sponsors para tu evento

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Eventos sociales

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  • Cmo obtener y mantener Patrocinadores para tu evento 2

    Las empresas buscan los caminos ms efectivos para llegar a sus audiencias. Y una de las opciones que ms beneficios les brinda es el patrocinio de eventos. Lograr una relacin de patrocinio excelente y que los sponsors decidan renovar su apoyo nuevamente con el evento, depender de si consiguieron cumplir con sus objetivos de negocio. Hay una gran brecha entre cmo los organizadores del evento y los patrocinadores determinan el valor que les aporta el evento. En la mayora de los casos, los organizadores ofrecen beneficios genricos a los sponsors (colocacin del logotipo, pruebas del producto, etc). Y desde el punto de vista de los patrocinadores, los eventos son un medio para conseguir determinados objetivos comerciales. Por lo tanto, lo primero que hay que hacer es averiguar cules son los objetivos de negocio del patrocinador. Para poder captar patrocinadores para tu evento te recomendamos que tengas en cuenta las necesidades individuales de cada uno de ellos. Crear una lista de opciones personalizadas permitir que logren cumplir sus objetivos comerciales. De esta forma, podrs realizar excelentes acciones en conjunto y ellos estarn interesados en continuar colaborando para futuros eventos.

    Resumen

  • Cmo obtener y mantener Patrocinadores para tu evento3

    Lo primero que te sugerimos es entender cmo los patrocinadores llegan a su pblico objetivo y cmo varios factores influyen en determinar cul es la mejor opcin para cada sponsor.

    Por ejemplo, digamos que tens una marca que busca llegar a nuevos clientes o mejorar su relacin con los ya existentes. Qu haras para atraerlos?

    Examinemos el siguiente cuadro con 6 posibles canales:

    Por qu los eventos son importantes para los patrocinadores?

    Lo ms importante de este cuadro es entender que cada mtodo vara en cuanto al alcance, la calidad del contenido, la construccin de tu comunidad y el costo por persona.

    As, por ejemplo, la publicidad en TV llega a una enorme audiencia, sin embargo la calidad de los mensajes es baja, lo que significa que no tens manera de saber cul es el estado de nimo de la audiencia en el momento que mira tu comercial o si le estn prestando atencin. El envo de emails, prensa y social media son una excelente opcin pero por ejemplo si

    Alcance Calidad del mensaje ComunidadCosto

    por persona

    Publicidad

    Prensa

    Web

    Social media

    Email

    Eventos en vivo

    Alto

    Medio

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    Medio/Alto

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  • Cmo obtener y mantener Patrocinadores para tu evento 4

    vends automviles estos canales no te brindan la posibilidad de que la audiencia pueda tocar, oler y probar tus modelos. Slo podrn hacerlo en eventos en vivo!

    Los eventos en vivo te acercan a una menor cantidad de personas pero resultan ms efectivos en la calidad del mensaje, la construccin de la comunidad y el costo. En estos eventos podrs controlar desde cmo se sienten, qu escucharn, qu vern, qu comern, etc. Los participantes asisten al evento largas horas en comparacin con los 30 segundos que vieron un comercial. Por eso, tens una enorme cantidad de tiempo para sorprenderlos e impactarlos. Adems, es mejor construir una comunidad con interacciones cara a cara (las cuales slo suceden en eventos en vivo).

    Silicon Prairie News - BigOmaha11_4689

    Los medios tradicionales de comunicacin pierden fuerzaLos medios de comunicacin tradicionales estn perdiendo fuerza. Las personas se enteran de las noticias por blogs, diarios online, etc. En cuanto a la televisin, cada vez se consumen ms programas online sin anuncios y en cuanto a la radio, cada vez ms gente escucha msica online o se descarga canciones de Internet.

    Por lo tanto, las empresas se ven obligadas a buscar otras maneras de llegar a su pblico objetivo.

    Redes sociales y alcanceUn acontecimiento muy importante ha sido la explosin del social media. Esto ha tenido un gran efecto sobre la relacin costo-beneficio de los eventos en vivo. Porque ahora, el lmite no es la cantidad de personas a las

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    Una pequea tarea extra que se debe realizar desde el primer momento, para que la relacin entre el organizador y el patrocinador prospere en un futuro, es sentar las bases y definir los trminos y condiciones para lograr un resultado exitoso.

