kepegawaian

Produk Yang Dihasilkan Daftar Usulan Pra Jabatan CPNS Frekuensi 1 kali/Tahun



1 Menerima disposisi Kabag und Prajabatan CPNS 1 2 22 Membuat pengumuman prajabatan ke unit kerja 1 10 53 Menyiapkan berkas dan data peserta pra jabatan 1 30 304 Membuat konsep surat rekap usulan prajabatan 1 10 105 Paraf konsep surat 1 26 Mencetak surat pra jabatan 1 5 57 Meneruskan surat ke Dir USP 1 10 108 Mengagendakan surat usulan pra jabatan 1 5 5

Jumlah 74 2 0 50 15x x x x




Kegiatan

Rata - rata

waktu

11 Uraian Tugas Membuat surat edaran ke unit kerja

Produk Yang Dihasilkan 1 surat edaran ke unit kerjaFrekuensi 24 kali/Tahun


2 3 4 gani 5Kasub P.Komp Administrat Arsiparis Analis Pengantar surat

1 Menerima disposisi dari kabag 24 5 1202 Membuat konsep surat sesuai disposisi Dirut 24 15 3603 Cetak konsep surat 24 5 1204 Validasi konsep surat 24 5 120 1205 Cetak net surat 24 5 1206 Paraf surat 24 2 487 Meneruskan surat untuk ditandatangani Dir. USP/Dirut 24 10 2408 mengagendakan surat dimaksud (stempel/nomor surat) 24 10 15

Mendistribusikan surat ke masing-masing unit kerja 24 180 4320Mengarsipkan 24 10 240Jumlah 247 288 0 960 4575

x x x xJumlah Produk per tahun 1 1 1 1 1 1 1Jumlah Total 247 288 0 960 4575



Kegiatan

Rata - rata

waktu

13 Uraian Tugas Melakukan Up date data SIMKProduk Yang Dihasilkan data SIMK up to dateFrekuensi 4 x/tahun



1 Memvalidasi berkas mutasi : SK pangkat/KGB/pindah/pensiun 4 180 7202 Melakukan up date data SIMK 4 240 960

Jumlah 420 0 1680 0 0x x x x

Jumlah Produk per tahun 1 1 1 1 1 1 1Jumlah Total 420 0 1680 0 0



Kegiatan

Rata - rata

waktu

14 Uraian Tugas Membuat usulan Kartu Pegawai ke Biro Kepegawaian

Produk Yang Dihasilkan Surat usulan Kartu Pegawai ke Biro KepegawaianFrekuensi 3 kali/Tahun



1 Memvalidasi berkas usulan kartu pegawai 40 5 2002 Membuat konsep surat usulan 3 10 30

Cetak konsep usulan 3 5 15Validasi surat usulan 3 5 15 15Cetak net surat usulan karpeg 3 5 15

3 Paraf Surat 3 2 6 64 Meneruskan surat untuk ditandatangani Dir.USP 3 10 305 Mengagendakan surat usulan kartu pegawai 3 10 306 Menyusun berkas usulan 40 5 2007 Mengirimkan berkas ke Ropeg 3 10 30

Jumlah 67 21 0 275 296x x x x




Kegiatan

Rata - rata

waktu

15 Uraian Tugas Membuat usulan Taspen ke Biro Kepegawaian

Produk Yang Dihasilkan Surat usulan Taspen ke Biro KepegawaianFrekuensi 3 kali/Tahun



1 Memvalidasi berkas usulan taspen 40 5 2002 Membuat konsep surat usulan 3 10 30

Cetak konsep surat usulan 3 5 15Validasi konsep 3 5 15Cetak surat usulan 3 5 15

3 Paraf surat usulan 3 3 94 Meneruskan surat untuk ditandatangani Dir.USP 3 10 305 Mengagendakan surat usulan kartu pegawai 3 5 15

Memvalidasi ulang kelengkapan berkas ke Biro Kepegawaian 40 5 200Mengirimkan berkas ke Ropeg 3 10 30