    Para el organizadorEl organizador, para poder realizar el evento necesita dinero. Si logra un buen apoyo econmico por parte del patrocinador, ya habr recibido el aporte que necesita. Aunque existen varios ejemplos en donde al patrocinador se le pide hacer otras cosas adems del apoyo econmico.

    Para el patrocinadorPor otro lado, es imposible saber si un evento est aportando valor a un patrocinador sin primero definir lo que constituye un valor para ambas partes. Este es quizs el rea de mayor desacuerdo y falta de comunicacin entre organizadores y patrocinadores.

    Muchas veces los organizadores asumen que aportan valor con la exposicin de la marca en la audiencia o colocando un logo hasta el cansancio. El patrocinador, por otro lado, evala estas acciones como un medio para lograr un fin, como por ejemplo una cierta cantidad de ventas.

    Un ejemplo simple Una buena forma de ver esto es pensar en poner un aviso del evento en algn diario local. Supongamos que te interesa sacar un anuncio de pgina

    Definiendo el valor

    que se llega con un evento en vivo sino que gracias a las redes sociales, las personas publican informacin del evento, sus contactos la comparten y el alcance es positivo ya que equivale a todas aquellas personas que vieron un tweet, una publicacin en facebook, ect. sobre lo increble que estuvo el evento.

    Esto hace que los eventos en vivo sean los ms efectivos para alcanzar los objetivos de marketing de un sponsor gracias a la excelente relacin costo - beneficio.

  • Cmo obtener y mantener Patrocinadores para tu evento 6

    completa por $25.000 aproximadamente para promover tu evento. El diario te est vendiendo el espacio, pero en ltima instancia, el espacio no es lo que quers; sino que es un medio para lograr un fin, que es vender ms entradas al evento.

    Ahora, supongamos que no vends ninguna entrada como resultado de ese aviso y ni siquiera recibs una llamada por telfono. El diario te llama para renovar el anuncio para la semana prxima, y cuando les decs que no has recibido nada por el aviso, te ofrecen cobrarte $15.500. Te parece buena idea? Tal vez el diario cree que s, pero para vos no lo es. Si no vendiste entradas con el anuncio de $25.000, es muy probable que tampoco lo hagas pagando menos dinero.

    Entonces, si le explics esto mismo a las personas del diario quizs piensen cmo pueden ayudarte a vender ms entradas. Te ofrecern escribir una nota sobre tu evento y estarn dispuestos a realizar un envo a toda su base de datos de suscriptos si les ofrecs un descuento especial para sus lectores. Funcionar? Nadie lo sabe. Pero por lo menos el diario ahora no est pensando slo en vender avisos, sino en vender tus entradas.

    Identificar los objetivos de negocio de los sponsorsPara poder ofrecer valor a un patrocinador te recomendamos primero averiguar cmo definen sus objetivos de negocio y qu necesitan para alcanzarlos. Si no lo hacs, te pods enfrentar a una situacin en donde aunque hayas cumplido con todo sin ningn tipo de error, ellos no sentirn que les has aportado lo que realmente buscaban y creern que fue un fracaso.

    Para esto, creemos que es importante que realices una evaluacin a conciencia sobre tu evento: podr cumplir con los objetivos del patrocinador? La idea es que nadie salga decepcionado.

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    En busca de los PatrocinadoresLa mayora de los organizadores realiza una larga lista de opciones con beneficios para los sponsors creyendo que de esta forma les aportarn valor.

    Listas de beneficiosLos patrocinadores creen que para lograr el xito en sus objetivos de negocio necesitan una solucin personalizada que contemple sus necesidades especficas.

    Generalmente, los organizadores suelen realizar listas con beneficios para todos sus patrocinadores por igual. Es importante saber que para que los sponsors quieran participar y aportar dinero tenemos que brindarles soluciones personalizadas y especficas.

    Abrir el dilogoEn vez de enviarles a todos los sponsors en los que ests interesado una lista con las opciones de beneficios, te recomendamos que te enfoques en abrir el dilogo. El objetivo debe ser presentar de qu se trata el evento y por qu es potencialmente importante para el patrocinador. La intencin es establecer un encuentro para dialogar.