Jumlah 63 9 0 475 0 0 45x x x x

Jumlah Produk per tahun 1 1 1 1 1 1 1Jumlah Total 63 9 0 475 0 0 45



Kegiatan

Rata - rata

waktu

IV Mutasi Pegawai

17 Uraian Tugas Membuat usulan Penghargaan masa kerja ke Biro kepegawaian

Produk Yang Dihasilkan Surat usulan Penghargaan masa kerja ke Biro kepegawaianFrekuensi 2 kali/Tahun



1 Menerima disposisi Kabag tentang penghargaan 1 2 22 Menerima berkas usulan penghargaan pegawai 150 5 7503 Memvalidasi berkas usulan penghargaan 150 5 7504 Melegalisir berkas usulan 150 3 4505 Tanda tangan legalisir berkas 150 2 3006 Membuat konsep surat ke Biro Kepegawaian 2 15 307 Mencetak konsep surat usulan penghargaan 2 10 208 Koreksi surat usulan 2 5 109 cetak net surat usulan 2 5 10

10 Paraf surat usulan 2 2 411 Meneruskan surat untuk ditandatagani Dir USP 2 10 2012 Menyusun berkas sesuai surat usulan 150 4 30013 Mengirimkan berkas ke Biro Kepegawaian 2 15 30

Jumlah 83 326 0 2330 0x x x x




Kegiatan

Rata - rata

waktu

18 Uraian Tugas Membuat usulan TKHI ke Pusat Kesehatan Haji Kemenkes RI

Produk Yang Dihasilkan Usulan TKHI ke Pusat Kesehatan Haji Kemenkes RIFrekuensi 1 kali/Tahun



1 Menerima disposisi Kabag tentang TKHI 1 5 52 Menerima berkas TKHI pegawai 200 5 10003 Memvalidasi berkas 200 5 10004 Melegalisir berkas TKHI 200 3 6005 Tanda tangan legalisir berkas 200 3 6006 Membuat konsep surat ke Biro Kepegawaian 1 15 157 Mencetak konsep surat usulan TKHI 1 3 38 Koreksi surat usulan 1 3 39 cetak net surat usulan 1 5 5

10 Paraf surat usulan 1 2 211 Meneruskan surat untuk ditandatagani Dir USP 1 10 1012 Menyusun berkas sesuai surat usulan 200 10 200013 Mengirimkan berkas ke Biro Kepegawaian 1 15 15

Jumlah 44 608 0 4625 10x x x x



20 Uraian Tugas Membuat surat izin cuti melahirkan Non PNS


Kegiatan

Rata - rata

waktu

Produk Yang Dihasilkan 5 surat cuti melahirkanFrekuensi 1 kali/Tahun



1 Mencatat TMT cuti bersalin pegawai ke buku cuti bersalin 1 5 5

2 Mencatat cuti pegawai ke kartu kendali cuti 1 5 5

3 1 5 5

Cetak surat cuti 1 5 5

4 Paraf surat cuti 1 2 2

Mengagendakan surat cuti 1 5 55 Memberikan surat cuti ke ybs dan tembusannya ke unit kerja terkait 1 5 5

Jumlah 32 2 0 30 0x x x x



19 Uraian Tugas Pembuatan surat izin cuti tahunan Non PNSProduk Yang Dihasilkan 200 surat izin cuti tahunan Non PNS Frekuensi 1 kali/Tahun



Kegiatan

Rata - rata

waktu

Mengentrikan data cuti pegawai


Kegiatan

Rata - rata

waktu


1 Menghitung jumlah hari cuti tahunan pegawai 1 3 3

3 Mengentrikan data cuti pegawai 1 5 5

4 Cetak surat cuti 1 5 5


6 Mengagendakan surat cuti pegawai, stempel 1 5 5

7 1 5 5

8 Mengarsipkan berkas cuti 1 5 5




Memberikan surat cuti dan tembusannya ke pegawai ybs/unit kerja terkait

19 Uraian Tugas Pembuatan surat izin cuti tahunan

Produk Yang Dihasilkan 960 surat izin cuti tahunan PNS Frekuensi 1 kali/Tahun



1 Menghitung jumlah hari cuti tahunan pegawai 1 2 2





6 Mengagendakan surat cuti pegawai, stempel 1 5 5

7 1 5 5

8 Mengarsipkan berkas cuti 1 5 5





Kegiatan

Rata - rata

waktu

Memberikan surat cuti dan tembusannya ke pegawai ybs/unit kerja terkait

20 Uraian Tugas Menerbitkan/meneruskan surat izin cuti melahirkan

Produk Yang Dihasilkan 50 surat cuti melahirkanFrekuensi 1 kali/Tahun



1 Mencatat TMT cuti bersalin pegawai ke buku cuti bersalin 1 5 5


3 1 5 5

Cetak surat cuti 1 5 5

4 Paraf surat cuti 1 2 25 Memberikan surat cuti ke ybs dan tembusannya ke unit kerja terkait 1 5 5





Kegiatan

Rata - rata

waktu

Mengentrikan data cuti pegawai

21 Uraian Tugas Menerbitkan surat izin cuti besar

Produk Yang Dihasilkan 15 surat izin cuti besarFrekuensi 1 kali/Tahun



1 Mencatat TMT cuti besar pegawai ybs 1 5 5





6 1 15 15

7 1 10 10

8 Cetak surat SPMT 1 5 5

9 Tandatangan SPMT 1 5 5 5

10 Mengirimkan SPMT ke Subbag Perbendaharaan. 1 10 10


Jumlah Produk per tahun 15 15 15 15Jumlah Total 0 105 0 930 0



Kegiatan

Rata - rata

waktu

Mengirimkan tembusan cuti pegawai tsb ke ybs/unit kerja terkait

Membuat surat keterangan aktif setelah pegawai selesai melaksanakan cuti besar

22 Uraian Tugas Membuat usulan SK kesejahteraan pegawai

Produk Yang Dihasilkan 2 SK Dirut (tunjangan kesejahteraan pegawai & suka duka )Frekuensi 1x /tahun



1 Menerima disposisi Direksi 1 3 32 Penjelasan kepada staf terkait 1 5 5 53 Membuat konsep surat keputusan 1 30 304 Koreksi konsep 1 10 10 105 Paraf konsep SK 1 4

Cetak SK 1 5 56 Meneruskan konsep surat keputusan ke Dirut 1 10 107 Koreksi surat keputusan 1 5 58 Cetak surat keputusan 1 5 59 Paraf net surat keputusan 1 1 1

10 Meneruskan SK ke Dirut 1 10 1011 Mengedarkan SK ke unit kerja 1 20 20

Jumlah 108 19 0 60 40x x x x

Jumlah Produk per tahun 2 2 2 2 2Jumlah Total 216 38 0 120 80 KeteranganKolom (2) : Langkah Pelaksanaan Kegiatan adalah kegiatan yang dilaksanakan untuk menghasilkan produkKolom (3) : Frekuensi Pelaksanaan Kegiatan adalah frekuensi untuk melaksanakan kegiatan dalam setahunKolom (4) : Rata-rata waktu Kolom (5) : Beban Kerja merupakan perkalian Frekuensi dengan Norma Waktu [ kolom(3) x kolom(4)


Kegiatan

Rata - rata

waktu

23 Uraian Tugas Membuat usulan uang suka duka pegawai

Produk Yang Dihasilkan 12 surat usulan uang suka duka pegawaiFrekuensi 1 kali/Tahun



1 Menerima surat rawatan pegawai 1 30 302 Mencatat nama pegawai/keluarganya yang dirawat 1 20 203 Membuat konsep surat usulan dana suka duka 1 15 154 Koreksi konsep 1 5 55 Mencetak surat usulan dana suka duka untuk ditandatangani Direk 1 5 56 Paraf surat usulan 1 2 27 Meneruskan SK ke Direktur 1 10 108 Meneruskan SK Yang telah ditandatangani Direksi ke Bag. PMD 1 10 109 Mengambil dana ke PMD (bendaharawan) 1 20 20