    La palabra potencialmente es importante, ya que hasta que no ests frente a frente con el sponsor no podrs conocer sus objetivos con precisin.

    Silicon Prairie News - BigOmaha11_6305

  • Cmo obtener y mantener Patrocinadores para tu evento 8

    Qu decir de tu evento?Describ tu eventoLo mejor es explicarles todo acerca de tu evento. Desde lo ms bsico (de qu se trata dnde es, cundo es, etc) hasta lo ms complejo. Detall todo, describ escenas del evento y simul qu es lo que pasar con los participantes, los invitados y dems espectadores.

    El poder adquisitivoNo se trata de saber cuntas personas asistieron a tu evento, vieron tu publicidad en la web, en la tv o en las redes sociales. El impacto y la llegada del evento es muy importante, pero conocer los patrones de comportamiento de la gente a la que has llegado es mucho ms importante.

    Trat de entender quines son esas personas, cul es su poder adquisitivo y sus preferencias de compra. Una cosa es decir que a tu maratn de 10k asistieron 5.000 participantes y otro cosa es decir que esos 5.000 participantes toman un promedio de cuatro botellas de bebidas energizantes a la semana. Esa manera de ver es la que le interesar a tu patrocinador.

    Para esto, debers pesar en hacer encuestas y recabar la informacin. Adems de pensar cmo hacer que los participantes quieran compartir esa informacin.

    El poder de compra de los participantes se puede identificar fcilmente observando el sector profesional en el que se desarrollan. Por ejemplo, en un evento para 100 secretarias es probable que un sponsor de una marca de librera o de productos de escritorio funcione muy bien.

    La influencia Esto apunta a las personas influyentes, aquellas que tienen gran presencia y credibilidad en sus opiniones, son esos a quines otros siguen para adoptar sus opiniones e ideas. A tu evento asistirn personas influyentes? Estas personas te servirn a la hora de opinar positivamente sobre tu evento y sobre las actividades de tus patrocinadores.

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    La pasin de los participantesMuchos sponsors estn ansiosos por conectar con los fans que estn apasionados por un tema en particular. Conocer sus causas, sus hobbies e intereses y su tendencia a formar comunidades con otros fanticos del tema. Ellos evangelizan los productos de los cuales son fanticos, si un patrocinador puede llegar a conseguir este entusiasmo para su propio producto, esto puede resultar muy valioso.

    Intent explicar cmo esa pasin puede ayudar a tu patrocinador.

    Exposicin en los mediosEn qu medida hacs prensa para tu evento? La exposicin en la prensa ayuda a la aprobacin del evento. Una cosa es ser el lder en los influyentes de determinado sector y otra cosa es realizar una publicacin comercial y publicitaria de tu evento impresa para decir la misma cosa.

    Qu decir? Presentacin visualA menos que tu evento sea universalmente conocido, tendrs que lograr llamar la atencin de los patrocinadores. Lo primero, es realizar una presentacin muy visual para ellos. Para esto, te recomendamos usar fotos y videos que te ayuden a lograr impresionarlos.

    Si tus imgenes realmente logran atraparlos, ellos prestarn atencin a los ttulos y a los destacados en negrita. Tambin, es muy buena idea poner testimonios que capturen la emocin del evento.

    Y si ellos continan interesados, leern el texto en donde explics y describs el evento. Si ellos creen que tu evento puede encajar con su marca se pondrn en contacto sin dudarlo.

    As es como funciona el cerebro humano para la informacin visual: Lo visual y simple primero; lo pequeo y ms difcil para el final.

  • Cmo obtener y mantener Patrocinadores para tu evento 10

    Si realizamos una lista general para ofrecer diferentes opciones a los patrocinadores no estamos trabajando para lograr que ellos cumplan con sus objetivos. Lo ideal es personalizar cada propuesta para ofrecerles una solucin personalizada y especfica. Sin duda esto te dar ms trabajo, pero es mucho ms efectivo y crear una relacin a futuro con cada patrocinador.

    Si logrs que ellos vean que ests dispuesto a darle una solucin a todos sus problemas, sin duda estarn dispuestos a invertir ms dinero en el evento, porque esto ayuda a cumplir con sus objetivos ms rpidamente. De esta forma, tendrs menos sponsors pero ms satisfechos. Te recomendamos tener una charla previa con el patrocinador para que puedas detectar sus inquietudes y luego ofrecerle soluciones personalizadas.