10 Memberikan dana suka duka kepada pegawai ybs 1 30 30

Jumlah 147 2 0 95 20x x x x




Kegiatan

Rata - rata

waktu

24 Uraian Tugas Membuat usulan cendramata bagi pensiun sesuai BUPProduk Yang Dihasilkan 1 Daftar Usulan TaspenFrekuensi 1 kali/Tahun



1 Menerima data pegawai pensiun dari staf terkait 1 10 102 Membuat konsep surat usulan pemberian cendramata 1 20 20

3 Koreksi konsep surat usulan 1 5 5 54 Mencetak surat usulan dana cendramata 1 5 5

Paraf surat usulan 1 2 2 2Meneruskan Surat ke Direksi 1 10 10

5 Meneruskan SK ke Bag. PMD 1 5 56 Mengambil dana ke PMD (bendaharawan) 1 15 157 Menyerahkan cendramata kepada pegawai ybs 1 30 30

Jumlah 102 7 0 87 15x x x x




Kegiatan

Rata - rata

waktu

25 Uraian Tugas Membuat usulan uang makan pegawai

Produk Yang Dihasilkan 1 laporan uang makan pegawaiFrekuensi 12 kali/Tahun



1 Mengentrikan data rekap absensi pegawai 1 720 7202 Mencetak konsep rekap absensi 1 30 303 Validasi konsep rekap absensi 1 720 7204 Mencetak rekap absensi untuk ditandatangani Kasubag, Kabag 1 30 305 Paraf laporan uang makan 1 5 56 Mengirimkan rekap absensi ke Bag PMD 1 20 207 Koreksi dan validasi absensi pasca pembayaran 1 60 60

Jumlah 1585 5 0 1580 0x x x x



Contoh FORM 4: pembuatan DP3


Kegiatan

Rata - rata

waktu

26 Uraian Tugas Membuat Daftar Penilaian Prestasi Kerja Pegawai (DP3)

Produk Yang Dihasilkan DP3Frekuensi 1 kali/Tahun

FORM 4



1 Menyerahkan blangko DP3 ke semua unit kerja 1 2 22 Menerima pra nila DP3 1 1 13 Pengetikan DP3 1 5 54 Menyerahkan DP3 ke pegawai ybs untuk diperbanyak 1 5 5

5 1 2 26 Menerima DP3 dari Kabag untuk disetempel/disimpan 1 5 57 Menyerahkan DP3 ke pegawai ybs untuk proses kepegawaian 1 5 58 Mengarsipkan DP3 pgawai ybs sesuai profesi 1 5 5





Kegiatan

Rata - rata

waktu

Tanda Tangan DP3 pegawai ke kasubag/kabag sesuai direktorat terkait

27 Uraian Tugas Memproses usulan perceraian

Produk Yang Dihasilkan 4 usulan perceraianFrekuensi 1 kali/Tahun



1 Menerima disposisi Kabag untuk proses perceraian 1 2 22 Membuat konsep surat panggilan 6 5 30

Cetak konsep 6 5 30validasi konsep 6 5 30Cetak surat panggilan 3 5 15

3 Menandatangani surat panggilan 6 1.5 94 Mengantarkan surat panggilan ke pegawai/unit kerja 4 15 605 Mencetak format berita acara pemeriksaan 2 5 106 Membuat berita acara pemeriksaan 2 30 60 607 Memvalidasi berkas pegawai ybs 1 10 108 Melegalisir berkas 1 5 59 Tandatangan legalisir berkas 1 3 3

10 Membuat konsep surat 1 5 511 Meminta persetujuan kasubag 1 0.5 0.512 Mencetak surat 1 5 513 Paraf surat usulan 1 1 114 Meneruskan surat ke Direktur USP 1 10 1015 Meminta nomor surat ke Bag Umum 1 5 516 Memvalidasi ulang seluruh berkas perceraian 1 10 1017 Mengirimkan surat ke Biro Kepegawaian 1 10 1018 Monitoring ke Ropeg 1 10 10

Jumlah 148 113.5 0 177 90x x x x

Jumlah Produk per tahun 4 4 4 4 4


Kegiatan

Rata - rata

waktu

Jumlah Total 592 454 0 708 360


26 Uraian Tugas Membuat SK RotasiProduk Yang Dihasilkan 50 SK RotasiFrekuensi 1 kali/Tahun



1 Menerima disposisi Dirut 1 1 1

2 Membuat konsep SK rotasi sesuai diposisi Direktur Utama. 1 10 10

3 Mencetak konsep SK rotasi sesuai diposisi Direktur Utama. 1 5 5

4 Koreksi SK rotasi 1 2 2 2

5 Mencetak SK rotasi 1 5 5

6 Paraf SK rotasi 1 2 2

7 Meneruskan SK rotasi ke Direktur terkait 1 10 10

8 Meminta nomor SK dan stempel 1 10 10

9 1 20 20

10 Mengarsipkan SK Rotasi 1 5 5

Jumlah 70 5 0 27 40x x x x



Kegiatan

Rata - rata

waktu

Mengirimkan SK rotasi ke pegawai yang bersangkutan serta unit kerja tekait

KeteranganKolom (2) : Langkah Pelaksanaan Kegiatan adalah kegiatan yang dilaksanakan untuk menghasilkan produkKolom (3) : Frekuensi Pelaksanaan Kegiatan adalah frekuensi untuk melaksanakan kegiatan dalam setahunKolom (4) : Rata-rata waktu

Kolom (5) : Beban Kerja merupakan perkalian Frekuensi dengan Norma Waktu [ kolom(3) x kolom(4)

28 Uraian Tugas Memproses pelanggaran disiplin pegawai

Produk Yang Dihasilkan 30 SK penjatuhan hukuman disiplinFrekuensi 1 kali/Tahun



1 Menerima disposisi Kabag proses pelanggaran disiplin 1 5 52 Membuat konsep surat panggilan 1 10 103 Cetak konsep surat panggilan 1 5 54 Validasi konsep surat panggilan 1 5 5 55 Cetak net surat panggilan 1 5 56 Menandatangani surat panggilan 1 2 27 Mengantarkan surat panggilan ke pegawai/unit kerja 1 15 158 Membuat konsep format berita acara pemeriksaan 1 10 109 Mencetak format berita acara pemeriksaan 1 5 5

10 Membuat berita acara pemeriksaan 1 30 30 3011 Membuat konsep surat penjatuhan hukuman disiplin 1 20 2012 Meminta persetujuan kasubag, kabag 1 5 513 Validasi ulang surat penjatuhan hukuman 1 10 1014 Mencetak surat untuk di paraf kasubag, kabag 1 3 315 Paraf net surat 1 5 516 Meneruskan surat ke Direktur USP 1 10 1017 Meminta nomor surat ke Bag Umum 1 5 518 Memvalidasi seluruh berkas pembinaan pegawai 1 15 15

19 1 15 1520 Mengarsipkan surat 1 5 5

Jumlah 185 52 0 118 45x x x x

Jumlah Produk per tahun 30 30 30 30


Kegiatan

Rata - rata

waktu

Mengirimkan surat penjatuhan hukuman disiplin ke ybs serta unit kerja terkait

Jumlah Total 1560 0 3540 1350


JUMLAH KESELURUHAN 32892 13720 182170 42850 19045 80251KeteranganKolom (2) : Langkah Pelaksanaan Kegiatan adalah kegiatan yang dilaksanakan untuk menghasilkan produkKolom (3) : Frekuensi Pelaksanaan Kegiatan adalah frekuensi untuk melaksanakan kegiatan dalam setahunKolom (4) : Rata-rata waktu Kolom (5) : Beban Kerja merupakan perkalian Frekuensi dengan Norma Waktu [ kolom(3) x kolom(4)