    Qu es lo ms importante para ellos? Cuando te junts con un potencial patrocinador, la pregunta ms crucial es: Qu es lo ms importante para vos? Entiendo que el patrocinio es un medio para lograr un fin, un vehculo para ayudar a tus objetivos de negocio. Por favor, contame tus objetivos. La respuesta probablemente no ser la que estabas esperando.

    Cuando hayas captado los objetivos de negocio y ests seguro de que tu evento presenta la plataforma correcta para ayudarlos, tu prximo paso es aplicar las soluciones a la inversa. Debers agregar previamente, en el primer listado a entregarles, las soluciones o beneficios que cres que le ayudarn.

    Focalizate en soluciones personalizadas

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    Existen varias posibilidades de brindar beneficios a los sponsors, esto incluye:- Logos de varios tamaos, ubicados en diferentes lugares del evento y en varios medios. - Entradas para que repartan entre sus empleados, clientes, etc.- Muestras de los productos del sponsor.- Publicidad en tu plan de marketing y difusin.- Encuestas sobre su producto, etc.

    Brindando valor a los patrocinadores

    Josh Hallett - BlogHer 07 - Chicago - Sponsor Action

    Estas opciones brindan valor seguro a los patrocinadores, pero tambin te mostraremos alternativas que van ms all de lo tradicional.

    Vend los patrocinadores a tu pblicoColocar el logo de los sponsors en varios sitios o entregar muestras a los participantes es excelente pero poco creativo. La idea es que te anims a encontrar soluciones que ayuden a tu patrocinador y lo coloquen en la cabeza de todos.

    La idea principal es que eduques a los participantes y asistentes para que entiendan la importancia del rol que ha cumplido el patrocinador en tu evento.

    Te mostramos la diferencia en estos dos discursos:

    Discurso 1: ...y queremos agradecer a nuestros sponsors... (nombrar los sponsors).

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    Que sean parte del evento Los organizadores deben hacer el mximo esfuerzo para integrar la marca con los participantes del evento, as la audiencia se siente ms conectada con la marca y sus acciones. Darle a un patrocinador la oportunidad de entregar un premio en alguna de las etapas del evento es una muy buena estrategia.

    Presentarlos con los invitados destacadosEntre los beneficios que se le ofrece a un sponsor se incluye la entrada VIP al evento, juntarlos con los invitados reconocidos y los famosos que se encuentren en el lugar. Hacele sentir que es parte del evento y no un invitado ms. Aunque eso no apunte directamente a cumplir con sus objetivos de negocio, una clida bienvenida siempre ayudar a crear un vnculo ms profundo.

    Discurso 2 Agradecemos a nuestros sponsors, quienes han sido muy importantes para nosotros. Su apoyo ha sido fundamental para poder llevar adelante este evento. Sin su soporte, no podramos haber logrado un precio tan accesible en las entradas, etc...

    Un discurso de este tipo no lleva gran esfuerzo y es nuestra forma de agradecerles y darles notoriedad para ayudarlos a cumplir con sus objetivos.

    Pens en tu sponsor como un socioUno de los caminos estratgicos para generar buenas relaciones es tratar al patrocinador como un socio. Como si tu evento y su negocio fueran parte de la misma empresa, en donde cada uno depende del xito del otro y se ven ambos beneficiados por el mismo motivo.

    Meet the media Guru - MMG | MANUEL CASTELLS

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    Publicidad en los mediosGran cantidad de organizadores de eventos invierten en publicidad en diarios y agradecen a los patrocinadores una vez terminado el evento. Lo ptimo sera realizar un intercambio para que el diario te promocione gratis y vos le ofrezcas una opcin que le sea beneficiosa como patrocinador del evento.

    Conect a los co-sponsors Una oportunidad, no tan utilizada, para aportar valor a los patrocinadores es conectarlos con otros sponsors de tu evento. Los empresarios disfrutan de conocer a los colegas que apuntan a la misma audiencia, siempre y cuando no sean competencia directa. Estarn muy agradecidos de contactarse con ellos. Con esto brindars un valor extra a los sponsors, ms all de los beneficios especficamente pactados.

    Ten presente a tus propios empleadosMuchos organizadores estn pendientes slo de sus participantes, espectadores y fanticos. No te olvids de tus empleados, vendedores, ayudantes, voluntarios y afiliados. Prestale atencin a este grupo, son ellos los que tratarn con los sponsors durante el evento.

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    Visualiz tu informe Una vez terminado el evento te recomendamos realizar un sincero informe con todo lo ocurrido. Te ser de gran utilidad cuando tengas que ponerte nuevamente en contacto con los patrocinadores para un prximo evento. El informe deber incluir toda la informacin y las sugerencias acerca de cmo fue tu evento, qu deberas cambiar, cul fue la evaluacin y la opinin de cada uno de los sponsors. Si no has cuidado bien a tus sponsors este ser el momento de la verdad.

    Cmo se mide el xito?El concepto de ROI (retorno de la inversin) es una forma en la que se compara el beneficio obtenido en relacin a la inversin realizada. Mucha veces es difcil de calcular minuciosamente este ROI para los patrocinadores, que han invertido dinero en tu evento. Por eso, te recomendamos que le pregunts a tus patrocinadores cmo es su forma de medir el xito y que intents hacerte un panorama lo ms completo posible de cules son los objetivos que pretenden lograr y a cambio de qu. De esta manera tu evento podr darle todo lo que ellos buscan.

    Seguimiento y anlisis de datos para los sponsors En el anlisis de los datos de un evento, los organizadores y los patrocinadores cumplen diferentes roles. Por lo general, los organizadores son los responsables de conseguir los datos, mientras que los sponsors se hacen cargo de analizarlos. Ambos colaboran mutuamente, a menos que al patrocinador le interese realizar su propio anlisis.

    El patrocinador deber avisarte cul es la informacin que le interesa analizar. Por ejemplo: Si al patrocinador le interesa hacer una encuesta, podras ofrecerle hacer las preguntas dentro del formulario de inscripcin o colocar asistentes en puntos estratgicos haciendo las encuestas.

    Medicin y recapitulacin

  • Cmo obtener y mantener Patrocinadores para tu evento15

    Nuevos y antiguos patrocinadores: A cules cuidar ms?En muchos casos, los organizadores de eventos se desviven por conseguir nuevos patrocinadores cuando en realidad les resultara mucho ms fcil mantener a los patrocinadores con los que ya han trabajado.

    Asignar un encargado para los sponsorsNecesitars una persona de tu equipo que se encargue de la relacin entre el patrocinador, que ayude a resolver rpidamente cualquier problema que ocurra y que est pendiente de lograr paso a paso cumplir con los objetivos del patrocinador. Los organizadores de eventos suelen ser expertos en la produccin de eventos y en organizar el personal, pero olvidan dejar a alguien encargado nicamente de los patrocinadores.

    Evitar malos entendidos Una mala comunicacin puede ser la causa de que muchas relaciones de patrocinio terminen en malos trminos.

    - Debers aclarar desde un principio los trminos y condiciones del patrocinio para que el sponsor tenga un panorama real de lo que espera y conozca quin es el responsable de cada tarea.

    - El encargado de los sponsors deber agendar encuentros con los patrocinadores para informar constantemente los avances o cambios ocurridos en relacin al evento.

    La idea de estos encuentros es conocer si el patrocinador se encuentra conforme o no con el evento y definir acciones inmediatas.

    Ejecucin

  • Cmo obtener y mantener Patrocinadores para tu evento 16

    Eventioz es una plataforma on-line que permite gestionar inscripciones, promocionar eventos, vender entradas y controlar el ingreso de los participantes a cualquier tipo de evento. Ofrece herramientas tiles para crear un sitio web exclusivo del evento, armar el formulario de inscripcin a medida, enviar campaas de invitacin y mensajes, compartir el evento en redes sociales, crear encuestas y muchas funcionalidades ms. En el caso de eventos pagos, ofrece medios de pago on-line para que los participantes puedan pagar de forma fcil y segura. Tambin, desde la plataforma es posible crear promociones por cantidad de compra, descuentos por pago anticipado e invitaciones vip o premium.

    Comunicate con nosotros a travs del mail: [email protected], por chat desde nuestro sitio web o telefnicamente al 54 11 5252-6722.

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    Eventioz

    http://eventioz.com.ar