Form 6 Kebutuhan SDM

Kategori Beban Kerja Waktu Sub Kebutuhan SKK SKI Kebutuhan SDMSDM Per Tahun Tersedia SDM

per Tahun1 2 3 4 5 6 7

Kepala Subbag 32892 103320 0.318351 1.144947 0.4548974 0.81939Administrator 182170 103320 1.763163 1.144947 0.4297329 2.44846Analis Kepegawaian 19045 103320 0.184330 1.144947 0.4065041 0.61755Pranata Komputer 13720 103320 0.132791 1.144947 0.0557491 0.20779Arsiparis 42850 103320 0.414731 1.144947 0.0127758 0.48762Pengantar surat 80251 103320 0.776723 1.144947 0.0127758 0.90208(seluruh staf = orang)

JUMLAH TOTAL KEBUTUHAN SDM SUBBAG ADM SDM 5.48290

Kolom 7 = (kolom 4 x kolom 5) + kolom 6Pegawai di Subag Adm SDM 11Kebutuhan 8

Form 5 Faktor Kelonggaran

Faktor Kelonggaran Kategori

Kategori Kegiatan Frekuensi Waktu Jumlah WaktuSDM per Tahun Tersedia

per Tahunkali/tahun menit/hari menit/hari

Kepala Subbag 1 Upacara Bendera 12 120 1440 103320Administrator 2 Senam Kesegaran Jasmani (SKJ) 52 90 4680Analis Kepegawaian 3 Peringatan acara keagamaan 52 90 4680Pranata Komputer 4 Apel Pagi 52 30 1560Arsiparis 5 out bond 2 360 720Pengantar surat

Jumlah Faktor Kelonggaran Kategori (FKK) 13080Faktor Kelonggaran Kategori (FKK) 0.126597

STANDAR KELONGGARAN KATEGORI (SKLG)=1:(1-FKK) 1.144947

Faktor Kelonggaran Individu

Kategori Kegiatan Frekuensi Waktu Jumlah WaktuSDM per Tahun Tersedia

per Tahunkali/tahun jam/menit jam/menit

Kasubag 1 Rapat Tupoksi 100 180 18000 1033202 Dinas Tupoksi 50 360 180003 Rapat penunjang tupoksi (HKN,Korpri 10 120 12004 Dinas diluar Tupoksi 10 980 9800

47000STANDAR KELONGGARARAN INDIVIDU (SKI) 0.454897

103320Staf Analis Kepegawaian 1 Rapat Tupoksi 100 120 12000

2 Dinas Tupoksi 50 360 180003 Dinas diluar tupoksi 100 120 12000

42000STANDAR KELONGGARARAN INDIVIDU (SKI) 0.406504SKI = 0,27 = 27,4 % per hari diluar tugas rutin

103320Administrator 1 Rapat Tupoksi 100 120 12000

2 Dinas Tupoksi 50 360 180003 Rapat penunjang tupoksi (HKN,Kop, 120 120 14400

Dewan Pengawas,Jamkesmas,Askeskin,dll)44400

STANDAR KELONGGARARAN INDIVIDU (SKI) 0.429733

103320Staf Arsiparis 1 Rapat Tupoksi 5 120 600

2 Dinas Tupoksi 2 360 7201320

STANDAR KELONGGARARAN INDIVIDU (SKI) 0.012776SKI = 0,27 = 27,4 % per hari diluar tugas rutin

103320Pengantar surat 1 Rapat Tupoksi 5 120 600

2 Dinas Tupoksi 2 360 720

1320STANDAR KELONGGARARAN INDIVIDU (SKI) 0.012776SKI = 0,27 = 27,4 % per hari diluar tugas rutin

103320Staf Pranata Komputer 1 Rapat Tupoksi 12 120 1440

2 Dinas Tupoksi 12 360 43205760

STANDAR KELONGGARARAN INDIVIDU (SKI) 0.055749SKI = 0,27 = 27,4 % per hari diluar tugas rutin

beban kerja subag adm sdm

Documents